Angebots- & Projektverwaltung: VOB/HOAI-konforme Angebotskalkulation mit automatischer Normenpflege, umfassende Projekt- und Auftragsverwaltung mit integrierter Phasen- und Terminplanung sowie Erstellung von Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen mit XRechnung-Export für elektronische Rechnungsstellung.
Mobile Arbeit & Service: Mobile Service-App für digitale Aufmaßerfassung und Protokollerstellung direkt vor Ort, intelligente Routenoptimierung zur effizienten Tourenplanung der Monteure, präzise Zeiterfassung am Objekt inklusive Arbeitsstunden, Pausen und Gerätezeiten sowie Offline-Fähigkeit für unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Internetverbindung.
Material & Lager: Strukturierte Materialwirtschaft mit Bestellabwicklung und Lagerverwaltung, EDI-Anbindung an führende SHK-Großhändler wie Viessmann, Oventrop und GC-Gruppe sowie Echtzeit-Preisaktualisierung über Lieferanten-APIs für stets aktuelle Kalkulationsgrundlagen.
SHK-Spezifische Compliance: Umfassende Hygienedokumentation nach TrinkwV und VDI 6023, professionelle Energieausweis-Erstellung nach GEG (Gebäudeenergiegesetz), automatisierte Wartungs- und Servicezyklenverwaltung mit integrierten Erinnerungsfunktionen sowie GAEB-Schnittstelle für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.
Controlling & Integration: Detailliertes Projekt-Controlling mit Deckungsbeitragsanalysen zur Rentabilitätsüberwachung, vollständige DATEV-Schnittstelle und GoBD-konforme Archivierung für rechtssichere Belegverwaltung sowie CAD/BIM-Schnittstellen für die Integration von Heizungs- und Sanitärplänen.
Kundenverwaltung & Dokumentation: Zentrale CRM-Funktionen mit Kundenhistorie und Kontaktverwaltung, revisionssichere Dokumentenablage für Aufträge, Protokolle und Zertifikate sowie automatische Wartungserinnerungen für wiederkehrende Serviceleistungen.
Finanzbuchhaltung & Reporting: Integrierte Rechnungsstellung mit verschiedenen Zahlungsmodalitäten, Mahnwesen zur Debitorenverwaltung sowie aussagekräftige Auswertungen und Reports für betriebswirtschaftliche Analysen.
Hybride Architektur mit maximaler Datenkontrolle – Die Kombination aus sicherem On-Premise-Kern für Stammdaten und Geschäftslogik mit Cloud-Services für mobile Funktionen ermöglicht SHK-Betrieben die vollständige Kontrolle über sensible Geschäftsdaten. Gleichzeitig profitieren Monteure von flexiblen mobilen Arbeitsmöglichkeiten vor Ort beim Kunden. Diese technologische Lösung vereint die Sicherheitsanforderungen traditioneller Handwerksbetriebe mit den Mobilitätserfordernissen moderner Serviceorganisationen.
Tiefe Integration branchenspezifischer Compliance-Anforderungen – TrinkwV-Hygienedokumentation, GEG-Energieausweise und VOB-Abrechnung sind direkt in die täglichen Arbeitsabläufe eingebettet, nicht als nachträglich hinzugefügte separate Module. Diese nahtlose Integration minimiert Haftungsrisiken erheblich und spart wertvolle Zeit bei Audits und Prüfungen. Die Software kennt die rechtlichen Besonderheiten des SHK-Handwerks und stellt sicher, dass alle relevanten Dokumentationspflichten automatisch erfüllt werden.
Live-Anbindung an SHK-Großhändler mit Echtzeit-Daten – Direkte API-Verbindungen zu führenden Lieferanten ermöglichen Echtzeit-Preisaktualisierung und automatische Verfügbarkeitsabfragen während der Kalkulation. Laut Anwenderstudien reduziert diese Funktionalität Fehlbestellungen um bis zu 30 Prozent und beschleunigt die Angebotserstellung erheblich. Die Materialkosten in Kalkulationen entsprechen stets den aktuellen Einkaufskonditionen, was Nachkalkulationen und manuelle Preisrecherchen überflüssig macht.
25 Jahre kontinuierliche SHK-Spezialisierung – Seit 1998 entwickelt das Unternehmen ausschließlich für SHK-Betriebe und verfügt über ein eigenes Entwicklungsteam mit Branchenhintergrund. Die enge Zusammenarbeit mit SHK-Verbänden garantiert, dass Updates bei Gesetzesänderungen wie TrinkwV-Novellierungen oder GEG-Anpassungen schnell und fundiert umgesetzt werden. Diese langjährige Fokussierung hat zu einem tiefen Verständnis branchenspezifischer Prozesse geführt, das sich in durchdachten Workflows niederschlägt.
