SPEDIFIX | Logistiksoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Disposition & Planung:

• Intelligente Tourenplanung: Automatische Routenoptimierung unter Berücksichtigung von Zeitfenstern, Fahrzeugkapazitäten und aktueller Verkehrslage für effiziente Tagestouren
• 3D-Laderaumoptimierung: Visualisierte Beladungsplanung zur Maximierung der Fahrzeugauslastung und Vermeidung von Fehlbeladungen
• Frachtauftragsverwaltung: Zentrale Auftragserfassung mit automatischer Auftragsannahme über EDI-Schnittstellen

Kostenkontrolle & Abrechnung:

• Frachtkalkulationstool: Präzise Kostenberechnung mit integrierten Tarifdatenbanken für schnelle Angebotserstellung
• Automatisierte Frachtabrechnung: Durchgängig digitaler Prozess vom Auftrag bis zur Rechnung ohne manuelle Zwischenschritte
• Preislisten- und Konditionenverwaltung: Kundenspezifische Tarife zentral pflegen und automatisch auf Aufträge anwenden

Transparenz & Kommunikation:

• Echtzeit-Track & Trace: Webbasiertes Portal für Sendungsverfolgung durch Kunden ohne telefonische Nachfragen
• Automatische Benachrichtigungen: E-Mail- und SMS-Updates bei Statusänderungen für proaktive Kundenkommunikation
• Mobile Fahrer-App: Digitale Auftragsübermittlung, Statusrückmeldung und elektronische Unterschrifterfassung direkt im Fahrzeug

Netzwerk & Integration:

• Carrier-Netzwerk: Zugriff auf über 500 Speditionspartner für kurzfristige Kapazitätsbeschaffung bei Auslastungsspitzen
• EDI-Schnittstellen: EDIFACT-, XML- und VDA-Standards für automatischen Datenaustausch mit Versendern und Empfängern
• No-Code-Integrationen: Drag&Drop-Verbindung zu ERP-, CRM- und Zollsystemen ohne Programmierkenntnisse

Dokumentation & Compliance:

• Digitales Dokumentenmanagement: Automatische Erstellung und revisionssichere Archivierung von Frachtbriefen, CMR und Zolldokumenten
• Gefahrgutverwaltung: Vorschriftenkonforme Kennzeichnung und Dokumentation für Gefahrguttransporte nach ADR
• KI-gestützte Dokumentenerkennung: OCR-Technologie zur automatischen Erfassung von Frachtbriefdaten aus gescannten Dokumenten

Steuerung & Analyse:

• Live-Dashboards: Übersichtliche Darstellung wichtiger Kennzahlen wie Pünktlichkeit, Fahrzeugauslastung und Transportkosten für schnelle Entscheidungen im Tagesgeschäft

🟨 Besonderheiten – Was macht SPEDIFIX einzigartig?

Integriertes Carrier-Netzwerk als strategischer Mehrwert

Spedifix unterscheidet sich von reinen Softwareanbietern durch die Verbindung von TMS-Funktionalität mit direktem Marktzugang. Das System bietet Zugang zu über 500 angebundenen Speditionspartnern und Kooperationen mit Frachtbörsen wie Timocom. Bei Kapazitätsengpässen oder unerwarteten Auftragsspitzen finden Disponenten in Echtzeit verfügbare Transportpartner. Dieser integrierte Marktplatz-Ansatz verwandelt ein potenzielles Logistikproblem in eine routinemäßige Plattformabfrage. Kleinere Speditionen erhalten dadurch Verhandlungsmacht und Flexibilität, die sonst nur größeren Marktteilnehmern vorbehalten wären.

No-Code-Integration für IT-ferne Anwenderteams

Während konkurrierende Systeme oft wochenlange IT-Projekte für Schnittstellenimplementierungen erfordern, ermöglicht Spedifix die Konfiguration von Integrationen per Drag&Drop-Interface. Die Anbindung an ERP-Systeme, Zollplattformen oder Kundensysteme erfolgt ohne Programmieraufwand durch kaufmännische Mitarbeiter. Was bei traditionellen Lösungen externe Dienstleister und monatelange Abstimmungsprozesse benötigt, lässt sich hier innerhalb von Stunden bis wenigen Tagen umsetzen. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung reduziert dies sowohl Implementierungskosten als auch die Abhängigkeit von Dienstleistern erheblich.

