OPTIMAL SYSTEMS Healthcare | Krankenhaussoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann OPTIMAL SYSTEMS Healthcare?

Dokumenten- & Datenmanagement

Zentrale elektronische Patientenakte (ePA) – Mandantentrennung und revisionssichere digitale Ablage aller Unterlagen gewährleistet Datenschutz.

KI-gestütztes Dokumenten-Capturing – Automatische Erfassung von Scans, Mails und Faxen mit OCR-Volltext-Indexierung.

Automatische Dokumentenklassifikation – Intelligente Zuordnung zu Patienten und Fällen ohne manuelle Eingabe spart Zeit.

Prozessautomatisierung & Workflows

Integrierte Workflow-Engine – Automatisierte Befundfreigabe, Kostenträger-Prüfung und Genehmigungsprozesse beschleunigen die Abläufe.

Berichtswesen & Live-Dashboards – Status offener Fälle und Durchlaufzeiten werden in Echtzeit überwacht.

Rollen- und attributbasiertes Rechtemanagement (RBAC/ABAC) – KDG- und DSGVO-konforme Zugriffskontrolle pro Benutzer ist Standard.

Systemintegration & Datenfluss

HL7/FHIR-Schnittstellen – Bidirektionaler Datenaustausch mit HIS-Systemen wie ORBIS und i.s.h.med ist möglich.

Telematik-Connector & E-Rezept – Direkte Verbindung zur TI-Infrastruktur ermöglicht E-Rezept-Versand.

REST/SOAP-APIs – Flexible Integration von Drittanwendungen und Spezialsystemen nach individuellen Anforderungen.

Langfristige Datensicherheit & Compliance

Langzeitarchivierung mit Lifecycle-Management – Revisionssicherer Umgang mit Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten ist gewährleistet.

eSignatur-Modul (eIDAS-konform) – Digitale Befundfreigabe und Arztateste werden rechtsgültig erstellt.

Audit-Trail & Zugriffsprotokolle – Vollständige Nachverfolgung aller Dokumentzugriffe erfüllt DSGVO- und GoBD-Anforderungen.

Mobilität & Benutzerfreundlichkeit

Mobile App für Ärzte & Pflege – Dokumenteneinsicht und Freigabe direkt am Patientenbett während der Visite.

In-Memory-Indexierung – Sub-Sekunden-Suchantwortzeiten auch bei Millionen Dokumenten durch Echtzeit-Performance.

BI-Module für DRG-Analyse & QM-Reporting – Automatisches Zusammenstellen von Nachweisen unterstützt die Kodierung.

🟨 Besonderheiten – Was macht OPTIMAL SYSTEMS Healthcare einzigartig?

100% Deutscher Anbieter mit eigenem ISO 27001 Rechenzentrum in Deutschland

Die Lösung garantiert maximale Datensicherheit und KDG-Konformität ohne Datenabflüsse ins Ausland. Alle sensiblen Patientendaten bleiben in deutschen Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards. Dies ist besonders für Kliniken relevant, die strenge Compliance-Vorgaben erfüllen müssen. Die höheren Kosten gegenüber internationalen Cloud-Providern ohne deutsche Zertifizierung sind dabei der Preis für diese Sicherheit.

Modulare All-in-One-Plattform (ECM + BPM + BI + Mobile)

Die integrierte Plattform spart Schnittstellenarbeit und Lizenzkosten durch eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Module. Krankenhäuser vermeiden das übliche Chaos mit fünf bis zehn verschiedenen Einzellösungen. Die Mitarbeiter arbeiten mit einer konsistenten Oberfläche über alle Prozesse hinweg. Die initiale Konfiguration ist allerdings komplex und erfordert fundiertes Beratungs-Know-how für die optimale Einrichtung.

