D und G Versandhaus-System VS4 | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann D und G Versandhaus-System VS4?

Stammdaten & Artikelverwaltung

Artikelstamm mit Varianten – Zentrale Verwaltung mit Mehrsprachigkeit und branchenspezifischen Attributen für Versandhandel.

Chargen- und Seriennummern-Tracking – Vollständige Rückverfolgbarkeit für Compliance-Anforderungen und Produktrückrufe.

Rollen- und Rechteverwaltung – Granulares Berechtigungssystem nach Fachbereichen mit umfassendem Audit-Trail.

Lagerlogistik & Bestandsführung

Multi-Warehouse-Bestandsführung – Verwaltung von Zentral-, Filial- und Transitlagern mit Echtzeit-Bestandssicht.

Automatische Bestellvorschläge – Meldebestände und Nachbeschaffungslogik zur Optimierung der Lagerkosten.

Stichtags- und permanente Inventur – Cycle Counting und flexible Inventurmodi für physische Zählabweichungen.

Reservierungen und Rückstellmengen – Intelligente Reservierungsverwaltung für Kundenbindung und optimale Lagersicherung.

Auftragsabwicklung & Versand

Kommissionier- und Picklisten – Wegoptimierte Picklisten mit Pick-by-Scan für 15% schnellere Kommissionierung.

Pack- und Versandvorbereitung – Automatische Versandarten-Ermittlung mit Paketlabeldruck für DHL, DPD, GLS und UPS.

Retourenbearbeitung – Kompletter Workflow von Qualitätsprüfung über Wiedereinlagerung bis zur Gutschrift.

Analysen & Steuerung

Reporting und BI-Dashboards – Umschlagshäufigkeit, Lagerreichweite und ABC-XYZ-Analysen für datengesteuerte Entscheidungen.

EDI-Schnittstellen – Tiefgehende EDIFACT- und X12-Anbindung zu Großhändlern und Partnerunternehmen.

REST-API und Shop-Integration – Echtzeit-Datenaustausch mit Webshops wie Magento und Shopware.

Spezialfunktionen

Script-Engine VS4.Script – Kernunabhängige Individualisierung von Geschäftsregeln ohne System-Update-Risiko.

Katalogerstellung und Druckdaten – Versandhandels-spezifisches Modul für Katalog-Produktion direkt aus Artikelstamm.

🟨 Besonderheiten – Was macht D und G Versandhaus-System VS4 einzigartig?

End-to-End Versandhandels-Deckung

VS4 deckt als einziges System den gesamten Prozess vom Katalog-Management bis zur Retouren-Logistik durchgängig ab. Während andere Lösungen mehrere Teilsysteme integrieren müssen, bildet VS4 alle Versandhandels-Prozesse nativ ab. Dies eliminiert Medienbrüche und reduziert Fehlerquellen erheblich. Die Spezialisierung bedeutet allerdings, dass allgemeine ERP-Features wie umfassendes CRM oder Projektmanagement weniger tief ausgeprägt sind als bei Generalisten-Lösungen.

Script-Engine für Kernlogik-Anpassungen

Die VS4.Script-Engine ermöglicht tiefgreifende Anpassungen der Geschäftslogik, ohne das Kernsystem zu verändern. Dies senkt das Update-Risiko dramatisch gegenüber direkten Code-Anpassungen. Änderungen an Workflows, Triggern und Prozessabläufen bleiben auch nach System-Updates erhalten. Allerdings erfordert dies erfahrene Script-Entwickler, und die Dokumentation ist nicht öffentlich verfügbar, sondern nur für Kunden zugänglich.

30+ Jahre EDI-Expertise im B2B-Bereich

Mit über drei Jahrzehnten Erfahrung bietet VS4 bewährte, stabile EDI-Anbindungen zu etablierten Großhandelsnetzwerken. VANs und EANCOM-Standards funktionieren out-of-the-box ohne langwierige Konfiguration. Diese Tiefe im klassischen B2B-EDI ist im Mittelstand nahezu konkurrenzlos. Moderne API-Ecosysteme wie Marktplätze oder Headless-Commerce werden hingegen über Third-Party-Middleware gelöst, nicht direkt integriert.

