Software für Ergotherapie | Praxissoftware | Therapeutensoftware | Test | Vergleich | kostenlos

1. Welche Software brauche ich für eine pädiatrische Ergotherapie-Praxis?

Für eine pädiatrische Praxis sind spezialisierte Assessment-Tools unverzichtbar. Die Software sollte M-ABC-2 (Movement Assessment Battery for Children) und ET 6-6-R (Entwicklungstest) als strukturierte digitale Formulare integrieren, nicht als generische Textfelder. Essentiell sind automatische Perzentilrang-Berechnungen, grafische Verlaufsdarstellungen für Elterngespräche und Report-Formate für verschiedene Stakeholder (SPZ, Frühförderstellen, Schulen). Wenn Ihre Software nur flexible Dokumentation über Freitextfelder bietet, landen Sie im Dual-System: Software für Abrechnung, Papier oder Excel für die eigentliche klinische Arbeit. Eine spezialisierte pädiatrische Lösung spart täglich 15-20 Minuten pro dokumentiertem Assessment und ermöglicht standardisierte Berichterstattung. Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass der Vendor konkret die Assessment-Tools BY NAME nennen kann, die integriert sind. Vage Versprechen wie "unsere Dokumentation ist völlig flexibel" sind Warnsignale für fehlende Spezialisierung.

2. Wie verhindert Ergotherapie-Software Retaxierungen durch Krankenkassen?

Intelligente Abrechnung bedeutet nicht nur Dateneingabe, sondern proaktive Validierung vor Behandlungsbeginn. Software sollte sieben kritische Lücken schließen: Erstens HMK-Plausibilitätskonflikte live erkennen (ICD-10 versus Leitsymptomatik-Mismatches), bevor Sie behandeln. Zweitens Formfehler-Checklisten bei Verordnungsannahme (fehlende Korrektur-Signatur plus Korrektur-Datum macht Verordnung komplett ungültig). Drittens Frequenzspannen-Validierung gegen flexible HMK-Normen, nicht gegen starre Arzt-Angaben. Viertens fehlerfreie Preislisten-Updates mit dokumentiertem Testprozess. Fünftens automatische Fristüberwachung für Behandlungsstart und Abschluss. Sechstens korrekte Zuzahlungsberechnung nach aktuellen Regelungen. Siebtens Hausbesuchspauschalen-Validierung gegen Verordnungsfreigabe. Eine einzige übersehene HMK-Inkompatibilität kann Sie zwölf Therapieeinheiten à 60 Euro kosten – 720 Euro kompletter Verlust, den Sie als Praxis zu 100 Prozent tragen. Fragen Sie Anbieter konkret: "Zeigen Sie mir live, was passiert, wenn ich ICD-10 und Leitsymptomatik falsch kombiniere." Gute Antwort: Live-Demonstration mit spezifischer Fehlermeldung. Rote Flagge: "Das System erlaubt flexible Eingabe" bedeutet keine Validierung.

3. Was bedeutet "Spezialisierungs-Gap" und habe ich dieses Problem?

Ein Spezialisierungs-Gap liegt vor, wenn Ihre Software administrative Funktionen abdeckt (Terminplanung, Abrechnung), Sie aber für die eigentliche klinische Dokumentation auf Papier oder Excel ausweichen müssen. Typisches Symptom: Sie haben Praxissoftware, nutzen aber Tabellenkalkulationen für Barthel Index-Verlaufsmessungen oder handschriftliche Bögen für M-ABC-2-Tests. Dies ist kein Schulungsproblem, sondern ein Fähigkeitsproblem der Software. Generic "Dokumentations"-Module bieten Freitextfelder, wo Sie strukturierte Assessment-Formulare mit automatischer Score-Berechnung bräuchten. Die Konsequenz: Sie bezahlen für Software und leisten zusätzlich manuelle Assessment-Arbeit, die digital automatisiert sein könnte. Pädiatrische, neurologische Reha und Handtherapie haben fundamental unterschiedliche Workflow-Anforderungen. Software, die alle drei gleich gut bedient, existiert nicht. Wenn Ihr Anbieter "universelle Ergotherapie-Lösung" verspricht, ist dies meist Marketing für unspezifische Textfeld-Dokumentation. Prüfen Sie: Können Sie Ihre drei meistgenutzten Assessments als strukturierte Formulare mit Auto-Berechnung dokumentieren? Falls nein, haben Sie einen Spezialisierungs-Gap.

4. Welche Compliance-Dokumente muss ich vom Software-Anbieter verlangen?

Sie sind als Praxisinhaber "Verantwortlicher" nach DSGVO, der Anbieter ist "Auftragsverarbeiter". Die rechtliche Haftung für Patientendaten liegt bei Ihnen, nicht beim Vendor. Fordern Sie VOR Vertragsunterzeichnung folgende Dokumente: Erstens einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) nach Artikel 28 DSGVO mit Bestätigung der Server-Lokation in EU/EWR und vollständiger Subunternehmer-Liste. Zweitens ein gültiges ISO 27001-Zertifikat für Informationssicherheits-Management (nicht abgelaufen). Drittens ein BSI C5-Testat durch akkreditierten Prüfer (deutscher Cloud-Sicherheitsstandard). Viertens ein Sicherheitskonzept mit Dokumentation der Remote-Access-Kontrollen und Verschlüsselungsstandards. Fünftens Schulungsunterlagen zur IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 (Pflicht ab 1. Oktober 2025), inklusive Phishing-Erkennungs-Training für Mitarbeiter. Die IT-Sicherheitsrichtlinie war ursprünglich für Arztpraxen gedacht, wird aber zum De-facto-Rechtsstandard für alle Heilmittelerbringer. Sie sind gesetzlich verpflichtet, Personal zu schulen; Anbieter müssen Remote-Wartungs-Compliance und Trainingsmaterialien liefern. Rote Flaggen: "Wir schicken das später zu" (fordern Sie es VOR Entscheidung) oder "Wir sind DSGVO-konform" ohne Dokumentation (Marketing-Behauptung, kein Rechtsschutz). Ein Anbieter, der die IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 nicht kennt, ist nicht auf aktuellem regulatorischem Stand.

5. Cloud-Lösung oder On-Premise-Installation – was ist besser für meine Praxis?

Die Antwort hängt von Ihrer IT-Infrastruktur und Workflow-Präferenz ab. Cloud-Lösungen dominieren bei Neugründungen (70 Prozent Marktanteil) wegen niedriger Einstiegshürden: Keine Server-Infrastruktur nötig, automatische Updates (Preislisten, Features), Zugriff von jedem Gerät (Desktop, Tablet, Smartphone), mobile App-Unterstützung für Hausbesuche und planbare monatliche Kosten. Nachteile: Stabile Internetverbindung erforderlich, monatliche Kosten akkumulieren über Jahre, Vendor-Abhängigkeit bei Datenportabilität. On-Premise-Installationen bieten: Einmaliger Kaufpreis möglich, Daten physisch vor Ort, keine Internet-Abhängigkeit im Tagesgeschäft. Nachteile: IT-Infrastruktur erforderlich (Server, Backup-Systeme), manuelle Updates, höhere Anfangsinvestition, komplexer Remote-Zugriff. Hybrid-Modelle kombinieren lokale Installation mit Cloud-Backup, bringen aber höhere Komplexität. Entscheidungskriterium: Im Zweifel Cloud wählen. Die Komplexität und Kosten von On-Premise sind nur gerechtfertigt, wenn spezifische Anforderungen (strikte Datenresidenz-Policies, langfristige Kostenoptimierung bei großen Praxen) dies erfordern. Für typische Ein- bis Drei-Therapeuten-Praxen ist Cloud die effizienteste Wahl.

6. Was kostet die Softwareumstellung wirklich (versteckte Kosten)?

Lizenzgebühren sind transparent, echte Kosten versteckt. Kalkulieren Sie vier Faktoren: Erstens Produktivitätsverlust während Einführung – empfohlen ist komplette Praxisschließung am Go-Live-Tag für ungestörte Systemeinrichtung, typische Kosten 800 bis 1.500 Euro Umsatzverlust je nach Praxisgröße. Zweitens nicht abrechenbare Schulungszeit: Vendor-Webinare (drei bis fünf Stunden initial) entsprechen nicht realer Lernzeit (15 bis 25 Stunden pro Person bis Routine erreicht ist), zwei bis drei Wochen partielle Produktivitätsverlust entsprechen 2.000 bis 4.000 Euro praxisweit. Drittens doppelte Systemlast in Übergangsphase – parallele Dateneingabe in Alt-System (offene Verordnungen) und Neu-System (neue Patienten) für typisch vier bis acht Wochen, Mehrarbeit circa zehn Stunden pro Woche entspricht 1.000 bis 2.000 Euro zusätzliche Kosten. Viertens Datenmigrations-Arbeit: Scannen historischer Akten, Datenbereinigung, Verifikation – 1.500 bis 3.000 Euro abhängig vom Datenvolumen. Gesamte versteckte Kosten: 5.300 bis 10.500 Euro zusätzlich zu Lizenzgebühren. ROI-Überlegung: Dies sind einmalige Kosten. Rechnen Sie gegen langfristige Effizienzgewinne (Zeitersparnis, Retaxierungs-Prävention, besserer Workflow). Bei korrekter Implementierung amortisiert sich Investition typischerweise innerhalb zwölf bis 18 Monaten.