Spezialisierte Healthcare Business Unit seit 2015 mit über 30 Klinikreferenzen

Vordefinierte Lösungen für typische Krankenhaus-Prozesse stammen aus aktiver Zusammenarbeit mit Kliniken im DACH-Raum. Das Team versteht den Klinik-Alltag aus jahrelanger Erfahrung mit Universitätskliniken und Krankenhausverbünden. Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt in enger Abstimmung mit bestehenden Kunden. Vorkonfigurierte Templates fehlen allerdings für Nischen-Fachbereiche wie spezielle Kreißsaal-Dokumentationen.

Proaktive Compliance & KHZG-/KDG-Integration

Automatische Anpassung an neue deutsche Gesetzesanforderungen sorgt für Zukunftssicherheit. Die Förderungsfähigkeit nach KHZG ist durch entsprechende Zertifizierungen sichergestellt. Kliniken profitieren von der frühen Einbindung des Anbieters in Gesetzgebungsprozesse. Internationale Klinikketten benötigen allerdings lokale Anpassungen für andere Gesundheitssysteme außerhalb Deutschlands.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich OPTIMAL SYSTEMS Healthcare besonders?

Ideale Zielgruppen

Universitätskliniken & Maximalversorger mit 400 bis über 1.000 Betten sind die ideale Zielgruppe für diese Lösung. Hohe Dokumentenvolumina, komplexe Schnittstellenlandschaften und Multi-Abteilungs-Anforderungen stellen genau die Umgebung dar, in der Modularität und Performance ihre Stärken ausspielen. Die Investition rechtfertigt sich durch die Komplexität der Prozesse und die Anzahl der Nutzer.

Klinikverbünde & Krankenhausgruppen mit zwei bis zehn Standorten profitieren besonders von der Mandantenfähigkeit. Die zentrale Verwaltung mit dezentralen Abteilungsrechten ermöglicht standardisierte Prozesse über mehrere Standorte hinweg. Einheitliche Workflows und zentrale Reporting-Möglichkeiten schaffen Transparenz und Effizienz im gesamten Verbund.

Mittelgroße Fachkliniken (200–500 Betten) befinden sich im Sweetspot der Lösung. Die Komplexität rechtfertigt den Einsatz eines spezialisierten ECM-Systems, ohne überengineert zu sein. Besonders Kliniken mit intensivem Medizincontrolling und DRG-Kodierung in Bereichen wie Chirurgie, Orthopädie oder Innere Medizin profitieren überdurchschnittlich.

Kliniken mit hohem Digitalisierungsanspruch suchen mehr als nur ein einfaches DMS-System. Sie wollen echte Prozessautomatisierung, schnelle Abrechnungszyklen und die KHZG-Förderung optimal nutzen. Vor allem Universitäts- und Privatkliniken mit entsprechendem Budget und Digitalisierungsstrategie sind hier angesprochen.

Wichtigste Auswahlkriterien

Integrationsfähigkeit mit bestehendem HIS sollte das erste Prüfkriterium sein. Klären Sie, ob HL7/FHIR-Connectoren für Ihr spezifisches HIS wie ORBIS, i.s.h.med oder Agfa vorkonfiguriert sind oder Customizing nötig wird. Der Aufwand und die Kosten werden hier oft unterschätzt und können das Projekt erheblich verteuern.

Skalierbarkeit für Krankenhausverbünde ist relevant für wachsende Einrichtungen. Prüfen Sie, ob Mandantentrennung im Preis enthalten ist und welche Kosten pro zusätzlichem Standort anfallen. Dies ist wichtig für zukünftiges Wachstum und mögliche Fusionen, die im Krankenhaussektor zunehmend stattfinden.

Compliance & Datensicherheit müssen umfassend geprüft werden. Die Checkliste umfasst ISO 27001-Zertifizierung, KDG-Konformität, Aufbewahrungsfristen-Management und vollständigen Audit-Trail. Ohne diese Grundlagen drohen externe Audits, Compliance-Risiken und im schlimmsten Fall Bußgelder bei Datenschutzverstößen.

