Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Intrafox Health Care?

Kommunikation & Information

Digitales Newsboard – Zentrale Verbreitung von Klinik-News, Hygiene-Updates und Alarmen an alle Mitarbeiter.

Mitarbeiter-Verzeichnis – Rollenbasierte Übersicht aller Berufsgruppen mit integriertem Chat und Gruppenräumen.

Push-Notifications & Mobile Alerts – Echtzeit-Benachrichtigungen auf Mobilgeräten mit Offline-Lesemodus für unterwegs.

Dokumenten- & Wissensmanagement

Dokumenten-Management System – Versionskontrolle, Freigabe-Workflows und Audit-Trail für alle klinischen Dokumente.

Wissensdatenbank & FAQ-Portal – Zentrale Ablage für Leitlinien, Checklisten und Einarbeitungshandbücher.

Automatisierte Prüfzyklen – SOPs und Richtlinien durchlaufen regelbasierte Genehmigungsketten automatisch.

Prozess- & Formularautomatisierung

Formular-Designer (Low-Code) – Digitale Meldebögen für Vorfälle, QM-Audits und Fortbildungen ohne Programmierkenntnisse erstellen.

BPM-Engine – Komplexe Genehmigungs- und Eskalationsketten mit automatisiertem Routing abbilden.

Task- & To-do-Management – Individuelle Aufgabenlisten mit Fristen und Eskalationsmechanismen verwalten.

Integration & Planungsprozesse

Schicht- & Dienstplanintegration – Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen durch Anbindung an Medifox, ATOSS.

HIS/EHR-Integration – Anbindung an Krankenhausinformationssysteme via REST, SOAP, HL7 mit Single Sign-On.

Event- & Schulungskalender – Zentrale Planung und Koordination von Veranstaltungen und Fortbildungen.

Analyse & Compliance

KPI-Dashboards – Übersicht über Compliance-Audits, Qualitätsmanagement-Kennzahlen und Nutzungsstatistiken.

Nutzungsanalytics – Auswertung von Logins, Top-Artikeln und Workflow-Durchsätzen für Prozessoptimierung.

Reporting & Meldewesen – Automatisierte Berichte für QM, Hygiene und Betriebsrat.

🟨 Besonderheiten – Was macht Intrafox Health Care einzigartig?

BSI-IT-Grundschutz-Zertifizierung für KRITIS-Anforderungen

Krankenhäuser gelten als kritische Infrastrukturen und müssen hohe Sicherheitsstandards nach § 75b SGB V erfüllen. Die BSI-IT-Grundschutz-Zertifizierung von Intrafox Health Care wird regelmäßig extern auditiert und liefert den gesetzlich erforderlichen Nachweis. Zusammen mit der ISO-27001-Zertifizierung des deutschen Rechenzentrums können Kliniken Auditoren nachweisliche Sicherheitsmaßnahmen vorlegen.

Eine solch hohe Sicherheitsstufe erhöht allerdings den Implementierungsaufwand. Kliniken müssen regelmäßige interne Compliance-Audits durchführen und die Dokumentation auf aktuellem Stand halten.

Low-Code-Prozessautomatisierung ohne externe Entwickler

Administratoren erstellen klinikspezifische Workflows, Formulare und Freigabeprozesse selbst – ohne Programmierkenntnisse. Die Low-Code-Plattform ermöglicht es, neue QM-Prozesse oder Meldeformulare innerhalb weniger Tage statt Wochen umzusetzen. Laut Herstellerangaben können Kliniken dadurch bis zu 50.000 Euro jährlich an Entwicklerkosten einsparen.

Allerdings erfordert die initiale Prozessanalyse und Datenmigration erheblichen internen Zeitaufwand. Realistische Implementierungszeiträume liegen bei 6 bis 12 Monaten, nicht bei den manchmal kommunizierten 3 bis 6 Monaten reiner IT-Arbeit.

Mobile-First-UX mit Offline-Funktionalität

Der Krankenhausalltag ist geprägt von Bewegung und wechselnden Einsatzorten. Intrafox Health Care bietet native Apps für iOS und Android mit Offline-Funktionalität. Pflegekräfte und Ärzte können Formulare ausfüllen und Informationen abrufen, auch wenn das WLAN-Netz ausfällt oder überlastet ist. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht.

Bei der Offline-Synchronisation können jedoch Datenkonflikte entstehen, wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten. Diese Konflikte müssen in der Konfiguration sorgfältig geregelt werden.

