Disposition & Einsatzplanung: Visuelle Tourenplanung per Drag & Drop mit automatischer Warnmeldung bei Doppelbuchungen, automatische Routenoptimierung zur Reduzierung von Fahrzeit und Kraftstoffkosten, Qualifikationsabgleich zur Prüfung der erforderlichen Monteur-Befähigungen für jeden Auftrag
Mobiler Außendienst: Offline-fähige Monteur-App für unterbrechungsfreies Arbeiten in Kellerräumen und Gebieten ohne Netzabdeckung, digitale Checklisten und Fotodokumentation mit Möglichkeit zur Kundenunterschrift direkt vor Ort, mobile Zeiterfassung mit automatischem Datenfluss in die Nachkalkulation
Angebot & Abrechnung: SHK-spezifische Kalkulationsvorlagen für typische Heizungs-, Sanitär- und Klimaarbeiten, GAEB- und VOB-konforme Abrechnungsmodule für rechtssichere Abwicklung öffentlicher Aufträge, Vor-Ort-Angebotserstellung durch Monteure mit Zugriff auf aktuelle Preise
Material & Lagerverwaltung: Bestandsführung mit Mindestmengen-Warnsystem und automatischen Nachbestellvorschlägen, Datanorm/IDS-Connect-Integration für Echtzeit-Preise und Verfügbarkeiten vom Großhändler, Chargen- und Seriennummernverwaltung zur Gewährleistungsdokumentation und Rückverfolgbarkeit
Service & Wartung: Wartungsvertragsverwaltung mit automatischen Erinnerungen an fällige Inspektionen, Servicehistorie je Anlage mit vollständiger Dokumentation aller Eingriffe und durchgeführten Arbeiten
Kaufmännische Prozesse: Rechnungsstellung mit integriertem Mahnwesen von der ersten bis zur dritten Mahnstufe, DATEV-Schnittstelle für nahtlosen Datenaustausch mit dem Steuerbüro, KPI-Dashboards zur Überwachung von Umsätzen, Auslastung und Deckungsbeiträgen
Vollständige Offline-Funktionalität der Monteur-App ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten in Kellerräumen, Tiefgaragen oder ländlichen Gegenden ohne Mobilfunknetz. Alle relevanten Daten – von Auftragsinformationen über Materiallisten bis zu aktuellen Preisen – stehen offline zur Verfügung. Die automatische Hintergrundsynchronisation erfolgt, sobald wieder Netzverbindung besteht. Dieser Ansatz verhindert Medienbrüche und eliminiert doppelte Dateneingaben, die bei vielen konkurrierenden Lösungen noch zum Arbeitsalltag gehören.
Tiefenintegration für GAEB und VOB hebt die Software von Wettbewerbern ab, die diese Formate nur nachträglich exportieren können. Angebote und Abrechnungen entstehen direkt im GAEB-Format ohne manuelle Umformatierung. Bei öffentlichen Aufträgen oder Arbeiten für Wohnungsbaugesellschaften entfallen dadurch Stunden an Nacharbeit. Formatfehler, die zur Ablehnung von Angeboten oder Rechnungskürzungen führen können, werden systematisch vermieden.
Modulares Baukastenprinzip ohne Programmieraufwand erlaubt die schrittweise Erweiterung der Software nach tatsächlichem Bedarf. Neue Module wie die Servicevertragsverwaltung lassen sich per Konfiguration aktivieren, ohne dass Entwickler eingebunden werden müssen. Die Software wächst mit dem Betrieb mit – kleinere Unternehmen starten mit Basisfunktionen, größere buchen bei Bedarf zusätzliche Module hinzu. Anpassungen an betriebliche Besonderheiten erfolgen über Parameter statt durch Custom Code.
Branchenfokus mit hoher Out-of-the-Box-Abdeckung reduziert den Anpassungsaufwand bei der Einführung erheblich. Kalkulationsvorlagen, Materialstammdaten, Arbeitsschritte und Formulare sind durchgängig auf SHK-Prozesse zugeschnitten. Viele Betriebe können nach zwei bis drei Wochen produktiv arbeiten, da die grundlegenden Arbeitsabläufe bereits vorkonfiguriert sind.
