CalcMenu | Krankenhaussoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann CalcMenu Cloud?

Patientenversorgung & Diäten

Patientenspezifische Diätplanung: Automatische Anpassung an Nieren-, Diabetes-, Post-OP- und Onkodiäten mit KIS-Schnittstelle.

Automatische Allergenkennzeichnung & Nährwertberechnung: LMIV- und HACCP-konforme Berechnungen pro Mahlzeit für rechtssichere Dokumentation.

Medizinspezifische Diätmodule: Tiefenspezialisierte Module für Intensivstation, Onkologie und komplexe Stoffwechselerkrankungen.

Operations- & Produktionsmanagement

Zentrales Rezept- & Menü-Management: Verwaltung standardisierter Rezepte mit Versionierung und wiederverwendbaren Diät-Bausteinen.

Menüzyklus- & Produktionsplanung: Kalendergesteuerte Planung mit Wochen- und Monatszyklen für saisonale Produkte.

Workflow-Orchestrierung & Freigabeprozesse: Automatisierte Abläufe von Diätvorgabe über Einkauf bis zur Essensausgabe.

Mobile Essensausgabe-App: Stationspersonal wählt Patientenmenüs und dokumentiert Essensreste in Echtzeit mobil.

Kosten & Effizienz

Detaillierte Rezept-Kostenkalkulation: Kostenberechnung pro Mahlzeit mit Lieferanten-Preisverlauf und Varianten-Tracking.

Budget-Forecasts & Kosten-Dashboards: Abteilungs- und Gesamtbudgetüberwachung mit Echtzeitdaten und Trendanalysen.

Food-Waste-Analytics & KPI-Auswertungen: Automatische Erfassung von Essensreste-Quoten und Diät-Compliance.

Lager & Supply Chain

Echtzeit-Bestandsführung & automatisierte Bestellvorschläge: Intelligente Lagerverwaltung mit automatischen Nachbestellungen basierend auf Verbrauch.

Chargen- & Haltbarkeitsverfolgung: Vollständiges Recall-Management durch Seriennummern-Tracking und Verfallsdaten-Überwachung.

GS1/EDI-Integration für Lieferanten-Schnittstellen: Automatisierte Bestellungen und Rechnungsabgleich mit EANCOM-konformen Lieferanten.

Reporting & Integration

Business-Intelligence-Dashboards & Export-Funktionen: Detaillierte Berichte als CSV, PDF oder PowerBI-Connector für Management.

HL7/FHIR-Schnittstelle zu KIS/PDMS: Medizinisch sichere Patientendaten-Synchronisation über standardisierte REST-APIs.

🟨 Besonderheiten – Was macht CalcMenu Cloud einzigartig?

Tiefe medizinische Spezialisierung

CalcMenu Cloud bietet native Unterstützung für hochspezialisierte Ernährungstherapien, die in Standard-Catering-Tools nicht verfügbar sind. Onkodiäten, Intensivstations-Ernährung und seltene Stoffwechselerkrankungen werden durch dedizierte Module abgedeckt. Diese Spezialisierung unterscheidet die Software fundamental von generischen ERP-Modulen oder klassischen Großküchen-Systemen, die primär für die Gemeinschaftsverpflegung entwickelt wurden.

Cloud-SaaS mit vollständigem EU-Hosting

Die Software wird ausschließlich in EU-Rechenzentren (AWS Frankfurt) gehostet und erfüllt ISO 27001-Standards sowie DSGVO-Anforderungen vollständig. Krankenhäuser benötigen keine eigene IT-Infrastruktur für Server oder Wartung. Die BSI C5-Zertifizierung ist für 2025/2026 geplant und hebt die Datenschutzsicherheit auf medizinisches Standard-Niveau. Dies ermöglicht höchste Compliance ohne interne IT-Belastung.

Modulares Pay-per-Use-Modell

Anders als pauschale Lizenzmodelle großer Anbieter berechnet CalcMenu Cloud 5-8 Euro pro 100 Essen täglich, abhängig vom Modulumfang. Die Kosten skalieren direkt mit der tatsächlichen Leistung. Laut Herstellerangaben liegt der Return on Investment typischerweise unter 12 Monaten durch nachweisbare Einsparungen. Diese Flexibilität bietet Vorteile gegenüber Systemen mit hohen Pauschalkosten, besonders für mittelgroße Einrichtungen.

