x.concept | Software für Psychotherapeuten | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Terminmanagement & Patientenkommunikation: Online-Terminbuchung mit automatischer Synchronisation zum Praxiskalender, Wartelisten- und Recall-Management mit automatisierten Erinnerungen per E-Mail oder SMS, flexible Planung von Einzel-, Gruppen- und Paartherapiesitzungen sowie ein Patientenportal für sichere digitale Kommunikation zwischen Therapeut und Patient.

Therapeutische Dokumentation: Strukturierte Vorlagen für probatorische Sitzungen, Verlaufs- und Abschlussberichte, ICD-10- und DSM-5-Kodierung mit individuell erweiterbaren Freitextfeldern, integrierte psychodiagnostische Testverfahren wie BDI und WHO-QoL sowie SOAP-Notizen und strukturierte Befunddokumentation nach psychotherapeutischen Standards.

Abrechnung & Finanzverwaltung: Automatisierte EBM- und GOÄ-Abrechnung mit täglichen Updates der Kassenärztlichen Vereinigungen, direkte elektronische Einreichung bei den KVen, separate Kostenstellen für Gruppen- und Paartherapie sowie automatische Bonitätsprüfung und Stammdatenabgleich zur Fehlervermeidung.

Telematik & eHealth: Videotherapie-Modul mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gemäß Telematikinfrastruktur-Standards, KIM-Anbindung für sichere Kommunikation mit Ärzten und anderen Leistungserbringern, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, elektronisches Rezept, elektronischer Medikationsplan und Anbindung an die elektronische Patientenakte sowie Lesefunktion für die elektronische Gesundheitskarte.

Praxisorganisation: Mandantenfähige Fallakten für Gemeinschaftspraxen und medizinische Versorgungszentren, Team-Aufgaben- und Notizmanagement mit Zuweisungsfunktionen, Dashboard mit Auslastungs-KPIs und Wartezeitanalysen sowie revisionssichere Dokumentenarchivierung nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

🟨 Besonderheiten – Was macht x.concept einzigartig?

Tägliche automatische KV-Stammdatenpflege unterscheidet x.concept fundamental von Wettbewerbern mit quartalsweisen Updates. Das System aktualisiert Abrechnungsstammdaten täglich automatisch direkt von den Kassenärztlichen Vereinigungen. Diese Aktualität minimiert Abrechnungsfehler proaktiv und verkürzt Zahlungszyklen nach Kundenangaben von durchschnittlich 14 auf 3 Tage. Praxen sparen damit nicht nur Korrekturaufwand, sondern verbessern auch ihre Liquiditätssituation messbar.

Hybrides Sicherheitskonzept mit ISO-27001-Zertifizierung kombiniert die Vorteile lokaler Datenhaltung mit professioneller Cloud-Infrastruktur. Die Lösung ermöglicht eine On-Premise-Installation in der Praxis bei gleichzeitigem automatischem Cloud-Backup in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Therapeuten behalten die vollständige Kontrolle über ihre Patientendaten vor Ort, profitieren aber von der Ausfallsicherheit und dem professionellen Backup-Management zertifizierter Rechenzentren.

Vollintegriertes eHealth-Ökosystem aus einer Hand hebt sich von zusammengestückelten Einzellösungen ab. Während viele Anbieter Videotherapie, KIM-Dienste, elektronisches Rezept und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von verschiedenen Drittanbietern einbinden, stammen bei x.concept alle Telematikinfrastruktur-Komponenten nahtlos aufeinander abgestimmt aus einer Entwicklung. Das reduziert Kompatibilitätsprobleme, Schnittstellenfehler und Support-Komplexität erheblich.

Regionales Servicepartner-Netzwerk ergänzt die zentrale Hotline durch lokale Ansprechpartner für persönliche Vor-Ort-Betreuung. Diese dezentrale Struktur erweist sich besonders wertvoll bei Hardware-Setup, individuellen Schulungen für das gesamte Praxisteam und komplexen Konfigurationen bei medizinischen Versorgungszentren oder Gemeinschaftspraxen mit mehreren Standorten.

