ChatGPT & Claude für Kassenpersonal: KI die wirklich hilft
Kennen Sie das Gefühl?
Kunde Herr Müller steht nach 20 Minuten Wartezeit an der Kasse und beschwert sich lautstark über einen Produktfehler, den er bereits bei der letzten Reklamation hatte. Sie wissen, dass der Artikel generell fehleranfällig ist und fragen sich bei jeder Beschwerde: Wie drücke ich das so aus, dass er sich gehört fühlt, aber nicht den Eindruck bekommt, ich würde den Fehler schönreden? Und wie erkläre ich die nächsten Schritte, ohne lange Diskussionen zu provozieren, besonders wenn fünf weitere Kunden ungeduldig warten?
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Den richtigen Tonfall und die passende Formulierung in angespannten Situationen schnell und authentisch zu finden, ohne emotional zu werden oder Falsches zu versprechen.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den verärgerten Kunden wegen der defekten Ware"
ChatGPT-Verhalten: Liefert sofort eine Antwort, egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihre Rückmeldung..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Handelt es sich um eine Erstbeschwerde oder hat der Kunde bereits mehrfach reklamiert? Soll ich einen konkreten Lösungsweg anbieten oder zunächst Verständnis zeigen?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts pro Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, stellt Rückfragen
Für Kassenpersonal empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht generisch.
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
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| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Kundenbeschwerden deeskalierend beantworten
Das Problem:
Kunden sind frustriert und oft laut. Es ist schwierig, ruhig und professionell zu bleiben und gleichzeitig Verständnis zu zeigen, ohne die Schuld der Filiale zuzuschieben. Standardfloskeln wirken oft abweisend oder genervt.
Zu direkt wirkt aggressiv. Zu nachgiebig ermutigt zu weiteren Forderungen. Zu viele Erklärungen kosten zu viel Zeit und bremsen die Schlange.
Beispiel-Situation: Kunde beschwert sich wütend über Wartezeit, gleichzeitig ist ein von ihm gekauftes Produkt kaputt.
Der Prompt:
Ich bin Kassenpersonal. Ein Kunde beschwert sich lautstark über [GRUND DER BESCHWERDE HIER EINFÜGEN].
Die Situation ist angespannt, weil [ZUSÄTZLICHER KONTEXT z.B. lange Wartezeit, zweite Reklamation].
Schreibe eine mündliche Antwort die ich dem Kunden direkt sagen kann und die:
1. Sofort zeigt dass ich die Situation ernst nehme (kein "Ich verstehe Ihren Ärger")
2. Konkret benennt was ich jetzt tue (nicht "Wir kümmern uns")
3. Einen realistischen nächsten Schritt nennt (mit Zeitangabe wenn möglich)
4. Ruhig und sachlich klingt, nicht übertrieben entschuldigend
Wichtig: Keine Versprechen die ich nicht halten kann. Keine Standardfloskeln wie "Es tut uns sehr leid".
Wenn ich etwas nicht weiß: Sage "Ich kläre das mit der Filialleitung und melde mich heute noch bei Ihnen"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin Kassenpersonal" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive und welcher Tonfall passt)
- Nummerierte Struktur → KI weiß genau was die Antwort enthalten muss
- "kein 'Ich verstehe Ihren Ärger'" → Verhindert abgenutzte Floskeln die unecht wirken
- "Wenn ich etwas nicht weiß" → Gibt eine ehrliche Fallback-Option
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort" führt zu Standardformulierungen die in der Praxis steif klingen.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der in Ihrem Ton ist, keine Floskeln enthält und konkret bleibt. Keine Formulierungs-Grübelei mehr unter Zeitdruck.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 8 Varianten für unterschiedliche Beschwerde-Situationen in Ihrem Arbeitsalltag.
Prompt 2: Anfragen zu nicht vorrätiger Ware beantworten
Das Problem:
Obwohl man das System prüft, ist es oft schwer, den Kunden zufriedenzustellen. Wann kommt die Ware? Ist sie online verfügbar? Die Antworten sind oft vage, was zu Kundenfrust führt.
Zu optimistisch sein weckt falsche Hoffnungen. Zu negativ sein verärgert den Kunden und lässt ihn zur Konkurrenz gehen. Es muss eine Balance gefunden werden, die informiert und bindet.
