Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann VIBS9?

Controlling & Kennzahlen

Echtzeit-KPI-Dashboard – Visualisiert Bettenbelegung, DRG-Erlöse und Personalkosten live ohne IT-Support.

DRG-Erlösanalyse & Abweichungsreports – Zeigt Deckungsbeiträge detailliert nach Abteilung und Fallgruppe auf.

Pre-konfigurierter Krankenkassen-Katalog – Bietet über 50 vorkonfigurierte KPIs für deutsche DRG-Systematik.

Planung & Budgetierung

Mehrstufige Freigabe-Workflows – Automatisiert Genehmigungsprozesse für Budgetänderungen mit vollständigem Audit-Trail.

Automatisierte Budget-Roll-Forwards – Berechnet Perioden neu und schreibt fort ohne manuelle Excel-Aktualisierungen.

Szenario-Simulation („What-if") – Ermöglicht interaktive Planung von Personaleinsatz und verschiedenen Belegungsszenarien.

Personalkosten- & Schichtplanung – Integriert Tarifverträge wie TVÖD und AVR direkt in die Kostenplanung.

Datenintegration & Reporting

Out-of-the-box ETL zu SAP IS-H, ORBIS, PDMS – Verbindet mit nativen Konnektoren zu gängigen Krankenhausinformationssystemen.

Ad-hoc-Report-Designer – Ermöglicht Drag-&-Drop-Reportgestaltung mit OLAP-Würfel für Fachanwender.

Self-Service Analytics – Erlaubt Endnutzern eigenständige Berichtserstellung und reduziert IT-Belastung erheblich.

PDF/Excel/CSV-Export & OData-Feed – Unterstützt flexible Datenverteilung und Weiterverarbeitung in verschiedenen Formaten.

Materialkosten & Betrieb

Materialkosten-Controlling mit Verbrauchskennzahlen – Analysiert automatisch Über- und Unterverbrauch von Materialien.

In-Memory-Engine für große Datensätze – Verarbeitet über 100 Millionen Records performant via SAP HANA Integration.

Governance & Skalierbarkeit

Compliance-Logging & Audit-Trail – Protokolliert alle Änderungen vollständig und erfüllt KRITIS- und DSGVO-Anforderungen.

Mehrmandat-Fähigkeit für Klinikverbünde – Verwaltet mehrere Krankenhäuser in einem System mit strikter Datentrennung.

🟨 Besonderheiten – Was macht VIBS9 einzigartig?

Deutscher Krankenhaus-Standard out-of-the-box

VIBS9 ist speziell auf die deutsche Krankenhauslandschaft zugeschnitten. Das System bringt DRG-Systematik, Pflegekostenabrechnung nach BPflV, Tarifverträge wie TVÖD und AVR sowie KHEntgG-Regelungen bereits vorkonfiguriert mit. Während generische Business-Intelligence-Systeme aufwändig angepasst werden müssen, verkürzt VIBS9 die Implementierung um 30 bis 50 Prozent. Bei völlig neuen Geschäftsmodellen wie innovativen Ambulantisierungsstrukturen ist allerdings Customizing erforderlich.

In-Memory-Analysen für Millionen von Datensätzen

Durch die Integration mit SAP HANA oder einer proprietären Engine verarbeitet VIBS9 selbst große Datenmengen von über 100 Millionen Datensätzen in Sekundenbruchteilen. Stationsleiter erhalten Bettenbelegungsinformationen sofort statt nach minutenlangem Warten. Diese Performance macht KPIs für tägliche Entscheidungen praktikabel nutzbar. Ohne HANA-Integration können bei extrem großen Datenmengen über 200 Millionen Records Performance-Grenzen auftreten, die dann zusätzliches Customizing erfordern.

DSGVO- und KRITIS-konform zertifiziert

Das System verfügt bereits über die ISO 27001-Zertifizierung und erfüllt die BSI § 8a Konformität. Für Krankenhäuser als KRITIS-Betreiber sind diese Anforderungen nicht verhandelbar. VIBS9 bietet Audit-Sicherheit, systemseitige Datenschutz-Compliance und reduziert Haftungsrisiken erheblich. Regionale Anforderungen einzelner Bundesländer können allerdings zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich machen, die individuell umgesetzt werden müssen.

