Hyreka Warenwirtschaftssystem | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Hyreka Warenwirtschaftssystem?

Lagerbestandsverwaltung

Echtzeit-Lagerbestände – Artikel- und chargengenaue Verfolgung mit automatischen Live-Updates über alle Standorte hinweg.

Automatische Bestellvorschläge – Das System errechnet Bestellmengen basierend auf historischen Verbrauchsdaten und definierten Mindestbeständen.

Mindest-/Höchstbestand-Alarme – Sie erhalten sofortige Benachrichtigungen, wenn kritische Schwellenwerte über- oder unterschritten werden.

Gastronomie-spezifische Logik

Rezeptur- & Stücklistenverwaltung – Automatische Umrechnung von Einkaufs- in Verkaufseinheiten inklusive Berücksichtigung von Schwundfaktoren.

Chargen- & MHD-Verwaltung – Lückenlose Verfolgung von Mindesthaltbarkeitsdaten für volle Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln.

Ausschank- & Verbrauchslogik – Präzise Portionierung mit Abfall-Berechnung und detaillierter Rezeptkostenkalkulation pro Gericht.

Beschaffungsprozesse

Lieferantenmanagement – Zentrale Verwaltung von Stammdaten, Konditionen und Rahmenbestellungen für alle Lieferanten.

Lieferantenportal – Self-Service-Bereich für Lieferanten zur Bestellbestätigung und Abrufverwaltung ohne Telefonaufwand.

Automatisierte Bestellworkflows – Durchgängige Digitalisierung vom Bestellauslöser bis zum dokumentierten Wareneingang.

Mehrstandort-Betrieb

Multi-Location-Sicht – Konsolidierte Übersicht über Bestände, Verbräuche und Kennzahlen aller Filialen in einer Ansicht.

Inter-Branch-Transfers – Dokumentierte Warenverlagerungen zwischen Standorten mit automatischer Bestandsanpassung.

Mobile & Digitale Prozesse

Barcode-Scanning & Mobile App – Inventur per Smartphone oder Tablet, vollständig offline-fähig mit automatischer Synchronisation.

PoS- & eCommerce-Integration – Live-Anbindung an gängige Kassensysteme wie Orderbird, Lightspeed und weitere.

Transparenz & Steuerung

Reporting & Analytics – Standard-KPIs wie Lagerumschlag, Wareneinsatzquote und Abverkäufe mit anpassbaren Dashboards.

Rollenbasierte Berechtigungen – Granulare Zugriffsrechte für unterschiedliche Funktionen je nach Rolle wie Einkauf, Küche oder Controlling.

🟨 Besonderheiten – Was macht Hyreka Warenwirtschaftssystem einzigartig?

Gastronomie-native Rezepturlogik

Hyreka wurde speziell für die Anforderungen der Gastronomie entwickelt. Die Software beherrscht präzise Portionskostenkalkulation mit automatischer Berücksichtigung von Schwund und Abfall. Während generische Warenwirtschaftssysteme nur einfache Stücklisten verwalten, bildet Hyreka die komplexe Umrechnung von Einkaufs- zu Verkaufseinheiten realitätsgetreu ab. Das spart erheblich Zeit bei Speisekarten-Anpassungen und Preiskalkulationen.

Vollständig offline-fähige Mobile App

Die mobile Anwendung funktioniert auch ohne Internetverbindung oder WLAN-Zugang vollständig. Mitarbeiter können Inventuren, Wareneingänge und Bestandsänderungen erfassen, selbst wenn das Netzwerk ausfällt. Sobald eine Verbindung besteht, synchronisiert sich die App automatisch. Diese echte Offline-Fähigkeit unterscheidet Hyreka von Wettbewerbern, die meist nur Caching oder Online-Apps anbieten.

API-First-Architektur mit öffentlicher Dokumentation

Nahezu jede Funktion ist über eine REST-API ansprechbar. Die Dokumentation ist über Swagger öffentlich verfügbar, Webhooks ermöglichen Echtzeitautomatisierung. Das erlaubt nahtlose Integration in bestehende Kassensysteme, Finanztools oder eigene Anwendungen ohne lange Wartezeiten. Konkurrenzprodukte bieten häufig teure, schlecht dokumentierte oder stark reglementierte Partner-APIs.

