Warenwirtschaftssoftware ERPframe – Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann ERPframe?

Bestandsverwaltung & Lagervorgänge

Echtzeit-Bestandsführung über mehrere Lager – Zentrale Sicht auf alle Lagerstandorte mit automatischer Umlagerungslogik für sofortige Transparenz.

Chaotische Lagerverwaltung – Automatische Platzoptimierung ohne feste Regalzuordnung steigert Lagerkapazität und Effizienz messbar.

Chargen- und Seriennummernverwaltung – Lückenlose Rückverfolgbarkeit für regulierte Branchen wie Pharma und Automotive gewährleistet Compliance-Sicherheit.

Zyklische und permanente Inventur – Automatische Soll-Ist-Abgleiche mit flexiblen Inventurmethoden erfüllen HGB-Anforderungen ohne manuelle Nacharbeit.

Bedarfsplanung & Beschaffung

Automatische Bestellvorschlagslisten – System generiert Bestellvorschläge basierend auf Mindest-, Melde- und Höchstbeständen zur Fehlerreduktion.

Materialbedarfsplanung (MRP) – Integration mit Produktionsplanung ermöglicht vorausschauende Kapazitäts- und Materialsteuerung für Fertigungsbetriebe.

ABC-/XYZ-Analyse – Automatische Klassifizierung von Artikeln nach Wertigkeit und Verbrauchsmustern optimiert Bestandsstrategien datenbasiert.

Kommissionierung & Versand

Kommissionierung mit Tourenoptimierung – Picklisten mit optimierten Laufwegen und Scanner-Integration reduzieren Durchlaufzeiten um 20-30 Prozent.

Mobile Datenerfassung – RFID- und Barcode-Scanner sowie Smartphone-Apps ermöglichen Live-Erfassung direkt im Lager ohne Medienbrüche.

Versanddienstleister-Anbindung – Automatische Label-Generierung für DHL, UPS, GLS über API-Schnittstellen beschleunigt Versandabwicklung.

Qualität & Compliance

Wareneingangsprüfung mit Qualitätsmanagement – Integrierte Prüfpläne und Sperrlagerverwaltung unterstützen GMP-konforme Prozesse in regulierten Branchen.

Retouren- und Reklamationsmanagement – Workflow-gesteuerte Abwicklung von Annahme bis Nachbearbeitung schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Reporting & Analyse

KPI-Dashboards in Echtzeit – Kennzahlen wie Umschlagshäufigkeit, Deckungsbeitrag und Lagerkosten als Tages- und Wochenreports verfügbar.

EDI-Integration mit Geschäftspartnern – EDIFACT- und VDA-Standards automatisieren Auftrags- und Lieferkommunikation mit Lieferanten und Kunden.

🟨 Besonderheiten – Was macht ERPframe einzigartig?

Vollständiger Quellcode-Zugang mit Framework-Ansatz

ERPframe gewährt vollständigen Zugang zum Quellcode und eliminiert damit Black-Box-Abhängigkeiten. Unternehmen behalten maximale Kontrolle und Transparenz über ihre Geschäftsprozesse. Anders als bei Systemen wie SAP Business One bleiben Updates auch nach individuellen Anpassungen möglich, ohne in Custom-Coding-Fallen zu geraten.

Diese Offenheit hat allerdings Voraussetzungen: Unternehmen benötigen eigene .NET-Entwicklungskompetenz, um den vollen Nutzen zu realisieren. Für Betriebe, die ausschließlich mit Parametrierung arbeiten, entfällt dieser Bedarf weitgehend.

Parametrierung statt Custom-Coding

Das System ermöglicht umfangreiche Anpassungen über Konfigurationsebenen statt Programmierung. Diese Vorgehensweise garantiert Update-Sicherheit und senkt langfristige Betriebs- und Folgekosten um 20-30 Prozent über den Lebenszyklus. Wartbarkeit bleibt auch Jahre nach Implementierung gewährleistet.