7. Welche Assessment-Tools sollte gute Ergotherapie-Software integrieren?

Die Antwort ist spezialisierungsabhängig. Pädiatrische Praxen benötigen M-ABC-2 (Movement Assessment Battery for Children) mit automatischer Perzentilrang-Berechnung, ET 6-6-R (Entwicklungstest 6 Jahre bis 6 Jahre Revision) und sensorische Integrations-Assessments als digitale Formulare. Neurologische Rehabilitation erfordert Barthel Index mit Trend-Grafiken für Langzeitverordnungs-Begründung, FIM (Functional Independence Measure) und ADL-Skalen für objektive Verlaufsdokumentation. Handtherapie braucht ROM-Tracking (Range of Motion) in Grad-Angaben mit Trend-Visualisierung, Dynamometer-Werte, Grip-Strength-Messungen und Foto-Dokumentation für Schienen-Fortschritt. "Strukturierte Assessment-Integration" bedeutet: Vordefinierte digitale Formulare (nicht generische Textfelder), automatische Score-Berechnung ohne manuelle Kalkulation, historisches Tracking mit T1/T2/T3-Vergleich, grafische Visualisierung für Patienten und Stakeholder, standardisierte PDF-Reports mit assessment-spezifischer Formatierung. Vendor-Testfrage: "Welche konkreten Assessment-Tools (by name: M-ABC-2, Barthel, FIM) sind als strukturierte Formulare integriert?" Gute Antwort: Spezifische Tools mit Live-Demo. Rote Flagge: "Unsere Dokumentation ist völlig flexibel" übersetzt zu "Wir bieten nur Textfelder, keine spezialisierten Tools." Dies zwingt Sie ins Dual-System.

8. Was ist die "Frequenzspannen-Falle" bei der Abrechnung?

Die Frequenzspannen-Falle entsteht durch rigide Arzt-Software, die flexible HMK-Normen nicht abbildet. Heilmittelkatalog erlaubt oft Frequenzspannen (beispielsweise "ein bis drei Mal wöchentlich" für bestimmte Indikationen), aber Arzt-Software zwingt zu starrer Einzelangabe ("ein Mal wöchentlich"). Wenn Therapeut tatsächlich zwei Mal wöchentlich behandelt (innerhalb HMK-Spanne erlaubt), aber Verordnung starr "ein Mal" dokumentiert, droht Retaxierung wegen scheinbarer HMK-Abweichung. Intelligente Ergotherapie-Software muss gegen HMK-Frequenzspannen validieren, nicht gegen starre Verordnungs-Eingabe. Konkrete Prüffrage an Anbieter: "Validiert Ihre Software gegen flexible HMK-Frequenzspannen oder nur gegen die Arzt-Angabe?" Gute Antwort: "Wir prüfen gegen HMK-Spannen (ein bis drei Mal wöchentlich erlaubt), warnen nur bei echter Überschreitung." Rote Flagge: "Wir übernehmen die Arzt-Angabe eins zu eins" bedeutet keine intelligente Validierung, Sie müssen manuell prüfen. Forum-Berichte dokumentieren Retaxierungen von mehreren tausend Euro durch diese Falle. Präventions-Strategie: Software muss HMK als relationale Datenbank behandeln (Indikation → Leitsymptomatik → zulässige Frequenzspanne), nicht als statische Regelliste. Dies erfordert regelmäßige HMK-Updates vom Vendor mit dokumentiertem Testprozess.

9. Wie erkenne ich, ob ein Anbieter up-to-date mit Compliance-Anforderungen ist?

Drei konkrete Tests: Erstens IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 – fragen Sie: "Welche Maßnahmen haben Sie zur IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 implementiert?" (Frist: 1. Oktober 2025). Anbieter sollte dokumentierte Phishing-Schulungsunterlagen für Praxispersonal, strikte Remote-Wartungs-Protokolle für externe IT-Dienstleister und nachweislich dokumentierte Sicherheits-Trainings liefern können. Vage Antworten oder "Was ist das?" sind Warnsignale. Zweitens eHeilmittelverordnung und KIM-Integration – fragen Sie: "Was ist Ihre Roadmap für eHeilmittelverordnung und KIM-Anbindung?" Zukunftssichere Anbieter haben konkrete Entwicklungspläne, weil digitale Verordnung 2026 bis 2028 Standard wird. Anbieter ohne Strategie schaffen technische Schulden. Drittens DSGVO-Dokumentations-Vollständigkeit – fordern Sie AVV, ISO 27001, BSI C5 VOR Demo-Termin. Anbieter mit "schicken wir später" haben oft keine vollständige Dokumentation. Seriöse Vendor halten Standard-Compliance-Paket bereit und senden sofort. Bonus-Test: Fragen Sie nach Preislisten-Update-Testprozess. Antwort "Updates sind automatisch" ohne Transparenz ist riskant (Forum dokumentiert Update-Fehler mit vertauschten Alt/Neu-Preisen). Gute Antwort: "Staged Rollout, Testumgebung, Praxis-Benachrichtigung vor Update, Rollback-Option bei Problemen."

10. Was ist der Unterschied zwischen "Abrechnungs-Funktion" und "Abrechnungs-Intelligenz"?

Abrechnungs-Funktion bedeutet: Software erlaubt Eingabe von Verordnungsdaten, Therapieeinheiten und Patientenstammdaten, generiert Rechnungen, exportiert zu Abrechnungszentren. Jede moderne Praxissoftware hat dies. Abrechnungs-Intelligenz bedeutet: Software verhindert proaktiv Retaxierungen durch Validierung VOR Behandlungsbeginn. Konkret: HMK-Plausibilitäts-Prüfung live bei Verordnungsannahme (ICD-10 ↔ Leitsymptomatik ↔ Position-Kompatibilität), Formfehler-Checklisten (fehlende Korrektur-Signatur mit Datum bei Arzt-Korrekturen), Frequenzspannen-Validierung gegen flexible HMK-Normen statt starre Eingaben, automatische Fristüberwachung (Behandlungsstart-Fristen, Abschluss-Deadlines) mit Dashboard-Warnungen, Zuzahlungs-Berechnung basierend auf aktuellen Regelungen mit automatischen Updates, Hausbesuchspauschalen-Validierung gegen Verordnungs-Freigabe, Preislisten-Management mit fehlerfreien Update-Prozessen (dokumentierter Testprozess). Der kritische Unterschied: Software, die Abrechnung erlaubt, ist nicht identisch mit Software, die Retaxierung verhindert. Therapeut trägt 100 Prozent finanzielles Risiko bei schwacher Software-Validierung. Beispiel-Szenario: Zwölf Therapieeinheiten à 60 Euro bei HMK-Konflikt-Übersehen entspricht 720 Euro Komplettverlust, den Praxis trägt, nicht Krankenkasse, nicht Software-Anbieter. Vendor-Testfrage: "Zeigen Sie mir, was passiert, wenn ich eine Verordnung mit ICD-10/Leitsymptomatik-Mismatch eingebe." Intelligente Software: Live-Konflikt-Erkennung mit spezifischer Fehlermeldung und Korrektur-Vorschlag. Unintelligente Software: Erlaubt Eingabe ohne Warnung.

11. Welche Schnittstellen sind für Ergotherapie-Praxen wirklich wichtig?

Vier kritische Integrationen: Erstens Abrechnungszentren-Anbindung (AS AG, opta data, DZH) – automatischer Export von Abrechnungsdaten (Verordnungen, Therapieeinheiten, Patientenstammdaten) erspart manuelle Dateneingabe im Abrechnungszentrum-Portal (zeitintensiv, fehleranfällig). Fragen Sie Anbieter: "Mit welchen Abrechnungszentren integrieren Sie nativ?" Nur ein Center oder manueller Export ist Nachteil. Zweitens GDT-Schnittstelle (Gerätedaten-Transfer) – deutscher Healthcare-Standard für Datenaustausch mit Arztpraxen, ermöglicht elektronischen Verordnungs-Import (reduziert manuelle Eingabe) und Report-Export (Arzt erhält Therapiebericht digital). Weitgehend unterstützter Standard, aber Implementation-Qualität variiert. Drittens KIM-Anbindung (Kommunikation im Medizinwesen) – sichere E-Mail für Gesundheitssektor, zukünftige Pflicht für digitale Verordnungs-Übertragung. Rollout läuft, noch nicht Pflicht für Therapeuten, aber kommend 2026 bis 2028. Zukunftssicher: Anbieter mit KIM-Roadmap wählen. Viertens Online-Terminbuchungs-Integration (Doctolib, Jameda etc.) – Patienten-Erwartung steigt, reduziert Telefonat-Workload, Kalender-Synchronisation verhindert Doppelbuchungen. Fragen Sie Anbieter: "Welche Integrationen sind nativ (eingebaut) versus manueller Export/Import?" Native Integration spart Zeit und Fehler. Manueller Prozess schafft Reibung und erhöht Fehlerrisiko.

12. Wie lange dauert die Einarbeitung in neue Ergotherapie-Software realistisch?

Vendor versprechen "schnelle Einführung", Realität ist komplexer. Rechnen Sie mit drei Phasen: Phase eins (Woche eins bis zwei) – Basis-Funktionen: Kalender/Terminplanung, Patientenstammdaten, einfache Notizen. Team wird grundlegend arbeitsfähig, aber langsamer als mit Alt-System. Phase zwei (Woche drei bis sechs) – Kern-Workflow: Verordnungsverwaltung, strukturierte Dokumentation, Abrechnung. Hier entscheidet sich Akzeptanz – wenn Software Spezialisierungs-Gap hat (generische Textfelder statt Assessment-Tools), steigt Widerstand. Phase drei (Woche sieben bis zwölf) – Routine und Optimierung: Erweiterte Features (Reporting, Integrationen, mobile App), Team erreicht Geschwindigkeit des Alt-Systems, beginnt Effizienzgewinne zu realisieren. Komplette Routine: Drei bis sechs Monate, nicht drei Tage oder drei Wochen. Vendor-Webinars (drei bis fünf Stunden) sind Start, nicht Ende der Lernkurve. Reale Lernzeit pro Person: 15 bis 25 Stunden bis Proficiency. Change-Management-Realität: Widerstand ist normal ("altes System war schneller" – kurzfristig wahr, langfristig falsch). Mitigation: Team in Auswahl einbeziehen (Ownership), dedizierte Schulungszeit (nicht "nebenher lernen"), kleine Erfolge feiern (erste erfolgreiche digitale Rechnung), Geduld (Kompetenz braucht Monate). Empfohlener Rollout: Gestaffelt statt Big-Bang. Woche eins bis zwei nur Kalender, Woche drei bis vier Patientenakte, Woche fünf bis acht Abrechnung, Woche neun plus erweiterte Features. Reduziert Overwhelm, ermöglicht graduelle Anpassung.

