Objekt- & Exposéverwaltung: KIM ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Objektinformationen mit automatischem Export zu allen wichtigen Immobilienportalen. Die Software erstellt Exposés einmalig und spielt diese synchron auf alle Kanäle aus, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Eine integrierte Versions- und Freigabesteuerung sorgt für Überblick über aktuelle Veröffentlichungen.
Intelligentes Lead-Matching: Das System analysiert Objekt- und Interessentenprofile automatisch und schlägt passende Übereinstimmungen vor. Die KI-Unterstützung reduziert den Suchaufwand spürbar und ermöglicht eine schnellere Zusammenführung von Angebot und Nachfrage.
Kontakt- & CRM-Management: Die zentrale Interessentenverwaltung erfasst Anfragen aus allen Kanälen mit automatischer Dublettenerkennung. Integrierte Wiedervorlage-Funktionen und Follow-up-Workflows stellen sicher, dass keine Kontaktchance verloren geht.
Multi-Channel-Vermarktung: Die Software veröffentlicht Objekte gleichzeitig auf Immobilienportalen, der eigenen Website und in Social Media. Automatisierte E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen halten Interessenten und Eigentümer auf dem aktuellen Stand.
Besichtigungsmanagement: Ein integrierter Kalender verwaltet Einzel- und Sammelbesichtigungen mit Raumauslastung. Die Online-Terminbuchung ermöglicht Interessenten die direkte Buchung verfügbarer Zeitfenster, was den telefonischen Abstimmungsaufwand minimiert.
Dokumentenmanagement: Alle Unterlagen zu Objekten, Interessenten und Eigentümern werden zentral mit Volltextsuche gespeichert. Die E-Signatur-Integration ermöglicht digitale Vertragsabschlüsse direkt im System.
Compliance-Dokumentation: Die Software protokolliert alle Kontakte und Aktivitäten automatisch und revisionssicher. Diese Funktionalität unterstützt die Anforderungen der Makler- und Bauträgerverordnung.
Dashboard & Reporting: Echtzeit-Kennzahlen zu Vermarktungsdauer, Abschlussraten und Kosten pro Lead bieten Transparenz. Standard-Reports beantworten typische Fragestellungen zur Vermarktungsperformance und Portal-Effektivität.
Mobile Nutzung: Apps für iOS und Android ermöglichen den Zugriff auf zentrale Funktionen unterwegs. Eine Offline-Funktionalität ist in Grundzügen vorhanden, komplexere Bearbeitungen erfordern jedoch eine Internetverbindung.
Kampagnensteuerung: Gezielte Marketing-Aktionen für bestimmte Objekte oder Zielgruppen lassen sich innerhalb der Software planen und steuern.
KI-gestütztes Matching mit messbarem Effizienzgewinn – Das intelligente Matching-System von KIM analysiert Objekt- und Interessentenprofile und schlägt automatisch die besten Übereinstimmungen vor. Nach Herstellerangaben reduziert diese Funktionalität den manuellen Suchaufwand um bis zu 30 Prozent. In der täglichen Praxis bedeutet dies: Makler verbringen weniger Zeit mit der Suche nach passenden Interessenten für ihre Objekte und können sich stärker auf Besichtigungen und Vertragsabschlüsse konzentrieren.
Zertifizierte Portalpartnerschaften für reibungslose Integration – KIM verfügt über offizielle API-Anbindungen und Partnerzertifikate von Immobilienscout24, Immowelt und weiteren wichtigen Portalen. Die Synchronisation läuft automatisch und bidirektional: Änderungen in KIM werden sofort auf die Portale übertragen, während Anfragen von den Portalen direkt im System landen. Diese zertifizierten Schnittstellen unterscheiden sich von einfachen XML-Exporten durch höhere Zuverlässigkeit und erweiterte Funktionalität.
Flexible Bereitstellungsmodelle für unterschiedliche Anforderungen – Anders als viele reine Cloud-Lösungen bietet KIM auch eine On-Premise-Installation oder hybride Modelle an. Für größere Maklerunternehmen oder regionale Verbünde mit strengen Datenschutzrichtlinien bedeutet dies volle Kontrolle über die Datenhoheit im eigenen Rechenzentrum. Die Wahl zwischen Cloud, On-Premise oder Hybrid-Betrieb ermöglicht eine passgenaue Antwort auf spezifische Compliance-Anforderungen.
