Telematikinfrastruktur-Module (Kernbereich)
KIM-Integration: Verschlüsselter Nachrichtenaustausch zwischen Ärzten, Praxen und Krankenkassen nach gematik-Standard – ersetzt Fax und unsichere E-Mails vollständig durch rechtssichere digitale Kommunikation
eRezept-Modul: Elektronische Rezepterstellung direkt aus der Patientenakte mit automatischem Versand an Apotheken über die zentrale gematik-Infrastruktur
eAU-Funktion: Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit direkter Übermittlung an Krankenkassen ohne Papierformulare oder zusätzliche Eingabeschritte
Notfalldatenmanagement (NFDM): Verwaltung und Pflege von Notfalldaten gemäß gematik-Vorgaben für medizinische Notfallsituationen
ePA-Schnittstelle: Anbindung an die elektronische Patientenakte der gematik für dokumentierten Zugriff und Datenbereitstellung
Praxisverwaltung & Administration
Automatisierte Abrechnung: EBM/GOÄ-konforme Abrechnung mit integrierter KV-Vorabprüfung – verkürzt Durchlaufzeiten um bis zu zwei Werktage durch Fehlervermeidung
Terminverwaltung: Ressourcen- und Mehrstandort-fähige Terminplanung mit Übersichtsfunktionen für verschiedene Behandlungsräume und Ärzte
Patientenstammdatenmanagement: Zentrale Verwaltung mit Versionskontrolle für nachvollziehbare Änderungen an Stammdaten
Digitales Dokumentenmanagement: Mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) für rechtssichere Dokumentenablage
Integration & Interoperabilität
FHIR-/HL7-Interop-Hub: Offene Schnittstellen für Labor, Bildgebung und Drittsysteme nach modernen und etablierten Standards
SMC-B/HBA-Verwaltung: Automatisierte Verwaltung der Karten und Zertifikate mit Ablauferinnerungen
Laborschnittstelle: Bidirektionale HL7-Anbindung für Laborbefunde mit automatischer Patientenzuordnung
Betrieb & Sicherheit
Automatischer TI-Update-Service: Updates erfolgen transparent ohne Praxisunterbrechung im Hintergrund
Mobile Web-App: Zugriff für MFA und Ärzte auf Patientenakte und Termine von jedem Gerät mit Internetverbindung
Mandantenfähigkeit: Verwaltung mehrerer Standorte oder Praxen in einer Oberfläche mit zentraler Konfiguration
Echtes Cloud-First-Konzept unterscheidet od | care grundlegend von vielen Wettbewerbern. Die Software basiert auf einer 100% SaaS-Architektur ohne jegliche lokale Installation. Alle Updates und neue TI-Module werden automatisch eingespielt, ohne dass die Praxis aktiv werden muss. Serverhardware, lokale Backups oder Update-Installationen durch IT-Dienstleister entfallen komplett. Diese Architekturentscheidung reduziert den technischen Administrationsaufwand auf ein absolutes Minimum und ermöglicht gleichzeitig schnelle Verfügbarkeit neuer Funktionen.
FHIR-native Architektur für zukunftssichere TI-Integration bildet das technische Fundament der Plattform. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern, die FHIR nachträglich auf ältere Systeme aufsetzen, ist od | care von Grund auf mit diesem modernen Interoperabilitätsstandard entwickelt. Diese Entscheidung ermöglicht schnellere und sauberere Integration neuer gematik-Module wie ePA 2.0, elektronischer Medikationsplan oder künftige TI-Dienste. Die Architektur ist strukturell auf Erweiterbarkeit ausgelegt, was langfristige Investitionssicherheit schafft.
Vollständig gemanagter TI-Gateway-Service übernimmt die komplette Administration des TI-Gateways inklusive Zertifikatsverwaltung, Konnektor-Updates und Fehlerbehandlung. Die Praxis muss sich um keine technischen TI-Details kümmern – ein erheblicher Vorteil gegenüber Lösungen, bei denen dieser Aufwand beim Kunden oder externen IT-Dienstleistern liegt. Die automatisierte Zertifikatsverwaltung verhindert Ausfälle durch abgelaufene Zertifikate, die bei anderen Systemen regelmäßig zu Praxisunterbrechungen führen.
ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland mit 99,9% Verfügbarkeitsgarantie bilden die Betriebsgrundlage. optadata betreibt diese als erfahrener Healthcare-Rechenzentrumsspezialist selbst oder direkt gemanagt, was besondere Expertise in Sicherheit und Performance garantiert. Der Standort Deutschland gewährleistet DSGVO-Konformität ohne Risiken durch internationale Datentransfers.