Krankenhaus-spezifische Workflow-Integration

Im Gegensatz zu reinen Reporting-Tools bildet VIBS9 echte Krankenhausprozesse ab. Das System verwaltet Genehmigungsabläufe, E-Mail-Benachrichtigungen und Berechtigungen für Berichtänderungen direkt. Budgetgenehmigungen, Investitionsanträge und Personalbedarfsplanung sind embedded und müssen nicht über separate Ticketing-Systeme gemanagt werden. Sehr spezielle, nicht-standardisierte Workflows erfordern allerdings individuelles Customizing, was zusätzliche Kosten und Zeit verursachen kann.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich VIBS9 besonders?

Geeignete Zielgruppen

Mittelgroße bis große Akut-Kliniken ab 200 Betten profitieren besonders von VIBS9. Die komplexen Multi-Abteilungs-Strukturen, DRG-Abrechnung und große Personalstäbe rechtfertigen die Investition. Das System entfaltet seinen Nutzen bei der Steuerung von 200 bis 1.000 Betten optimal.

Klinikverbünde und Krankenhausgruppen nutzen die Mehrmandat-Fähigkeit effektiv. Zentrale Controllerorganisationen können standortübergreifende Analysen durchführen und Benchmarks erstellen. Ab drei Standorten macht die Investition wirtschaftlich Sinn.

Universitätsklinika und Fachkliniken mit hochkomplexen DRG-Mischungen und intensiver Forschungskosten-Allokation finden in VIBS9 ein passendes Werkzeug. Die spezialisierten Planungsanforderungen ab 500 Betten werden gut abgedeckt.

Private Träger und akademische Lehrkrankenhäuser stehen unter hohem Ertragsdruck durch Wettbewerb. Präzises Controlling verschafft hier echte Wettbewerbsvorteile. Ab 150 Betten wird die Investition wirtschaftlich darstellbar.

Nicht geeignet ist VIBS9 für kleine Tageskliniken unter 50 Betten ohne dediziertes Controlling-Team, niedergelassene Praxen oder kleine MVZ mit weniger als 10 Mitarbeitenden sowie Einrichtungen ohne zentrale Controlling-Organisation oder CFO-Stelle.

Kritische Auswahlkriterien

Integrationsfähigkeit zum bestehenden KIS ist entscheidend. Bei vorhandenen Systemen wie SAP IS-H, ORBIS oder PDMS stehen native Konnektoren bereit. Exotische oder veraltete KIS ohne Standard-Schnittstellen machen die Implementierung risikoreich und teuer.

Vorhandene Controlling-Strukturen und Expertise sind Grundvoraussetzung. Ein dedizierter CFO oder Controller mit etablierten Budgetierungsprozessen sorgt für erfolgreiche Nutzung. Fehlt systematisches Controlling und erfolgt nur Ad-hoc-Reporting, verpufft der Investitionsnutzen.

Datenqualität in Quellsystemen beeinflusst den Projekterfolg maßgeblich. Mindestens 80 Prozent konsistente und saubere Daten in KIS und ERP sind notwendig. Bei Datenchaos und fehlenden Standards in Stammdaten wird die Implementierung deutlich aufwändiger und teurer.

Interne IT-Kapazität und Fachkompetenz dürfen nicht unterschätzt werden. Mindestens eine Vollzeitkraft mit SQL- und Datenbank-Know-how sowie Windows-Server-Erfahrung sollte verfügbar sein. Eine völlig ausgelastete IT-Abteilung ohne Budget für zusätzliche Ressourcen gefährdet den Projekterfolg.

Details zur Krankenhaussoftware

VIBS9 positioniert sich als spezialisierte Business-Intelligence- und Corporate-Performance-Management-Lösung mit Fokus auf Krankenhäuser. Das System ersetzt weder KIS noch ERP, sondern fungiert als intelligente Schicht darüber. Es holt Daten aus bestehenden Systemen wie Krankenhausinformationssystemen, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft, harmonisiert diese und bereitet sie für fundierte Entscheidungen auf.