Integrierter Ansatz: Kommunikation + Prozessmanagement + Qualitätskontrolle

Anders als Insellösungen verbindet Intrafox Health Care alle Fachbereiche auf einer Plattform. Newsboard, Dokumentenmanagement und QM-Workflows greifen nahtlos ineinander. Ein Hygiene-Update erscheint im Newsboard, das zugehörige Dokument ist direkt verlinkt und die Lesebestätigung läuft als automatischer Workflow. Der Medienbruch zwischen E-Mail, Papier und verschiedenen Systemen entfällt.

Allerdings fehlt derzeit die FHIR-Schnittstelle, was die Integration mit der elektronischen Patientenakte (ePA) erschwert. Auch integrierte Telemedizin- oder Visitenfunktionen sind nicht vorhanden – hier sind separate Lösungen notwendig.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Intrafox Health Care besonders?

Zielgruppen

Mittel- bis Großkliniken mit mehr als 200 Betten und Klinikverbünde profitieren besonders von der Skalierbarkeit der Plattform. Der Return on Investment durch Prozessautomation ist in dieser Größenordnung signifikant. Die komplexen Schnittstellen zu verschiedenen HIS-Systemen, Dienstplan-Software und LDAP-Verzeichnissen rechtfertigen die Investition. Die mandantenfähige Architektur erlaubt es Verbünden, zentrale Richtlinien zu pflegen und gleichzeitig standortspezifische Prozesse abzubilden.

Universitätskliniken und Uniklinik-Verbünde haben höchste Compliance-Anforderungen und komplexe Dokumentationspflichten. Die BSI-Zertifizierung und umfangreichen Audit-Trails erfüllen diese Anforderungen. Das Dokumentenmanagement unterstützt zudem Forschungsaktivitäten mit strukturierter Ablage und Versionskontrolle. Die Multi-Site-Koordination über verschiedene Standorte hinweg funktioniert nahtlos.

Spezialisierte Fachkliniken für Trauma, Herzchirurgie oder Onkologie mit kritischen QM- und Hygieneprozessen finden in Intrafox Health Care ein leistungsfähiges Werkzeug. Die hohen Dokumentationspflichten und fachbereichsspezifischen Workflows lassen sich präzise abbilden. Die Prozessautomatisierung reduziert manuelle Fehlerquellen bei zeitkritischen Abläufen.

Nicht geeignet ist die Lösung für Einzelarztpraxen mit weniger als 20 Nutzern, Kliniken ohne eigene IT-Abteilung sowie Häuser mit reinen Legacy-Systemen ohne API-Integration. Hier übersteigen Aufwand und Kosten den Nutzen deutlich.

Auswahlkriterien

Datensicherheit & Compliance steht an erster Stelle. Prüfen Sie, ob BSI-IT-Grundschutz, ISO 27001 und DSGVO-Konformität vertraglich festgehalten sind. Fordern Sie Nachweise über durchgeführte Auditierungen an. Für KRITIS-relevante Einrichtungen ist dies ein kritisches K.O.-Kriterium.

Integrationsfähigkeit zu bestehenden Systemen muss detailliert geprüft werden. Klären Sie, welche konkreten HIS-Schnittstellen vorhanden sind – HL7 v2.x und REST-API sind Standard, aber funktionieren sie mit Ihrem spezifischen System? Fragen Sie nach der FHIR-Roadmap für zukünftige ePA-Integration.

Benutzerfreundlichkeit & Akzeptanz entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Testen Sie die mobile App gründlich, prüfen Sie den Offline-Modus unter realen Bedingungen. Fordern Sie Referenzen von Krankenhäusern ähnlicher Größe und Struktur an und sprechen Sie direkt mit deren Anwendern.

Wirtschaftlichkeit & TCO erfordert eine ehrliche Kalkulation. Sind Lizenzkosten transparent dargestellt? Ist die Implementierungsdauer realistisch mit mindestens 6 bis 12 Monaten kalkuliert? Ist ein Support-SLA mit weniger als 4 Stunden Reaktionszeit vertraglich definiert? Berücksichtigen Sie auch versteckte Kosten wie Datenmigration und interne Personalressourcen.

Details zur Krankenhaussoftware

Intrafox Health Care adressiert fünf zentrale Herausforderungen im Krankenhausalltag mit einer integrierten Plattform. Die zersplitterte Kommunikation zwischen Stationen, QM-Abteilung und Verwaltung wird durch ein einheitliches Newsboard gebündelt. Manuelle QM- und Hygiene-Freigaben laufen automatisiert über vordefinierte Workflows mit integrierten Prüfzyklen. Der hohe E-Mail-Aufwand reduziert sich laut Herstellerangaben um bis zu 30 Prozent durch zielgerichtete Push-Benachrichtigungen.