13. Was bedeutet "Datenmigrations-Realität" und warum kann nicht alles übertragen werden?

Vendor versprechen "vollständige Datenübernahme", technische Realität unterscheidet sich. Migrierbar sind Stammdaten: Patientennamen, Adressen, Versicherungsnummern, Kontaktdaten – dies sind strukturierte Datenbank-Felder, die zwischen Systemen übertragbar sind. Manchmal migrierbar: Termine (kommende Appointments, falls Datenformat kompatibel), Verordnungsdaten (aktive Prescriptions, falls Struktur ähnlich). NICHT migrierbar ohne manuelle Arbeit: Behandlungsnotizen (jahrelange unstrukturierte Therapie-Notizen aus Papier oder Alt-Software-Freitextfeldern können nicht in strukturierte Neu-System-Datenbank-Felder gemappt werden, müssen gescannt und als PDF an digitale Patientenakte angehängt werden), Assessment-Historie (historische Assessment-Scores in alten Freitext-Notizen können nicht in strukturierte M-ABC-2/Barthel-Felder extrahiert werden, sind verloren für automatische Trend-Analyse), Abrechnungshistorie (offene Rechnungen, Zuzahlungs-Tracking oft manueller Re-Entry erforderlich), Dokumente (gescannte Verordnungen, Reports als Dateien übertragbar, aber müssen manuell Patienten im Neu-System zugeordnet werden). Versteckte Arbeit: Scannen alter Papier-Akten (40 bis 60 Stunden für 350-Patienten-Praxis, nicht Vendor-Service), Daten-Cleanup im Alt-System vor Export (Duplikate entfernen, Fehler korrigieren, sonst Garbage-in-Garbage-out), Stichproben-Verifikation migrierter Daten (Sampling-Check, dass Transfer korrekt erfolgte). Beispiel-Realität: Praxis mit zehn Jahren Papier-Akten, Wechsel zu Digital. Stammdaten (350 Patienten) können importiert werden. ABER: Handschriftliche Therapie-Notizen werden nicht automatisch übertragen. Lösung: Alte Akten scannen, als PDF anhängen – erfordert 40 Stunden Scan-Arbeit (nicht im Vendor-Angebot). Erwartungs-Management: "Migration" bedeutet nicht "alle historischen Daten perfekt übertragen", sondern "Neu-System hat Patientennamen". Historischer Kontext meist archiviert, nicht aktiv nutzbar.

Software für Ergotherapie: Umfassender Ratgeber für 2025

Einleitung: Warum "Ergotherapie-Software" ein Trugschluss ist

Der Markt verkauft Ihnen "Ergotherapie-Software" als würde es sich um eine einheitliche Produktkategorie handeln. Das ist ein Trugschluss. Die klinische Realität sieht fundamental anders aus.

Eine pädiatrische Ergotherapeutin dokumentiert M-ABC-2-Testergebnisse, rechnet Perzentilränge aus und erstellt strukturierte Berichte für Sozialpädiatrische Zentren und Schulen. Ein Therapeut in der neurologischen Rehabilitation erfasst Barthel Index-Messungen über mehrere Zeitpunkte, generiert Trend-Grafiken zur Begründung von Langzeitverordnungen bei GKV und Deutscher Rentenversicherung. Ein Handtherapeut trackt ROM-Werte in Grad, dokumentiert Dynamometer-Messungen und rechnet Materialkosten für individuell angefertigte Schienen ab.

Diese drei Spezialisierungen haben fundamental unterschiedliche Workflow-Anforderungen. Sie benötigen verschiedene Assessment-Tools, dokumentieren für unterschiedliche Stakeholder und haben spezifische Abrechnungsanforderungen. Software, die alle drei Bereiche gleich gut bedient, existiert nicht.

Trotzdem konkurrieren Anbieter mit austauschbaren administrativen Features: Terminplanung, Patientenverwaltung, Abrechnung. Diese Funktionen sind Basis-Anforderungen, keine Differenziatoren. Der entscheidende Unterschied liegt darin, ob die Software Ihren klinischen Workflow unterstützt oder nur administrative Pflichten erfüllt.

Das duale System ist die Konsequenz dieser Lücke. Therapeuten nutzen Praxissoftware für Termine und Abrechnung, aber führen die eigentliche klinische Dokumentation auf Papier oder in Excel. Assessments werden händisch ausgewertet, Scores manuell berechnet, Fortschrittsgrafiken in separaten Programmen erstellt. Dies bedeutet doppelte Dokumentationslast, Medienbrüche und massiven Zeitverlust.

Ein weiterer kritischer Faktor wird systematisch unterschätzt: Retaxierung. Zahlungsverweigerung durch Krankenkassen kostet Praxen Tausende Euro jährlich. Arztsoftware produziert fehlerhafte Heilmittelverordnungen, die gesamte Prüfpflicht liegt bei Ihnen. Software ist nicht nur Verwaltungstool, sondern finanzielle Schutzmaßnahme. Der Wert liegt nicht in der Dateneingabe, sondern in der Validierung vor der Behandlung.

Dieser Ratgeber hilft Ihnen, Anforderungen basierend auf Ihrer Spezialisierung zu identifizieren und dann zu passenden Software-Features zu gelangen. Keine generische Feature-Liste, sondern spezialisierungsbasierte Entscheidungslogik.

Der Spezialisierungs-Check: Welche Software passt zu IHREM Praxis-Schwerpunkt?

Ihre Praxis-Spezialisierung ist nicht Nebensache. Sie ist das primäre Entscheidungskriterium. Ein pädiatrischer Ergotherapeut hat fundamental andere Anforderungen als ein Handtherapeut. Software, die beide Bereiche gleich gut bedient, existiert nicht.

Software-Auswahl muss von Ihrer klinischen Realität ausgehen, nicht von Praxisgröße oder Budget. Die Frage ist nicht "Wie viele Therapeuten arbeiten hier?", sondern "Welche Assessment-Tools nutze ich täglich und welche Stakeholder erwarten meine Dokumentation?".

Pädiatrische Ergotherapie: Assessment-Tool-Integration als Kernanforderung

Pädiatrische Ergotherapie arbeitet mit spezifischen Entwicklungstests. M-ABC-2 (Movement Assessment Battery for Children) und ET 6-6-R (Entwicklungstest 6 Monate bis 6 Jahre) sind Standard-Instrumente. Die Auswertung erfordert Perzentilrang-Berechnung basierend auf Alter und Rohwerten. Fortschrittsdokumentation muss grafisch darstellbar sein, damit Eltern den Entwicklungsverlauf nachvollziehen können.

Ihre Dokumentations-Stakeholder sind nicht nur Krankenkassen. Sozialpädiatrische Zentren erwarten strukturierte Berichte mit standardisiertem Format. Frühförderstellen benötigen spezifische Verlaufsdokumentation. Schulen fordern Einschätzungen zur Schulfähigkeit. Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Erwartungen an Format und Inhalt.

Der kritische Workflow: Kind wird getestet, Rohwerte werden erfasst, Software berechnet automatisch Perzentilränge, generiert altersgerechte Normvergleiche, visualisiert Entwicklungsprofil und exportiert stakeholder-spezifische Berichte als PDF. Ohne diese Integration bleibt nur der manuelle Weg: Excel-Tabelle für Berechnungen, Word-Dokument für Berichte, separate Grafik-Software für Visualisierungen.

Software-Anforderung konkret: Digitalisierte Assessment-Tools mit automatischer Score-Berechnung, nicht generische Text-Felder. Wenn Anbieter "flexible Dokumentation" bewirbt, ist das Code für "wir bieten nur Freitext-Felder". Sie landen im dualen System: Software für Abrechnung, Papier und Excel für klinische Arbeit.

Typische Lücke: Die meisten Ergotherapie-Software-Lösungen bieten "Dokumentations-Module", aber keine spezifischen Assessment-Integrationen. Sie können Freitext-Notizen schreiben, aber M-ABC-2-Formulare mit automatischer Perzentilrang-Berechnung fehlen. Das zwingt Sie zurück zu manuellen Prozessen trotz Softwareinvestition.

Neurologische Rehabilitation: Langzeitverordnungs-Begründung und objektive Verlaufsmessung

Neurologische Rehabilitation behandelt Schlaganfall-Patienten, Parkinson, Multiple Sklerose, traumatische Hirnverletzungen. Der Barthel Index ist Standard zur Messung der Alltagsfunktionalität. FIM (Functional Independence Measure) wird in stationären Reha-Einrichtungen genutzt. Beide erfordern objektive, wiederholbare Messungen über Zeit.

Ihre Herausforderung: GKV und PKV bewilligen zunächst Kurzzeitverordnungen. Langzeitverordnungen müssen Sie begründen mit objektivem Fortschrittsnachweis. Deutsche Rentenversicherung und Berufsgenossenschaften fordern detaillierte Funktionsstatuserhebungen. Ohne strukturierte Daten wird die Begründung zum narrativen Aufsatz statt evidenzbasierter Dokumentation.

Der kritische Workflow: Patient wird zu T1 (Therapiebeginn) mit Barthel Index bewertet. Nach 10 Behandlungseinheiten erfolgt T2-Messung, nach weiteren 10 Einheiten T3. Software muss T1/T2/T3 automatisch vergleichen, Trend-Grafik generieren und im Verlaufsbericht visualisieren. Der Arzt sieht auf einen Blick: Barthel Index stieg von 45 auf 65 Punkte, Verbesserung in den Bereichen Mobilität und Körperpflege.

Software-Anforderung konkret: Strukturierte Assessment-Module mit automatischer Scoring-Funktionalität, historischem Vergleich und grafischer Visualisierung. Nicht "Dokumentationsfeld für Verlaufsbeschreibung", sondern standardisierte Funktionsstatusmessung mit Zeitreihen-Analyse.