Einschränkungen – Die Benutzeroberfläche orientiert sich an Funktionalität und Robustheit, entspricht jedoch nicht dem minimalistischen Design neuester Cloud-Startups. Die On-Premise-Komponente erfordert eigenes IT-Know-how für Server- und Datenbankwartung, was bei kleineren Betrieben ohne IT-Personal eine Herausforderung darstellen kann. Eine integrierte Materialpreisdatenbank fehlt, wird aber durch die Live-API-Anbindungen zu Großhändlern kompensiert.
Mittelständische SHK-Betriebe mit 20-100 Mitarbeitern profitieren besonders von der Kombination aus umfassender Funktionstiefe und hybrider Architektur. Diese Betriebsgröße benötigt professionelle Prozessabbildung von der Anfrage bis zur Wartung, ohne dabei den Overkill eines Großsystem-ERPs zu erfordern. Die modulare Skalierbarkeit ermöglicht die vollständige Abdeckung komplexer Geschäftsprozesse bei gleichzeitig überschaubarem Implementierungsaufwand.
Servicelastige Installationsbetriebe mit hohem Wartungsgeschäft finden in der Kombination aus Servicezyklenverwaltung, mobiler App und Routenoptimierung einen messbaren Mehrwert. Betriebe, die viele Wartungsverträge betreuen und mobile Monteure im Einsatz haben, berichten von bis zu 25 Prozent Zeitersparnis bei der Serviceabrechnung. Die automatischen Erinnerungsfunktionen und digitale Protokollierung vor Ort eliminieren Medienbrüche und manuelle Nacharbeit.
Compliance-sensible Unternehmen mit hohen Dokumentationsanforderungen erhalten eine rechtssichere Lösung für Trinkwasserhygiene-Dokumentation, Energieausweise und öffentliche Ausschreibungen. Betriebe, die regelmäßig mit Großobjekten, öffentlichen Auftraggebern oder sensiblen Bereichen wie Krankenhäusern arbeiten, minimieren durch die integrierte Compliance-Unterstützung ihre Haftungsrisiken erheblich.
Betriebe mit On-Premise-Präferenz und gleichzeitig mobilen Anforderungen finden in der Hybrid-Architektur eine ideale Lösung. Unternehmen, die ihre Kerndaten aus Sicherheits- oder Datenschutzgründen im eigenen Haus halten möchten, müssen nicht auf moderne mobile Funktionen für Außendienstmitarbeiter verzichten. Diese Konstellation ist typisch für traditionelle Handwerksbetriebe mit hohen Sicherheitsstandards.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die shm-Software deckt den kompletten Workflow eines SHK-Betriebs von der ersten Kundenanfrage über Kalkulation, Materialbeschaffung und mobile Auftragsabwicklung bis zur Fakturierung und langfristigen Wartungsplanung ab. Diese End-to-End-Prozessabbildung eliminiert Medienbrüche zwischen verschiedenen Insellösungen und reduziert manuelle Dateneingaben nach Herstellerangaben um bis zu 40 Prozent. Projekte können durchgängig verfolgt werden, ohne dass Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen.
Die Software bildet nicht einfach allgemeine Handwerksprozesse ab, sondern verfügt über SHK-spezifische Prozesslogik für branchentypische Anforderungen. Trinkwasserhygiene-Protokolle nach VDI 6023, Heizlastberechnungen nach DIN EN 12831, Energieausweise gemäß GEG und branchenspezifische Kalkulationsmethoden sind fest integriert. Diese Spezialisierung unterscheidet shm von allgemeinen Handwerkersoftware-Lösungen, die SHK-Besonderheiten nur rudimentär abbilden können.
Die modulare Skalierbarkeit ermöglicht einen bedarfsgerechten Einstieg und späteren Ausbau. Viele Betriebe starten mit den Kernmodulen Kalkulation und Projektmanagement und erweitern bei wachsenden Anforderungen um Materialwirtschaft, mobile Services oder CAD-Integration. Die Lizenzierung wächst mit den tatsächlichen Anforderungen, was insbesondere für Betriebe mit begrenztem Anfangsbudget oder unsicherer Entwicklungsprognose vorteilhaft ist.