Transparente Produktentwicklung mit Kundenbeteiligung

Hyreka pflegt eine öffentliche Produkt-Roadmap, bei der Kunden Feature-Wünsche direkt vorschlagen und priorisieren können. Diese Transparenz gibt Nutzern die Sicherheit, dass die Software sich an echten Praxisbedürfnissen orientiert. Typische Anbieter entwickeln hingegen nach Black-Box-Prinzip mit minimalem Kundeneinfluss.

Ehrliche Einschränkungen:

Die Software ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar – eine On-Premise-Installation gibt es nicht. Unternehmen mit restriktiven IT-Richtlinien finden hier keine Alternative. Zudem fokussiert Hyreka auf Warenwirtschaft; tiefgreifende Finanzbuchhaltung, Produktionsplanung oder komplexes Controlling erfordern Zusatzsysteme. Die langfristige Systemverfügbarkeit hängt von der Cloud-Infrastruktur (AWS) ab. Als junges Unternehmen seit 2018 ist das Bestandsrisiko höher als bei etablierten Anbietern.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Hyreka Warenwirtschaftssystem besonders?

Ideale Zielgruppen

Restaurantketten und Gaststättenketten mit 5–50 Standorten profitieren besonders vom Multi-Location-Support. Die Rezepturverwaltung sorgt für einheitliche Qualität über alle Filialen, während konsolidierte Bestandskontrollen Transparenz schaffen. Automatisierte Bestellvorschläge reduzieren Überbestände und Verderb standortübergreifend.

Hotels und Resorts mit Food & Beverage-Betrieb benötigen präzises MHD- und Chargen-Tracking für Lebensmittelsicherheit. Hyreka ermöglicht die einfache Verwaltung mehrerer Küchen, Bars und Frühstücksbereiche in einem System. Die Offline-App ist ideal für weitläufige Anlagen mit unstabilem WLAN.

Foodservice-Distributoren und Großküchen mit 3–30 Verteilstellen schätzen die automatische Bestelllogik und das umfassende Lieferantenmanagement. Die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen erfüllt Compliance-Anforderungen wie HACCP ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand.

Craft-Brauereien und Bars mit Ausschank nutzen die spezielle Ausschank-Logik für präzise Umrechnungen (z.B. Kilogramm Bier zu Liter oder Gläser). Die Bestandskontrolle funktioniert ohne großen Verwaltungsaufwand, auch bei begrenzten Personalressourcen.

Wichtige Auswahlkriterien

Ist Gastronomie-Speziallogik essentiell? Wenn Rezepturen, Portionierung und MHD-Management für Ihr Geschäft zentral sind, ist Hyreka optimal. Standard-Warenwirtschaftssysteme bieten diese Funktionen meist nicht oder nur unzureichend.

Wie viele Standorte und wie komplex die Struktur? Für bis zu 5 Standorte mit einfacher Struktur ist Hyreka kosteneffizient. Bei mehr als 50 Standorten oder komplexen Fertigungsprozessen sollten Sie Alternativen wie SAP Business One prüfen.

Cloud-only oder auch On-Premise erforderlich? Hyreka ist ausschließlich cloud-basiert. Wenn Ihre IT-Richtlinien On-Premise-Lösungen vorschreiben, benötigen Sie eine Alternative wie Odoo.

Budget für Subscription und Integration vorhanden? Kalkulieren Sie mit 40.000–80.000 € über drei Jahre bei etwa 10 Standorten. Bei deutlich kleineren Budgets unter 20.000 € sind Einstiegslösungen sinnvoller.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

Hyreka ist eine spezialisierte Cloud-Warenwirtschaftslösung, die ausschließlich für Gastronomie und Hotellerie entwickelt wurde. Im Gegensatz zu universellen ERP-Systemen liegt der Fokus auf den Prozessen, die in Restaurants, Hotels und Catering-Unternehmen täglich anfallen: Bestandskontrolle, Rezepturverwaltung und Multi-Location-Support. Die Software eignet sich nicht für industrielle Fertigung oder komplexe Produktionsplanung.

