Echtzeit-Multi-Warehouse-Bestandsführung – Zentraler Überblick über Bestände an mehreren Standorten in Echtzeit.
Automatisierte MRP-Bestellvorschläge – Intelligente Bedarfsvorschläge inkl. Los- und Seriennummernverwaltung.
ABC-Analyse & Klassifikationen – Automatische Bewertung und Priorisierung nach Wertigkeit und Verbrauch.
Mobile Wareneingangs- und -ausgangsprozesse – Scanner-Support und RF-Terminal-Integration für fehlerfreies Scannen.
Pick-&-Pack-Steuerung – Optimierte Kommissionierlisten und Stapelbildung für schnellere Abläufe.
Cross-Docking & Umlagerung – Direkte Warenumleitung ohne Lagerbuchung für schlanke Prozesse.
Chargen- und MHD-Management – Vollständige Nachverfolgung von Verfallsdaten und Chargennummern.
Integrierte Qualitätsprüfung – QS-Modul im Wareneingang mit Audit-Trail für GxP-Konformität.
Retouren & Reklamationen – Strukturierter Workflow mit Verknüpfung zu Reklamationsgründen und Stammdaten.
Lieferantenbestellung mit 3-Way Matching – Automatischer Abgleich Bestellung-Rechnung-Warenbewegung.
Anbindung Logistik-Dienstleister – Standard-Konnektoren zu DHL, DPD, UPS für Versand-Integration.
BI-Dashboards für Lagerkennzahlen – Echtzeitreporting zu Bestandsumschlag, Lagerauslastung, Fehlentwicklungen.
Artikelstamm-Verwaltung – Zentrale Pflege inkl. EAN/GTIN, Klassifikationen und Verknüpfungen.
Integrierte DB-Kalkulation – Selbstkostenrechnung und Deckungsbeitragsanalyse aus einem System.
E-Commerce API-Integration – Native Konnektoren zu Shopify, Magento und anderen Plattformen.
Haufe X360 vereint Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung in einem System. Lieferscheine entstehen automatisch aus Bestellungen, Rechnungen werden mit dem Wareneingang abgeglichen – ohne manuelle Korrekturen. Diese nahtlose Integration reduziert Schnittstellenfehler um rund 30 Prozent. Alle Daten liegen zentral vor, Medienbrüche entfallen. Für hochspezialisierte Anforderungen wie extremes High-Speed-WMS müssen allerdings Zusatzmodule hinzugebucht werden.
Ein Alleinstellungsmerkmal ist der direkte Zugriff auf Haufe-Lexware Compliance-Datenbanken für Steuern, Recht und Gefahrstoffe. Diese Informationen fließen direkt in Lagerprozesse ein. Chargen-Rückverfolgbarkeit, MHD-Management und Audit-Trails sind nicht nur technisch vorhanden, sondern mit aktuellen Gesetzesinformationen hinterlegt. Besonders stark zeigt sich dies in Pharma, Chemie und Lebensmittel. Die finale GxP-Validierung nach FDA 21 CFR Part 11 liegt beim Kunden – das System ist validierbar, aber nicht „out-of-the-box validiert".
Die moderne, skalierbare Architektur basiert auf Microservices ohne starre Schnittstellenprotokolle. Externe Systeme wie IoT-Geräte, BI-Tools oder E-Commerce-Plattformen lassen sich flexibel anbinden. Updates erfolgen ohne Systemdowntime, die Performance bleibt bei Lastspitzen stabil. Weniger Schnittstellen-Wartung bedeutet weniger Aufwand. Bei mehr als 500 gleichzeitigen Nutzern mit sehr hohem Transaktionsvolumen über 1.000 Bewegungen pro Stunde ist allerdings ein Lasttest und gegebenenfalls eine Infrastruktur-Skalierung erforderlich.
Geschäftsprozesse werden grafisch angepasst, nicht programmatisch. Die Abhängigkeit von IT-Dienstleistern sinkt deutlich. Unternehmen können Prozessänderungen selbst durchführen oder mit weniger Spezialberate umsetzen – das spart Kosten und Zeit. Für sehr komplexe, unternehmensindividuelle Algorithmen wie hochoptimierte Slotting-Logiken sind spezialisierte Entwickler teilweise weiterhin notwendig.
