Risikoerfassung & -bewertung: Die strukturierte Erfassung aller Risiken aus sämtlichen Unternehmensbereichen erfolgt über vorkonfigurierte Templates für strategische, operative und Compliance-Risiken. Flexible Bewertungsmethoden kombinieren quantitative und qualitative Ansätze – von Scoring über Ampel-Matrix bis zur Wahrscheinlichkeits-/Impact-Analyse. Die Risikokatalog-Verwaltung bietet umfassende Bibliotheken für Risikokategorien und -arten mit Import-/Exportfunktion für branchenspezifische Anpassungen.
Monitoring & Transparenz: Das Echtzeit-Risiko-Dashboard liefert dynamische Übersichten mit Drill-down-Funktionen zu einzelnen Risiken, ergänzt durch Trendanalysen und Frühindikatoren für proaktives Handeln. Automatisierte Eskalations-Workflows mit konfigurierbaren Schwellenwerten informieren bei kritischen Entwicklungen die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt. Ein vollständiger Audit-Trail dokumentiert lückenlos alle Risikoeinträge und Änderungen für revisionssichere Nachweise.
Maßnahmenmanagement: Integriertes Aktionsmanagement verknüpft Risiken direkt mit konkreten Maßnahmen und erfasst dabei Verantwortlichkeiten, Fristen sowie Status. Task-basierte Benachrichtigungen und Eskalationsmails bei Terminüberschreitungen sorgen für konsequente Nachverfolgung offener Aktionspunkte.
Reporting & Dokumentation: Vorkonfigurierte Risiko-Reports lassen sich mit einem Klick in PDF, Excel und PowerPoint exportieren – für Management-Präsentationen und externe Prüfer gleichermaßen. Der No-Code-Formular-Builder ermöglicht eigenständige Anpassungen von Masken, Workflows und Bewertungslogiken ohne IT-Know-how oder Programmierung.
Integration & Administration: Out-of-the-Box-Konnektoren zu SAP, Microsoft Dynamics und Office 365/SharePoint gewährleisten nahtlosen Datenaustausch mit bestehenden Systemen. Die REST-API bietet offene Schnittstellen für Anbindung eigener BI-Tools und Data-Warehouse-Systeme. Granulare Berechtigungskonzepte ermöglichen rollen- und gruppenbasierte Zugriffskontrolle auf Objekt-, Prozess- und Feldebene. Eine mobile App für iOS und Android unterstützt die Erfassung und Aktualisierung von Risiken unterwegs, während die Mandantenfähigkeit Konzernstrukturen mit verschiedenen Tochtergesellschaften bei zentraler Konsolidierung abbildet.
Native Digital-Workplace-Integration unterscheidet Intrafox grundlegend von isolierten Risikomanagement-Tools. Das Modul ist direkt in die Digital-Workplace-Plattform eingebettet, wodurch Risiken unmittelbar mit Prozessdokumentationen, Qualitätsmanagement, Projektmanagement und interner Kommunikation verknüpft werden – ohne Medienbrüche, ohne separate Logins, ohne Datenimporte zwischen verschiedenen Systemen. Für den Arbeitsalltag bedeutet dies weniger Klicks, weniger Aufwand und mehr Kontext bei jeder Entscheidung.
Echte No-Code-Konfiguration durch Fachanwender hebt die Lösung von komplexen GRC-Systemen ab, die externe Consultants für Anpassungen benötigen. Mit Intrafox können Formulare, Bewertungslogiken und Workflows selbstständig konfiguriert werden – ohne eine Zeile Code zu schreiben. Die durchschnittliche Einarbeitungszeit liegt bei unter zwei Tagen. Diese Autonomie reduziert nicht nur Kosten erheblich, sondern macht Organisationen unabhängig und reaktionsschnell bei sich ändernden regulatorischen oder geschäftlichen Anforderungen.
Moderne Cloud-Native-Architektur mit Zukunftssicherheit basiert auf einer Microservices-Architektur mit Docker/Kubernetes-Orchestrierung. Praktisch bedeutet dies: Das System skaliert automatisch mit Unternehmenswachstum, Updates laufen ohne Ausfallzeiten, und einzelne Funktionsstörungen beeinträchtigen nicht das Gesamtsystem. Diese Enterprise-Technologie findet sich in diesem Preissegment selten und schützt Investitionen langfristig.
