Terminmanagement & Patientenkontakt:
Dokumentation & Datenverwaltung:
Teletherapie & Kommunikation:
Abrechnung & Finanzen:
Administration & Analyse:
Vollständige TI-Integration aus einer Hand unterscheidet Patientify von den meisten Wettbewerbern im Psychotherapie-Segment. Die Telematikinfrastruktur-Anbindung ist gematik-zertifiziert und wurde von Beginn an als Kernsystembestandteil entwickelt. eRezept, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und elektronische Patientenakte sind keine nachträglich integrierten Module, sondern fundamentale Systemkomponenten. Diese Architekturentscheidung minimiert Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Systemteilen und reduziert den Support-Aufwand für Anwender erheblich.
Psychotherapie-spezifische Arbeitsumgebung bildet das Herzstück der Softwareentwicklung. Das System enthält vordefinierte Diagnostik-Ebenen nach ICD-10 und ICD-11 für psychische Störungen sowie fertige Sitzungsschablonen für die verschiedenen Therapieverfahren. Diese fachliche Spezialisierung verkürzt die Einarbeitungszeit deutlich und erspart aufwändige individuelle Anpassungen, die bei generischen Praxisverwaltungssystemen typischerweise erforderlich sind. Therapeuten finden eine Arbeitsumgebung vor, die ihre spezifischen Dokumentations- und Abrechnungsanforderungen bereits abbildet.
API-First-Architektur mit monatlichen Updates basiert auf einer modernen Microservices-Struktur auf Kubernetes. Diese technische Grundlage ermöglicht flexible Kombinationen einzelner Module und die schnelle Integration neuer Funktionen. Die monatlichen Release-Zyklen garantieren zeitnahe Anpassungen an regulatorische Änderungen, was insbesondere bei der dynamischen Entwicklung der Telematikinfrastruktur ein entscheidender Vorteil gegenüber Software mit halbjährlichen oder jährlichen Update-Zyklen darstellt.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Die mobile Anwendung beschränkt sich derzeit auf Kalender- und Terminzugriff und bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Desktop-Version. Für größere Einrichtungen ab etwa 50 Nutzern ist das System nach Herstellerangaben nicht konzipiert, wobei die genaue Obergrenze nicht spezifiziert wird. Die API-Dokumentation wird in Nutzerbewertungen teilweise als unvollständig beschrieben, weshalb vor geplanten Drittsystem-Integrationen der konkrete Umfang der verfügbaren Schnittstellen geprüft werden sollte.
Niedergelassene Einzeltherapeuten mit KV-Zulassung profitieren maximal von der umfassenden Automatisierung administrativer Aufgaben. Die integrierte Terminverwaltung, automatisierten Erinnerungsfunktionen und die direkte KV-Abrechnung entlasten spürbar bei Verwaltungstätigkeiten. Therapeuten, die wöchentlich 10 bis 15 Stunden für administrative Aufgaben aufwenden, können durch die Systemunterstützung einen signifikanten Teil dieser Zeit für therapeutische Arbeit zurückgewinnen. Die native TI-Anbindung ermöglicht die vollständige digitale Abwicklung von Verordnungen und Bescheinigungen ohne zusätzliche Systembrüche.
Gruppenpraxen mit zwei bis fünf Therapeuten finden in der mandantenfähigen Struktur mit Freigabe-Workflows und gemeinsamer Fallbesprechung optimale Unterstützung für die Team-Koordination. Gemeinsame Patientenakten erlauben die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit, während einheitliche Abrechnungsprozesse die kaufmännische Verwaltung vereinfachen. Die Gruppenchat-Funktion für kollegiale Fallbesprechungen integriert die fachliche Kommunikation direkt in die Arbeitsumgebung.
Teletherapie-affine Praxen erhalten eine rechtssichere, nahtlos integrierte Videotherapie-Lösung ohne zusätzliche Drittanbieter-Tools. Therapeuten, die Online-Therapie als festen Bestandteil ihres Leistungsangebots etablieren möchten, vermeiden durch die integrierte Lösung technische Hürden und Medienbrüche. Das DSGVO-konforme Videokonferenz-Modul mit Warteraum-Funktion entspricht den hohen Anforderungen an die therapeutische Schweigepflicht.