Einschränkungen betreffen vor allem die absolute Internetabhängigkeit. Bei Ausfall der Verbindung steht die Praxis-Software vollständig still – Offline-Funktionen existieren nicht. Die angekündigte Videosprechstunde ist noch nicht vollständig integriert. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten sind deutlich begrenzter als bei etablierten On-Premise-Systemen mit Scripting-Funktionen. Die API-Dokumentation ist nicht öffentlich verfügbar, was bei komplexen Eigenentwicklungen zum Prüfpunkt wird.
Einzelpraxen und kleine Gemeinschaftspraxen mit 1-5 Ärzten profitieren besonders vom Wegfall der Server-Hardware und lokalen IT-Komplexität. Diese Nutzergruppe hat typischerweise keine eigene IT-Expertise und ist auf externe Dienstleister angewiesen. od | care eliminiert einen Großteil dieses Bedarfs durch die vollständig gemanagte Cloud-Lösung. Die automatische TI-Integration reduziert den administrativen Aufwand erheblich, sodass sich das Team auf die medizinische Tätigkeit konzentrieren kann.
Medizinische Versorgungszentren (MVZ) und Praxisnetze mit mehreren Standorten finden in der Mandantenfähigkeit und zentralen Verwaltung erhebliche Effizienzgewinne. Die einheitliche Oberfläche über alle Standorte hinweg vereinfacht Prozesse wie Abrechnung, Terminkoordination und Dokumentenverwaltung erheblich. Die zentrale Administration ermöglicht konsistente Standards und reduziert Schulungsaufwand beim Personal. Die Cloud-Architektur erleichtert die Einbindung neuer Standorte ohne aufwendige IT-Projekte.
Technikoffene Neugründungen oder Praxen vor Systemwechsel mit Bereitschaft zu modernen Arbeitsweisen stellen die ideale Zielgruppe dar. Besonders geeignet ist die Lösung für Ärzte, die von veralteten On-Premise-Systemen wegkommen wollen oder eine Praxis neu aufbauen. Die schnelle Implementierung von vier bis acht Wochen und der Wegfall von Investitionen in Server-Infrastruktur sind hier entscheidende Vorteile. Die moderne Benutzeroberfläche entspricht zeitgemäßen Erwartungen an Software-Ergonomie.
IT-Dienstleister als Reseller oder Managed-Service-Provider können od | care ihren Kunden als moderne, wartungsarme Lösung anbieten, ohne selbst Server betreuen zu müssen. Die zentralisierte Cloud-Architektur reduziert den Support-Aufwand erheblich, während gleichzeitig eine moderne Lösung im Portfolio verfügbar ist.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Internetverfügbarkeit: Stabile, leistungsfähige Internetverbindung (VDSL/Glasfaser mit mindestens 50 Mbit/s) ist absolute Grundvoraussetzung – ohne diese ist od | care nicht geeignet
Cloud-Akzeptanz: Bereitschaft des Teams, vollständig in die Cloud zu gehen und lokale Kontrolle abzugeben – die mentale Umstellung ist oft herausfordernder als die technische
TI-Nutzungsintensität: Je mehr TI-Funktionen intensiv benötigt werden (KIM, eRezept, eAU), desto höher der Mehrwert gegenüber Lösungen mit nachträglicher TI-Anbindung
Individualisierungsbedarf: Standard-Workflows müssen ausreichend sein – bei hohem Customizing-Bedarf für spezielle Prozesse sind etablierte On-Premise-Systeme möglicherweise besser geeignet
Vollständige TI-Abdeckung als strategischer Schwerpunkt kennzeichnet die Produktausrichtung von od | care. Die Software deckt alle aktuellen Pflicht- und wichtigen Kann-Module der gematik ab – von KIM über eRezept und eAU bis zu Notfalldatenmanagement und ePA-Anbindung. Die Implementierung neuer Module erfolgt häufig als „Early Adopter" schneller als bei etablierten Wettbewerbern, da die FHIR-native Architektur neue Standards ohne große Anpassungen aufnehmen kann. Diese technische Entscheidung zahlt sich in kürzeren Implementierungszeiten aus.
