viWaQ Healthcare | Krankenhaussoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann viWaQ Healthcare?

Incident & Risikomanagement

CIRS-basiertes Incident-Management: Zentrale Erfassung, Klassifizierung und Eskalation von Vorfällen mit Echtzeit-Benachrichtigungen an Verantwortliche.

FMEA-Risikobewertung: Systematische Priorisierung von Risiken mittels aussagekräftiger Scorecards und übersichtlicher Risiko-Dashboards.

Granulare Rechteverwaltung: Feingranulare Zugriffsteuerung mit LDAP/AD-Anbindung und Single-Sign-On für sichere Authentifizierung.

Audit & Compliance

Strukturiertes Audit-Management: Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits mit vorkonfigurierten Templates für Rili-BÄK, KTQ und ISO 9001.

Revisionssicheres Dokumentenmanagement: Versionierung, workflow-basierte Freigabeprozesse und rechtssicheres Archiv für alle QM-Dokumente.

Mobile Checklisten: Pflege- und OP-spezifische Vorlagen mit mobiler Erfassung direkt vor Ort auf Tablet oder Smartphone.

Maßnahmen & Prozesse

CAPA-Tracking: Strukturierte Verfolgung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit Verknüpfung zu Vorfällen, Audits und Dokumenten.

No-Code Workflow-Engine: Prozessanpassungen ohne Programmieraufwand, intuitive Automatisierung von Abläufen durch QM-Manager selbst.

Projekt-Management: Parallele Überwachung von Qualitätsinitiativen zusätzlich zur Maßnahmenverfolgung im Tagesgeschäft.

Transparenz & Reporting

Konfigurierbare Dashboards: Vordefinierte und frei anpassbare Dashboards für Vorfallszahlen, Risikoentwicklungen und KPI-Monitoring.

Automatisierte Berichtserstellung: Standard-Reports und flexibler Berichtsgenerator für externe Audits und Management-Reviews.

Mobile Datenerfassung: Native Apps für Tablets und Smartphones ermöglichen Echtzeiterfassung und Vor-Ort-Checks.

Integration & Architektur

HL7/FHIR-Schnittstellen: Bidirektionale Patientendaten-Übernahme aus KIS und PDMS für nahtlose Systemintegration.

REST-APIs: Moderne, offene Anbindung an Bestandssysteme mit API-First-Approach für zukunftssichere Erweiterbarkeit.

Automatisierte Benachrichtigungen: E-Mail- und Push-Alerts für Verantwortliche bei Eskalationen, Fristabläufen und kritischen Vorfällen.

🟨 Besonderheiten – Was macht viWaQ Healthcare einzigartig?

Deutsche Compliance-Templates (out-of-the-box)

viWaQ Healthcare liefert vorkonfigurierte Templates für Rili-BÄK, KTQ und ISO 9001, die rechtssicher und praxiserprobt sind. Dies verkürzt die Implementierungszeit um bis zu 30 Prozent und ermöglicht sofortige Audit-Readiness ohne zeitintensive Prozessdefinition von Grund auf. Die Templates erfüllen die spezifischen Anforderungen deutscher Krankenhäuser und können bei Bedarf angepasst werden. Einschränkung: Sehr spezielle Fachklinik-Anforderungen können zusätzliche Anpassungen erfordern.

Hybrid-Hosting in deutschen Rechenzentren

Die Software bietet wahlweise On-Premise- oder Cloud-Deployment mit 100-prozentiger DSGVO-Konformität. Das Hosting erfolgt ausschließlich in TÜV-geprüften deutschen Rechenzentren, wodurch höchste Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Diese Flexibilität ermöglicht Krankenhäusern, die für sie passende Deployment-Variante zu wählen, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen. Einschränkung: Die ISO 27001 Zertifizierung befindet sich noch im Zertifizierungsprozess (Stand 2024).

No-Code Workflow-Engine

QM-Manager können Prozesse eigenständig anpassen, ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Dies ermöglicht agile Prozessanpassungen in Stunden statt Wochen und macht das System deutlich flexibler bei sich ändernden Anforderungen oder neuen Standards. Automatisierungen lassen sich ohne Programmieraufwand konfigurieren. Einschränkung: Sehr komplexe oder branchenspezifische Sonderfälle benötigen noch Consulting-Unterstützung.