Gesamtbetriebskosten (TCO) über fünf Jahre gehen weit über den reinen Lizenzpreis hinaus. Berücksichtigen Sie Migrationskosten, Beratungsaufwand, Schnittstellenwartung, interne Schulung und Speicherkosten. Die tatsächlichen Kosten liegen oft drei bis fünf Mal höher als die bloße Softwarelizenz.

Details zur Krankenhaussoftware

OPTIMAL SYSTEMS Healthcare ist keine reine Ablage-Software, sondern eine integrierte ECM-BPM-Plattform. Die Lösung kombiniert elektronische Akten mit automatisierten Workflows und Berichtswesen aus einer Hand. Dieser ganzheitliche Ansatz löst konkrete Krankenhausprobleme wie Papieraktenverlust, lange Befundfreigaben und manuellen DRG-Kodier-Aufwand systematisch.

Praktischer Mehrwert für verschiedene Berufsgruppen

Das Stationssekretariat findet Akten in unter fünf Sekunden. Der früher übliche Aktenlaufverkehr zwischen Stationen und Archiv entfällt komplett. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten. Die Zufriedenheit steigt spürbar durch den Wegfall frustrierender Wartezeiten.

DRG-Kodierer haben alle relevanten Nachweise automatisch im Falldossier verfügbar. Die Kodiergeschwindigkeit steigt um etwa 40 Prozent. Fehlerquoten sinken durch vollständige Dokumentation. Der Erlös pro Fall steigt durch präzisere und schnellere Abrechnung bei gleichzeitig geringerem Personalaufwand.

Ärzte nutzen die mobile Befundeinsicht und digitale Freigabe direkt am Patientenbett. Entlassungsunterlagen werden deutlich schneller erstellt. Die Visite wird effizienter durch sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Wichtige Entscheidungen können unmittelbar getroffen werden, ohne auf Papierakten warten zu müssen.

Besonderheit des All-in-One-Ansatzes

Viele Krankenhäuser jonglieren mit fünf bis zehn verschiedenen Best-of-Breed-Lösungen für DMS, BPM, BI und Mobile. OPTIMAL SYSTEMS vereint diese Funktionen modular auf einer Plattform. Dies reduziert Integrationskomplexität erheblich und verbessert die Compliance durch einheitliche Sicherheitsstandards. Die Mitarbeiter profitieren von einer konsistenten Bedienung über alle Module hinweg.

Die zentrale Plattform vereinfacht auch das Rechtemanagement. Einmal definierte Benutzerrechte gelten über alle Module hinweg. Updates und Sicherheitspatches müssen nur für ein System eingespielt werden. Die IT-Abteilung spart erheblichen Wartungsaufwand im Vergleich zu heterogenen Systemlandschaften.

Wissenswertes zum Anbieter

OPTIMAL SYSTEMS ist eine deutsche GmbH mit Gründungsjahr 1991 und etwa 200 Mitarbeitern. Der Hauptsitz befindet sich in Berlin. Als eigenfinanziertes Unternehmen verfolgt der Anbieter eine langfristige Strategie ohne kurzfristigen Exit-Druck durch Private-Equity-Investoren. Diese Stabilität ist für Krankenhäuser relevant, die eine langfristige Partnerschaft suchen.

Investition in Innovation

Über 30 Prozent des Umsatzes fließen in Forschung und Entwicklung. Diese überdurchschnittlich hohe F&E-Quote sichert kontinuierliche Innovation und Zukunftsfähigkeit der Plattform. Neue gesetzliche Anforderungen werden zeitnah umgesetzt. Kunden profitieren von regelmäßigen Feature-Updates ohne Zusatzkosten im Rahmen der Wartungsverträge.

Healthcare-Spezialisierung seit 2015

Eine separate Healthcare Business Unit fokussiert sich ausschließlich auf Krankenhaus-Anforderungen. Dies ist kein Standardprodukt mit nachträglich entwickeltem Krankenhaus-Add-on. Über 30 Klinikreferenzen im DACH-Raum, darunter Universitätskliniken in München und Nürnberg, belegen die Praxistauglichkeit. Die aktive Teilnahme an KHZG- und KDG-Gesetzgebung verschafft Know-how-Vorsprünge gegenüber Wettbewerbern.