Cloud-Native Microservices-Architektur

Die technologische Grundlage von Spedifix basiert auf modernen Microservices, die von Anfang an für den Cloud-Betrieb konzipiert wurden. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern, die ältere On-Premise-Systeme nachträglich in Cloud-Umgebungen migriert haben, profitieren Anwender hier von nativer Cloud-Skalierbarkeit. Die Architektur ermöglicht automatische Updates einzelner Module ohne Systemausfälle, flexible Ressourcenskalierung bei Bedarfsspitzen und offene REST-APIs für maximale Integrationsfähigkeit. Diese technologische Basis stellt sicher, dass das System mit wachsenden Anforderungen mitwachsen kann.

KI-gestützte Dokumentenerkennung für manuelle Prozesse

Die implementierte OCR-Technologie erkennt und extrahiert Daten aus eingehenden Frachtbriefen automatisch. Disponenten müssen lediglich die vorausgefüllten Felder kontrollieren statt jede Position manuell abzutippen. Diese Automatisierung spart täglich mehrere Stunden Erfassungszeit und reduziert Übertragungsfehler. Während KI-basierte Dokumentenverarbeitung in anderen Branchen bereits Standard ist, stellt sie im klassischen Speditionsumfeld noch eine Ausnahme dar und verschafft Anwendern einen messbaren Produktivitätsvorsprung.

Einschränkungen bei Spezialprozessen und Multimodalität

Die klare Ausrichtung auf Straßentransport und Standardprozesse bedeutet gleichzeitig bewusste Limitierungen. Komplexe multimodale Verkehre mit Schiene, See- oder Luftfracht werden nur rudimentär abgedeckt. Integriertes Lagermanagement fehlt vollständig – Anwender mit Warehouse-Anforderungen müssen parallele WMS-Systeme betreiben. Hochindividuelle Branchenprozesse oder stark abweichende Geschäftsmodelle lassen sich nur mit erheblichem Customizing-Aufwand abbilden. Die Software ist bewusst auf Effizienz durch Standardisierung ausgelegt, was für viele KMU ein Vorteil ist, aber Grenzen für Sonderanforderungen setzt.

🟩 Empfehlung – Wer sollte SPEDIFIX wählen?

Wachsende KMU-Spediteure mit 20–150 Mitarbeitern

Unternehmen in dieser Größenklasse befinden sich typischerweise in der Übergangsphase von papiergestützten oder rudimentären Excel-Prozessen zu professioneller Digitalisierung. Die Budgets reichen nicht für Enterprise-Lösungen wie SAP Transportation Management, gleichzeitig behindern manuelle Abläufe das weitere Wachstum. Typische Merkmale dieser Zielgruppe: 15–80 Fahrzeuge im Einsatz, überwiegend regionale bis nationale Verkehre, etablierte Stammkundenbeziehungen mit wiederkehrenden Routen. Spedifix bietet diesen Betrieben den Funktionsumfang professioneller TMS-Systeme ohne Konzern-Komplexität und mit überschaubaren Implementierungszeiträumen von drei bis vier Monaten.

Industrieunternehmen mit eigenem Fuhrpark

Produzierende Betriebe, die ihre Waren selbst ausliefern, sind in der Regel keine Logistik-Spezialisten. Der Fuhrpark dient der Distribution, nicht als Kerngeschäft. Diese Unternehmen benötigen dennoch professionelle Werkzeuge für Tourenplanung, Kostenerfassung und Kundenkommunikation. Spedifix gibt Fuhrparkmanagern ein vollwertiges System an die Hand, ohne dass eine eigene Logistik-IT-Abteilung aufgebaut werden muss. Die automatisierte Kostentransparenz ermöglicht erstmals fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen zwischen Eigentransport und Fremdvergabe. Das Track & Trace-Portal professionalisiert zudem das Auftreten gegenüber Abnehmern erheblich.