Automatisierung reduziert TI-Komplexität in der täglichen Praxis erheblich. Durch den gemanagten TI-Gateway-Service und die automatische Zertifikatsverwaltung entfällt der größte Schmerzpunkt der Telematikinfrastruktur: die technische Administration. Praxen berichten von 80% weniger Fax-Volumen durch KIM-Nutzung und signifikant reduzierten manuellen Prüfaufwänden bei der Abrechnung. Die automatischen Updates sorgen dafür, dass neue TI-Funktionen ohne Praxisunterbrechung verfügbar werden.
Der integrierte FHIR-Interop-Hub positioniert die Lösung optimal für kommende TI-Entwicklungen wie ePA 2.0, elektronischer Medikationsplan oder weitere E-Health-Anwendungen. Die offene Schnittstellenarchitektur ermöglicht Anbindungen an Labor-, Bildgebungs- und andere Drittsysteme. Gleichzeitig werden ältere HL7v2-Schnittstellen für bestehende Infrastruktur unterstützt, was pragmatische Migrationsszenarien ermöglicht.
Über 30 Jahre Healthcare-IT-Erfahrung prägen die Entwicklungsphilosophie von optadata IT Solutions GmbH. Das Unternehmen ist seit 1992 im Gesundheitswesen aktiv und hat sich vom IT-Dienstleister zum spezialisierten Cloud-PVS-Anbieter entwickelt. Die Größe von circa 80 Mitarbeitenden ermöglicht persönlichen Service bei gleichzeitiger Innovationskraft. Die agile Entwicklung erfolgt mit einem Nutzerbeirat für Feature-Priorisierung, halbjährliche Roadmap-Updates und enge Zusammenarbeit mit gematik und Kassenärztlichen Vereinigungen sorgen für Praxisnähe.
Rechenzentrumskompetenz als strategischer Differentiator unterscheidet optadata von vielen PVS-Anbietern. Im Gegensatz zu Wettbewerbern, die Hosting bei Dritten einkaufen, betreibt optadata eigene beziehungsweise direkt gemanagte ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Diese Expertise in Healthcare-spezifischer Hochverfügbarkeit mit 99,9% Garantie ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Die direkte Kontrolle über die Infrastruktur ermöglicht schnellere Reaktionszeiten bei Störungen und höhere Sicherheitsstandards.
Moderne Microservices-Architektur bildet das technische Fundament der Plattform. Containerisierte Services auf Kubernetes-Basis ermöglichen hohe Skalierbarkeit, schnelle Updates und Ausfallsicherheit durch Redundanz. Das Backend basiert auf modernen Frameworks, das Frontend auf aktuellen Web-Technologien mit responsivem Design für verschiedene Endgeräte. Diese Architektur erlaubt es, einzelne Komponenten unabhängig zu aktualisieren, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen.
Offene Schnittstellen über FHIR und HL7 gewährleisten Interoperabilität. Der FHIR-Interop-Hub bietet APIs für Drittsysteme und ermöglicht moderne Integrationen. Gleichzeitig werden etablierte HL7v2-Schnittstellen für Labor und Bildgebung unterstützt, um bestehende Infrastruktur anzubinden. Die Unterstützung beider Standards ermöglicht pragmatische Migrationsstrategien. Die API-Dokumentation ist allerdings nicht öffentlich verfügbar – ein wichtiger Prüfpunkt bei komplexen Integrationsvorhaben oder geplanten Eigenentwicklungen.
Die Systemvoraussetzungen bleiben minimal für die Praxis. Benötigt wird lediglich ein aktueller Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge oder Safari), eine stabile Internetverbindung mit mindestens 50 Mbit/s und ein gematik-zertifizierter TI-Konnektor. Keine lokale Hardware außer Standard-Office-Equipment wie PCs, Drucker und Scanner ist erforderlich. Die Web-basierte Architektur ermöglicht Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung, einschließlich Tablets für mobile Visitendokumentation.
Transparentes monatliches Abo-Modell prägt die Preisgestaltung. Die Basis-PVS kostet circa 99 bis 129 Euro netto pro Nutzer und Monat, abhängig von der Nutzeranzahl und vereinbarten Vertragslaufzeit. Zusätzliche Module wie KIM (circa 29 Euro) oder eRezept (circa 14 Euro) werden separat berechnet. Einmalige Einrichtungskosten für Migration und Projektmanagement kommen hinzu, die je nach Komplexität der Datenmigration und Praxisgröße zwischen 5.000 und 15.000 Euro liegen. Diese Investition umfasst Datenübernahme aus dem Altsystem, Konfiguration und Schulungen.