Einschränkungen betreffen hauptsächlich drei Bereiche: Die mobile App-Funktionalität ist nach Anwenderberichten weniger ausgereift als bei spezialisierten mobilen Lösungen wie Psy4, was die Dokumentation unterwegs oder per Tablet einschränkt. Preise sind nicht transparent online einsehbar, sodass eine individuelle Angebotsanfrage erforderlich wird. Die Einarbeitung insbesondere in die Telematik-Module erfordert nach Implementierungsberichten mehrere Wochen intensiver Beschäftigung.

🟩 Empfehlung – Wer sollte x.concept wählen?

Etablierte Einzelpraxen mit hohem KV-Abrechnungsanteil profitieren besonders von der automatisierten Kassenabrechnung. Psychotherapeuten, die überwiegend gesetzlich versicherte Patienten behandeln und den Verwaltungsaufwand signifikant reduzieren möchten, gewinnen durch die tiefe KV-Integration wöchentlich mehrere Stunden Arbeitszeit. Die rechtssichere Dokumentation minimiert zudem Regressrisiken bei Wirtschaftlichkeitsprüfungen.

Gemeinschaftspraxen und medizinische Versorgungszentren finden in der mandantenfähigen Architektur eine skalierbare Lösung. Die saubere Trennung verschiedener Therapeuten bei gemeinsamer technischer Infrastruktur ermöglicht Wachstum von 2 bis über 20 Behandler ohne Systemwechsel. Die zentrale Verwaltung von Terminkalendern, gemeinsame Wartelisten und übergreifende Auslastungsanalysen optimieren die Praxisorganisation.

Praxen mit hohem Digitalisierungsanspruch realisieren mit dem integrierten eHealth-Ökosystem moderne Versorgungsmodelle. Therapeuten, die aktiv Videotherapie anbieten, elektronische Patientenakten nutzen und digital mit Haus- oder Fachärzten kommunizieren möchten, erhalten alle erforderlichen Komponenten aus einer Hand. Die gematik-Zulassung sichert die Konformität mit allen gesetzlichen Anforderungen der Telematikinfrastruktur.

Zukunftsorientierte Praxen mit Wachstumsplänen schätzen die modulare Erweiterbarkeit vom Einstiegspaket bis zur Vollausstattung. Die Investition in eine Enterprise-Lösung eines Marktführers minimiert das Risiko späterer Systemwechsel. Therapeuten, die mittelfristig weitere Behandler einstellen oder zusätzliche Standorte eröffnen möchten, schaffen eine stabile Basis für organisches Wachstum.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Umfang der KV-Abrechnung: Je höher der Anteil gesetzlich versicherter Patienten, desto mehr rechnet sich die tiefe KV-Integration gegenüber einfacheren Systemen
2. Bereitschaft zur konsequenten Digitalisierung: Das System entfaltet seinen vollen Nutzen erst bei durchgängig digitaler Arbeitsweise in allen Praxisbereichen
3. Praxisgröße und konkrete Wachstumspläne: Besonders attraktiv ab zwei Behandlern oder mit definierten Expansionsvorhaben in den nächsten Jahren
4. Vorhandene technische Infrastruktur: On-Premise-Variante erfordert solide IT-Basis mit Server und Netzwerk oder Bereitschaft zur Cloud-Migration

Details zur Software für Psychotherapeuten: x.concept

Client-Server-Architektur bildet die technische Grundlage von x.concept. Die lokale Installation erfolgt unter Windows Server 2016 oder höher mit SQL-Datenbank als Backend. Client-Rechner benötigen Windows 10 oder Windows 11, mindestens 4 GB Arbeitsspeicher, wobei eine SSD-Festplatte für spürbar flüssigere Performance empfohlen wird. Diese klassische Architektur gewährleistet hohe Datenverarbeitungsgeschwindigkeit auch bei großen Patientenbeständen und umfangreichen Dokumentationen.