Das Team versteht typische Krankenhaus-Workflows aus jahrelanger Zusammenarbeit. Standardlösungen für häufige Anforderungen reduzieren Implementierungsaufwände. Der regelmäßige Austausch mit Anwendern fließt direkt in die Produktentwicklung ein.

Partnerschaftliches Geschäftsmodell

Ein Kundenbeirat hat echtes Mitspracherecht bei der Roadmap-Planung. Wichtige Features werden nicht im Elfenbeinturm entwickelt, sondern gemeinsam priorisiert. Ein zertifiziertes Partner-Netzwerk bietet lokale Implementierung und Support, nicht nur zentralen Herstellersupport. Der 24/7-Support in deutscher Sprache mit vier Stunden Reaktionszeit bei kritischen Fällen ist für Krankenhäuser essenziell.

Technische Details & Integration

Die moderne, offene Architektur basiert auf Microsoft .NET und unterstützt SQL Server oder Oracle als Datenbank. Moderne REST- und SOAP-APIs ermöglichen flexible Integrationen. Das Deployment ist wahlweise in der Cloud, On-Premise oder als Hybrid-Lösung möglich. Der Wechsel zwischen den Deployment-Modellen ist im laufenden Betrieb ohne Neuimplementierung möglich.

Performance und Architektur

Die In-Memory-Indexierung liefert Suchantworten in unter einer Sekunde. Dies gilt selbst bei 100 Millionen Dokumenten im System. Die Performance bleibt auch unter hoher Last mit hunderten gleichzeitigen Nutzern stabil. Diese Geschwindigkeit ist kritisch für die Akzeptanz bei Anwendern, die keine Wartezeiten gewohnt sind.

Die Skalierbarkeit erfolgt horizontal durch zusätzliche Server. Bei wachsenden Anforderungen kann die Infrastruktur schrittweise ausgebaut werden. Cloud-Deployment bietet hier maximale Flexibilität mit automatischer Skalierung je nach Bedarf.

Deep Integration in deutsche Krankenhaus-Systeme

Standard-Connectoren für HL7 v2.x, FHIR und DICOM sind vorhanden. Die Telematikinfrastruktur-Anbindung ermöglicht E-Rezept und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Vorkonfigurierte Schnittstellen existieren für ORBIS, i.s.h.med, Agfa und SAP iDoc. Die bidirektionale Integration zieht Patientenstammdaten vom HIS und sendet Befunde sowie Diagnosen zurück.

Die Schnittstellenpflege ist ein Dauerthema, das nicht unterschätzt werden sollte. Jedes Update des HIS, des Labor- oder Radiologiesystems kann Auswirkungen haben. Klare Verantwortlichkeiten zwischen IT-Abteilung und Schnittstellenbetreiber sind essentiell für stabilen Betrieb.

Sicherheit ist architektonisch eingebaut

Die Verschlüsselung nutzt TLS 1.2+ für Datenübertragung und AES-256 für gespeicherte Daten. Compliance mit ISO 27001, DSGVO, GoBD und KDG ist nicht nachträglich aufgesetzt, sondern Basis der Architektur. Der vollständige Audit-Trail dokumentiert lückenlos, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Diese Nachverfolgbarkeit ist bei externen Audits und Datenschutzprüfungen unverzichtbar.

Das Rechtemanagement arbeitet rollen- und attributbasiert. Zugriffe können sehr granular gesteuert werden. Ein Oberarzt sieht andere Dokumente als eine Stationsschwester. Die Rechtevergabe folgt dem Need-to-know-Prinzip und minimiert Datenschutzrisiken.