Die Besonderheit liegt in der Kombination aus intelligenten KPIs, Szenario-Analysen und integrierten Workflows. Chefärzte und Stationsleiter sehen im Dashboard in Echtzeit, wie viel Budget pro Modul noch verfügbar ist. Controller können mit What-if-Szenarien durchspielen, welche Auswirkungen die Schließung von zwei OP-Plätzen auf Kosten und Personalbedarf hätte – und das in Minuten statt in Wochen.

Der Datenfluss folgt einer klaren Logik: Quellsysteme wie SAP IS-H, ORBIS oder Excel liefern Rohdaten über ETL-Konnektoren in eine Staging-Datenbank. Dort werden die Daten harmonisiert und auf DRG-Ebene, nach Abteilungen, Kostenstellen und Zeitperioden strukturiert. Die In-Memory-Engine aggregiert diese Informationen und speist sie in ein KPI-Warehouse mit vorkonfigurierten Kennzahlen zu DRG-Erlösen, Bettenbelegung, Personal- und Materialkosten. Über das Web-Frontend, den Report-Designer oder APIs erhalten Endnutzer wie Controller, Stationsleiter und CFOs Ad-hoc-Reports und Push-Benachrichtigungen.

Die Aktualität der Daten liegt typischerweise bei täglich bis stündlich, abhängig von der ETL-Konfiguration. Das unterscheidet VIBS9 deutlich von klassischen Konsolidierungssystemen mit wöchentlichen Updates. Praktisch bedeutet das: Entscheidungen basieren auf aktuellen Zahlen, nicht auf veralteten Monatsberichten.

Wissenswertes zum Anbieter

Die DextraData GmbH wurde 2010 gegründet und hat ihren Sitz in München. Mit rund 50 bis 70 Mitarbeitenden und einem geschätzten Jahresumsatz von etwa 5 Millionen Euro ist das Unternehmen bewusst auf Krankenhaus- und Gesundheitscontrolling spezialisiert. Statt als Generalist aufzutreten, konzentriert sich DextraData auf dieses Segment.

Im deutschsprachigen Raum zählt DextraData zu den Top-3-Anbietern für spezialisierte Business Intelligence im Gesundheitswesen. Das Unternehmen konkurriert mit SAP, pmOne und Cubeware, bewegt sich aber in einem anderen Segment als Microsoft Power BI. Die Unternehmenskultur zeichnet sich durch enge Zusammenarbeit mit Kunden bei der Produktentwicklung aus. Agile Scrum-Prozesse und direkte Ansprechpartner für komplexe Fragen gehören zum Standard. Im Team arbeiten nicht nur IT-Experten, sondern auch ehemalige Controller und medizinische Fachleute.

Mehrere Faktoren sprechen für die Stabilität des Anbieters: Langjährige Kundenbeziehungen von teils über zehn Jahren, hohe Verlängerungsquoten bei Verträgen und kontinuierliche Investitionen in Forschung und Entwicklung. KI-Funktionen, Cloud-Services und Microservices stehen auf der Roadmap. Aktuelle Zertifizierungen wie ISO 27001 und KRITIS-Konformität belegen die technische Reife.

Die überschaubare Mitarbeiterzahl birgt Ausfallrisiken bei Schlüsselpersonen. Die globale Reichweite ist geringer als bei SAP, was nur relevant wird, wenn die Klinik international tätig ist. Genaue Gewinnerwartungen und Wachstumskursen sind nicht öffentlich verfügbar. Für deutsche Kliniken gilt DextraData als stabil und verlässlich, erreicht aber nicht die Größe eines „too big to fail"-Anbieters wie SAP.

Technische Details & Integration

Die Architektur von VIBS9 basiert auf modernen Standards. Das web-basierte Frontend nutzt AngularJS und ist responsive gestaltet. Anwender benötigen kein Plugin und können das System am Arbeitsplatz-PC, Tablet und teilweise auf Smartphones nutzen. Das Backend arbeitet mit .NET Core in C# und bietet REST-APIs. Diese Technologie gilt als stabil und gut dokumentiert, wobei Customizing mittleren Aufwand erfordert.