Spezialisierte Maklerlösung statt adaptiertes Standard-CRM – KIM wurde von Grund auf für den Immobilienmakler-Alltag entwickelt und ist kein angepasstes generisches CRM-System. Die Benutzeroberfläche, Prozesse und Automatismen sind konsequent auf die spezifischen Aufgaben von der Objektakquise bis zum Vertragsabschluss ausgerichtet. Diese Spezialisierung zeigt sich in durchdachten Workflows, die branchentypische Abläufe ohne aufwändige Konfiguration abbilden.
Einschränkungen – Die mobile Offline-Funktionalität ist derzeit nicht vollumfänglich ausgebaut. Komplexe Bearbeitungen sollten bevorzugt am Desktop-System durchgeführt werden. Sehr spezifische Custom-Reports erfordern Zusatzmodule oder die Einbindung externer Dienstleister. Tiefgreifende ERP- oder Buchhaltungsintegrationen sind nicht standardmäßig verfügbar und bedürfen individueller Implementierung.
Solo-Makler und kleine Teams mit 1 bis 5 Mitarbeitern profitieren von der intuitiven Bedienung und dem schnellen Einstieg in die Software. Die Automatisierung des Portalexports und das intelligente Lead-Matching verschaffen Zeitgewinne, die sonst nur durch zusätzliches Personal zu erreichen wären. Das modulare Preismodell ermöglicht einen kostengünstigen Start mit den wichtigsten Funktionen und ein bedarfsgerechtes Wachstum mit steigenden Anforderungen.
Wachsende Agenturen mit 5 bis 20 Mitarbeitern finden in KIM eine Lösung, die mit ihrem Geschäft skaliert. Die strukturierten CRM-Workflows stellen sicher, dass kein Lead verloren geht, auch wenn mehrere Makler parallel arbeiten und Vertretungen regeln. Das integrierte Reporting gibt Führungskräften die notwendige Transparenz über Teamleistung und Vermarktungserfolge. Die flexible Lizenzierung erlaubt das sukzessive Hinzubuchen weiterer Nutzer und Module ohne Systemwechsel.
Regionale Verbünde und datenschutzbewusste Organisationen ab 20 Mitarbeitern schätzen die Möglichkeit zur On-Premise- oder Hybrid-Installation. Diese Bereitstellungsvarianten bieten volle Kontrolle über Datenstandort und -verarbeitung. Die Microservices-Architektur ist skalierbar und lässt sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Die umfassende REST-API ermöglicht individuelle Anpassungen und Integrationen mit vorhandenen Systemen.
Digital orientierte Makler mit Fokus auf Automatisierung finden in KIM eine Plattform, die moderne Arbeitsweisen unterstützt. Die KI-Funktionen, umfassenden Portal-Integrationen und die API-First-Architektur bieten eine Basis für eine konsequent digitale Makler-Strategie. Technologieaffine Anwender können die offenen Schnittstellen für eigene Erweiterungen und Workflows nutzen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Architektur mit Zukunftsperspektive – KIM basiert auf einer zeitgemäßen Microservices-Architektur, die auf .NET und Java aufbaut. Die containerisierte Bereitstellung mit Docker und Kubernetes ermöglicht flexible Skalierung und Wartung. Die Software ist cloud-native konzipiert, bietet aber echte On-Premise-Alternativen für Organisationen mit besonderen Datenschutzanforderungen. Quartalsweise Feature-Updates stellen sicher, dass die Lösung mit den sich wandelnden Marktanforderungen Schritt hält.
Die Software versteht sich als Workflow-Spezialist für den gesamten Maklerprozess. Von der Objektakquise über die Vermarktung bis zum Vertragsabschluss bildet KIM die typischen Abläufe ab. Besonders ausgeprägt ist die Integration mit Immobilienportalen: Die zertifizierten Schnittstellen gehen über einfache Datenexporte hinaus und ermöglichen einen bidirektionalen Datenaustausch in Echtzeit. Anfragen von den Portalen landen automatisch im CRM, Objektänderungen werden sofort synchronisiert.
Compliance und Standards sind von Beginn an in die Software eingearbeitet. Die vollständige Unterstützung des OpenImmo-XML-Standards gewährleistet reibungslosen Datenaustausch mit anderen Systemen. Die automatische, MaBV-konforme Vorgangsdokumentation ist in die Workflows integriert und läuft ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Funktionen zur Identitätsprüfung gemäß Geldwäschegesetz unterstützen die gesetzlichen Dokumentationspflichten. Die umfassende REST-API mit OpenAPI-Dokumentation und Webhook-Unterstützung ermöglicht individuelle Integrationen und ereignisgesteuerte Workflows mit Drittsystemen.