Die Konsequenz fehlender Integration: Sie erfassen Barthel Index auf Papier, übertragen Werte in Excel für Berechnungen, erstellen Word-Dokument für Bericht und fügen manuell Excel-Grafik ein. Bei 15-20 Patienten mit Langzeitverordnungen summiert sich dies zu 10-15 Stunden monatlicher Zusatzarbeit.

Kritischer Bedarf: Software muss evidenzbasierte Dokumentation für Verordnungsverlängerung unterstützen. Ablehnungsrisiko bei unzureichender Begründung ist hoch. Objektive Messungen schlagen narrative Beschreibungen bei Kostenträgern.

Handtherapie: ROM-Tracking und Materialkosten-Abrechnung

Handtherapie ist hochspezialisiert. ROM (Range of Motion) wird in Grad gemessen mit Goniometer. Dynamometer erfasst Griffkraft in Kilogramm. Präzision ist kritisch, weil behandelnde Chirurgen exakte Winkelmessungen erwarten. Ein Bericht mit "Beweglichkeit verbessert sich" ist unzureichend. Erwartet wird: "Flexion MCP-Gelenk D2: 15° → 45° (Verbesserung 30° über 6 Wochen)".

Ihre Stakeholder: Handchirurgen erwarten detaillierte ROM-Progression für Operationsentscheidungen. Berufsgenossenschaften bei Arbeitsunfällen fordern präzise Funktionsdokumentation für Erwerbsfähigkeitsbeurteilung. Krankenkassen müssen Kosten für individuell angefertigte Schienen nachvollziehen können.

Der kritische Workflow: Jede Therapiesitzung erfassen Sie ROM-Werte für betroffene Gelenke. Software sollte numerische Eingabefelder mit Grad-Angaben haben, nicht Freitext. Über mehrere Sitzungen entsteht automatisch Verlaufskurve. Bei Schienenversorgung müssen Sie Materialkosten (Thermoplast, Klettverschlüsse, Polstermaterial) einzeln abrechenbar erfassen, weil Krankenkassen Einzelpostennachweis verlangen.

Software-Anforderung konkret: Numerische ROM-Felder mit Trend-Visualisierung. Materialkosten-Module für Schienen-Abrechnung mit Einzelpostenauflistung. Foto-Dokumentation für Schienenherstellung und Hautbefunde. Nicht generische Notiz-Felder, sondern spezialisierte Dateneingabe.

Typische Lücke: Viele Praxissoftware-Lösungen kennen nur "Dokumentation" als Freitext. ROM-Tracking erfordert strukturierte numerische Felder mit Gelenk-Zuordnung, Bewegungsrichtung und Grad-Wert. Materialkosten-Abrechnung ist separates Modul, das in allgemeinen Praxisverwaltungen oft fehlt.

Connecting to your situation

Für Neugründer ohne Vorsystem: Identifizieren Sie Ihre geplante Spezialisierung zuerst, dann suchen Sie Software mit entsprechenden Assessment-Tools. Budget-fokussiert bedeutet nicht generisch – spezialisierte Assessment-Integration spart manuelle Arbeit ab Tag 1.

→ Detaillierte Guidance: Neugründer-Leitfaden Ergotherapie-Software

Beim Systemwechsel: Evaluieren Sie, ob aktuelle Software Ihren tatsächlichen klinischen Workflow unterstützt oder nur Administration abdeckt. Migration ist Gelegenheit, duale System-Falle zu beheben.

→ Migrationüberlegungen: Systemwechsel-Leitfaden Ergotherapie

Zur Optimierung bestehender Software: Falls Sie Papier oder Excel für Assessments nutzen trotz vorhandener Software, haben Sie ein Spezialisierungs-Gap-Problem, kein Schulungs-Problem.

→ Optimierungs-Analyse: Optimierer-Guide Ergotherapie-Software

Funktionslandschaft moderner Ergotherapie-Software

Software-Anbieter konkurrieren mit Feature-Listen: Terminplanung, Abrechnung, Dokumentation. Die kritische Frage ist nicht "Hat die Software Dokumentation?", sondern "Unterstützt die Dokumentation meinen klinischen Workflow oder erfüllt sie nur Abrechnungsanforderungen?".

Funktionen existieren überall. Der Wert liegt in der Umsetzung: Ist Dokumentation ein Freitext-Feld oder ein strukturiertes Assessment-Modul? Ist Abrechnung nur Dateneingabe oder intelligente Validierung? Ist Terminplanung ein Kalender oder ein Workflow-Optimierungs-Tool?

Kernfunktionen: Basis-Anforderungen für alle Spezialisierungen

Diese Funktionen müssen alle Ergotherapie-Software-Lösungen bieten, unabhängig von Spezialisierung:

Patientenverwaltung: Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse), Versicherungsinformationen (GKV/PKV/BG), Kontakthistorie, Angehörigendaten. Dies ist digitales Karteikarten-System.

Terminplanung: Therapiekalender mit Serientermin-Funktion (z.B. "jeden Dienstag 14:00 für 10 Wochen"), Abwesenheits-Management für Therapeuten und Patienten, Raum-Zuteilung bei Mehrraum-Praxen, automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS.

Heilmittelverordnungs-Verwaltung: Verordnungserfassung mit allen Pflichtfeldern (ausstellender Arzt, Diagnose, Heilmittel-Position, Frequenz, Behandlungsmenge), Einheiten-Tracking (verbrauchte vs. verbleibende Einheiten), Fristüberwachung (Behandlungsbeginn-Deadline, Abschluss-Termin).

Basis-Dokumentation: Therapienotizen, Behandlungsverlauf. Mindestanforderung: Freitext-Felder pro Sitzung. Spezialisierte Software bietet strukturierte Assessment-Module, aber Basis ist Therapie-Tagebuch.

GKV/PKV-Abrechnung: Rechnungserstellung basierend auf erfassten Therapieeinheiten, Übermittlung an Abrechnungszentren oder direkt an Krankenkassen, Zuzahlungs-Verwaltung (€10 pro Verordnung, maximum €20 pro Quartal bei 2+ Verordnungen).

Digitale Patientenakte: Zentrale Ablage für alle patientenbezogenen Informationen. Verordnungen, Dokumentation, Berichte, gescannte Dokumente (ärztliche Befundberichte, alte Papierakten) in einem digitalen Ordner.

Diese Features sind Tischeinsätze. Alle Anbieter haben sie. Differenzierung liegt in der Ausführung, nicht in der Existenz dieser Funktionen.

Assessment-Tool-Integration: Der kritische Differentiator

Generische "Dokumentations"-Module bieten Freitext-Felder. Spezialisierte Therapiesoftware bietet strukturierte Assessment-Integration. Der Unterschied ist gewaltig.

Was strukturierte Assessment-Integration bedeutet:

Vordefinierte Assessment-Formulare: M-ABC-2, Barthel Index, FIM erscheinen als digitale Formulare mit spezifischen Eingabefeldern. Nicht generischer Text, sondern Struktur, die das Papierformular repliziert.

Automatische Score-Berechnung: Software berechnet Gesamt-Scores, Sub-Scores, Perzentilränge basierend auf Eingaben. Beispiel M-ABC-2: Sie geben Rohwerte ein (Sekunden für Aufgabe, Fehleranzahl), Software berechnet Standard-Scores und Perzentilrang für Altersgruppe.

Historisches Tracking: T1/T2/T3-Messungen werden automatisch verglichen. Software zeigt: "Barthel Index T1: 45, T2: 58, T3: 65. Verbesserung 20 Punkte über 8 Wochen." Keine manuelle Berechnung nötig.

Grafische Visualisierung: Fortschritts-Charts werden automatisch generiert. Balkendiagramme für Kategorie-Vergleiche, Liniendiagramme für zeitliche Entwicklung. Export als Bild für Berichte.

Standardisierte Berichte: PDF-Export mit assessment-spezifischer Formatierung. Barthel Index-Bericht hat andere Struktur als M-ABC-2-Bericht. Software kennt Konventionen.

Warum dies entscheidend ist:

Zeitersparnis: 10-15 Minuten pro Assessment-Dokumentation (keine manuelle Berechnung, keine Excel-Übertragung, kein manuelles Grafik-Erstellen).

Fehler-Eliminierung: Automatische Berechnung verhindert Rechen-Fehler. Kritisch für evidenzbasierte Verordnungsverlängerungen.

Schnelle Fortschritts-Visualisierung: Bei Patientengespräch können Sie Grafik direkt am Bildschirm zeigen. Engagement und Motivation steigen, wenn Fortschritt sichtbar wird.

Stakeholder-Reporting vereinfacht: SPZ, DRV, Chirurgen erhalten standardisierte Formate, die sie erwarten. Keine individuelle Report-Erstellung pro Fall.

Reality Check: Die meisten beworbenen "Ergotherapie-Software"-Lösungen haben dies nicht. Anbieter sprechen von "flexibler Dokumentation", was Euphemismus für "generische Freitext-Felder" ist. Sie werden gezwungen ins duale System: Software für Abrechnung, Papier und Excel für tatsächliche klinische Arbeit.

Fragen an Anbieter:

"Welche spezifischen Assessment-Tools (mit Namen: M-ABC-2, Barthel, FIM) sind als strukturierte Formulare integriert?"

"Wie funktioniert automatische Score-Berechnung? Können Sie mir eine Demo zeigen?"

"Kann ich Assessment-Ergebnisse als eigenständiges PDF mit Trend-Grafiken exportieren?"

Abrechnungs-Intelligenz statt Abrechnungs-Funktion

Alle Software bietet "GKV-Abrechnung". Der Wert liegt nicht in Dateneingabe, sondern in Validierung vor der Behandlung.

