Planfox | Krankenhaussoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Planfox?

Projektmanagement & Portfoliosteuerung

• Zentrales Projekt- & Portfolioboard: Echtzeit-Übersicht zu Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten für alle laufenden Projekte
• Mehrstufige Genehmigungs-Workflows: Strukturierte Budgetfreigaben und Meilenstein-Autorisierungen über definierte Eskalationsstufen
• Vorgefertigte Klinik-Digitalisierungs-Templates: Einsatzbereite Vorlagen für TI-Anbindung, E-Medikation und MDR-Compliance
• Change- & Rollout-Management: Verfolgung der Nutzungsakzeptanz und Adoption-Rate pro Abteilung mit Tracking-Metriken

Prozess- & Qualitätsmanagement

• Digitale SOP-Vorlagen: Standardisierte Arbeitsanweisungen mit automatisierten Erinnerungen bei Fälligkeit und Eskalationen
• Integrierte Risiko- und Ereigniserfassung: Critical-Event-Reporting mit direkter Verknüpfung zu Gegenmaßnahmen
• Automatische Zuordnung zu QM-Maßnahmen: Compliance-Verfolgung mit Nachweisführung für Audits und Zertifizierungen
• Audit-Trails: Lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Änderungen für G-BA-, ISO- und KTQ-Audits

Planung & Ressourcen

• Abteilungsübergreifende Kapazitätsplanung: Koordination von Personal- und Geräteressourcen über Abteilungsgrenzen hinweg
• Simulationsmodus für Bedarfsprognose: Vorausschauende Planung von OP-Slots und Bettenkapazitäten basierend auf Szenarien
• KPI-Dashboards: Out-of-the-Box-Reports zu Projektfortschritt, Kostenabweichungen und Ressourcenauslastung

Technologie & Integration

• HL7/FHIR-Connector: Anbindung an HIS-Daten für Patientenaufkommen und Belegungsinformationen in Echtzeit
• REST-API & Webhooks: Standardschnittstellen für MS Teams, Slack, SAP und weitere Drittsysteme
• No-Code-Workflow-Editor: Prozessübergreifende Automatisierung ohne Programmierung und IT-Entwicklungsaufwand
• Rollenbasiertes Berechtigungsmodell: SAML/LDAP Single Sign-On mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für sichere Zugriffskontrolle

Mobilität & Collaboration

• Mobile App mit Offline-Modus: Push-Benachrichtigungen und Offline-Zugriff für Checklisten in OP und auf Station
• Zentrales Dokumentenmanagement: Volltextsuche und granulare Freigabekontrolle für alle projektrelevanten Dokumente
• Kontextsensitive Handbuch-Einblendung: Integrierte Hilfe während der Ausführung von Routineabläufen

🟨 Besonderheiten – Was macht Planfox einzigartig?

Vorgefertigte Gesundheits-IT-Compliance-Templates

Planfox liefert im Gegensatz zu generalistischen Projektmanagement-Tools vorkonfigurierte Prozesse speziell für TI-Anbindung, E-Medikation, MDR-Qualitätsmanagement und G-BA-Anforderungen. Diese Templates beschleunigen Rollouts um 20–30% gegenüber Standard-PM-Tools, da Kliniken nicht bei Null anfangen müssen. Validierungsnachweise sind bereits integriert, was den Compliance-Aufwand um bis zu 40% reduziert. Einschränkung: Die Reporting-Tiefe bleibt hinter spezialisierten Business-Intelligence-Lösungen zurück, wenn es um komplexe Finanzanalysen oder Personalkosten-Benchmarking geht.

No-Code-Regelwerk für medizinisch-administrative Workflows

Kliniken können komplexe Prozesse wie Genehmigungen für Medizintechnik oder SOP-Updates selbst anpassen – ohne die IT-Abteilung zu belasten. Diese Unabhängigkeit ermöglicht reaktive Anpassungen an neue Regulatorik ohne Wartezeiten beim Hersteller. Typische Anwendungsfälle sind Approval-Eskalationen, automatische Benachrichtigungen bei Fristablauf und komplexe Checklisten-Logiken. Einschränkung: Die Konfiguration erfordert ein klares Prozessverständnis im Haus und ist nicht für Laien ohne Schulung geeignet.