Beispiel-Situation: Kunde fragt nach einem Sonderangebot, das ausverkauft ist, und möchte wissen, wann es wieder verfügbar ist.
Der Prompt:
Ich bin Kassenpersonal. Ein Kunde fragt nach [PRODUKTNAME], das aktuell nicht vorrätig ist.
Status laut System: [z.B. "Nachlieferung unklar" oder "voraussichtlich KW 15" oder "nur online verfügbar"]
Schreibe eine mündliche Antwort die:
1. Ehrlich sagt was Sache ist (keine falschen Hoffnungen)
2. Eine konkrete Alternative anbietet (ähnliches Produkt oder Online-Bestellung)
3. Zeigt dass ich aktiv helfen will (nicht nur "haben wir nicht")
4. Freundlich aber realistisch klingt (nicht entschuldigend)
Wichtig: Keine Zeitangaben erfinden wenn das System keine hat.
Wenn Nachlieferung unklar: Biete an, die Kontaktdaten zu notieren für Rückruf bei Verfügbarkeit.
Ton: Hilfsbereit aber sachlich, wie jemand der die Situation kennt und mitdenkt.Warum funktioniert das:
- "Status laut System" → Zwingt Sie, konkrete Information einzugeben (keine vagen Prompts)
- "Eine konkrete Alternative" → Verhindert dass die Antwort nur negativ ist
- "Keine Zeitangaben erfinden" → Schützt vor unrealistischen Versprechen
Häufiger Fehler: Prompt ohne Status-Info führt dazu dass KI rät und optimistische Standardantworten liefert.
Der Nutzen: Kunden fühlen sich ernst genommen, weil die Antwort konkret ist. Sie vermeiden spätere Beschwerden durch falsche Erwartungen.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser und fragt nach fehlenden Details.
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Prompt 3: Informationen zu aktuellen Aktionen/Promotionen geben
Das Problem:
Bei vielen wechselnden Aktionen den Überblick zu behalten, ist schwierig. Kundenfragen sind oft sehr spezifisch, und man will schnell und korrekt antworten, ohne lange nachzuschlagen.
Falsche Informationen können zu Unmut führen und nachträglichen Kulanzbedarf auslösen. Unvollständige Infos frustrieren, weil Kunden später wieder fragen müssen. Zu viel Information überfordert.
Beispiel-Situation: Kunde fragt nach den genauen Bedingungen einer "kaufe 3, zahle 2"-Aktion, die nur für bestimmte Produkte gilt.
Der Prompt:
Ich bin Kassenpersonal. Ein Kunde fragt nach dieser Aktion: [AKTIONSNAME UND GRUNDPRINZIP HIER].
Was ich bereits weiß: [z.B. "gilt nur für Eigenmarke" oder "nur bestimmte Produktgruppen" oder "unklar welche Artikel genau"]
Erstelle eine kurze, klare Erklärung die:
1. Die wichtigste Regel zuerst nennt (was gilt, was nicht gilt)
2. Ein konkretes Beispiel gibt (damit der Kunde es sofort versteht)
3. Sagt wo man die vollständige Liste findet (Aushang, Flyer, Online)
4. Kurz bleibt (max 3 Sätze mündlich)
Wichtig: Keine Details erfinden die ich nicht bestätigen kann.
Wenn etwas unklar ist: "Ich prüfe das gern für Sie an der Kasse beim Scannen" oder "Die genaue Liste hängt bei [Ort] aus".
Ton: Informativ aber knapp, kein Verkaufsgespräch.Warum funktioniert das:
- "Was ich bereits weiß" → Verhindert dass KI Bedingungen erfindet
- "Ein konkretes Beispiel" → Macht abstrakte Regeln verständlich
- "max 3 Sätze mündlich" → Zwingt zur Kürze (wichtig bei Warteschlange)
Häufiger Fehler: Ohne Längen-Beschränkung liefert KI zu lange Erklärungen, die im Kassenalltag unpraktisch sind.
Der Nutzen: Sie geben schnell eine klare Auskunft, vermeiden Missverständnisse und müssen nicht jedes Detail auswendig können.