Kosten & Preismodell

OPTIMAL SYSTEMS bietet flexible Lizensierungsmodelle für unterschiedliche Szenarien. On-Premise-Lizenzen kosten einmalig zwischen 50.000 und 200.000 Euro, abhängig vom Funktionsumfang. Die jährliche Wartung beträgt 18 bis 22 Prozent der Lizenzkosten. Cloud- oder SaaS-Modelle starten ab etwa 90 Euro pro Monat und Named User. Die modulare Lizenzierung erlaubt die Buchung nur benötigter Module wie elektronische Patientenakte ohne Business Intelligence.

Realistische 5-Jahres-TCO-Betrachtung

Die Gesamtbetriebskosten über fünf Jahre liegen drei bis fünf Mal höher als der reine Softwarepreis. Einmalkosten umfassen Lizenzen, Hardware, Datenmigration, Schulung und Implementierung. Ein typisches Projekt dauert vier bis sechs Monate und kostet zwischen 200.000 und 500.000 Euro. Laufende Kosten beinhalten Wartung, Support, interne IT-Ressourcen für 0,5 bis 1 Vollzeitstelle, regelmäßige Schulungen und Schnittstellenpflege.

Versteckte Posten werden häufig unterschätzt. Die DMS-Migration aus Alt-Systemen erfordert oft das Scannen alter Papierakten mit OCR-Verarbeitung. Customizing für spezielle Workflows einzelner Fachbereiche kann erhebliche Kosten verursachen. Externe Berater sind meist sechs bis zwölf Monate erforderlich, was 50.000 bis 150.000 Euro zusätzlich bedeutet.

ROI und Amortisation

Die Amortisation erfolgt typischerweise in drei bis fünf Jahren durch messbare Effizienzgewinne. Die Zeiteinsparung beträgt 15 bis 20 Prozent weniger Such- und Dokumentenbearbeitungszeit pro Mitarbeiter. Dies führt zu direkten Produktivitätsgewinnen. Prozesse werden um 40 Prozent bei der Befundfreigabe und 25 Prozent bei der DRG-Kodierung beschleunigt. Schnellere Abrechnung verbessert den Cashflow erheblich.

Kostenersparnisse von 25 Prozent bei Archiv- und Ablagekosten sind bereits im ersten Jahr realistisch. Papier- und Druckkosten sinken deutlich. Indirekte Vorteile wie höhere Mitarbeiterzufriedenheit und geringere Fehlerquoten sind schwerer zu quantifizieren, aber dennoch real.

Migration & Umstieg

Standard-Projekte mit 200 bis 500 Nutzern und einem Standort benötigen vier bis sechs Monate bis zum Go-Live. Große Universitätskliniken oder Krankenhausverbünde sollten zwölf bis 18 Monate einplanen. Iterative Rollouts pro Abteilung sind hier sinnvoller als ein Big-Bang-Ansatz. Die Projektkomplexität hängt von mehreren kritischen Faktoren ab.

Kritische Erfolgsfaktoren

Ein Top-Management-Sponsor aus Chefarzt- oder Vorstandsebene ist unverzichtbar. Digitalisierung ist ein Change-Projekt, nicht nur eine IT-Einführung. Die frühe Nutzer-Einbindung von Ärzten, Pflege und Stationen als Co-Designer erhöht die Akzeptanz erheblich. Realistische Datenmigration mit ausreichend Zeitpuffer für Altpapierakten und alte DMS-Systeme vermeidet Projektverzögerungen.

Prozess-Harmonisierung sollte vor der Systemeinführung erfolgen. Oft laufen Prozesse in verschiedenen Abteilungen heterogen ab. Diese müssen zunächst standardisiert werden, bevor sie digitalisiert werden. Sonst digitalisiert man ineffiziente Prozesse.

Datenmigrationsherausforderung

Automatisierte Werkzeuge existieren für Systeme wie DocuWare oder Cenza. Jedes Alt-System ist jedoch anders aufgebaut. Das Metadaten-Mapping von alten auf neue Feldnamen und Klassifikationen ist meist individuell. Der Aufwand variiert zwischen einem und sechs Monaten. Schlechte Altdaten mit fehlenden Metadaten oder verschwommenen Scans erfordern manuelle Bereinigung oder Nacherfassung.

