Terminmanagement & Patientenorganisation: Intelligente Terminplanung mit Blockbuchungen für Therapieserien und automatischer Ressourcenverwaltung. Automatische Erinnerungen per SMS und E-Mail reduzieren No-Shows messbar. Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen Terminübersicht und -verwaltung unterwegs.
Patientenakte & Dokumentation: DSGVO-konforme elektronische Patientenakte mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Therapiespezifische Vorlagen für CBT, DBT, EMDR und weitere Verfahren, entwickelt in Zusammenarbeit mit Fachexperten. Automatische Protokollgenerierung aus Sitzungsnotizen vereinfacht die Dokumentationspflicht. Fortschritts- und Hausaufgaben-Tracking strukturiert Therapieverläufe nachvollziehbar.
Abrechnung & Finanzverwaltung: GOÄ- und EBM-konforme Abrechnung mit integrierter Plausibilitätsprüfung. Direkte Schnittstelle zu Kassenärztlichen Vereinigungen für reibungslose Abrechnungsprozesse. Offene-Posten-Verwaltung mit automatisiertem Mahnwesen. Online-Zahlungsfunktionen für unkomplizierte Privatliquidationen.
Kommunikation & Teletherapie: Integrierte Videotherapie mit verschlüsselter WebRTC-Technologie und Ein-Klick-Zugang direkt aus der Patientenakte. Sicheres 2-Way-Messaging für DSGVO-konforme Patientenkommunikation ohne externe Messenger-Dienste. Digitaler Versand von Einwilligungen, Fragebögen und Formularen mit elektronischer Signatur.
Praxissteuerung & Auswertung: Dashboard mit relevanten Praxis-KPIs wie Auslastung, Umsatzentwicklung und Wartezeiten auf einen Blick. Patientenfortschrittsberichte zur strukturierten Therapieverlaufsdokumentation und Qualitätssicherung.
Spezialisierung auf psychotherapeutische Praxen unterscheidet buchnerFLOW von allgemeinen Praxisverwaltungssystemen mit nachgerüsteten Therapiefunktionen. Die Software wurde von Grund auf für Psychotherapeuten und Heilpraktiker entwickelt. Die Abrechnungslogik, Dokumentationsvorlagen und Workflows bilden exakt die GOÄ/EBM-Anforderungen dieser Berufsgruppe ab. Typische Abläufe wie Therapieserien, Einzelgespräche und Gruppentherapie lassen sich ohne Umwege abbilden, da die Software die fachliche Sprache der Anwender spricht.
Deutsches Datenschutz-Höchstniveau realisiert buchnerFLOW durch ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren ausschließlich in Deutschland, ergänzt durch BSI-Grundschutz und einen konsequenten Privacy-by-Design-Ansatz. Alle Daten bleiben auf deutschen Servern, Serverstandorte in Drittländern existieren nicht. Diese Architektur gewährleistet maximale Rechtssicherheit beim Umgang mit hochsensiblen Patientendaten und vollständige DSGVO-Compliance – besonders relevant für die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Regelmäßige Penetrationstests und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ergänzen das Sicherheitskonzept.
Modulares Pay-as-you-grow-System ermöglicht die Buchung nur jener Funktionen, die tatsächlich genutzt werden. Praxen können beispielsweise nur mit Terminplanung und Abrechnung starten und später Video-Therapie oder erweiterte Auswertungen hinzufügen. Dieses Konzept bietet kontrollierbare Kosten, die mit der Praxis mitwachsen, ohne für ungenutzte Features wie bei Komplettlösungen zu bezahlen.
Co-Development mit Berufsverbänden zeichnet die Produktentwicklung aus. Die Zusammenarbeit mit DGVT und BPtK bedeutet kontinuierliche fachliche Qualitätssicherung durch Praktiker. Sechswöchige Release-Zyklen mit direktem Feedback von Anwendern und Verbänden stellen sicher, dass sich die Software entlang echter Praxisanforderungen entwickelt, nicht nach theoretischen IT-Konzepten.