Der praktische Nutzen zeigt sich in konkreten Zeitersparnissen. Inventurzeiten sinken laut Herstellerangaben von durchschnittlich vier auf eine Stunde pro Filiale. Bestellprozesse werden durch datengesteuerte Vorschläge optimiert, Verderb wird durch präzises MHD-Tracking minimiert. Der geschätzte Mehrwert führt zu einer Amortisation nach 6–12 Monaten durch Einsparungen beim Wareneinsatz und reduzierten Zeitaufwand.

Die Bedienoberfläche ist bewusst intuitiv gestaltet. Auch Küchenpersonal ohne IT-Kenntnisse kann die Mobile App nach kurzer Einweisung bedienen. Dies senkt die Schulungskosten erheblich und fördert eine schnelle Akzeptanz im Team. Komplexe Funktionen sind für Administratoren zugänglich, während die tägliche Nutzung simpel bleibt.

Modularer Aufbau für verschiedene Betriebsgrößen

Das System skaliert von Einzelrestaurants bis zu Ketten mit etwa 50 Standorten. Kleinere Betriebe nutzen die Grundfunktionen für Bestandskontrolle und Bestellwesen. Größere Organisationen profitieren von erweiterten Modulen wie standortübergreifendem Reporting, Lieferantenportalen und granularen Berechtigungskonzepten. Die Architektur erlaubt schrittweises Wachstum ohne Systemwechsel.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Hyreka GmbH wurde 2018 in München gegründet und beschäftigt aktuell etwa 25 Mitarbeiter. Als Seed-finanziertes Softwareunternehmen mit Fokus auf Food-Tech bringt das Team oft eigenen Hintergrund in der Gastronomie oder im B2B-Lebensmittelsektor mit. Das Ergebnis ist kein „angepasstes Standardprodukt", sondern eine gastronomie-native Lösung von Praktikern für Praktiker.

Das Unternehmen arbeitet nach agilen Prinzipien mit monatlichen Release-Zyklen. Die öffentliche Roadmap auf GitHub oder Trello ermöglicht Kundenbeteiligung bei der Feature-Priorisierung. Diese Transparenz führt zu schnellen Anpassungen an Marktbedürfnisse. Gleichzeitig birgt dies das typische Risiko eines jungen Startups, das auf kontinuierliche Finanzierungsrunden angewiesen ist. Für sehr risikoaverse Konzerne kann die Unternehmensreife noch zu gering sein.

Die Support-Struktur ist gestaffelt nach Kundenbedürfnissen. Der Standard-Support erfolgt über Chat und E-Mail. Pro-Kunden erhalten einen dedizierten Success Manager mit schnelleren Reaktionszeiten. Enterprise-Kunden profitieren von telefonischem Support und regelmäßigen Status-Calls. Die Kundenzufriedenheit auf Capterra liegt durchweg bei 4,5 von 5 Sternen, wobei besonders die Mobile App gelobt wird.

Marktpositionierung und Wachstum

Als junger Anbieter im Food-Tech-Bereich positioniert sich Hyreka zwischen einfachen Excel-Lösungen und komplexen Enterprise-ERP-Systemen. Die Marktanteile wachsen kontinuierlich, exakte Kundenzahlen sind öffentlich nicht verfügbar. Für mittelständische Gastronomiebetriebe bietet das Unternehmen eine attraktive Balance aus Funktionsumfang, Bedienbarkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis.