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht den Mehrwert: Ein dringendes Hygiene-Update muss alle Stationen erreichen. Mit klassischem E-Mail-Workflow dauert die Verteilung zwei bis drei Tage und erfordert mehrere Nachfass-Aktionen. Mit Intrafox Health Care wird das Update im Newsboard veröffentlicht, die betroffenen Mitarbeiter erhalten automatisch eine Push-Benachrichtigung und müssen den Erhalt per Klick bestätigen. Der gesamte Prozess ist nach zwei Stunden abgeschlossen.

Intransparente Dokumentenstände gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Die zentrale Versionskontrolle mit Audit-Trails dokumentiert jede Änderung nachvollziehbar. Die Volltext-Indizierung beschleunigt die Dokumentensuche um 40 Prozent gegenüber manuellen Ablagesystemen. Zeitaufwendige Recherchen in verschiedenen Ordnerstrukturen entfallen.

Modulare Skalierbarkeit für unterschiedliche Anforderungen

Die Plattform wächst mit den Anforderungen der Klinik. Mandantenfähigkeit ermöglicht Klinikverbünden eine zentrale Konfiguration mit standortspezifischen Varianten. Ein Verbund mit fünf Häusern kann zentral Richtlinien aktualisieren, während standortspezifische Prozesse wie unterschiedliche Dienstplan-Systeme lokal abgebildet werden.

Der modulare Ausbau erlaubt einen schrittweisen Einstieg. Viele Kliniken starten mit Newsboard und Dokumentenmanagement, erweitern später um QM-Module und binden schließlich die Dienstplanintegration an. Das reduziert die initiale Komplexität und ermöglicht schnelle Erfolge.

Das Benutzer-Rollen-System passt sich verschiedenen Fachbereichen an. Redakteure steuern präzise, welche Inhalte Pflege, ärztlicher Dienst, Verwaltung oder Technik sehen. Ärzte, Pflegekräfte, QM-Beauftragte und IT-Administratoren erhalten jeweils maßgeschneiderte Zugriffe und Oberflächen.

Compliance-Nachweis ohne vollständiges QM-System

Intrafox Health Care ersetzt kein vollständiges Qualitätsmanagement-System wie DokuGuard. Die Plattform bietet jedoch umfangreiche prozessuale Dokumentation, Nachverfolgung und Audit-Trails, die QM-Anforderungen erheblich unterstützen. Alle Versionen von SOPs, Hygienerichtlinien und Audit-Berichten sind lückenlos dokumentiert und mit Genehmigungsketten verknüpft.

Die Integration mit dem Krankenhausinformationssystem ermöglicht kontextbezogene Verknüpfungen. Wichtig: Intrafox Health Care ist nicht das HIS selbst, sondern ergänzt es um Kommunikations- und Prozessfunktionen. Patientendaten können bei Bedarf referenziert werden, die Patientenbehandlung selbst läuft weiterhin über das etablierte KIS.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Inworks GmbH mit Sitz in Hamburg wurde 2004 gegründet und beschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Anders als Generalisten konzentriert sich das Unternehmen auf digitale Arbeitsplatzlösungen speziell für kritische Infrastrukturen – neben dem Gesundheitswesen auch Energie und Versorgung. Diese Spezialisierung spiegelt sich in der Produktphilosophie wider.

Die Security-First-Philosophie prägt die Entwicklung von Anfang an. Sicherheit wird nicht nachträglich aufgesetzt, sondern ist integraler Bestandteil der Architektur. Die BSI-IT-Grundschutz-Zertifizierung ist Ausdruck dieses Ansatzes. Die Entwickler verstehen die regulatorischen Nuancen von § 75b SGB V, Betriebsrat-Anforderungen und Hygieneaudits aus jahrelanger Praxiserfahrung.

Ein wichtiger Vertrauensindikator ist die Referenz eines Universitätsklinikums aus dem Jahr 2023. Dort wurde besonders die hohe Akzeptanz beim Pflegepersonal hervorgehoben – ein kritischer Erfolgsfaktor, da diese Berufsgruppe oft skeptisch gegenüber neuer Software ist.

Stabile Basis mit modernem Entwicklungsansatz

Das Unternehmen profitiert von 19 Jahren Markterfahrung. Die mittelständische Größe mit fokussierter Zielgruppe schafft Stabilität ohne den Exit-Druck von Venture-Capital-finanzierten Start-ups. Gleichzeitig bleibt die technische Entwicklung modern: eigenes Low-Code-Framework, Docker- und Kubernetes-basierte Architektur, API-First-Prinzip und jährliche interne Hackathons treiben Innovation voran.