Einschränkungen betreffen primär drei Bereiche: Die Software bietet keine umfassende Telematikinfrastruktur-Anbindung für ePA und eRezept, was für Psychotherapeuten aktuell meist unkritisch ist, aber zukünftig relevanter werden könnte. Die Performance kann bei sehr großen Patientenbeständen mit mehrjähriger Historie und über 1.000 aktiven Patienten nachlassen. Die API-Dokumentation für Drittanbieter-Integrationen befindet sich noch im Ausbau, was die Flexibilität bei Spezialtools außerhalb des Systems einschränkt.
Einzelpraxis-Psychotherapeuten, die alleine oder mit maximal einer Assistenzkraft arbeiten, finden in buchnerFLOW eine übersichtliche, schnell erlernbare Lösung ohne IT-Overhead. Geeignet ist die Software besonders für Therapeuten, die Wert auf Datenschutz legen und regelmäßig nach GOÄ oder EBM abrechnen müssen. Die intuitive Benutzeroberfläche und der konzentrierte Funktionsumfang ermöglichen einen schnellen Einstieg ohne lange Schulungsphasen.
Gruppenpraxen mit 2-10 Therapeuten profitieren von koordinierter Terminplanung, einheitlichen Dokumentationsstandards und zentraler Abrechnung. Die Rollenkonzepte und das modulare System wachsen flexibel mit dem Team. Die Software ermöglicht klare Zugriffsverwaltung bei gleichzeitiger Transparenz über Praxisauslastung und gemeinsame Ressourcen wie Behandlungsräume oder Gruppentherapie-Termine.
Mobile Therapeuten mit Hausbesuchen benötigen mobilen Zugriff auf Patientenakten und Terminkalender während der Außeneinsätze. Die Apps für iOS und Android ermöglichen Dokumentation direkt beim Patienten mit Offline-Synchronisation. Die verschlüsselte Datenübertragung gewährleistet dabei die Einhaltung der Schweigepflicht auch unterwegs.
Praxen mit hohem Privatpatienten-Anteil profitieren besonders von der GOÄ-Expertise und den integrierten Online-Zahlungsfunktionen für unkomplizierte Privatliquidationen. Die automatische Rechnungserstellung mit Plausibilitätsprüfung reduziert Abrechnungsfehler und beschleunigt den Zahlungseingang. Das integrierte Mahnwesen vereinfacht das Forderungsmanagement.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Therapieprozess-Orientierung charakterisiert den Softwareansatz von buchnerFLOW grundlegend. Die Software bildet den kompletten therapeutischen Prozess ab: von der Erstanfrage über Diagnostik und Therapieplanung bis zur Sitzungsdokumentation und Abschlussberichterstattung. Checklisten für Intake und Diagnostik strukturieren die Anfangsphase, während vorlagenbasierte Sitzungsprotokolle die laufende Therapie dokumentieren. Diese durchgängige Prozessabbildung unterscheidet buchnerFLOW von generischen Kalenderlösungen oder einfachen Abrechnungssystemen.
Rechtssichere Dokumentation erfüllt die Anforderungen der Psychotherapeutenkammern durch automatische Protokollgenerierung und vorlagenbasierte Dokumentation. Alle Einträge sind revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert. Die Software protokolliert Änderungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung, was bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen die Nachweispflicht erleichtert. Die Vorlagen für unterschiedliche Therapieverfahren wurden gemeinsam mit Fachverbänden entwickelt und entsprechen den aktuellen Standards.
Die integrierte Videotherapie ist nahtlos in die Patientenakte eingebunden – Therapeuten müssen nicht zu Drittsystemen wechseln oder Patienten separate Links senden. Die verschlüsselte WebRTC-Verbindung gewährleistet die Schweigepflicht auch im digitalen Raum. Sitzungsnotizen können während der Videobehandlung direkt in der Akte erfasst werden, was den administrativen Aufwand im Vergleich zu separaten Videolösungen deutlich reduziert.
Die Buchner & Partner GmbH etablierte sich seit 2015 als spezialisierter Nischenanbieter im Bereich Gesundheits-IT für Therapeuten. Das Unternehmen mit 20-30 Mitarbeitern konzentriert sich ausschließlich auf branchenfokussierte Lösungen statt "Software von der Stange". Diese Spezialisierung ermöglicht tiefe Fachkenntnis der regulatorischen Anforderungen und Arbeitsabläufe in psychotherapeutischen Praxen.