Lagerlogistik-Tiefe für komplexe Szenarien

Die Kombination aus Multi-Warehouse-Verwaltung, Chargen-Tracking, Retourenprüfung und Cycle Counting setzt Branchenstandards für komplexe B2C- und B2B-Szenarien. Besonders im Fashion- und Elektronik-Versand bewährt sich diese Tiefe täglich. Grenzen zeigen sich bei hochautomatisierten Lagern: Anbindungen an Robotics oder Shuttle-Systeme sind begrenzt und erfordern meist Partnerlösungen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich D und G Versandhaus-System VS4 besonders?

Zielgruppen mit optimalem Nutzen

Multichannel-Versandhändler mit 50-500 Mitarbeitern profitieren von der durchgängigen Prozessabdeckung über Katalog, Webshop, Filiale und B2B-Kanäle. Die Out-of-the-Box-Workflows sind für etablierte Strukturen mit hohen Auftragsvolumina optimiert. Multi-Warehouse-Tiefe und bewährte Stabilität ermöglichen reibungslose Abwicklung ohne ständige Anpassungen.

Fashion- und Schuhhändler mit komplexer Lagerlogistik finden in VS4 ihre ideale Lösung. Viele Varianten, hohe Retourenquoten und spezielles Größen-/Farb-Management sind vollständig abgebildet. Chargen-Tracking, Rückzusammensetzung und spezielle Retouren-Workflows decken alle Branchenanforderungen ab. Cross-Docking-Szenarien lassen sich ohne zusätzliche Module umsetzen.

B2B-Großhändler mit etabliertem EDI-Partnernetzwerk schätzen die tiefste EDI-Integration im deutschen Mittelstand. Geschäftsbeziehungen zu Filialisten und Großkunden mit stabilen Lieferantenprozessen profitieren von der bewährten VANs-Anbindung. Die 30-jährige Erfahrung im EDI-Bereich zeigt sich in Stabilität und Vollständigkeit der Implementierung.

Supply-Chain-Manager in Retail-Ketten erhalten präzise Werkzeuge für Zentrallogistik, Filial-Lager und Durchsatzzentralen. Reporting für Durchsatzkennzahlen, ABC-XYZ-Analysen und Bestandsoptimierung unterstützen den Optimierungsfokus. Die granularen Analysemöglichkeiten ermöglichen datengesteuerte Lagerdisposition.

Zentrale Auswahlkriterien

Multi-Warehouse-Anforderungen prüfen: Bei Zentral-, Filial- und Transit-Lagern ist VS4 ideal positioniert. Unternehmen mit nur einem Lagerstandort sollten günstigere Lösungen mit geringerem Funktionsumfang prüfen.

EDI versus API-Strategie abwägen: Traditionelle Großhandels-EDI-Partner und etablierte B2B-Prozesse sprechen klar für VS4. Bei rein Cloud-nativen Marktplätzen und Headless-Commerce-Architekturen sind Wettbewerber oft kosteneffizienter.

Individualisierungsbedarf realistisch einschätzen: Branchen mit spezifischen Regeln wie Mode, Technik und Handel nutzen die Script-Engine optimal. Bei Standardprozessen ohne besondere Anforderungen ist eine SaaS-Lösung meist rentabler.

Infrastruktur-Realität berücksichtigen: Vorhandene Windows-Server- und SQL-Umgebungen schaffen wertvolle Synergien. Bei Cloud-only-Strategien mit wenigen IT-Ressourcen wird die Hybrid-Lösung erforderlich.

Details zur Warenwirtschaftsoftware

D&G Versandhaus-System VS4 trägt die DNA des Versandhandels in sich. Von Grund auf für die spezifischen Anforderungen dieser Branche entwickelt, deckt es den gesamten Prozess von der Katalogproduktion über Multichannel-Fulfillment bis zur komplexen Retourenlogistik ab. Dies ist kein generisches ERP-Modul, das nachträglich an den Versandhandel angepasst wurde, sondern eine spezialisierte End-to-End-Lösung.