E-Commerce-Logistikdienstleister mit hohen Sendungsvolumina

Unternehmen, die für Online-Händler KEP- oder Stückgutverkehre abwickeln, stehen unter besonderem Effizienz- und Transparenzdruck. Hohe Sendungszahlen, kurze Reaktionszeiten und maximale Kundentransparenz sind geschäftskritisch. Die Cloud-Skalierbarkeit von Spedifix bewältigt Volumenschwankungen zwischen normalem Geschäft und Peak-Zeiten (z.B. Black Friday, Weihnachten) ohne Infrastruktur-Anpassungen. Automatisierte Statusbenachrichtigungen und das Self-Service-Portal für Empfänger entlasten den Kundenservice massiv. Gerade in diesem Segment amortisiert sich die Investition durch eingesparte Personalkosten im Customer Service besonders schnell.

3PL-Anbieter mit Standard-Transportdienstleistungen

Logistikdienstleister, die Transporte für verschiedene Auftraggeber vermitteln und organisieren, profitieren besonders vom integrierten Carrier-Netzwerk. Die mandantenfähige Systemarchitektur erlaubt die getrennte Verwaltung mehrerer Kunden in einer Plattforminstanz. Der direkte Zugriff auf Transportkapazitäten über das Spedifix-Netzwerk wird zum Wettbewerbsvorteil – schnellere Reaktionszeiten bei Kundenanfragen und höhere Vermittlungsquoten. Für 3PL-Anbieter, deren Geschäftsmodell auf Standardprozessen und Skaleneffekten basiert, bietet die Plattform eine optimale Kombination aus Automatisierung und Marktzugang.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Transportfokus Straße: Liegt der Schwerpunkt auf Lkw-Transporten (Stückgut, FTL, Teilladungen), passt Spedifix optimal. Bei überwiegend multimodalen Verkehren mit See-, Luft- oder Schienenfracht sollten spezialisierte Systeme geprüft werden.

• Standardisierungsbereitschaft: Das System entfaltet seinen vollen Nutzen bei standardisierten Speditionsprozessen. Hochindividuelle Sonderabläufe erfordern kostenintensive Anpassungen oder sind gar nicht abbildbar. Die Bereitschaft, Prozesse an Best Practices anzupassen, ist Voraussetzung für erfolgreiche Implementierung.

• Zeitrahmen für ROI: Wer innerhalb von 6–12 Monaten messbare Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen erzielen muss, findet in Spedifix eine passende Lösung. Für strategische Mehrjahres-Transformationen mit umfassender Prozessneugestaltung bieten größere Enterprise-Systeme mehr Gestaltungstiefe.

• Cloud-Akzeptanz: Das System ist primär als Cloud-Lösung konzipiert. Unternehmen müssen den Cloud-Betrieb aus Datenschutz- und Compliance-Sicht akzeptieren können. Zwar existiert eine On-Premise-Variante, diese schränkt jedoch einige Vorteile (automatische Updates, Carrier-Netzwerk-Features) ein.

Details zur Logistiksoftware: SPEDIFIX

Durchgängige Digitalisierung der Speditionskette bildet das Kernkonzept von Spedifix. Die Software deckt den kompletten Prozess vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung ab: automatisierte Auftragsannahme via EDI oder Webformular, intelligente Disposition mit Tourenoptimierung, digitale Dokumentenerstellung, mobile Fahrersteuerung, Echtzeit-Statusverfolgung und abschließende Abrechnung. Diese Integration eliminiert die typischen Medienbrüche zwischen Excel-Listen, E-Mail-Kommunikation, Papier-Frachtbriefen und manueller Rechnungserstellung. Daten werden einmal erfasst und fließen automatisch durch alle Prozessschritte, was Übertragungsfehler minimiert und Transparenz schafft.

Der modulare Aufbau ermöglicht schrittweises Wachstum entsprechend der Unternehmensentwicklung. Einsteiger beginnen häufig mit den Kernmodulen Disposition und Abrechnung, um die dringendsten Schmerzpunkte zu adressieren. Mit zunehmendem Reifegrad lassen sich Module wie 3D-Laderaumoptimierung, erweiterte Analytics-Dashboards oder spezialisierte Gefahrgutverwaltung hinzufügen. Die Cloud-Architektur skaliert dabei automatisch mit – sowohl bei der Anzahl paralleler Nutzer als auch beim Transaktionsvolumen. Unternehmen zahlen entsprechend ihrer tatsächlichen Nutzung und vermeiden Überkapazitäten oder kostspielige Systemausbauten bei Wachstumsschüben.