Retaxierungs-Risiko (Zahlungsverweigerung durch Krankenkassen): Kostet Praxen Tausende Euro jährlich. Häufigste Fehler:

HMK-Plausibilitäts-Konflikte: ICD-10 und Leitsymptomatik sind inkompatibel laut Heilmittelkatalog. Häufig durch Arztsoftware-Kopierfehler: Arzt kopiert alte Verordnung, ändert nur Diagnose, aber Leitsymptomatik bleibt unverändert. Kombination ist HMK-widrig.

Frequenzspannen-Fallen: Starre Arztsoftware zwingt zu fixer Frequenz (z.B. "1x wöchentlich"), während HMK flexible Spannen erlaubt (1-3x wöchentlich). Software validiert nicht gegen flexible Norm und warnt nicht bei Konflikt.

Formfehler: Arzt-Korrektur ohne Unterschrift plus Korrekturdatum macht gesamte Verordnung ungültig. Software bietet keine Checkliste für Pflichtfelder bei Verordnungsannahme.

Abgelaufene Fristen: Behandlungsbeginn-Deadline-Verletzungen. Patient bringt Verordnung zu spät, Behandlungsbeginn-Frist ist bereits überschritten.

Falsche Zuzahlung: Berechnungsfehler bei Zuzahlungs-Ermittlung basierend auf veralteten Regelungen.

Was Abrechnungs-Intelligenz bedeutet:

Proaktive HMK-Validierung: Live-Konflikt-Erkennung bei Verordnungserfassung. Software prüft: Ist ICD-10 X mit Leitsymptomatik Y und Position Z laut aktuellem HMK kompatibel? Wenn nein: Warnung vor der ersten Behandlung.

Fristen-Monitoring: Automatische Warnungen für nahende Behandlungsstart-Deadlines und Abschluss-Termine. Dashboard zeigt: "5 Verordnungen nähern sich Ablaufdatum in den nächsten 7 Tagen".

Formfehler-Checklisten: Pflichtfeld-Validierung bei Verordnungsannahme. Falls Arzt Feld korrigiert hat: System fordert Korrektur-Unterschrift und Korrektur-Datum ein.

Automatische Zuzahlungs-Berechnung: Basierend auf aktuellen Regelungen. Bei Regeländerungen muss Software Updates zeitnah einspielen.

Preislisten-Verwaltung: Automatische Updates wenn GKV/PKV-Tarife ändern. Kritisch: Fehlerhafte Updates können alte und neue Preise vertauschen (Forenberichte über Anbieter-Fehler). Praxis trägt Risiko für Anbieter-Fehler.

Der kritische Unterschied: Software, die Abrechnung erlaubt ≠ Software, die Retaxierung verhindert. Therapeut trägt 100% finanzielles Risiko, falls Software-Validierung schwach ist.

Fragen an Anbieter:

"Wie validiert Ihre Software HMK-Plausibilitäts-Konflikte? Können Sie live demonstrieren, was passiert, wenn ich ICD-10 und Leitsymptomatik falsch kombiniere?"

"Was geschieht, wenn ich Verordnung mit ICD-10/Leitsymptomatik-Mismatch eingebe?"

"Wie stellen Sie sicher, dass Preislisten-Updates fehlerfrei sind? Was ist Ihr Testprozess?"

Cloud-Lösungen, Mobile Apps und Zugriffsmöglichkeiten

Moderne Therapiesoftware bietet verschiedene Bereitstellungs-Modelle:

Cloud-basierte Lösungen:

Zugriff von jedem Gerät (Desktop, Tablet, Smartphone). Keine lokale Installation oder Wartung erforderlich. Automatische Updates (Preislisten, Feature-Ergänzungen). Erfordert stabile Internetverbindung. Datenresidenz-Frage: Deutsche oder EU-Server erforderlich (DSGVO).

Mobile Apps:

Therapie-Dokumentation auf Tablet während Hausbesuchen. Foto-Dokumentation (Wund-Fortschritt, Schienen, Übungen). Offline-Fähigkeit wichtig (Internet bei Patienten zuhause nicht garantiert). Daten-Synchronisation wenn wieder online.

Hybrid-Modelle:

Lokale Installation mit Cloud-Backup. Offline-Fähigkeit mit periodischer Synchronisation. Höhere Komplexität, aber maximale Flexibilität.

Überlegung: Cloud-Reife im Therapiepraxis-Markt ist hoch. Meiste neue Praxen wählen Cloud. IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 (Frist: 1. Oktober 2025) fügt Compliance-Anforderungen für Remote-Zugriff und Anbieter-Fernwartung hinzu.

Auswahlkriterien: Was wirklich zählt bei der Software-Entscheidung

Software-Auswahl basierend auf Feature-Checklisten scheitert. Die kritische Frage: "Unterstützt diese Software meinen klinischen Workflow UND schützt sie mich vor finanziellem und rechtlichem Risiko?"

Dieses Kapitel liefert Entscheidungs-Framework basierend auf realen Praxis-Herausforderungen.

Priorität #1: Praxis-Spezialisierung als primäres Entscheidungskriterium

Ihre Spezialisierung bestimmt Software-Anforderungen mehr als Praxisgröße oder Budget.

Entscheidungs-Matrix:

Auswahlansatz:

1. Identifizieren Sie Ihre Top-3 meistgenutzten Assessments mit Namen (M-ABC-2, Barthel, etc.)
2. Fragen Sie Anbieter: "Zeigen Sie mir, wie ich [spezifisches Assessment] in Ihrer Software dokumentiere"
3. Evaluieren: Strukturiertes Formular mit Auto-Berechnung ODER generisches Freitext-Feld?
4. Falls Freitext-Feld → Diese Software zwingt Sie ins duale System → Kein Fit

Rote Flagge: Anbieter sagt "Unsere Dokumentation ist komplett flexibel". Übersetzung: "Wir bieten nur Freitext-Felder, keine spezialisierten Tools."

Die Retaxierungs-Falle: 7 Software-Mängel, die Sie Geld kosten

Retaxierung (Zahlungsverweigerung durch Krankenkassen) kostet Praxen Tausende Euro jährlich. Software sollte dies verhindern, nicht ermöglichen.

7 Kritische Software-Lücken:

1. Fehlende HMK-Intelligenz

Problem: Software erlaubt Abrechnung von Verordnungen mit HMK-Konflikten (ICD-10 ↔ Leitsymptomatik Mismatch).

Konsequenz: Therapeut behandelt gutgläubig, Abrechnung wird Monate später abgelehnt, Praxis trägt 100% finanzielles Risiko.

Kosten-Beispiel: 12 Therapieeinheiten à €60 = €720 kompletter Verlust.

2. Formfehler-Blindheit

Problem: Keine Checkliste für Pflichtfelder bei Verordnungsannahme. Arzt-Korrektur ohne Unterschrift plus Korrekturdatum = ungültige Verordnung.

Konsequenz: Gesamte Verordnung ungültig, komplette Retaxierung.

Prävention: Software muss fehlende Korrektur-Unterschriften/Daten markieren.

3. Frequenzspannen-Falle

Problem: Software validiert nicht gegen flexible HMK-Frequenzspannen (1-3x wöchentlich erlaubt, aber Arztsoftware zwingt starre 1x wöchentlich).

Konsequenz: Retaxierung wegen HMK-Nicht-Konformität.

Prävention: Software muss gegen flexible HMK-Normen validieren, nicht gegen starre Eingabe.

4. Preislisten-Chaos

Problem: Preislisten-Updates können alte und neue Preise vertauschen (Forenberichte über Anbieter-Update-Fehler).

Konsequenz: Abrechnungs-Chaos, potentielle Retaxierung oder Einnahmeverlust.

Prävention: Anbieter muss rigorosen Update-Testprozess haben (Dokumentation einfordern).

5. Deadline-Übersicht fehlt

Problem: Keine automatische Deadline-Überwachung (Behandlungsstart-Fenster, Abschluss-Fristen).

Konsequenz: Deadline-Verletzungen → Retaxierung.

Prävention: Dashboard mit nahenden Deadlines, automatische Warnungen.

6. Zuzahlungs-Berechnungsfehler

Problem: Falsche Zuzahlungs-Berechnung basierend auf veralteten Regelungen.

Konsequenz: Patienten-Dispute, Praxis-Einnahmeverlust oder Compliance-Probleme.

Prävention: Automatische Updates bei Regeländerungen.

7. Keine Hausbesuchspauschalen-Validierung

Problem: Falsche Wegepauschalen-Abrechnung (häufiger Arztsoftware-Fehler).

Konsequenz: Retaxierung von Wegepauschalen.

Prävention: Software muss Wegepauschalen gegen Verordnungs-Freigabe validieren.

Bottom Line: Abrechnungs-Funktion ≠ Abrechnungs-Intelligenz. Stellen Sie Anbietern spezifische Fragen zu jeder dieser 7 Lücken.

10 Fragen zur Abrechnungssicherheit, die Sie Anbietern stellen müssen

Transformieren Sie Pain Points in Anbieter-Evaluierungs-Checkliste:

Validierungs-Fragen:

1. HMK-Plausibilität: "Wie validiert Ihre Software HMK-Konflikte? Zeigen Sie mir live, was passiert, wenn ich ICD-10 und Leitsymptomatik falsch kombiniere."

