Immobilien CRM Software: FLOWFACT

🟦 Funktionen – Was kann FLOWFACT?

Kontakt- und Kundenverwaltung

Zentrales Kontaktmanagement – Alle Kundendaten, Interessenten und Eigentümer an einem Ort verwalten und pflegen.

Automatische Kontakthistorie – Sämtliche Interaktionen werden chronologisch dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Segmentierung und Tagging – Kontakte nach individuellen Kriterien gruppieren für zielgerichtete Ansprache.

Immobilienverwaltung

Objekt-Datenbank – Strukturierte Erfassung aller Immobilien mit umfangreichen Details, Fotos und Dokumenten.

Exposé-Erstellung – Automatisierte Generierung professioneller Exposés in verschiedenen Formaten und Designs.

Portal-Anbindung – Direktes Veröffentlichen von Angeboten auf führenden Immobilienportalen wie ImmoScout24 und Immowelt.

Vertriebs- und Marketing-Funktionen

Suchprofile und Matching – Automatischer Abgleich zwischen verfügbaren Objekten und Interessenten-Suchprofilen.

E-Mail-Marketing – Integrierte Newsletter-Funktion für regelmäßige Kundenkommunikation und Objektinformationen.

Kampagnen-Management – Planung und Durchführung strukturierter Marketing-Kampagnen mit Erfolgsmessung.

Prozessautomatisierung

Workflow-Steuerung – Automatisierung wiederkehrender Aufgaben vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss.

Terminmanagement – Integrierter Kalender mit Erinnerungsfunktion für Besichtigungen und Follow-ups.

Aufgabenverwaltung – Systematische Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben im Team.

Dokumentation und Reporting

Dokumentenmanagement – Zentrale Ablage aller Verträge, Grundrisse und immobilienrelevanten Dokumente.

Reporting-Tools – Auswertungen zu Vermittlungsquoten, Vermarktungsdauern und Team-Performance.

DSGVO-Funktionen – Eingebaute Tools zur datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten.

🟨 Besonderheiten – Was macht FLOWFACT einzigartig?

Branchenspezialisierung seit über 20 Jahren

FLOWFACT entwickelt seit 1999 ausschließlich Software für die Immobilienwirtschaft. Diese langjährige Fokussierung zeigt sich in durchdachten Workflows, die exakt auf die Anforderungen von Maklern, Verwaltern und Projektentwicklern zugeschnitten sind. Anders als generische CRM-Systeme bildet FLOWFACT immobilienspezifische Prozesse wie die WEG-Verwaltung oder Objektbesichtigungen nativ ab. Die Einschränkung: Diese Spezialisierung macht das System für andere Branchen ungeeignet und die Anpassung an ungewöhnliche Geschäftsmodelle kann aufwendig sein.

Cloud-First-Architektur mit Rechenzentrum in Deutschland

Als einer der Pioniere bietet FLOWFACT seit Jahren eine vollständig cloud-basierte Lösung an. Alle Daten liegen in zertifizierten deutschen Rechenzentren, was höchste Datenschutzstandards gewährleistet. Der Vorteil: Zugriff von überall, automatische Updates und keine lokale IT-Infrastruktur nötig. Teams können mobil arbeiten und haben stets die aktuelle Datenbasis. Allerdings bedeutet dies auch eine vollständige Abhängigkeit von der Internetverbindung – ohne Netzwerk ist kein Zugriff auf das System möglich.

Modularer Aufbau mit flexiblem Lizenzmodell

FLOWFACT bietet verschiedene Ausbaustufen von der Basis-Version bis zur Enterprise-Lösung. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich benötigte Module und können bei Wachstum schrittweise erweitern. Die Integration von Zusatzmodulen wie Wohnungseigentumsverwaltung oder Projektentwicklung erfolgt nahtlos. Diese Flexibilität hat jedoch ihren Preis: Bei Hinzubuchen zusätzlicher Funktionen steigen die monatlichen Kosten deutlich, und die Vielzahl der Optionen macht die Preisfindung zunächst komplex.

Umfassendes Partner-Ökosystem

Mit über 100 zertifizierten Schnittstellen zu Portalen, Dienstleistern und Fachsoftware bietet FLOWFACT eines der größten Integrations-Netzwerke der Branche. Von der Bonitätsprüfung über digitale Signaturen bis zur Buchhaltungssoftware lassen sich nahezu alle Prozesse verbinden. Das reduziert Medienbrüche und manuelle Datenpflege erheblich. Die Kehrseite: Nicht alle Schnittstellen sind standardmäßig enthalten, und für manche Partner-Integrationen fallen zusätzliche Kosten an.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich FLOWFACT besonders?

Immobilienmakler mit 2-50 Mitarbeitern profitieren besonders von FLOWFACT. Das System bildet alle Makler-Prozesse von der Lead-Generierung über das Exposé-Management bis zur Provisionsverwaltung ab. Die Portal-Anbindungen und das automatische Matching zwischen Suchprofilen und Objekten sparen täglich mehrere Stunden manuelle Arbeit. Gerade wachsende Teams schätzen die zentrale Datenhaltung und transparente Aufgabenverteilung.

Hausverwaltungen mit Digitalisierungsbedarf finden in FLOWFACT eine moderne Alternative zu klassischen Verwaltungsprogrammen. Besonders geeignet für Verwalter, die neben der WEG-Verwaltung auch Vermietung und Verkauf anbieten. Die Kombination aus Verwaltungs- und CRM-Funktionen ermöglicht effiziente Cross-Selling-Strategien. Die Cloud-Lösung erleichtert zudem die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern über digitale Portale.

Projektentwickler und Bauträger nutzen FLOWFACT für strukturiertes Interessentenmanagement bei Neubau-Projekten. Die Software kann Reservierungen verwalten, Anzahlungen tracken und den Verkaufsprozess über mehrere Bauphasen hinweg dokumentieren. Besonders wertvoll: Die Anbindung an Marketing-Tools für gezielte Kampagnen bei Projekt-Launches.

Immobilien-Netzwerke und Franchise-Systeme schätzen die mandantenfähige Architektur. Zentrale Vorgaben lassen sich systemweit ausrollen, während einzelne Standorte eigene Datenhoheit behalten. Reporting über alle Niederlassungen hinweg ermöglicht Benchmarking und Best-Practice-Identifikation.

Wichtige Auswahlkriterien

Teamgröße und Wachstumspläne – FLOWFACT skaliert gut mit dem Unternehmen, ist aber für Einzelkämpfer möglicherweise überdimensioniert und zu kostenintensiv. Ab 3-5 Mitarbeitern entfaltet sich der volle Nutzen.

**Bestehende IT-Lan