Lead- & Kontaktverwaltung: Zentrale Verwaltung aller Interessenten, Eigentümer und Geschäftskontakte mit individuellen Profilen. Automatische E-Mail-Synchronisation mit Gmail und Outlook bringt die gesamte Kommunikation an einen Ort. Custom Fields ermöglichen die Erfassung objektspezifischer Daten wie Fläche, Zimmeranzahl, Budget, Lage und Verkaufsstatus. Direkte Verknüpfung von Kontakten mit Objekten und Deals.
Pipeline-Management: Mehrere parallele Pipelines für Käufe, Verkäufe und Vermietungen. Frei konfigurierbare Deal-Phasen bilden den typischen Makler-Workflow ab (Erstkontakt, Besichtigung, Angebot, Verhandlung, Abschluss). Visuelle Drag-&-Drop-Oberfläche zeigt alle Transaktionen auf einen Blick. Deal-Wert-Tracking ermöglicht präzise Umsatzprognosen.
Aktivitäten & Terminmanagement: Aufgaben, Besichtigungstermine und Follow-Ups werden direkt am Deal verwaltet. Automatische Erinnerungen per E-Mail verhindern, dass Interessenten verloren gehen. Kalenderintegration mit Outlook und Google Calendar synchronisiert alle Termine. Mobile App ermöglicht Termineingabe direkt beim Kunden vor Ort.
Automatisierungen: Automatische Follow-Up-E-Mails nach Besichtigungen. Status-Updates und Benachrichtigungen bei Pipeline-Änderungen. Automatische Aufgabenzuweisung im Team. Eskalationsregeln bei inaktiven Deals sorgen dafür, dass keine Transaktion unbemerkt ins Stocken gerät.
Dokumente & Verträge: Smart Docs erstellen Exposés, Angebote und Maklerverträge direkt aus dem System. E-Signatur-Funktion ermöglicht rechtsgültige digitale Unterschriften. Vorlagen für wiederkehrende Dokumente beschleunigen Standardprozesse. Zentrale Dokumentenablage pro Deal.
Lead-Generierung: LeadBooster kombiniert Chatbot und Web-Formulare für die eigene Website. Live-Chat-Funktion zur direkten Interessentenansprache. Lead-Qualifizierung mit automatischer Zuweisung an den zuständigen Makler.
Reporting & Analyse: Pipeline-Übersichten und Conversion-Rates auf einen Blick. Aktivitätsstatistiken pro Makler zeigen, wer wie viele Besichtigungen durchführt. Umsatzprognosen und Zielverfolgung. Individuelle Dashboards für Teamleiter.
KI-Unterstützung: Sales Assistant AI für Deal-Vorhersagen (Beta-Phase). Empfehlungen für nächste Schritte basierend auf erfolgreichen Mustern. Automatische Priorisierung von Deals nach Abschlusswahrscheinlichkeit.
Team-Funktionen: Rechteverwaltung und Rollenzuweisungen. Team-Ziele und Wettbewerbe motivieren das gesamte Team. Gemeinsame Pipelines und geteilte Kontakte. Transparente Aktivitätshistorie zeigt alle Interaktionen mit jedem Kontakt.
Integration & Erweiterungen: REST-API in allen Tarifen verfügbar. Zapier-Anbindung für über 5.000 Tools. DocuSign und PandaDoc für erweiterte Vertragsabwicklung. XING für Netzwerk-Synchronisation.
Pipeline-First-Philosophie für schnellere Abschlüsse
Die visuelle Deal-Pipeline steht im Zentrum der Software – nicht Kontakte oder Aufgaben. Dieser Ansatz folgt der bewährten Activity-Based-Selling-Methodik und führt nachweislich zu höheren Abschlussraten. Laut Pipedrive State of Sales 2024 erreichen Nutzer bis zu 15% weniger verpasste Leads und 20% schnellere Angebotszyklen. Makler sehen auf einen Blick, welche Objekte in welcher Phase stecken, wo Handlungsbedarf besteht und wo ein Anruf den Deal voranbringen kann.
Voller API-Zugang bereits im Einstiegsplan
Anders als bei Salesforce oder HubSpot ist die komplette REST-API mit Webhooks in allen Preisstufen verfügbar – auch im Essential-Plan für 15€ pro Monat. Das ermöglicht individuelle Integrationen ohne Enterprise-Budget. Makler können Pipedrive mit ihrer Website, Immobilienportalen über Zapier oder Bewertungstools verbinden, ohne auf teure Zusatzlizenzen angewiesen zu sein. Die API ist umfassend dokumentiert und bietet Zugriff auf nahezu alle Funktionen der Benutzeroberfläche.
