Lexware warenwirtschaft | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Lexware warenwirtschaft?

Bereich: Artikel- & Lagerverwaltung

• Zentraler Artikelstamm – Alle Produktdaten inkl. EAN, Varianten und Seriennummern zentral verwaltet
• Mehrlagerfähigkeit mit Stellplätzen – Mehrere Lager und Lagerplätze mit automatischer Platzvergabe verwaltbar
• Automatische Bestellvorschläge – Mindestbestände lösen Einkaufsaufträge ohne manuelle Prüfung aus
• Chargen- & Seriennummernverwaltung – Vollständige Rückverfolgbarkeit mit Verfallsdaten und Chargennummern möglich

Bereich: Auftrags- & Rechnungsbearbeitung

• Workflow Angebot → Rechnung – Nahtlose Umwandlung vom Angebot bis zur Rechnung in einem System
• Automatisches Mahnwesen – Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden regelbasiert erstellt und versendet
• ZUGFeRD & PDF-Export – Elektronische Rechnungen rechtssicher im standardisierten Format versenden

Bereich: Kommissionierung & Versand

• Picklisten- & Paketlisten – Automatische Generierung von Kommissionierlisten zur Fehlerreduktion im Lager
• Versand-Schnittstellen – Direkte Anbindung an DHL, DPD und UPS inklusive Tracking-Integration
• EDI-Anbindung – Automatischer Datenaustausch mit Geschäftspartnern über VDA und EDIFACT-Standards

Bereich: Bestandskontrolle & Compliance

• Permanente, Zyklische, Statische Inventur – Flexible Inventurmethoden bei voller GoBD-Konformität verfügbar
• DATEV-Export (GoBD-zertifiziert) – Revisionssichere Übergabe aller Finanzdaten an die Buchhaltung ohne Zusatzkosten
• Standard- & Ad-hoc-Reporting – Umsatzberichte, Deckungsbeiträge und Lagerauswertungen jederzeit abrufbar

🟨 Besonderheiten – Was macht Lexware warenwirtschaft einzigartig?

GoBD-Testat ohne Zusatzkosten

Lexware warenwirtschaft wird regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfern auf GoBD-Konformität geprüft. Dieses Testat ist im Standard-Preis enthalten. Für deutsche KMU bedeutet dies Rechtsicherheit ohne zusätzliche Compliance-Software oder teure DATEV-Module. Die Limitierung liegt in der geografischen Ausrichtung: Das Testat gilt ausschließlich für deutsches Recht und bietet keine Unterstützung für internationale Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Native Branchenvorlagen

Die Software enthält vorkonfigurierte Workflows für Handel, Großhandel und Versandhandel. Diese Best-Practice-Vorlagen ermöglichen einen deutlich schnelleren Go-Live – oft innerhalb von 1–2 Wochen statt mehreren Monaten. Allerdings sind Sonderbranchen wie produzierende Unternehmen oder Dienstleister mit komplexen Projektstrukturen nicht vollständig abgedeckt. Für diese Zielgruppen sind individuelle Anpassungen oder alternative Systeme erforderlich.

Hybrides Modell: On-Premise + Cloud-Backup

Lexware kombiniert lokale Installation mit optionalen Cloud-Diensten. Unternehmen behalten volle Datenhoheit, während externe Backups für Datensicherheit sorgen. Dieses Modell ist flexibel skalierbar und erfüllt deutsche Datenschutzanforderungen. Der Nachteil: Der Server-Betrieb liegt in der Verantwortung des Kunden. Wer einen vollständig gehosteten „Hands-off-Betrieb" ohne eigene IT-Infrastruktur sucht, findet hier keine reine Cloud-Lösung.

Deutsche Compliance-DNA

Die Software integriert seit ihrer Gründung deutsche Compliance-Anforderungen: UStG, KassenSichV, SEPA und DSGVO sind standardmäßig implementiert. Gesetzesänderungen werden regelmäßig in Updates eingepflegt. Dies spart externe Compliance-Kosten und reduziert rechtliche Risiken. Die Kehrseite: Internationale Konzerne mit mehr als 50 Nutzern oder Geschäftsaktivitäten außerhalb der DACH-Region finden hier keine passende Lösung.

