SoftENGINE | Kassensoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Täglicher Kassenbetrieb:

• TSE-konforme Kassenerfassung: Automatische Belegarchivierung mit BSI-zertifizierter TeleTSE ohne manuelle Nacharbeiten oder externe Dienstleister
• Flexible Zahlungsabwicklung: Kombination verschiedener Zahlungsarten innerhalb einer Transaktion, etwa Teilzahlung mit Bar und EC-Karte
• Barcode- und RFID-Scanning: Multiscanner-Unterstützung für hohe Kundenfrequenz mit automatischer Artikelerkennung
• Elektronische Waagenintegration: Direktanbindung gängiger Hersteller wie Bizerba und Mettler-Toledo für automatische Gewichtserfassung

Warenwirtschaft & Lager:

• Zentrales Artikelmanagement: Einmalige Pflege mit automatischer Verteilung an alle angeschlossenen Filialen und Kassenplätze
• Staffelpreise und Varianten: Mengenrabatte, Größen-/Farbenmatrizen und zeitlich begrenzte Aktionen direkt kassenrelevant hinterlegt
• Echtzeit-Bestandsführung: Jeder Verkauf aktualisiert sofort die Lagerbestände ohne zeitliche Verzögerung oder Stapelverarbeitung
• Inventurfunktionen: Mobile Erfassung mit Handscannern, Stichprobeninventur und automatische Differenzauswertung

Kundenmanagement:

• Integriertes Kundenkartensystem: Bonuspunkte, Treueguthaben und personalisierte Rabatte werden beim Kassiervorgang automatisch verwaltet
• Digitale Belegversendung: E-Receipts per E-Mail oder SMS mit kundenindividueller Präferenzeinstellung
• Kundenhistorie: Einsicht in vergangene Käufe direkt an der Kasse für bessere Beratung

Tagesabschluss & Buchhaltung:

• Automatisierte Kassenberichte: X- und Z-Berichte mit Schichtwechsel-Protokollierung ohne manuelles Geldzählen
• DATEV-Direktschnittstelle: Tagesumsätze automatisch an Steuerberater übertragen mit vorkonfigurierter Kontenzuordnung
• Integrierte Finanzbuchhaltung: Durchgängige Verbuchung vom Kassenbon bis zur Bilanz im selben System

Filialsteuerung:

• Multi-Standort-Verwaltung: Zentrale Steuerung von bis zu 100 Kassenplätzen über mehrere geografische Standorte
• Konsolidierte Auswertungen: Filialübergreifende Umsatzanalysen, ABC-Kategorisierungen und Kundenstatistiken
• Differenzierte Berechtigungen: Rollenbasierte Rechtevergabe ermöglicht filialspezifische Datensichtbarkeit bei zentraler Kontrolle

Omnichannel-Vertrieb:

• E-Commerce-Integration: Anbindung etablierter Shop-Systeme wie Shopware, Magento oder Amazon mit gemeinsamer Warenwirtschaft
• Mobile Kassenlösungen: Tablet- und Smartphone-App mit Offline-Funktionalität für Marktstände und Messeauftritte

🟨 Besonderheiten – Was macht SoftENGINE einzigartig?

Durchgängige Systemarchitektur ohne Medienbrüche

Anders als bei Insellösungen, bei denen Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung separate Programme mit Datenaustausch darstellen, arbeitet SoftENGINE mit einer einheitlichen Datenbasis. Artikelstammdaten, Preislisten und Lagerbestände existieren nur einmal und werden nicht zwischen Teilsystemen synchronisiert. Diese Architektur eliminiert typische Schnittstellenfehler wie verzögerte Preisanpassungen, Bestandsdifferenzen oder doppelte Datenpflege. Filialleiter pflegen neue Artikel einmal zentral ein, und alle Kassenplätze greifen unmittelbar auf die aktualisierten Informationen zu.