• Gute Antwort: Live-Demonstration von Konflikt-Erkennung mit spezifischer Fehlermeldung
• Rote Flagge: "Das System erlaubt flexible Eingabe" (keine Validierung)

2. Frequenzspannen: "Validiert Ihre Software gegen flexible HMK-Frequenzspannen oder nur gegen starre Angaben?"

• Gute Antwort: "Wir prüfen gegen HMK-Spannen (1-3x wöchentlich)"
• Rote Flagge: "Wir übernehmen die Arzt-Angabe" (keine Validierung)

3. Formfehler-Check: "Gibt es eine Pflichtfeld-Checkliste bei Verordnungsannahme?"

• Gute Antwort: "Ja, z.B. Korrektur-Signatur + Korrektur-Datum wenn Feld geändert"
• Rote Flagge: "Das prüft der Therapeut manuell"

4. Preislisten-Updates: "Wie stellen Sie sicher, dass Preislisten-Updates fehlerfrei sind? Was ist Ihr Testprozess?"

• Gute Antwort: Dokumentiertes Test-Protokoll, gestaffelter Rollout, Praxis-Benachrichtigung vor Updates
• Rote Flagge: "Updates sind automatisch" (keine Transparenz)

5. Fristüberwachung: "Wie warnt mich die Software vor ablaufenden Behandlungs-Fristen?"

• Gute Antwort: Dashboard mit Fristen-Übersicht, automatische Warnungen X Tage vorher
• Rote Flagge: "Das sieht man in der Patientenakte" (manuelle Überwachung)

6. Zuzahlung: "Wie oft aktualisieren Sie Zuzahlungs-Regelungen? Wie werde ich über Änderungen informiert?"

• Gute Antwort: Vierteljährliche Prüfung, automatische Benachrichtigung bei Änderungen
• Rote Flagge: Vages "wir halten das aktuell"

7. Hausbesuchspauschalen: "Wie validiert Ihre Software Hausbesuchspauschalen gegen Verordnungs-Freigabe?"

• Gute Antwort: Automatische Prüfung ob Verordnung Wegepauschalen autorisiert
• Rote Flagge: Kein spezifischer Validierungs-Mechanismus

8. Abrechnungszentren-Integration: "Mit welchen Abrechnungszentren (AS AG, opta data, DZH) arbeiten Sie zusammen? Wie funktioniert der Datentransfer?"

• Gute Antwort: Multiple Integrationen, dokumentierte Transfer-Protokolle
• Rote Flagge: Nur ein Abrechnungszentrum oder manueller Export

9. Fehlerprotokoll: "Wie werden Abrechnungsfehler protokolliert und nachvollziehbar gemacht?"

• Gute Antwort: Fehler-Log mit spezifischen Problem-Beschreibungen, Lösungs-Tracking
• Rote Flagge: Keine systematische Fehler-Verfolgung

10. Support bei Retaxierung: "Was passiert, wenn eine Retaxierung auftritt? Wie unterstützen Sie bei der Klärung?"

• Gute Antwort: Support-Prozess, Hilfe bei Krankenkassen-Kommunikation, System-Review
• Rote Flagge: "Das ist Praxis-Verantwortung" (kein Support)

Nutzung: Nehmen Sie diese Checkliste zu Anbieter-Demos. Vage Antworten = rote Flaggen.

Compliance-Audit: DSGVO, IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 und rechtliche Absicherung

Anbieter werben mit "DSGVO-konform", aber Praxisinhaber tragen volle rechtliche Haftung (als "Verantwortlicher").

IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 (NEU):

Frist: 1. Oktober 2025. Ursprünglich für Vertragsarztpraxen, wird zum De-facto-Rechtsstandard für alle Gesundheitsdienstleister (inkl. Therapeuten).

Neue verbindliche Anforderungen:

• Dokumentierte Phishing-Anweisungen für Mitarbeiter
• Strenge Fernwartungs-Regeln für externe IT-Dienstleister (inkl. Software-Anbieter)
• Verpflichtende, nachweisbar dokumentierte Sicherheitsschulungen für Personal

Praxisinhaber sind nun gesetzlich verpflichtet, Personal zu schulen. Software-Anbieter müssen Fernwartungs-Compliance und Schulungsmaterialien bereitstellen.

Dokumente, die Sie vom Anbieter VOR Vertragsunterzeichnung fordern:

Rote Flaggen:

• "Wir schicken das später zu" → Fordern Sie VOR Entscheidung
• "Wir sind DSGVO-konform" ohne Dokumentation → Marketing-Claim, kein Rechtsschutz
• Keine Erwähnung von IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 → Anbieter nicht aktuell bei regulatorischen Änderungen

Ihr rechtliches Risiko: Sie sind "Verantwortlicher", Anbieter ist "Auftragsverarbeiter". Haftung für Patientendaten-Lecks liegt bei Ihnen. Dokumentieren Sie alles.

Die Anbieterlandschaft im Überblick

Ergotherapie-Software-Markt ist moderat kompetitiv mit Mix aus spezialisierten Therapie-Anbietern und Multi-Disziplin-Lösungen.

Markt-Segmente:

Spezialisierte Therapie-Anbieter:

• Fokus ausschließlich auf Therapiepraxen (Ergotherapie, Physiotherapie, Logopädie)
• Stärken: Tiefes Workflow-Verständnis, spezialisierte Assessment-Tool-Integration
• Typische Preise: €40-100/Monat pro User (Abonnement-Modelle)
• Beispiele: Cloud-Lösungen mit Mobile Apps

All-in-One-Praxisverwaltungen:

• Breiteres Healthcare-Praxismanagement (inkl. Arztpraxen)
• Stärken: Umfassende Feature-Sets, reife Integrationen
• Schwächen: Oft generische Module ohne therapie-spezifische Tiefe
• Typische Preise: €100-450/Monat (gestaffelte Pakete nach Features/Users)

Open-Source-Lösungen:

• Kostenlose Basis-Software, Anpassungs- und Support-Kosten fallen an
• Stärken: Keine Lizenzgebühren, hohe Flexibilität
• Schwächen: Erfordert technische Expertise, limitierte spezialisierte Therapie-Features
• Am besten für: Praxen mit IT-Ressourcen oder sehr spezifischen Anpassungs-Bedürfnissen

Marktreife: Etablierter Markt mit 10-15 Jahren reifer Lösungen. Cloud-Adoption hoch (60-70% neuer Implementierungen). Wettbewerb fokussiert auf Feature-Breite, aber Spezialisierungs-Tiefe bleibt Differentiator.

Worauf Sie achten sollten:

• Passen Sie Anbieter-Spezialisierung zu Ihren Bedürfnissen an (pädiatrie-fokussierte Praxis → suchen Sie Anbieter mit pädiatrischer Assessment-Integration)
• Prüfen Sie Anbieter-Stabilität (wie lange im Geschäft, Kunden-Anzahl, Update-Häufigkeit)
• Fordern Sie Referenz-Praxen mit ähnlicher Spezialisierung an

CTA: Für detaillierten Anbieter-Vergleich mit konkreten Lösungen nutzen Sie unseren Interaktiven Ergotherapie-Software-Vergleich →

Technik, Integration und Datensicherheit

Technische Grundlagen sind wichtig, aber Evaluation muss praxisnah bleiben. Fokus: Was Sie wissen müssen, um informierte Entscheidungen zu treffen, nicht IT-Spezifikationen, die Sie ohnehin nicht verstehen.

Cloud vs. On-Premise: Welches Modell passt zu Ihrer Praxis?

Cloud-Lösungen (Mehrheit moderner Lösungen):

• Vorteile: Keine IT-Infrastruktur nötig, automatische Updates, Zugriff von überall, Mobile-App-Support, vorhersehbare Kosten (monatliches Abo)
• Nachteile: Erfordert stabiles Internet, monatliche Kosten summieren sich, Anbieter-Abhängigkeit (falls Anbieter einstellt, Datenmigration erforderlich)
• Geeignet für: Meiste Praxen, besonders neue Praxen ohne IT-Infrastruktur

On-Premise (lokale Installation):

• Vorteile: Einmalkauf möglich, Daten physisch vor Ort, keine Internet-Abhängigkeit für tägliche Arbeit
• Nachteile: IT-Infrastruktur erforderlich (Server, Backup), manuelle Updates, höhere Vorabkosten, komplexer Remote-Zugriff
• Geeignet für: Praxen mit existierender IT-Infrastruktur, strikte Datenresidenz-Anforderungen oder langfristige Kosten-Optimierungs-Fokus

Hybrid-Modelle:

• Lokale Installation mit Cloud-Backup
• Best of both worlds, aber höhere Komplexität

Trend: 70% neuer Praxen wählen Cloud (niedrigere Einstiegsbarriere, moderne mobile Workflows). On-Premise nimmt ab außer für spezifische Compliance/Kosten-Szenarien.

Entscheidungs-Kriterium: Falls unsicher, wählen Sie Cloud. Komplexität und Kosten von On-Premise nur gerechtfertigt, falls spezifische Anforderungen dies verlangen.

Schnittstellen und Integrationen: Was muss die Software können?

Ergotherapie-Software operiert nicht isoliert. Kritische Integrationen:

Abrechnungszentren-Anbindung:

• Große Abrechnungszentren: AS AG, opta data, DZH
• Datentransfer: Automatischer Export von Abrechnungsdaten (Verordnungen, Therapieeinheiten, Patientendaten)
• Wichtigkeit: Ohne Integration, manuelle Dateneingabe im Abrechnungszentrum-Portal (Zeitverschwendung, fehleranfällig)
• Fragen Sie Anbieter: "Mit welchen Abrechnungszentren integrieren Sie? Wie funktioniert Datentransfer?"

GDT-Schnittstelle (Gerätedaten-Transfer):

• Standard für Datenaustausch im deutschen Gesundheitswesen
• Ermöglicht Datenaustausch mit Arztpraxen (Verordnungs-Import, Report-Export)
• Reife: Weit verbreiteter Standard
• Wichtigkeit: Reduziert manuelle Verordnungseingabe, falls Arztpraxis Daten elektronisch sendet

KIM-Anbindung (Kommunikation im Medizinwesen):

• Sichere E-Mail für Gesundheitssektor
• Zukünftige Anforderung für digitalen Verordnungsaustausch
• Status: Rollout läuft, noch nicht verpflichtend für Therapeuten, aber kommt
• Zukunftsorientiert: Fragen Sie Anbieter nach KIM-Roadmap

Terminbuchungs-Tools:

• Patienten-Online-Terminbuchung (Doctolib, Jameda, etc.)
• Kalender-Synchronisation (Doppelbuchungen vermeiden)
• Wichtigkeit: Patienten-Erwartung steigt, reduziert Telefon-Anruf-Arbeitsaufwand

Buchhaltungs-Software:

• Export zu DATEV, Lexoffice, etc.
• Wichtigkeit: Vereinfacht Buchhaltung, reduziert doppelte Dateneingabe

Frage an Anbieter: "Welche Integrationen sind nativ (eingebaut) vs. manueller Export/Import?"