Ehrliche Einschränkungen:

• Kein integriertes CRM oder BI-Dashboard – externe Lösungen erforderlich
• Begrenzte Customizing-Optionen ohne zertifizierten Partner – Abhängigkeit steigt
• Performance-Grenzen bei über 100.000 Artikeln oder mehr als 10 gleichzeitigen Nutzern
• Keine Multi-Gesellschafts-Konsolidierung – ungeeignet für Holding-Strukturen

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Lexware warenwirtschaft besonders?

Klein- & Einzelhändler (Handel vor Ort) profitieren besonders von der integrierten GoBD-Konformität und Kassenanbindung nach KassenSichV. Die einfache Bedienung ermöglicht produktiven Einsatz auch bei geringen IT-Ressourcen. Für Betriebe mit 1–15 Mitarbeitenden ist dies die ideale Lösung.

Online- & Multi-Channel-Händler (E-Commerce) finden hier leistungsfähige Konnektoren zu Amazon, eBay und Shopify. Automatische Auftragsimporte und Lagersynchronisation sparen Zeit und reduzieren Fehler. Mit 5–30 Mitarbeitenden ist diese Zielgruppe optimal aufgestellt.

Mittelständische Großhändler (B2B) nutzen die EDI-Automatisierung für VDA und EDIFACT sowie die Chargen-Rückverfolgung. Die Integration von Versanddienstleistern optimiert die Logistik. Unternehmen mit 20–50 Mitarbeitenden finden hier eine gut geeignete Plattform.

Versandhandelsbetriebe (Logistik-Fokus) schätzen automatisierte Picklisten, Paketlisten und Versand-APIs mit Tracking-Integration. Die Kommissionierung wird beschleunigt und Fehlerquoten sinken. Für Betriebe mit 10–40 Mitarbeitenden bietet das System starke Unterstützung.

Nicht geeignet ist die Software für Unternehmen mit mehr als 50 aktiven Nutzern gleichzeitig, produzierende Betriebe mit komplexer Stücklistenverwaltung sowie international verteilte Konzerne ohne Multi-Gesellschafts-Konsolidierung.

Auswahlkriterien für die richtige Entscheidung

Unternehmensgröße & Nutzeranzahl: Die Software funktioniert optimal bei 1–10 gleichzeitigen Nutzern und bis zu 50 Mitarbeitenden insgesamt. Ab mehr als 50 Nutzern oder über 100.000 Artikeln sinkt die Performance merklich. Die entscheidende Prüffrage lautet: Wie viele Personen arbeiten gleichzeitig in der Software – nicht die Gesamt-Mitarbeiterzahl?

Anforderungs-Komplexität: Lexware warenwirtschaft passt optimal, wenn Standardprozesse ausreichen – von Einkauf über Lager und Auftrag bis zur Rechnung. Bei stark individuellen Workflows, Produktionsfertigung oder komplexen Projektstrukturen steigen die Kosten erheblich oder die Anforderungen sind nicht umsetzbar. Prüfen Sie vorab: Weichen Ihre Prozesse vom Standard-Warenfluss ab?

Integrations- & Spezialisierungsgrad: Priorisieren Sie Lexware, wenn Sie Anbindungen an Amazon, eBay, Shopify sowie EDI und DATEV benötigen. Bei nur 1–2 Standard-Integrationen ist das System solide. Komplexere Schnittstellen verursachen zusätzliche Kosten. EDI-Module kosten zwischen 500–2.000 Euro jährlich, Shop-Connectoren 200–500 Euro. Klären Sie mit Partnern vorab, welche Schnittstellen kritisch sind und welche Kosten anfallen.

Budgetrahmen & ROI-Zeithorizont: Das Einstiegsbudget liegt bei 2.000–4.000 Euro für einen User mit einfacher Konfiguration. Bei fünf Usern mit Full Service steigen die Kosten auf 38.000–49.000 Euro über drei Jahre. Der typische ROI-Zeitraum beträgt 6–18 Monate durch Zeitersparnis von 5–10 Stunden monatlich in der Auftragsabwicklung. Kann sich Ihr Unternehmen 12–18 Monate für den ROI leisten?