ISO 27001-zertifiziert mit konsequenter EU-Datenhaltung bietet vollständige DSGVO-Konformität, ISO 27001- und ISO 9001-Zertifizierung des Anbieters sowie ausschließliche Datenhaltung in EU-Rechenzentren mit AES-256-Verschlüsselung. Für regulierte Branchen und datenschutzsensible Organisationen stellt dies einen entscheidenden Vertrauensfaktor dar, der bei internationalen Wettbewerbern oft fehlt.
Einschränkungen: KI-gestützte Risikoprognosen und Predictive Analytics sind aktuell nicht verfügbar, stehen aber auf der Produktroadmap. Bei sehr großen Datenmengen über 10.000 Risikodatensätze kann die Reporting-Performance nachlassen. Die mobile App befindet sich noch im Beta-Status mit eingeschränkter Offline-Funktionalität. Für hochspezialisierte Branchen-Regulierungen wie Basel III oder MiFID II sind manuelle Anpassungen erforderlich, da keine vorkonfigurierten Branchenmodule existieren.
Mittelständische Unternehmen mit 50-1.000 Mitarbeitenden finden in Intrafox die richtige Balance zwischen Professionalität und Handhabbarkeit. Organisationen, die endlich von Excel-Listen zu einem strukturierten Risikomanagement wechseln möchten, erhalten ein System, das professionell genug für interne und externe Audits ist, aber nicht so komplex, dass ein Vollzeit-Administrator erforderlich wird. Die schnelle Implementierung von drei bis sechs Monaten und der Return on Investment innerhalb von neun bis zwölf Monaten passen zu mittelständischen Budgetzyklen und Entscheidungsprozessen.
Dezentral organisierte Konzerne mit mehreren Standorten, Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereichen profitieren besonders von der Mandantenfähigkeit. Diese ermöglicht dezentrale Risikoerfassung bei gleichzeitiger zentraler Konsolidierung. Jede Einheit arbeitet eigenständig in ihrem Bereich mit angepassten Prozessen, während das Management einen konsolidierten Gesamtüberblick erhält – ohne redundante Dateneingaben oder aufwändige Zusammenführungen.
Risk Manager und Compliance Officer ohne großes IT-Team gewinnen durch den No-Code-Ansatz erhebliche Autonomie. Fachlich Verantwortliche ohne Software-Entwicklungs-Hintergrund können Prozesse selbst anpassen, Reports konfigurieren und neue Risikokategorien anlegen – ohne Ticket-System, ohne Warteschlange in der IT-Abteilung, ohne teure externe Berater für jede Änderung. Diese Unabhängigkeit verkürzt Reaktionszeiten bei neuen Anforderungen erheblich.
Unternehmen in regulierten Branchen wie Pharma, Produktion oder Finanzdienstleistung erfüllen mit der vollständigen Audit-Trail-Funktionalität, den ISO-Zertifizierungen und der revisionssicheren Dokumentation die Anforderungen interner Revisoren und externer Prüfer. Die flexible Konfiguration erlaubt die Abbildung verschiedener Compliance-Frameworks ohne grundlegende Systemänderungen.
Nicht geeignet ist die Lösung für Kleinstbetriebe unter 20 Mitarbeitenden ohne formales Risikomanagement, Unternehmen mit hochspezialisierten GRC-Anforderungen für sehr spezifische Nischen-Regulierungen sowie Organisationen ohne bestehende IT-Infrastruktur bei gewünschtem On-Premise-Deployment.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Ganzheitlicher Ansatz statt Insellösung kennzeichnet die grundsätzliche Architektur von Intrafox. Die Software ist kein separates Risikomanagement-Tool, sondern ein integriertes Modul innerhalb der Digital-Workplace-Plattform. Dies ermöglicht die direkte Verknüpfung von Risiken mit Prozessdokumentationen, Qualitätsmanagement, Projektmanagement und interner Kommunikation – alles innerhalb eines einheitlichen Systems. Mitarbeiter müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, Daten liegen nicht in getrennten Silos, und der Kontext zu jedem Risiko bleibt durchgängig erhalten.