TCO-Vorteil durch Wegfall lokaler IT-Infrastruktur relativiert die monatlichen Kosten erheblich. Keine Ausgaben für Server-Hardware (typischerweise 5.000 bis 10.000 Euro alle vier bis fünf Jahre), lokale Backups, Update-Installationen oder intensive IT-Wartung fallen an. Der scheinbar höhere monatliche Preis gleicht sich durch diese Einsparungen aus. Eine realistische TCO-Betrachtung über drei bis fünf Jahre zeigt Kostenparität oder sogar Vorteile gegenüber On-Premise-Lösungen, insbesondere wenn externe IT-Dienstleister-Kosten eingerechnet werden.
Zu berücksichtigende Zusatzkosten umfassen Investitionen in leistungsfähige Internetanbindung. VDSL oder Glasfaser mit mindestens 50 Mbit/s ist erforderlich, eine redundante Backup-Verbindung über Mobilfunk empfehlenswert. SMC-B-Karten, HBA-Karten und Lesegeräte sind separate Kostenpunkte (circa 1.000 bis 2.000 Euro initial). Der Schulungsaufwand bindet interne Ressourcen – typischerweise zwei bis drei Tage für das gesamte Praxisteam. Diese versteckten Kosten sollten in die Gesamtkalkulation einfließen.
Realistische Projektlaufzeiten variieren nach Praxisgröße und Komplexität. Kleinere Einzelpraxen benötigen typischerweise vier bis acht Wochen vom Vertragsabschluss bis zum produktiven Start. Größere Gemeinschaftspraxen und MVZ sollten acht bis 16 Wochen einplanen. Der kritische Pfad ist die Datenmigration – die Qualität und Struktur der Altdaten entscheidet maßgeblich über den Aufwand. Schlecht gepflegte Stammdaten oder komplexe historische Strukturen können die Projektlaufzeit verlängern.
Kritische Erfolgsfaktoren für reibungslose Migration beginnen beim engagierten Praxisteam mit realistischen Erwartungen. Gründliche Vorbereitung und Bereinigung der Altdaten vor der Migration reduzieren Aufwand und Fehlerquellen erheblich. Die Einbindung von Key Usern als Multiplikatoren erleichtert die Akzeptanz im gesamten Team. optadata bietet Schulungen, Webinare und persönliche Projektbegleitung. Standard-Migrationsskripte für gängige PVS wie CGM, Turbomed oder Medistar beschleunigen die Datenübernahme.
Change Management entscheidet über langfristigen Erfolg häufig mehr als die technische Migration. Die technische Umstellung ist meist weniger problematisch als die Akzeptanz im Team. Frühe Kommunikation der Vorteile, Einbindung der MFA in Testphasen und transparente Prozesse sind entscheidend. Realistische Erwartungen an die Einarbeitungszeit – typischerweise zwei bis vier Wochen bis zur vollen Produktivität – verhindern Frustration. Eine parallele Betriebsphase von ein bis zwei Wochen gibt Sicherheit, verlangt aber erhöhten Aufwand für Doppeldokumentation.
Vorteile:
Minimaler IT-Administrationsaufwand durch vollständiges SaaS-Modell ohne lokale Server, Backups oder Update-Installationen – IT-Dienstleister-Bedarf reduziert sich auf Internetanbindung und Endgeräte
Schnellste Verfügbarkeit neuer TI-Module durch automatische Updates und FHIR-native Architektur – neue gematik-Funktionen werden ohne Praxisunterbrechung eingespielt
Höchste Datensicherheit durch ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren mit 99,9% Verfügbarkeitsgarantie und professionellem Betrieb durch Healthcare-Spezialisten
Zukunftssichere FHIR-Architektur für kommende E-Health-Entwicklungen wie ePA 2.0 oder elektronischen Medikationsplan ohne aufwendige Systemanpassungen
Flexible Skalierung bei Praxiswachstum oder Standorterweiterungen ohne Hardware-Investitionen oder komplexe IT-Projekte
Transparente Kostenstruktur mit vorhersehbaren monatlichen Kosten und Wegfall unerwarteter Hardware-Ersatzbeschaffungen
Herausforderungen:
Absolute Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung – kein Offline-Betrieb möglich, bei Ausfall steht die Praxis-Software vollständig still
Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten im Vergleich zu etablierten On-Premise-Systemen mit Scripting-Funktionen für spezielle Workflows
Change-Bereitschaft im gesamten Team erforderlich – die mentale Umstellung auf Cloud-Arbeitsweise kann herausfordernder sein als die technische Migration
Kleinerer Anbieter mit geringerer Marktpräsenz als Branchenriesen wie CGM oder Indamed – längerfristige Unternehmensstabilität sollte geprüft werden
Videosprechstunde noch nicht vollständig integriert – separate Lösungen können notwendig sein, wenn diese Funktion intensiv benötigt wird
API-Dokumentation nicht öffentlich verfügbar – bei geplanten Eigenentwicklungen oder komplexen Integrationen ist vorherige Klärung erforderlich
Das System ist nicht nutzbar, da es sich um eine reine Cloud-Lösung ohne Offline-Funktionalität handelt. Alle Funktionen – von der Patientenverwaltung über die Dokumentation bis zur Abrechnung – sind nicht erreichbar. Praxen sollten daher redundante Internetanbindungen in Betracht ziehen, beispielsweise DSL als Hauptanbindung mit Mobilfunk-Router als automatischem Backup. Die Investition in eine solche Redundanz liegt bei circa 500 bis 1.000 Euro plus monatliche Kosten von 30 bis 50 Euro, bietet aber Betriebssicherheit.