Die Software richtet sich primär an Psychotherapeuten, psychiatrische Praxen und psychosomatische Einrichtungen mit Schwerpunkt auf der ambulanten Versorgung. Quartalsweise Funktions-Updates bringen regelmäßig neue Features und Anpassungen an geänderte Abrechnungsvorschriften. Bei sicherheitsrelevanten Schwachstellen oder dringenden gesetzlichen Änderungen erfolgen zusätzliche Ad-hoc-Patches außerhalb des regulären Updatezyklus.

Für die kommenden Jahre kündigt medatixx eine Microservice-Architektur ab 2026 an. Diese moderne Systemarchitektur verspricht flexiblere Wartung einzelner Komponenten, schnellere Integration neuer Technologien und bessere Skalierbarkeit. Bestehende Kunden sollen über einen strukturierten Migrationspfad ohne Datenverlust auf die neue Architektur umgestellt werden.

Wissenswertes zum Anbieter: medatixx GmbH & Co. KG

Marktführer mit über 80.000 Installationen macht medatixx zu einem der drei größten Anbieter von Praxisverwaltungssystemen in Deutschland. Das Unternehmen mit rund 600 Mitarbeitern verfügt über mehrere Jahrzehnte Erfahrung in der medizinischen Softwareentwicklung. Die Größe gewährleistet Investitionssicherheit und kontinuierliche Weiterentwicklung auch bei sich schnell ändernden regulatorischen Anforderungen.

Die tiefe Expertise in KV-Abrechnung zeigt sich in der aktiven Mitarbeit in Gremien der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und bei der Entwicklung der Telematikinfrastruktur. medatixx agiert nicht nur als Anwender bestehender Standards, sondern gestaltet Spezifikationen und Schnittstellen mit. Als Teil der medatixx medical solutions GmbH profitiert das Unternehmen von der Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe, was langfristige Planungssicherheit für Praxisinvestitionen bietet.

Technische Details & Integration

Umfassende Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch mit Laboren, Ärzten und externen Analysewerkzeugen. Die Software unterstützt HL7- und VDT-Formate für medizinische Datenübermittlung sowie API-Zugriff für externe Tools wie Excel oder SPSS zur statistischen Auswertung. Dokumentenmanagementsysteme lassen sich für die Archivierung von Papierdokumenten anbinden.

Die volle Konformität mit der Telematikinfrastruktur zeigt sich in der gematik-Zulassung für Konnektoren, eHealth-Kartenterminals und der Einhaltung der BSI-TR-03127-Sicherheitsrichtlinien. Alle kritischen Patientendaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Rechteverwaltung ermöglicht granulare Zugriffsbeschränkungen für verschiedene Mitarbeiterrollen vom Empfang bis zur therapeutischen Leitung.

API-Dokumentation steht allerdings erst nach Abschluss einer Partnervereinbarung zur Verfügung. Praxen mit sehr spezifischen Eigenentwicklungswünschen oder Anbindungen an proprietäre Forschungsdatenbanken sollten die Machbarkeit vor Vertragsabschluss mit dem technischen Support klären. Für Standardintegrationen existieren dokumentierte Schnittstellen.

Kosten & Preismodell

On-Premise-Gesamtkosten über drei Jahre liegen nach Marktrecherchen zwischen 9.200 und 21.400 Euro. Diese Spanne umfasst Softwarelizenz, notwendige Server-Hardware, jährliche Wartungsverträge, Support-Pauschale und initiale Schulungskosten. Die Investition lohnt sich besonders für Praxen mit eigener IT-Infrastruktur und mehreren Behandlern, die langfristig planen.

Cloud-Abonnement-Modell: Ab etwa 99 Euro monatlich beginnen Cloud-Varianten, die über drei Jahre Gesamtkosten von circa 4.400 bis 11.800 Euro verursachen. Dieses Modell eliminiert Hardware-Investitionen, beinhaltet automatische Backups und Updates sowie garantierte Verfügbarkeit. Kleinere Praxen oder Neueinsteiger profitieren von der Planbarkeit monatlicher Fixkosten ohne hohe Anfangsinvestitionen.