Details zur Warenwirtschaftssoftware

Lexware warenwirtschaft ist eine modulare, Windows-basierte Warenwirtschaftslösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie bildet Artikel-, Lager-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung in einem integrierten System ab. Die Software ist keine Produktionsplanung, kein CRM-System und kein vollständiges ERP. Stattdessen konzentriert sie sich auf Handels- und Versandunternehmen mit klar definierten Standardprozessen.

Die zentrale Stärke liegt in der GoBD-Konformität ab Werk, der Einfachheit der Bedienung und der Schnelligkeit der Implementierung. Standardisierte Workflows minimieren Fehler und sparen nach Herstellerangaben 5–10 Arbeitsstunden pro Monat durch Automatisierung von Bestellvorschlägen, Mahnwesen und Auftragsbearbeitung. Der Einstieg ist innerhalb von 1–2 Wochen möglich, wenn Daten vorbereitet sind und keine komplexen Customizing-Anforderungen bestehen.

Funktionsumfang im Praxiseinsatz

Der Artikelstamm verwaltet alle Produktdaten zentral. EAN-Nummern, Varianten, Freitexte und Seriennummern werden in einer Datenbank gepflegt. Die Mehrlagerfähigkeit erlaubt die Verwaltung mehrerer Lager mit definierten Stellplätzen. Automatische Bestellvorschläge basieren auf Mindest- und Maximalbeständen und lösen Einkaufsaufträge ohne manuelle Prüfung aus.

In der Auftragsbearbeitung sind Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen systemisch verzahnt. Dokumente werden mit einem Klick in die nächste Prozessstufe überführt. Das automatische Mahnwesen erstellt Zahlungserinnerungen regelbasiert und ordnet Zahlungseingänge zu. ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen können direkt aus dem System versendet werden.

Kommissionierung und Versand profitieren von automatisch generierten Picklisten und Paketlisten. Die Integration von DHL, DPD und UPS ermöglicht direkten Versandavis und Tracking. EDI-Schnittstellen für VDA und EDIFACT automatisieren den B2B-Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden. Diese Funktionen reduzieren manuelle Fehler und beschleunigen die Logistik.

Limitierungen im Überblick

Die Software hat keine integrierte CRM-Funktionalität. Kundenkommunikation, Lead-Management oder Marketing-Automatisierung müssen über externe Systeme gelöst werden. Business-Intelligence-Dashboards fehlen ebenfalls. Auswertungen sind auf Standard-Reports begrenzt – komplexe Analysen erfordern Export zu Power BI oder Tableau.

Customizing-Optionen sind ohne zertifizierte Partner stark eingeschränkt. Das proprietäre SDK ist nicht öffentlich zugänglich. Externe Entwickler oder Open-Source-Integrationen sind meist nicht möglich. Die Abhängigkeit vom Anbieter und seinem Partnernetzwerk steigt entsprechend.

Performance-Grenzen zeigen sich bei sehr großen Datenmengen. Ab 100.000 Artikeln oder mehr als 10 gleichzeitigen Nutzern sinkt die Geschwindigkeit spürbar. Für größere Organisationen oder Konzerne mit Holding-Strukturen fehlt die Multi-Gesellschafts-Konsolidierung vollständig. In diesen Fällen sind SAP Business One oder vergleichbare ERP-Systeme besser geeignet.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG mit Sitz in Freiburg ist Teil der Haufe Group. Das traditionsreiche deutsche Medien- und Softwareunternehmen beschäftigt über 1.000 Mitarbeitende und wurde vor mehr als 70 Jahren gegründet. Die finanzielle Stabilität ist gegeben – ein Insolvenzrisiko besteht nicht.

Haufe-Lexware ist Marktführer im deutschsprachigen KMU-Segment für Warenwirtschaft, Buchhaltung und Personalwesen. Die Positionierung basiert auf tiefer Compliance-Expertise für deutsches Recht – GoBD, Steuergesetzgebung und rechtliche Anforderungen. Internationale Expansion steht nicht im Fokus. Stattdessen konzentriert sich die Entwicklung auf Cloud-Integration, Automatisierung und Optimierung für den deutschen Markt.

Partnernetzwerk und Support-Struktur

Ein bundesweites Netzwerk aus zertifizierten Lexware-Resellern und Implementierungspartnern sichert Installation, Schulung und Support. Gold- und Platin-Partner verfügen über erweiterte Zertifizierungen und langjährige Erfahrung. Die Qualität variiert jedoch je nach Partner erheblich. Vor Auftragsvergabe sollten Referenzen aus der eigenen Branche eingeholt werden.

