Mobile Zeiterfassung & Dokumentation: Start- und Endzeiten werden direkt beim Kunden mit GPS-Ortung erfasst. Arbeitsergebnisse, Schäden oder besondere Situationen lassen sich per Foto dokumentieren. Die digitale Unterschrift des Kunden erfolgt auf dem Smartphone oder Tablet. Alle Daten synchronisieren sich sofort mit der Bürozentrale.
Angebots- & Rechnungsmanagement: GAEB/DA81-Integration ermöglicht normgerechte Leistungsverzeichnisse ohne Zusatzkosten. Vorkonfigurierte SHK-Leistungsbausteine für Heizung, Solar und Sanitär beschleunigen die Angebotserstellung. Die Kalkulation erfolgt automatisch auf Basis von Materialstammdaten. PDF-Dokumente lassen sich direkt von der Baustelle erstellen und versenden.
Materialwirtschaft: Datanorm-Import integriert Großhändler-Kataloge direkt in die Materialdatenbank. Echtzeit-Lagerstandsüberwachung liefert automatische Bestellvorschläge. Der Materialverbrauch wird je Auftrag mit Deckungsbeitragsberechnung erfasst. Bestandswarnungen verhindern Materialengpässe bei laufenden Projekten.
Terminplanung & Disposition: Kalenderbasierte Einsatzplanung gleicht die Verfügbarkeit aller Techniker ab. GPS-gestützte Routenoptimierung reduziert Fahrzeiten bei Serviceeinsätzen. Automatische Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten bei Terminänderungen. Mehrbenutzer-Ansichten ermöglichen Disponenten und Teamleitern die zentrale Übersicht.
Digitale Prüfprotokolle: Wartungs- und Abnahmeprotokolle nach SHK-Standards werden digital ausgefüllt. Dichtheitsprüfungen und Emissionsmessungen lassen sich strukturiert dokumentieren. Vorlagen für wiederkehrende Prüfungen wie Heizungswartungen sparen Zeit. Rechtssichere Archivierung mit Zeitstempel gewährleistet Nachweisbarkeit.
Kundenverwaltung (CRM): Zentrale Kundendatenbank speichert vollständige Historie aller Aufträge. Serviceverträge und Wartungsintervalle werden systematisch verwaltet. Automatische Erinnerungen weisen rechtzeitig auf anstehende Wartungstermine hin. Notizen und Besonderheiten zu jedem Kundenobjekt sind jederzeit abrufbar.
Offline-Funktionalität: Vollständige App-Nutzung ohne Internetverbindung durch PWA-Technologie. Automatische Datensynchronisation erfolgt bei Netzwerkverfügbarkeit. Besonders relevant in Kellern, Rohbauten und auf Großbaustellen mit schlechter Netzabdeckung.
Finanzbuchhaltungs-Integration: DATEV-Schnittstelle ermöglicht nahtlose Übergabe an Steuerberater. Export von Rechnungs- und Buchungsdaten ohne Medienbrüche. GoBD-konforme Archivierung aller Belege erfüllt gesetzliche Anforderungen.
Echtzeit-Dashboard & Reporting: Auslastungsübersicht zeigt Status aller Techniker auf einen Blick. Umsatz- und Deckungsbeitragsauswertungen liefern betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Auftragsstatus-Tracking unterscheidet zwischen offenen, laufenden und abgeschlossenen Projekten. KPI-Monitoring unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen.
Rollen- & Rechteverwaltung: Differenzierte Zugriffsrechte für Techniker, Disponenten, Büro und Geschäftsführung. Schutz sensibler Daten wie Kalkulationen auf Feldebene. Mandantenfähigkeit ermöglicht Verwaltung mehrerer Standorte in einem System.