LeadBooster All-in-One für moderne Lead-Generierung
Ein kombiniertes Modul aus Chatbot, Web-Formularen und Live-Chat in einem Paket für 39€ pro Monat. Laut Pipedrive Blog nutzen 20% der Top-Agenturen diese Funktion aktiv zur Lead-Qualifizierung. Interessenten auf der Website werden automatisch qualifiziert, auch außerhalb der Geschäftszeiten. Makler konzentrieren sich dadurch auf die wirklich kaufbereiten Leads, während der Chatbot Basisfragen beantwortet und erste Informationen sammelt.
Schnellste Einarbeitung im Wettbewerbsvergleich
Während Salesforce typischerweise ein bis zwei Wochen Einarbeitung erfordert, sind die meisten Teams mit Pipedrive in unter einem Tag produktiv. Die Benutzeroberfläche orientiert sich am natürlichen Arbeitsablauf von Vertriebsmitarbeitern. Das reduziert Schulungsaufwand erheblich, erhöht die Akzeptanz im Team und vermeidet monatelange Implementierungsphasen.
Einschränkungen
Pipedrive bietet keine native Integration zu deutschen Immobilienportalen wie ImmoScout24 oder Immowelt. Diese Anbindungen müssen über Zapier oder individuelle API-Entwicklung realisiert werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Auch ein dediziertes Objekt-Listing-Management fehlt – Objektdaten müssen über Custom Fields abgebildet werden. Geo-Mapping und Umkreissuche sind nicht integriert. Für Makler, die ein vollständiges Property-Management-System mit integrierter Mieterverwaltung und Objektdatenbank suchen, ist Pipedrive weniger geeignet.
Unabhängige Makler und Einzelkämpfer (1-5 Personen)
Geeignet für alle, die bisher mit Excel oder Papier arbeiten und ein einfaches, aber professionelles System suchen. Die Einrichtung dauert wenige Stunden, die Kosten sind überschaubar ab 15€ pro Monat, und alle Kundenkontakte sowie Deals bleiben endlich strukturiert im Blick. Die intuitive Oberfläche erfordert keine umfangreiche Schulung – die meisten Makler sind innerhalb weniger Stunden produktiv.
Kleine bis mittlere Makleragenturen (5-25 Mitarbeiter)
Optimal für wachsende Teams, die gemeinsame Pipelines, Rechteverwaltung und Team-Reporting benötigen. Die Skalierung funktioniert linear – neue Makler werden einfach hinzugefügt. Automatisierungen sparen Zeit bei Routineaufgaben wie Follow-Up-E-Mails nach Besichtigungen oder Status-Updates. Teamleiter erhalten volle Transparenz über alle laufenden Transaktionen und können Engpässe frühzeitig erkennen.
Vertriebsleiter, die Transparenz und Kontrolle benötigen
Passend für Teamleiter oder Geschäftsführer, die den Überblick über alle laufenden Transaktionen behalten, Engpässe erkennen und die Leistung des Teams objektiv messen möchten. Die Dashboards zeigen auf einen Blick, wo es hakt, welche Makler ihre Ziele erreichen und welche Deals ins Stocken geraten. Pipeline-Übersichten ermöglichen präzise Umsatzprognosen.
Technikaffine Makler mit Integrationsbedarf
Geeignet für alle, die Pipedrive mit ihrer Website, Marketing-Tools oder Bewertungssoftware verbinden möchten. Die offene API und Zapier-Anbindung machen fast alles möglich – auch mit begrenztem Budget. Makler mit Grundkenntnissen in Automatisierung können individuelle Workflows aufbauen, die ihre spezifischen Prozesse abbilden.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Flexible Vertriebsplattform statt spezialisiertes Immobilien-CRM – Pipedrive wurde nicht ausschließlich für Immobilienmakler entwickelt, sondern als flexible Vertriebsplattform für verschiedene Branchen. Durch Custom Fields können Makler alle relevanten Objektdaten wie Grundfläche, Baujahr, Energieausweis oder Provision selbst definieren. Der Vorteil liegt darin, dass sich das System an die individuelle Arbeitsweise anpassen lässt und nicht umgekehrt. Diese Flexibilität erfordert allerdings initiale Konfiguration und durchdachte Planung bei der Einrichtung.