Die grafische Benutzeroberfläche wirkt funktional und weniger modern als bei Cloud-nativen Lösungen. Bei jungen Teams kann die Nutzerakzeptanz anfangs niedriger ausfallen, was intensive Schulungen erforderlich macht.

Deutscher Direktsupport rund um die Uhr

GSD bietet 24/5-Support mit persönlichen Kundenbetreuern direkt vom Hersteller. Keine Distributor-Zwischenebenen verzögern die Problemlösung. Das System ist von Grund auf für deutsche Compliance-Anforderungen (GoBD, DSGVO) konzipiert und muss nicht nachträglich angepasst werden.

Die Optimierung gilt primär für den DACH-Markt. Internationale Standorte außerhalb dieser Region benötigen zusätzliche Lokalisierungsaufwände und erhalten möglicherweise nicht den gleichen Support-Standard.

Offene REST-API mit Standard-Connectoren

Die REST-API ermöglicht flexible Integration beliebiger Drittsysteme ohne Vendor-Lock-in. Standard-Connectoren existieren bereits für gängige Systeme wie SAP, DATEV, Shopware, Magento sowie Versanddienstleister. Unternehmen bleiben technologisch unabhängig und können ihre IT-Landschaft frei gestalten.

Cloud-native SaaS-Features wie Multi-Tenancy und automatische Skalierung gehören nicht zum Standard-Scope. Das System ist primär für On-Premise- oder Private-Cloud-Betrieb optimiert, vollständig Cloud-native Architekturen befinden sich noch in der Entwicklungs-Roadmap.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich ERPframe besonders?

Passende Zielgruppen

Lagerleiter in mittelständischen Handelsunternehmen mit 20-100 Anwendern und 5-500 Millionen Euro Umsatz profitieren unmittelbar von Echtzeit-Bestandsverwaltung und Multi-Lager-Steuerung. Die Fehlerreduktion um 60 Prozent führt zu direkten Effizienzgewinnen im Tagesgeschäft. Manuelle Abstimmungen zwischen Standorten entfallen weitgehend.

Einkäufer und Materialplaner mit komplexen Anforderungen ab 50 Millionen Euro Umsatz benötigen automatische Bestellvorschläge und MRP-Integration. Das System minimiert Fehlbestände und Überbestände, Zielkostensenkungen von 15 Prozent sind realistisch erreichbar. Dispositionsaufwände sinken durch regelbasierte Automatisierung deutlich.

Fertigungsbetriebe mit diskreter oder prozessorientierter Produktion zwischen 20-300 Millionen Euro Umsatz und 30-150 Nutzern erhalten essenzielle Funktionen für GMP, Automotive oder Pharma. Chargen- und Seriennummern-Tracking mit QM-Integration und Produktionsanbindung erfüllen Branchenanforderungen ohne Zusatzsysteme.

IT-Verantwortliche mit Anpassungsanspruch in allen Unternehmensgrößen schätzen Quellcode-Zugang und Parametrierung. Technologische Kontrolle ohne jährliche Vendor-Abhängigkeit ermöglicht langfristige Planungssicherheit. Die IT-Abteilung behält Steuerungshoheit über kritische Geschäftsprozesse.

Entscheidende Auswahlkriterien

Multi-Site-Fähigkeit und Echtzeit-Transparenz sind Kernanforderungen für Unternehmen mit mehreren Lagern oder Niederlassungen. Wenn Live-Bestände im Headquarter-Reporting benötigt werden, zeigt ERPframe optimale Passung. Die zentrale Bestandssicht eliminiert Informationslücken zwischen Standorten vollständig.

Update-Sicherheit und Eigenständigkeit werden relevant, sobald Anpassungen ohne Anbieterbindung gewünscht sind. Unternehmen mit internen Entwicklern können maximalen Nutzen realisieren. Das Parametrierungsmodell sichert Investitionen langfristig ab.

Regulatorische Compliance wird zum K.O.-Kriterium in Pharma, Automotive oder Lebensmittelbranche. Wenn Warenbewegungen revisionssicher dokumentiert werden müssen, sind GoBD-, DSGVO- und GMP-Konformität unverzichtbar. ERPframe deckt diese Anforderungen nativ ab.