Microservices-Architektur mit API-First

Die moderne Container-basierte Architektur ermöglicht monatliche Feature-Releases und unabhängige Skalierbarkeit einzelner Systemkomponenten. Der API-First-Ansatz vereinfacht Integrationserweiterungen erheblich im Vergleich zu monolithischen Altsystemen. Dies sorgt für höhere Agilität bei der Anpassung an neue Anforderungen und zukünftige Technologien.

Ehrliche Einschränkungen: KI-gestütztes Nachfrage-Forecasting ist erst ab Q3/2025 verfügbar, manuelle Planung bleibt bis dahin erforderlich. Online-Essensbestellung für Angehörige kommt voraussichtlich Q2/2025. Bei mobilen Apps kann die Performance bei mehr als 1.000 Gerichten im Katalog netzwerkabhängig verlangsamt sein. Für Einrichtungen unter 50 Essen täglich ist die Wirtschaftlichkeit fraglich.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich CalcMenu Cloud besonders?

Ideale Zielgruppen

Krankenhäuser ab 200 Betten mit Großküche profitieren am stärksten von CalcMenu Cloud. Die Software ermöglicht nachweislich 8% Kostenersparnis und 60% weniger Zeitaufwand bei der Menüplanung. Alle spezialisierten Diätmodule stehen zur Verfügung, die zentrale Verpflegungslogistik wird durchgängig digitalisiert. Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von 9-12 Monaten.

Klinik- und Hospitalsverbünde mit 3-10 Standorten nutzen besonders die Multi-Mandanten-Fähigkeit. Dezentrale und zentrale Verwaltungsansätze lassen sich flexibel kombinieren. Standardisierte Prozesse über alle Standorte hinweg werden ebenso unterstützt wie individuelle Anpassungen pro Einrichtung. Dies schafft Synergien bei gleichzeitiger Flexibilität.

Rehakliniken und Spezialkliniken benötigen oft hochspezialisierte Diätmodule für Onkologie, Kardiologie oder Gastroenterologie. CalcMenu Cloud bietet diese Module nativ an. Bei häufigen Diätanpassungen und spezialisierten Ernährungsanforderungen ist die Software von 50 bis 500 Betten wirtschaftlich sinnvoll einsetzbar.

Universitäts- und Fachkliniken mit hohen Compliance-Anforderungen schätzen die FHIR/HL7-Integration und Forschungsdatenexport-Funktionen. Die ISO 27001-Zertifizierung und geplante BSI C5-Konformität erfüllen höchste Security-Standards. Häufige System-Integrationen werden durch die API-First-Architektur vereinfacht, unabhängig von der Einrichtungsgröße.

Entscheidungskriterien bei der Auswahl

Umfang und Spezialisierung der Diätmodule: Prüfen Sie genau, ob Standard-Diäten ausreichen oder spezialisierte Module für Onkologie, Nierenerkrankungen oder chronisch-entzündliche Darmerkrankungen benötigt werden. CalcMenu Cloud deckt das gesamte Spektrum ab, was bei kleineren Einrichtungen möglicherweise überdimensioniert sein kann.

Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen: Die Tiefe der Vernetzung mit KIS, ERP und Labor-Systemen bestimmt den Implementierungsaufwand. Klären Sie, ob einfaches HL7-Lesen ausreicht oder bidirektionale FHIR-Kommunikation erforderlich ist. Die Schnittstellenentwicklung kann zusätzliche 4-8 Wochen und externe Kosten verursachen.

Lizenzmodell und Kostenrahmen: Das variable Pay-per-Use-Modell bietet Flexibilität, erfordert aber eine Break-even-Analyse über 3-5 Jahre. Bei konstant niedrigen Essensmengen können Pauschalmodelle anderer Anbieter günstiger sein. Berücksichtigen Sie Onboarding-Kosten von 8-15.000 Euro für Datenmigration und Schulungen.