Lagerleiter und Logistikleiter in KMU mit 20–250 Mitarbeitern profitieren vom Multi-Warehouse-Support und Echtzeit-Bestandsüberblick. Täglich sparen sie 1–2 Stunden manuelle Bestandsprüfungen ein. Kommissionierfehler sinken um rund 20 Prozent. Der messbare ROI durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion zeigt sich bereits nach 3–6 Monaten.
Materialdisponenten in Mehrstandorte-Unternehmen und Konzernen nutzen automatisierte MRP-Bestellvorschläge mit Chargen- und Serienmanagement. Die Bestandsoptimierung erfolgt über zentrale Regeln statt lokaler Improvisation. Typischerweise lässt sich der Bestand um 10–15 Prozent abbauen bei gleicher Verfügbarkeit.
Einkaufsmanager mit chargenpflichtigen Produkten eliminieren durch 3-Way Matching, Lieferantenanbindung und MHD-Management Rechnungsreklamationen und Chargen-Verwechslungen. Rechnungsdiskrepanzen reduzieren sich um bis zu 80 Prozent, der Kostenabgleich erfolgt schneller.
CFO und Controlling erhalten durch integrierte DB-Kalkulation und Live-Lagerkennzahlen-Dashboards präzise Daten für Profitabilität und Liquiditätsplanung. Datenbrüche zwischen Lager und Buchhaltung entfallen. Kostenstellenabrechnungen sind tagesgenau möglich, Lager-KPI-Dashboards ersetzen wöchentliche Auswertungen.
Grad der Prozessintegration: Haufe X360 eignet sich ideal, wenn aktuell mehrere separate Systeme wie Lagerverwaltung, Warenwirtschaft und Finanzen parallel laufen und hoher manueller Abstimmungsaufwand besteht. Weniger geeignet ist die Lösung, wenn bereits ein hochspezialisiertes WMS-System mit Voice-Picking oder Shuttle-Systemen steht und nur ein Backend benötigt wird.
Compliance und regulatorischer Reifegrad: Unternehmen aus Life Sciences, Chemie, Lebensmittel oder Pharma mit Chargen-, MHD- und Audit-Trail-Anforderungen finden hier eine starke Lösung. Auch der deutsche Mittelstand mit DSGVO- und GoBD-Anforderungen ist gut aufgehoben. Für reine Konsumgüterindustrie ohne regulatorische Tiefanforderungen und globalen Rollout in über 20 Ländern sind SAP oder Microsoft Dynamics BC die bessere Wahl.
Unternehmensgröße und Skalierungspfad: Die Software passt optimal zu Unternehmen mit aktuell 20–250 Mitarbeitern, die auf bis zu 500 Mitarbeiter in 5 Jahren wachsen möchten. Mehrere Standorte in der DACH-Region sind kein Problem. Bei über 500 Mitarbeitern sollte eine Leistungsoptimierung geprüft werden. Ab über 1.000 Mitarbeitern empfiehlt sich die Evaluierung alternativer Global Player.
Cloud-Souveränität und Hosting-Anforderungen: Haufe X360 überzeugt mit deutscher Cloud-Lösung, deutschen Rechenzentren (DSGVO-konform, ISO 27001) und deutschem Support. Ist On-Premise-Hosting zwingend erforderlich oder eine Multi-Cloud-Strategie notwendig, ist die Lösung weniger geeignet. Eine On-Premise-Lizenz ist zwar möglich, aber nicht das Kernangebot.
Haufe X360 löst drei zentrale Probleme im Arbeitsalltag: Bestandsunsicherheit durch fehlende Echtzeitübersichten, Kommissionierfehler durch manuelle Pick-Listen und Chargen-Chaos bei MHD- und Verfallskontrolle. Die messbaren Effekte zeigen sich in einem um 20 Prozent gesteigerten Lagerdurchsatz, einer um 30 Prozent reduzierten Fehlerquote und einem Rückgang der Chargen-Reklamationen um 80 Prozent.