Modulares Wachstumsmodell eignet sich für Unternehmen, die Funktionen wie WMS, CRM oder BI später hinzufügen möchten. Die flexible Erweiterbarkeit verhindert teure Systemwechsel bei Geschäftswachstum. Module können bedarfsgerecht lizenziert werden.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

ERPframe ist ein integriertes ERP-System mit Schwerpunkt auf mittelständische Anforderungen. Die Kernstärken liegen in Warenwirtschaft, Finanzwesen, CRM und Produktion. Eine serviceorientierte .NET-Core-Architektur bildet die technische Basis. Das System richtet sich primär an Handel, Fertigung sowie regulierte Branchen wie Automotive und Pharma mit Umsätzen zwischen 5 und 500 Millionen Euro.

Die Warenwirtschaftsfunktionalität geht deutlich über Basisfunktionen hinaus. Chargen- und Seriennummern-Tracking, Multi-Lagerverwaltung, automatisierte Inventur, Kommissionieroptimierung und QM-Integration adressieren komplexe Logistikanforderungen. Der Fokus liegt auf praxiserprobten Standardprozessen ohne überflüssigen Feature-Overhead. Diese Konzentration auf Wesentliches beschleunigt Implementierungen.

Die Philosophie „Standard first, parametrieren statt programmieren" prägt die Systemarchitektur. Customizing erfolgt über Konfigurationsebenen statt Code-Änderungen am Kern. Diese Vorgehensweise garantiert Update-Fähigkeit auch nach umfangreichen Anpassungen. Folgekosten sinken über den Lebenszyklus um 20-30 Prozent gegenüber Systemen mit klassischem Custom-Coding.

Laut Herstellerangaben arbeitet das System mehrlagerfähig mit zentraler Bestandssicht. Umlagerungen werden automatisch verarbeitet und sofort systemweit sichtbar. Die chaotische Lagerverwaltung optimiert Platznutzung ohne feste Regalzuordnungen. Kommissionier-Touren werden automatisch optimiert, was Durchlaufzeiten um 20-30 Prozent reduzieren kann.

Für regulierte Branchen bietet ERPframe revisionssichere Dokumentation und Audit-Trails. Die GoBD-Konformität ist zertifiziert, DSGVO-Anforderungen werden nativ erfüllt. Wareneingangsprüfungen mit Sperrlagerverwaltung unterstützen GMP-Prozesse. EDI-Integration nach EDIFACT- und VDA-Standards automatisiert B2B-Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Wissenswertes zum Anbieter

Die GSD GmbH wurde 1998 gegründet und beschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Der Hauptsitz befindet sich in Pforzheim, ein weiterer Standort existiert in München. Als unabhängiges Mittelstands-Softwarehaus ohne Risikokapital-Abhängigkeit bietet GSD langfristige Investitionssicherheit. Die Roadmap wird transparent auf Kundentagen und User-Meetings kommuniziert.

Der Direktsupport vom Hersteller unterscheidet GSD von vielen Wettbewerbern. Eine 24/5-Hotline mit persönlichen Kundenbetreuern vermeidet Distributor-Zwischenschichten. SLA-Garantien regeln Verfügbarkeit und Reaktionszeiten vertraglich. Kritische Fehler werden typischerweise innerhalb von 4 Stunden beantwortet, Standardfälle in 8 Stunden.

Die Entwicklung folgt agilen Methoden mit Scrum-Framework. Monatliche Releases bringen kontinuierliche Verbesserungen. Kundenfeedback fließt strukturiert in die Produktentwicklung ein. Typische Roadmap-Themen umfassen BI-Erweiterungen, UI-Modernisierung und Cloud-Native-Architektur mit Microservices.