Integrierte HL7/FHIR-Schnittstellen zu klinischen Daten

Die Software ermöglicht den Echtzeit-Abruf von Patientenaufkommen und Bettenbelegung direkt aus dem KIS. Dadurch wird automatische Kapazitätsplanung möglich, manuelle Datenerfassung entfällt, und Planungszyklen verkürzen sich erheblich. Einschränkung: Der Umfang der realen Implementierungen ist noch nicht vollständig dokumentiert. Der Erfolg hängt maßgeblich von der Qualität der Schnittstellen des vorhandenen KIS ab – nicht alle Systeme bieten gleich gute HL7/FHIR-Unterstützung.

Deutsches ISO 27001-Rechenzentrum mit DSGVO-Compliance-by-Design

Das Datenhosting erfolgt ausschließlich in Deutschland mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und detaillierten Audit-Logs. Dies gewährleistet höchste Datenschutz-Standards ohne Umwege über internationale Rechenzentren. Ein BSI C5-Assessment ist geplant, was das Sicherheitsniveau weiter erhöhen wird. Einschränkung: Die On-Premise-Option wird noch selten eingesetzt. Der Cloud-Fokus kann für kritische Infrastrukturen mit Konnektivitätsproblemen oder extremen Compliance-Anforderungen restriktiv sein.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Planfox besonders?

Zielgruppen mit Begründung

Kliniken ab 200 Betten mit aktiver Digitalisierungsstrategie profitieren maximal von Planfox. Diese Häuser verfügen über Ressourcen für Change-Management, der ROI durch Skalierung wird erkennbar, und die branchenspezifischen Templates entfalten ihren vollen Nutzen. Die Investition amortisiert sich durch beschleunigte Rollouts und reduzierte Compliance-Aufwände.

Häuser mit ISO/KTQ-Zertifizierung und eigenem QM-Management erleben direkten Mehrwert durch Compliance-Automation. Sie sind bereits an Audit-Trails gewöhnt und besitzen die organisatorische Reife für neue Prozesse. Die Integration von QM-Workflows in die Projektverwaltung eliminiert Medienbrüche und erhöht die Nachverfolgbarkeit.

IT-/PMO-Abteilungen in Klinikverbünden nutzen die Mandantenfähigkeit und Prozess-Standardisierung zur Reduktion der Komplexität. Die Lizenz-Skalierung über mehrere Standorte ist wirtschaftlich vorteilhaft. Zentrale Steuerung bei gleichzeitiger Flexibilität für einzelne Häuser wird möglich.

Abteilungen mit häufigen Digitalisierungs-/Infrastrukturprojekten vermeiden mit Portfolio- und Projekt-Dashboards Chaos bei parallelen Vorhaben. Mobile Checklisten für OP und Station sind in diesem Kontext essenziell. Die strukturierte Projektabwicklung steigert die Erfolgschancen komplexer Implementierungen.

Auswahlkriterien für potenzielle Käufer

Organisatorische Reife als kritisches Kriterium: Existiert eine dedizierte Projektstruktur oder ein PMO? Ist die Geschäftsführung für Change-Management committed? Diese Faktoren sind entscheidend. Bei zu schwacher Aufstellung wird Planfox zum Risiko statt zur Chance – die beste Software kann organisatorische Widerstände nicht kompensieren.

Integrationsbedarf und IT-Infrastruktur prüfen: Welche HIS- und ERP-Systeme sind im Einsatz? Verfügen diese über HL7-Fähigkeit? Ist eine stabile Internetanbindung gesichert? Der Cloud-Fokus von Planfox erfordert zuverlässige Konnektivität. Instabile Infrastruktur führt zu hohen Migrationshürden.

Größe und wirtschaftliche Viabilität bewerten: Unter 50 Betten ist Planfox typischerweise überdimensioniert und zu teuer – Generalist-Tools reichen aus. Bei 50–199 Betten handelt es sich um einen Grenzfall; der Nutzen muss klar sein (z.B. Multi-Site-Szenarien). Ab 200 Betten befindet man sich im idealen Segment für wirtschaftliche Rentabilität.

Spezialisierungsbedarf ehrlich einschätzen: Braucht das Haus wirklich die branchenspezifischen Features für MDR, TI-Anbindung und QM-Automation? Oder genügen Basis-Projektmanagement-Funktionen? Nur spezialisierte Anforderungen rechtfertigen den Premium-Preis gegenüber Standard-PM-Tools.

Details zur Krankenhaussoftware

Planfox ist ein spezialisiertes Projekt- und Prozessmanagement-System für die Komplexität im Krankenhaus. Im Gegensatz zu generischen Tools wie Asana oder Jira fokussiert die Software ausschließlich auf die Steuerung von Digitalisierungs-, IT- und Prozess-Infrastrukturprojekten im Gesundheitswesen. Das Herzstück bilden vorgefertigte Workflows für typische Klinik-Use-Cases wie TI-Anbindung, E-Medikation-Einführung und MDR-Compliance-Prozesse.