Die Datenmigration wird häufig als Kostentreiber unterschätzt. Sie kann zehn bis 20 Prozent des Projektbudgets ausmachen. Keine universelle Lösung passt auf alle Projekte. Jede Migration ist individuell und braucht sorgfältige Planung mit realistischen Zeitpuffern.

Change-Management und Akzeptanz

Schulungen für Key-User dauern zwei Tage pro Modul, End-User benötigen einen Tag. Dies ist keine einmalige Maßnahme, sondern eine Daueraufgabe für neue Mitarbeiter und System-Updates. Kommunikation muss Nutzengeschichten pro Berufsgruppe nachvollziehbar machen. Generische IT-Reden erreichen Ärzte und Pflege nicht.

Messung der Erfolge beginnt mit der Dokumentation von Baselines vor der Einführung. Suchzeiten, Bearbeitungszeiten und Prozessdurchläufe sollten vorher gemessen werden. Erste Quick Wins werden nach drei bis sechs Monaten sichtbar. Der volle ROI stellt sich nach zwei bis drei Jahren ein.

Vorteile und Herausforderungen

Die nachgewiesenen Vorteile basieren auf Herstellerangaben und Kundenfeedback von Universitätskliniken. Die Dokumentenprozesse werden um 40 Prozent beschleunigt. Befundfreigaben dauern statt Tagen nur noch Stunden. Patientenkommunikation profitiert von schnelleren Entlassungsbriefen und Überweisungsschreiben. Die Liegezeit kann reduziert werden, wenn administrative Prozesse nicht mehr bremsen.

Prozesssicherheit und Compliance-Automatisierung

Der automatische Audit-Trail macht externe Revisionen einfacher und günstiger. Prüfer finden alle benötigten Nachweise strukturiert und vollständig. Das Aufbewahrungsfristen-Management stellt sicher, dass Medicalunterlagen zehn Jahre gespeichert und danach regelkonform gelöscht werden. KHZG-Förderungen sind oft möglich, da ISO 27001 und KDG-Konformität die Antragsstellung erleichtern.

Die Standardisierung von Prozessen reduziert Fehlerquellen. Workflows stellen sicher, dass Genehmigungen nicht vergessen werden. Kostenträger-Prüfungen erfolgen automatisch vor Behandlungsbeginn. Dies vermeidet spätere Abrechnungsprobleme und Erlösausfälle.

Mobilität für Stationsärzte und Pflege

Die Visite ohne Aktenwagen ist in der Praxis möglich. Dokumenteneinsicht und Befundfreigabe erfolgen direkt am Patientenbett per Tablet. Der Zeitgewinn ist erheblich, Papiertransporte entfallen komplett. Die Patientensicherheit steigt durch sofortigen Zugriff auf aktuelle Laborbefunde und Medikamentenlisten.

Reale Herausforderungen und Limitationen

Die komplexe Initialeinrichtung erfordert hohen Beratungsaufwand. Es ist kein System zum einfachen Installieren und Loslegen. Jedes Krankenhaus hat andere Workflows, Rollen und Schnittstellen. Die Versuchung zu umfangreichem Customizing ist groß, kann aber Wartbarkeit und Upgrade-Kosten langfristig erhöhen.

Schnittstellenpflege ist ein Dauerthema, das Ressourcen bindet. Fehlerhafte Schnittstellendaten sind schwer zu tracken und können medizinische Fehler verursachen. Klare Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen IT-Teams sind oft unklar geregelt und führen zu Reibungsverlusten.

Begrenzte vorgefertigte Templates für spezielle Klinikbereiche wie Kreißsaal-Dokumentation oder spezielle QM-Prozesse erfordern Konfigurationsarbeit. Dies ist nicht grundsätzlich schlecht, wird aber oft unterschätzt. Datenmigration als Kostentreiber überrascht viele Projekte. Papierakten-Scanning mit OCR und Verifikation sowie Metadaten-Harmonisierung aus alten DMS-Systemen sind fehlerträchtig und zeitintensiv.