Die Tiefenwirkung zeigt sich besonders deutlich im Vergleich zu breiteren ERP-Systemen. Während Microsoft Dynamics 365 Business Central ein umfassenderes ERP-Spektrum bietet, punktet VS4 durch extreme Spezialisierung in Lagerverwaltung, Multi-Warehouse-Management und Retourenprozessen. Hier ist Versandhandel nicht ein Modul unter vielen, sondern die zentrale Systemlogik.

Praxiserprobte Prozesse aus drei Jahrzehnten

30 Jahre Versandhandels-Erfahrung bedeuten in der Praxis: Alle typischen Fehler wurden bereits gemacht und behoben. Die Out-of-the-Box-Prozesse sind nicht akademisch konstruiert, sondern über Jahrzehnte in realen Projekten geschliffen worden. Diese Reife zeigt sich in durchdachten Workflows, die häufige Sonderfälle bereits berücksichtigen.

Die Artikelverwaltung unterstützt komplexe Variantenstrukturen mit Mehrsprachigkeit und branchenspezifischen Attributen. Klassifikationssysteme ermöglichen flexible Gruppierungen für Kataloge und Analysen. Das Chargen- und Seriennummern-Tracking gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit – essentiell bei regulierten Produkten und Rückrufaktionen.

Die Multi-Warehouse-Bestandsführung verwaltet Zentral-, Filial- und Transitlager mit Echtzeit-Transparenz. Automatische Bestellvorschläge berücksichtigen Meldebestände, Losgrößen und Nachbeschaffungszeiten. Intelligente Reservierungen und Rückstellmengen optimieren Verfügbarkeit und Kundenzufriedenheit. Stichtags- und permanente Inventuren mit Cycle Counting ermöglichen kontinuierliche Bestandsgenauigkeit ohne aufwendige Komplett-Inventuren.

Wissenswertes zum Anbieter

Die D&G-Software GmbH aus München ist ein stabiler mittelständischer Softwareanbieter mit etwa 50 Mitarbeitern. Das inhabergeführte Unternehmen agiert seit über 30 Jahren am Markt und zeigt keine Anzeichen von PE-getriebenen Exit-Plänen. Diese Kontinuität ist für langfristige ERP-Projekte ein erheblicher Vorteilsfaktor.

Der Support wird direkt durch D&G-Mitarbeiter geleistet, nicht über ausgelagerte Callcenter. Kunden erhalten persönliche Ansprechpartner, die auch nach dem Go-Live verfügbar bleiben. Diese Betreuungsqualität unterscheidet sich deutlich von anonymen Ticket-Systemen großer Anbieter. Deutsche Datenschutzstandards und durchgehend deutschsprachige Kommunikation sind für DACH-Unternehmen mit Compliance-Anforderungen relevante Faktoren.

Nischen-Marktführerschaft als strategischer Vorteil

VS4 ist kein global dominanter Player, aber Marktführer im spezialisierten Segment Versandhandel-ERP für den deutschen Mittelstand. Das Fehlen von Fortune-500-Kunden ist hier eher ein Feature als ein Bug. Der Fokus bleibt konsequent auf die Zielgruppe gerichtet, ohne Verwässerung durch Anforderungen völlig anderer Branchen.

Diese Spezialisierung zeigt sich in der Produktentwicklung. Während generische ERP-Systeme Hunderte von Branchen bedienen müssen, konzentriert sich VS4 auf die kontinuierliche Verfeinerung von Versandhandels-Prozessen. Neue Features entstehen aus echten Kundenanforderungen, nicht aus Marketing-getriebenen Feature-Listen.

Die langjährigen Kundenbeziehungen schaffen ein stabiles Ökosystem. Viele Anwender nutzen VS4 seit über einem Jahrzehnt, ein Beleg für Zufriedenheit und Systemstabilität. Der persönliche Kontakt ermöglicht Vertrauensbeziehungen, die bei wachsenden Anforderungen oder Problemen wertvoll sind.