Praxen mit hoher Ausfallquote können durch die automatisierten Erinnerungsfunktionen ihre wirtschaftlichen Verluste durch Terminausfälle substanziell reduzieren. Die dokumentierte Reduktion von No-Shows um bis zu 30 Prozent stellt bei chronisch hohen Ausfallquoten einen bedeutenden wirtschaftlichen Faktor dar. Die Kombination aus SMS- und E-Mail-Erinnerungen mit verschiedenen Vorlaufzeiten erreicht Patienten auf mehreren Kanälen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Notwendigkeit der TI-Anbindung – Bei zwingender Anforderung an eRezept, eAU und ePA ist die native Integration ein zentrales Entscheidungskriterium
✓ Bedeutung der Teletherapie – Relevanz einer integrierten, DSGVO-konformen Videolösung im eigenen Behandlungskonzept
✓ Praxisgröße und Wachstumspläne – Optimale Eignung für ein bis fünf Therapeuten, Einschränkungen ab etwa 50 Nutzern
✓ Investitionsbereitschaft – Akzeptanz eines monatlichen SaaS-Abonnements zwischen 49 und 129 Euro pro Nutzer anstelle hoher Einmalinvestitionen in On-Premise-Software
Spezialisierung auf psychotherapeutische Anforderungen unterscheidet Patientify grundlegend von angepassten Allgemein-Praxissystemen. Die Software wurde von Grund auf für die spezifischen Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen konzipiert. Dies manifestiert sich in vordefinierten ICD-Kodierungen für psychische Störungen, Sitzungsdokumentationsvorlagen für verschiedene Therapieverfahren und einem auf die besonders strengen Anforderungen der therapeutischen Schweigepflicht optimierten Berechtigungskonzept. Die Arbeitsabläufe bilden typische psychotherapeutische Prozesse ab, von der Erstanfrage über die probatorischen Sitzungen bis zur Verlängerung von Therapiekontingenten.
Cloud-Native-Konzeption als reine Software-as-a-Service-Lösung eliminiert lokale Installationen, Serverwartung und manuelle Updates vollständig. Das System läuft browserbasiert auf aktuellen Versionen von Chrome, Firefox oder Safari und wird auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur in deutschen Rechenzentren gehostet. Anwender benötigen lediglich einen Internetzugang und aktuelle Webbrowser, während Datensicherung, Systemupdates und Skalierung der Infrastruktur vom Anbieter übernommen werden. Diese Architektur reduziert die IT-Anforderungen in der Praxis auf ein Minimum.
Prozessautomatisierung ersetzt typischerweise drei bis vier Einzellösungen durch eine integrierte Plattform. Kalender-Software, Abrechnungsprogramme, Dokumentenverwaltungssysteme und Videokonferenz-Tools werden in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zusammengeführt. Hersteller und Anwender berichten von über 40 Prozent Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse wie Terminerinnerungen, Rechnungserstellung und Mahnwesen. Die Zusammenführung aller relevanten Informationen in einer Patientenakte eliminiert den Wechsel zwischen verschiedenen Programmen und reduziert Medienbrüche erheblich.
Die 0x0 Marketing GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt zwischen 20 und 30 Mitarbeiter. Als spezialisierter E-Health-Anbieter konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf den deutschen Gesundheitsmarkt mit Schwerpunkt auf psychotherapeutischen Praxen. Diese Fokussierung auf ein einzelnes Segment unterscheidet den Anbieter von diversifizierten Software-Häusern, die Lösungen für verschiedene Branchen entwickeln.
Agile Entwicklungskultur mit monatlichen Innovations-Sprints und Early-Adopter-Programmen ermöglicht schnelle Reaktionen auf Nutzerfeedback und regulatorische Änderungen. Diese Agilität ist typisch für jüngere SaaS-Anbieter und unterscheidet sich deutlich von etablierten Anbietern mit halbjährlichen oder jährlichen Update-Zyklen. Der explizite Fokus auf DSGVO-Konformität, Telematikinfrastruktur-Anbindung und Digitale-Versorgung-Gesetz-Zertifizierung seit der Unternehmensgründung positioniert das Unternehmen als Compliance-First-Anbieter – ein Differenzierungsmerkmal gegenüber internationalen Lösungen oder nachgerüsteten Altsystemen.
Moderne Systemarchitektur basiert auf Microservices-Komponenten auf Kubernetes mit konsequentem API-First-Ansatz. Diese Architektur ermöglicht hohe Ausfallsicherheit und flexible Erweiterbarkeit, da einzelne Dienste unabhängig voneinander skaliert und aktualisiert werden können. Die technische Grundlage ist deutlich fortschrittlicher als monolithische Altsysteme vieler etablierter Wettbewerber. Einzelne Systemkomponenten können ausfallen, ohne dass die gesamte Anwendung betroffen ist, was die Verfügbarkeit erhöht.