Cloud-Compliance und Sicherheitsanforderungen: Bestimmen Sie Ihren benötigten Datenschutz-Level. ISO 27001 ist aktuell verfügbar, BSI C5 folgt 2025/2026. Prüfen Sie, ob ausschließliches EU-Hosting eine zwingende Anforderung darstellt oder ob globale Rechenzentren akzeptabel wären. Die Compliance-Anforderungen beeinflussen auch die mögliche Systemauswahl.

Details zur Krankenhaussoftware

CalcMenu Cloud ist eine spezialisierte SaaS-Lösung für institutionelle Krankenhausverpflegung, die zentrale Diätplanung, Rezeptur-Management, Kosten-Controlling und Essensausgabe in einem System vereint. Die Software fokussiert sich bewusst auf medizinische Ernährungstherapie mit Schwerpunkten wie Onkodiäten, Nierendiäten und post-operativer Ernährung. Diese Ausrichtung unterscheidet CalcMenu Cloud grundlegend von Standard-Catering-Lösungen.

Die Software synchronisiert sich automatisch mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) oder Patientendatenmanagementsystem (PDMS) über standardisierte HL7- und FHIR-Schnittstellen. Ärzte erfassen Diätvorgaben direkt im KIS, woraufhin das System automatisch passende Menüpläne generiert. Aus diesen Plänen entstehen ohne manuellen Eingriff Einkaufslisten und Produktionsaufträge für die Küche. Diese durchgängige Automatisierung reduziert manuelle Fehlerquellen erheblich.

Messbare Effizienzgewinne

Laut Herstellerangaben lassen sich nachweisbare Einsparungen realisieren: Die Menüplanungszeit sinkt um 60%, die Lebensmittelkosten um durchschnittlich 8%. Das Food-Waste-Tracking ermöglicht Reduktion von Essensresten durch bessere Bedarfsplanung. Der Return on Investment liegt typischerweise zwischen 9 und 12 Monaten, wobei größere Einrichtungen schneller profitieren.

Die modulare Struktur erlaubt es, mit Basisfunktionen zu starten und schrittweise weitere Module wie Intensivstation-Ernährung oder umfassende Business-Intelligence hinzuzufügen. Diese Flexibilität ermöglicht eine an den tatsächlichen Bedarf angepasste Implementierung. Jedes Modul ist separat zubuchbar, was unnötige Kosten für ungenutzte Funktionen vermeidet.

Das System berücksichtigt automatisch Allergenkennzeichnungen und Nährwertberechnungen nach LMIV-Verordnung. HACCP-konforme Dokumentation erfolgt systemseitig, was die Compliance-Anforderungen erheblich vereinfacht. Für Kontrollen durch Gesundheitsbehörden stehen alle erforderlichen Nachweise jederzeit digital abrufbar zur Verfügung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die CalcMenu Cloud GmbH wurde 2015 in München gegründet und beschäftigt circa 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen spezialisiert sich auf Großküchensoftware für Healthcare, Schulen und Behörden. Die starke Innovationskultur zeigt sich darin, dass 20% der Entwicklungszeit für neue Features reserviert sind. Jährliche Nutzerkonferenzen ermöglichen direkten Austausch zwischen Anwendern und Entwicklungsteam.

Als SAP Gold Partner und Mitglied der HL7 International Organisation ist die Integrationskompetenz dokumentiert. Diese Partnerschaften erleichtern die Anbindung an bestehende Systemlandschaften in Krankenhäusern. Die technische Expertise wird durch kontinuierliche Schulungen und Zertifizierungen des Entwicklerteams sichergestellt.

Nutzerzufriedenheit und Support

Der Net Promoter Score (NPS) von 65 Punkten liegt deutlich über dem Branchendurchschnitt und zeigt hohe Nutzerzufriedenheit. Kundenfeedback wird aktiv in die Produktentwicklung einbezogen. Referenzkunden wie die Universitätsklinik Leipzig und Universitätsklinik Hamburg haben dokumentierte Case Studies veröffentlicht, die die Leistungsfähigkeit belegen.

Der Support operiert mit einem Service Level Agreement (SLA), das Reaktionszeiten unter 4 Stunden garantiert. Ein 24/7-Ticket-System steht für dringende Anfragen zur Verfügung. Hotfixes werden nach Herstellerangaben innerhalb weniger Tage bereitgestellt. Planbare Updates erfolgen in regelmäßigen Abständen mit ausreichender Vorlaufzeit.

