Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Fullbay?

Auftragsmanagement & Planung

Digitale Prüf- & Checklisten
Standardisierte Auftragserfassung mit individuellen Kundenworkflows für reproduzierbare Qualität.

Termin- & Ressourcenplanung
Automatische Zuweisung von Technikern und Hebebühnen optimiert die Werkstattauslastung.

Arbeitszeiterfassung & Abrechnung
Erfassung pro Auftrag mit flexiblen Kalkulationsmodi für transparente Kostenzuordnung.

Materialwirtschaft

Echtzeit-Bestandsführung
Live-Übersicht aller Ersatzteile mit Umschlagshäufigkeit und präzisen Lagerplatzangaben.

Automatische Teilenachbestellung
Intelligente Nachbestelllogik basierend auf Schwellenwerten minimiert Engpässe und Überbestände.

Teilekatalog-Integration
Verknüpfung zu TecDoc, PartsTech und OEM-Katalogen beschleunigt die Artikelsuche.

Rechnungs- & Dokumentation

Integrierte Rechnungsstellung
Automatische Erstellung inkl. MwSt., Gutschriften und Ratenpläne direkt aus Reparaturauftrag.

Digitales Dokumentenarchiv
Revisionssichere Ablage von Fotos, Reparaturberichten und Zertifikaten.

Garantie- & Gewährleistungstracking
Automatische Verwaltung von Garantiezeiten und systematische Verfolgung von Reklamationen.

Überwachung & Compliance

Präventive Wartungsplanung
Automatische Terminerinnerungen für UVV-Prüfungen, §57a-Zertifikate und Service-Intervalle.

Kundendatenbank mit Recall-Management
Zentrale Service-Historie und automatisierte Kontaktaufnahme bei Rückrufaktionen.

Analyse & Reporting

Reporting-Dashboards
Automatisierte Berichte zu Deckungsbeiträgen pro Techniker, Fahrzeug und Service-Art.

Mobil-App mit Offline-Modus
Techniker-App für Fotos, Checklisten und digitale Unterschriften ohne Internetabhängigkeit.

Integration & Schnittstellen

API-Anbindungen an ERP/Buchhaltung
Nahtloser Datenfluss zu QuickBooks, Sage Intacct und ADP für automatisierte Finanzbuchhaltung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Fullbay einzigartig?

Heavy-Duty-Spezialisierung für Nutzfahrzeuge

Fullbay richtet alle Workflows, Teilekataloge und Diagnose-Integrationen konsequent auf Lkw und Busse aus. Diese Spezialisierung erspart tägliche Workarounds, die bei generischen Werkstattsystemen anfallen würden. Die Kundenbase besteht hauptsächlich aus Speditionen ab 20 Nutzfahrzeugen mit etablierten Integrationen zu Telematik-Anbietern wie Samsara und Geotab.

Mobile-First-Ansatz mit echtem Offline-Modus

Die Techniker-App funktioniert vollständig ohne Netzwerkverbindung und synchronisiert Daten automatisch bei Wiederherstellung. Dieser Ansatz ist besonders wertvoll bei schlechter Mobilfunkabdeckung in Werkstatthallen oder beim Außendienst. Nutzerbewertungen auf G2 und Capterra bestätigen die ausgezeichnete App-Usability mit einer First-Call-Support-Erfolgsquote von über 85 Prozent.

Cloud-Native-Architektur ohne IT-Aufwand

Das System läuft vollständig cloudbasiert auf AWS-Infrastruktur und erhält täglich automatische Updates. Speditionen ohne eigene IT-Abteilung profitieren von der wartungsfreien Architektur mit dokumentierter 99,9-Prozent-Verfügbarkeit. Es fallen keine Upgrade-Ausfallzeiten oder Server-Administrationskosten an.

Einschränkungen in der Praxis

Die Software bietet keine integrierten TMS- oder Dispositionsfunktionen. Sendungsverfolgung und Frachtabrechnung erfordern zwingend Schnittstellen zu separaten Systemen. Telematik-Integrationen benötigen zusätzliche OBD-Dongles oder Middleware-Lösungen – eine direkte Anbindung ist nicht out-of-the-box verfügbar. Bei weniger als fünf Technikern sind die Lizenzkosten wirtschaftlich schwer darstellbar.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Fullbay besonders?

Zielgruppen mit hohem Nutzenpotenzial

Fuhrparkleiter mit eigener Werkstatt
Diese Zielgruppe profitiert direkt von optimierten Instandhaltungsprozessen. Reduzierte Standzeiten bedeuten höhere Fahrzeugverfügbarkeit für den Disponenten. Typisch sind Speditionen mit 50 Fahrzeugen und drei bis fünf eigenen Technikern, die ihre Flotte hauptsächlich selbst warten.