Langjährige Spezialisierung auf Immobiliensoftware – Die Kröll & Haack GmbH entwickelt seit 1992 Softwarelösungen für die Immobilienbranche. Mit Hauptsitz in Berlin und etwa 60 Mitarbeitern hat sich das Unternehmen als etablierter Anbieter im deutschsprachigen Markt positioniert. Als inhabergeführtes, unabhängiges Unternehmen ohne externe Investoren verfolgt Kröll & Haack eine auf Langfristigkeit ausgerichtete Strategie.
Die Produktphilosophie stellt den Makler in den Mittelpunkt. Durch enge Zusammenarbeit mit Anwendern in User Groups und Kundenbeiräten fließen Praxiserfahrungen direkt in die Produktentwicklung ein. Agile Entwicklungsmethoden mit kurzen Feedbackzyklen ermöglichen eine schnelle Reaktion auf Marktanforderungen. Ein internes KI-Team arbeitet an branchenspezifischen Innovationen, die über allgemeine CRM-Funktionen hinausgehen. Das Unternehmen bietet gestaffelte Support-Pakete von Basic bis Premium an, wobei Premium-Kunden dedizierte Ansprechpartner erhalten. Ein umfangreiches Schulungsangebot mit Webinaren und Video-Tutorials unterstützt den Einstieg und die kontinuierliche Weiterbildung.
Systemvoraussetzungen und Bereitstellung – In der Cloud-Variante genügt ein moderner Webbrowser wie Chrome, Edge oder Safari für die Nutzung. Es ist keine lokale Installation erforderlich, was den administrativen Aufwand minimiert. Für die On-Premise-Variante benötigen Organisationen Windows Server 2016 oder höher sowie MS SQL Server ab Version 2016. Die mobilen Apps unterstützen iOS ab Version 13 und Android ab Version 9.
Breites Integrationsspektrum – KIM bietet Standard-Connectoren zu Microsoft 365, Outlook und DATEV-Export für die Buchhaltung. Anbindungen zu gängigen Dokumentenmanagementsystemen wie ELO und Windream ermöglichen die Integration in bestehende Dokumentenarchive. Die E-Signatur-Integration unterstützt DocuSign und weitere Anbieter für rechtsverbindliche digitale Unterschriften. Die REST-API ermöglicht individuelle Website-Integrationen und eigene Entwicklungen für spezifische Anforderungen.
Sicherheit auf höchstem Niveau – Die Software nutzt TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung für erhöhten Zugriffsschutz. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Dienstleister prüfen die Sicherheitsarchitektur. Ein Datenschutzbeauftragter und vollständige DSGVO-Dokumentation mit Auftragsverarbeitungsvertrag sind Standard. Das Rechenzentrum verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung, die international anerkannte Sicherheitsstandards dokumentiert.
Transparente SaaS-Preisstruktur – Das Cloud-Abonnement von KIM liegt bei etwa 50 bis 75 Euro pro Nutzer und Monat. Die genaue Höhe hängt vom gewählten Modulumfang und der Anzahl der Lizenzen ab. Ab zehn Lizenzen greifen gestaffelte Mengenrabatte, die den Preis pro Arbeitsplatz reduzieren.
Einmalige Implementierungskosten – Für die Einrichtung und Migration fällt eine Pauschale ab 2.000 Euro an. Der tatsächliche Betrag variiert je nach Komplexität der Datenmigration und den gewünschten Anpassungen. Schulungen werden mit etwa 1.200 Euro pro Tag berechnet. Diese Investition in die Mitarbeiterqualifizierung beschleunigt die produktive Nutzung erheblich.
Total Cost of Ownership – Für ein Team mit 5 bis 10 Nutzern ergeben sich über einen Zeitraum von drei Jahren Gesamtkosten zwischen 13.000 und 35.000 Euro inklusive Setup. Nach Herstellerangaben amortisiert sich die Investition typischerweise nach 6 bis 9 Monaten durch Zeitersparnis und höhere Abschlussquoten. Die On-Premise-Option verursacht höhere initiale Kosten, kann aber bei langfristiger Betrachtung geringere laufende Gebühren bedeuten.
Zu beachtende Zusatzkosten – Die Datenbereinigung vor der Migration wird häufig unterschätzt und sollte entweder mit internen oder externen Ressourcen eingeplant werden. Zusatzmodule für Custom-Reporting sind nicht im Basispreis enthalten und verursachen separate Kosten. Nachschulungen für neue Mitarbeiter sollten ebenfalls gesondert kalkuliert werden. Premium-Support-Pakete mit kürzeren Reaktionszeiten und dedizierten Ansprechpartnern kosten zusätzlich zum Standardsupport.