Co-Creation mit Kunden

Informatikwerk entwickelt viWaQ Healthcare aktiv mit den Anwendern weiter. Regelmäßige Kunden-Sprint-Reviews und ein transparentes Feedback-Portal sorgen dafür, dass die Produktentwicklung sich nach echtem Bedarf richtet. Dies vermeidet Bloatware und gewährleistet praxisnahe Feature-Priorisierung. Eine Kundenverlängerungsrate von über 80 Prozent nach drei Jahren zeigt die hohe Zufriedenheit.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich viWaQ Healthcare besonders?

QM-Manager und Qualitätsleiter profitieren besonders von viWaQ Healthcare, da sie alle QM-Prozesse, Audits und Vorfälle aus einer zentralen Plattform statt über Excel, Papier oder verschiedene Tools verwalten können. Die massive Effizienzsteigerung bei der Audit-Vorbereitung liegt bei etwa 30 Prozent. Geeignet für Krankenhäuser von klein bis sehr groß.

Risikomanager und CIRS-Koordinatoren finden in viWaQ eine strukturierte Plattform für Incident-Erfassung, Eskalationsverwaltung und FMEA-basierte Risikopriorisierung. Durchlaufzeiten für Vorfallsbearbeitungen verkürzen sich um bis zu 50 Prozent. Besonders geeignet für mittlere bis sehr große Häuser mit etablierten Risikomanagement-Strukturen.

Abteilungsleitungen Pflege und OP schätzen die mobilen Checklisten für Vor-Ort-Erfassungen und schnelle Selbst-Assessments auf Tablets. Die intuitive Handhabung reduziert den Schreibaufwand erheblich und ermöglicht Dokumentation direkt am Arbeitsplatz. Geeignet für mittlere bis sehr große Einrichtungen.

IT-Leiter mit Integrationsbedarf profitieren von der DSGVO-konformen Cloud-Lösung, modernen HL7/FHIR-APIs und LDAP/SSO-Integration. Die Architektur ist technisch zukunftssicher ohne Vendor-Lock-in. Besonders geeignet für mittlere bis sehr große Krankenhäuser.

Kritische Auswahlkriterien

Wählen Sie viWaQ Healthcare, wenn:

• Sie Bedarf nach deutschen Compliance-Templates (Rili-BÄK, KTQ) haben und Wochen bei der Implementierung sparen möchten
• On-Premise- oder Hybrid-Hosting mit DSGVO-Anforderungen essentiell ist und Datenhaltung nur in Deutschland erfolgen soll
• Flexible Modular-Lizenzierung erwünscht ist und Sie einzelne Module (Risk/Quality/Compliance) separat lizenzieren möchten
• Integrationen zu KIS/PDMS notwendig sind und Sie auf HL7/FHIR-Ready-Systeme mit modernen REST-APIs setzen

Besser eine andere Lösung wählen, wenn:

• KI-basierte Vorhersageanalytik heute schon nötig ist (nicht vor 2025 geplant)
• Root-Cause-Analysis mit 5-Why-Wizard automatisiert ablaufen soll (aktuell nicht integriert)
• Sie ein sehr kleines Haus unter 30 Betten mit minimalen QM-Strukturen sind (Lizenzierungsmodell unklar)
• Rein klinische Dokumentation/PDMS statt Qualitätsmanagement im Fokus steht (nicht der Kernfokus der Software)

Details zur Krankenhaussoftware

viWaQ Healthcare ist eine spezialisierte Qualitäts- und Risikomanagement-Software, die zentral alle QM-Prozesse eines Krankenhauses digitalisiert. Der Fokus liegt auf Incident-Reporting, Audits, Risikobewertung, Maßnahmenverfolgung und Compliance-Dokumentation. Anders als PDMS oder KIS konzentriert sich die Lösung auf Effektivität im Qualitätsmanagement, nicht auf Funktionsbürokratie.

Gelöste Praxis-Probleme

Die Software adressiert typische Krankenhaus-Herausforderungen systematisch. Vorfälle werden oft zu langsam erfasst und eskaliert, da sie per E-Mail oder Papier dokumentiert werden. viWaQ bietet eine zentrale CIRS-Plattform mit Echtzeit-Benachrichtigungen. Audit-Checklisten existieren häufig in zehn verschiedenen Word-Dokumenten. Die Software stellt standardisierte, versionierte Templates bereit.

Offene Maßnahmen „verschwinden" im Alltag. viWaQ zeigt alle Maßnahmen im Dashboard mit automatischen Frist-Erinnerungen für Verantwortliche. Fehlende Übersicht über aktuelle Risiken wird durch FMEA-basierte Scorecards und Trend-Dashboards behoben.