Lkw-Serviceunternehmen und Franchisen
Standardisierte Reparaturprozesse über mehrere Standorte hinweg werden durch den Multi-Mandanten-Support zentral steuerbar. Bundesweit tätige Werkstattketten können einheitliche Qualitätsstandards durchsetzen und gleichzeitig standortspezifische Auswertungen erstellen.

Externe Fuhrparkwerkstätten
Die flexible Abrechnung komplexer Leistungen mit getrennter Kalkulation von Stundensätzen, Pauschalen und Ersatzteilen schafft Transparenz gegenüber Auftraggebern. Spezialisierte Nutzfahrzeug-Reparaturbetriebe können verschiedene Kunden mit individuellen Preismodellen effizient bedienen.

Speditionen mit Compliance-Fokus
Betriebe mit hohen Anforderungen an UVV-Dokumentation und gesetzliche Prüftermine profitieren von der automatisierten Terminerinnerung. Die revisionssichere Archivierung aller Nachweise reduziert das Haftungsrisiko bei Unfällen oder behördlichen Prüfungen erheblich.

Entscheidungskriterien für die Systemauswahl

Tägliche Reparaturauftragslast über fünf Aufträge
Unterhalb dieser Schwelle amortisieren sich die Lizenzkosten nicht innerhalb eines vertretbaren Zeitraums. Die Automatisierungsgewinne kommen erst bei entsprechendem Durchsatz zum Tragen.

Bedarf an mobiler Offline-Arbeit
Bei schlechter Netzinfrastruktur oder häufigen Außeneinsätzen spielt Fullbay seine Stärken aus. Techniker können ohne Unterbrechung arbeiten und alle Daten werden automatisch synchronisiert.

Bestehende Integration zu QuickBooks, Sage oder ADP
Vorhandene Buchhaltungssysteme dieser Anbieter lassen sich nahtlos anbinden. Der automatische Datenfluss eliminiert manuelle Übertragungsfehler und beschleunigt die Rechnungsstellung.

Präventive Wartung als strategischer Ansatz
Betriebe, die Ausfälle durch systematische Wartungsplanung minimieren wollen, finden in den automatisierten Erinnerungsfunktionen einen klaren Mehrwert. Die Software unterstützt aktiv bei der Umstellung von reaktiver zu präventiver Instandhaltung.

Details zur Speditionssoftware

Fullbay positioniert sich als spezialisierte Werkstattmanagement-Lösung für Heavy-Duty-Fahrzeuge. Die Software deckt den kompletten Reparaturworkflow ab – von der ersten Auftragserfassung über die Materialwirtschaft bis zur fertigen Rechnung und digitalen Archivierung. Anders als universelle Werkstattsysteme konzentriert sich die Lösung ausschließlich auf Nutzfahrzeuge.

Fokus auf Nutzfahrzeug-Spezifika

Die Spezialisierung zeigt sich in zahlreichen Details. Teilekataloge sind direkt auf Lkw- und Bus-Komponenten zugeschnitten. Diagnose-Workflows berücksichtigen die Besonderheiten von Nutzfahrzeugen. Compliance-Module bilden UVV-Prüfungen und §57a-Anforderungen ab. Diese Ausrichtung spart täglich Zeit, weil keine generischen Funktionen an spezifische Anforderungen angepasst werden müssen.

Laut Herstellerangaben nutzen hauptsächlich Speditionen mit mindestens 20 Nutzfahrzeugen das System. Die durchschnittliche Implementierung dauert vier bis acht Wochen. Betriebe mit eigener Werkstatt berichten von 30 Prozent reduzierten Reparatur-Standzeiten nach vollständiger Einführung.

Abgrenzung zu TMS-Systemen

Fullbay verwaltet keine Sendungen, plant keine Routen und steuert keine Fahrer. Die Software optimiert ausschließlich die Werkstatt. Wer Dispositionsfunktionen benötigt, muss ein separates Transport-Management-System integrieren. Diese klare Abgrenzung kann Vorteil oder Nachteil sein – je nachdem, ob bereits ein TMS vorhanden ist oder eine All-in-One-Lösung gewünscht wird.

Die Schnittstellen zu bestehenden Systemen funktionieren über REST-API. Standardintegrationen existieren für gängige ERP- und Buchhaltungssoftware. Komplexere Anbindungen erfordern meist Unterstützung durch Integrationspartner. Bei der Systemauswahl sollte der Aufwand für die Anbindung bestehender Infrastruktur realistisch einkalkuliert werden.