Return on Investment tritt nach Anwenderberichten typischerweise nach 12 bis 18 Monaten ein. Die Zeitersparnis wird mit durchschnittlich einem halben Personentag pro Woche beziffert, hauptsächlich durch automatisierte Abrechnung und digitale Dokumentation. Schnellere Zahlungseingänge durch die tägliche KV-Stammdatenpflege verbessern zusätzlich die Liquidität. Praxen sollten für eine realistische Kalkulation ihre individuelle Abrechnungsstruktur, Patientenzahl und gewünschte Modulausstattung zugrunde legen.

Migration & Umstieg auf x.concept

Datenübernahme aus gängigen Vorsystemen wie Medistar oder Albis erfolgt über spezialisierte Konvertierungstools. medatixx empfiehlt eine Testmigration mit anonymisierten Daten zur Qualitätsprüfung vor der produktiven Übernahme. Ein Parallelbetrieb von 4 bis 6 Wochen gibt dem Praxisteam Sicherheit und ermöglicht schrittweisen Übergang ohne harten Schnitt.

Die Implementierungsdauer variiert erheblich nach Praxisgröße. Einzelpraxen benötigen realistisch 2 bis 4 Wochen von Installation bis zum produktiven Betrieb inklusive Datenmigration und Teamschulung. Medizinische Versorgungszentren oder große Gemeinschaftspraxen sollten 2 bis 4 Monate einplanen, besonders wenn komplexe Telematik-Module und individuelle Anpassungen erforderlich sind.

Kritische Erfolgsfaktoren beginnen mit gründlicher Datenbereinigung im Altsystem vor Migration. Duplikate, inkonsistente Stammdaten und veraltete Patienteninformationen verursachen sonst Probleme im neuen System. Top-Down-Commitment der Praxisleitung sichert die nötige Priorisierung während der Umstellungsphase. Umfassende Schulungen für alle Teammitglieder von der Anmeldung bis zur therapeutischen Dokumentation minimieren Akzeptanzprobleme und Fehlerquoten.

Besonders der Umstieg auf die Telematikinfrastruktur-Module erfordert nach Praxisberichten Geduld und intensive Einarbeitung. Die rechtlichen und technischen Besonderheiten von KIM-Diensten, elektronischer Patientenakte und Videotherapie überfordern anfangs viele Anwender. Regionale Servicepartner bieten hier wertvollen persönlichen Support über die Standard-Hotline hinaus.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Enorme Zeitersparnis bei der Abrechnung durch vollautomatische KV-Einreichung und tägliche Stammdatenaktualisierung reduziert den wöchentlichen Verwaltungsaufwand um mehrere Stunden

Rechtssichere Dokumentation mit strukturierten Vorlagen, ICD-10-Kodierung und revisionssicherer Archivierung minimiert Risiken bei Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Regressforderungen

Zukunftssichere eHealth-Integration mit vollständiger Telematikinfrastruktur-Anbindung bereitet Praxen optimal auf gesetzliche Digitalisierungsverpflichtungen vor

Skalierbarkeit ohne Systemwechsel ermöglicht Wachstum von der Einzelpraxis bis zum großen MVZ auf einer einheitlichen technischen Plattform

Lokales Servicepartner-Netzwerk bietet persönliche Vor-Ort-Betreuung zusätzlich zur zentralen Hotline für komplexe Anforderungen

Marktführer-Stabilität mit über 80.000 Installationen sichert langfristige Investition und kontinuierliche Weiterentwicklung

Herausforderungen:

Anfängliche Komplexität und Lernkurve besonders bei Telematik-Modulen erfordert mehrwöchige intensive Einarbeitung und kann das Praxisteam zunächst belasten

Höhere Kosten als Minimal-Lösungen machen die Enterprise-Software für sehr kleine Praxen mit überwiegend Privatpatienten wirtschaftlich weniger attraktiv

Mobile Funktionen noch ausbaufähig im Vergleich zu spezialisierten mobilen Lösungen schränken Dokumentation unterwegs oder per Tablet ein