Echte Offline-First Progressive Web App unterscheidet ToolTime grundlegend von vielen Wettbewerbern. Die mobile Anwendung funktioniert vollständig ohne Internetverbindung – nicht nur mit eingeschränktem Umfang. Alle Funktionen von Zeiterfassung über Fotodokumentation bis zur Rechnungserstellung stehen auch im Funkloch zur Verfügung. Sobald wieder Netz vorhanden ist, synchronisiert sich alles automatisch. Das ist gerade in Kellern, Rohbauten oder auf abgelegenen Baustellen ein echter Gamechanger und verhindert Datenverlust oder Medienbrüche.
GAEB/DA81 und Datanorm ab Werk integriert – während viele Wettbewerber diese Standards als kostenpflichtiges Add-on anbieten, sind sie bei ToolTime von Anfang an dabei. Großhändler-Kataloge lassen sich per Datanorm direkt in die Materialdatenbank importieren. Normgerechte Leistungsverzeichnisse nach GAEB entstehen ohne Zusatzkosten und ohne Customizing-Projekt. Das beschleunigt die Angebotserstellung erheblich und spart Zeit bei Ausschreibungen für öffentliche Auftraggeber und Großprojekte.
SHK-spezifische Leistungsbausteine ohne Individualisierung verkürzen die Implementierungszeit dramatisch. Statt bei Null anzufangen, bietet die Software vorkonfigurierte Module für typische SHK-Arbeiten: Heizungsinstallation, Solaranlagen, Badsanierung, Wartungsverträge. Diese Bausteine können direkt genutzt oder an eigene Prozesse angepasst werden – ohne monatelanges Customizing wie bei klassischen ERP-Systemen. Das verkürzt die Implementierungszeit auf Wochen statt Monate.
API-First-Architektur für flexible Systemlandschaft ermöglicht zukunftssichere Integration. Die gesamte Software ist über dokumentierte REST-APIs zugänglich. Bestehende Warenwirtschaft, spezialisierte Branchenlösungen oder BI-Tools lassen sich problemlos verbinden. Keine proprietären Schnittstellen, keine Vendor-Lock-ins – echte Zukunftssicherheit für die digitale Infrastruktur.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden. ToolTime ersetzt keine CAD- oder BIM-Software für komplexe Planungsaufgaben. Wenn Rohrleitungen dimensioniert oder 3D-Gebäudemodelle bearbeitet werden müssen, bleibt Spezialsoftware weiterhin notwendig. Auch das Reporting ist auf vordefinierte Standard-Reports beschränkt – individuelle SQL-Abfragen oder komplexe Ad-hoc-Analysen sind nicht möglich.
Wachsende SHK-Betriebe mit 5-50 Mitarbeitern und Serviceabteilung profitieren maximal von der Echtzeit-Synchronisation zwischen Baustelle und Büro. Mehrere Techniker im Außendienst, eine Disposition und ein Innendienst-Team arbeiten nahtlos zusammen. Disponenten sehen sofort, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist. Die Buchhaltung kann ohne Medienbruch Rechnungen erstellen. GPS-Routenoptimierung spart täglich Fahrzeit und Sprit. Diese Betriebsgrößenordnung nutzt die Skalierbarkeit optimal aus.
Solo-Selbstständige und Kleinstbetriebe mit 1-5 Mitarbeitern finden einen schnellen Weg zur Professionalisierung. Der Abschied von Excel und Zettelwirtschaft gelingt ohne Aufbau einer IT-Abteilung. Die Implementierung dauert wenige Tage, die Bedienung ist selbsterklärend. Angebote und Rechnungen entstehen direkt beim Kunden, alles wird mit Fotos dokumentiert – das wirkt deutlich professioneller. Der modulare Aufbau bedeutet: Bezahlt wird nur für tatsächlich genutzte Funktionen.
Servicetechniker mit vielen Wartungsverträgen erhalten erhebliche Arbeitserleichterung durch die automatische Terminverwaltung mit Wartungsintervallen. Bei regelmäßigen Wartungen, Prüfungen und Störungseinsätzen erinnert das System rechtzeitig an anstehende Wartungen. Alle Prüfprotokolle der letzten Jahre sind auf dem Tablet dabei. Serviceverträge werden automatisch verlängert – kein Umsatz geht mehr verloren durch vergessene Termine.