Als Datenbank kommt standardmäßig MS SQL Server zum Einsatz, optional ist SAP HANA verfügbar. HANA empfiehlt sich bei sehr großen Datenmengen über 100 Millionen Records, während SQL Server für durchschnittliche Krankenhäuser ausreichend Leistung bietet. Der ETL-Layer verfügt über eigene Konnektoren zu SAP IS-H, ORBIS und PDMS sowie generische JDBC- und ODBC-Verbindungen. Diese minimieren das Implementierungsrisiko, da Standard-KIS abgedeckt sind.

Die Sicherheit erfüllt hohe Standards. Die ISO 27001-Zertifizierung bestätigt ein ausgereiftes Informationssicherheits-Managementsystem. TLS-Verschlüsselung und DSGVO-Konformität sind selbstverständlich. Das System erfüllt die KRITIS-Anforderungen nach § 8a BSI-Gesetz.

Die Integration mit der bestehenden IT-Landschaft verläuft unterschiedlich je nach Szenario. Bei einer „grünen Wiese" mit KIS und SAP ERP dauert die ETL-Konfiguration etwa vier bis sechs Wochen mit minimaler Custom-Entwicklung. Die Zuverlässigkeit ist sehr hoch. Bei gemischten Landschaften mit SAP IS-H, älteren Finanzsystemen und Excel-Inseln werden 12 bis 16 Wochen für ETL-Mapping und Datenbereinigung fällig. Etwa 20 bis 30 Prozent Custom-Code sind erforderlich.

Bei exotischen KIS ohne Standard-Schnittstellen steigt der Aufwand auf über sechs Monate mit hohem Risiko. Beratung durch externe Partner wird häufig notwendig. In solchen Fällen hat das VIBS9-Team begrenzte Kontrolle über den Projekterfolg.

Kosten & Preismodell

Die Total Cost of Ownership über drei Jahre gliedert sich in mehrere Phasen. Im ersten Jahr fallen Implementierungskosten und Lizenzen an. Die Lizenzen für verschiedene Module kosten je nach Umfang zwischen 40.000 und 80.000 Euro. Beratungstage schlagen mit 80 bis 120 Tagen zu je etwa 800 Euro zu Buche, was 64.000 bis 96.000 Euro entspricht. Hinzu kommen interne Ressourcen des Krankenhauses mit einem Opportunity Cost von etwa 100.000 bis 150.000 Euro für Controller- und IT-Zeit. Im ersten Jahr summiert sich der Aufwand auf ungefähr 200.000 bis 300.000 Euro.

In den Folgejahren entstehen Betriebskosten. Wartung und Support kosten jährlich etwa 20 Prozent der Lizenzkosten, also 8.000 bis 16.000 Euro. Die interne IT-Administration bindet etwa 0,3 Vollzeitkräfte, was mit 30.000 Euro zu veranschlagen ist. Fachkoordination durch Controller mit 0,1 Vollzeitkräften kostet rund 12.000 Euro. Kleinere Anpassungen schlagen durchschnittlich mit 10.000 Euro pro Jahr zu Buche. Die jährlichen Betriebskosten liegen bei etwa 60.000 bis 70.000 Euro. Über drei Jahre ergibt sich eine Gesamtsumme von circa 330.000 bis 430.000 Euro.

Beim Lizenzmodell dominiert aktuell noch die klassische Perpetual License. Kunden zahlen eine einmalige Lizenzgebühr plus jährliche Maintenance von 20 bis 22 Prozent der Lizenzkosten. Der modulare Aufbau erlaubt Zahlungen nur für genutzte Funktionen. Named-User- oder Concurrent-User-Modelle sind verfügbar. Der Vorteil liegt in planbaren Kosten und der Möglichkeit zur späteren Nutzung auch ohne Upgrades, was allerdings nicht empfohlen wird.

Ein SaaS-Modell befindet sich in Vorbereitung und ist teilweise bereits verfügbar. Monatliche oder jährliche Abo-Gebühren vermeiden hohe Anfangsinvestitionen. Automatische Updates und flexible Skalierung nach Bedarf sind weitere Vorteile. Langfristig ist dieses Modell allerdings teurer – über fünf Jahre typischerweise 30 bis 50 Prozent mehr als die Perpetual License.