Die Zukunftsstabilität des Unternehmens wird durch kontinuierliches Wachstum gestützt. Die geplante BSI C5-Zertifizierung für 2025/2026 unterstreicht das Commitment zu höchsten Sicherheitsstandards. Die aktive Roadmap umfasst KI-Forecasting (Q3/2025), Online-Essensbestellung für Angehörige (Q2/2025) und IoT-Sensorintegration für automatisches Temperatur-Monitoring. Diese Entwicklungen zeigen langfristige Investition in die Produktentwicklung.

Technische Details & Integration

CalcMenu Cloud basiert auf einer Microservices-Architektur in containerisierter Umgebung mit Docker und Kubernetes. Die vollständig Cloud-native Lösung läuft auf AWS-Servern in der EU-Region Frankfurt. Das Backend nutzt moderne Frameworks wie Java Spring Boot oder .NET Core, das Frontend setzt auf React oder Angular. Diese Technologiewahl ermöglicht hohe Wartbarkeit und Zukunftssicherheit.

Der API-First-Ansatz bedeutet, dass alle Funktionen primär als RESTful APIs entwickelt werden. Dies vereinfacht Integrationen erheblich. Die FHIR-Unterstützung (Fast Healthcare Interoperability Resources) gewährleistet standardkonforme Healthcare-Interoperabilität. Entwickler finden eine OpenAPI/Swagger-Dokumentation vor, die laut Nutzerfeedback teilweise überarbeitungsbedürftig ist, aber kontinuierlich verbessert wird.

Sicherheit auf höchstem Niveau

Die ISO 27001-Zertifizierung wird durch jährliche Penetrationstests ergänzt. Die Verschlüsselung erfolgt mit TLS 1.2 oder höher während der Datenübertragung und AES-256 für gespeicherte Daten. DSGVO-Konformität ist vollständig gegeben mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenminimierung und Pseudonymisierungsfunktionen für Patientendaten.

Das Backup-System arbeitet mit 4-Stunden-Zyklen und einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen. Dies ermöglicht schnelle Wiederherstellung bei Datenverlust. Redundante Systeme sorgen für hohe Verfügbarkeit, wobei konkrete SLA-Werte für Verfügbarkeit im Standardvertrag zu prüfen sind. Disaster-Recovery-Prozesse sind implementiert, Details sollten im Support-Vertrag geklärt werden.

Vielfältige Schnittstellen

HL7 Version 2.5 ist als etablierter Standard für KIS-Integration verfügbar, ergänzt durch moderne FHIR-Profile für zukunftssichere Anbindungen. GS1-Barcode-Integration unterstützt die Lagerverwaltung. EDI-Anbindungen an Lieferanten ermöglichen automatisierten Bestellprozess. SAP- und ERP-Integrationen erfolgen über REST-APIs.

Speiseausgabesysteme und sogar Küchenwagen-Robotik lassen sich nach Herstellerangaben anbinden. Die technische Validierung neuer Schnittstellen erfolgt als Teil der Medizintechnik-Infrastruktur des Krankenhauses. Für komplexe Integrationsprojekte empfiehlt sich die Einbindung erfahrener IT-Dienstleister, insbesondere wenn Legacy-Systeme angebunden werden sollen.

Kosten & Preismodell

CalcMenu Cloud nutzt ein Pay-per-Use-Modell mit 5-8 Euro pro 100 Essen täglich. Der konkrete Preis hängt vom gewählten Modulumfang ab: Die Basis-Version ohne Spezialmodule liegt am unteren Ende, die Full-Suite mit allen Diätmodulen und erweiterten Analytics am oberen Ende. Dieses Abrechnungsmodell vermeidet hohe Initiallizenzgebühren und erfordert keine eigene Hardware-Infrastruktur.

Eine Onboarding-Pauschale für Datenmigration und initiale Schulungen liegt typischerweise zwischen 8.000 und 15.000 Euro. Diese einmaligen Kosten decken die Übernahme von Altdaten, Customizing für spezifische Workflows und Train-the-Trainer-Schulungen ab. Bei besonders komplexen Datenmigrationen oder umfangreichen individuellen Anpassungen können die Kosten höher ausfallen.