Das System basiert auf der Activity-Based-Selling-Methodik, die besagt: Wer mehr qualifizierte Aktivitäten wie Anrufe, Besichtigungen und Follow-Ups durchführt, schließt mehr Deals ab. Pipedrive erinnert konsequent an anstehende Aufgaben und macht fehlende Follow-Ups sofort sichtbar. Diese Konsequenz reduziert nachweislich No-Shows um bis zu 30%. Die visuelle Pipeline zeigt jederzeit, welche Objekte in welcher Verkaufsphase stecken und wo dringender Handlungsbedarf besteht.
Die Stärken im Maklerkontext umfassen exzellentes Lead-Management, intuitive Pipeline-Visualisierung, starke Automatisierungen und mobile Nutzbarkeit. Makler profitieren von der übersichtlichen Darstellung aller laufenden Transaktionen und der nahtlosen E-Mail-Integration. Die Grenzen zeigen sich beim fehlenden nativen Objektmanagement, der nicht integrierten Telefonie (nur via Partner möglich), fehlendem Geo-Mapping und direkter Portal-Integration für Deutschland. Makler benötigen Zusatztools oder Workarounds für diese Bereiche, was zusätzliche Kosten und Konfigurationsaufwand bedeutet.
Etabliertes Unternehmen mit Zukunftsperspektive – Pipedrive wurde 2010 in Estland gegründet, beschäftigt heute über 1.200 Mitarbeiter weltweit und bedient mehr als 100.000 Unternehmen in 179 Ländern. Im Jahr 2020 wurde das Unternehmen von Vista Equity Partners übernommen, einer der führenden Private-Equity-Firmen im Softwarebereich. Diese finanzielle Basis garantiert langfristige Stabilität und kontinuierliche Produktentwicklung.
Die Kernkompetenz liegt in einfach zu bedienenden Vertriebswerkzeugen für kleine und mittelständische Unternehmen. Anders als Salesforce mit Enterprise-Fokus oder HubSpot mit Marketing-Fokus konzentriert sich Pipedrive konsequent auf Sales-Prozesse und Nutzerfreundlichkeit. Diese Spezialisierung zeigt sich in der Pipeline-First-Philosophie und der Activity-Based-Selling-Methodik. Neue Features werden alle zwei Wochen ausgerollt, basierend auf Kundenfeedback und Nutzungsdaten. Die Microservices-Architektur ermöglicht Updates ohne Systemausfälle. Aktuelle Schwerpunkte umfassen KI-Integration mit dem Sales Assistant, tiefere Branchenintegrationen und verbesserte mobile Experience. Die Pipedrive Academy bietet kostenlose Schulungsressourcen.
100% Cloud-SaaS mit EU-Datenhaltung – Pipedrive ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar, eine On-Premise-Option existiert nicht. Wichtig für deutsche Makler: Daten können auf EU-Servern in Deutschland oder Irland gehostet werden, was für DSGVO-Konformität relevant ist. Die Infrastruktur basiert auf AWS mit hoher Verfügbarkeit und automatischen Backups. Updates erfolgen automatisch ohne Ausfallzeiten oder manuelle Wartung.
Die offene REST-API mit vollem Funktionsumfang ist in allen Tarifen verfügbar – auch im 15€-Plan. Sie umfasst nahezu alle Funktionen der Benutzeroberfläche, ist gut dokumentiert auf developer.pipedrive.com und bietet Webhooks für Echtzeit-Benachrichtigungen. Ratenlimits sind transparent definiert. Für Makler bedeutet das: Individuelle Integrationen sind möglich, ohne in Enterprise-Pläne wechseln zu müssen. Technisch versierte Teams oder externe Entwickler können maßgeschneiderte Anbindungen an bestehende Systeme realisieren.
Integration über Zapier als pragmatischer Kompromiss – Native Integrationen existieren für Gmail, Outlook, DocuSign, Mailchimp und Google Maps. Für deutsche Immobilienportale wie ImmoScout24 oder Immowelt gibt es keine direkten Schnittstellen. Hier ist Zapier ab 20$ pro Monat oder individuelle API-Entwicklung erforderlich. Das erhöht die Flexibilität, verursacht aber zusätzliche Kosten und Konfigurationsaufwand. Gleiches gilt für Finanzierungs- oder Bewertungstools. Die Zapier-Integration ermöglicht theoretisch die Anbindung von über 5.000 Anwendungen, erfordert jedoch technisches Verständnis für die Konfiguration der Workflows.