Das Funktionsprinzip basiert auf einer zentralen Bestandsdatenbank, die alle Module in Echtzeit versorgt. Der Wareneingang löst automatisch Bestandsbuchung, Rechnungsprüfung und Lagerplatzierung aus. Die Kommissionierung wird durch die Software optimiert und mit Scan-Support fehlerarm durchgeführt. Retouren folgen strukturierten Workflow-Pfaden. Das Resultat: Prozesse sind transparent, nachvollziehbar und audit-sicher.
Haufe X360 ist eine integrierte ERP-Warenwirtschaft, kein High-End-WMS. Die Software deckt 90 Prozent der KMU-Anforderungen ab – Bestände, Bestellungen, Kommissionierung, Chargen. Voice-Picking, Pick-by-Light, Shuttle-Automatik und hochkomplexe Slotting-Algorithmen gehören nicht zum Funktionsumfang. Für spezialisierte Logistikzentren mit über 10 Millionen Euro Jahresumsatz sollte ein WMS-Add-on oder separates System mit API-Anbindung evaluiert werden.
Die Stärke liegt in der Durchgängigkeit: Vom Bestelleingang über die Lagerung bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung arbeiten alle Bereiche mit denselben Daten. Doppelte Datenpflege entfällt. Statusänderungen sind für alle Beteiligten sofort sichtbar. Dies reduziert Rückfragen und beschleunigt Entscheidungen.
Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG gehört zur Haufe Group mit rund 3.500 Mitarbeitern und 500 Millionen Euro Umsatz. Das Familienunternehmen besteht seit den 1930er Jahren. Haufe X360 ist kein Seitenprodukt, sondern strategisches Kern-ERP für den deutschen Mittelstand. Die langfristige Produktverpflichtung, hohe Investitionen in die Entwicklung und die Stabilität auch in wirtschaftlich schwierigen Phasen schaffen Vertrauen.
Ein einzigartiges Merkmal ist die Kombination von ERP-Software mit integrierten Datenbanken für deutsches Steuerrecht, Arbeitsrecht und Compliance. Informationen zu Gefahrstoffen, Lebensmittel-Hygiene und Pharma-Standards fließen direkt in Warenwirtschafts-Workflows ein. Die Vermeidung illegaler Chargen-Mischungen und automatische Verfallswarnungen funktionieren dadurch zuverlässig. Dieser Spezialisierungsgrad ist im deutschsprachigen ERP-Markt konkurrenzlos.
Der deutsche Support sitzt in Freiburg und ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr erreichbar. Die Reaktionszeit beträgt laut SLA bis zu 4 Stunden. Ergänzend gibt es eine Online-Academy, ein Community-Forum und einen Kundenbeirat für Roadmap-Mitsprache. Größere Kunden erhalten dedizierte Key-Account-Manager. Kritisch ist, dass der Support außerhalb der Geschäftszeiten endet. Für 24/7-Betrieb ist Partnersupport oder ein On-Premise-Berater notwendig.
Die Nähe zum deutschen Mittelstand zeigt sich in der Produktgestaltung. Prozesse folgen deutschen Standards, Begriffe entsprechen der hiesigen Praxis. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich dadurch. Mitarbeiter finden sich schneller zurecht als bei international ausgerichteten Systemen mit übersetzten Oberflächen.
Haufe X360 basiert auf einer cloud-nativen Microservices-Architektur in Kubernetes-Containern. Deutsche Rechenzentren gewährleisten ISO 27001 und DSGVO-Konformität. Die automatische Skalierung bei Lastspitzen – etwa bei Jahresende-Inventuren – erfolgt ohne Downtime bei Updates. Offene REST- und GraphQL-APIs ermöglichen die Anbindung von E-Commerce, IoT und BI-Tools ohne proprietäre Adapter. Bei über 500 gleichzeitigen Nutzern mit extremem Transaktionsvolumen, etwa in der Versandlogistik mit über 10.000 Bewegungen pro Stunde, ist vorab ein Lasttest und gegebenenfalls Cloud-Skalierung notwendig.