Die Roadmap verspricht KI-gestützte Tagging-Vorschläge und weitere eHealth-Integrationen. Allerdings fehlen konkrete Informationen zum FHIR-Standard, der für moderne Health-IT-Interoperabilität zunehmend wichtig wird. Interessenten sollten dies im Gespräch mit dem Anbieter klären.

Die Risiko-Einschätzung fällt mitteltief aus. Inworks ist ein stabiles Unternehmen mit gesunder Eigenkapitalbasis, verfügt aber nicht über die massiven Ressourcen von Oracle, SAP oder Microsoft. Finanzielle Jahresberichte sind nicht öffentlich einsehbar – eine transparente Offenlegung würde zusätzliches Vertrauen schaffen.

Persönlicher Kundenservice als Differenzierungsmerkmal

Die 24/7-Hotline mit Ticket-System garantiert eine Reaktionszeit von vier Stunden laut Service Level Agreement. Dedizierte Projektteams betreuen größere Implementierungen, persönliche Key-Account-Manager stehen als Ansprechpartner bereit. Die Support-Philosophie geht über Remote-Support hinaus und umfasst proaktive Beratung bei Change-Management und Prozessdesign.

Eine aktive Community-Plattform ermöglicht regelmäßige Updates, Nutzer-Austausch und Best-Practice-Sharing. Auf unabhängigen Review-Portalen erreicht Intrafox Health Care durchschnittlich 4,2 von 5 Sternen. Die Community-Aktivität deutet auf überdurchschnittliche Kundenzufriedenheit hin.

Technische Details & Integration

Die technische Architektur basiert auf modernen Microservices in Docker-Containern, orchestriert durch Kubernetes. Dieses Architekturmuster ermöglicht unabhängiges Scaling einzelner Funktionen, schnellere Updates ohne Systemausfall und hohe Ausfallsicherheit. Kliniken können zwischen drei Bereitstellungsmodellen wählen: Cloud (SaaS), On-Premise oder Hybrid – je nach Compliance-Anforderung und interner Präferenz.

Die API-Landschaft ist umfassend. REST-Schnittstellen bilden das moderne Rückgrat für neue Integrationen. SOAP-Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an Legacy-Systeme. HL7 v2.x ist der Krankenhaus-Standard für HIS-Integration und wird vollständig unterstützt. LDAP und Active Directory ermöglichen Single Sign-On, sodass Mitarbeiter sich nur einmal anmelden müssen.

Eine kritische Lücke besteht beim FHIR-Standard. Die Dokumentation erwähnt keine native FHIR-Unterstützung. FHIR wird jedoch zunehmend wichtig für die Integration mit der elektronischen Patientenakte und moderne Medizintechnik. Interessenten sollten mit Inworks konkret klären, wann FHIR-Unterstützung verfügbar sein wird und welche Übergangslösungen existieren.

Zertifizierte Sicherheit mit deutschen Rechenzentren

Die BSI-IT-Grundschutz-Zertifizierung ist mehr als ein Marketing-Label. Sie dokumentiert nachweislich implementierte Sicherheitskontrollen nach deutschem Standard und wird regelmäßig extern auditiert. Für KRITIS-relevante Einrichtungen ist dies ein gesetzlicher Nachweis gemäß § 75b SGB V.

Die ISO-27001-Zertifizierung des Rechenzentrums belegt ein Informationssicherheits-Managementsystem mit regelmäßigen externen Audits. Datenschutz ist DSGVO-konform umgesetzt: deutsche Rechenzentren, TLS 1.2+ Verschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sensibler Daten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist zwingend erforderlich und sollte sorgfältig geprüft werden.

Krankenhäuser können Auditoren vom BfArM oder Landesgesundheitsamt nachweisliche Sicherheitsmaßnahmen vorlegen. Die Compliance-Nachweise erfüllen auch BAIT-Standards. Ob regelmäßige Penetrationstests durchgeführt werden, sollte im Vertragsgespräch geklärt werden.

Integration mit HIS, Dienstplan und Authentifizierung

Die HIS-Integration erfolgt über HL7-Schnittstellen zu gängigen Krankenhausinformationssystemen wie SAP Healthcare, Agfa oder Orbis. Stammdaten von Patienten und Mitarbeitern können bidirektional synchronisiert werden. Die konkrete Umsetzung hängt stark von der API-Qualität des jeweiligen HIS ab.

Die Dienstplan-Integration bietet offene Schnittstellen zu verbreiteten Systemen wie Medifox, ATOSS oder Krisendienst. Schichtänderungen werden automatisch erkannt und die betroffenen Mitarbeiter erhalten Push-Benachrichtigungen. Der Medienbruch zwischen Dienstplan-Software und interner Kommunikation entfällt.