Total Cost of Ownership

Die Gesamtbetriebskosten über 3-5 Jahre fallen deutlich günstiger aus als bei monolithischen On-Premise-Lösungen oder SAP-Modulen. Entfallende Server-Betriebskosten, keine Wartungsverträge für Hardware und höhere Personaleffizienz durch Automatisierung senken die TCO signifikant. Der Break-even liegt typischerweise bei 9-12 Monaten durch Einsparungen beim Wareneinsatz und Personalentlastung.

Saisonale Schwankungen bei Essensmengen beeinflussen die monatlichen Kosten direkt. Dies kann als Vorteil betrachtet werden, da nur tatsächlich genutzte Kapazität bezahlt wird. Bei konstant niedrigen Volumina kann jedoch ein Pauschalmodell anderer Anbieter günstiger sein. Eine detaillierte 3-5-Jahres-Kalkulation mit realistischen Essensmengen-Prognosen ist empfehlenswert.

Zu berücksichtigende Zusatzkosten

Schnittstellenentwicklung zu KIS oder ERP-Systemen verursacht externe Kosten oder bindet interne IT-Kapazität. Diese Aufwände variieren stark je nach Komplexität der Altsysteme. Die Datenqualität bei der Migration beeinflusst den Aufwand erheblich: Schlecht strukturierte Altdaten erfordern manuelle Nacharbeit und können das Projekt verzögern.

Schulungs- und Change-Management-Ressourcen sollten nicht unterschätzt werden. Die Einbindung von 0,5 FTE Diätologie, 0,2 FTE IT und 0,5 FTE Projektleitung über die Implementierungsphase ist realistisch. Das modulare System mindert das Risiko, für ungenutzte Funktionen zu bezahlen, da Module jederzeit zu- oder abgebucht werden können.

Migration & Umstieg

Die Kernimplementierung dauert nach Herstellerangaben 8-12 Wochen für Workflows, Rezepte und erste Diäten. Erweiterte Schnittstellenintegrationen zu KIS, ERP oder Labor-Systemen können zusätzlich 4-8 Wochen in Anspruch nehmen. Der Personalbedarf umfasst 0,5 FTE aus der Diätologie, 0,2 FTE aus der IT und 0,5 FTE für die Projektleitung. Der Datenimport erfolgt über CSV/Excel-Templates oder direkt via API.

Die Datenqualität der Altdaten ist kritischer Erfolgsfaktor. Rezepturen und Patientendaten müssen standardisiert und vollständig vorliegen. Fehlende oder inkonsistente Daten verlängern das Projekt erheblich. Eine Datenbereinigung vor Projektstart ist in vielen Fällen sinnvoll, bindet aber zusätzliche Ressourcen.

Change Management als Erfolgsfaktor

Die frühe Einbindung von Key Usern aus allen betroffenen Bereichen ist entscheidend. Diätologinnen und Diätologen, Stationspersonal und Küchenmitarbeiter sollten bereits in der Konzeptphase in Workshops einbezogen werden. Ein Train-the-Trainer-Modell sorgt für nachhaltige Schulung über das Projektende hinaus. Interne Multiplikatoren können Fragen aus ihren Teams direkt beantworten.

Detaillierte Kommunikationspläne fördern die Akzeptanz. Transparente Information über Ziele, Zeitplan und erwartete Veränderungen reduziert Widerstände. Erfolgsgeschichten aus anderen Abteilungen oder Referenzkliniken können motivieren. Die frühzeitige Klärung von Befürchtungen verhindert Blockaden im Go-Live.

Go-Live und Parallelbetrieb

Ein Parallelbetrieb während der Testphase wird empfohlen. Das Altsystem läuft weiter, während CalcMenu Cloud unter realen Bedingungen getestet wird. Dies ermöglicht risikoarme Fehlerkorrektur. Die technische Validierung im Krankenhaus ist erforderlich, da die Software Teil der Medizintechnik-Infrastruktur wird.

Der Support reagiert laut SLA innerhalb von 4 Stunden bei Fehlern. Das 4-Stunden-Backup garantiert minimalen Datenverlust bei technischen Problemen. Dennoch sollte ein Rollback-Plan für kritische Situationen vorbereitet sein. Die Schulung des Personals muss vor dem Go-Live abgeschlossen sein, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.