Technische Details & Integration

Die Architektur basiert auf Cloud-Native-Prinzipien mit AWS als Hosting-Provider in EU-Regionen. Das Microservices-Design ermöglicht hohe Skalierbarkeit und Verfügbarkeit. Besonders hervorzuheben ist der API-First-Ansatz: Nahezu jede Funktion ist über eine REST-API ansprechbar. Die Swagger-Dokumentation ist öffentlich verfügbar, Webhooks ermöglichen Push-Benachrichtigungen für Echtzeitautomatisierungen. Dies erlaubt flexible Anbindung an Kassensysteme wie Orderbird oder Lightspeed, Finanzbuchhaltung wie DATEV oder Lexware sowie eigene Anwendungen ohne lange Warteschleifen.

Die Mobile App funktioniert vollständig offline. Datenerfassung für Inventuren oder Wareneingänge läuft auch ohne WLAN oder Mobilfunknetz. Die Synchronisation erfolgt transparent beim nächsten Verbindungsaufbau. Dieses Feature unterscheidet Hyreka deutlich von Wettbewerbern, die meist nur Online-Apps oder einfaches Caching bieten. Für Betriebe mit unstabiler Internetverbindung oder großen Geländeflächen ist dies ein entscheidendes Kriterium.

Sicherheit und Compliance erfüllen aktuelle Standards. Das ISO 27001-zertifizierte AWS-Hosting, DSGVO-konforme Verträge zur Auftragsverarbeitung und EU-basierte Datenserver sorgen für rechtliche Sicherheit. SSL/TLS-Verschlüsselung ist Standard, bekannte Sicherheitsverstöße gab es nicht. Die Chargen- und MHD-Rückverfolgbarkeit unterstützt HACCP-Anforderungen. GoBD-Konformität wird durch sichere Exportfunktionen in die Finanzbuchhaltung gewährleistet.

Integration mit Drittsystemen

Direkte Schnittstellen bestehen zu gängigen Kassensystemen (Orderbird, Lightspeed, Gastronovi, ready2order). Für andere Systeme steht die offene API-Dokumentation zur Verfügung. Externe Entwickler können Anbindungen ohne Hürden umsetzen. Auch Finanzbuchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder QuickBooks lässt sich anbinden. Die hohe Flexibilität reduziert technische Abhängigkeiten und ermöglicht individuelle System-Landschaften.

Kosten & Preismodell

Hyreka folgt einem Subscription-Modell (SaaS) mit monatlichen Gebühren ab etwa 59 € pro Standort. Zusatzmodule werden je nach Anforderung berechnet. Eine einmalige Onboarding-Gebühr zwischen 500 und 2.000 € deckt die initiale Einrichtung ab. Bei 10 Standorten über drei Jahre ergibt sich eine Total Cost of Ownership (TCO) von etwa 40.000–80.000 €, inklusive Hardware, Schulung und gegebenenfalls externer Integrationsunterstützung.

Versteckte Kostenfaktoren sollten von Anfang an eingeplant werden. Die Datenbereinigung wird häufig unterschätzt – fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten verursachen hohe Folgekosten. Mitarbeiterschulungen benötigen Zeit und gegebenenfalls externe Trainer. Hardware wie Barcode-Scanner oder Tablets schlägt mit 2.000–10.000 € zu Buche. Custom-Integrationen und Premium-Support-Pakete erhöhen die TCO um weitere 20–40 %. Eine realistische Kalkulation verhindert Budgetüberschreitungen.

Der Return on Investment (ROI) entsteht primär durch drei Faktoren: Reduzierung von Verderb und Überbeständen (laut Herstellerangaben etwa 8 % Wareneinsatzreduktion), Zeitersparnis bei Inventuren und Bestellprozessen sowie bessere Lieferantencompliance. Die Amortisation liegt typischerweise bei 6–12 Monaten. Die größten Einsparungen entstehen durch den direkten Einfluss auf den Warenwert, weniger durch Personalreduktion.