Eigenentwickelte TSE mit Herstellerkontrolle

Die eingesetzte TeleTSE wurde von SoftENGINE selbst entwickelt und trägt die BSI-Zertifizierung. Im Gegensatz zu zugekauften TSE-Lösungen von Drittanbietern bedeutet dies direkte Kontrolle über Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen. Kompatibilitätsprobleme bei Systemaktualisierungen entfallen, da Kassensoftware und Sicherheitseinrichtung aus einer Hand stammen. Die cloudbasierte Speicherung der Belegdaten erfolgt nach deutschen Datenschutzstandards auf Servern im DACH-Raum.

Branchenvorlagen für beschleunigte Inbetriebnahme

Spezialkonfigurationen für verschiedene Handelsbereiche liegen bereits vorbereitet vor. Bäckereien erhalten vorbereitete Kassenlayouts mit Tagesartikeln und Backwarenvarianten, Textilhändler finden Größen-/Farbenmatrizen vor, Gastronomiebetriebe können direkt mit Tischverwaltung starten. Diese Vorlagen basieren auf Erfahrungswerten aus hunderten Implementierungen und bilden branchentypische Arbeitsabläufe realitätsnah ab. Die Einrichtungszeit verkürzt sich dadurch von mehreren Wochen auf wenige Tage.

Modulare Skalierbarkeit ohne Systemwechsel

Der Einstieg ist als reine Kassenlösung mit Grundwarenwirtschaft möglich. Bei wachsenden Anforderungen lassen sich Module für CRM, Produktionsplanung, E-Commerce oder Lagerverwaltung nachträglich aktivieren – ohne Migration auf ein neues System. Die bereits erfassten Daten bleiben erhalten, erweiterte Funktionen greifen auf die bestehende Datenbasis zu. Diese Architektur schützt Anfangsinvestitionen und vermeidet den typischen Bruch beim Wechsel von einer Einstiegslösung auf ein Vollsystem.

Einschränkungen bei Cloud-nativer Arbeitsweise

Die Windows-basierte Client-Server-Architektur erfordert lokale oder gemietete Server-Infrastruktur und widerspricht dem Trend zu reinen Browser-Anwendungen. Die Benutzeroberfläche folgt klassischen Desktop-Konventionen statt modernen App-Designs, was längere Einarbeitungszeiten zur Folge hat. Betriebe ohne eigene IT-Abteilung oder etablierten Systemhaus-Partner müssen diese Ressourcen erst aufbauen. Mobile Arbeitsplätze außerhalb des lokalen Netzwerks benötigen VPN-Verbindungen statt einfacher Browser-Zugriffe.

🟩 Empfehlung – Wer sollte SoftENGINE wählen?

Mittelständische Filialisten mit 10 bis 200 Mitarbeitern

Bäckereiketten mit mehreren Standorten, regionale Textilgeschäfte oder Biomarkt-Gruppen profitieren von der zentralen Steuerungsmöglichkeit bei gleichzeitig dezentralen Kassenabschlüssen. Artikel werden einmal in der Zentrale angelegt und stehen automatisch an allen Verkaufspunkten zur Verfügung. Preisanpassungen greifen sofort filialübergreifend, während Tagesabschlüsse lokal erfolgen. Die konsolidierte Auswertung liefert Geschäftsführung und Controlling einheitliche Zahlen ohne manuelle Zusammenführung verschiedener Systeme.

Franchisekonzepte mit Compliance-Anforderungen

Franchisegeber, die einheitliche Sortimente, Preise und Verkaufsprozesse über alle Standorte durchsetzen müssen, finden hier die notwendige zentrale Datenhoheit. Gleichzeitig ermöglicht die differenzierte Rechteverwaltung filialspezifische Auswertungen für Franchisenehmer. Das System protokolliert alle Änderungen und Zugriffe lückenlos, was für Qualitätssicherung und Audits relevant ist. Standardisierte Schulungsunterlagen können einmal erstellt und für alle Standorte verwendet werden.

Betriebe mit ERP-Anforderungen über reine Kassenführung hinaus

Unternehmen, die nicht nur Verkaufsvorgänge abbilden, sondern auch Einkauf, Disposition, Produktion oder Versandlogistik integrieren wollen, finden eine Komplettlösung ohne Schnittstellenchaos. Ein Bäckereibetrieb kann beispielsweise Rezeptverwaltung, Backplanung und Filialbelieferung im selben System führen wie den Ladenverkauf. Diese durchgängige Abbildung der Wertschöpfungskette vermeidet Doppelerfassungen und ermöglicht realistische Kalkulation von Herstellkosten bis Endkundenpreis.