Prompt 4: Antworten auf allgemeine Kundenfragen zu Services formulieren
Das Problem:
Oft sind es Rückfragen zu EC-Zahlungen, Gutscheinen, Retouren ohne Kassenbon oder Möglichkeiten der Reservierung. Die Prozesse sind klar, aber die Erklärung muss verständlich und kundenfreundlich sein.
Zu bürokratisch klingt starr. Zu umständlich verwirrt. Man muss den Kunden schnell informieren und überzeugen, ohne zu wirken als ob man ihn abwimmeln möchte.
Beispiel-Situation: Kunde möchte wissen, wie er einen Artikel ohne Kassenbon zurückgeben kann und welche Optionen es gibt.
Der Prompt:
Ich bin Kassenpersonal. Ein Kunde fragt: [KUNDENFRAGE HIER EINFÜGEN]
Unsere Policy: [z.B. "Retoure nur mit Bon innerhalb 14 Tage" oder "Bei Kartenzahlung können wir den Beleg nachvollziehen"]
Schreibe eine mündliche Antwort die:
1. Erklärt was möglich ist (positiv formuliert, nicht mit "leider nur...")
2. Nennt was der Kunde mitbringen/tun muss
3. Bietet eine Alternative wenn die erste Option nicht geht
4. Freundlich aber klar bleibt (keine schwammigen Versprechungen)
Wichtig: Keine Ausnahmen versprechen die ich nicht entscheiden kann.
Wenn Sonderfall: "In diesem Fall kann die Filialleitung prüfen, ob eine Kulanzlösung möglich ist".
Ton: Service-orientiert aber realistisch, wie ein erfahrener Kollege der die Regeln kennt.Warum funktioniert das:
- "Unsere Policy" → Gibt klare Grenzen vor (keine Fantasie-Lösungen)
- "positiv formuliert" → Vermeidet dass die Antwort nur negativ klingt
- "Bietet eine Alternative" → Zeigt aktives Helfen-Wollen
Häufiger Fehler: Ohne Policy-Info rät die KI und schlägt oft Dinge vor, die nicht möglich sind.
Der Nutzen: Kunden verstehen die Regeln, fühlen sich aber nicht abgewimmelt. Sie müssen nicht ständig zur Filialleitung eskalieren.
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Ihrer internen Dokumentation verbinden.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Profession-spezifisch mit Claude + Praxis-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Kassenpersonal:
Szenario: Automatisierte Standardantwort-Entwürfe für E-Mails
Wie es läuft: Eingehende Kunden-E-Mails (z.B. über Web-Kontaktformular) werden von KI nach Thema klassifiziert: Reklamation, Produktanfrage, Öffnungszeiten. Das System erstellt einen Antwort-Entwurf. Ein Mitarbeiter prüft, passt an und versendet. Sie schreiben nicht mehr von null, sondern editieren nur noch.
Was Sie brauchen:
- Zapier oder Make Account (etwa 15€ pro Monat)
- Claude API Zugang (etwa 10€ pro Monat bei 10-30 Anfragen pro Woche)
- 3-5 Setup-Tage für erste Templates und Anbindung ans E-Mail-System
Wann es sich lohnt: Ab 10-15 Anfragen pro Woche macht es Sinn. Darunter: Manuell mit den Prompts oben ist schneller.
Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: etwa 25€ pro Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe und Versand
Das ist keine Zukunftsmusik. Das läuft heute bei drei unserer Kunden.
Die zweite Möglichkeit: Zusammenfassung von internen Produkt-Updates
Wöchentlicher Newsletter oder Produktkatalog vom Wareneinkauf wird automatisch analysiert. KI filtert kassenrelevante Infos wie Aktionszeiträume, Rabatte, Schlüsselprodukte. Sie erhalten eine Kurzzusammenfassung für den Schichtwechsel im Team-Chat, statt sich durch fünf Seiten Dokument zu kämpfen.
Aufwand: 1 Tag Setup. Lohnt sich ab 1-2 komplexen Dokumenten pro Woche mit mehr als fünf Seiten.
🔧 Interesse an Automatisierung für Kassenpersonal? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese 4 Prompts + 6 weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Kassenpersonal)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
- 15+ profession-spezifische Prompts
- Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Profession-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an CRM, E-Mail, Excel, etc.
Beispiele:
- Automatische Angebotserstellung aus Anfragen
- E-Mail-Entwürfe
- Monatliche Reports aus Datenbanken
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten + Nutzen
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.