GSD pflegt ein partnerschaftliches Ökosystem. Kooperationen mit Hochschulen treiben KI-Forschung für Forecasting-Funktionen voran. Ein Netzwerk zertifizierter Partner unterstützt bei Implementierungen. Regelmäßige Kundentage dienen Networking und Wissensaustausch zwischen Anwendern verschiedener Branchen.

Die Fokussierung auf den DACH-Markt zeigt sich in deutscher Compliance-Expertise. GoBD-Anforderungen, DSGVO-Konformität und branchenspezifische Vorschriften wie GMP oder VDA sind tief verankert. Internationale Rollouts außerhalb dieser Region erfordern zusätzlichen Lokalisierungsaufwand, da Ländervarianten nicht zum Standard gehören.

Technische Details & Integration

ERPframe basiert auf .NET Core 6.0/7.0 in Kombination mit MS SQL Server 2017 oder höher. Die Architektur folgt serviceorientiertem Design mit 3-Tier-Struktur. Präsentationsschicht, Business-Logik und Datenhaltung sind klar separiert. Diese Trennung ermöglicht Skalierung bis 500 gleichzeitige Benutzer bei entsprechender Hardware-Dimensionierung.

Drei Client-Typen stehen zur Verfügung: klassische Windows-Clients für intensive Nutzer, moderne Web-Module für gelegentliche Zugriffe und Mobile Apps für iOS und Android. Die mobile Datenerfassung unterstützt RFID- und Barcode-Scanner für Lagerprozesse. Smartphone-Apps ermöglichen Live-Erfassung direkt am Arbeitsplatz ohne stationäre Terminals.

Die offene REST-API bildet das Herzstück der Integrationsfähigkeit. Beliebige Drittsysteme können angebunden werden ohne Vendor-Lock-in. Standard-Connectoren existieren für SAP, DATEV, Microsoft Dynamics, Shopware, Magento sowie Versanddienstleister wie DHL, UPS und GLS. Diese vorgefertigten Schnittstellen reduzieren Integrationsaufwände erheblich.

Cloud-Native-Strategien mit Microservices und Container-Deployment befinden sich noch auf der Roadmap. Aktuell ist das System für On-Premise oder Private-Cloud-Betrieb optimiert. Public-Cloud-SaaS mit Multi-Tenancy gehört nicht zum Standard-Scope. Unternehmen mit reiner Public-Cloud-Strategie sollten diese Einschränkung berücksichtigen.

Sicherheit und Compliance sind tief verankert. DSGVO-Konformität ist gewährleistet, die Buchhaltungsanbindung GoBD-zertifiziert. Feingranulares Rollen- und Rechtemanagement steuert Zugriffe. Audit-Trails protokollieren alle relevanten Vorgänge revisionssicher. Datenhaltung erfolgt bevorzugt in deutschen Rechenzentren für maximale Datensouveränität.

Kosten & Preismodell

ERPframe wird modular und nutzerbasiert lizenziert. Einmalige Lizenzkosten fallen pro Modul an – Basis-ERP, WMS, BI und CRM werden separat berechnet. Hinzu kommt eine jährliche Wartungsgebühr von rund 20 Prozent der Lizenzkosten. Versteckte Skalierungsgebühren existieren nicht, allerdings verursacht Schnittstellenentwicklung für EDI oder APIs zusätzliche Kosten.

Die Total Cost of Ownership über 5 Jahre für ein Unternehmen mit 50 Nutzern umfasst mehrere Komponenten. Einmalige Lizenzen kosten 50.000-150.000 Euro. Wartung über 5 Jahre summiert sich auf 50.000-150.000 Euro. Implementierung inklusive Beratung, Schulung, Customizing und Data Cleansing schlägt mit 100.000-300.000 Euro zu Buche. Hardware oder Hosting addieren 20.000-100.000 Euro.

Realistisch betrachtet liegt die Gesamtsumme bei 220.000-700.000 Euro über 5 Jahre. Der Break-Even wird typischerweise nach 18-36 Monaten erreicht, nicht wie oft optimistisch nach 12-18 Monaten kommuniziert. Diese längere Amortisationszeit muss in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden.