Best-Practice-Templates für schnellen Start beschleunigen die Implementierung erheblich. Vorkonfigurierte Risikokataloge, Bewertungsmatrizen und Reporting-Templates nach gängigen Standards wie COSO ERM und ISO 31000 ermöglichen einen sofortigen produktiven Einsatz. Unternehmen müssen nicht bei Null anfangen und mühsam eigene Strukturen entwickeln. Gleichzeitig können alle Elemente ohne Programmierung an spezifische Unternehmensanforderungen angepasst werden – eine Kombination aus standardisierter Basis und individueller Flexibilität.
Workflow-Automatisierung als Produktivitätshebel reduziert den manuellen Koordinationsaufwand signifikant. Automatisierte Eskalationsketten bei Schwellenwertüberschreitungen, Erinnerungsmails für überfällige Maßnahmen und vordefinierte Genehmigungsprozesse entlasten Risk Manager im Tagesgeschäft. Nach Herstellerangabe lässt sich der manuelle Koordinationsaufwand um bis zu 40 Prozent reduzieren, sodass mehr Zeit für strategische Risikoanalysen und weniger für administrative Aufgaben aufgewendet wird.
Etablierter Nischenplayer mit Stabilität charakterisiert die Intrafox GmbH, die seit über 20 Jahren am Markt tätig ist. Das eigenkapitalfinanzierte Unternehmen mit circa 50 Mitarbeitenden zeigt keine Abhängigkeit von Venture-Capital-Investoren, sondern verfolgt eine langfristige strategische Ausrichtung. Über 200 aktive Kunden im DACH-Raum sprechen für kontinuierliche Geschäftsentwicklung und Produktreife. Diese Stabilität ist für Unternehmen wichtig, die eine langfristige Software-Investition tätigen und Planungssicherheit benötigen.
Kundennahe Produktentwicklung prägt die Weiterentwicklung der Plattform. Agile Entwicklung im Zwei-Wochen-Rhythmus, ein öffentliches User-Voice-Portal für Feature-Wünsche und direkter Austausch mit dem Produktmanagement binden Kunden aktiv in die Produktgestaltung ein. Anwender sind nicht nur Lizenznehmer, sondern beeinflussen die Roadmap durch ihre praktischen Anforderungen. Service als Differenzierungsmerkmal zeigt sich darin, dass jeder Kunde einen dedizierten Customer Success Manager erhält, der proaktiv Health Checks durchführt und in regelmäßigen Quarter-Reviews den Erfolg der Lösung sicherstellt. Der 24/5-Support in Deutsch und Englisch mit SLA unter vier Stunden für kritische Anfragen geht über Standard-Ticket-Systeme hinaus.
Moderne Cloud-Native-Architektur basiert auf Microservices mit Docker/Kubernetes, einem REST-API-First-Ansatz und automatischer Skalierung. Praktisch bedeutet dies: Updates erfolgen ohne Downtime, hohe Ausfallsicherheit ist durch redundante Systeme gewährleistet, und Unternehmen können nur die Module nutzen und bezahlen, die sie tatsächlich benötigen. Die Architektur wächst automatisch mit steigenden Anforderungen mit, ohne dass manuelle Infrastruktur-Anpassungen erforderlich werden.
Offene Integrationsplattform ermöglicht die Anbindung bestehender Unternehmenssysteme. Standard-Konnektoren zu SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und Office 365 sind verfügbar und reduzieren den Integrationsaufwand erheblich. Die vollständig dokumentierte REST-API nach OpenAPI/Swagger-Standard ermöglicht darüber hinaus Custom-Integrationen zu Legacy-Systemen oder proprietären Anwendungen. IT-Abteilungen können bei Bedarf individuelle Schnittstellen entwickeln, ohne auf den Anbieter angewiesen zu sein.