Versteckte Kostenfallen lauern an mehreren Stellen. Datenqualitätsprobleme im KIS erfordern zusätzliche ETL-Validierung für 15.000 bis 40.000 Euro. Customizing-Wünsche nach dem Go-Live kosten 100 bis 150 Euro pro Stunde. Unerwartet wachsende User-Lizenzen, etwa wenn auch Stationsärzte Zugriff wollen, treiben die Kosten. Manuell bleibende Excel-Import-Prozesse verursachen höhere Betriebskosten, wenn sie nicht priorisiert automatisiert werden.

Migration & Umstieg

Ein realistischer Projektablauf für ein Standard-Setup dauert sechs bis zwölf Monate. Die Blueprint-Phase in den ersten vier Wochen umfasst Anforderungsanalyse, Data-Mapping und Prozess-Workshops. Kritisch sind Key-User-Commitment und klare Stakeholder-Kommunikation. Die Prototyp-Phase von Woche fünf bis zwölf testet erste Connectoren, KPIs und 10 bis 20 Sample-Reports. Ein Datenqualitäts-Assessment ist unverzichtbar für die Go/No-Go-Entscheidung.

In der Build-und-Test-Phase von Woche 13 bis 28 werden vollständige ETL-Prozesse aufgebaut, alle Module integriert und Schnittstellen verbunden. Saubere Test-Daten und regressive Tests für bestehende Prozesse sichern die Qualität. Die Training-und-UAT-Phase von Woche 29 bis 36 schult Endnutzer und führt User-Acceptance-Tests durch. Schulungsort und -zeit müssen mit Kernnutzern abgestimmt werden.

Das Go-Live und die Optimierungsphase von Woche 37 bis 48 bringen das System in den Produktivbetrieb. Ein bereites Support-Team und 24/7-Support in den ersten zwei Wochen sind unverzichtbar. Regelmäßige Retrospektiven helfen bei der Feinjustierung.

Typische Hürden treten an mehreren Stellen auf. Daten-Chaos in Quellsystemen resultiert aus jahrelangen Inkonsistenzen im KIS oder ERP, etwa unterschiedliche Kostenstellen-Codes. Ein frühzeitiges Data-Audit in Woche zwei bis vier, Validierungsregeln im ETL und die Einbindung von Quellsystem-Ownern schaffen Abhilfe.

Scope Creep durch zu viele Customizing-Wünsche entsteht, wenn jeder Bereich seine Berichte für am wichtigsten hält. Strikte Requirement-Reviews, Priorisierung nach Business-Value und Verschiebung von Nice-to-Have-Features in spätere Phasen helfen dagegen.

Change-Resistance zeigt sich, wenn Nutzer an Excel-Prozessen festhalten möchten. Komfortzonen, Angst vor neuer Bedienung und fehlende Schulung sind die Ursachen. Management-Sponsoring, frühzeitige User-Einbindung, Demonstration von Quick-Wins und Schulungen mit echten Arbeitsbeispielen erhöhen die Akzeptanz.

Zu wenig interne Ressourcen werden häufig unterschätzt. Kliniken planen nicht genug Zeit ein oder Mitarbeiter bekommen zu viele andere Aufgaben. Ein dediziertes Projektteam mit 20 bis 40 Prozent Kapazität pro Person ist notwendig. Externe Interim-Controller können sinnvoll sein.

Performance-Issues nach dem Go-Live entstehen durch unerwartet viele gleichzeitige Nutzer oder zu große Datenmengen. Rechtzeitige Planung der HANA-Integration, Start einer Pilot-Phase in einer Abteilung und Durchführung von Lasttests vermeiden diese Probleme.

Vorteile und Herausforderungen

VIBS9 bietet fünf zentrale Vorteile für den Praxisalltag. Die drastische Zeitersparnis in Budget- und Planungszyklen ist messbar: Budgetierungsprozesse verkürzen sich um 20 bis 30 Prozent durch weniger manuelle Excel-Abstimmungen. Monatliche Abschlüsse entstehen in zwei statt bisher fünf Tagen. Das ermöglicht schnellere Führungsentscheidungen und rasches Reagieren auf Krisen, etwa bei einem COVID-Ausbruch die zügige Umverteilung von Personal und Betten.