Filialbetriebe und Handwerksgruppen mit mehreren Standorten nutzen die Mandantenfähigkeit zur effizienten Verwaltung. Mehrere Betriebsstätten oder Tochterunternehmen lassen sich in einem System verwalten – mit zentraler Übersicht für die Geschäftsführung, aber getrennten Daten je Standort. Das spart Lizenzkosten gegenüber Einzellösungen und ermöglicht standortübergreifendes Controlling.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Offline-Funktionalität: Bei häufiger Arbeit in Kellern, Tiefgaragen oder auf Großbaustellen mit Funklöchern ist die Offline-First-PWA ein Killerkriterium. Bei guter Netzabdeckung verliert dieser Vorteil an Relevanz.
GAEB für öffentliche Ausschreibungen: Die Out-of-the-box-Integration spart Zeit und Zusatzkosten bei öffentlichen Ausschreibungen oder Großprojekten. Im Privatkundengeschäft oder bei Kleinaufträgen ist dieses Feature weniger entscheidend.
Standardisierung der Prozesse: ToolTime folgt dem Prinzip "Best Practice statt Customizing". Workflows, die üblichen SHK-Standards entsprechen, passen perfekt. Sehr spezielle Abläufe mit tiefem Individualisierungsbedarf könnten klassische ERP-Systeme mit mehr Customizing-Optionen besser bedienen – allerdings deutlich teurer.
Budget pro Mitarbeiter: Mit ca. 29-79 € pro Nutzer und Monat liegt ToolTime im mittleren Segment. Günstiger als SAP oder Microsoft Dynamics, teurer als reine Basis-Tools. Die Zeitersparnis sollte gegengerechnet werden: Wenn ein Techniker durch schnellere Prozesse 2-3 Stunden pro Monat spart, amortisiert sich die Software bereits.
Mobile-First-Konzept prägt die gesamte Softwarearchitektur. Die Lösung ist konsequent vom Außendienst her gedacht: Techniker dokumentieren Start, Ende, Materialverbrauch und Fotos auf dem Smartphone. Prüfprotokolle für Dichtheitsprüfungen oder Heizungswartungen werden digital ausgefüllt, der Kunde unterschreibt auf dem Display. Das Büro sieht in Echtzeit den Auftragsstatus und kann sofort die Rechnung erstellen – ohne dass der Techniker einen Zettel abgeben muss. Diese durchgängige Digitalisierung eliminiert Medienbrüche und reduziert Verwaltungsaufwand erheblich.
Durchgängige Datenkonsistenz von der Kalkulation bis zur Nachkalkulation zeichnet die Systemarchitektur aus. Ein Auftrag durchläuft einen lückenlosen digitalen Prozess: Aus dem Angebot wird per Klick ein Auftrag, der Techniker bucht Material und Zeit, daraus entsteht automatisch die Rechnung. Die Nachkalkulation zeigt sofort, ob die ursprüngliche Kalkulation stimmte – alle Daten stammen aus einer zentralen Datenbank, nichts wird doppelt erfasst. Das spart nicht nur Zeit, sondern liefert auch verlässliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen für strategische Entscheidungen.
Skalierbarkeit vom Solo bis zum Mittelbetrieb ermöglicht langfristige Nutzung ohne Systemwechsel. Der Start erfolgt mit einem Basis-Modul für Angebote und Zeiterfassung. Bei Bedarf kommen Lagerverwaltung, Serviceverträge oder umfangreiches Reporting hinzu. Die modulare Lizenzierung wächst mit dem Betrieb – ohne dass das System gewechselt werden muss. Diese Flexibilität macht ToolTime besonders für wachsende Betriebe interessant, die eine langfristige Digitalisierungsstrategie verfolgen.