Agile Entwicklung mit Praxisnähe prägt die Arbeitsweise des Anbieters. Sechswöchige Release-Zyklen ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen und schnelle Reaktionen auf Nutzer-Feedback. Das Co-Development mit Berufsverbänden wie DGVT und BPtK stellt sicher, dass Entwicklungsprioritäten am tatsächlichen Bedarf der Zielgruppe ausgerichtet bleiben. Geplante KI-Module für Dokumentationsunterstützung und Therapiefortschrittsanalyse zeigen die Innovationsbereitschaft des Unternehmens. Die Microservices-Architektur macht das System zukunftssicher und ermöglicht schrittweise Erweiterungen ohne Systemmigrationen.
Cloud-native Architektur bildet die technische Grundlage von buchnerFLOW. Die moderne Microservices-Struktur läuft in deutschen Rechenzentren mit automatischen Updates ohne Ausfallzeiten. Redundante Systeme gewährleisten hohe Verfügbarkeit auch bei Wartungsarbeiten oder technischen Störungen. Die browserbasierte Lösung erfordert keine lokale Installation und funktioniert plattformunabhängig auf Windows, macOS und Linux.
Standard-Integrationen umfassen die wichtigsten Schnittstellen für den Praxisbetrieb. Die KV-Schnittstellen für Kassenärztliche Vereinigungen bilden die bedeutendste Integration, da sie direkte elektronische Abrechnungen ermöglichen. SMTP/E-Mail-Integration, SMS-Gateway und CSV/PDF-Import/-Export gehören zum Standardumfang. Kalendersynchronisation mit verbreiteten Systemen wie Google Calendar und Outlook erleichtert die parallele Nutzung privater und beruflicher Kalender.
Die öffentliche API für Drittanbieter befindet sich noch im Ausbau. Während die internen Dienste über moderne APIs kommunizieren, ist die Dokumentation für externe Entwickler und Spezialintegrationen limitiert. Für Standardanwendungen reicht der aktuelle Funktionsumfang aus, bei sehr spezifischen Anforderungen an Drittsystem-Anbindungen können jedoch Einschränkungen auftreten. Zukünftige Erweiterungen der API-Dokumentation sind in der Roadmap vorgesehen.
Transparente Nutzerpreise bewegen sich zwischen 30 und 60 Euro netto pro Nutzer und Monat, abhängig von den gebuchten Modulen. Eine typische Einzelpraxis kalkuliert mit 360 bis 720 Euro netto jährlich. Gruppenpraxen mit drei Therapeuten liegen bei 1.080 bis 2.160 Euro netto pro Jahr. Die modulare Preisstruktur ermöglicht präzise Kostenplanung entsprechend den tatsächlich benötigten Funktionen.
Einmalige Setup-Kosten für Migration und Einrichtung variieren zwischen 0 und 1.000 Euro für Einzelpraxen, abhängig vom Datenumfang und benötigter Unterstützung. Größere Praxen mit komplexeren Anforderungen oder umfangreichen Altdatenbeständen kalkulieren entsprechend höhere Migrationskosten ein. Die initiale Investition amortisiert sich jedoch häufig durch Zeiteinsparungen im laufenden Betrieb.
Der TCO-Vorteil durch Zeiteinsparung ergibt sich aus der Automatisierung administrativer Prozesse. Praxen berichten von bis zu 30 Prozent weniger administrativer Zeit. Bei ursprünglich 10 Stunden wöchentlicher Verwaltungsarbeit entspricht dies einer Ersparnis von 3 Stunden, was bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 50 Euro rund 600 Euro monatlich bedeutet. Der Return on Investment liegt damit oft innerhalb weniger Monate, selbst unter Berücksichtigung der Lizenzkosten und einmaligen Setup-Gebühren.