Transparente Preisstruktur mit linearer Skalierung – Die Preise bei jährlicher Zahlung gestalten sich wie folgt: Essential: 15€ pro User und Monat für Basis-CRM-Funktionen. Advanced: 29€ pro User und Monat mit Automatisierungen und E-Mail-Sync. Professional: 59€ pro User und Monat inklusive Smart Docs und erweiterten Berichten. Enterprise: 119€ pro User und Monat mit SAML, Audit-Logs und dediziertem Customer Success Manager.
Als Add-on steht LeadBooster für 39€ pro Monat zur Verfügung, das für das gesamte Konto gilt und nicht pro User berechnet wird. Die Kosten sind deutlich niedriger als bei Salesforce ab 75€ oder HubSpot Sales Hub Professional ab 90€. Bei monatlicher Zahlung erhöhen sich die Preise um etwa 20%.
TCO-Kalkulation über fünf Jahre – Beispielrechnung für 10 Makler mit Professional-Plan, LeadBooster und Zapier Professional: Jahr 1 kostet ca. 10.300€ inklusive 2.000€ für Setup und Konfiguration. Die Jahre 2 bis 5 kosten je ca. 8.300€. Der Gesamt-TCO beträgt ca. 43.000€, was 862€ pro User und Jahr entspricht. Versteckte Kosten können durch Zapier-Tasks bei vielen Integrationen, Marketplace-Apps, Datenmigration und internen Schulungsaufwand entstehen. Over-Provisioning durch zu viele Lizenzen oder einen zu hohen Plan ist eine häufige Kostenfalle.
ROI-Break-Even nach 3-6 Monaten realistisch – Durch Automatisierung manueller Tasks mit geschätzten 10 Stunden pro Woche und Makler sowie bessere Lead-Nachverfolgung mit 15% weniger verpassten Leads amortisiert sich das System typischerweise nach 3 bis 6 Monaten. Messbarer Erfolg zeigt sich in Conversion Rates, Deal Velocity, Anzahl abgeschlossener Deals und Lead Response Time. Die Investition rechnet sich besonders schnell bei Teams, die bisher mit Excel oder ohne systematisches CRM arbeiten.
Schnelle Basis-Implementation in unter einer Woche – Für 1 bis 5 Makler ist eine Grundeinrichtung mit Import von Kontakten und Deals, E-Mail-Sync und erster Pipeline innerhalb von 1 bis 3 Tagen realisierbar. Laut Pipedrive-Partnerbericht sind 80% der Agents in unter einer Woche live. Der CSV- oder Excel-Import ist unkompliziert gestaltet, das Mapping von Custom Fields erfordert jedoch durchdachte Planung. Die Entscheidung, welche Objektdaten erfasst werden sollen, sollte vor dem Import getroffen werden.
Erweiterte Setups mit Automatisierungen: 2-4 Wochen – Bei 5 bis 25 Maklern mit Workflow-Automatisierungen, Zapier-Integrationen und rollenspezifischen Anpassungen sollten 2 bis 4 Wochen eingeplant werden. Kritische Erfolgsfaktoren sind die klare Definition der Vertriebsprozesse vor der Konfiguration, frühzeitige Einbindung der User und konsequentes Datenmanagement. Teams sollten sich Zeit nehmen, ihre aktuellen Prozesse zu dokumentieren und zu überlegen, wie diese in Pipedrive abgebildet werden können.
Change Management als Schlüssel zur Akzeptanz – Die intuitive Benutzeroberfläche und der Pipeline-First-Ansatz führen zu hoher Nutzerakzeptanz, vorausgesetzt die Vorteile werden klar kommuniziert und praxisnah geschult. Typische Herausforderungen umfassen die Detaillierung der Custom Fields für Objekte, Integration von Portalen mit technischem Aufwand, Datenmigration aus unstrukturierten Excel-Tabellen und Widerstand gegen neue Tools. Lösungsansätze sind praktische Workshops mit realen Szenarien, Leading by Example durch Führungskräfte und regelmäßige Feedback-Schleifen. Die größte Hürde ist oft nicht die Technik, sondern die Bereitschaft des Teams, etablierte Gewohnheiten zu ändern.
Vorteile:
Schnellste Time-to-Value im Wettbewerb: Während bei Salesforce 1 bis 2 Wochen Einarbeitung üblich sind, sind die meisten Teams mit Pipedrive in unter einem Tag produktiv.
Exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis: Voller API-Zugang bereits ab 15€ pro Monat, leistungsstarke Automatisierungen ab 29€ pro Monat – deutlich günstiger als vergleichbare Enterprise-CRMs.