Flexible Deployment-Optionen umfassen Cloud-SaaS (Azure EU-Rechenzentren), On-Premise oder Hybrid-Szenarien – je nach Datenschutzanforderungen und vorhandener Infrastruktur. Single Sign-On via SAML/OAuth mit Azure AD, ADFS oder Okta reduziert den administrativen Aufwand und verbessert die Benutzererfahrung durch nahtlose Anmeldung. Unternehmen können die Deployment-Variante wählen, die zu ihren technischen und regulatorischen Rahmenbedingungen passt.
Mittleres Preissegment mit klarer Positionierung kennzeichnet die Preisstrategie von Intrafox. Die Lösung positioniert sich zwischen teuren Enterprise-GRC-Suiten wie SAP GRC oder RSA Archer und einfachen, aber funktional limitierten Nischen-Tools. Das Subscription-Modell basiert auf User-Lizenzen pro Monat oder Staffelmengen-Lizenzen, was flexible Anpassung an die Unternehmensgröße ermöglicht. Konkrete Preise variieren je nach Anzahl der Nutzer, gewähltem Funktionsumfang und Deployment-Option, weshalb individuelle Angebote üblich sind.
TCO-Vorteil durch geringere Projektkosten ergibt sich primär aus dem No-Code-Ansatz. Die einmalige Implementierung kostet circa 20-30 Prozent der Jahreslizenz – ein Wert, der im Branchenvergleich moderat ausfällt. Durch die Möglichkeit, Anpassungen selbstständig vorzunehmen, entfallen laufende Kosten für externe Consultants, die bei komplexeren GRC-Systemen oft erhebliche Zusatzkosten verursachen. Der Return on Investment wird vom Hersteller mit 9-12 Monaten angegeben, primär durch Zeitersparnis bei Reports, die von zwei Tagen pro Woche auf wenige Stunden reduziert werden können.
Versteckte Kosten beachten: Potenzielle Zusatzkosten können bei aufwändigen Datenmigrationen aus Altsystemen entstehen, besonders wenn Daten erst bereinigt und harmonisiert werden müssen. Die Integration proprietärer Legacy-Anwendungen ohne Standard-Schnittstellen kann zusätzlichen Entwicklungsaufwand erfordern. Umfangreiche individuelle Schulungen über die Standard-Trainings hinaus werden gesondert berechnet. Die Datenbereinigung vor der Migration wird in der Projektplanung oft unterschätzt und sollte realistisch eingeplant werden.
Strukturierter Vier-Phasen-Prozess prägt typische Implementierungsprojekte. Phase 1 (Analyse & Setup) dauert vier bis sechs Wochen und umfasst Anforderungsanalyse sowie Systemkonfiguration. Phase 2 (Datenmigration) benötigt sechs bis zehn Wochen für die Überführung und Validierung bestehender Daten. Phase 3 (Pilot & Schulung) erstreckt sich über zwei bis vier Wochen mit Pilotnutzern und umfassenden Trainings. Phase 4 (Go-Live & Hypercare) umfasst zwei Wochen intensiver Betreuung nach Produktivstart. Die Gesamtdauer für mittelständische Unternehmen liegt bei drei bis sechs Monaten – deutlich kürzer als bei komplexen Enterprise-GRC-Implementierungen.
Automatisierte Datenübernahme als Standard erleichtert die technische Migration erheblich. CSV- und Excel-Import für strukturierte Daten sowie ETL-Skripte für ERP-Anbindungen ermöglichen eine weitgehend automatisierte Überführung. Etwa 80 Prozent der Datenmigration können automatisiert werden. Die größte Herausforderung ist oft nicht die technische Migration selbst, sondern die vorherige Harmonisierung inkonsistenter Datenformate aus Excel-Silos verschiedener Abteilungen. Hier sollte ausreichend Zeit für Datenbereinigung eingeplant werden.