Messbare Effizienzgewinne im operativen Geschäft stehen im Mittelpunkt der Wertversprechen. Herstellerangaben sprechen von 30% Zeitersparnis in der Disposition – konkret bedeutet dies: Ein Disponent, der täglich zwei Stunden mit manueller Routenplanung und Fahrzeugzuordnung verbringt, gewinnt etwa eine Stunde für wertschöpfende Tätigkeiten wie Kundenberatung oder Optimierungsprojekte. Die KI-gestützte OCR-Erkennung für eingehende Frachtbriefe eliminiert zusätzlich manuelle Dateneingabe. Die angegebenen 12–18% Frachtkosteneinsparungen resultieren aus besserer Fahrzeugauslastung durch optimierte Tourenplanung und dem Zugang zu wettbewerbsfähigen Kapazitäten über das Carrier-Netzwerk. Diese Zahlen basieren auf Herstellerangaben und individuellen Kundenfällen – die tatsächliche Realisierung hängt stark vom Ausgangsniveau und der Prozessdisziplin des implementierenden Unternehmens ab.

Wissenswertes zum Anbieter: Spedifix Logistiksoftware GmbH & Co. KG

Die Spedifix Logistiksoftware GmbH & Co. KG aus Berlin konzentriert sich seit 2015 ausschließlich auf Transport- und Dispositionslösungen für kleine und mittlere Logistikunternehmen im deutschsprachigen Raum. Mit etwa 50 Mitarbeitern positioniert sich der Anbieter bewusst zwischen reinen Start-ups und IT-Konzernen – groß genug für professionelle Produktentwicklung und strukturierten Support, aber klein genug für direkte Kundennähe und flexible Reaktionsfähigkeit. Die Spezialisierung auf KMU-Logistik zeigt sich in der Produktphilosophie: funktional vollständig, aber ohne Enterprise-Überfrachtung.

Praxisorientierte Entwicklungskultur prägt die Produktentwicklung erkennbar. Regelmäßige Hackathons mit Pilotkunden, aktive User-Groups und öffentlich zugängliche Feature-Roadmaps dokumentieren einen partizipativen Ansatz. Features entstehen nicht im Entwickler-Elfenbeinturm, sondern in enger Abstimmung mit Praktikern aus Disposition und Fuhrparkleitung. Die Renewal-Rate von 87% – also der Anteil der Kunden, die nach Vertragsablauf verlängern – deutet auf hohe Anwenderzufriedenheit hin. Diese Kennzahl ist aussagekräftiger als viele Marketing-Testimonials, da sie tatsächliche Kaufentscheidungen nach Nutzungserfahrung widerspiegelt.

Das eigene Carrier-Netzwerk hebt Spedifix über die Rolle eines reinen Softwareanbieters hinaus. Mit über 500 verifizierten Speditionspartnern und strategischen Partnerschaften mit etablierten Frachtbörsen entsteht ein Logistik-Ökosystem mit echtem Transaktionswert. Kleinere Speditionen, die alleine wenig Verhandlungsmacht gegenüber Auftraggebern oder Subunternehmern haben, erhalten Zugang zu einem größeren Netzwerk. Dieser Marktplatz-Aspekt schafft Netzwerkeffekte: Je mehr Unternehmen die Plattform nutzen, desto wertvoller wird sie für alle Beteiligten durch verbesserte Verfügbarkeit und Preistransparenz.

Technische Details & Integration

Moderne Cloud-Native-Architektur mit Microservices bildet das technologische Fundament. Spedifix wurde nicht als monolithisches Legacy-System entwickelt, das nachträglich in die Cloud migriert wurde, sondern von Beginn an als verteilte Microservices-Anwendung konzipiert. Praktisch bedeutet dies: Einzelne Funktionsmodule (Disposition, Abrechnung, Track & Trace) laufen als unabhängige Services. Ein Ausfall oder Update eines Moduls beeinträchtigt andere nicht. Die Wartung ist granular möglich – neue Features können für einzelne Services ausgerollt werden, ohne das Gesamtsystem offline zu nehmen. Echte Cloud-Skalierung erfolgt automatisch: Bei Lastspitzen (z.B. morgens zur Tourenplanung) werden Ressourcen hochgefahren, in ruhigen Zeiten wieder reduziert.