Technische Details & Integration

VS4 basiert auf einer bewährten .NET- und SQL-Server-Architektur, die seit Jahren stabil läuft. Statt revolutionärer Umbrüche verfolgt D&G einen evolutionären Ansatz. Microservices-Architekturen sind in Planung, REST-APIs werden graduell ausgebaut. Das seit 2023 verfügbare Hybrid-Modell kombiniert On-Premise mit Cloud-Elementen, ohne Kunden zum vollständigen Cloud-Umstieg zu zwingen.

Die EDI-Anbindung über EDIFACT, X12 und EANCOM erreicht den tiefsten Spezialisierungsgrad im Mittelstand. Etablierte B2B-Prozesse mit VANs und traditionellen Nachrichtenformaten funktionieren zuverlässig. REST-APIs für moderne Shop-Integrationen sind vorhanden, wirken aber weniger ausgereift als bei Cloud-first-Wettbewerbern. Wer klassische Großhandelsprozesse abbilden muss, gewinnt deutlich. Wer ausschließlich Marktplätze bedient, findet schlankere Alternativen.

Datensicherheit und Compliance-Unterstützung

DSGVO-Konformität, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Audit-Trails für Prüfbarkeit sind im Kern integriert, nicht als nachträglich aufgesetzte Add-ons. Die Chargen-Rückverfolgung und revisionssichere Speicherung unterstützen regulatorische Compliance, beispielsweise bei Lebensmitteln oder Medizintechnik.

Die granulare Rollen- und Rechteverwaltung ermöglicht Berechtigungen bis auf Feldebene. Verschiedene Abteilungen erhalten exakt die Zugriffe, die sie benötigen. Der Audit-Trail protokolliert Änderungen nachvollziehbar, ein wesentlicher Faktor bei Wirtschaftsprüfungen oder behördlichen Kontrollen.

Integrationsszenarien decken typische Anforderungen ab: Shop-Systeme wie Magento und Shopware werden über APIs angebunden. Bestandsaktualisierungen erfolgen in Echtzeit, Auftragsimporte laufen automatisiert. Finanzbuchhaltungs-Systeme wie DATEV werden über Standardschnittstellen verbunden. Die Script-Engine ermöglicht kundenspezifische Integrationen ohne Kernsystem-Modifikation.

Kosten & Preismodell

VS4 nutzt ein hybrides Lizenzmodell mit modulweiser Struktur. Basis-Lizenzen werden durch Add-ons für EDI, BI oder CRM ergänzt. Nutzerlizenzen sind als Named User oder Concurrent User verfügbar. Einmalige Lizenzkosten fallen an, dazu kommt eine jährliche Wartungspauschale von etwa 20 Prozent. Eine öffentliche Preisliste existiert nicht, detaillierte Angebote müssen angefordert werden.

Ohne konkrete Zahlen zu nennen: Für mittelständische Projekte sollte mit 50.000 bis 150.000 Euro Lizenzkosten und 75.000 bis 225.000 Euro Implementierungsaufwand gerechnet werden. Diese Spanne variiert erheblich je nach Modulumfang, Nutzerzahl und Customizing-Bedarf.

Realistische TCO-Betrachtung und ROI

Hersteller versprechen häufig 12 bis 18 Monate bis zum Return on Investment. Realistische Amortisationszeiten bei voller Prozessnutzung liegen eher bei 24 bis 36 Monaten. ROI-Treiber sind typischerweise 20 Prozent weniger Fehlbestände, 10 Prozent kürzere Lieferzeiten und Automatisierung des Bestellzyklus. Hardware-Infrastruktur, SQL-Lizenzen und Support müssen zusätzlich kalkuliert werden.

Die Skalierungskosten verlaufen linear, nicht exponentiell. Zusätzliche Nutzer, Module oder Warehouse werden bei Bedarf hinzugefügt. Die Wartung folgt dem Lizenzvolumen. Es gibt keine versteckten SaaS-Provisionen auf Transaktionen, aber auch keine elastische Cloud-Skalierung. Dies entspricht dem klassischen On-Premise-Kostenmodell mit optionaler Hybrid-Erweiterung.