Change Management als kritischer Erfolgsfaktor bestimmt letztlich über den Projekterfolg. Die intuitive Oberfläche und der No-Code-Ansatz fördern zwar die Nutzerakzeptanz, dennoch entscheiden das aktive Commitment des Managements, die frühzeitige Einbindung von Key-Usern aus verschiedenen Abteilungen und eine transparente Kommunikation über die konkreten Vorteile über Erfolg oder Scheitern. Pilotphasen mit ausgewählten Nutzern, die als Multiplikatoren fungieren, haben sich in der Praxis bewährt.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Standard-Implementierungsdauer liegt bei drei bis sechs Monaten für mittelständische Unternehmen. Die tatsächliche Dauer hängt jedoch primär von der internen Prozessstandardisierung ab: Sind Risikomanagement-Prozesse bereits definiert und dokumentiert, oder müssen diese erst entwickelt werden? Die reine Software-Konfiguration ist in wenigen Wochen möglich. Der größte Zeitaufwand entsteht typischerweise bei der Datenbereinigung aus Altsystemen, der Abstimmung zwischen Fachabteilungen und dem Change Management. Unternehmen mit gut dokumentierten Prozessen erreichen deutlich kürzere Implementierungszeiten.
Ja, das ist der Kern des No-Code-Ansatzes. Nach einer zweitägigen Schulung können Fachanwender Formulare, Bewertungslogiken und Workflows selbstständig konfigurieren. Die IT-Abteilung wird nur für Infrastruktur-Aspekte bei On-Premise-Deployment oder tiefe ERP-Integrationen mit komplexen Datenmodellen benötigt. Für typische Anpassungen wie neue Risikokategorien, geänderte Bewertungsmatrizen oder angepasste Reports sind keine IT-Kenntnisse erforderlich. Dies verkürzt Reaktionszeiten bei neuen Anforderungen von Wochen auf Stunden oder Tage.
Grundsätzlich ja, insbesondere durch die Mandantenfähigkeit für dezentrale Konzernstrukturen. Die Stärke liegt bei Organisationen mit 50-1.000 Mitarbeitenden pro Einheit oder Tochtergesellschaft. Bei sehr großen DAX-Konzernen mit über 50.000 Mitarbeitenden und zentraler Datenhaltung sollte die Reporting-Performance bei großen Datenmengen im Proof-of-Concept getestet werden. Die Software unterstützt mehrsprachige Benutzeroberflächen und kann verschiedene Ländergesellschaften mit lokalen Prozessen abbilden, während zentrale Konsolidierung auf Konzernebene möglich bleibt.
Die Migration unterstützt strukturierte Daten aus CSV- und Excel-Dateien sowie direkte Anbindungen an ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics. Risikodaten, Bewertungen, Maßnahmen und historische Dokumentationen können übernommen werden. Die größte Herausforderung ist oft nicht die technische Überführung, sondern die Harmonisierung unterschiedlicher Datenformate und -strukturen aus verschiedenen Quellsystemen. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration verbessert die Datenqualität im neuen System erheblich und sollte eingeplant werden.
Der Hauptunterschied liegt in der Balance zwischen Funktionstiefe und Benutzerfreundlichkeit. Während Enterprise-GRC-Suites wie SAP GRC oder RSA Archer sehr tiefe Funktionalität für komplexe Konzernstrukturen bieten, erfordern sie oft mehrmonatige Implementierungen und kontinuierlichen IT-Support. Intrafox fokussiert auf die 80 Prozent der Anforderungen, die für mittelständische Unternehmen relevant sind, und bietet diese mit deutlich schnellerer Implementierung und höherer Benutzerautonomie. Der Trade-off: Für hochspezialisierte Nischen-Regulierungen fehlen vorkonfigurierte Branchenmodule.
Neben den Lizenzgebühren pro User sollten Unternehmen Budget für gelegentliche Schulungen neuer Mitarbeiter, optionale Updates bei umfangreichen Prozessänderungen und mögliche Erweiterungen bei Unternehmenswachstum einplanen. Der große Vorteil: Laufende Kosten für externe Consultants bei Standardanpassungen entfallen durch den No-Code-Ansatz weitgehend. Support ist in den Lizenzgebühren enthalten. Bei sehr individuellen Integrationsprojekten oder Major-Version-Upgrades können projektbezogene Zusatzkosten entstehen, die jedoch deutlich unter denen komplexer GRC-Systeme liegen.