Integrationslandschaft umfasst native Schnittstellen zu KV-Systemen, DATEV, Lexware und der gesamten Telematikinfrastruktur einschließlich eRezept, elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und elektronischer Patientenakte. Diese Anbindungen decken die relevanten Ökosystem-Partner im deutschen Gesundheitswesen ab. Die REST-API ermöglicht prinzipiell weitere Integrationen mit Drittsystemen, wobei die Dokumentationsqualität von Nutzern als teilweise unvollständig beschrieben wird. Vor geplanten individuellen Integrationen sollte der konkrete Umfang der verfügbaren API-Endpunkte und deren Dokumentation geprüft werden.
Sicherheitskonzept implementiert mehrschichtige Schutzmaßnahmen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Kommunikation, verschlüsselte Datenspeicherung im Ruhezustand, obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsforscher und feingranulares Rollen- und Rechtemanagement bilden ein umfassendes Sicherheitskonzept. Der deutsche Hosting-Standort erfüllt die strengen DSGVO-Anforderungen und vermeidet rechtliche Unsicherheiten durch Datentransfers in Drittstaaten.
Transparente Abo-Struktur basiert auf monatlicher Lizenzierung pro Nutzer in drei Tarifstufen. Das Basis-Paket beginnt bei etwa 49 Euro monatlich und umfasst Grundfunktionen wie Terminverwaltung, Patientenakte und einfache Abrechnung. Das Professional-Paket kostet circa 79 Euro pro Monat und ergänzt Teletherapie-Funktionen, erweiterte Berichte und Premium-Support. Das Enterprise-Paket liegt bei ungefähr 129 Euro monatlich und bietet vollständige TI-Anbindung, API-Zugang und dedizierte Unterstützung. Zusatzmodule wie erweiterte Video-Features können flexibel zugebucht werden. Versteckte Grundgebühren fallen nicht an, allerdings werden genaue Staffelpreise und Mengenrabatte ab drei Nutzern nur auf Anfrage kommuniziert.
TCO-Vorteil gegenüber On-Premise-Lösungen wird über einen Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren deutlich. Klassische Praxissoftware wie Thera-Pi oder Elefant erfordert hohe Anschaffungskosten zwischen 5.000 und 15.000 Euro, zusätzliche Hardware- und Serverkosten sowie jährliche Wartungspauschalen von 1.000 bis 2.000 Euro. Eine beispielhafte Total-Cost-of-Ownership-Rechnung für fünf Jahre ergibt bei Patientify etwa 5.940 Euro (Professional-Paket ohne Zusatzmodule), während On-Premise-Lösungen 15.000 bis 25.000 Euro verursachen können. Dieser Vorteil relativiert sich bei sehr langen Nutzungszeiträumen über zehn Jahre, bei denen die kumulierten Abo-Kosten die einmaligen Anschaffungskosten übersteigen können.
Schnelle Amortisation ergibt sich aus den quantifizierbaren Effizienzgewinnen. Bei einer konservativen Annahme von 40 Prozent Reduktion administrativer Aufwände entsprechend etwa 1.200 Euro monatlicher Personalkosteneinsparung und 30 Prozent weniger Terminausfällen entsprechend circa 150 Euro monatlich zusätzlichem Umsatz amortisieren sich die Betriebskosten von 79 Euro monatlich innerhalb von zwei bis drei Monaten. Selbst unter Berücksichtigung einmaliger Migrationskosten zwischen 500 und 1.500 Euro liegt die Break-Even-Zeit typischerweise unter sechs Monaten. Diese Rechnung variiert naturgemäß je nach individueller Praxissituation, Patientenzahl und bisherigen Arbeitsabläufen.
Standardisierter Migrationsprozess erstreckt sich über vier bis sechs Wochen von der Projektinitiierung bis zum produktiven Betrieb. In den ersten ein bis zwei Wochen erfolgt der Datenimport aus gängigen Altsystemen wie Thera-Pi oder MediStar über CSV- oder XML-Formate. Die Wochen zwei bis vier umfassen manuelle Nachpflege von etwa 20 Prozent der Daten und die Systemkonfiguration entsprechend den individuellen Praxisanforderungen. Parallel finden in den Wochen drei bis fünf Schulungen statt, typischerweise als ein- bis zweitägige Inhouse-Workshops. Die Wochen fünf bis sechs markieren den Produktivstart mit engmaschiger Support-Begleitung zur Behebung initialer Anwendungsfragen.