Vorteile und Herausforderungen

Wesentliche Vorteile

Die Spezialisierung auf medizinische Ernährung ist der zentrale Vorteil. Onkodiäten, Intensivstations-Ernährung und seltene Ernährungserkrankungen werden nativ unterstützt. Standard-Catering-Systeme oder ERP-Module bieten diese Tiefe nicht. Diätologinnen und Diätologen finden ihre fachlichen Anforderungen direkt im System abgebildet.

Die nachgewiesene Kosteneffizienz mit 8% niedrigeren Lebensmittelkosten und 60% weniger Menüplanungszeit überzeugt betriebswirtschaftlich. Diese Einsparungen basieren auf Referenzkunden-Daten und sind bei ähnlichen Rahmenbedingungen reproduzierbar. Die Zeitersparnis ermöglicht es, Fachpersonal für anspruchsvollere Aufgaben einzusetzen.

Die Cloud-Native-Architektur mit EU-Hosting, ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität bietet höchste Datensicherheit ohne eigene IT-Infrastruktur. Die 24/7-Verfügbarkeit und automatische Updates entlasten die Krankenhaus-IT erheblich. Die geplante BSI C5-Zertifizierung wird die Sicherheit weiter erhöhen.

Flexibilität und Skalierbarkeit durch Multi-Mandanten-Fähigkeit, modulare Struktur und Pay-per-Use-Abrechnung passen sich an wachsende oder sich verändernde Anforderungen an. Klinikverbünde können alle Standorte zentral verwalten oder dezentrale Autonomie gewähren. Die monatlichen Kosten folgen der tatsächlichen Nutzung.

Die hohe Nutzerakzeptanz mit NPS 65 und aktive Anwender-Community zeigen Praxistauglichkeit. Die offene Roadmap mit regelmäßigen Feature-Releases demonstriert kontinuierliche Weiterentwicklung. Anwenderkonferenzen ermöglichen direkten Einfluss auf zukünftige Funktionen.

Herausforderungen und Einschränkungen

Für kleine Einrichtungen unter 50 Essen täglich ist die Wirtschaftlichkeit fraglich. Der Break-even dauert zu lange, die Kosten stehen nicht im Verhältnis zum Nutzen. Kleine Krankenhäuser sollten genau kalkulieren oder einfachere Lösungen prüfen.

Die Abhängigkeit von Datenqualität ist erheblich. Altdaten müssen standardisiert sein, sonst verzögert sich das Projekt. Die Datenbereinigung bindet Ressourcen, die oft unterschätzt werden. Ohne saubere Ausgangsdaten leidet die Systemleistung dauerhaft.

KI-gestützte Features wie Nachfrage-Forecasting sind erst ab Q3/2025 verfügbar. Bis dahin bleibt manuelle Planung erforderlich. Online-Essensbestellung für Angehörige kommt voraussichtlich Q2/2025. Frühe Anwender müssen auf diese Funktionen verzichten.

Die mobile Performance kann bei über 1.000 Gerichten im Katalog netzwerkabhängig verlangsamt sein. Große Universitätskliniken mit sehr umfangreichen Speiseplänen sollten dies in der Testphase prüfen. Die Performance hängt auch von der WLAN-Infrastruktur ab.

Die API-Dokumentation ist laut Nutzerfeedback teilweise lückenhaft, besonders für Legacy-Integrationsfälle. Entwickler benötigen möglicherweise Hersteller-Support für komplexe Anbindungen. Dies kann die Integrationszeit verlängern.

Der Personalbedarf für Change Management und Schulung bindet interne Kapazität über mehrere Monate. Diese Ressourcen müssen eingeplant werden. Ohne ausreichendes Change Management scheitert selbst die beste Software an mangelnder Akzeptanz.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Für welche Krankenhausgröße ist CalcMenu Cloud geeignet? Die Software ist ideal ab 200 Betten mit Großküche. Mindestens 50 Essen täglich sollten wirtschaftlich sein. Klinikverbünde mit mehreren Standorten profitieren besonders von der Multi-Mandanten-Fähigkeit. Kleinere Einrichtungen sollten eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsrechnung durchführen.