Direktvermarkter mit Omnichannel-Strategie

Hofläden, Weingüter oder Manufakturen, die gleichzeitig im eigenen Laden, auf Wochenmärkten und über einen Online-Shop verkaufen, benötigen eine zentrale Warenwirtschaft. Die mobile Kassen-App ermöglicht Verkauf auf dem Marktstand mit automatischer Bestandsaktualisierung. Online-Bestellungen fließen ins selbe Lagersystem ein und werden bei der Kommissionierung berücksichtigt. Kunden können über alle Kanäle hinweg ihre Bonuspunkte sammeln und einlösen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Gesetzeskonformität als Basisfunktion: TSE-Integration ohne Zusatzkosten, laufende Wartung oder externe Dienstleister – bei SoftENGINE direkt im Kernsystem enthalten
• Systemtiefe versus Komplexität: Betriebe mit reinem Kassenbedarf sind hier überversorgt und zahlen für ungenutzte ERP-Funktionen; wer diese Tiefe jedoch nutzt, spart langfristig Schnittstellenkosten
• Investitionsbereitschaft für Zukunftssicherheit: Höhere Anschaffungs- und Wartungskosten als bei Cloud-Kassen, aber modularer Ausbau schützt Anfangsinvestitionen besser als Systemwechsel
• IT-Ressourcen intern oder extern: Windows-Server und lokale Infrastruktur erfordern qualifizierte Administration – entweder durch eigene IT-Abteilung oder zuverlässigen Systemhaus-Partner

Wissenswertes zum Anbieter: SoftENGINE GmbH

Inhabergeführte Kontinuität seit 1993 prägt die Unternehmensführung. Ohne Quartalsdruck von Investoren erfolgt Produktentwicklung nach langfristigen Kundenbedarfen statt kurzfristigen Markttrends. Die etwa 120 Mitarbeiter am Standort Weingarten entwickeln die Software vollständig in Deutschland, was für Datenschutz und Support-Kommunikation relevant ist.

Kundenbeiräte beeinflussen die Produktentwicklung durch jährliche User-Group-Konferenzen und fachliche Workshops. Anwender aus verschiedenen Branchen bringen Feature-Wünsche direkt ein, die in Jahres-Updates umgesetzt werden. Diese partizipative Entwicklung führt zu praxisnahen Funktionen, die tatsächliche Arbeitsabläufe abbilden statt theoretische Best Practices. Die bewusste Positionierung im DACH-Mittelstand zwischen einfachen Cloud-Kassen und Konzern-ERPs wie SAP vermeidet Wachstum um jeden Preis zugunsten stabiler Kundenbeziehungen.

Technische Details & Integration

Die .NET-basierte Client-Server-Architektur setzt auf Windows 10/11 oder Server 2016+ mit SQL Server 2019+ als Datenbank. Diese etablierte Technologie bietet lange Support-Lebenszyklen und Kompatibilität mit gängiger Büro-Hardware. Die Rich-Client-Anwendungen auf den Kassenplätzen kommunizieren direkt mit der Datenbank, was hohe Transaktionsgeschwindigkeit auch bei großen Produktsortimenten garantiert.

Offene API für individuelle Anbindungen steht über REST- und SOAP-Webservices zur Verfügung. Implementierungspartner können Spezialgeräte oder Nischensoftware anbinden, die nicht standardmäßig unterstützt werden. Die API-Dokumentation ist für zertifizierte Partner zugänglich, öffentliche Sandbox-Umgebungen existieren nicht. Eigenentwicklungen durch Endkunden sind technisch möglich, erfordern jedoch .NET-Entwicklungskompetenz.