Einschränkungen bestehen für Großbetriebe mit mehr als 150 Mitarbeitern, wo die Software an ihre Grenzen stößt. Unternehmen mit Bedarf an komplexen Business-Intelligence-Analysen oder internationaler Struktur mit mehreren Standorten finden nicht die erforderliche Funktionstiefe. Bei Datenbeständen über 50.000 Datensätzen können Performance-Einbußen auftreten. Für datenintensive Analysen sind Zusatztools erforderlich.
Wachsende SHK-Betriebe mit 10-30 Mitarbeitern finden in Sykasoft eine Lösung, die professionelle Strukturen bietet ohne die Komplexität von Enterprise-Software. Diese Unternehmen haben die Excel-Phase hinter sich und benötigen durchgängige Digitalisierung, jedoch ohne überdimensionierte Funktionsvielfalt. Das Baukastenprinzip ermöglicht einen schrittweisen Ausbau – zunächst Disposition und Auftragsabwicklung, später Servicevertragsverwaltung. Die intuitive Bedienung erleichtert die Akzeptanz bei Mitarbeitern mit wenig Softwareerfahrung.
Serviceorientierte SHK-Betriebe mit hohem Wartungsanteil profitieren besonders von der Wartungsvertragsverwaltung mit automatischen Erinnerungen und der vollständigen Anlagenhistorie. Monteure erhalten vor Ort sofortigen Einblick in alle bisherigen Eingriffe an einer Heizung oder Klimaanlage. Die mobile Checklisten-Funktion unterstützt standardisierte Wartungsabläufe und erhöht die Servicequalität. Die lückenlose Dokumentation stärkt die Kundenbindung und erleichtert die Planung wiederkehrender Aufträge.
SHK-Betriebe mit öffentlichen Aufträgen benötigen die native GAEB- und VOB-Unterstützung zur effizienten Bearbeitung von Ausschreibungen. Ausschreibungsdaten lassen sich direkt importieren, kalkulieren und im korrekten Format zurückspielen. Die rechtssichere Dokumentation und die VOB-konforme Abrechnung reduzieren das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder Rechnungskürzungen. Für Betriebe, die regelmäßig für öffentliche Auftraggeber oder Bauträger arbeiten, ist diese Funktionalität geschäftskritisch.
Betriebe mit vielen Außendienstmonteuren in ländlichen Gebieten sind auf die Offline-Fähigkeit der App angewiesen. Datenverluste und Frustrationen durch nicht erreichbare Systeme entfallen vollständig. Die automatische Tourenoptimierung spart bei längeren Anfahrten messbar Zeit und Kosten. Monteure können durchgängig arbeiten, unabhängig von der Netzqualität vor Ort.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Sykasoft versteht sich nicht als allgemeine Handwerkersoftware mit SHK-Add-on, sondern wurde von Grund auf für die Prozesse in Heizung, Sanitär und Klima konzipiert. Branchenprozesse bilden die DNA der Software – von der Materialstammanlage über die Wartungsplanung bis zur GAEB-konformen Abrechnung sind alle Funktionen auf die spezifischen Anforderungen der SHK-Branche ausgerichtet. Diese Spezialisierung zeigt sich in Details wie vordefinierten Kalkulationsvorlagen für typische Arbeiten, in der Integration von Datanorm für den Großhandelsabgleich und in der Berücksichtigung branchenspezifischer Dokumentationspflichten.
Durchgängige Digitalisierung ohne Medienbrüche prägt die Architektur der Lösung. Vom ersten Kundenkontakt über die Monteur-App bis zur DATEV-Übergabe fließen Daten in einem geschlossenen System ohne manuelle Übertragungen. Ein Auftrag wird einmal im System erfasst und durchläuft alle Stationen – Disposition, mobile Erfassung, Materialentnahme, Abrechnung – digital. Diese Durchgängigkeit reduziert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Prozess vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang.