Solide Finanzierung und stabiles Wachstum kennzeichnen das Unternehmen seit der Gründung 2019 in München. Mehrere Finanzierungsrunden von namhaften Investoren wie HV Capital, Lightrock und Visionaries Club wurden erfolgreich abgeschlossen – zuletzt 23 Millionen Euro in 2022. Das Unternehmen beschäftigt über 100 Mitarbeiter und wächst stetig. Diese finanzielle Stabilität ist ein wichtiger Faktor für die Investitionssicherheit bei der Digitalisierung. Betriebe können davon ausgehen, dass der Anbieter langfristig am Markt bleibt und die Software kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Gründer mit Handwerks-DNA prägen die Produktphilosophie. Die Gründer kommen selbst aus dem Handwerksumfeld oder haben eng mit Handwerksbetrieben zusammengearbeitet. Das zeigt sich an praxisnahen Funktionen und der Vermeidung unnötiger Komplexität. Die Software wird von Leuten entwickelt, die verstehen, wie ein SHK-Betrieb funktioniert. Community-getriebene Produktentwicklung bindet Kunden aktiv ein: über Feature-Voting, Beta-Tests und regelmäßige User-Group-Treffen. Die Roadmap ist transparent, Kundenwünsche fließen direkt in die Entwicklung ein. Das sorgt für hohe Praxisrelevanz der neuen Funktionen.
Cloud-Native mit deutschen Rechenzentren bildet die technische Grundlage. Die Software läuft vollständig in der Cloud als SaaS-Modell auf Servern in Deutschland. Das bedeutet DSGVO-Konformität, keine eigenen Server sind nötig, automatische Updates erfolgen ohne Zusatzkosten. Die Microservices-Architektur sorgt für hohe Verfügbarkeit und schnelle Performance. Ein klassisches On-Premise-Angebot existiert nicht – wer aus Compliance- oder Sicherheitsgründen lokale Datenverarbeitung benötigt, findet hier keine Lösung.
Progressive Web App statt nativer Apps charakterisiert die mobile Anwendung. Die PWA läuft im Browser, fühlt sich aber an wie eine native App. Vorteile: funktioniert auf iOS und Android ohne separate Entwicklung, Updates sind sofort verfügbar, kein App-Store-Download nötig. Die Offline-Sync-Funktion speichert alle Daten lokal und synchronisiert automatisch bei Netzwerkverfügbarkeit. Techniker können also auch im Funkloch produktiv arbeiten, ohne auf die Cloud-Verbindung warten zu müssen.
Dokumentierte REST-API für Drittsysteme ermöglicht flexible Integration. Die API-First-Architektur erlaubt nahtlose Verbindungen mit Warenwirtschaftssystemen, spezialisierten Planungstools oder BI-Software. OAuth2-Authentifizierung sorgt für Sicherheit. Das macht ToolTime zum flexiblen Hub in der IT-Landschaft. Betriebe können ihre bewährten Systeme weiternutzen und ToolTime als Ergänzung für den mobilen Außendienst und die Auftragsverwaltung einsetzen.
Transparente monatliche Lizenzierung nach Nutzern bildet die Preisgrundlage. Basis-Tarif: ab ca. 29 € pro Nutzer/Monat, Pro-Tarif: ab 49 € pro Nutzer/Monat, Premium-Tarif: ab 79 € pro Nutzer/Monat. Dazu kommt eine einmalige Setup-Gebühr: 499-1.499 € je nach Implementierungsumfang. Keine versteckten Kosten für GAEB oder Datanorm – diese branchenrelevanten Standards sind bereits enthalten. Die genauen Preise können je nach Vertragslaufzeit und Nutzeranzahl variieren, individuelle Angebote sind üblich.
TCO-Beispiel für 7-Mann-Betrieb über 3 Jahre verdeutlicht die Gesamtkosten: Lizenzen im Pro-Tarif ca. 12.350 €, Setup ca. 1.000 €, Schulung ca. 1.200 €, interne Datenvorbereitung ca. 400 € = Gesamt ca. 15.000 € über 3 Jahre. Das entspricht etwa 420 € pro Monat bzw. 60 € pro Mitarbeiter. Gegenrechnung: Durch schnellere Abrechnung und weniger Materialverluste sparen Betriebe oft 500 € pro Monat – die Software amortisiert sich dann bereits nach etwa 6 Monaten. Diese Rechnung variiert natürlich je nach Betriebsstruktur und Nutzungsintensität.