Kostenfallen lauern besonders bei der Datenbereinigung. Altsystem-Migrationen verschlingen oft 40-60 Prozent des Aufwands, werden aber häufig unterschätzt. Personalaufwand für freigestellte Key-User, laufende Schnittstellen-Wartung und nachträgliche Änderungswünsche erhöhen die tatsächlichen Kosten. Großzügige Budgetrücklagen sind dringend empfohlen.

Verglichen mit Alternativen wie SAP Business One zeigt ERPframe Vorteile bei Lizenzkosten und Folgekosten. Die update-sichere Parametrierung vermeidet teure Anpassungs-Migrationen bei Major-Updates. Direkter Herstellersupport ohne Zwischenhändler-Aufschläge senkt laufende Kosten. Bei internationalen Rollouts kann SAP durch größeres Partner-Ökosystem Vorteile bieten.

Migration & Umstieg

Die Implementierung gliedert sich in drei Hauptphasen. Phase 1 umfasst Analyse und Blueprint über 4-6 Wochen. Phase 2 beinhaltet Customizing und Datenmigration über 8-12 Wochen. Phase 3 deckt Test und Go-Live über 2-4 Wochen ab. Der typische Gesamtrahmen liegt bei 4-18 Monaten abhängig von Komplexität und Unternehmensumfang.

Intern benötigt das Projekt einen Projektleiter, zwei Key-User und einen IT-Verantwortlichen. Extern werden 4-6 Consultants eingesetzt. Diese Ressourcenbindung muss frühzeitig eingeplant werden, da Key-User parallel zum Tagesgeschäft deutlich eingeschränkt sind. Fehlende Freistellungen gehören zu häufigsten Projektverzögerungen.

Datenmigration erfolgt über CSV- und Excel-Import, ODBC oder EDI-Tools. Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Datenqualität der Altsysteme. Schlechte Datenqualität führt zu hohen Folgekosten durch manuelles Cleansing. Oft notwendig sind Lagerbestands-Harmonisierung, Stammdaten-Deduplizierung und Kontostände-Abgleich zwischen Alt- und Neusystem.

Basierend auf Nutzerfeedback umfasst Data Cleansing häufig 40-60 Prozent des Migrationsaufwands. Diese Phase wird in Projekten regelmäßig unterschätzt. Systematisches Vorgehen mit Datenqualitäts-Analyse vor Projektstart vermeidet böse Überraschungen. Test-Migrationen decken Probleme rechtzeitig auf.

Change Management entscheidet über Nutzerakzeptanz. Schulungen erfolgen in Präsenz und online. Zertifizierungsprogramme für Super-User schaffen interne Champions. Handbücher und Dokumentation sind vorhanden. Die funktionale GUI erfordert intensive Schulung, besonders bei jüngeren Teams. Ein interner Helpdesk nach Go-Live reduziert Widerstände erheblich.

Vorteile und Herausforderungen

Die Stärken von ERPframe liegen in mehreren Bereichen. Echtzeit-Bestände und Multi-Lager-Transparenz senken Lagerkosten um bis zu 15 Prozent. Update-sichere Parametrierung reduziert Folgekosten um 20-30 Prozent über den Lebenszyklus. Quellcode-Zugang und offene API eliminieren Vendor-Lock-in vollständig. Komplette Branchenfunktionen für GoBD, GMP und VDA kommen aus einer Hand.

Deutscher Direktsupport mit 24/5-Verfügbarkeit, persönlichen Ansprechpartnern und SLA-Garantien beschleunigt Problemlösungen. ROI-Erreichung bei effizienter Implementierung in 18-36 Monaten ist realistisch erreichbar. Die Investition amortisiert sich bei konsequenter Nutzung der Automatisierungspotenziale.

Herausforderungen müssen ehrlich benannt werden. Die initiale Investition von 200.000-700.000 Euro erfordert großzügige Kalkulation mit Puffern. Die GUI wirkt konservativ, was Nutzerakzeptanz bei Generation-Z-Teams senken kann. Kein nativer Public-Cloud-SaaS-Betrieb limitiert Unternehmen mit reiner Cloud-Strategie.