Der Hersteller bietet regelmäßige Updates für Gesetzesänderungen und Funktionserweiterungen. Die Update-Frequenz liegt bei zwei bis vier größeren Releases pro Jahr. Sicherheitspatches werden zeitnah bereitgestellt. Support ist über Partner oder direkt beim Hersteller verfügbar – abhängig vom gewählten Servicemodell.

Marktposition und Entwicklung

Laut Herstellerangaben nutzen mehrere zehntausend Unternehmen im deutschsprachigen Raum Lexware-Produkte. Genaue Marktanteils-Zahlen sind nicht öffentlich verfügbar. Die Wettbewerber im KMU-Segment sind Sage 50, WinLine und Branchenlösungen wie vario oder microtech. Im Vergleich zu SAP Business One positioniert sich Lexware 30–50 Prozent günstiger bei fokussierten Funktionen für Handel und Versand.

Die strategische Ausrichtung konzentriert sich auf Digitalisierung bestehender Prozesse, nicht auf radikale Innovationen. Cloud-Add-ons und API-Erweiterungen werden schrittweise ausgebaut. Eine vollständig cloudnative SaaS-Lösung ist derzeit nicht verfügbar, aber laut Roadmap in Entwicklung.

Technische Details & Integration

Die Architektur basiert auf einem Windows-Client und Microsoft SQL Server. Der SQL Server kann von der Express-Edition für kleine Installationen bis zur Enterprise-Edition für größere Datenmengen skaliert werden. Die Installation erfolgt On-Premise – Datenhoheit liegt vollständig beim Kunden.

Optional können Lexware Cloud-Services für Backup und Remote-Zugriff gebucht werden. Diese Zusatzkosten liegen bei etwa 10 Prozent der Lizenzkosten. Eine native Web-App oder Mobile-App existiert im Standard nicht. Mobile-Zugriffe sind über Remote-Desktop-Lösungen möglich, aber nicht optimiert.

Schnittstellen und API-Verfügbarkeit

Standard-Schnittstellen umfassen DATEV für Finanzbuchhaltung, EDI-Standards VDA und EDIFACT für automatisierten B2B-Datenaustausch sowie E-Commerce-Anbindungen für Amazon, eBay und Shopify. Versanddienstleister wie DHL, UPS und DPD sind direkt integriert. Der Zahlungsverkehr läuft über SEPA-Integration.

Die API-Verfügbarkeit ist begrenzt. Ein proprietäres SDK existiert, ist aber nicht öffentlich dokumentiert. Zugang erhalten ausschließlich zertifizierte Partner. Eine offene REST-API befindet sich laut Herstellerangaben in Entwicklung. Externe Entwickler oder Open-Source-Integrationen sind aktuell nicht möglich. Diese Einschränkung erhöht die Abhängigkeit vom Anbieter und seinem Partnernetzwerk erheblich.

Sicherheit und Compliance

Die Software ist GoBD-zertifiziert durch unabhängige Wirtschaftsprüfer. Diese Zertifizierung wird regelmäßig aktualisiert und ist im Standard-Preis enthalten. DSGVO-Konformität ist technisch unterstützt, die rechtliche Verantwortung liegt jedoch bei der On-Premise-Installation beim Kunden selbst.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle ermöglicht differenzierte Berechtigungen für unterschiedliche Nutzergruppen. Datenbankenverschlüsselung ist optional verfügbar. Eine ISO-27001-Zertifizierung speziell für die Software liegt nicht vor. Die Haufe Group als Anbieter gilt jedoch als stabiles und vertrauenswürdiges Unternehmen mit langjähriger Marktpräsenz.

Kosten & Preismodell

Das Preismodell basiert auf gestaffelten Jahreslizenzen nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl. Lexware warenwirtschaft Standard kostet etwa 400–600 Euro pro User und Jahr. Die Plus-Variante liegt bei 800–1.200 Euro, die Pro-Version bei 1.500–2.000 Euro jährlich. Update-Gebühren im Abo-Modell betragen 20–25 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr. Alternativ sind einmalige Lizenzen mit optionalen Update-Verträgen verfügbar.