Standard-Konnektoren für Peripheriegeräte decken gängige Kassenhardware ab. Das ZVT-Protokoll ermöglicht Integration von Zahlterminals der Marktführer Ingenico und Verifone. Serielle und IP-Schnittstellen verbinden elektronische Waagen von Bizerba oder Mettler-Toledo. OPOS- und JavaPOS-Standards garantieren Kompatibilität mit Barcode-Scannern, Bondrucker und Kassenlade verschiedener Hersteller.

Kosten & Preismodell

Die Lizenzstruktur berechnet sich pro Kassenplatz mit modulabhängigen Aufschlägen. Öffentliche Preislisten existieren nicht, Angebote werden individuell nach Konfiguration, Standortanzahl und Branchenmodulen erstellt. Eine jährliche Wartungspauschale von 18 bis 22 Prozent auf die Lizenzsumme deckt Updates, Hotline-Support und gesetzliche Anpassungen. Diese Struktur ist typisch für klassische ERP-Systeme, unterscheidet sich jedoch fundamental von monatlichen SaaS-Abos bei Cloud-Kassen.

Ein realistisches TCO-Beispiel für 10 Kassenplätze über 5 Jahre umfasst etwa 100.000 bis 350.000 EUR Gesamtkosten. Diese Spanne ergibt sich aus unterschiedlichem Individualisierungsgrad: Die Untergrenze gilt bei Standardkonfiguration mit Basismodulen, die Obergrenze bei umfangreicher Anpassung mit Spezialschnittstellen. Einmalige Kosten für Hardware (Kassenpermanent, Server, Terminals) und Implementierung (Datenbereinigung, Migration, Schulung) kommen hinzu. Laufende interne Administrationskosten für Systembetreuung werden oft unterschätzt.

Kostenfallen vermeiden gelingt durch konsequente Nutzung vorbereiteter Standardprozesse statt individueller Sonderprogrammierung. Eine saubere Datenbereinigung im Altsystem vor der Migration reduziert Nacharbeitsaufwand erheblich. Ausreichend budgetierte Schulungen – mindestens 2 Tage Basisschulung plus 1 Tag Vertiefung pro Nutzergruppe – verhindern teure Support-Anfragen bei Routinevorgängen. Die Berechnung sollte auch künftige Standorterweiterungen berücksichtigen, da nachträgliche Lizenzergänzungen oft weniger Mengenrabatte beinhalten.

Migration & Umstieg auf SoftENGINE

Der typische Projektzeitraum für eine Filialkasse mit Warenwirtschaft beträgt 1 bis 3 Monate. Komplett-ERP-Implementierungen mit mehreren Standorten benötigen 3 bis 6 Monate. Die erste Filiale erfordert den größten Aufwand für Stammdatenmigration und Prozessabstimmung, weitere Standorte können dann im Rollout-Verfahren deutlich schneller folgen. Realistische Zeitpläne berücksichtigen Urlaubszeiten und Hochsaison-Phasen, in denen Handelsunternehmen keine Systemwechsel riskieren sollten.

Datenmigration stellt die häufigste Herausforderung dar. CSV- und ODBC-Import aus gängigen Altsystemen ist technisch möglich, die Datenqualität muss jedoch vorher gesichert werden. Typische Probleme sind inkonsistente Artikelstammdaten, fehlende EAN-Codes, veraltete Preislisten oder unvollständige Kundenadressen. Eine Datenbereinigung im Altsystem vor Export und Testmigrationen mit Qualitätsprüfung verhindern monatelange Nacharbeit im Produktivbetrieb. Partner-Unternehmen bieten Daten-Audit-Services an, die sich durch verkürzte Projektlaufzeit rechnen.