Intransparente Preisgestaltung ohne öffentlich einsehbare Preislisten erschwert initiale Budgetplanung und vergleichende Bewertung

On-Premise erfordert IT-Expertise für Server-Betrieb, Backups und Netzwerkverwaltung oder entsprechende externe IT-Dienstleister

Lange Implementierungsdauer bei MVZ von mehreren Monaten bindet personelle Ressourcen und erfordert strukturiertes Projektmanagement

Häufig gestellte Fragen zu x.concept

Wie lange dauert die realistische Umstellung auf x.concept?

Einzelpraxen sollten 2 bis 4 Wochen von Installation bis zum produktiven Routinebetrieb einplanen, inklusive Datenmigration aus dem Vorsystem und Schulung des Praxisteams. Größere Gemeinschaftspraxen oder medizinische Versorgungszentren benötigen 2 bis 4 Monate, besonders wenn umfangreiche Telematik-Module implementiert und individuelle Workflows konfiguriert werden. Ein Parallelbetrieb von 4 bis 6 Wochen zwischen altem und neuem System gibt zusätzliche Sicherheit.

Brauche ich eigene IT-Expertise für den Betrieb?

Bei der Cloud-Variante ist der IT-Bedarf minimal, da medatixx Server, Backups und Updates zentral verwaltet. Grundlegende PC-Kenntnisse und Netzwerkverständnis reichen aus. Die On-Premise-Installation erfordert jedoch einen IT-Administrator oder externen Dienstleister für Server-Wartung, Backup-Management, Netzwerksicherheit und Fehlerdiagnose. Praxen ohne eigene IT-Ressourcen sollten die Cloud-Variante bevorzugen oder Kosten für IT-Support einkalkulieren.

Was passiert mit meinen Altdaten aus dem Vorsystem?

medatixx bietet professionelle Datenübernahme mit Konvertierungstools für gängige Praxisverwaltungssysteme wie Medistar und Albis. Patientenstammdaten, Abrechnungsinformationen und Dokumentationen werden migriert. Eine Testmigration mit anonymisierten Daten vor der produktiven Übernahme wird dringend empfohlen. Praxen sollten vor Migration eine gründliche Datenbereinigung durchführen und Duplikate sowie veraltete Einträge entfernen.

Wie gut funktioniert die Videotherapie-Funktion?

Das Videotherapie-Modul ist vollständig in die Telematikinfrastruktur integriert, entspricht allen gematik-Anforderungen und bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Abrechnung erfolgt automatisch mit korrekten EBM-Ziffern für Videosprechstunden. Nach Anwenderberichten ist die Bedienung intuitiv, gelegentlich treten jedoch Verbindungsprobleme bei instabilen Internetverbindungen auf. Für regelmäßige Videotherapie wird eine symmetrische Internetanbindung mit mindestens 10 Mbit/s empfohlen.

Ist x.concept auch für reine Privatpraxen geeignet?

Die Software funktioniert technisch problemlos für Privatpatienten mit GOÄ-Abrechnung. Die Kernstärken wie tägliche KV-Stammdatenpflege und automatisierte Kasseneinreichung entfalten jedoch keinen Nutzen bei ausschließlich privatärztlicher Tätigkeit. Praxen mit überwiegend oder ausschließlich Privatpatienten finden bei spezialisierten Privatpraxis-Systemen oft besseres Preis-Leistungs-Verhältnis und passendere Funktionen.

Welche Unterstützung gibt es bei Problemen?

medatixx bietet eine zentrale Hotline während der Geschäftszeiten sowie ein regionales Servicepartner-Netzwerk für persönliche Vor-Ort-Betreuung. Ein Online-Ticketsystem dokumentiert Anfragen transparent. Konkrete Service Level Agreements mit garantierten Reaktions- und Lösungszeiten werden im Wartungsvertrag individuell vereinbart. Für kritische Systemausfälle existieren Notfall-Hotlines außerhalb regulärer Geschäftszeiten.