Flexibilität bei Vertragsänderungen bietet praktische Vorteile. Monatliche oder jährliche Laufzeiten sind möglich, jährliche Bindung wird oft mit Rabatt belohnt. Lizenzen können bei Mitarbeiterwechsel angepasst werden. Module lassen sich jederzeit zu- oder abbuchen. Diese Flexibilität ist besonders für saisonabhängige Betriebe oder bei schwankender Auftragslage wertvoll. Betriebe zahlen nur für das, was sie tatsächlich nutzen.
Standardisierter Implementierungsprozess dauert in der Regel 2-4 Wochen. Der Ablauf beginnt mit einem Kick-off-Workshop zur Prozessanalyse. Kunden- und Artikeldaten werden aus Excel oder CSV importiert. Die Module werden konfiguriert, Key-User geschult. Eine Pilotphase mit einem Team testet die Praxis, dann erfolgt der Rollout auf alle Mitarbeiter. Für Klein- und Mittelbetriebe ist das in 2-4 Wochen machbar, bei komplexeren Anforderungen dauert es 1-3 Monate. Diese Implementierungszeit liegt deutlich unter klassischen ERP-Projekten, die oft ein halbes Jahr und länger benötigen.
Datenqualität und Change Management stellen die größten Herausforderungen dar. Der technische Umstieg ist meist unproblematisch. Kritisch sind zwei Punkte: Erstens müssen Altdaten wie Kundenadressen und Artikelstamm sauber aufbereitet werden – unsaubere Datenqualität führt zu Problemen im neuen System. Zweitens braucht es die Akzeptanz der Mitarbeiter. Wenn Techniker die App boykottieren, war die Investition umsonst. Aktives Change Management ist daher wichtig: frühzeitige Kommunikation, praxisnahe Schulungen, schnelle Erfolge zeigen und Bedenken ernst nehmen. Die Geschäftsführung sollte den Umstieg aktiv unterstützen und vorleben.
Support während der Umstellung bietet mehrere Kanäle. Telefon- und E-Mail-Support stehen Mo-Fr von 8-18 Uhr zur Verfügung. Online-Tutorials und Video-Anleitungen ermöglichen Selbsthilfe. Für größere Betriebe gibt es optional Vor-Ort-Schulungen ab 1.200 €/Tag sowie dedizierte Customer Success Manager. Die meisten Anwender berichten von schnellem, hilfsbereitem Support – Reaktionszeiten unter 24 Stunden sind Standard, im Premium-Support sogar unter 4 Stunden. Das ist wichtig, denn gerade in der Anfangsphase treten immer wieder Fragen auf.
Vorteile:
Massive Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben: Angebote und Rechnungen entstehen in Minuten statt Stunden. Techniker verschwenden keine Zeit mehr mit Papier-Ausfüllen im Auto. Die durchgängige Digitalisierung eliminiert Doppelerfassungen.
Lückenlose Dokumentation und Rechtssicherheit: Alle Fotos, Protokolle und Unterschriften sind digital archiviert. Bei Reklamationen oder Gewährleistungsfällen stehen alle Beweise sofort griffbereit zur Verfügung. Das schützt vor ungerechtfertigten Forderungen.
Besserer Cashflow durch schnellere Abrechnung: Rechnungen gehen noch am Tag der Leistungserbringung raus, nicht erst nach Wochen. Das verbessert die Liquidität spürbar und reduziert Mahnwesen sowie Forderungsausfälle.
Offline-Funktionalität ohne Einschränkungen: Die PWA arbeitet vollständig ohne Internet – ein echter Unterschied zu vielen Wettbewerbern. Keine Frustration mehr bei Technikern wegen nicht funktionierender Apps im Keller.