Change-Management erfordert frühe Einbindung aller Betroffenen. Filialleiter und Kassenpersonal sollten an Teststellungen mitwirken und Feedback zu Arbeitsabläufen geben können. Intensive Praxisschulungen – mindestens 2 Tage Basisschulung für Kassierer, 1 zusätzlicher Tag Vertiefung für Filialleiter, separate Administratorenschulung für zentrale IT – schaffen die Grundlage für produktiven Einsatz. Probeläufe im Parallelbetrieb mit dem Altsystem decken übersehene Spezialfälle auf, bevor die vollständige Umstellung erfolgt.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Durchgängige Prozesslandschaft: Vom Wareneinkauf über Kassierung bis zur Bilanz ohne Systembrüche oder Doppelerfassungen
• Rechtssichere TSE-Integration: BSI-zertifizierte, selbstentwickelte Lösung ohne externe Abhängigkeiten oder Zusatzkosten
• Modulare Skalierung: Start als Kasse möglich, späterer Ausbau zum Voll-ERP ohne Datenmigration oder Systemwechsel
• Filialübergreifende Steuerung: Zentrale Stammdatenpflege mit automatischer Verteilung an alle Standorte
• Branchenerfahrung: Vorbereitete Konfigurationen für Bäckereien, Textilhandel, Gastronomie verkürzen Einrichtungszeit
• Offline-Fähigkeit: Client-Server-Architektur ermöglicht Kassenbetrieb auch bei kurzfristigen Netzwerkausfällen

Herausforderungen:

• Höhere Einstiegsinvestition: Lizenz- und Wartungskosten deutlich über Cloud-Kassen, erfordert mittelfristige Investitionsplanung
• IT-Infrastruktur erforderlich: Windows-Server und lokale Administration nötig – intern oder durch Systemhaus-Partner bereitzustellen
• Längere Einarbeitungszeit: Desktop-Oberfläche weniger intuitiv als moderne App-Designs, intensive Schulungen notwendig
• Intransparente Preisgestaltung: Individuelle Angebote statt öffentlicher Preislisten erschweren Vergleichbarkeit
• Begrenzte Mobilität: VPN-Zugriffe statt native Browser-Anwendung für externe Arbeitsplätze
• Komplexität für Kleinbetriebe: Systemtiefe überdimensioniert für einzelne Kassenbetriebe ohne ERP-Anforderungen

Häufig gestellte Fragen zu SoftENGINE

Funktioniert die Kasse auch ohne Internetverbindung?

Die Client-Server-Architektur ermöglicht lokalen Kassenbetrieb auch ohne Internetverbindung. Artikeldaten, Preise und Kassenlogik liegen auf dem lokalen oder im Rechenzentrum gehosteten Server. TSE-Logging und E-Receipt-Versand benötigen zwar Verbindung, werden aber nachgeholt, sobald die Leitung wieder steht. Diese Offline-Fähigkeit unterscheidet SoftENGINE grundlegend von reinen Cloud-Kassen, die bei Internetausfall vollständig blockieren.

Kann mit einer einzelnen Kasse gestartet und später erweitert werden?

Der modulare Systemaufbau erlaubt Start als reine Kassenlösung mit Grundwarenwirtschaft. Bei wachsenden Anforderungen lassen sich Module für CRM, E-Commerce, Produktionsplanung oder erweiterte Lagerverwaltung nachträglich lizenzieren und aktivieren. Die bereits erfassten Stammdaten und Bewegungsdaten bleiben vollständig erhalten, neue Funktionen greifen auf die bestehende Datenbasis zu. Neuinstallationen oder Datenmigrations sind nicht erforderlich.

Wie aufwändig gestaltet sich die DATEV-Übergabe?

Die integrierte DATEV-Schnittstelle ermöglicht automatischen Export per Knopfdruck. Die Kontenzuordnung wird einmalig bei Systemeinrichtung konfiguriert – typischerweise gemeinsam mit dem Steuerberater. Danach erfolgt die Übertragung der Tagesumsätze ohne manuelle Nacharbeit oder Datenaufbereitung. Der Steuerberater erhält buchungsfertige Daten im DATEV-Format, die direkt in die Finanzbuchhaltung importiert werden können.

Welche Hardware-Investitionen sind zusätzlich erforderlich?

Neben den Software-Lizenzen benötigt jeder Kassenplatz einen Windows-PC oder Kassen-Terminal mit ausreichender Performance (min. Intel i3, 8 GB RAM). Peripheriegeräte wie Bondrucker, Barcode-Scanner, Kassenlade und optional Kundendisplay kosten je nach Qualität 300 bis 800 EUR pro Kassenplatz. Ein zentraler Windows-Server oder gehostete Server-Instanz kommt hinzu. Za