Die Transparenz über echte Wirtschaftlichkeit pro DRG, Abteilung und OP-Team deckt Schwachstellen auf. 40 bis 50 Prozent der Kliniken entdecken erst durch VIBS9, welche Abteilungen oder DRGs unrentabel sind. Ein OP-Team für Roboter-Operationen erkennt beispielsweise zu hohe Implantatkosten und verhandelt neu mit Zulieferern. Das führt zu besserer interner Steuerung und fundierteren Diversifizierungsentscheidungen.

Self-Service für Fachnutzer reduziert die IT-Abhängigkeit erheblich. IT-Anfragen für schnelle Reports sinken um über 60 Prozent. Stationsleiter erstellen selbst Reports zu Pflegekosten-Trends statt über IT-Tickets zu fragen. Sie kommen schneller zu Ergebnissen, sind motivierter für datengetriebene Entscheidungen und die IT-Abteilung wird entlastet.

Szenario-Planung ersetzt Bauchentscheidungen durch Fakten. Investitionsentscheidungen werden mit Szenario-Analysen validiert. Ein CFO plant beispielsweise einen neuen OP-Trakt mit Kosten von 500.000 Euro pro Jahr und Erlösen von 600.000 Euro pro Jahr, erreicht den Break-Even nach drei Jahren. Das führt zu besserer Kapitalallokation und weniger strategischen Fehlern.

KRITIS und Datenschutz sind „by design" integriert statt nachträglich geflickt. Die ISO 27001-Zertifizierung liegt vor, Audits verlaufen schneller. Keine Excel-Dateien auf USB-Sticks mehr, alles zentral mit Audit-Trail. Haftungsrisiken sinken, Compliance wird zur Normalität statt zur Last.

Herausforderungen existieren ebenfalls. Hohes Customizing bei Spezialanforderungen ist oft notwendig. Die vorkonfigurierte DRG-Standardbuchhaltung funktioniert gut, aber bei Spezialmodellen wie Planung im Ausland, Forschungskosten-Allokation oder eigenen KPI-Definitionen werden 30 bis 50 Prozent mehr Projektkosten und acht bis zwölf Wochen zusätzliche Zeit fällig. Frühzeitige Klärung mit dem Anbieter, ob Standardfunktionen ausreichen, verhindert böse Überraschungen.

Die Abhängigkeit von Datenqualität der Quellsysteme ist fundamental. VIBS9 kann nicht heilen, was im KIS oder ERP falsch ist. Fehlerhafte Kostenstellenzuordnung im KIS bleibt auch in VIBS9 falsch aggregiert. Data-Cleaning vor oder während des Go-Live kostet oft unterschätzte 15.000 bis 40.000 Euro zusätzlich. Ein frühes Data-Audit und parallele Quelldaten-Bereinigung sind unverzichtbar.

Fehlende KI und Anomalie-Erkennung stehen noch auf der Roadmap. Competitors wie Celonis oder IBM sind hier voraus. Automatisierte Anomalien-Alerts bei 50 Prozent über der Norm liegenden Verweildauern erfordern derzeit eigene Programmierung oder Add-On-Partner. Diese Anforderung sollte vor der Implementierung geklärt werden. Über REST-API lassen sich externe KI-Tools anstöpseln.

Change-Management und Akzeptanzrisiko dürfen nicht unterschätzt werden. Nicht-technische Nutzer wie Stationsleiter oder langjährige Controller sehen VIBS9 als „noch so ein IT-System" und halten an Excel fest. Bei schwachem Management-Sponsoring scheitern bis zu 30 Prozent der Projekte oder bleiben untergenutzt. Explizites Change-Management-Budget von fünf bis zehn Prozent des Projektbudgets, frühe Quick-Wins, Training mit echten Use-Cases sind erforderlich.

Lizenzkosten können überraschend wachsen. Die User-Zahl steigt nach Go-Live, wenn mehr Stationsärzte und Abteilungsleiter Zugriff wünschen. Zusätzliche Module für Simulation oder KI werden gewünscht. HANA-Integration wird teuer. Ein 100.000-Euro-Projekt wird schnell zu 150.000 Euro über drei Jahre. Klare Governance für User-Provisioning und regelmäßige Lizenz-Reviews schaffen Kontrolle.