Single Sign-On über LDAP oder Active Directory ermöglicht zentrale Benutzerverwaltung. Mitarbeiter melden sich einmal am System an und können auf alle integrierten Anwendungen zugreifen. Das reduziert Passwort-Chaos und Support-Anfragen erheblich.

Die technischen Voraussetzungen sind moderat: Windows Server 2019+ oder Linux, SQL Server, MySQL oder Oracle als Datenbank. Standard-Browser wie Chrome, Firefox, Edge und Safari werden vollständig unterstützt.

Kosten & Preismodell

Das Cloud-SaaS-Modell ist die Standardvariante mit transparenter Preisstruktur. Die Lizenzkosten liegen bei 8 bis 15 Euro pro Benutzer und Monat, abhängig von der Gesamtzahl der Nutzer und gebuchten Modulen. Die genaue Staffelung wird individuell verhandelt.

Für eine 500-Betten-Klinik mit 1.500 Nutzern ergibt sich folgende Drei-Jahres-Kalkulation: Die reinen Lizenzkosten belaufen sich bei 10 bis 12 Euro pro Nutzer und Monat auf 540.000 bis 648.000 Euro über drei Jahre. Hinzu kommen Implementierungs- und Integrationskosten von 100.000 bis 250.000 Euro, abhängig von HIS-Anbindung und Umfang. Schulung und Change-Management schlagen mit 30.000 bis 60.000 Euro zu Buche. Interne Personalkosten für ein Projektteam über zwölf Monate summieren sich auf 150.000 bis 300.000 Euro.

Der Gesamt-TCO über drei Jahre liegt damit bei 820.000 bis 1.150.000 Euro. Diese Kalkulation erscheint hoch, wird aber durch erhebliche Einspareffekte kompensiert.

Einspareffekte reduzieren die Gesamtkosten

Direkte Einsparungen entstehen an mehreren Stellen. Nach Herstellerangaben reduziert sich das interne E-Mail-Aufkommen um 30 Prozent, was E-Mail-Server-Last und Arbeitszeit spart. Die 40 Prozent schnellere Dokumentensuche bedeutet für 500 Mitarbeiter eine Zeitersparnis von 15 Minuten pro Tag – das entspricht 125 Arbeitstagen pro Jahr. Prozessautomatisierung bei Freigabe-Workflows spart bis zu 50.000 Euro jährlich an Personalaufwand.

Indirekte Einsparungen sind schwerer zu quantifizieren, aber real. Weniger Audit-Mängel reduzieren potenzielle Strafzahlungen. Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch die zentrale Wissensdatenbank senkt Onboarding-Kosten. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch moderne Werkzeuge reduziert die Fluktuation – in Zeiten des Fachkräftemangels ein erheblicher Wettbewerbsvorteil.

Eine realistische Amortisationszeit liegt zwischen zwei und vier Jahren, abhängig vom individuellen ROI-Modell und der Ausgangssituation. Kliniken mit besonders ineffizienten Prozessen erreichen schnellere Amortisation.

Versteckte Kostentreiber beachten

Die Datenmigration wird häufig unterschätzt. CSV-Import und SharePoint-Connectoren sind Werkzeuge, aber Datenbereinigung, Kategorisierung und Metadaten-Anreicherung erfordern intensive Handarbeit. Für große Archive müssen drei bis sechs Monate einkalkuliert werden.

Individuelle Anpassungen außerhalb der Standard-Module führen zu Consulting-Stunden. Externe Dienstleister berechnen 100 bis 150 Euro pro Stunde, auch Inworks selbst bietet kostenpflichtige Anpassungen. Obwohl die Plattform Low-Code ist, entstehen hier schnell zusätzliche Kosten.

Schnittstellenwartung erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit. Jede Integration zu HIS, Dienstplan-Software oder LDAP muss überwacht werden. Bei Updates der angebundenen Systeme müssen Schnittstellen angepasst werden. Das bindet IT-Ressourcen dauerhaft.

Nicht genutzte Lizenzen sind ein klassischer Kostentreiber. Beim initialen Rollout wird oft überlizenziert – nach dem Motto "besser zu viel als zu wenig". Eine regelmäßige Überprüfung der tatsächlichen Nutzung sollte quartalsweise erfolgen.

Für On-Premise-Installationen sind keine öffentlichen Preise verfügbar. Typischerweise fallen hohe Anfangslizenzen an, dazu 20 Prozent jährliche Wartung sowie eigene Hardware und Infrastrukturkosten. Ein detaillierter TCO-Vergleich zwischen Cloud und On-Premise sollte vor der Entscheidung durchgerechnet werden.