Bei einem typischen 100-Mitarbeiter-Versandhändler sieht eine grobe Kalkulation so aus: 80.000 bis 120.000 Euro Lizenzen für Basis, EDI und BI. 120.000 bis 180.000 Euro Implementierung über sechs Monate mit zwei bis drei Consultants. 15.000 bis 25.000 Euro für Training und Change Management. 20.000 bis 40.000 Euro einmalig für Hardware und Infrastruktur. Gesamtbudget: 235.000 bis 365.000 Euro ohne laufende Wartungskosten.

Migration & Umstieg

Realistische Projektlaufzeiten für Normalprojekte liegen bei vier bis neun Monaten. Phase 1 umfasst die Anforderungsanalyse über zwei bis vier Wochen. Phase 2 beinhaltet Design und Customizing über vier bis acht Wochen. Phase 3 widmet sich Datenmigration und Testing über weitere vier bis acht Wochen. Phase 4 ist Go-Live und Optimierung. Bei Multichannel-Szenarien oder schlechter Datenqualität verlängert sich die Dauer um drei bis sechs Monate.

Das typische Projektteam besteht aus zwei bis vier D&G-Beratern, ein bis zwei internen Key-Usern und einem IT-Administrator. Diese Konstellation gewährleistet Wissenstransfer und ermöglicht eigenständigen Betrieb nach Projektende.

Datenmigration als kritischer Erfolgsfaktor

Die Datenmigration ist Risikofaktor Nummer eins bei ERP-Projekten. Standard-CSV- und XML-Importe existieren für Artikel, Kunden und Lagerdaten. Historische Bestelldaten, komplexe Bestandsstrukturen und gewachsene Altlasten wie manuelle Nummernkreise erfordern sorgfältiges Daten-Cleaning. Schlechte Datenqualität kann die Projektlaufzeit verdoppeln.

Investitionen in Data Governance vor der Migration zahlen sich mehrfach aus. Dubletten müssen bereinigt, inkonsistente Klassifikationen vereinheitlicht und veraltete Datensätze archiviert werden. Wer diesen Schritt überspringt, kämpft später mit Datenqualitätsproblemen im Produktivsystem.

Change Management wird regelmäßig unterschätzt und verursacht dann schmerzhafte Verzögerungen. Die Benutzeroberfläche erfordert Einarbeitungszeit, was die Akzeptanz verzögern kann. Erfolgsfaktoren sind frühzeitige Enduser-Partizipation, strukturierte Schulungskonzepte mit E-Learning und Vor-Ort-Trainings sowie die Kommunikation früher Quick Wins. Erfahrungsberichte zeigen: Wer Change Management locker nimmt, scheitert später in der Nutzung.

Vorteile und Herausforderungen

Die durchgehende Prozessabdeckung für Versandhandel eliminiert Plugin-Verwirrnis. Ein System bedeutet eine Datenbasis, was Datenqualität und -konsistenz sicherstellt. Branchenstandard-Workflows funktionieren out-of-the-box und reduzieren Customizing-Fallstricke erheblich. Unternehmen werden schneller produktiv als mit generischen ERP-Systemen.

Die Script-Engine ermöglicht spezifische Anpassungen ohne System-Breaks. Kundenindividuelle Geschäftsregeln bleiben nach Updates erhalten, was die Update-Sicherheit drastisch erhöht. Die Lagerlogistik-Tiefe mit Multi-Warehouse, Chargen-Tracking und Retourenprüfung ist für komplexe Szenarien in Mode und Elektronik ausgereift und praktisch konkurrenzlos.

Der stabile, lokale Support schafft persönliche Ansprechpartner statt anonymer Ticket-Systeme. Langjährige Kundenbeziehungen ermöglichen Vertrauensverhältnisse, die bei Problemen oder wachsenden Anforderungen wertvoll sind.

Realistische Einschränkungen berücksichtigen

Die Benutzeroberfläche wirkt klassisch und weniger modern als neue Cloud-Lösungen. Dies führt zu einer steileren Lernkurve und macht ausreichendes Schulungsbudget essentiell. Neuere Versionen verbessern dies graduell, aber nicht revolutionär.