Praktische Anwendungsbeispiele

Eine Pflegekraft erfasst einen Beinahe-Unfall auf der Tablet-App direkt am Patientenbett. Das System benachrichtigt automatisch den QM-Manager. Der CIRS-Koordinator leitet die Ursachenanalyse ein. Alle Maßnahmen werden im System verfolgbar dokumentiert und fristgerecht abgearbeitet.

Ein QM-Manager bereitet ein KTQ-Audit vor. Statt manuell alle Checklisten zu sammeln und zu prüfen, lädt er die vorkonfigurierten Templates einmalig und überprüft den Status. Die Audit-Readiness ist in Tagen statt Wochen erreicht. Alle relevanten Nachweise sind revisionssicher dokumentiert und sofort abrufbar.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Informatikwerk GmbH ist ein deutsches, privat geführtes Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitenden. Das Unternehmen ist seit 2005 am Markt und hat seinen Hauptsitz in Berlin mit Niederlassungen in München und Köln. Die Spezialisierung liegt auf Qualitäts- und Risikomanagement für Krankenhäuser und Fachkliniken im DACH-Raum. Über 100 Referenzkunden vertrauen auf die Lösung, darunter Häuser mit 50 bis 500 Betten und spezialisierte Fachkliniken.

Unternehmenskultur und Stabilität

Die Unternehmenswerte sind Kundenzentrierung, Datensicherheit und Innovationswillen. Die agile Entwicklung erfolgt mit regelmäßigen Kunden-Sprint-Reviews und einem offenen Feedback-Portal. Die Kundenverlängerungsrate liegt bei über 80 Prozent nach drei Jahren, was auf hohe Zufriedenheit hindeutet. Als privat geführtes Unternehmen ist Informatikwerk nicht dem Druck externer Investoren ausgesetzt.

Der Fokus liegt nicht auf globaler Skalierung, sondern auf tiefer Spezialisierung im deutschen Markt. Dies ist zugleich Stärke und Limitation. Stärken sind lokale Compliance-Expertise, deutschsprachiger Support und kein Vendor-Lock-in. Die Limitation besteht in einem kleineren Ressourcenpool als bei globalen Konkurrenten wie RLDatix. Es sind keine Datenschutz-Skandale oder größeren Störfälle bekannt.

Technische Details & Integration

viWaQ Healthcare setzt auf moderne Microservices-Architektur mit Docker- und Kubernetes-Containerisierung. Das Backend basiert auf Java und Spring Boot. Als Datenbankmanagementsysteme werden MS SQL, Oracle und PostgreSQL unterstützt. Das Frontend ist als Web-Anwendung (HTML5/React/Angular) realisiert, ergänzt durch native mobile Apps. Diese Architektur ermöglicht hohe Skalierbarkeit, schnelle Updates mit geringen Downtimes und zukunftssichere Wartbarkeit.

Integrationsmöglichkeiten

Der API-First-Ansatz zeigt sich in umfangreichen Integrationsmöglichkeiten. HL7 v2/v3 und FHIR ermöglichen bidirektionale Patientendaten-Übernahme aus KIS und PDMS, etwa demografische Daten, Fallinformationen und Stationszuordnungen. LDAP/AD und SSO (SAML, OAuth2) gewährleisten nahtlose Benutzer-Authentifizierung und Rechteverwaltung über bestehende Infrastruktur.

Offene REST-APIs stehen für modular nutzbare Schnittstellen zu Dritt-Systemen bereit. Die Deployment-Optionen umfassen On-Premise (Windows/Linux), Cloud-Hosted (nur Deutschland) und Hybrid-Varianten. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassung an bestehende IT-Strategien.

Sicherheit und Compliance

Die DSGVO-Konformität wird durch Datenhaltung ausschließlich in TÜV-geprüften deutschen Rechenzentren sichergestellt. TLS-Verschlüsselung schützt Daten in Transit, AES-256-Verschlüsselung at Rest. Die ISO 27001 Zertifizierung ist laut Herstellerangaben in Vorbereitung für Q2 2024. Alle Zugriffe und Änderungen werden in revisionssicheren Audit-Trails protokolliert. Dies gewährleistet Nachvollziehbarkeit für interne und externe Audits.

Kosten & Preismodell

Konkrete Preisstaffeln sind nicht öffentlich verfügbar. Laut Herstellerangaben erfolgt die Lizenzierung modularisiert. Risk-Modul, Quality-Modul und Compliance-Modul können einzeln lizenziert werden. Das Lizenzmodell basiert wahrscheinlich auf Nutzerzahlen und/oder Vorfallvolumen. Details müssen direkt mit dem Anbieter abgestimmt werden. Verfügbare Kostenmodelle sind Subscription (monatlich/jährlich) oder Einmalkauf mit Wartungsvertrag (circa 18 Prozent pro Jahr).