Migration & Umstieg

Die Implementierung folgt klassischem Projektmanagement mit realistischer Gesamtlaufzeit von sechs bis zwölf Monaten. Die Analyse- und Designphase dauert etwa vier Wochen mit intensiven Prozessworkshops, Anforderungsklärung und Definition der Integrationsarchitektur. Diese Phase ist entscheidend für den späteren Erfolg.

Die Konfigurationsphase benötigt acht bis zwölf Wochen. Workflows werden aufgesetzt, Formulare gestaltet, Berechtigungsmodelle definiert und Datenstrukturen mit Metadaten erstellt. Der Low-Code-Ansatz beschleunigt diesen Schritt, ersetzt aber nicht die konzeptionelle Arbeit.

Test und Datenmigration nehmen vier bis sechs Wochen in Anspruch. User Acceptance Tests decken Fehler auf, Pilotgruppen testen unter realen Bedingungen. Die Datenmigration erfordert oft mehrere Iterationen, bis alle Inhalte sauber übertragen sind.

Schulung und Go-Live erstrecken sich über zwei bis vier Wochen. Administrator-Schulungen, Endanwender-Trainings und intensive Begleitung am Go-Live-Wochenende sind Standard. Ein kritischer Erfolgsfaktor: Parallel zur technischen Implementierung muss ein Change-Management-Programm laufen. Interne Kommunikation, Abbau von Widerständen und Training von Champions sind ebenso wichtig wie die technische Umsetzung.

Datenübernahme als kritischer Erfolgsfaktor

Bestehende Dokumentenbestände stellen die größte Herausforderung dar. Papier-Archive müssen digitalisiert werden – ein teurer und zeitaufwendiger Prozess. SharePoint-, Wiki- oder HTML-Intranet-Bestände können via CSV oder API migriert werden, müssen aber strukturiert sein. Ohne klare Metadaten wie Abteilung, Gültigkeit und Klassifizierung entsteht ein digitales Archiv-Chaos.

Datenqualität muss vor der Migration sichergestellt werden. Duplikate und veraltete Versionen sollten entfernt werden. Das Mapping von Alt-Kategorien auf die neue Metadatenstruktur erfordert fachliche Expertise. Nach der Migration sind Validierungen durch Stichproben und Volltext-Tests unerlässlich.

Ein praktischer Tipp aus der Erfahrung: Dokumentenmigration ist keine rein technische Datenkopie, sondern eine Chance zur Neugestaltung der Informationsarchitektur. Kliniken sollten diese Phase nutzen, um veraltete Strukturen zu überdenken und zu verbessern. Entsprechend großzügig sollten Zeit und Budget kalkuliert werden.

Personalressourcen realistisch einplanen

Der IT-Projektleiter benötigt 0,75 bis 1 Vollzeitäquivalent über die Projektlaufzeit – nicht nur 0,5 FTE. Koordination, Schnittstellenmanagement und Security-Reviews erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit. Key-User aus jedem Fachbereich sollten 0,3 bis 0,5 FTE einplanen, nicht nur 0,2 FTE. Diese Mitarbeiter definieren Prozesse, testen intensiv und schulen später ihre Kollegen.

Ein QM- oder Hygiene-Experte sollte mit 0,5 FTE für Workflow-Design eingebunden werden. Bei On-Premise-Installationen benötigen IT-Administratoren zusätzliche Ressourcen für Infrastruktur-Setup und Sicherheitskonfiguration.

Der häufigste Grund für Projektfehlschläge: zu wenig dedizierte Ressourcen. Key-User müssen ihre reguläre Arbeit machen und sollen parallel das Projekt stemmen. Das führt zu Überlastung, Burnout und Know-how-Verlust. Die Lösung: Kredit- und Stellvertreterregelungen für Key-User während der Projektphase fest einplanen und umsetzen.

Vorteile und Herausforderungen

Die zentralisierte Kommunikation bringt alle Fachbereiche auf eine einheitliche Plattform. QM-Updates und Hygienebestimmungen erreichen alle Mitarbeiter sofort, ohne Medienbruch. Laut Herstellerangaben reduziert sich der E-Mail-Aufwand um 30 Prozent. Krankenhaus-weite Meldungen benötigen einen statt drei Tage.

Automatisierte Workflows beschleunigen QM-Prozesse erheblich. Genehmigungsketten und Audit-Trails laufen regelbasiert ab, menschliche Fehler werden minimiert. Freigabeprozesse sind 40 Prozent schneller, pro Prozess werden etwa 50 Euro Personalaufwand gespart. Bei hunderten Prozessen pro Monat summiert sich das.