Die offene REST-API mit ausführlicher Dokumentation ermöglicht technisch versierten Anwendern oder IT-Partnern die Entwicklung eigener Integrationen. Für gängige ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics NAV/BC oder Lexware existieren bereits zertifizierte Plug-ins, die Standardprozesse wie Auftragsübernahme und Rechnungsrückspiegelung abdecken. Das auf GitHub bereitgestellte Repository mit Integrationsvorlagen und Code-Beispielen zeigt: Der Anbieter verfolgt einen Developer-freundlichen Ansatz und setzt auf Transparenz statt proprietärer Closed-Source-Philosophie. Für Standardintegrationen reduziert dies Abhängigkeiten von teuren Beratungshäusern erheblich.

Umfassende Sicherheits- und Compliance-Standards sind dokumentiert und zertifiziert. Die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit, vollständige DSGVO-Konformität mit Server-Standorten in deutschen Rechenzentren, TLS 1.2-Transportverschlüsselung und optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung entsprechen aktuellen Best Practices. Für mittelständische Unternehmen, die ihren Auftraggebern gegenüber Datensicherheit nachweisen müssen (z.B. bei Automobilzulieferern oder Pharmalogistik), sind diese Zertifizierungen kaufentscheidende Argumente. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsdienstleister und dokumentierte Backup-Strategien mit definierten Recovery Time Objectives runden das Sicherheitskonzept ab.

Kosten & Preismodell

Transparente Cloud-Subscription beginnt bei etwa 500 € monatlich für kleine Konfigurationen. Das Preismodell folgt einer Kombination aus Nutzerlizenzen und aktivierten Modulen. Ein typischer mittelständischer Spediteur mit 5–10 Disponenten, Standard-Modulen (Disposition, Abrechnung, Track & Trace) und mobiler Fahrer-App bewegt sich im mittleren vierstelligen Bereich pro Monat. Diese Investition liegt deutlich unter Enterprise-Lösungen wie SAP Transportation Management (üblicherweise sechsstellige Jahreskosten), bietet aber erheblich mehr Funktionalität und Automatisierung als Excel-basierte Eigenentwicklungen oder einfache Tourenplanungstools.

Der TCO-Vorteil durch Cloud-Betrieb wird oft unterschätzt. Im Vergleich zu On-Premise-Installationen entfallen Serveranschaffung, Stromkosten, Klimatisierung, IT-Personalaufwand für Systemwartung, Backup-Management, Patch-Verwaltung und Hardware-Refreshs. Die Total Cost of Ownership über einen typischen Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren ist dadurch trotz laufender Subscription häufig niedriger als bei Kauflizenzen mit 18–20% Jahresmaintenance. Hinzu kommt die Planungssicherheit: monatliche Kosten sind fix kalkulierbar, unerwartete Hardware-Ausfälle oder teure Emergency-Updates entfallen. Die Skalierbarkeit vermeidet Überkapazitäten – bezahlt wird nur die tatsächlich genutzte Leistung.

Versteckte Kostentreiber sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Die größten ungeplanten Ausgaben entstehen typischerweise nicht durch die Softwarelizenz, sondern durch Datenmigration und -bereinigung aus Altsystemen. Wenn Kundendaten, Tarifvereinbarungen und historische Routen in heterogenen Excel-Sheets, veralteten Datenbanken oder gar Papierform vorliegen, erfordert die strukturierte Überführung erheblichen Aufwand. Individuelle Schnittstellenanpassungen zu exotischen Altsystemen ohne Standard-APIs können zusätzlich vier- bis fünfstellige Implementierungskosten verursachen. Realistische Gesamtinvestition inklusive Implementierung, Schulung und Datenaufbereitung: 20.000–50.000 € für typische KMU. Der Break-Even liegt nach Herstellerangabe bei 6–9 Monaten – vorausgesetzt, die versprochenen Effizienzgewinne werden tatsächlich realisiert und nicht durch schleppende Change-Management-Prozesse verzögert.