Strukturierter Migrationsprozess in vier Phasen – Die erste Phase umfasst Analyse und Konzeption und dauert typischerweise ein bis zwei Wochen. In dieser Zeit wird geklärt, welche Daten in welcher Form übernommen werden sollen. Die zweite Phase besteht aus der eigentlichen Datenübernahme, die über CSV-Dateien, Excel oder API-basiert erfolgen kann. Die Datenqualität ist hier der kritische Erfolgsfaktor und sollte vorab geprüft werden.
In der dritten Phase erfolgen Konfiguration und Customizing über zwei bis vier Wochen. Das System wird an die spezifischen Workflows des Unternehmens angepasst. Die vierte Phase umfasst Schulung und Go-Live innerhalb einer Woche. Der begleitete Start ins produktive System stellt sicher, dass auftretende Fragen sofort beantwortet werden können.
Realistische Zeitrahmen für verschiedene Unternehmensgrößen – Eine kleine Agentur mit Cloud-Setup und Standardkonfiguration benötigt etwa 2 bis 4 Wochen bis zur produktiven Nutzung. Mittlere Agenturen mit umfangreicher Datenmigration sollten 1 bis 3 Monate einplanen. Regionale Verbünde oder On-Premise-Installationen erfordern einen Zeitrahmen von 3 bis 6 Monaten.
Kritische Erfolgsfaktoren für gelingende Einführung – Management-Support ist unverzichtbar: Die Geschäftsführung muss erkennbar hinter der Einführung stehen. Die Qualität der Altdaten bestimmt maßgeblich Dauer und Kosten der Migration. Je besser die Daten vorab bereinigt werden, desto reibungsloser verläuft der Umstieg. Wirksames Change-Management bindet Champions im Team ein, die als Multiplikatoren andere motivieren. Ein iteratives Vorgehen empfiehlt sich: Der Start mit Kernfunktionen und schrittweise Erweiterung reduziert die initiale Komplexität und Überforderung.
Die wichtigsten Vorteile in der Praxis:
Herausforderungen, die beachtet werden sollten:
Für eine kleine Agentur mit Cloud-Setup rechnen Sie mit 2 bis 4 Wochen bis zur produktiven Nutzung der Kernanwendungen. Größere Projekte mit umfangreicher Datenmigration aus Altsystemen oder On-Premise-Installationen können 1 bis 6 Monate in Anspruch nehmen. Entscheidend für die Dauer ist die Qualität und Struktur Ihrer Bestandsdaten sowie der Umfang gewünschter Anpassungen.
Pro Nutzer fallen monatlich etwa 50 bis 75 Euro an, abhängig vom gewählten Modulumfang und der Gesamtzahl der Lizenzen. Größere Teams profitieren von Staffelpreisen. Dazu kommen optional Premium-Support-Pakete für kürzere Reaktionszeiten und Kosten für Zusatzmodule wie erweiterte Reporting-Funktionen. Schulungskosten für neue Mitarbeiter sollten ebenfalls in die Kalkulation einfließen.
Im Basic-Support erhalten Anwender Antwort innerhalb von 24 Stunden auf ihre Anfragen. Das Premium-Paket garantiert Reaktionszeiten von 4 Stunden. Support ist per Telefon, E-Mail und Ticketsystem erreichbar. Für Bestandskunden existiert eine 24/7-Notfallhotline für kritische Störungen im produktiven Betrieb.
Kröll & Haack bietet üblicherweise Live-Demos und zeitlich begrenzte Test-Accounts an. Interessenten sollten den Vertrieb direkt kontaktieren, um eine unverbindliche Demonstration zu vereinbaren. In der Demo können die relevanten Funktionen für den eigenen Anwendungsfall geprüft werden.
Die Daten bleiben vollständig im Eigentum des Anwenders. Der standardisierte OpenImmo-XML-Export ermöglicht einen strukturierten Export aller Objekt- und Kontaktdaten. Die REST-API bietet zusätzliche Flexibilität für umfassendere Datenexporte und stellt sicher, dass keine Informationen im System zurückbleiben müssen.
Die intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Schulungsmaterialien in Form von Videos und Webinaren erleichtern den Einstieg auch für Quereinsteiger. Dennoch sollten 1 bis 2 Schulungstage und eine Einarbeitungsphase von mehreren Wochen eingeplant werden. Die spezialisierte Ausrichtung auf Makler-Workflows unterstützt das schnelle Verständnis branchentypischer Abläufe.