FAQ

Passt OPTIMAL SYSTEMS für ein Universitätsklinikum mit 800 Betten? Ja, dies ist die ideale Zielgruppe. Hohe Dokumentenvolumina, komplexe Schnittstellenlandschaft und Multi-Abteilungs-Anforderungen sind genau die Stärken der Lösung. Referenzen von Universitätskliniken in München und Nürnberg belegen die Praxistauglichkeit für diese Größenordnung.

Brauchen wir für die Einführung externe Berater? Meistens ja. Rechnen Sie mit vier bis sechs Monaten internen IT-Ressourcen für 0,5 bis 1 Vollzeitstelle plus sechs bis zwölf Monaten externer Berater mit ECM- und Healthcare-Know-how. Die Kosten liegen zwischen 50.000 und 150.000 Euro, sparen aber später deutlich mehr durch vermiedene Fehler und Zeitverschwendung.

Kann ich die Lösung schrittweise pro Abteilung einführen? Ja, dies wird sogar für große Häuser empfohlen. Ein typischer Start erfolgt mit Medizincontrolling und DRG-Kodierung, dann folgen Stationen. Der Quick-Wins-first-Ansatz motiviert für die nächsten Schritte durch frühe sichtbare Erfolge.

Wie lange dauert die Datenmigration aus altem DMS? Die Dauer variiert zwischen einem und sechs Monaten, abhängig von der Qualität des Alt-Systems. Pauschal sollten zehn bis 20 Prozent des Projektbudgets eingeplant werden. Automatisierte Tools existieren, aber Metadaten-Mapping ist oft manuell erforderlich.

Ist die Lösung DSGVO- und KDG-konform out-of-the-box? Ja, KDG ist Basis-Anforderung. Das ISO 27001-zertifizierte Rechenzentrum in Deutschland, Audit-Trail, Aufbewahrungsfristen-Management und Rechteverwaltung mit RBAC und ABAC sind vorkonfiguriert. Dennoch muss die Konfiguration auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.

Was kostet die Lösung pro Monat? Die Kosten sind sehr variabel abhängig von Größe, Deployment-Modell und Modulumfang. Als Richtwert: Cloud-Modelle starten bei 90 bis 200 Euro pro Monat und User. On-Premise bedeutet Lizenz-Einmalbetrag plus 18 bis 22 Prozent Wartung pro Jahr. Fordern Sie eine individuelle Demo mit Preisindikation an.

Funktioniert die Schnittstelle zu unserem HIS wie ORBIS? Wahrscheinlich ja. Standard-Connectoren für ORBIS, i.s.h.med und Agfa existieren. Eine Pre-Sales-Abklärung ist aber absolut notwendig, um Customizing-Kosten realistisch zu evaluieren. Jede HIS-Version kann Besonderheiten haben.

Wie schnell nach Go-Live sehen wir Effizienzgewinne? Quick Wins in drei bis sechs Monaten wie schnellere Suche und erste Workflows sind realistisch. Der volle ROI stellt sich in zwei bis drei Jahren ein. Kritisch ist die Messung: Dokumentieren Sie Baselines vorher, um Verbesserungen nachweisen zu können.

Ist die Software für kleinere Kliniken mit 50 bis 100 Betten geeignet? Technisch ja, aber wirtschaftlich ist dies oft Overkill. Für kleinere Häuser oder Fachpraxen sind einfachere DMS-Lösungen oft besser geeignet. OPTIMAL SYSTEMS ist für mittlere bis große Krankenhäuser optimiert.

Welcher Supportlevel wird für Krankenhäuser empfohlen? Mindestens 24/7-Support ist notwendig, da Krankenhäuser rund um die Uhr laufen. Ein SLA mit maximal vier Stunden Reaktionszeit für kritische Fehler, ein dedizierter Account Manager und regelmäßige Health Checks sollten Standard sein.