Die Software kombiniert drei zentrale Bereiche: Projektmanagement, Prozessmanagement und Qualitätsmanagement. Anders als isolierte PM-Tools integriert Planfox auch Risikomanagement und digitale Compliance-Dokumentation. Genehmigungsabläufe, Checklisten, Audit-Trails und regulatorische Anforderungen werden in einem System abgebildet. Dies reduziert Medienbrüche erheblich und erhöht die Nachverfolgbarkeit bei Audits.

Der Fokus liegt auf benutzerfreundlicher Implementierung und schneller Adoption. Die No-Code-Konfigurierbarkeit für Business-Prozesse, eine intuitive Mobile-App für den Klinik-Alltag und umfassendes Change-Management-Support kennzeichnen den Ansatz. Mit dediziertem Onboarding-Team und strukturierten Schulungen wird eine Implementierung in 3–6 Monaten mit 0,5–1 Vollzeitäquivalent realistisch. Die Kombination aus branchenspezifischen Templates und Anpassungsfähigkeit reduziert die Time-to-Value signifikant.

Wissenswertes zum Anbieter

Die PLANFOX Digital Health GmbH wurde 2018 in München gegründet und fokussiert sich ausschließlich auf Digitalisierungs- und Change-Management in Gesundheitseinrichtungen. Diese Spezialisierung – kein Generalist mit diversen Branchen – ermöglicht tieferes Prozessverständnis der Krankenhaus-spezifischen Anforderungen. Das Unternehmen arbeitet mit agilen Scrum-Teams und bezieht Nutzerfeedback direkt in die Produktroadmap ein. Die fokussierte Ausrichtung birgt jedoch auch Risiken einer kleineren Anbieterbasis im Vergleich zu etablierten Großanbietern.

Der Support ist deutschzentriert mit 1st- und 2nd-Level aus Deutschland. Die SLA beginnt ab 4 Stunden Reaktionszeit. Das Rechenzentrum befindet sich ausschließlich in Deutschland mit ISO 27001-Zertifizierung. Dies ist ein bedeutender Vorteil für deutsche Kliniken: Gleiche Sprache, Zeitzone, DSGVO-Vertrauen und Datensouveränität ohne internationale Datenflüsse. Die Kommunikation mit dem Support erfolgt ohne Offshore-Latenzen oder Sprachbarrieren.

Als Startup aus 2018 mit spezialisiertem Markt ist die Langzeitstabilität noch zu beobachten. Potenziellen Käufern wird empfohlen, sich über Finanzierungsrunden, Wachstumszahlen und strategische Partnerschaften zu informieren. Die Kundenerneuerungsrate wird mit über 85% angegeben – eine unabhängige Verifizierung dieser Zahl ist ratsam. Referenzkundenlisten und konkrete Case Studies sollten im Auswahlprozess angefordert werden.

Technische Details & Integration

Planfox basiert auf moderner Cloud-Native-Architektur mit Microservices auf Kubernetes. Die CI/CD-Pipeline ermöglicht schnelle, kleinere Release-Zyklen und hohe Verfügbarkeit. Primär als Cloud-Lösung konzipiert (ISO 27001-zertifiziertes DE-Rechenzentrum), sind Hybrid-Optionen in Planung. Diese Architektur sichert Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen wie KI-Features oder zusätzliche Integrationen.

Die HL7/FHIR-Schnittstellen ermöglichen den Abruf von Patientenaufkommen und Bettenbelegung aus dem KIS. Dies erlaubt Live-Kapazitätsplanung ohne manuelle Datenerfassung. Realistisch betrachtet: Der Umfang realer Implementierungen ist noch nicht vollständig dokumentiert. Der Erfolg hängt stark von der Schnittstellenqualität des vorhandenen KIS ab. Nicht alle KIS-Systeme bieten gleich gute HL7/FHIR-Unterstützung. REST-API und Webhooks ermöglichen zusätzliche Anbindungen an SAP, Microsoft Teams und Slack.

Der Sicherheits- und Compliance-Standard ist hoch: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität, Datenhosting in Deutschland, Zwei-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Audit-Logs. Das ISO 27001-Zertifikat liegt vor. Ein BSI C5-Assessment ist noch in Planung – nach Abschluss wäre dies ein zusätzlicher Nachweis für Kritische-Infrastruktur-Readiness. Das rollenbasierte Berechtigungsmodell mit SAML/LDAP-Integration ermöglicht feingranulare Zugriffskontrolle nach Abteilungen und Funktionen.