Die shm software GmbH & Co. KG entwickelt seit 1998 ausschließlich Software für SHK-Betriebe und verfügt damit über 25 Jahre spezialisierte Branchenerfahrung. Mit etwa 45 Mitarbeitern am Standort Hamburg und einer Kundenverlängerungsrate von 90 Prozent demonstriert das Unternehmen hohe Marktstabilität. Diese langfristige Fokussierung auf ein einzelnes Handwerkssegment ist im fragmentierten Markt der Handwerkersoftware ungewöhnlich und spricht für tiefes Branchenverständnis.
Ein Inhouse-Entwicklungsteam mit SHK-Hintergrund und die enge Kooperation mit Fachverbänden garantieren, dass regulatorische Änderungen bei TrinkwV, GEG oder VOB schnell und fundiert in die Software übertragen werden. Regelmäßige User-Group-Events und die aktive Einbindung von Anwenderfeedback in die Produktentwicklung stellen sicher, dass die Software praxisnah bleibt und nicht an den realen Bedürfnissen der Betriebe vorbei entwickelt wird. Diese enge Verzahnung mit der Anwenderschaft ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die kontinuierliche Verbesserung der Funktionalität.
Die hybride Architektur kombiniert einen On-Premise-Kern auf Basis von .NET und SQL Server für Stammdaten und Geschäftslogik mit Cloud-Services für mobile Anwendungen. SHK-Betriebe behalten dadurch die volle Kontrolle über ihre geschäftskritischen Daten und erfüllen gleichzeitig moderne Mobilitätsanforderungen für Monteure im Außendienst. Diese technische Lösung adressiert das verbreitete Bedürfnis nach Datensouveränität bei gleichzeitiger Nutzung cloudbasierter Flexibilität.
Die umfassende Schnittstellen-Landschaft umfasst REST-API für individuelle Integrationen, DATEV-Connector für die Finanzbuchhaltung, GAEB-Import und -Export für öffentliche Ausschreibungen sowie CAD/BIM-Schnittstellen für die Planintegration. Spezialisierte APIs zu SHK-Großhändlern über Standards wie IDS-Connect, OCI und UGL ermöglichen die nahtlose Einbindung in bestehende Beschaffungsprozesse. Die Software fungiert damit nicht als isoliertes System, sondern als integrationsfähige Plattform.
Die DSGVO-konforme Datenhaltung erfolgt im Cloud-Teil in deutschen Rechenzentren, die GoBD-zertifizierte Archivierung gewährleistet revisionssichere Belegaufbewahrung. Betriebe sind damit rechtlich auf der sicheren Seite und erfüllen alle relevanten Compliance-Anforderungen an digitale Geschäftsprozesse. Die Trennung zwischen lokal gehosteten Kerndaten und Cloud-Services ermöglicht differenzierte Sicherheitskonzepte je nach Sensibilität der Informationen.
Das Preismodell basiert auf einer einmaligen Lizenzgebühr von etwa 15.000 bis 50.000 Euro, abhängig von Unternehmensgröße und gewählten Modulen, plus jährlicher Wartungspauschale von rund 18 Prozent des Lizenzwerts. Mobile-App-Lizenzen werden mit 20 bis 30 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich berechnet. Diese Struktur unterscheidet sich grundlegend von reinen Cloud-Lösungen mit monatlichen Abonnementpreisen und erfordert eine höhere Anfangsinvestition.
Die realistischen Gesamtkosten über fünf Jahre liegen für mittelständische Betriebe bei 74.000 bis 228.000 Euro, inklusive Implementierung (8.000-25.000 Euro), notwendiger Hardware wie Server und Backup-Systeme (5.000-15.000 Euro), Mitarbeiterschulungen (2.000-8.000 Euro) sowie laufender Wartung. Besonders wichtig: Interne IT-Personalkosten für Systembetreuung von etwa 5.000 bis 10.000 Euro jährlich sollten unbedingt eingeplant werden, da die On-Premise-Komponente laufende Administration erfordert.
Die Amortisation erfolgt typischerweise nach 1,5 bis 3 Jahren durch messbare Effizienzgewinne im Tagesgeschäft. Diese resultieren hauptsächlich aus Zeitersparnis bei der Kalkulation (etwa 25 Prozent), Fehlerreduktion bei Materialbestellungen (rund 30 Prozent durch Live-Preisaktualisierung) und dem Wegfall manueller Dateneingaben (circa 40 Prozent durch durchgängige Prozesse). Die Wirtschaftlichkeit hängt jedoch stark von der konsequenten Nutzung aller implementierten Funktionen ab.