Die Mobile-First-Architektur mit Offline-Funktionalität passt perfekt zum Krankenhausalltag. Pflegekräfte und Ärzte arbeiten auch bei WLAN-Ausfällen weiter. Die Akzeptanz in mobilen Berufsgruppen ist entsprechend hoch, was sich in Nutzungsstatistiken und Time-to-First-Use widerspiegelt.

Sicherheit und Compliance sind durch BSI-IT-Grundschutz-Zertifizierung nachgewiesen. Das schafft direkten Audit-Nachweis für § 75b SGB V und reduziert das Risiko von Strafzahlungen. Die Anzahl der Audit-Findings sinkt messbar, der DSGVO-Konformitäts-Score steigt.

Die Low-Code-Agilität ermöglicht schnelle Prozessänderungen. Administratoren setzen neue QM-Richtlinien ohne externe Entwickler um. Die Time-to-Change verkürzt sich, die Abhängigkeit von der IT-Abteilung sinkt.

Herausforderungen nicht unterschätzen

Das erforderliche Change-Management ist intensiv. Ältere Mitarbeiter zeigen oft Widerstände, Ängste vor "Überwachung" durch Task-Tracking und Chat sind real. Frühzeitige, transparente Kommunikation und Vertrauensaufbau mit dem Betriebsrat sind unverzichtbar.

Die Datenmigration ist zeitaufwendig. Nicht die Technik, sondern die Datenbereinigung kostet Monate und bindet interne Ressourcen. Early Business-Owner-Einbindung hilft, externe Datenmigrations-Spezialisten sollten bei großen Archiven erwogen werden.

Die hohe Anfangskomplexität kann demotivieren. Low-Code spart Programmierer, aber die Prozessanalyse bleibt komplex. Die initiale Konfigurationsphase ist lang, bis erste Nutzen sichtbar werden. Agile Piloten mit Quick-Wins – beispielsweise erst das Newsboard, später QM-Module – schaffen Erfolgserlebnisse.

Die Abhängigkeit von HIS-Integration kann problematisch werden. Falls das Krankenhausinformationssystem schlecht dokumentierte APIs hat oder häufig gepatched wird, werden Integrationen fragil. Frühe technische Assessments mit dem HIS-Anbieter und redundante Fallback-Prozesse sind empfehlenswert.

Der fehlende FHIR-Standard erschwert zukünftige ePA-Integration und Anbindung moderner Medizintechnik. Interessenten sollten explizit mit Inworks klären: Gibt es eine FHIR-Roadmap? Wann kommt Native-Support? Welche Alternativen existieren?

Der Schulungsbedarf wird oft unterschätzt. Nicht nur Administratoren, sondern alle Nutzer – Ärzte, Pflege, QM-Beauftragte – benötigen intensives Training. Drei bis fünf Schulungstage pro Rolle, ergänzt durch E-Learning-Module und Peer-Support, sollten eingeplant werden.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt Intrafox Health Care unser Krankenhausinformationssystem?

Nein. Intrafox Health Care ist keine ERP-Lösung und kein vollständiges KIS wie SAP Healthcare, Orbis oder Agfa. Die Software ist eine spezialisierte Plattform für interne Kommunikation, Dokumentation und Prozessautomation. Sie läuft neben dem HIS und integriert sich darüber Schnittstellen. Die Kernfunktion liegt in der Verbindung von Kommunikation, QM-Prozessen und Wissensmanagement, nicht in der Patientenbehandlung.

Wie unterscheidet sich Intrafox von Microsoft SharePoint?

Intrafox Health Care ist speziell für Krankenhäuser entwickelt und bietet Out-of-the-Box klinikspezifische Module für QM, Hygiene und Dienstplan-Integration. SharePoint ist ein generisches Kollaborationstool mit höherer Flexibilität, aber deutlich höherem Customizing-Aufwand. Als Faustregel gilt: Über 300 Nutzer mit komplexen QM-Prozessen profitieren eher von Intrafox. Unter 100 Nutzer mit einfachen Anforderungen kommen mit SharePoint aus. Der Verwaltungsaufwand ist bei Intrafox geringer.

Wie lange dauert die Implementierung wirklich?

Rein technisch benötigt die IT-Projektebene drei bis sechs Monate. Das Gesamtprojekt inklusive Organisationsanpassung erfordert realistisch sechs bis zwölf Monate. Eine 500-Betten-Klinik sollte einplanen: Monate 1-2 Analyse und Prozessdesign, Monate 3-5 Konfiguration und Datenmigration, Monate 6-8 Testen und Schulung, Monate 9-12 Optimierung und vollständiger Rollout. Die Datenmigration verursacht oft zwei bis vier Monate versteckte Komplexität, Change-Management läuft parallel.