Total Cost of Ownership über drei Jahre

Für einen einzelnen User an einem Stand-alone-PC kalkulieren Sie mit 2.500–4.000 Euro Gesamtkosten. Dies umfasst Lizenz, einfache Schulung und Migration. Bei fünf Usern mit Server-Netzwerk steigen die Kosten auf 38.000–49.000 Euro über drei Jahre. In dieser Kalkulation sind Hardware, Partner-Services, Support und Wartung enthalten.

Server-Hardware schlägt einmalig mit 2.000–4.000 Euro zu Buche. Installation und Konfiguration durch Partner kosten zwischen 200 Euro für Basis-Setups und 3.000 Euro bei komplexen Anforderungen. Schulungen für Key-User über 1–3 Tage liegen bei 300–2.000 Euro. Datenmigration verursacht 200–3.000 Euro Aufwand, abhängig von Qualität und Umfang der Altdaten.

Optional können Support- und Wartungsverträge für 0–2.000 Euro jährlich abgeschlossen werden. Diese beinhalten priorisierte Hotline-Betreuung und erweiterte Serviceleistungen.

Versteckte Kostenfallen vermeiden

EDI-Module und Shop-Connector verursachen zusätzliche Kosten von 500–2.000 Euro pro Jahr und Modul. Individuelle Anpassungen über das SDK werden von Partnern mit 50–150 Euro pro Stunde berechnet. Bei größeren Projekten summieren sich Customizing-Kosten schnell auf über 10.000 Euro.

Server-Upgrades werden bei starkem Datenwachstum nötig. Ab 100.000 Artikeln stoßen Express-Editionen an Grenzen. Hardware-Erweiterungen und Datenbankoptimierung verursachen zusätzliche Investitionen. Manuelle Prozesse bei fehlenden Standard-Schnittstellen erzeugen versteckte Personalkosten, die oft unterschätzt werden.

ROI-Potential berechnen

Zeitersparnis von 5–10 Stunden pro Monat bei durchschnittlich 25 Euro Stundensatz ergibt 1.250–2.500 Euro monatlichen Wertschöpfungs-Gewinn. Die Amortisation der Investition ist damit in 6–18 Monaten realistisch möglich. Konkrete ROI-Berechnungen sollten Arbeitszeiten vor und nach der Einführung messen sowie Lagerbestände und Fehlerquoten vergleichen.

Migration & Umstieg

Der typische Migrationsprozess dauert 1–4 Wochen. Die Datenübertragung erfolgt per CSV- oder Excel-Import aus Altsystemen. Standard-Import-Assistenten unterstützen das Mapping von Feldern. Bei komplexen Datenstrukturen ist manuelles Mapping erforderlich.

Die Basis-Konfiguration umfasst Artikel, Kunden, Lieferanten und Lagerstellen-Setup. Dieser Schritt nimmt etwa 2–3 Tage in Anspruch. Schnittstellentests für DATEV-Export, Shop-APIs und EDI-Validierung benötigen weitere 1–2 Tage. Key-User-Schulungen über 2–3 Tage bereiten die Mitarbeiter auf den Produktiveinsatz vor. Ein paralleler Betrieb für 1–2 Wochen sichert einen reibungslosen Übergang.

Erfolgsfaktoren für die Migration

Vorbereitete und bereinigte Altdaten sind der größte Erfolgsfaktor. Doppelte Datensätze, fehlende Pflichtfelder und inkonsistente Bezeichnungen verursachen die meisten Verzögerungen. Ein bis zwei Wochen Vorbereitungszeit sind realistisch.

Ein designierter Key-User aus dem Unternehmen ist unverzichtbar. Diese Person kennt die Prozesse im Detail und fungiert als Bindeglied zwischen Anbieter und Anwendern. Realistisches Erwartungsmanagement verhindert Enttäuschungen. Lexware warenwirtschaft ist Warenwirtschaft – kein vollständiges ERP mit CRM und BI.

Ein kompetenter Partner beschleunigt die Einführung erheblich. Referenzen aus ähnlichen Branchen und Unternehmensgrößen sollten vor Beauftragung geprüft werden. Ausreichende Schulung wird häufig unterschätzt. Investitionen in Schulungen zahlen sich durch schnellere Akzeptanz und weniger Fehler aus.