Der Software liegt ein Lean-Service-Management-Ansatz zugrunde, der nicht nur bestehende Prozesse abbildet, sondern aktiv optimiert. Die automatische Tourenplanung minimiert beispielsweise Verschwendung durch Leerfahrten, indem sie Aufträge geografisch und zeitlich optimal zuordnet. Warnsysteme bei Doppelbuchungen oder fehlenden Qualifikationen verhindern Fehldispositionen, bevor sie entstehen. Diese aktive Unterstützung unterscheidet die Software von reinen Dokumentationslösungen.
Der Anbieter konzentriert sich seit der Gründung 2008 ausschließlich auf Software für die SHK-Branche. Diese langjährige Spezialisierung prägt die Produktentwicklung – das Entwicklungsteam kennt die Besonderheiten des SHK-Handwerks aus der Praxis und nicht nur aus theoretischen Anforderungsdokumenten. Diese Branchenkenntnis schlägt sich in der Funktionstiefe und Praxistauglichkeit nieder.
Die Struktur als mittelständisches Unternehmen mit geschätzt 50 bis 100 Mitarbeitern bietet Stabilität ohne die Abhängigkeit von Risikokapital oder kurzfristigen Exit-Strategien. Eigenes deutsches Supportzentrum und aktive Weiterentwicklung durch einen Kundenbeirat stellen sicher, dass die Software kontinuierlich an reale Anforderungen angepasst wird. Die Roadmap entsteht nicht im Elfenbeinturm, sondern in Abstimmung mit Praktikern aus unterschiedlich strukturierten SHK-Betrieben.
Moderne Technologiebasis auf .NET Core mit schrittweiser Migration zu Microservices-Architektur macht die Software zukunftssicher und wartbar. Im Gegensatz zu Legacy-Lösungen auf veralteten Technologien lässt sich Sykasoft kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen. Die technische Basis erlaubt auch die Integration moderner Ansätze wie Container-Deployment und Cloud-native-Patterns.
Betriebe können zwischen verschiedenen Bereitstellungsformen wählen: On-Premise-Installation, Private Cloud oder SaaS-Modell. Diese Flexibilität ermöglicht Entscheidungen nach eigenen IT-Präferenzen und Datenschutz-Anforderungen. Kleinere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung wählen typischerweise das SaaS-Modell, während größere Unternehmen mit bestehender Infrastruktur oft On-Premise bevorzugen.
Die wichtigsten Schnittstellen für das SHK-Ökosystem sind fertig implementiert: DATEV-Export für den Steuerberater, SAP Business One für größere Unternehmensstrukturen, Datanorm/IDS-Connect für den Großhandelsabgleich sowie GAEB-Import und -Export für öffentliche Aufträge. Diese Standardintegrationen decken die häufigsten Anforderungen ab. Eine API für Sonderintegrationen existiert, ist jedoch nicht öffentlich dokumentiert und erfordert Abstimmung mit dem Hersteller.
Sykasoft bietet zwei grundlegende Modellvarianten: Einmalkauf mit Jahreswartungsvertrag für On-Premise-Installationen oder monatliches SaaS-Abonnement pro Nutzer. Konkrete Preislisten sind nicht öffentlich verfügbar, da die Kosten stark von der gewählten Modulkombination und der Nutzerzahl abhängen. Die Positionierung liegt nach Markteinschätzungen etwa 20 bis 30 Prozent unter Enterprise-Lösungen wie SAP Business ByDesign oder Haufe X360.
Die geschätzte Amortisationszeit bewegt sich zwischen 12 und 18 Monaten. Der Return on Investment entsteht durch messbare Effizienzgewinne: Zeitersparnis in der Disposition durch automatisierte Tourenplanung, reduzierte Fahrzeit durch optimierte Routen, beschleunigte Rechnungsstellung durch mobile Erfassung und verbesserte Materialwirtschaft durch Bestandsführung mit Mindestmengen. Betriebe mit 20 Mitarbeitern berichten von Zeitersparnissen im Umfang von einer halben bis einer ganzen Vollzeitstelle in der Verwaltung.