Migration & Umstieg auf SPEDIFIX

Strukturierter Implementierungsprozess gliedert sich in überschaubare Phasen über drei bis vier Monate. Die ersten zwei Wochen dienen dem Kick-off und der detaillierten Anforderungsanalyse – hier werden Prozesse dokumentiert, Schnittstellen identifiziert und ein Projektplan erstellt. Die folgenden vier Wochen umfassen das Standard-Setup: Systemkonfiguration, Basisparametrierung und Anlage der Organisationsstruktur. Die längste Phase (4–6 Wochen) betrifft die spezifische Parameterisierung: Preislisten-Import, Kundenstammdaten-Migration, Schnittstellen-Testing und Anwenderschulungen. Die letzten zwei Wochen vor und während des Go-Live erfolgen intensiv begleitet mit täglichem Support. Dieser Zeitrahmen ist deutlich kürzer als bei vielen Enterprise-Lösungen und ermöglicht einen planbaren, geschäftsjahres-kompatiblen Projektverlauf.

Datenmigration als kritischer Erfolgsfaktor wird häufig unterschätzt. Während die Software selbst schnell installiert und konfiguriert ist, verschlingt die Übernahme von Altkunden-Daten, komplexen Tarifvereinbarungen, historischen Routen und gewachsenen Adressstämmen oft mehr Zeit als die technische Implementierung. Spedifix bietet standardisierte CSV- und Excel-Importfunktionen sowie EDI-Mapping-Werkzeuge. Die inhaltliche Datenqualität muss jedoch das Unternehmen selbst sicherstellen: Dubletten bereinigen, fehlende Postleitzahlen ergänzen, veraltete Kontakte entfernen, inkonsistente Artikelbezeichnungen vereinheitlichen. Eine Faustregel: Je besser die Datenqualität im Altsystem, desto schneller und reibungsloser die Migration. Unternehmen sollten mindestens vier Wochen vor technischem Go-Live mit der systematischen Datenbereinigung beginnen.

Change Management entscheidet über Projekterfolg mindestens ebenso wie technische Implementierung. Die intuitivste Software scheitert, wenn Disponenten sie als zusätzliche Belastung empfinden und alte Prozesse parallel weiterführen. Spedifix investiert erkennbar in Nutzerakzeptanz: zweitägige Onsite-Schulungen, umfangreiche Video-Tutorial-Bibliothek, regelmäßige Webinare und ein dediziertes Onboarding-Team. Der Erfolg hängt jedoch maßgeblich von internen Faktoren ab: Einbindung von Key-Usern bereits in der Konzeptphase, sichtbare Management-Unterstützung, klare Kommunikation der Vorteile (nicht nur der Anforderungen), Würdigung von Quick-Wins in den ersten Wochen und Geduld bei der Lernkurve. Realistische Erwartung: Nach vier Wochen produktivem Betrieb erreichen erfahrene Disponenten ihr altes Produktivitätsniveau, nach zwei bis drei Monaten übersteigen sie es durch die gewonnenen Automatisierungseffekte deutlich.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Signifikante Zeitersparnis in der Disposition: Automatisierte Tourenplanung und Laderaumoptimierung reduzieren den Dispositionsaufwand um etwa 30%, was bei einem Vollzeit-Disponenten knapp 2,5 Stunden pro Tag entspricht – Zeit, die für Kundenbetreuung oder Prozessoptimierung verfügbar wird

• Direkter Zugang zu Transportkapazitäten: Das integrierte Netzwerk mit über 500 Speditionspartnern verwandelt Kapazitätsengpässe von kritischen Problemen in routinemäßige Plattformabfragen – weniger Leerfahrten, mehr Flexibilität bei Auslastungsspitzen

• Professionelle Kundentransparenz: Modernes Track & Trace-Portal mit automatischen Statusbenachrichtigungen reduziert „Wo-ist-meine-Sendung?"-Anrufe um geschätzt 60–70% und professionalisiert das Marktauftreten gegenüber anspruchsvollen Auftraggebern erheblich