Herausforderungen meistern

Schlechte Altdaten erfordern 1–2 Wochen zusätzliche Bereinigungszeit. Duplikate und Fehler sollten vor der Migration eliminiert werden. Prozessanpassungen gelingen durch Workshops mit dem Warenwirtschafts-Team. Die Akzeptanz des Lexware-Standards statt 100-prozentigem Customizing senkt Kosten und Risiken.

Performance-Probleme lassen sich durch korrektes Server-Sizing vermeiden. Bei großen Datenmengen ist die MS SQL Express-Edition oft unzureichend. Der Wechsel zur Vollversion und Index-Optimierung beheben die meisten Geschwindigkeitsprobleme. User-Akzeptanz steigt durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter, klare Schulungen und feste Ansprechpartner in der Übergangsphase.

Vorteile und Herausforderungen

Die Benutzerfreundlichkeit gehört zu den Hauptstärken. Die intuitive Bedienung ermöglicht schnellen Einstieg – viele Anwender sind am ersten Tag produktiv. Die GoBD-Rechtssicherheit durch unabhängige Zertifizierung schützt deutsche KMU vor Compliance-Risiken. Das Compliance-Paket ist ohne Zusatzkosten enthalten.

Kosten-Effizienz zeigt sich im Vergleich zu SAP Business One. Lexware warenwirtschaft ist 30–50 Prozent günstiger bei fokussiertem Funktionsumfang. Das modulare Preismodell ermöglicht bedarfsgerechte Investitionen. Automatisierung spart 5–10 Stunden monatlich durch optimierte Auftragsworkflows, Picklisten und Mahnwesen.

Praktische Vorteile im Betrieb

Die schnelle Implementierung ermöglicht Go-Live innerhalb von 1–2 Wochen bei Standard-Szenarien. Vorkonfigurierte Branchenvorlagen beschleunigen den Einstieg. Multi-Channel-Readiness durch Amazon-, eBay-, Shopify- und EDI-Integration unterstützt E-Commerce und Großhandel optimal.

Das bundesweite Partnernetzwerk sichert lokalen Support. Die aktive Lexware-Community bietet Austausch und Best Practices. Regelmäßige Updates halten die Software aktuell. Die Stabilität der Haufe Group als Anbieter bietet langfristige Sicherheit – ein wichtiger Faktor bei kritischer Unternehmenssoftware.

Herausforderungen realistisch einschätzen

Performance-Grenzen treten ab 100.000 Artikeln oder mehr als 10 gleichzeitigen Nutzern auf. Die Geschwindigkeit sinkt erheblich. Korrektes Server-Sizing und Datenbankoptimierung helfen, aber ab bestimmten Größenordnungen ist SAP Business One die bessere Wahl.

Begrenzte Customizing-Möglichkeiten erschweren die Abbildung individueller Prozesse. Die Kosten für Anpassungen ohne Standardfunktionen steigen schnell. Prozesse sollten an Lexware-Standards angepasst werden statt umgekehrt. Über-Erwartungen müssen aktiv gemanagt werden.

Das proprietäre SDK ohne offenes API erhöht die Abhängigkeit von zertifizierten Partnern. Externe Entwickler oder Open-Source-Integrationen sind nicht möglich. Zusammenarbeit ausschließlich mit zertifizierten Partnern ist Pflicht. Standard-Integrationen sollten priorisiert werden.

Fehlende Funktionen ausgleichen

Kein integriertes CRM oder BI-Dashboard erfordert separate Tools für Kundenbeziehungsmanagement und Auswertungen. BI-Lösungen wie Power BI oder Tableau müssen zusätzlich beschafft werden. Datenexporte laufen oft manuell.

Keine Multi-Gesellschafts-Konsolidierung macht die Software für Holdingstrukturen ungeeignet. Konzerne benötigen SAP, Oracle oder vergleichbare ERP-Systeme. Der On-Premise-Betrieb bedeutet Kundenverantwortung für Hardware, Backup und Updates. Cloud-Backup sollte gebucht werden. IT-Ressourcen müssen bereitgestellt werden.