Kosten & Preismodell

Das Lizenzmodell folgt einer Staffelung nach aktiven Nutzern, Modul-Umfang und Skalierungsstufe. Ab 50 Lizenzen werden die Pro-Kopf-Kosten günstiger. Diese Struktur ermöglicht Flexibilität – nicht alle Abteilungen müssen gleichzeitig starten. Exakte Preispunkte sind nicht öffentlich verfügbar, was typisch für Nischenlösungen ist. Eine individuelle Anfrage beim Anbieter ist notwendig für konkrete Kalkulationen.

Die Gesamtkostenbetrachtung über 3–5 Jahre (TCO) umfasst mehr als nur Lizenzkosten. Einmalige Einrichtung und Integration dauern 3–6 Monate mit 0,5–1 Vollzeitäquivalent. Hinzu kommen Schulungs- und Change-Management-Aufwände sowie interne IT-Support-Kosten. Gegebenenfalls sind HIS-Schnittstellen-Upgrades erforderlich. Der typische TCO liegt im mittleren Segment – teurer als Standard-PM-Tools wie Asana, günstiger als Großsysteme wie Agfa oder Dedalus.

Die ROI-Treiber basieren auf zwei Hauptfaktoren: 20–30% schnellere Rollouts durch vorgefertigte Templates und 40% Reduktion des QM-Aufwands durch Automatisierung. Daraus ergibt sich eine plausible Amortisation in 1–3 Jahren. Diese Zahlen sollten jedoch unabhängig verifiziert werden. Für Klinikverbünde senkt die Mandantenfähigkeit die Pro-Kopf-Kosten erheblich. Eine Instanz kann mehrere Häuser bedienen, was Lizenzsynergien schafft. Der modulare Aufbau ermöglicht schrittweise Ausbuchung ohne initialen Vollausbau.

Migration & Umstieg

Die realistische Implementierungsdauer beträgt 3–6 Monate mit einem typischen Ressourcenbedarf von 0,5–1 Vollzeitäquivalent. Der Prozess gliedert sich in definierte Phasen: Kick-off-Workshop, Ist-Analyse, Roadmap-Erstellung, Konfiguration und Datenmigration, Parallelbetrieb über 4–8 Wochen, abschließender Go-Live. CSV- und Excel-Import für Legacy-Projekte ist möglich. Kritisch für den Erfolg: Geschäftsführungs- und QM-Sponsoring ist nicht optional, sondern Erfolgsfaktor für die Change-Akzeptanz in der Organisation.

Der Schulungs- und Change-Management-Aufwand wird häufig unterschätzt. Administrator-Schulungen dauern 2 Tage. Endanwender-Schulungen benötigen 1 Tag pro Abteilung über Train-the-Trainer-Ansätze plus E-Learning. Wichtiger jedoch: Aktives Change-Management ist entscheidend. Widerstand gegen neue Tools und Prozessharmonisierung sind die Hauptursachen für Implementierungsprobleme – nicht die Software selbst. Unzureichendes Change-Management führt zu niedrigen Adoptionsraten unabhängig von technischer Qualität.

Typische Kostenfallen sind unterschätzte Datenmigration und Datenqualitätsprobleme, komplexe HIS-Schnittstellenintegration, fehlende interne Ressourcen sowie unzureichend harmonisierte Ausgangsprozesse. Erfolgsgaranten hingegen sind: Top-Management-Commitment, klare Prozess-Definition vor der Implementierung, proaktives Change-Management und externe Unterstützung beim Onboarding. Planfox bietet sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Teams zur Implementierungsbegleitung an.

Vorteile und Herausforderungen

Planfox bietet konkrete Vorteile für spezialisierte Anwendungsfälle. Vorgefertigte Klinik-Templates beschleunigen Rollouts um 20–30% gegenüber Standard-PM-Tools. Compliance- und QM-Automatisierung reduziert manuelle Audit- und Checklisten-Aufwände um bis zu 40%. Die No-Code-Konfigurierbarkeit ermöglicht schnelle Anpassungen an neue Prozesse ohne Entwickler-Wartezeiten. Mobile Offline-Checklisten sind praktisch für OP, Station und Inspektionen ohne ständige Konnektivität. Lückenlose Audit-Trails unterstützen revisionssicher G-BA- und ISO-Audits. Der lokalisierte Support aus Deutschland bietet hohe Sprach-, Zeitzone- und Rechtsverständnis-Kompatibilität.