FAQ

Können wir VIBS9 selbst betreiben oder brauchen wir einen Hosting-Partner?

Beide Optionen sind möglich. On-Premise auf eigenen Servern bedeutet volle Kontrolle, aber die IT-Verantwortung liegt beim Krankenhaus. Private Cloud über DextraData-Partner oder AWS/Azure verursacht weniger IT-Aufwand, kostet aber 15 bis 20 Prozent mehr jährlich. Hybrid-Modelle mit einzelnen Modulen in der Cloud und anderen On-Premise sind technisch machbar, erhöhen aber die Komplexität.

Wie lange dauert es, bis wir einen ROI sehen?

Realistisch sind 18 bis 36 Monate. Quick-Wins wie Zeiteinsparungen bei der Budgetierung zeigen sich nach drei bis sechs Monaten. Strategische Effekte wie bessere Investitionsentscheidungen und Kosteneinsparungen durch erkannte Ineffizienzen brauchen mindestens zwei Jahre, bis sie sich vollständig auswirken.

Was passiert, wenn DextraData insolvent wird oder uns nicht mehr unterstützt?

Bei On-Premise läuft das System weiter, auch ohne Support. Das wird nicht empfohlen, ist aber technisch möglich. Beim SaaS-Modell ist die Situation kritischer. Während des Vertrags sollte geklärt werden, welche Quellcodes hinterlegt werden und wie eine Datenmigration zu einem anderen System funktioniert. Escrow-Klauseln sind bei seriösen Anbietern Standard.

Kann VIBS9 auch Liegenschaftsmanagement oder Energie-Controlling übernehmen?

Nein, das liegt außerhalb der Kernkompetenz. VIBS9 konzentriert sich auf Medizin-, Pflege- und allgemeines Krankenhaus-Controlling. Immobilien- und Liegenschaftskostenverursachung ist in Grenzen möglich, aber limitiert. Für tiefes Facility-Management sind andere spezialisierte Tools erforderlich.

Unterstützt VIBS9 auch das neue §21 KHG zu Strukturreformen?

Die genauen Auswirkungen der Reformen sind Stand 2024 noch nicht vollständig klar. Es empfiehlt sich, den Anbieter aktiv nach der Roadmap zu diesem Thema zu fragen. Wahrscheinlich werden Anpassungen an DRG-Gewichtungen und neue KPIs wie Spezialisierungsgrade erforderlich.

Muss ich zur Implementierung extern einen Business-Analyst-Partner engagieren oder reicht DextraData?

Das hängt von der Situation ab. Für kleine oder Standard-Kliniken reicht das DextraData-Team meist aus, mit 60 bis 80 Beratungstagen im Paket. Bei komplexen Klinikgruppen oder sehr speziellen KIS macht ein externer BI-Partner wie Deloitte, BearingPoint oder lokale Consulting-Häuser mit Krankenhaus-Fokus Sinn. Das verursacht zusätzliche 50.000 bis 100.000 Euro, sichert aber den Projekterfolg.

Was unterscheidet VIBS9 von einem schnell aufgesetzten Power BI?

VIBS9 bringt über 50 vorkonfigurierte Krankenhaus-KPIs mit, während Power BI alles selbst modelliert werden muss. Workflow-Integration für Genehmigungsprozesse ist embedded, Power BI bietet nur Reporting. Spezialisierte Healthcare-Consultants unterstützen bei VIBS9, bei Power BI ist die IT-Abteilung selbst verantwortlich. Die Total Cost of Ownership über drei Jahre liegt bei VIBS9 bei etwa 350.000 Euro, bei Power BI scheinbar nur bei 200.000 Euro. Aber über 500 Stunden interne IT-Zeit treiben die realen Kosten deutlich höher. Time-to-Value beträgt bei VIBS9 sechs bis neun Monate, bei Power BI 12 bis 18 Monate mit viel Trial-and-Error. Power BI eignet sich für einfache Dashboards, VIBS9 gewinnt bei komplexen Krankenhaus-Prozessen und wenn schnell Ergebnisse benötigt werden.