Preisstaffelung nach Unternehmensphase

Für Pilotprojekte bietet Hyreka häufig reduzierte Einstiegspreise. Wachsende Unternehmen profitieren von Mengenrabatten ab etwa 5 Standorten. Enterprise-Verträge mit individuellen SLAs und Compliance-Anforderungen werden gesondert verhandelt. Eine detaillierte Preisgestafflung für größere Organisationen ist öffentlich nicht verfügbar und sollte direkt beim Anbieter erfragt werden.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer variiert nach Betriebsgröße. Ein Einzelstandort benötigt inklusive Pilotphase 2–3 Wochen. Ketten mit 5–20 Standorten sollten 2–4 Monate einplanen. Der Personalaufwand umfasst einen internen Projektleiter, einen IT-Verantwortlichen, 4–8 Stunden Admin-Schulung und 1–2 Stunden Quickstart-Training pro Endnutzer. Der Datenimport erfolgt via CSV- oder Excel-Upload, optional stehen API-Connectoren zur Verfügung.

Kritische Erfolgsfaktoren sind Management-Commitment und klare Verantwortlichkeiten. Ein iterativer Pilotansatz – Start mit einer Filiale vor dem Rollout – minimiert Risiken. Die frühzeitige Einbindung der Endnutzer fördert Akzeptanz. Häufigste Fehlerquellen sind unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten bei Artikeln und Lieferanten, unterschätzte Schulungszeit sowie mangelnde Change-Management-Kommunikation an die Teams.

Datenqualität ist der Erfolgsfaktor Nummer eins. Schlechte Ausgangsdaten führen zu hohen Folgekosten und Frustration im Team. Zeit für die Bereinigung von Duplikaten, fehlenden Konditionen oder inkonsistenten Maßeinheiten sollte von Beginn an eingeplant werden. Ein dedizierter Mitarbeiter für die Datenpflege während der ersten Monate zahlt sich aus.

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Die größte Hürde bei Software-Einführungen ist selten die Technik, sondern die Menschen. Regelmäßige Kommunikation über Vorteile, frühzeitige Einbindung von Meinungsführern aus dem Team und schnelle Erfolge steigern die Akzeptanz. Die intuitive Bedienoberfläche von Hyreka erleichtert den Einstieg, ersetzt aber nicht die notwendige Schulung und Begleitung in der Anfangsphase.

Vorteile und Herausforderungen

Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht auch nicht IT-affinen Mitarbeitern die Nutzung ohne langwierige Schulungen. Die gastronomie-native Logik für Rezepturen, MHD-Verwaltung und Ausschank funktioniert ohne Umwege oder Workarounds. Die schnelle Time-to-Value durch Cloud-Bereitstellung erfordert keine Infrastruktur-Investitionen. Die flexible API ermöglicht Integration mit vielen Drittsystemen ohne Warteschleifen. Die Mobile-First-Architektur mit echter Offline-Arbeitsfähigkeit macht Fieldwork ohne Netzprobleme möglich. Die transparente Entwicklung mit öffentlicher Roadmap und Kundenbeteiligung schafft Vertrauen.

Gleichzeitig bestehen Herausforderungen. Die ausschließliche Cloud-Verfügbarkeit ohne On-Premise-Option kann für manche IT-Richtlinien unpassend sein. Als junge Marke ist die Marktposition noch nicht so etabliert wie bei SAP oder Odoo. Die Abhängigkeit von Internetverbindung knüpft die Systemverfügbarkeit an Cloud-Verfügbarkeit, trotz Offline-App. Der begrenzte ERP-Funktionsumfang fokussiert auf Warenwirtschaft – komplexe Finanzbuchhaltung erfordert Zusatzsysteme. Die kritische Datenqualität macht Migrationen aus schlechten Altdaten sehr aufwändig. Kostenunvorsichtigkeit kann schnell zu überschätzten TCO führen.

Abwägung für Entscheider

Für mittelständische Gastronomiebetriebe mit 1–50 Standorten überwiegen die Vorteile deutlich, sofern Cloud-Lösungen akzeptabel sind. Die schnelle Implementierung, geringe Einstiegshürde und praxisnahe Funktionen rechtfertigen die Investition. Große Konzerne mit komplexen Compliance-Anforderungen oder Betriebe mit sehr eingeschränkter Internetverbindung sollten Alternativen prüfen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist Hyreka für mein Restaurant oder meine Gastronomiekette geeignet?
Hyreka eignet sich optimal für Einzelrestaurants bis Ketten mit etwa 50 Standorten, wenn Bestandskontrolle, Rezepturen und MHD-Management Priorität haben. Bei mehr als 50 Standorten oder komplexen Industrie-Prozessen ist eher SAP Business One geeignet. Für sehr einfache Anforderungen (nur Bestelllisten) reicht möglicherweise ein Excel-Plugin.