Die Herausforderungen sind ehrlich zu benennen. Die Reporting-Tiefe bleibt hinter spezialisierten BI-Tools zurück – für tiefe Finanzanalysen oder Personalkosten-Benchmarking ist eine externe BI-Lösung notwendig. Die mobile Offline-Funktionalität ist noch im Ausbau und nicht Feature-Complete. Die On-Premise-Option wird selten eingesetzt – der Cloud-Fokus kann für Häuser mit Connectivity-Herausforderungen oder kritischen Compliance-Anforderungen problematisch sein.

Der HL7/FHIR-Integrationserfolg ist abhängig von der HIS-Qualität. Nicht alle KIS-Systeme bieten gute Schnittstellen, der Aufwand wird hier oft unterschätzt. Change-Management ist keine Sache der Software – organisatorische Widerstände werden nicht durch Technologie gelöst. Externe Change-Management-Expertise ist häufig erforderlich. Die Vendor-Lock-in-Situation ist moderat bis hoch: Datenexport über CSV/API ist möglich, aber Prozess-Logik wie Workflows und Genehmigungen sind Planfox-spezifisch. Ein Systemwechsel erfordert erheblichen Migrationsaufwand.

FAQ

Ist Planfox ein Medizinprodukt? Nein, Planfox ist keine Medizinprodukte-Software, sondern eine Administrations- und Managementsoftware. Sie unterstützt jedoch die Verwaltung und Dokumentation von Medizinprodukten nach MDR-Anforderungen, beispielsweise Gerätequalifikation und Wartungsplanung.

Kann Planfox unser bestehendes KIS ersetzen? Nein, Planfox ist komplementär zum KIS konzipiert. Es verwaltet Projekte, Prozesse und QM-Workflows rund um die IT-Infrastruktur und Digitalisierung – nicht die medizinische Patientenversorgung. Ein Krankenhausinformationssystem bleibt weiterhin notwendig für die klinische Dokumentation.

Wie lange dauert es, bis wir ROI sehen? Realistisch sind 1–3 Jahre, abhängig von Implementierungsumfang, Change-Management-Erfolg und Nutzung der Compliance-Automation. Die genannten 20–30% Rollout-Beschleunigung und 40% QM-Aufwand-Reduktion müssen konkret gemessen werden. Eine detaillierte ROI-Kalkulation mit messbaren Metriken ist empfehlenswert.

Funktioniert Planfox auch für Kleinspitäler unter 100 Betten? Technisch ja, wirtschaftlich ist dies fragwürdig. Lizenzen sind ab 50 Nutzern gestaffelt. Unter 100 Betten ohne dedizierte PMO- oder QM-Struktur ist der ROI schwer zu erreichen. Standard-PM-Tools ohne Branchenspezialisierung könnten hier wirtschaftlicher sein.

Wie sicher sind unsere Patientendaten bei Planfox? Sehr sicher – aber Planfox speichert primär Projektdaten, Prozesse und Checklisten, nicht primär Patientendaten. Der Abruf von Bettenbelegung und Patientenaufkommen erfolgt über sichere FHIR-Schnittstellen mit Verschlüsselung. ISO 27001-Zertifikat und DSGVO-Konformität liegen vor, BSI C5 ist in Planung.

Was passiert, wenn der Cloud-Dienst ausfällt? Für zeitkritische Funktionen wie mobile Checklisten bietet Planfox einen Offline-Modus mit lokaler Zwischenspeicherung. Für die Webplattform gelten typische Cloud-SLAs mit hoher Verfügbarkeit. Im Notfall ist die Umschaltung auf Backup-Prozesse oder lokale Notfallverfahren notwendig. Hybrid-Optionen sind in Planung.

Können wir Planfox nach unseren Prozessen anpassen? Ja, aber mit Einschränkungen. Die No-Code-Regel-Engine erlaubt branchenstandard-konforme Anpassungen ohne Entwickler. Best-Practice-Templates für TI und MDR sind vorkonfiguriert. Stark individuelle Workflows können über REST-API und Webhooks erweitert werden, erfordern jedoch IT-Aufwand. Ein Gleichgewicht zwischen Standard und Individualisierung ist empfehlenswert.

Wie ist die Vendor-Lock-in-Situation? Moderat bis hoch. Datenexport über CSV und API ist möglich, aber Prozess-Logik wie Workflows und Genehmigungen ist Planfox-spezifisch. Ein Wechsel zu anderen Systemen erfordert hohen Migrationsaufwand. Die REST-API ermöglicht jedoch Anbindungen zu anderen Tools, sodass keine vollständige Abhängigkeit von Planfox besteht.