Datensicherheit und Backup-Strategien

Patientendaten-Verlust = Praxis-Katastrophe. Kritische Fragen:

Backup bei Cloud-Lösungen:

• Wo sind Backups gespeichert? (Gleiches Rechenzentrum = Single Point of Failure)
• Backup-Frequenz? (Täglich Minimum)
• Aufbewahrungsdauer? (Wie lange werden Backups aufbewahrt?)
• Wiederherstellungs-Prozess? (Wie schnell können Daten nach Vorfall wiederhergestellt werden?)

Backup bei On-Premise:

• Praxis-Verantwortung (nicht Anbieter)
• Erforderlich: Tägliches Backup an externen Standort (nicht gleiches Gebäude – Brand/Diebstahl-Schutz)
• Test-Wiederherstellungen vierteljährlich (Backup ist nutzlos, falls Wiederherstellung nicht funktioniert)

Verschlüsselung:

• Daten in Transit (HTTPS/TLS) – Standard
• Daten at Rest (Datenbank-Verschlüsselung) – fragen Sie Anbieter spezifisch
• Backup-Verschlüsselung – kritisch für DSGVO-Compliance

Zugriffskontrolle:

• Benutzerrechte-Management (Rezeption ≠ Therapeut ≠ Praxisinhaber)
• Audit-Log (wer griff wann auf welche Patientendaten zu?)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Admin-Zugriff

Frage an Anbieter: "Wo sind meine Daten physisch gespeichert? Welche Backup-Strategie haben Sie? Kann ich jederzeit selbst Daten-Kopie herunterladen?"

Implementierung: Von der Auswahl zur produktiven Nutzung

Anbieter versprechen "einfache Migration" und "schnelle Einführung". Die Realität ist komplexer. Erfolgreiche Implementierungen teilen gemeinsame Muster. Gescheiterte Implementierungen teilen gemeinsame Fehler. Dieser Abschnitt bereitet Sie auf reale Herausforderungen vor.

Datenmigrations-Realität: Was tatsächlich übertragbar ist (und was nicht)

Anbieter versprechen "vollständige Datenübernahme". Was dies tatsächlich bedeutet:

Migrierbar (Technischer Transfer möglich):

• Stammdaten: Patienten-Namen, Adressen, Versicherungsnummern, Kontaktdaten
• Termine (manchmal): Bevorstehende Termine falls Datenformat kompatibel
• Verordnungsdaten (teilweise): Aktive Verordnungen falls Datenstruktur ähnlich

NICHT migrierbar ohne manuelle Arbeit:

• Behandlungsnotizen (Freitext): Jahre unstrukturierter Therapie-Notizen (Papier, alte Software Freitext-Felder) können nicht in neue strukturierte Datenbank-Felder gemappt werden → Müssen archiviert (gescannt) und als PDF an digitale Patientenakte angehängt werden
• Assessment-Historie: Historische Assessment-Scores in alten Freitext-Notizen → Können nicht in strukturierte M-ABC-2/Barthel-Felder extrahiert werden → Verloren für automatische Trend-Analyse
• Abrechnungshistorie: Offene Rechnungen, Zuzahlungs-Tracking → Erfordert oft manuelle Neuerfassung
• Dokumente: Gescannte Verordnungen, Berichte → Können als Dateien übertragen werden, müssen aber manuell zu Patienten im neuen System verknüpft werden

Versteckte Arbeit:

• Alte Papierakten scannen: ~40-60 Stunden für 350-Patienten-Praxis (nicht anbieter-bereitgestellt)
• Daten-Bereinigung in Altsystem vor Export: Duplikate entfernen, Fehler korrigieren (Garbage in = Garbage out)
• Stichproben-Prüfung migrierter Daten: Sampling-Verifikation, dass Daten korrekt übertragen wurden

Beispiel-Realität: Praxis mit 10 Jahren Papierakten wechselt zu digital. Stammdaten (350 Patienten) können importiert werden. ABER: Handschriftliche Therapie-Notizen werden nicht automatisch übertragen. Lösung: Alte Akten scannen, als PDF anhängen. Dies erfordert 40 Stunden Scan-Arbeit (nicht in Anbieter-Angebot).

Erwartungs-Management: "Migration" ≠ "Alle historischen Daten perfekt übertragen". Es bedeutet "Neues System hat Patienten-Namen". Historischer Kontext meist archiviert, nicht aktiv nutzbar.

Die versteckten Kosten der Softwareumstellung

Lizenzgebühren sind transparent. Reale Kosten sind versteckt:

1. Produktivitätsverlust während Einführung:

• Empfohlen: Komplette Praxisschließung am Go-Live-Tag = 100% Einnahmeverlust für einen Tag
• Realität: Personal braucht ungestörte Fokuszeit für System-Setup
• Typische Kosten: €800-1,500 (abhängig von Praxisgröße/Tagesumsatz)
• Muss als konkreter Kostenfaktor budgetiert werden

2. Nicht abrechenbare Schulungszeit:

• Anbieter-Webinare (3-5 Stunden initial) ≠ Reale Lernzeit (15-25 Stunden pro Person bis kompetent)
• Personal-Zeit während Lernphase: Langsamere Dokumentation, Abrechnungsfehler, Workflow-Störungen
• Typische Kosten: 2-3 Wochen partielle Produktivitätsverluste = €2,000-4,000 praxisweit

3. Doppelte Systemlast in Übergangsphase:

• Parallele Dateneingabe (altes System für offene Verordnungen, neues System für neue Patienten)
• Typische Dauer: 4-8 Wochen
• Zusatzarbeit: ~10 Stunden pro Woche = €1,000-2,000 Zusatzkosten

4. Datenmigrations-Arbeit (siehe oben):

• Scannen, Bereinigung, Verifikation: €1,500-3,000 (abhängig von historischem Datenvolumen)

Total versteckte Kosten: €5,300-10,500 jenseits Lizenzgebühren

ROI-Betrachtung: Diese Kosten sind EINMALIG. Rechnen gegen langfristige Effizienz-Gewinne (Zeit-Ersparnisse, Retaxierungs-Prävention, besserer Workflow).

Die 5-Phasen-Formel für stressfreie Umstellung

Erfolgreiche Implementierungen folgen strukturiertem Prozess. Chaotische Implementierungen überspringen Schritte.

Phase 1: Prozess-Optimierung BEVOR Software-Auswahl (2-4 Wochen)

• Kernfehler: Praxen kaufen Software in Hoffnung, chaotische Prozesse zu "reparieren". Dies scheitert.
• Kritische Erkenntnis: "Software folgt Prozessen – nicht umgekehrt"
• Aktion: Mappen Sie ideale Workflows (Patientenaufnahme → Therapie → Abrechnung) ZUERST, dann suchen Sie Software, die diese unterstützt
• Output: Prozess-Dokumentation, Anforderungsliste

Phase 2: Software-Champion Ernennung (vor Kauf)

• Identifizieren Sie ein Teammitglied als internen Experten/Ansprechpartner
• Diese Person nimmt an Anbieter-Schulungen teil, wird interner Support
• Typisches Profil: Technik-affin, vom Team respektiert, hat Kapazität
• Wichtigkeit: Reduziert Anbieter-Abhängigkeit, beschleunigt Team-Lernen

Phase 3: Gestaffelter Rollout statt Big-Bang (6-12 Wochen)

• NICHT: Alle Module an Tag 1 (Chaos, Überforderung)
• JA: Phasenweiser Rollout
  • Woche 1-2: Kalender/Termine nur
  • Woche 3-4: Patientenakte/Dokumentation
  • Woche 5-8: Abrechnung (sobald komfortabel mit Dokumentation)
  • Woche 9+: Erweiterte Features (Reporting, Integrationen)
• Reduziert Widerstand, erlaubt graduelle Anpassung

Phase 4: Realistische Zeitplanung mit saisonaler Berücksichtigung

• Vermeiden: Sommer-Ferienzeit (Personal-Kapazität niedrig), Dezember (Jahresend-Abrechnungs-Crunch)
• Ideal: Januar-März oder September-Oktober (normale Arbeitsauslastung, Personal verfügbar)
• Planen Go-Live-Tag als Praxisschließungs-Tag (100% Fokuszeit)

Phase 5: Change-Management – Widerstände antizipieren

• Widerstands-Muster: "Alte Methode war schneller" (kurzfristig wahr, langfristig falsch), Technik-Angst, organisatorische Trägheit
• Mitigation:
  • Binden Sie Team in Auswahlprozess ein (Ownership)
  • Dedizierte Schulungszeit (nicht "nebenbei lernen")
  • Feiern Sie kleine Erfolge (erste erfolgreiche digitale Rechnung)
  • Geduld (Kompetenz braucht 3-6 Monate, nicht 3 Tage)

Kernprinzip: Menschliche Faktoren > Technische Faktoren. Beste Software scheitert, falls Team widersteht. Mittelmäßige Software gelingt, falls Team engagiert ist.

Zukunftstrends: Was kommt auf Ergotherapie-Praxen zu?

Software-Auswahl ist Mehrjahres-Entscheidung (typische Nutzung: 5-10 Jahre). Zukunfts-Kompatibilität ist wichtig. Was kommt, das Ihre Wahl heute beeinflusst?

Digitalisierung der Heilmittelverordnung (eHeilmittelverordnung)

Papier-Verordnungen sind Dinosaurier. Digitaler Verordnungsaustausch kommt.