Kritischer Erfolgsfaktor Datenmigration erfordert realistische Erwartungen. Die 80 Prozent automatisierte Datenübernahme erscheint zunächst komfortabel, jedoch können die verbleibenden 20 Prozent manuelle Nachbearbeitung unerwartet aufwändig werden. Insbesondere inkonsistente Altdaten, abweichende Datenstrukturen oder fehlende Standardisierung in der bisherigen Dokumentation verursachen Nacharbeitsaufwand. Dies stellt die häufigste Ursache für Projektverzögerungen dar und erfordert dedizierte Personalressourcen von etwa 0,5 bis 1 Tag pro Woche für die Projektleitung. Eine gründliche Datenbereinigung im Altsystem vor der Migration reduziert diesen Aufwand erheblich.
Change Management als entscheidende Komponente übertrifft die technische Komplexität der Migration deutlich. Die größte Hürde liegt nicht in der Technik, sondern in der Anpassung etablierter Arbeitsweisen. Erfolgreiche Umstellungen zeichnen sich durch frühe Einbindung aller Nutzer, klare Kommunikation des konkreten Nutzens für den individuellen Arbeitsalltag und realistische Zeitpuffer für die Einarbeitungsphase aus. Eine Reduktion des Arbeitsvolumens für ein bis zwei Wochen nach dem Go-Live ermöglicht konzentriertes Lernen ohne Zeitdruck. Widerstand gegen Veränderung lässt sich durch Identifikation von internen Multiplikatoren und deren bevorzugte Schulung effektiv reduzieren.
Vorteile:
✓ Native TI-Integration – Einzige Lösung im Psychotherapie-Segment mit von Grund auf integrierter, gematik-zertifizierter Telematikinfrastruktur für eRezept, eAU und ePA ohne nachgerüstete Module
✓ Messbare Effizienzgewinne – Über 40 Prozent Reduktion administrativer Aufwände und bis zu 30 Prozent weniger Terminausfälle durch Automatisierung führen zu nachweisbarer zeitlicher und wirtschaftlicher Entlastung
✓ Psychotherapie-spezifische Workflows – Vordefinierte ICD-Kodierungen für psychische Störungen und fertige Sitzungsschablonen für verschiedene Therapieverfahren verkürzen die Einarbeitungszeit erheblich
✓ Zukunftssichere Architektur – API-First-Ansatz und monatliche Updates garantieren schnelle Anpassung an regulatorische Änderungen und neue TI-Entwicklungen
✓ Integrierte Teletherapie – DSGVO-konformes Videokonferenz-Modul ohne Abhängigkeit von Drittanbietern eliminiert Medienbrüche
✓ Niedrige IT-Anforderungen – Cloud-basierte Lösung ohne lokale Installation, Serverwartung oder manuelle Updates reduziert technischen Aufwand auf Minimum
Herausforderungen:
✗ Begrenzte Skalierbarkeit – Nicht konzipiert für Einrichtungen ab etwa 50 Nutzern; genaue Obergrenze wird vom Hersteller nicht spezifiziert
✗ Eingeschränkte Mobile-Funktionalität – Die App bietet aktuell nur Kalender- und Terminzugriff, kein vollwertiges mobiles Arbeiten mit Zugriff auf Patientenakten oder Dokumentation
✗ API-Dokumentationslücken – Die Qualität der Entwicklerdokumentation wird als teilweise unvollständig beschrieben, was externe Integrationen erschweren kann
✗ Internetabhängigkeit – Als reine Cloud-Lösung ohne Offline-Modus erfordert das System eine stabile Internetverbindung; bei Ausfall ist keine Arbeit möglich
✗ Begrenzte Referenzen – Als junges Unternehmen seit 2018 liegen wenige dokumentierte Langzeiterfahrungen oder öffentliche Kundenreferenzen vor
✗ Unklare Langfrist-Konditionen – Kündigungsfristen, Mindestvertragslaufzeiten und Datenportabilität bei Anbieterwechsel sollten vor Vertragsabschluss detailliert geklärt werden
Obwohl Patientify als Cloud-Lösung keine lokalen Server benötigt, erfordert die vollständige Telematikinfrastruktur-Anbindung einen physischen TI-Konnektor und ein Kartenlesegerät. Die Anschaffungskosten liegen bei etwa 1.500 bis 3.000 Euro, hinzu kommen laufende Kosten für den Konnektor-Dienst. Die Software selbst läuft auf Standard-PCs oder Notebooks mit aktuellem Webbrowser und stabiler Internetverbindung. Besondere Hardware-Anforderungen an Prozessor, Arbeitsspeicher oder Festplatte bestehen nicht. Für optimale Video-Qualität bei Teletherapie-Sitzungen empfiehlt sich eine Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s im Upload.