Gesamtkostenbetrachtung

Bei der Betrachtung der Total Cost of Ownership über fünf Jahre entfallen 40 bis 60 Prozent auf Lizenzen. Implementierung und Beratung für Workshops, Konfiguration und Integration machen 15 bis 25 Prozent aus. Schulungen schlagen mit 5 bis 10 Prozent zu Buche. Wartung und Support kosten jährlich etwa 18 bis 20 Prozent der Lizenzkosten.

Interne Ressourcen sind ein signifikanter Faktor, etwa Projektleiter, Key User und IT-Administratoren. Für mittlere Häuser mit 50 bis 200 Betten liegt die TCO über fünf Jahre wahrscheinlich im hohen fünfstelligen bis niedrigen sechsstelligen Bereich. Exakte Zahlen müssen beim Anbieter erfragt werden.

Return on Investment

Der Amortisationszeitraum liegt typischerweise zwischen 12 und 36 Monaten. ROI-Faktoren sind Zeitersparnis bei Audit-Vorbereitung (minus 30 Prozent), schnellere Vorfallsbearbeitung (minus 50 Prozent), reduzierte Haftungsrisiken, bessere Audit-Ergebnisse und schnellere Maßnahmen-Freigaben. Besser kalkulierbar sind Zeiteinsparungen und Vermeidung von Compliance-Bußgeldern als weiche Faktoren wie Reputationsgewinn.

Migration & Umstieg

Ein realistischer Projektablauf gliedert sich in drei Phasen. Phase eins ist die Anforderungsanalyse mit Workshops für QM, Medizin, Pflege und IT. Diese Phase dauert zwei bis vier Wochen. Phase zwei umfasst Konfiguration und Pilotbetrieb mit Anpassung von No-Code-Workflows, Template-Konfiguration und Testphase mit Key Usern über zwei bis drei Monate.

Phase drei ist der Rollout mit Schulung, Produktivgang und Trainings für alle Nutzer über ein bis zwei Monate. Insgesamt sind vier bis sechs Monate für kleine und mittlere Häuser realistisch, sechs bis neun Monate für größere Häuser und Verbünde. Diese Zeiträume sind realistischer als optimistische Angaben in Produktbroschüren.

Datenmigration und Ressourcen

Die Datenmigration aus Alt-Systemen oder Excel ist per CSV-Import möglich. Informatikwerk bietet teilautomatisierten Mapping-Support. An Personalressourcen werden ein Projektmanager (klinisch), ein IT-Administrator und fünf bis zehn Key User mit etwa 20 bis 50 Prozent Auslastung je Phase benötigt. Programmierkompetenzen sind nicht erforderlich. Prozessverständnis und Change-Management-Awareness sind hilfreich.

Erfolgreiches Change Management erfordert Identifikation von Champions, frühe Kommunikation der Vorteile und kompetente Schulung. Der Support von Informatikwerk ist deutschsprachig mit direkten Ansprechpartnern und SLA-basiert (8×5 Standard, 24×7 optional). Schulungsangebote umfassen Online-Academy (E-Learning), On-Site-Trainings, Webinare und umfangreiche Dokumentation. Post-Go-Live erfolgen regelmäßige Check-ins und optimierende Konfigurationsanpassungen.

Vorteile und Herausforderungen

Die zentrale Prozess-Digitalisierung bringt alle QM-Prozesse an einem Ort zusammen statt fragmentiert über Excel, Papier oder verschiedene Tools. Die Nachweisführung für Audits wird durch revisionssichere Dokumentation aller Aktionen, Entscheidungen und Maßnahmen erheblich beschleunigt. Audit-Vorbereitungen werden deutlich schneller.

Agilität durch No-Code ermöglicht QM-Managern, Prozesse selbst anzupassen, ohne auf IT zu warten. Dies führt zu schnellerer Reaktion auf neue Standards oder interne Anforderungen. Deutscher Datenschutz und Support mit On-Premise oder Cloud in Deutschland, deutschsprachigem Support und ohne Vendor-Lock-in überzeugen Datenschutzbeauftragte.

Effizienzgewinne und Patientensicherheit

Automatisierte Benachrichtigungen, Dashboards statt manueller Reports und mobile Erfassung bringen Zeitersparnis im QM-Team von etwa 30 Prozent bei Audit-Vorbereitung. Bessere Patientensicherheit resultiert aus schnellerer Vorfallsbearbeitung, systematischer Risikobewertung und konsequenter Maßnahmenverfolgung.