Wissenswertes zum Anbieter

Fullbay Inc. wurde 2016 in den USA gegründet und beschäftigt rund 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzentriert sich ausschließlich auf Werkstattsoftware für Heavy-Duty-Fahrzeuge und bietet keine branchenübergreifenden Plattformen an. Diese Fokussierung ermöglicht tiefe Produktkenntnisse und zielgerichtete Weiterentwicklung.

Entwicklungsphilosophie aus der Werkstatt

Die sogenannte „Mechanics First"-Philosophie prägt die Produktentwicklung. Ehemalige Mechaniker und Werkstatt-Manager leiten Teams und sorgen für praxisnahe Lösungen. Regelmäßige Kunden-Abstimmungen und Feature-Votings fließen direkt in die Roadmap ein. Dieser Ansatz erklärt die hohe Usability und die schnellen Erfolge bei der Systemeinführung.

Kundenbewertungen auf G2 erreichen durchschnittlich 4,8 von 5 Punkten bei über 350 Reviews. Auf Capterra liegt der Durchschnitt bei 4,7 von 5 Punkten. Besonders gelobt werden die Benutzerfreundlichkeit der mobilen App und die Qualität des Customer-Success-Teams. Kritik bezieht sich vereinzelt auf fehlende Tiefenintegrationen zu spezifischen Telematik-Anbietern.

Support- und Service-Struktur

Das Unternehmen bietet dedizierte Customer-Success-Manager für größere Accounts. Der Standard-Support ist während der Geschäftszeiten verfügbar, Premium-Kunden erhalten 24/7-Zugang. Die First-Call-Resolution-Rate liegt laut Anbieterangaben bei über 85 Prozent. Ein umfangreiches Onboarding-Programm mit Schulungsvideos, Webinaren und Dokumentationen unterstützt neue Anwender.

Die finanzielle Stabilität des Unternehmens ist durch organisches Wachstum gegeben. Konkrete Informationen zu Investitionsrunden oder Finanzierungspartnern sind öffentlich nicht verfügbar. Die kontinuierliche Produktweiterentwicklung und der wachsende Kundenstamm deuten auf eine solide Geschäftsbasis hin.

Technische Details & Integration

Die Software basiert auf einer Cloud-Native-Architektur mit AWS als Infrastruktur-Provider. Das System läuft vollständig browserbasiert und unterstützt Chrome, Safari und Edge. Mobile Apps existieren für iOS ab Version 13 und Android ab Version 8. Es sind keine lokalen Installationen oder Server erforderlich.

Architektur und Verfügbarkeit

Fullbay nutzt eine Microservices-Architektur, die tägliche Updates ohne Ausfallzeiten ermöglicht. Neue Features und Bugfixes werden automatisch ausgerollt. Administratoren müssen keine Patches einspielen oder Wartungsfenster planen. Die dokumentierte Service-Level-Agreement garantiert 99,9 Prozent Verfügbarkeit.

Die Datenübertragung erfolgt per TLS/SSL-Verschlüsselung. Gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. Das Unternehmen ist ISO-27001-zertifiziert und bietet DSGVO-konforme Data Processing Agreements. Ein rollenbasiertes Zugriffsmanagement ermöglicht granulare Berechtigungssteuerung bis auf Funktionsebene.

Integrationsmöglichkeiten

Die REST-API ermöglicht Anbindungen an ERP-Systeme wie QuickBooks, Sage Intacct und ADP. Teilekatalog-Integrationen bestehen zu TecDoc, PartsTech und verschiedenen OEM-Katalogen. Telematik-Anbindungen zu Samsara und Geotab sind möglich, erfordern aber teilweise zusätzliche Middleware-Lösungen.

Basierend auf Nutzerfeedback funktionieren Standardintegrationen meist problemlos. Tiefenintegrationen mit bidirektionalem Datenaustausch oder spezifischen Workflows benötigen oft Unterstützung durch zertifizierte Partner. Der Aufwand sollte in der Planungsphase realistisch bewertet werden. Bei komplexen Systemlandschaften kann die Integrationsphase drei bis vier Monate dauern.

Kosten & Preismodell

Fullbay arbeitet mit einem abonnementbasierten Lizenzmodell. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich pro Named User. Staffelpreise greifen ab zehn Lizenzen. Konkrete Preislisten veröffentlicht der Anbieter nicht – Interessenten müssen ein individuelles Angebot anfordern.