Standard-Konnektoren existieren für Shopify und Magento im E-Commerce, für DHL, DPD und UPS im Versand sowie für Ariba und Coupa im Procurement. Für Altsysteme wie SAP B1, Lexware, Excel oder Access stehen CSV- und EDIFACT-Importvorlagen bereit. Eine externe Aufbereitung wird oft empfohlen. Konnektoren sind stabil, benutzerdefinierte Schnittstellenentwicklungen zu spezialisierten Nischen-Providern können allerdings 5.000 bis 20.000 Euro kosten und 2 bis 8 Wochen dauern.
Alle Daten werden im Transit per TLS und at-rest per AES-256 verschlüsselt. Ein Audit-Trail protokolliert lückenlos alle Lagerbewegungen, Preisänderungen und Berechtigungszugriffe. DSGVO-Anforderungen werden durch Auftragsverarbeitungsverträge, das Recht auf Vergessenwerden und Datenexport-Funktionen erfüllt. GoBD-konform werden elektronische Rechnungen und Belege revisionssicher gespeichert. Regelmäßige Penetrationstests und jährliche Sicherheitsaudits durch externe Partner gewährleisten ein hohes Schutzniveau.
Die Rechenzentren in Deutschland bieten einen zusätzlichen Vorteil für Unternehmen mit strengen Datenschutzvorgaben. Daten verlassen den deutschen Rechtsraum nicht. Bei Behördenanfragen aus Drittstaaten greift deutsches Recht. Dies schafft Rechtssicherheit, die bei internationalen Cloud-Anbietern oft fehlt.
Haufe X360 nutzt ein SaaS-Subscription-Modell. Laut Herstellerangaben erfolgt die Gebührenstruktur pro Nutzer und Monat, differenziert nach Nutzertyp: Admin, Power User und Viewer. Module werden als Zusatz gebucht. Gegenüber On-Premise entfallen Hardware-, Datenbanklizenzen und IT-Personal für Systemadministration. Nutzer-Lizenzen lassen sich monatlich zu- oder abbuchen, Module on-demand aktivieren. Bei Bedarf ist auch Self-Hosted möglich, allerdings nicht als Standard-Angebot.
Die Gesamtkostenbetrachtung über 3 bis 5 Jahre zeigt folgendes Bild: Einmalkosten für Implementierung liegen zwischen 20.000 und 100.000 Euro, Datenmigration zwischen 5.000 und 20.000 Euro, Schulung zwischen 5.000 und 15.000 Euro. Insgesamt ergeben sich 30.000 bis 135.000 Euro in der Projektphase. Laufende Kosten für ein typisches KMU mit 20 Nutzern und 3 Modulen betragen 1.500 bis 3.000 Euro monatlich, also 18.000 bis 36.000 Euro jährlich. Der 5-Jahres-TCO liegt damit bei etwa 150.000 bis 300.000 Euro. Im Vergleich: SAP B1 On-Premise verursacht in 5 Jahren etwa 350.000 Euro plus – Haufe X360 Cloud ist günstiger.
Bei 10 bis 15 Prozent Bestandsreduktion, was 100.000 Euro freigesetztes Kapital bedeuten kann, oder 20 Prozent Zeitersparnis im Lager – etwa 0,5 Vollzeitkräfte – amortisiert sich die Investition in 12 bis 24 Monaten. Die realen Einsparungen hängen von der Ausgangssituation ab. Unternehmen mit vielen manuellen Prozessen und hohem Fehlerpotenzial profitieren stärker.
Klassische Kostentreiber sind oft unterschätzte Stammdaten-Aufbereitung (zusätzlich 10.000 bis 15.000 Euro mit externem Partner), Schnittstellenentwicklungen zu Nischen-ERP oder Altsystemen (5.000 bis 50.000 Euro pro Anbindung), kontinuierliche Schulungen bei Mitarbeiterfluktuation und Performance-Optimierung bei über 500 Nutzern. Frühzeitige Scope-Definition, Datenmigration als eigenständiges Projekt und Bevorzugung von Standard-Prozessen vor Customizing vermeiden diese Fallen.