• Schneller Return on Investment: Break-Even nach 6–9 Monaten durch Prozessautomatisierung und Frachtkosteneinsparungen von 12–18% – deutlich schneller amortisierend als große Enterprise-Systeme mit mehrjährigen Implementierungen

• Zukunftssichere Cloud-Technologie: Native Microservices-Architektur, offene REST-APIs und quartalsweise automatische Updates stellen sicher, dass Anwender nicht auf veralteter Technik zurückbleiben – ohne Upgrade-Projekte oder Serverausfallzeiten

• No-Code-Integrationen für IT-Unabhängigkeit: Schnittstellenkonfiguration per Drag&Drop reduziert Abhängigkeit von teuren IT-Dienstleistern und ermöglicht kaufmännischen Teams die eigenständige Systemanpassung bei sich ändernden Anforderungen

Herausforderungen:

• Fehlende Lagerverwaltung: Integriertes Warehouse Management System ist nicht vorhanden – Unternehmen mit kombinierter Transport- und Lagerlogistik müssen parallele WMS-Lösungen betreiben und anbinden, was zusätzliche Integrationskomplexität schafft

• Fokus auf Straßentransport: Multimodale Logistik mit Schiene, Seefracht oder Luftverkehr wird nur rudimentär abgedeckt – spezialisierte Anforderungen internationaler Kontraktlogistik erfordern zusätzliche Systeme oder Workarounds

• Standardisierung als Voraussetzung: Hochindividuelle Sonderprozesse oder branchenspezifische Spezialanforderungen lassen sich nicht oder nur mit erheblichem Customizing-Aufwand abbilden – Unternehmen müssen bereit sein, ihre Prozesse an Best Practices anzupassen

• Datenqualität als Erfolgsfaktor: Die Software liefert nur bei sauberen Eingangsdaten optimale Ergebnisse – ohne strukturierte Stammdatenpflege und Bereinigung von Altlasten bleiben Automatisierungspotenziale ungenutzt

• Mobile App noch im Ausbau: Einige Funktionen der Fahrer-App sind nach Recherchen noch nicht vollumfänglich ausgebaut – vor allem im Vergleich zu spezialisierten Flottenmanagement-Lösungen können Feature-Lücken bestehen

• Cloud-Abhängigkeit erfordert Internetverfügbarkeit: Bei Internetausfällen im Büro ist die Dispositionsarbeit eingeschränkt – redundante Internetanbindung oder Backup-Zugänge werden zum kritischen Infrastrukturfaktor

Häufig gestellte Fragen zu SPEDIFIX

Ist Spedifix auch für kleine Speditionen mit unter 10 Fahrzeugen geeignet?

Die Eignung hängt stark von der Wachstumsstrategie und dem Digitalisierungsgrad ab. Die Investition ab etwa 500 € monatlich rechnet sich primär für Betriebe, die stark wachsen wollen oder bereits erhebliche Zeit mit manuellen Prozessen verlieren. Ein 3-Fahrzeug-Betrieb mit stabilem Kundenstamm und überschaubaren Auftragsvolumina könnte mit leichtgewichtigeren (und günstigeren) Tourenplanungs-Tools besser bedient sein. Die wirtschaftliche Schwelle liegt erfahrungsgemäß bei etwa 5–8 Fahrzeugen oder 20+ täglichen Sendungen, ab der sich Automatisierungseffekte und Netzwerkzugang messbar rechnen. Entscheidend ist weniger die absolute Flottengröße als vielmehr die Prozesskomplexität und das Wachstumspotenzial.

Kann ich Spedifix mit meinem bestehenden SAP-System verbinden?

Die Integration mit SAP-Systemen ist über zertifizierte Connectoren möglich. Typischer Datenfluss: Aufträge aus SAP ERP oder S/4HANA werden automatisch nach Spedifix übertragen, Lieferstatus und Abrechnungsdaten fließen zurück ins SAP-System. Die konkrete Implementierung hängt von der SAP-Version, den genutzten Modulen und der gewünschten Integrationstiefe ab. Für Standard-Szenarien (SD-Modul, Lieferungen) existieren vorkonfigurierte Mappings. Kalkulieren Sie für Konzeption, Mapping-Konfiguration, Testing und Pilotbetrieb etwa 1–2 Wochen Aufwand ein – deutlich weniger als bei proprietären Punkt-zu-Punkt-Integrationen ohne standardisierte Schnittstellen.