Der initiale TCO ist signifikant: Lizenzen, Implementierung und Infrastruktur summieren sich. Strenge ROI-Kalkulationen sind unerlässlich. Bei Unsicherheit empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit Teilmigration, um Risiken zu minimieren.

Die On-Premise-Last bedeutet Server, SQL-Lizenzen, Backup und Stromkosten. Wer damit unwohl ist, sollte das Hybrid-Modell wählen oder Third-Party-Hosting in Betracht ziehen. KI-gestützte Prognosen sind noch nicht im Standard integriert. Für ML-basierte Bestandsoptimierung müssen externe BI-Tools eingesetzt oder Produktweiterentwicklungen abgewartet werden.

Die EDI-Spezialisierung bedeutet begrenzte Agilität bei reinen Marktplatz-Szenarien. Amazon- oder eBay-zentrierte Händler benötigen möglicherweise Middleware-Lösungen wie zentrale Order-Hubs für optimale Integration.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist VS4 auch für kleine Shops unter 10 Mitarbeitern geeignet? Nein. Zu geringe interne IT-Ressourcen für On-Premise-Betrieb und zu hoher TCO-Overhead sprechen dagegen. SaaS-Lösungen sind für diese Größenordnung besser geeignet. VS4 rentiert sich ab etwa 50 Mitarbeitern mit dediziertem Lagerteam.

Kann man von Systemen wie pixi oder Shopify zu VS4 migrieren? Technisch ist dies via CSV- oder XML-Import möglich. Die unterschiedliche Prozesslogik erfordert jedoch umfangreiches Customizing. Realistisch sind drei bis sechs Monate Projektlaufzeit mit umfassender Datenbereinigung. Kosten bewegen sich zwischen 75.000 und 200.000 Euro, abhängig von der Komplexität.

Wie funktioniert die Hybrid-Cloud-Option seit 2023? D&G bietet Hosted-Lösungen, bei denen Server bei einem Provider stehen. Clients greifen vor Ort oder remote zu. Dies ist kein reines SaaS, sondern gemanagte On-Premise-Infrastruktur. Die Kosten liegen über reinem On-Premise, aber Infrastruktur-Kopfschmerzen reduzieren sich. Eine Roadmap für vollständige Cloud-Native-Architektur mit Microservices existiert, ist aber noch nicht allgemein verfügbar.

Was kostet eine typische Implementierung für einen 100-Mitarbeiter-Versandhändler? Grobe Faustformel: 80.000 bis 120.000 Euro Lizenzen für Basis, EDI und BI. 120.000 bis 180.000 Euro Implementierung über sechs Monate mit zwei bis drei Consultants. 15.000 bis 25.000 Euro für Training und Change Management. 20.000 bis 40.000 Euro einmalig für Hardware und Infrastruktur. Gesamtbudget: 235.000 bis 365.000 Euro ohne laufende Wartung von etwa 20 Prozent jährlich.

Wie ist die Zukunftsfähigkeit? Wird VS4 noch entwickelt? Ja, die Entwicklung läuft stabil. Jährliche Release-Zyklen werden durch zwei bis drei Patches pro Jahr ergänzt. Die Roadmap umfasst Microservices, erweiterte Cloud-Optionen, verbesserte APIs und erste KI-Module. Es gibt keine Anzeichen von Stagnation, aber auch nicht die Innovationsgeschwindigkeit VC-finanzierter Cloud-Startups.

Ist VS4 GoBD-konform für die Finanzbuchhaltung? VS4 unterstützt revisionssichere Speicherung und entsprechende Exporte. Die Verantwortung für vollständige Compliance liegt jedoch beim Anwender. Vor der Implementierung sollte dies mit dem Steuerberater geklärt werden.

Welche Branchen außer Versandhandel nutzen VS4? Primär profitieren Fashion, Schuhe, Elektronik und Heimtextilien. Auch technischer Großhandel mit EDI-Anforderungen setzt VS4 ein. Weniger geeignet ist das System für Dienstleister, Projektgeschäft oder reine B2B-Fertiger ohne Versandhandels-Komponente.