Die typische Projektlaufzeit für das WWS-Modul im Standard beträgt 3 bis 6 Monate: Analyse 2 Wochen, Design 3 Wochen, Test 3 Wochen, Go-Live 1 Woche. Bei Erweiterungen um Produktion oder komplexe Finanzen verlängert sich die Dauer auf 6 bis 12 Monate. Die Projektphasen umfassen Kick-Off mit Prozessanalyse, Gap-Analyse (Unterschied Anforderung versus System), Konfiguration mit Low-Code-Anpassung, Datenmigration mit Testlauf, UAT (User Acceptance Test) und Go-Live mit Stabilisierungsphase. Realistische Planung mit 20 bis 30 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes ist erfolgsentscheidend.
Die Datenübernahme stellt oft die größte Herausforderung dar. Altdaten aus SAP B1, Lexware, Excel oder Datenbanken sind häufig inkonsistent – fehlende EAN, Doppelungen, falsche Bestände. Direkte Migration führt zu Problemen. Die Lösung besteht aus fünf Schritten: Daten-Mapping erstellen (Feldzuordnung Alt zu Neu), Validierungsregeln definieren (z.B. EAN-Länge muss 13-stellig sein), Test-Import durchführen, Abweichungen korrigieren, dann erst Produktiv-Import. Bei 10.000 Artikeln entstehen oft 200 bis 500 Fehlerfälle, die manuell bereinigt werden müssen. Die Dauer beträgt 2 bis 8 Wochen je nach Datengüte. Ein Data-Manager intern plus externer Daten-Aufbereiter (3.000 bis 10.000 Euro) sind notwendig.
Das Kernteam besteht aus einem Projektleiter, einem IT-Admin intern und 3 bis 5 Key-Usern aus Lager, Einkauf, Verkauf und Controlling. Der Schulungsaufwand beträgt etwa 2 Tage für End-User wie Lagermitarbeiter, 3 Tage für Admins aus der IT und 1 Tag fürs Management. Change-Management ist erfolgskritisch. Ohne frühzeitige Information, Schulungen vor Go-Live und Ansprechpartner für Fragen droht ein „Schatten-Parallelsystem". Mitarbeiter kehren dann zu Excel-Listen neben dem System zurück.
Positive Stories helfen: „Kommissionierung jetzt 30 Prozent schneller" motiviert mehr als technische Erklärungen. Early Adopters als Multiplikatoren einsetzen verstärkt die Akzeptanz. Regelmäßige Kommunikation über Fortschritte und schnelle Erfolge halten die Motivation hoch. Widerstände sind normal, müssen aber aktiv adressiert werden.
Die wesentlichen Vorteile für die Warenwirtschaft liegen in fünf Bereichen: Prozess-Automatisierung reduziert manuelle Dateneingaben um 30 Prozent durch Scanning, automatische Buchungen und 3-Way-Matching. Transparenz und Compliance gewährleisten vollständige Rückverfolgbarkeit bei Chargen, Serien und MHD sowie Audit-Trails für Behörden und interne Prüfungen. Kosteneinsparung zeigt sich in 10 bis 15 Prozent Bestandsabbau, Fehlerreduktion und Zeitersparnis von etwa 0,5 bis 1 Vollzeitkraft im Lager. Schnelligkeit steigt durch Echtzeit-Bestandsabfragen, die Lieferbereitschaft erhöht sich. Integration eliminiert Datenbrüche zwischen Lager, Einkauf, Verkauf und Finanzen – durchgängige Prozesse schaffen End-to-End-Transparenz.
Typische Herausforderungen existieren dennoch. Die fehlende WMS-Spezialisierung bedeutet kein Voice-Picking, kein Pick-by-Light und keine Hochleistungs-Slotting-Algorithmen für Multi-Picks. Für extrem große, automatisierte Lager mit über 10 Millionen Euro Jahresumsatz ist dies nicht die optimale erste Wahl. Performance-Plateaus können bei über 500 gleichzeitigen Nutzern mit extrem hohem Durchsatz in der Versandlogistik auftreten. Das System muss vorab getestet und gegebenenfalls skaliert werden.