Als Cloud-Lösung ist eine stabile Internetverbindung kritisch für die Arbeitsfähigkeit. Der Anbieter publiziert keine spezifische Verfügbarkeits-SLA für Standard-Tarife; diese wird nur im Premium-Support-Paket vertraglich zugesichert. Ein Offline-Modus existiert nicht, weshalb bei Internetausfall keine Arbeit im System möglich ist. Praxen sollten daher eine Backup-Internetverbindung einplanen, beispielsweise über mobiles Internet als Fallback. Für Notfälle empfiehlt sich die Bereithaltung einer temporären Papierdokumentation, die nachträglich digitalisiert werden kann. Die Häufigkeit von Systemausfällen wird in verfügbaren Nutzerbewertungen als gering beschrieben, konkrete Verfügbarkeitsstatistiken veröffentlicht der Anbieter jedoch nicht.
Die Software bietet CSV- und XML-Export-Funktionen für Standarddaten wie Patientenstammdaten, Terminhistorie und Abrechnungsinformationen. Für einen vollständigen Datenexport inklusive aller Dokumente, Anhänge und Sitzungsnotizen in strukturierter Form sollte vor Vertragsabschluss ein detailliertes Export-Format vertraglich vereinbart werden. Praktische Erfahrungen zur Datenportabilität bei tatsächlichen Anbieterwechseln liegen aufgrund der Unternehmensjugend seit 2018 kaum vor. Empfehlenswert ist die vertragliche Festlegung eines Rechts auf vollständigen Datenexport in gängigen Formaten sowie einer angemessenen Übergangsfrist nach Vertragsende für den Datenzugriff.
Neben der monatlichen Lizenzgebühr pro Nutzer sollten zusätzliche Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Die Hardware für die TI-Anbindung (Konnektor und Kartenlesegerät) verursacht einmalig 1.500 bis 3.000 Euro sowie laufende Betriebskosten. Datenspeicher-Erweiterungen über das Inklusivvolumen hinaus können zusätzliche Gebühren nach sich ziehen, wobei die genauen Konditionen nicht öffentlich kommuniziert werden. Die initiale Migration von Altdaten und Systemkonfiguration kostet einmalig zwischen 500 und 1.500 Euro, abhängig von der Komplexität der Ausgangssituation. Premium-Support mit garantierten Reaktionszeiten ist als separates Paket verfügbar. Eine detaillierte Kostenaufstellung inklusive aller potenziellen Zusatzkosten sollte vor Vertragsabschluss angefordert werden.
Die Einarbeitungszeit variiert je nach IT-Affinität und Umfang der genutzten Funktionen. Therapeuten mit grundlegender Computer-Erfahrung benötigen typischerweise ein bis zwei Tage Schulung plus eine bis zwei Wochen praktische Einarbeitung für die routinemäßige Nutzung der Kernfunktionen. Praxispersonal mit administrativem Schwerpunkt sollte zwei bis drei Tage Schulung und zwei bis drei Wochen Einarbeitung einplanen, da Abrechnungsfunktionen und komplexere Workflows zusätzliche Lernzeit erfordern. Die psychotherapie-spezifische Ausrichtung der Software mit vordefinierten Workflows verkürzt die Einarbeitung im Vergleich zu generischen Systemen. Der Anbieter empfiehlt, in den ersten ein bis zwei Wochen nach Go-Live das Patientenaufkommen wenn möglich zu reduzieren, um konzentriertes Lernen ohne Zeitdruck zu ermöglichen.
Für einen fundierten Vergleich sollten mehrere Alternativen betrachtet werden. Thera-Pi als Open-Source-Lösung bietet keine Lizenzkosten, erfordert aber eigene IT-Infrastruktur und technisches Know-how. Elefant stellt eine etablierte On-Premise-Lösung mit hoher Funktionstiefe dar, verlangt jedoch hohe Anschaffungskosten. MediStar als generisches Praxissystem bietet breite Funktionalität für verschiedene Fachgruppen, aber weniger psychotherapie-spezifische Spezialisierung. Psytec konzentriert sich ebenfalls auf psychotherapeutische Praxen mit ähnlichem Funktionsumfang. Die Entscheidung sollte anhand der individuellen Prioritäten getroffen werden: TI-Integration, Investitionsmodell (Kauf vs. Abo), Spezialisierungsgrad, Skalierbarkeit und eigene IT-Ressourcen sind die wesentlichen Differenzierungskriterien. Eine parallele Teststellung mehrerer Systeme mit realen Arbeitsprozessen liefert die beste Entscheidungsgrundlage.