Pipeline-Visualisierung als Wettbewerbsvorteil: Die visuelle Deal-Pipeline reduziert nachweislich verpasste Follow-Ups um 15% und beschleunigt Angebotszyklen um 20%.
Mobile Excellence: Exzellente Apps für iOS und Android ermöglichen Datenpflege direkt beim Kunden – ideal für Besichtigungen vor Ort mit Offline-Modus und Synchronisation.
Flexibilität durch offene Architektur: Die REST-API und Zapier-Integration ermöglichen individuelle Anpassungen ohne Enterprise-Budget.
Intuitive Benutzeroberfläche: Die klare, aufgeräumte Oberfläche reduziert Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz im Team erheblich.
Herausforderungen:
Kein natives Immobilien-Objektmanagement: Objektdaten müssen über Custom Fields abgebildet werden. Es gibt keine dedizierten Felder für Exposés, keine Geo-Visualisierung oder native Portalbindung.
Integration deutscher Immobilienportale erfordert Zusatzaufwand: Keine direkte Anbindung an ImmoScout24 oder Immowelt – nur über Zapier oder API-Entwicklung. Dies verursacht zusätzliche Kosten ab 20$ pro Monat und Konfigurationsaufwand.
Reporting-Granularität für spezifische Immobilienkennzahlen begrenzt: Standard-Berichte sind vertriebsorientiert. Spezifische KPIs wie durchschnittliche Verweildauer eines Objekts müssen manuell oder über BI-Tools erstellt werden.
Keine integrierte Telefonie-Lösung: Native VoIP fehlt. Telefonie ist nur über Partner-Integrationen wie Aircall oder JustCall möglich, was zusätzliche Kosten verursacht.
Keine revisionssichere Archivierung nach MaBV: Pipedrive kann Dokumente speichern, ersetzt aber kein dediziertes Archivsystem im Sinne der Makler- und Bauträgerverordnung.
Initiale Konfiguration erfordert Planung: Die Flexibilität bei Custom Fields bedeutet gleichzeitig, dass Makler im Vorfeld gut überlegen müssen, welche Datenfelder benötigt werden.
Ja, vollständig. Pipedrive ist ISO 27001 und SOC 2 Typ 2 zertifiziert, bietet eine Datenverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO und ermöglicht die Datenhaltung auf EU-Servern in Deutschland oder Irland. Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sind implementiert. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.
Nicht direkt über eine native Integration. Die Anbindung ist über Zapier als Middleware oder individuelle API-Entwicklung möglich. Das erfordert zusätzlichen Aufwand und Kosten – Zapier kostet ab 20$ pro Monat, individuelle Entwicklung je nach Umfang 2.000 bis 10.000€. Makler sollten prüfen, ob der Funktionsumfang der Zapier-Integration ihren Anforderungen genügt.
Basis-Setup für 1 bis 5 User: 1 bis 3 Tage. Erweitertes Setup mit Automatisierungen für 5 bis 25 User: 2 bis 4 Wochen. Umfassendes Setup mit vielen Integrationen für 25 bis 100 User: 1 bis 3 Monate. Die Dauer hängt stark davon ab, wie komplex die gewünschten Workflows sind und wie viele Integrationen benötigt werden.
Professional-Plan, empfohlen für Makler: 59€ × 10 User × 12 Monate = 7.080€ pro Jahr. Plus LeadBooster optional: 468€ pro Jahr. Plus Zapier Professional optional: ca. 720€ pro Jahr. Gesamt ca. 8.300€ pro Jahr ohne Einmalkosten für Setup und Konfiguration. Der Advanced-Plan für 29€ kann für kleinere Teams ausreichend sein, die auf Smart Docs verzichten können.
Ja, für iOS und Android. Die Apps ermöglichen Zugriff auf alle Kernfunktionen: Kontakte, Deals, Aufgaben, Aktivitäten und Kalender. Ideal für Dateneingabe bei Besichtigungen vor Ort. Der Offline-Modus ermöglicht Arbeit ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation bei erneuter Verbindung. Die Apps werden kontinuierlich weiterentwickelt und erhalten regelmäßig neue Funktionen.
Ja, es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Angabe einer Kreditkarte. Interessenten können alle Funktionen des Professional-Plans testen. Die Testphase bietet ausreichend Zeit, um die Software mit realen Daten zu evaluieren und die wichtigsten Workflows einzurichten. Nach Ablauf der Testphase können Daten problemlos in einen bezahlten Plan übernommen werden.