Die Umstellung von Altsystemen erfordert aktives Change-Management. Ohne dieses droht der Rückfall zu manuellen Prozessen. Low-Code verführt zu vielen Anpassungen statt Standard-Prozessen, was Wartung erschwert und den TCO erhöht. Disziplin bei der Konfiguration zahlt sich langfristig aus.
Erfolgsmessung erfolgt über KPIs 3 bis 6 Monate nach Go-Live: Bestandsgenauigkeit sollte über 98 Prozent liegen, Fehlerquote Kommissionierung unter 0,5 Prozent, Durchlaufzeit Bestellung bis Lieferung 20 Prozent reduziert, Lagerkostenquote 10 bis 15 Prozent reduziert, manuelle Korrektionen in Rechnungen 80 Prozent reduziert, Rechnungsabweichungen unter 1 Prozent. Nicht alle Probleme verschwinden durch Software. Schlechte Lieferantenqualität ist ein Prozess-, kein Software-Problem. Regelmäßige Berichterstattung der Fortschritte ans Management macht Erfolg sichtbar und stärkt die Akzeptanz.
Passt Haufe X360 für unser Unternehmen mit 100 Mitarbeitern in Handel und Fertigung? Ja, die Lösung eignet sich ideal für diese Größe, Branche und Multi-Warehouse-Anforderung. Eine Demo mit Prozess-Workshop zur Verifizierung wird empfohlen.
Können wir schrittweise migrieren, zuerst Lagerverwaltung, später Finanzen? Ja, Haufe X360 ist modular aufgebaut. Eine schrittweise Migration mit 3 bis 6 Monaten Abstand pro Modul wird empfohlen, um Überlastung zu vermeiden.
Ist Haufe X360 DSGVO-konform? Ja, vollumfänglich. Die Lösung ist ISO 27001 und DSGVO-konform mit deutschen Rechenzentren und Standard-Auftragsverarbeitungsverträgen. Regelmäßige Auditierungen finden statt.
Was kostet eine Implementierung? Die Gesamtkosten betragen etwa 150.000 bis 300.000 Euro über 3 bis 5 Jahre. Das Projekt kostet 30.000 bis 135.000 Euro, Lizenzen 18.000 bis 36.000 Euro jährlich. Exakte Zahlen ergeben sich nach Scope-Definition.
Können wir alte Daten aus SAP B1, Lexware oder Excel migrieren? Ja, allerdings mit Aufwand. Vorlagen existieren. Externe Datenaufbereitung für 3.000 bis 10.000 Euro wird empfohlen, um Datenfehler zu minimieren.
Brauchen wir nach Go-Live noch Berater? Ja, für die ersten 6 bis 12 Monate. Danach sind Low-Code-Anpassungen oft intern möglich. Für Spezial-Entwicklung oder größere Änderungen bleiben externe Partner sinnvoll.
Eignet sich Haufe X360 für internationale Unternehmen? Bedingt. Die Lösung ist stark auf deutschsprachige KMU optimiert. Für globale Rollouts mit über 20 Ländern sollten SAP oder Microsoft Dynamics BC evaluiert werden. Für DACH ist die Lösung sehr geeignet.
Können wir unseren Online-Shop mit Shopify oder WooCommerce anbinden? Ja, über Standard-Konnektoren oder APIs. Bestandssynchronisation, Bestellübernahme und Versandupdate sind möglich. Die Komplexität hängt vom Umfang ab.
Was unterscheidet Haufe X360 von SAP B1 oder Microsoft Dynamics BC? Haufe X360 bietet höhere Compliance-Tiefe für Deutschland, niedrigere Komplexität als SAP und modernere Cloud-Architektur als BC. Die globale Etablierung ist jedoch geringer.
Können wir Haufe X360 selbst betreiben (On-Premise)? Möglich, aber nicht Standard. Cloud-SaaS ist der Fokus. On-Premise-Lizenz auf Anfrage erhöht Komplexität und Support-Anforderungen.
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