Garantiert die BSI-Zertifizierung absolute Sicherheit?

Nein, aber sie bietet sehr gute Sicherheit. BSI-IT-Grundschutz dokumentiert nachgewiesene Sicherheitskontrollen nach deutschem Standard mit regelmäßigen externen Audits. Der Mehrwert liegt im Audit-Nachweis für Regulierer und in der Prozessqualität der IT-Sicherheit bei Inworks. Absolute Sicherheit existiert nicht. Die Klinik muss weiterhin Firewalls, VPN, Endpoint-Protection und Mitarbeiter-Schulung selbst handhaben – Sicherheit folgt dem Shared-Responsibility-Modell.

Funktioniert Intrafox auch On-Premise?

Ja, Intrafox Health Care kann On-Premise oder in einer privaten Cloud im Klinik-Rechenzentrum betrieben werden. Das erfordert jedoch eigenes IT-Personal für Server-Verwaltung, Datenbank-Administration, Patches und Backups. Hardware und Betriebskosten kommen hinzu, die Verantwortung für Datensicherheit liegt vollständig bei der Klinik. On-Premise-Preise sind nicht öffentlich und müssen verhandelt werden. Diese Option empfiehlt sich nur bei Cloud-Verbot, vorhandener IT-Expertise und detailliertem TCO-Vergleich.

Was passiert mit unseren Daten bei Insolvenz des Anbieters?

Klären Sie im Vertrag eine Software-Escrow-Vereinbarung. Dabei wird der Quellcode bei einer Drittpartei hinterlegt und im Notfall an den Kunden freigegeben. Garantieren Sie sich vertraglich, dass Daten in Standard-Formaten wie CSV, JSON oder PDF exportiert werden können. Inworks ist mit 60 Mitarbeitern und 19 Jahren Markterfahrung relativ stabil, hat aber nicht die Insolvenz-Sicherheit von Oracle oder Microsoft. Eine Vertragsklausel für Daten-Portabilität im Schadensfall ist empfehlenswert.

Wie hoch ist die Akzeptanz bei Pflegepersonal und ärztlichem Dienst?

Referenzen berichten von sehr guter Akzeptanz, besonders bei Pflegekräften. Die mobile App mit Offline-Modus ist für viel-bewegliche Berufsgruppen essenziell. Push-Notifications statt E-Mail beschleunigen den Informationsfluss. Das Newsboard mit Chat-Funktionen schafft ein soziales Element. Risiken für niedrige Akzeptanz entstehen durch schlechte Schulung, zu strikte Berechtigungsmodelle oder Performance-Probleme. Best Practice: Binden Sie Early Adopters aus Pflege und ärztlichem Dienst früh ins Projektteam ein – sie werden zu wertvollen Multiplikatoren.

Welche Integrationen funktionieren Out-of-the-Box?

Vorkonfigurierte Connectoren existieren für LDAP/Active Directory (Standard-IAM), Basis-REST-API für Daten-Read/Write und Standard HL7 v2.x zu klassischen HIS-Systemen. Individuelle Projektarbeit erfordern spezifische HIS-Varianten mit proprietären APIs, Anbindung zu älteren Legacy-Systemen ohne Dokumentation und custom Daten-Transformationen. Die Verfügbarkeit vorkonfigurierter Adapter für Medifox, ATOSS oder SAP sollte mit Inworks im Detail geklärt werden.

Können wir Prozesse während des Betriebs ändern?

Ja, der Low-Code-Formular-Designer erlaubt Administratoren, Workflows auch während des laufenden Betriebs anzupassen. Große Änderungen wie Neustrukturierung von Metadaten oder Schnittstellen sollten jedoch in Wartungsfenstern erfolgen. Best Practice: Kleine, regelmäßige Updates statt große Redesigns. Kontinuierliches Feedback von Nutzern einarbeiten. Diese Agilität ist ein Hauptvorteil gegenüber starren Enterprise-Systemen.

Welche Funktionen fehlen in Intrafox Health Care?

Es gibt wichtige Lücken: Keine Telemedizin oder Visiten-Module für Video-Konsultationen und Patienteninteraktion. FHIR-Standard ist undokumentiert, was ePA-Integration erschwert. KI-gestütztes Tagging steht auf der Roadmap, ist aber noch nicht verfügbar. Native Analytics-Tools sind basic – für tiefe Datenanalyse brauchen Sie zusätzliche BI-Tools wie PowerBI oder Tableau. Patientenkommunikation ist nicht vorgesehen – für Patient-Portals benötigen Sie separate Lösungen. Intrafox Health Care ist ein Baustein in der Krankenhaus-IT-Architektur, nicht die Lösung für alles.