Was passiert bei Internetausfall – kann ich offline arbeiten?

Spedifix ist als Cloud-Lösung grundsätzlich auf Internetverbindung angewiesen. Die mobile Fahrer-App verfügt über Offline-Funktionalität für Statusmeldungen und Unterschriftserfassung – Daten werden lokal zwischengespeichert und synchronisiert, sobald wieder Netzverbindung besteht. Für die Disposition im Büro gibt es keine vollwertige Offline-Funktionalität, da Echtzeitdaten wie aktuelle Sendungsstatus und Carrier-Verfügbarkeit essentiell sind. In kritischen Umgebungen empfiehlt sich eine redundante Internetanbindung – beispielsweise Festnetz-Internetanschluss plus LTE-Backup-Router. Bei kurzen Ausfällen (unter 30 Minuten) können Disponenten bereits geplante Touren weiter bearbeiten, neue Planung oder Auftragsannahme ist jedoch eingeschränkt.

Wie schnell kann ich mit Spedifix produktiv arbeiten?

Nach der Standard-Implementierung von 3–4 Monaten erfolgt das Go-Live. Die ersten 2–4 Wochen danach erleben Teams typischerweise eine Lernkurve – initial erreichen sie etwa 80% ihrer gewohnten Produktivität, während sie sich mit neuen Workflows vertraut machen. Nach etwa vier Wochen täglicher Nutzung liegt die Produktivität wieder bei 100% des Ausgangsniveaus. Ab der sechsten bis achten Woche beginnen die Automatisierungseffekte zu greifen: Routineaufgaben gehen schneller von der Hand, die Tourenoptimierung liefert bessere Ergebnisse als manuelle Planung, OCR-Dokumentenerkennung spart Eingabezeit. Key-User, die bereits in der Testphase intensiv gearbeitet haben, sind meist nach einer Woche routiniert im Umgang mit den Kernfunktionen.

Unterstützt Spedifix auch internationale Transporte und Zollabwicklung?

Das Dokumentenmanagement umfasst standardisierte internationale Frachtdokumente wie CMR-Frachtbriefe und grundlegende Zolldokumente. EDI-Schnittstellen können Zolldaten mit Plattformen wie ATLAS oder AES austauschen. Allerdings: Spedifix ist kein spezialisiertes Zollabwicklungssystem. Für hochkomplexe internationale Kontraktlogistik mit vielfältigen Zollverfahren (z.B. aktive Veredelung, Zolllager, präferenzielle Ursprungsregelungen) sollte eine dedizierte Zolllösung parallel betrieben und integriert werden. Für Standard-Export/Import innerhalb der EU sowie Verkehre in die Schweiz, nach Norwegen oder Großbritannien ist die Funktionalität für die meisten Standardprozesse ausreichend. Unternehmen mit hohem Anteil außereuropäischer Verkehre sollten die Zollfunktionalität vorab detailliert prüfen.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit bei der Cloud-Subscription?

Die üblichen Vertragsbedingungen sehen Mindestlaufzeiten von 12 oder 24 Monaten vor – dies entspricht dem Branchenstandard bei professioneller Business-Software. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit gelten meist dreimonatige Kündigungsfristen mit automatischer Verlängerung. Vor Vertragsabschluss sollten Skalierungsoptionen geklärt werden: Wie flexibel können zusätzliche Nutzerlizenzen oder Module hinzugebucht werden? Existieren Volumenstaffeln bei stark wachsenden Transaktionszahlen? Welche Exit-Optionen gibt es für den Fall grundlegender Strategieänderungen? Seriöse Anbieter bieten vor verbindlicher Entscheidung Testphasen (typisch 30 Tage) oder Proof-of-Concept-Projekte, um die Passung zwischen Software und Unternehmensanforderungen zu validieren.