Versteckte Kostenfaktoren sollten in die Gesamtkalkulation einbezogen werden. Die Datenmigration kann aufwändig werden, wenn Altdaten schlecht gepflegt waren – eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration spart später erheblichen Aufwand. Interne Ressourcen für die Projektbegleitung müssen eingeplant werden, da die Einführung einer integrierten Software nicht nebenbei erfolgen kann. Schulungskosten variieren je nach Vorwissen der Mitarbeiter – für die Monteur-App genügen meist zwei bis vier Stunden, für die Disposition und Kalkulation sind ein bis zwei Tage anzusetzen.
Die realistische Projektdauer für Betriebe mit 20 bis 50 Mitarbeitern liegt zwischen drei und sechs Monaten. Kleinere Betriebe mit unter 15 Mitarbeitern können den Umstieg teilweise in ein bis drei Monaten bewältigen, während Unternehmen mit mehr als 50 Nutzern oder komplexen Integrationsanforderungen bis zu neun Monate einplanen sollten. Diese Zeitspannen umfassen Konzeption, Datenmigration, Konfiguration, Schulung und die Stabilisierungsphase nach dem Go-Live.
Erfolgskritisch für einen reibungslosen Umstieg ist die Datenbereinigung vor der Migration. Schlechte Altdaten – unvollständige Kundenstammdaten, inkonsistente Artikelbezeichnungen, fehlerhafte Preise – führen zu frustrierenden Startschwierigkeiten im neuen System. Die Investition von zwei bis drei Wochen in die Datenqualität vor der Migration macht sich durch einen wesentlich glatteren Start bezahlt. Viele gescheiterte Softwareprojekte scheitern nicht an der Software selbst, sondern an mangelhafter Datenvorbereitung.
Change-Management ist kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für erfolgreiche Einführungen. Ohne sichtbares Commitment der Geschäftsführung und intensive Einbindung der Mitarbeiter von Beginn an scheitern Softwareprojekte regelmäßig. Sykasoft bietet Begleitprogramme für die Einführung, aber interne Champions – Mitarbeiter, die das Projekt vorantreiben und als Multiplikatoren wirken – sind unverzichtbar. Die Erfahrung zeigt, dass Betriebe mit benannten internen Projektverantwortlichen und regelmäßigen Projektmeetings deutlich erfolgreicher implementieren als solche, die den Umstieg „nebenbei" bewältigen wollen.
Vorteile:
Branchenpassgenauigkeit reduziert den Einführungsaufwand drastisch durch vorkonfigurierte SHK-spezifische Prozesse, Kalkulationsvorlagen und Materialstammdaten
Offline-fähige Monteur-App eliminiert Frustrationen durch fehlende Netzabdeckung und ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten auf jeder Baustelle
GAEB/VOB-Integration als native Funktion spart bei öffentlichen Aufträgen erheblich Zeit und verhindert formatbedingte Ablehnungen
Modulares Wachstum erlaubt den Start mit Basisfunktionen und schrittweise Erweiterung nach tatsächlichem Bedarf ohne Systemneueinführung
Automatische Tourenoptimierung reduziert Fahrzeit und Kraftstoffkosten messbar durch intelligente geografische und zeitliche Zuordnung
Durchgängiger Datenfluss vom Auftrag bis zur DATEV-Übergabe ohne Medienbrüche und manuelle Übertragungen
Herausforderungen:
Skalierungsgrenzen für Großbetriebe mit mehr als 150 Mitarbeitern oder internationale Konzernstrukturen
Begrenzte BI-Funktionen für umfangreiche Datenanalysen – Data Scientists benötigen zusätzliche Tools für komplexe Auswertungen
Fehlende Preistransparenz erschwert Budgetplanung, da Kosten nur auf individuelle Anfrage verfügbar sind
Performance-Einschränkungen bei sehr großen Datenbeständen über 50.000 Datensätzen möglich
API-Dokumentation nicht öffentlich verfügbar, individuelle Integrationen erfordern Abstimmung mit dem Hersteller
Abhängigkeit von Softwarespezialisierung – die Fokussierung auf SHK begrenzt Einsatzmöglichkeiten für Betriebe mit breiterem Leistungsspektrum
Die Monteur-App ist bewusst auf einfache Bedienbarkeit ausgelegt. Auch Mitarbeiter mit wenig IT-Affinität kommen nach einer Schulung von zwei bis vier Stunden zurecht. Die Oberfläche konzentriert sich auf die wesentlichen Funktionen – Auftragsannahme, Zeiterfassung, Fotodokumentation, Materialerfassung und Unterschriftensammlung. Komplexe Funktionen bleiben der Disposition und Verwaltung vorbehalten. Die Offline-Fähigkeit verhindert zusätzlich technische Frustrationen durch Verbindungsprobleme.
Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikel sowie die Auftragshistorie werden in Sykasoft migriert. Die Qualität der Migration hängt entscheidend von der Qualität der Quelldaten ab. Vor der Migration sollten Daten bereinigt werden – doppelte Kundenstammsätze zusammenführen, unvollständige Datensätze vervollständigen, nicht mehr benötigte Artikel archivieren. Der Hersteller unterstützt bei der Datenmigration, aber die Verantwortung für die Datenqualität liegt beim Betrieb. Eine gründliche Vorbereitung spart erhebliche Nacharbeiten im laufenden Betrieb.
Sykasoft bietet eine deutschsprachige Hotline mit Erreichbarkeit von Montag bis Freitag. Das Service-Level-Agreement sieht eine Reaktionszeit von 48 Stunden vor. Nach Anwenderfeedback aus der Praxis erfolgen Rückmeldungen häufig deutlich schneller, oft am selben Tag. Der Support verfügt über SHK-Branchenkenntnis und kann dadurch auch prozessuale Fragen beantworten, nicht nur rein technische Probleme lösen. Für geschäftskritische Systeme können erweiterte Support-Pakete mit kürzeren Reaktionszeiten vereinbart werden.
Für sehr kleine Betriebe mit unter fünf Mitarbeitern kann Sykasoft überdimensioniert sein. Die Software entfaltet ihre Stärken vor allem durch die Disposition mehrerer Monteure, die Tourenoptimierung und die durchgängige Verwaltung von Wartungsverträgen. Ein Zwei-Mann-Betrieb ohne Außendienststruktur findet möglicherweise in einfacheren Lösungen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. Ab etwa zehn Mitarbeitern und bei wachsendem Service- und Wartungsgeschäft rechtfertigt die Effizienzsteigerung die Investition.
Die Monteur-App läuft auf Android- und iOS-Geräten, empfohlen werden Smartphones oder Tablets der letzten drei Generationen. Für die Offline-Nutzung muss ausreichend Speicherplatz verfügbar sein, da Auftragsdetails, Materialdaten und Dokumentenvorlagen lokal vorgehalten werden. Die erste Synchronisation und regelmäßige Updates benötigen Internetverbindung, können aber zeitlich gesteuert werden – beispielsweise automatisch über WLAN im Betrieb vor Arbeitsbeginn. Spezielle Hardware wie Barcode-Scanner können über Bluetooth eingebunden werden.
Für eine fundierte Antwort zu GEG-Dokumentation und weiteren aktuellen Compliance-Anforderungen sollte direkter Kontakt mit dem Hersteller aufgenommen werden. Die Software entwickelt sich kontinuierlich weiter, und regulatorische Anforderungen ändern sich. Vor einer Kaufentscheidung empfiehlt sich die Prüfung, welche branchenspezifischen Dokumentationspflichten – etwa für energetische Sanierungen, Entsorgungsnachweise für Kältemittel oder Asbest bei Altanlagen – aktuell unterstützt werden.