Kostenstruktur im Detail

Die Gesamtkosten über drei Jahre setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Lizenzgebühren bilden den größten Posten. Die Implementierung dauert je nach Datenmigration ein bis drei Wochen. Schulungen kosten zwischen 500 und 1.000 Euro pro Teilnehmer. Ein wesentlicher Vorteil: Es entstehen keine Kosten für IT-Infrastruktur oder Server-Administration.

Premium-Support und spezielle Integrationen verursachen Zusatzkosten. Auch die Migration von Altdaten kann je nach Qualität und Struktur aufwendig werden. Basierend auf Nutzerfeedback sollten Betriebe für die Einführung inklusive Schulung und Datenmigration mit einem mittleren fünfstelligen Betrag rechnen.

Return on Investment

Der Anbieter bewirbt eine Amortisationszeit von sechs bis neun Monaten. Diese Kalkulation basiert auf drei Haupteffekten: 30 Prozent reduzierte Reparatur-Standzeiten, 40 Prozent weniger administrativer Aufwand und fünf Prozent optimierte Teilverwaltung. Für Speditionen mit 20 oder mehr Fahrzeugen sind diese Werte laut Kundenreferenzen realistisch erreichbar.

Bei weniger als fünf Technikern verlängert sich die Amortisationszeit deutlich. Die Automatisierungsgewinne fallen geringer aus, während die Fixkosten gleichbleiben. Die wirtschaftliche Schwelle liegt bei etwa 15 Arbeitsplätzen. Kleinere Betriebe sollten alternative Lösungen oder Branchensoftware mit geringeren Fixkosten prüfen.

Migration & Umstieg

Die Umstellung auf Fullbay dauert standardmäßig vier bis acht Wochen. Bei komplexen Workflows oder vielen Integrationen kann sich dieser Zeitraum auf drei bis vier Monate verlängern. Der Migrationsprozess gliedert sich in mehrere Phasen: Datenextrakt aus dem Altsystem, Bereinigung und Strukturierung, Import in Fullbay und abschließende Validierung.

Datenübernahme aus Bestandssystemen

Fullbay bietet Vorlagen für den Import von Stammdaten und Historien. CSV- und Excel-Formate werden direkt unterstützt. Automatisierte Importroutinen verarbeiten strukturierte Daten zuverlässig. Die Herausforderung liegt meist in der Qualität der Altdaten. Handschriftliche Notizen, inkonsistente Bezeichnungen oder fehlende Strukturen erfordern manuelle Bereinigung.

Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt. Basierend auf Nutzerfeedback kann die Datenaufbereitung mehr Zeit kosten als die eigentliche Migration. Fullbay-Partner bieten professionelle Migrationsdienste an. Die Eigenverantwortung der Spedition bleibt dennoch hoch – niemand kennt die historisch gewachsenen Datenstrukturen besser als die Mitarbeiter vor Ort.

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Key-User benötigen 20 bis 40 Stunden intensive Schulung. Techniker kommen mit vier bis acht Stunden plus Self-Learning-Portal aus. Die mobile App mit Offline-Funktionalität ist ein starkes Argument für die Akzeptanz. Techniker schätzen die Arbeit ohne Papierkram und die einfache Dokumentation per Smartphone.

Ohne klare Kommunikation des Mehrwerts durch das Management besteht die Gefahr, dass alte Prozesse parallel weiterlaufen. Mitarbeiter nutzen dann beide Systeme gleichzeitig – der erhoffte Effizienzgewinn verpufft. Erfolgreiche Implementierungen zeichnen sich durch klare Ansagen aus: Ab Stichtag X läuft ausschließlich das neue System. Übergangszeiten sollten kurz gehalten werden.

Vorteile und Herausforderungen

Die Implementierung von Fullbay bringt messbare Vorteile, stellt Speditionen aber auch vor spezifische Herausforderungen. Eine realistische Bewertung hilft bei der Entscheidungsfindung und vermeidet Enttäuschungen nach der Einführung.

Konkrete Nutzenpotenziale

Reduzierte Standzeiten von durchschnittlich 30 Prozent bedeuten direkt höhere Fahrzeugverfügbarkeit. Ein Lkw, der einen halben Tag früher wieder im Einsatz ist, generiert sofort Umsatz. Die automatisierte Ersatzteilverwaltung reduziert den administrativen Aufwand um 40 Prozent. Disponenten finden schneller verfügbare Fahrzeuge, Einkäufer müssen weniger manuell nachbestellen.