Wie lange dauert die Implementierung? Die Kernfunktionen sind nach 8-12 Wochen einsatzbereit. Erweiterte Schnittstellen zu KIS oder ERP benötigen zusätzlich 4-8 Wochen. Die Datenqualität der Altdaten beeinflusst die Projektdauer maßgeblich. Bei gut strukturierten Daten sind kürzere Zeiten möglich.

Ist die Software DSGVO-konform und sicher? Ja, vollständig. Die ISO 27001-Zertifizierung, EU-Hosting in Frankfurt und Auftragsverarbeitungsverträge sind Standard. Verschlüsselung erfolgt mit TLS 1.2+ und AES-256. Die BSI C5-Zertifizierung ist für 2025/2026 geplant und wird die Sicherheit weiter erhöhen.

Welche Schnittstellen zum KIS sind möglich? HL7 Version 2.5 ist als etablierter Standard verfügbar, ergänzt durch moderne FHIR-Profile für zukunftssichere Integration. REST-APIs ermöglichen Anbindungen an SAP, Oracle und andere ERP-Systeme. Auch Speiseausgabesysteme und Küchenwagen-Robotik lassen sich nach Herstellerangaben integrieren.

Wie sieht der Support aus? Ein 24/7-Ticket-System mit SLA-garantierter Reaktionszeit unter 4 Stunden steht zur Verfügung. Hotfixes werden innerhalb weniger Tage bereitgestellt. Jährliche Anwenderkonferenzen und User Groups im Kundenportal ermöglichen Austausch mit anderen Nutzern und direkten Kontakt zum Entwicklungsteam.

Wie hoch sind die Kosten? Das Pay-per-Use-Modell berechnet 5-8 Euro pro 100 Essen täglich, abhängig vom Modulumfang. Eine Onboarding-Pauschale von typisch 8.000-15.000 Euro deckt Datenmigration und Schulungen ab. Keine Hardware-Kosten fallen an. Der ROI liegt typischerweise unter 12 Monaten durch nachweisbare Einsparungen.

Kann ich einzelne Module deaktivieren? Ja, das modulare Abonnement ermöglicht flexibles Zu- und Abbuchen von Modulen. Sie zahlen nur für tatsächlich genutzte Funktionen. Dies minimiert das Risiko unbenutzter Lizenzen und ermöglicht schrittweises Wachstum mit steigenden Anforderungen.

Was passiert bei Systemausfällen? Redundante Systeme und ein Backup-Zyklus von 4 Stunden mit 30 Tagen Aufbewahrung sichern die Daten. Das SLA garantiert hohe Verfügbarkeit. Disaster-Recovery-Prozesse sind vorhanden, konkrete Details sollten im Support-Vertrag geprüft werden.

Unterstützt CalcMenu Cloud internationale Standorte? Ja, die Multi-Mandanten-Fähigkeit ermöglicht internationale Verwaltung. Lokalisierungen für verschiedene Länder hinsichtlich Sprache, lokaler Regulierungen und Diätstandards sind abhängig von der konkreten Anfrage möglich. Die Hauptmärkte liegen derzeit im deutschsprachigen Raum.

Welche Schulungen sind erforderlich? Train-the-Trainer-Programme bereiten interne Multiplikatoren vor. Diese schulen ihre Teams selbstständig weiter. Typischerweise sind 1-2 Tage Intensivschulung für Power User erforderlich, 2-4 Stunden für Anwender. Schulungsunterlagen und Online-Tutorials ergänzen das Präsenzangebot.

Wie funktioniert die Datenmigration von Altsystemen? Der Datenimport erfolgt über CSV/Excel-Templates oder direkt via API. Die Datenqualität der Altdaten ist entscheidend: Rezepte, Menüpläne und Stammdaten müssen strukturiert vorliegen. Eine Datenbereinigung vor Migration ist oft sinnvoll, bindet aber zusätzliche Ressourcen und Zeit.

Was passiert bei Vertragsende? Details zu Abschaltungs- und Datenexport-Optionen sollten vor Vertragsabschluss geklärt werden. Prüfen Sie die AGB hinsichtlich Kündigungsfristen und Datenübergabe-Formaten. Ein vollständiger Datenexport in standardisierten Formaten sollte vertraglich zugesichert sein.