Wie lange dauert eine Implementierung?
Ein Einzelstandort benötigt 2–3 Wochen, eine Kette mit 5–20 Filialen 2–4 Monate. Der Hauptaufwand liegt in Datenbereinigung und Schulung, nicht in der technischen Integration, da die Cloud-Bereitstellung schnell erfolgt.

Welche versteckten Kosten sollte ich einkalkulieren?
Hardware wie Scanner und Tablets (2.000–10.000 €), Schulung durch interne Zeit oder externe Berater (1.000–2.000 €), Datenbereinigung (oft unterschätzt), Premium-Support-Pakete und Custom-Integrationen. Als Faustregel sollten Sie 20–40 % zusätzlich zu den Lizenzkosten einplanen.

Kann ich die Software auch ohne technisches Know-how bedienen?
Ja, Intuitivität ist ein Schwerpunkt von Hyreka. Auch Küchenpersonal bedient die Mobile App nach kurzem Training von 1–2 Stunden. Administratoren benötigen eine tiefere Schulung von 4–8 Stunden für erweiterte Funktionen.

Gibt es eine Offline-Funktion?
Ja, die Mobile App funktioniert vollständig offline. Inventuren und Wareneingänge können ohne Netzverbindung erfasst werden. Die Synchronisation erfolgt automatisch bei Wiederherstellung der Verbindung. Dies ist besonders praktisch bei unstabilem WLAN.

Kann ich meine Daten exportieren und jederzeit zu anderer Software wechseln?
Ja, Datenexport via CSV oder Excel ist jederzeit möglich. Die API ermöglicht auch automatisierte Exporte in andere Systeme. Der technische Lock-in ist gering. Wechselkosten entstehen eher durch Schulung und Prozessanpassung.

Wie ist die Stabilität von Hyreka als Anbieter?
Das Unternehmen wurde 2018 gegründet, ist Seed-finanziert und wächst kontinuierlich. Positiv sind das kompetente Team mit Gastro-Know-how, agile Entwicklung und transparente Kommunikation. Typisch für Startups ist die Abhängigkeit von Finanzierungsrunden ohne großen Konzern-Rückhalt. Für KMU und Mittelständler ist dies ein vertretbares Risiko.

Mit welchen Kassensystemen ist Hyreka kompatibel?
Direkte Integrationen bestehen zu Orderbird, Lightspeed, Gastronovi und ready2order. Für andere Systeme ist die API-Dokumentation öffentlich, sodass externe Entwickler Anbindungen umsetzen können. Die Flexibilität ist hoch.

Hilft mir Hyreka bei der GoBD-Konformität?
Indirekt ja. Die Warenwirtschaft mit Bestandsverwaltung und Chargen-Tracking liefert Basisdaten für sichere Kassenberichte und Finanzbuchhaltungs-Exporte. Hyreka selbst ist kein zertifiziertes GoBD-System (solche Zertifizierungen existieren nicht in dieser Form), aber die Schnittstellen zu DATEV und Lexware sind GoBD-konform ausgelegt.

Reduziert Hyreka wirklich die Wareneinsatzkosten um 8 %?
Die Herstellerangabe von 8 % ist abhängig vom Einzelfall. Realistisch sind 3–8 % Reduktion durch Vermeidung von Überbeständen, MHD-Verderb und bessere Bestellgenauigkeit. Der größte Nutzen liegt in der Zeitersparnis (von 4 auf 1 Stunde Inventur pro Filiale). Der ROI ist erreichbar, wenn Erwartungen realistisch gesetzt werden.