Die mobile Techniker-App eliminiert Medienbrüche. Fotos, digitale Unterschriften und Checklisten werden direkt am Fahrzeug erfasst. Der Offline-Modus macht die Arbeit unabhängig von der Netzqualität. Compliance-Automatisierung verhindert vergessene UVV- oder §57a-Termine. Die revisionssichere Dokumentation reduziert Haftungsrisiken messbar.

Echtzeit-Reporting ermöglicht Deckungsbeitragsanalysen pro Techniker, Fahrzeug und Service-Art. Werkstattleiter erkennen unrentable Prozesse und können gezielt gegensteuern. Die Preiskalkulation wird transparenter und faktenbasierter. Über drei Jahre summieren sich diese Effekte zu einem deutlich positiven Return on Investment.

Realistische Hürden

Die fehlende TMS-Integration erfordert zusätzliche Schnittstellen. Speditionen mit integriertem Ansatz müssen in Middleware investieren oder manuelle Prozesse akzeptieren. Telematik-Tiefintegrationen funktionieren nicht out-of-the-box. Echte prädiktive Wartung basierend auf Fehlercodes aus dem Fahrzeug erfordert OBD-Dongles und zusätzliche Partner.

Die Lizenzkosten sind für Kleinbetriebe eine Hürde. Unterhalb von 15 Technikern verlängert sich die Amortisationszeit auf über zwölf Monate. Die Abhängigkeit vom Cloud-Provider AWS bedeutet: Kein Internet, keine Produktion. Zwar hilft der Offline-Modus der App, aber zentrale Verwaltungsfunktionen sind bei Internetausfall nicht verfügbar.

Die Datenqualität der Migration entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Schlechte Altsystem-Daten verlängern die Implementierung und erhöhen die Kosten. Dieser Aspekt wird in Angebotsgesprächen oft zu optimistisch dargestellt. Realistische Projektplanung berücksichtigt den tatsächlichen Zustand der Bestandsdaten.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert Fullbay auch ohne TMS?
Ja, die Software ist eine eigenständige Werkstatt-Lösung. Sinnvoll ist sie für Speditionen mit eigener Werkstatt oder festen Reparaturpartnern. Die Anbindung an TMS-Systeme für Disposition und Sendungsverfolgung muss separat realisiert werden.

Wie arbeitet die App ohne Internetverbindung?
Die Mobile App speichert alle notwendigen Daten lokal. Techniker greifen auf Aufträge, Checklisten und Teile zu. Fotos und Unterschriften werden lokal gesichert. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert die App automatisch alle Änderungen.

Lohnt der Umstieg von Excel-Tabellen?
Bei mehr als fünf Reparaturaufträgen pro Tag und mindestens fünf Technikern typischerweise ja. Die Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz. Die Amortisation erfolgt bei mittleren Betrieben innerhalb von sechs bis neun Monaten.

Wie sicher sind die Daten?
Das System ist ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per TLS/SSL, gespeicherte Daten mit AES-256. Die dokumentierte Verfügbarkeit liegt bei 99,9 Prozent. Regelmäßige externe Audits überprüfen die Sicherheitsstandards.

Können mehrere Werkstätten gemeinsam verwaltet werden?
Ja, Fullbay unterstützt Multi-Mandanten-Betrieb. Jeder Standort kann eigene Berichte erstellen. Die Zentrale behält die Übersicht über alle Standorte. Berechtigungen lassen sich granular pro Standort und Rolle definieren.

Was sind die genauen Lizenzkosten?
Der Anbieter veröffentlicht keine Preisliste. Die Kosten hängen von Nutzeranzahl, gewünschten Integrationen und Support-Level ab. Interessenten erhalten individuelle Angebote nach einer Bedarfsanalyse. Für eine mittlere Spedition mit 20 Fahrzeugen liegt die typische Amortisationszeit bei sechs bis zwölf Monaten.

Welche Wartungsprobleme löst Fullbay nicht?
KI-basierte prädiktive Wartung ist nicht integriert. Das System plant Wartungen terminbasiert, nicht auf Basis von Fahrzeug-Fehlercodes oder Verschleißindikatoren. Tiefe Telematik-Integration mit Echtzeit-Diagnose erfordert zusätzliche Middleware und Partner. Die Software optimiert dokumentierte Prozesse, ersetzt aber keine vorausschauende Zustandsüberwachung.

Wie funktioniert der Support bei Produktionsausfällen?
Premium-Kunden erhalten 24/7-Support mit priorisierten Tickets. Standard-Support ist während Geschäftszeiten verfügbar. Die First-Call-Resolution-Rate liegt laut Anbieter bei über 85 Prozent. Bei kritischen Ausfällen erfolgt die Erstreaktion innerhalb von zwei Stunden.