Typischerweise vier bis acht Wochen für Einzelpraxen, acht bis 16 Wochen für MVZ oder komplexere Strukturen. Der Aufwand hängt stark von der Qualität und Struktur der Altdaten ab. optadata bietet Standard-Migrationsskripte für gängige PVS wie CGM, Turbomed oder Medistar, was den Prozess beschleunigt. Kritische Faktoren sind die Bereinigung von Dubletten in den Stammdaten, die Zuordnung alter Dokumentenablagen und die Übernahme historischer Abrechnungsdaten. Eine gründliche Vorbereitung und Datenbereinigung vor der eigentlichen Migration reduziert Aufwand erheblich.
Grundlegende Anpassungen wie Vorlagen, Formulare oder Berichtsgestaltung sind möglich, aber deutlich weniger umfangreich als bei On-Premise-Systemen mit Scripting-Funktionen. Das standardisierte SaaS-Modell bringt Vorteile bei Updates und Wartung, schränkt aber individuelle Tiefenmodifikationen ein. Für sehr spezielle Prozessanforderungen, die nicht durch Konfiguration abbildbar sind, müssten Anpassungen durch optadata entwickelt werden. Die FHIR-API ermöglicht allerdings Integrationen mit externen Spezialsystemen, falls einzelne Prozesse ausgelagert werden sollen.
Mindestens 50 Mbit/s Download und 10 Mbit/s Upload werden empfohlen, besonders bei mehreren gleichzeitigen Nutzern. VDSL oder Glasfaser sind zu bevorzugen, DSL-Basis-Anschlüsse können bei größeren Praxen zu Performanceproblemen führen. Die Latenz ist wichtiger als reine Bandbreite – stabile Verbindungen mit niedriger Latenz sind besser als schwankende Hochgeschwindigkeitsverbindungen. Bei vier bis fünf parallelen Nutzern sollte die Anbindung 100 Mbit/s oder mehr bieten. Eine Prüfung der tatsächlich verfügbaren Bandbreite am Praxisstandort vor Vertragsabschluss ist ratsam.
Die Software unterstützt sowohl EBM-Abrechnung für gesetzlich Versicherte als auch GOÄ für Privatpatienten. Die Leistungserfassung erfolgt über Kataloge, Faktoren und Steigerungssätze sind konfigurierbar. Die automatische Plausibilitätsprüfung reduziert Fehler vor der Rechnungsstellung. Liquidationen können direkt aus dem System erstellt und per E-Mail oder Post versandt werden. Für Praxen mit hohem Privatpatientenanteil sollte die GOÄ-Funktionalität im Rahmen einer Demo-Phase ausführlich getestet werden, da Umfang und Komfort je nach individuellen Anforderungen variieren können.
Das Implementierungsprojekt umfasst persönliche Projektbegleitung, Webinare und Vor-Ort- oder Remote-Schulungen für das gesamte Praxisteam. Nach dem Go-Live steht ein Support-Team per Telefon, E-Mail und Ticketsystem zur Verfügung. Die Reaktionszeiten sind nach Priorität gestaffelt – kritische Störungen werden priorisiert behandelt. Zusätzlich existiert ein Anwenderportal mit Dokumentation, Video-Tutorials und FAQ. Regelmäßige Update-Webinare informieren über neue Funktionen. Der Umfang des Supports ist im monatlichen Abo-Preis enthalten, intensive Beratungsleistungen oder Sonderanpassungen können zusätzliche Kosten verursachen.