Realistische Zeitplanung für die Implementierung umfasst bei Einzelpraxen 2 bis 4 Wochen bis zur Vollproduktion. Gruppenpraxen mit 2 bis 10 Therapeuten sollten 4 bis 8 Wochen einplanen. Die Datenmigration bildet den zeitkritischsten Faktor, da die Qualität und Struktur der Altdaten maßgeblich die Migrationsdauer beeinflusst.
Datenqualität entscheidet über den Erfolg und Aufwand der Migration. CSV- und Excel-Import funktioniert gut bei strukturierten, sauberen Daten aus modernen Vorgängersystemen. Chaotische Altdaten aus veralteten Systemen mit inkonsistenten Feldern, fehlenden Standardisierungen oder redundanten Einträgen erfordern manuelle Aufbereitung. Praxen sollten vor der Migration eine Datenbereinigung durchführen und dabei unvollständige oder veraltete Patientenakten archivieren statt zu migrieren.
Interne Ressourcen für die Implementierungsphase sind einzuplanen. Mindestens eine Person mit IT-Affinität sollte als Projektverantwortlicher 5 bis 10 Stunden wöchentlich während der Implementierung zur Verfügung stehen. Change Management und strukturierte Nutzerschulung sind erfolgskritisch für die Akzeptanz im Team. Parallelläufe von Alt- und Neusystem über 1 bis 2 Wochen reduzieren das Risiko von Datenverlusten oder Terminausfällen während der Umstellung.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Datensicherheit entspricht höchsten Standards: ISO 27001-Zertifizierung, BSI-Grundschutz-konform, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten überprüfen die Infrastruktur. Das Sicherheitskonzept erfüllt die strengen Anforderungen für die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB und übertrifft typische DSGVO-Standards deutlich.
Datenübernahme erfolgt via CSV- oder Excel-Import, bei Bedarf mit professionellem Migrations-Support durch den Anbieter. Die Qualität und Strukturierung der Altdaten bestimmt maßgeblich den Aufwand – saubere, standardisierte Daten migrieren problemlos. Die Timeline für vollständige Migration beträgt typischerweise 2 bis 8 Wochen je nach Datenumfang und Praxisgröße. Eine vorherige Datenbereinigung und Archivierung veralteter Informationen wird empfohlen.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist unverzichtbar und wird standardmäßig DSGVO-konform bereitgestellt. Für Cloud-Lösungen im Gesundheitswesen mit sensiblen Patientendaten ist der AVV rechtlich zwingend erforderlich, da der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO fungiert. Der Vertrag regelt präzise die Datenverarbeitungsprozesse, Sicherheitsmaßnahmen und Verantwortlichkeiten.
Die Software eignet sich primär für psychotherapeutische Praxen und Heilpraktiker-Praxen mit psychotherapeutischem Schwerpunkt. Interdisziplinäre Praxen oder MVZ mit gemischten Fachrichtungen wie Physiotherapie oder Ergotherapie stoßen an Grenzen, da spezifische Abrechnungslogiken und Dokumentationsanforderungen dieser Fachbereiche fehlen. Für reine psychotherapeutische Gruppenpraxen bis etwa 10 Therapeuten ist die Software optimal ausgelegt.
Als browserbasierte Cloud-Lösung erfordert buchnerFLOW keine spezielle Hardware oder lokale Installation. Moderne Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) auf beliebigen Betriebssystemen genügen. Für mobile Nutzung stehen native Apps für iOS und Android zur Verfügung. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich, da kein vollwertiger Offline-Modus existiert. Minimale Bandbreite von 2 Mbit/s wird empfohlen, für Videotherapie mindestens 5 Mbit/s.
Die durchschnittliche Einarbeitungszeit liegt bei 1 bis 2 Tagen für Basisfunktionen wie Terminplanung und Patientenverwaltung. Erweiterte Funktionen wie Abrechnung und spezifische Therapiedokumentation benötigen weitere 2 bis 3 Tage Training. Die intuitive Benutzeroberfläche (Trustpilot 4,2/5) und therapiespezifische Gestaltung erleichtern den Einstieg deutlich. Onboarding-Unterstützung und Schulungsvideos beschleunigen die Einarbeitung. Grundlegende IT-Kenntnisse sollten alle Teammitglieder mitbringen.