Aktueller Status (2025):

• Pilotprojekte mit eHeilmittelverordnung aktiv
• KIM (Kommunikation im Medizinwesen) Rollout läuft
• Noch keine verbindliche Deadline für Therapeuten, aber Ärzte bewegen sich Richtung digital

Was dies bedeutet:

• Verordnung kommt digital (verschlüsselte E-Mail via KIM) statt Papier
• Automatischer Import in Therapiesoftware (keine manuelle Eingabe)
• Digitale Signatur/Freigabe-Workflows
• Schnellere Abwicklung (kein Patienten-Transport von Papier-Verordnung nötig)

Einfluss auf Software-Auswahl:

• Fragen Sie Anbieter: "Unterstützen Sie eHeilmittelverordnung? Was ist Ihre KIM-Integrations-Roadmap?"
• Zukunftssicher: Wählen Sie Anbieter, die aktiv für digitale Verordnung entwickeln
• Vermeiden: Anbieter ohne digitale Verordnungs-Strategie (technische Schuld in 2-3 Jahren)

Timeline-Schätzung: Breite Adoption 2026-2028. Early Adopters profitieren von Effizienz-Gewinnen jetzt. Nachzügler gezwungen später zu migrieren.

KI-gestützte Dokumentation und Assessment-Auswertung

Künstliche Intelligenz betritt Therapie-Dokumentation:

Aktuelle Anwendungen:

• Voice-to-Text Therapie-Dokumentation (Therapeut spricht, KI schreibt Notiz)
• Automatische Fortschritts-Trend-Erkennung (KI analysiert Assessment-Scores, markiert unerwartete Plateaus)
• Prädiktive Vorschläge (basierend auf Diagnose/Verordnung schlägt KI passende Therapie-Ansätze vor)

Reife: Frühes Stadium. Voice-to-Text am reifsten. Prädiktive Features experimentell.

Überlegung:

• Potenzial: Signifikante Zeit-Ersparnisse (Dokumentation 50% schneller mit Voice)
• Risiko: KI-Fehler erfordern Verifikation (können nicht blind vertrauen)
• DSGVO: Patientendaten dürfen EU-Server für KI-Verarbeitung nicht verlassen

Einfluss auf Auswahl: Noch kein entscheidender Faktor (Features zu früh). Aber fragen Sie Anbieter: "Erforschen Sie KI-Dokumentations-Features?" Zeigt Innovations-Richtung.

Teletherapie-Integration und digitale Behandlungsangebote

COVID beschleunigte Remote-Therapie. Permanenter Trend?

Aktueller Status:

• Video-Therapie rechtlich erlaubt (GKV-Erstattung unter spezifischen Bedingungen)
• Software-Anbieter fügen integrierte Video-Konferenz hinzu
• Digitale Therapie-Apps (gematik-zertifiziert) für Patienten-Selbstübungen zwischen Sitzungen

Relevanz für Ergotherapie:

• Limitierte Anwendbarkeit (Hands-on-Therapie schwer zu digitalisieren)
• Nischen-Use-Cases: Eltern-Coaching (Pädiatrie), Übungs-Instruktion/Monitoring, Nachsorge-Konsultationen
• Kein Ersatz für persönliche Therapie, aber ergänzende Option

Einfluss auf Auswahl:

• Falls Sie Remote-Angebote planen → Prüfen Sie integrierte Video-Therapie-Features
• Falls rein persönlich → Deprioritisieren Sie dieses Feature
• Zahlen Sie keine Prämie für Features, die Sie nicht nutzen

Fazit und Handlungsempfehlungen: Ihre nächsten Schritte zur richtigen Software

Ergotherapie-Software ist keine Commodity-Entscheidung. Es ist strategische Wahl, die täglichen klinischen Workflow, finanzielles Risiko und Praxis-Effizienz für Jahre beeinflusst.

Kern-Erkenntnisse aus diesem Ratgeber:

1. Spezialisierung bestimmt Anforderungen: Pädiatrie, Neuro-Rehab, Handtherapie haben fundamental unterschiedliche Software-Bedürfnisse
2. Abrechnungs-Intelligenz > Abrechnungs-Funktion: Retaxierungs-Prävention ist verstecktes Wertversprechen
3. Implementations-Realität ≠ Anbieter-Versprechen: Versteckte Kosten (Zeit, Produktivität, Migration) sind substanziell
4. Compliance ist Ihre Verantwortung: "DSGVO-konform" Marketing ≠ Rechtsschutz ohne Dokumentation

Die richtige Software unterstützt Ihren klinischen Workflow, schützt Sie finanziell und passt zu Ihrer Praxis-Realität.

Entscheidungs-Checkliste: Die 12 kritischen Prüfpunkte

Vor Vertragsunterzeichnung verifizieren:

Spezialisierungs-Fit:

• [ ] Software unterstützt meine Top-3 meistgenutzten Assessments als strukturierte Formulare (nicht Freitext-Felder)
• [ ] Anbieter kann demonstrieren, wie mein typischer Workflow in Software dokumentiert wird
• [ ] Assessment-Score-Berechnungen sind automatisch (keine manuelle Excel-Arbeit erforderlich)

Abrechnungs-Intelligenz:

• [ ] HMK-Plausibilitäts-Konflikte werden VOR Behandlung erkannt (Live-Validierungs-Demo gesehen)
• [ ] Formfehler-Checklisten bei Verordnungsannahme (Pflichtfeld-Validierung)
• [ ] Deadline-Monitoring mit automatischen Warnungen

Compliance-Absicherung:

• [ ] AVV (Art. 28 DSGVO) bereitgestellt mit EU/EWR-Serverstandort bestätigt
• [ ] ISO 27001 oder BSI C5 Zertifizierung gezeigt (nicht nur behauptet)
• [ ] IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 Schulungsmaterialien verfügbar

Integrationen:

• [ ] Abrechnungszentrum-Integration für mein spezifisches Abrechnungszentrum (AS AG, opta data, DZH)
• [ ] GDT-Schnittstelle für Arztpraxis-Datenaustausch (falls relevant)
• [ ] Online-Terminbuchung falls gewünscht

Zukunftsfähigkeit:

• [ ] eHeilmittelverordnung/KIM-Roadmap dokumentiert
• [ ] Mobile App mit Offline-Fähigkeit (für Hausbesuche)

Implementations-Support:

• [ ] Datenmigrations-Umfang klar definiert (was überträgt, was nicht)
• [ ] Schulungsplan beinhaltet Zeit für echtes Lernen (nicht nur initiales Webinar)
• [ ] Referenz-Praxis mit ähnlicher Spezialisierung verfügbar für Kontakt

Nutzung: Ein "Nein" = mit Anbieter klären. Multiple "Nein" = Anbieter überdenken.

Handlungsempfehlungen nach Ausgangssituation

Wenn Sie neu gründen (Neugründer ohne Vorsystem):

Ihr Vorteil: Kein Legacy-System, keine Migrations-Bürde. Starten Sie mit spezialisierter Software von Tag 1.

Prioritäten:

1. Identifizieren Sie Ihre geplante Spezialisierung ZUERST (Pädiatrie, Neuro-Rehab, Handtherapie)
2. Suchen Sie Software mit Assessment-Tools für Ihre Spezialisierung (nicht generische Lösungen)
3. Budget-bewusst bedeutet nicht generisch – spezialisierte Tools sparen manuelle Arbeit = ROI
4. Wählen Sie Cloud-Lösung (niedrigere Einstiegsbarriere, keine IT-Infrastruktur nötig)

Vermeiden: "All-in-One"-Versprechen ohne Spezialisierungs-Tiefe. Sie landen im dualen System (Software für Abrechnung, Papier/Excel für klinische Arbeit).

→ Detaillierte Guidance: Neugründer-Leitfaden Ergotherapie-Software

Wenn Sie wechseln (Systemwechsel von Altsystem):

Ihre Situation: Aktuelle Software frustriert Sie. Migration fühlt sich entmutigend an. Sie verzögern Änderung.

Prioritäten:

1. Identifizieren Sie WARUM aktuelle Software versagt: Fehlen spezialisierte Assessments? Retaxierungs-Risiko? Fehlender Mobile-Zugriff?
2. Nutzen Sie Unzufriedenheit als Gelegenheit, duale System-Falle zu beheben (falls Sie Papier/Excel für Assessments nutzen trotz Software, ist dies Spezialisierungs-Gap, kein Schulungs-Problem)
3. Realistische Migrations-Planung: Stammdaten-Transfer ja, historische Notizen müssen archiviert (gescannt) werden
4. Budgetieren Sie versteckte Kosten: Produktivitätsverlust, Schulungszeit, doppelte System-Phase (€5-10K jenseits Lizenzen)

Vermeiden: Wechsel zu anderer generischer Lösung, weil sie günstiger ist. Sie rekonstruieren gleiche Probleme.

→ Migrations-Planung: Systemwechsel-Leitfaden Ergotherapie-Software

Wenn Sie optimieren (Bestehende Software ausbauen):

Ihre Situation: Haben Software, aber nutzen nicht volles Potenzial. Oder nutzen duales System (Software + Papier/Excel).

Prioritäten:

1. Falls duales System: Problem ist wahrscheinlich Software-Spezialisierungs-Gap, kein Schulungs-Defizit. Evaluieren, ob aktuelle Software Ihren klinischen Workflow unterstützen KANN (strukturierte Assessments) oder ob Sie spezialisierte Add-ons/Ersatz brauchen.
2. Prüfen Sie Integrations-Gelegenheiten: Abrechnungszentrum-Verbindung, Online-Buchung, Mobile App (falls Ihre Software bietet, aber Sie nicht nutzen)
3. Team-Schulungs-Investment: Software-Fähigkeiten ungenutzt, weil Team nicht weiß, dass sie existieren
4. Compliance-Audit: Haben Sie AVV, ISO 27001 Dokumentation vom Anbieter? IT-Sicherheitsrichtlinie 2025 konform?

Vermeiden: Annahme "wir brauchen nur mehr Schulung", wenn Wurzel-Ursache Software-Fähigkeits-Gap ist.

→ Optimierungs-Analyse: Optimierer-Guide Ergotherapie-Software

Bereit für den nächsten Schritt? Nutzen Sie unseren Interaktiven Ergotherapie-Software-Vergleich → um konkrete Lösungen zu evaluieren und Anbieter zu kontaktieren.