Partner-Abhängigkeit ist hoch. Die Implementierungsqualität variiert stark zwischen Partnern. Mehrere Referenzen und Partner-Angebote sollten verglichen werden. Die alte Technologie-Basis auf Windows-Client ist nicht Web- oder Cloud-nativ. Mobile-Zugriff ist eingeschränkt. Cloud-Add-ons können gebucht werden. Mobile-Pläne von Haufe-Lexware sollten beobachtet werden.

FAQ – Häufige Fragen

Kann ich Lexware warenwirtschaft in der Cloud betreiben?
Teilweise ja. Die Installation erfolgt auf dem Server des Kunden mit optionalen Lexware Cloud-Services für Backup und Remote-Zugriff. Eine vollständig gehostete SaaS-Lösung ohne eigenen Server gibt es noch nicht. Alternativ bieten Lexware-Partner Hosting auf Shared-Servern an.

Wie läuft die Migration aus meinem alten System?
Standard-Import erfolgt via CSV oder Excel mit Mapping-Assistenten. Die Datenqualität ist entscheidend – oft sind 1–2 Wochen Datenbereinigung vorher nötig. Bei komplexen Szenarien unterstützen Partner mit Custom-Skripten.

Ist Lexware DSGVO-konform?
Die Software selbst ist DSGVO-ready mit Rechtemanagement und Verschlüsselung. Der Kunde muss die Einhaltung aber selbst sicherstellen – Zugriffsrichtlinien, Backup-Sicherheit, externe Datenübermittlung liegen in seiner Verantwortung. Cloud-Add-ons verarbeiten Daten in Deutschland mit Standard-AVV.

Kann ich Lexware als Multi-User-Lösung einsetzen?
Ja, bis etwa 10 gleichzeitige Nutzer problemlos. Darüber hinaus sinkt die Performance. Ein Test mit Partner wird empfohlen. Für über 50 Mitarbeitende mit mehr als 20 gleichzeitigen Nutzern sind SAP Business One oder Sage 50cloud skalierbarer.

Welche E-Commerce-Plattformen werden unterstützt?
Standard-Konnektoren für Amazon, eBay und Shopify sind verfügbar. Shopware, WooCommerce und Magento sind über Partner-Lösungen oder Add-ons anbindbar. Eigene Shops können via EDI oder manuelle Integration angeschlossen werden.

Wie lange dauert die Einführung?
Best Case: 1–2 Wochen bei Einzelplatz, einfacher Migration ohne Customizing. Standard Case: 2–4 Wochen bei Mehrplatz mit Datenimport, 1–2 Integrationen und Schulung. Complex Case: 1–2 Monate bei großvolumiger Migration, mehreren Schnittstellen, Customizing und parallelem Betrieb.

Was ist bei der Auswahl eines Partners zu beachten?
Prüfen Sie die Lexware Gold- oder Platin-Zertifizierung. Fordern Sie Referenzen aus Ihrer Branche an. Klären Sie das Preismodell – Pauschal oder Time-&-Material. Fragen Sie nach Support-SLA mit Response-Zeit und Support-Stunden. Prüfen Sie Schulungs-Umfang und Dokumentation. Holen Sie mehrere Angebote ein und vergleichen Sie.

Wie hoch ist der typische ROI?
6–18 Monate durch Zeitersparnis in Auftragsbearbeitung von 5–10 Stunden monatlich, Fehlervermeidung und Lageroptimierung. Konkrete Messung: Arbeitszeiten vor und nach der Einführung erfassen, Lagerbestände vergleichen.

Kann ich mich von Lexware wieder trennen?
Daten können exportiert werden – CSV, Excel, SQL-Backup. Partner-Abhängigkeit besteht bei Customizing. Der Wechsel ist relativ einfach bei Standard-Funktionen, schwierig bei tiefen Anpassungen.

Benötige ich eine IT-Abteilung?
Für Einzelplatzlösung: Nein, Basis-Selbstinstallation ist möglich. Für Netzwerk oder Server: Mindestens ein IT-Verantwortlicher intern oder als externer Partner für Setup, Backup, Security und Wartung.

Gibt es Lizenz-Modelle ohne Update-Gebühren?
Lexware bietet Perpetual Licenses als Einmalkauf. Ohne Update-Gebühr veraltet die Software jedoch schnell durch GoBD-Anforderungen und Schnittstellen. Das Jahresabo ist flexibler und langfristig günstiger – 20–25 Euro monatlich statt 400 Euro einmalig.