KI-basiertes Forecasting befindet sich noch in Entwicklung, aktuell arbeitet das System regelbasiert. Die Optimierung für den DACH-Markt macht internationale Rollouts aufwendiger. Datenbereinigung als 40-60-Prozent-Aufwandsfalle wird häufig unterschätzt und führt zu Budget-Überschreitungen.

Die Abwägung zwischen Vorteilen und Herausforderungen hängt vom Unternehmenskontext ab. Mittelständler mit Kontrollbedarf, Multi-Site-Struktur und interner IT-Kompetenz profitieren maximal. Start-ups mit knappen Budgets oder Global Player mit extremen Lokalisierungsanforderungen sollten Alternativen prüfen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Eignet sich ERPframe für kleine Betriebe mit unter 10 Nutzern? Das System ist modular und skalierbar, der Implementierungsaufwand wird jedoch erst ab 5-10 Nutzern wirtschaftlich. Für sehr kleine Betriebe ohne standardisierte Prozesse sind leichtgewichtige Alternativen oft besser geeignet. Die Investitionshöhe steht nicht im Verhältnis zum Nutzen bei Kleinstunternehmen.

Kann ERPframe in die Cloud migriert werden? Private-Cloud-Hosting ist über GSD verfügbar. Echte Public-Cloud-SaaS mit Multi-Tenancy gehört nicht zum Standard, befindet sich aber auf der Roadmap. On-Premise bleibt die primär optimierte Betriebsform. Unternehmen mit Cloud-First-Strategie sollten Roadmap-Zeitpläne erfragen.

Wie lange dauert eine typische Implementierung? 4-18 Monate je nach Umfang und Komplexität. Kleine Projekte benötigen 4-8 Monate, große mit vielen Schnittstellen 12-18 Monate. Kritisch ist realistische Datenmigrations-Planung, da diese Phase oft unterschätzt wird und 40-60 Prozent des Aufwands ausmachen kann.

Welche Support-SLAs bietet GSD? 24/5-Hotline mit 4-Stunden-Response bei kritischen Fehlern, 8-Stunden-Response bei Standardfällen. Detaillierte SLAs werden vertraglich festgehalten. Persönliche Kundenbetreuer sorgen für durchgängige Ansprechpartner ohne Ticket-Ping-Pong zwischen verschiedenen Support-Ebenen.

Darf der Quellcode eigenständig geändert werden? Das Lizenzmodell erlaubt Quellcode-Änderungen, allerdings übernimmt das Unternehmen dann Wartungsverantwortung und Update-Risiken. Standard-Empfehlung ist Parametrierung ohne Code-Änderung. Für tiefgreifende Anpassungen sollten GSD oder zertifizierte Partner einbezogen werden.

Ist ERPframe für Pharma und Automotive zertifiziert? Chargenverwaltung, Seriennummern-Tracking, QM-Integration, GMP-Support und VDA-EDI-Anbindung sind vorhanden. Spezifische Validierungen im Pharmakontext wie CSV, IQ/OQ/PQ müssen projektspezifisch durchgeführt werden. Die Basis-Funktionalität erfüllt Branchenanforderungen.

Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis gegenüber SAP Business One? ERPframe zeigt günstigere Lizenzkosten, update-sicheres Customizing und direkten Support. SAP bietet größeres internationales Partner-Ökosystem, verursacht aber höhere Folgekosten. Die Wahl hängt von Kontrollbedarf und Marktorientierung ab. Beide Systeme sind im Mittelstand etabliert.

Fallen für Updates zusätzliche Kosten an? Major- und Minor-Updates sind in der Wartungsgebühr enthalten, die rund 20 Prozent der jährlichen Lizenzkosten beträgt. Parametrierungs-Anpassungen bleiben bei Updates automatisch erhalten. Custom-Code-Änderungen müssen möglicherweise angepasst werden, was gegen Code-Änderungen spricht.