Integrierte SHK-Standards ohne Zusatzkosten: GAEB und Datanorm sind von Anfang an dabei, nicht als teures Add-on. Das spart Geld und beschleunigt die Implementierung erheblich.
Skalierbarkeit mit dem Betrieb: Module können nach Bedarf hinzugebucht werden. Das System wächst mit, kein teurer Systemwechsel bei Expansion notwendig.
Herausforderungen:
Kein Ersatz für CAD/BIM bei Planungsaufgaben: Komplexe Heizungssysteme dimensionieren oder 3D-Modelle für Großprojekte erstellen erfordert zusätzliche Spezialsoftware. ToolTime ist keine Planungssoftware.
Reporting-Flexibilität begrenzt: Standard-Dashboards decken wichtigste KPIs ab, aber individuelle Auswertungen oder Ad-hoc-Analysen sind nur eingeschränkt möglich. Power-User aus dem Controlling könnten hier Grenzen erleben.
Cloud-Only, kein On-Premise: Wenn der Betrieb aus Compliance- oder Sicherheitsgründen lokale Datenverarbeitung verlangt, ist ToolTime keine Option. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren, aber eben in der Cloud.
Einarbeitungszeit trotz Benutzerfreundlichkeit: Auch intuitive Software erfordert Schulung und Gewöhnung. Ältere Mitarbeiter oder Technik-Skeptiker brauchen unter Umständen mehr Unterstützung beim Umstieg.
Abhängigkeit vom Anbieter: Als Cloud-Lösung besteht eine dauerhafte Abhängigkeit vom Anbieter. Bei Insolvenz oder Serviceeinstellung wären Daten zwar exportierbar, aber die Migration zu einer Alternative wäre aufwendig.
Standardisierung kann einengen: Die Best-Practice-Prozesse passen für viele Betriebe perfekt. Wer sehr individuelle Abläufe hat, muss sich entweder anpassen oder stößt an Grenzen der Konfigurierbarkeit.
Ja, die App funktioniert vollständig offline – nicht nur im Lesemodus. Aufträge anlegen, Zeiten erfassen, Fotos hochladen, Protokolle ausfüllen und sogar Rechnungen erstellen ist ohne Internetverbindung möglich. Alle Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netz verfügbar ist. Das ist ein echter Unterschied zu vielen Wettbewerbern, die nur eine eingeschränkte Offline-Funktion bieten. Die Progressive-Web-App-Technologie macht diese vollständige Offline-Funktionalität möglich.
Die meisten Betriebe berichten von 0,5-1 Tag Einarbeitungszeit für Techniker. Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten mit großen Buttons und klarer Struktur, weil sie auch mit Arbeitshandschuhen auf der Baustelle funktionieren muss. Für Bürokräfte und Disponenten sind 1-2 Tage Schulung üblich, da diese mit mehr Funktionen arbeiten. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Lernkurve erheblich. Online-Tutorials und Video-Anleitungen ermöglichen zusätzliches Selbststudium bei Bedarf.
Ja, Kunden- und Artikeldaten können per CSV-Import übernommen werden. Der Import-Assistent unterstützt bei der Zuordnung der Felder. Bei der Kalkulation hängt es davon ab, wie komplex die bisherige Struktur ist. Standard-Kalkulationen lassen sich gut abbilden, sehr individuelle Kalkulationslogiken erfordern eventuell Anpassung. Im Zweifelsfall hilft der ToolTime-Support beim Datenimport. Eine saubere Datenvorbereitung vor dem Import ist wichtig für einen reibungslosen Start.
ToolTime skaliert problemlos auch für größere Betriebe. Die Lizenzkosten steigen linear mit der Mitarbeiterzahl, aber die Architektur ist auf Hunderte parallele Nutzer ausgelegt. Bei sehr großen Betrieben ab 100 Mitarbeitern oder Konzernstrukturen sollten individuelle Enterprise-Konditionen mit ToolTime besprochen werden. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht auch die Verwaltung mehrerer Standorte oder Tochterunternehmen in einem System. Das macht das System auch für expandierende Betriebe langfristig nutzbar.
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