Die Implementierung dauert realistisch 8 bis 12 Wochen für Standard-Projekte mit Kern-Modulen, während komplexe Projekte mit vielen Integrationen und umfangreichem Customizing bis zu sechs Monate in Anspruch nehmen können. Die Datenqualität der Altdaten aus Vorgängersystemen ist dabei der kritischste Erfolgsfaktor. Unvollständige oder inkonsistente Stammdaten müssen vor der Migration bereinigt werden, was oft unterschätzt wird und erheblichen Zeitaufwand verursacht.
Der interne Ressourcenbedarf sollte nicht unterschätzt werden. Mindestens erforderlich sind ein Projektleiter mit 0,5 Vollzeitäquivalent, ein bis zwei Key-User pro Modulbereich für die fachliche Begleitung sowie ein IT-Verantwortlicher für Server- und Datenbankeinrichtung. Proaktive Datenbereinigung vor der Migration ist keine optionale Aufgabe, sondern unverzichtbare Voraussetzung für erfolgreichen Go-Live. Viele Betriebe planen hierfür zu wenig Zeit ein und verzögern dadurch das gesamte Projekt.
Change Management entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg. Die beste Software nützt nichts, wenn Mitarbeiter sie nicht akzeptieren oder umgehen. Top-Down-Commitment der Geschäftsleitung, ausreichende Schulungen durch dreitägige Workshops für alle Anwendergruppen und transparente Kommunikation der konkreten Vorteile sind kritische Erfolgsfaktoren. Widerstände gegen Prozessänderungen treten praktisch immer auf und müssen durch aktive Begleitung überwunden werden.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, die modulare Lizenzierung ermöglicht ausdrücklich einen schrittweisen Einstieg. Viele Betriebe beginnen mit den Kernmodulen Kalkulation und Projektmanagement und erweitern später um Materialwirtschaft, mobile Services oder CAD-Integration. Die Lizenzierung wächst dabei mit den tatsächlichen Anforderungen. Diese Flexibilität ist besonders für Betriebe mit begrenztem Anfangsbudget oder unsicherer Entwicklungsprognose vorteilhaft.
Die Mobile App verfügt über eine Offline-Funktionalität für Grundfunktionen wie Zeiterfassung, Aufmaßerfassung und Protokollerstellung. Monteure können auch in Kellern oder entlegenen Gebäuden ohne Mobilfunkempfang produktiv arbeiten. Bei der nächsten Internetverbindung erfolgt automatische Synchronisation mit dem On-Premise-Kern, sodass keine Daten verloren gehen und das Büro zeitnah über erledigte Arbeiten informiert wird.
Updates bei regulatorischen Änderungen werden vom Entwicklungsteam priorisiert und außerhalb der regulären Release-Zyklen bereitgestellt. Die enge Verbindung zu SHK-Verbänden garantiert frühzeitige Information über anstehende Gesetzesänderungen und ermöglicht schnelle, fundierte Anpassungen. Betriebe erhalten rechtzeitig vor Inkrafttreten neuer Vorschriften die notwendigen Software-Updates, um compliant zu bleiben.
Für die Kernfunktionen sind dreitägige Workshops pro Anwendergruppe üblich. Administratoren und Projektleiter benötigen zusätzliche Schulungstage für erweiterte Funktionen und Systemverwaltung. Die Einarbeitungszeit bis zur produktiven Nutzung liegt erfahrungsgemäß bei 2-4 Wochen, abhängig von IT-Affinität und Komplexität der genutzten Module. Betriebe sollten diese Lernkurve bei der Implementierungsplanung berücksichtigen.
Erforderlich ist ein Windows Server mit SQL Server-Datenbank, wobei die Dimensionierung von der Betriebsgröße abhängt. Für Betriebe bis 50 Mitarbeiter reicht typischerweise ein mittelklassiger Server (16 GB RAM, Quad-Core-Prozessor). Größere Installationen erfordern entsprechend leistungsfähigere Hardware. Zusätzlich werden regelmäßige Backups und ein Grundverständnis für Datenbankwartung benötigt, was entweder intern oder durch einen IT-Dienstleister abgedeckt werden muss.
Ja, die Migration von Altdaten ist grundsätzlich möglich und wird während der Implementierung unterstützt. Die Datenqualität der zu migrierenden Informationen ist jedoch entscheidend für den Erfolg. Inkonsistente oder unvollständige Stammdaten müssen vor der Übernahme bereinigt werden. Der Migrationsaufwand variiert stark je nach Quellsystem und Datenqualität – von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen. Eine gründliche Vorab-Analyse der Altdatenbestände ist unerlässlich.