Herausforderungen in der Praxis

Die Einführung dauert länger als oft kommuniziert. Realistische Projektzeiträume berücksichtigen Change Management, Abstimmungen und Prozessdefinitionen. Interne Ressourcenbindung ist erheblich. Freistellung von fünf bis zehn Key Usern zu 20 bis 50 Prozent über Monate ist für Krankenhäuser oft eine große Hürde und wird häufig unterschätzt.

Begrenzte Advanced-Analytics bedeuten, dass KI-basierte Vorhersageverfahren aktuell nicht vorhanden sind. Wer bereits heute Predictive Risk Analytics benötigt, findet diese Funktion nicht. Root-Cause-Analysis ist nicht integriert. Das fehlende 5-Why-Modul muss manuell durchgeführt oder extern erledigt werden.

Preisverhandlungen sind möglich, da konkrete Preise nicht öffentlich sind. Besonders kleine Häuser müssen aktiv verhandeln. Der Wandel im Arbeitsalltag wird von manchen Pflegekräften und Ärzten anfangs als zusätzliche Last gesehen. Kommunikative Vermittlung des Mehrwerts ist wichtig für die Akzeptanz.

Positionierung im Markt

Gegenüber globalen Playern wie RLDatix bietet viWaQ deutsche Compliance-Templates out-of-the-box ohne zeitintensives Customizing, Hybrid-Hosting in Deutschland für DSGVO-Puristen, No-Code-Flexibilität und günstigere TCO. Gegenüber lokalen Konkurrenten punktet die moderne Architektur mit Microservices, agile Co-Creation mit Kunden und stärkeres Engagement in standardkonformen Templates.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Passt viWaQ zu unserem bestehenden KIS? Wenn das KIS HL7 v2/v3 oder FHIR unterstützt (bei den meisten deutschen Häusern der Fall), ist eine Integration möglich. REST-APIs für Dritt-Systeme sind verfügbar. Eine Testintegration vor Vertragsabschluss wird empfohlen.

Können wir einzelne Module lizenzieren? Ja, modulare Lizenzierung ist möglich. Sie können beispielsweise mit Incident-Management und Risikomanagement starten und später Audit-Management hinzufügen.

Wie lange dauert eine Implementierung? Vier bis sechs Monate für kleine Häuser, sechs bis neun Monate für größere Häuser. Die Dauer hängt von Integrationskomplexität, verfügbaren internen Ressourcen und Umfang von Prozessanpassungen ab. Optimistische Angaben von zwei bis drei Monaten unterschätzen die Realität.

Können wir ohne IT-Kenntnisse Workflows anpassen? Ja, für die meisten Standard-Prozesse. Die No-Code-Engine ist intuitiv bedienbar. Komplexere Automatisierungen oder tiefe Systemintegrationen erfordern IT- oder Consulting-Support.

Welche Sicherheit haben wir für Patientendaten? Maximaler deutscher Standard. DSGVO-konform, Hosting nur in TÜV-geprüften Rechenzentren in Deutschland, AES-256-Verschlüsselung, revisionssichere Audit-Trails. ISO 27001 Zertifizierung ist in Vorbereitung.

Was kostet die Software? Öffentliche Preise sind nicht verfügbar. Kostenmodelle sind modular und benutzerbasiert. Kosten variieren je Modulauswahl, Nutzerzahl und Vertragslaufzeit. Ein direktes Angebot vom Anbieter ist notwendig.

Wie stabil ist der Anbieter? Sehr stabil. Informatikwerk ist seit 2005 am Markt, privat geführt ohne externen Investoren-Druck. Über 80 Prozent Kundenverlängerungsrate nach drei Jahren. Keine bekannten Datenschutz-Skandale oder größeren Störfälle.

Gibt es KI-gestützte Risikovorhersage? Aktuell nein. KI-basierte Module sind auf der Roadmap und werden mit Kunden co-created, aber derzeit nicht verfügbar. Wer heute schon Predictive Analytics benötigt, muss zu anderen Lösungen greifen.

Welche Support-Optionen gibt es? Deutschsprachiger Support mit direkten Ansprechpartnern. Standard ist 8×5, optional 24×7 verfügbar. Schulungen umfassen Online-Academy, On-Site-Trainings, Webinare und ausführliche Dokumentation.

Ist eine Testphase möglich? Laut Herstellerangaben sind Pilotprojekte und Testphasen mit Key Usern vor dem Vollrollout üblich. Details sollten direkt mit Informatikwerk besprochen werden.