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beA | Elektronische Akte | Ziele | Umstellung | Verfügung | Vorteile

Elektronische Akte wird um ca. 34% stärker angefragt infolge von beA

Obwohl das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) noch nicht auf dem Markt und in den Aktenprogrammen etabliert ist, ist jetzt schon eine merkbare Tendenz zur elektronischen Akte spürbar. Logisch, denn die Datenverarbeitung ist dann fließend digital – warum den Schriftverkehr nochmals ausdrucken und in die Akte einsortieren?

Aber wie kann man sich den Ablauf in der Kanzlei dazu vorstellen und was birgt es für Chancen? Hier weiterlesen….

 

Welches Ziel verfolgt die Elektronische Akte?

Eine sichere, papierfreie und platzsparende Organisation innerhalb der Kanzlei ist das Ziel. Mandantendaten werden nicht mehr in Aktenschränken, sondern digital in der Elektronischen Akte abgelegt und sind innerhalb des Systems für alle Berechtigten einsehbar. Weitere Dokumente, Notizen und Aufgaben können den Fällen problemlos zugeordnet und weiter verwaltet werden. Und das alles ohne großes Suchen, riesige Aktenschränke und Massen an Papierbergen.

 

Wie läuft die Umstellung?

Das Wichtigste ist vorab zu wissen und zu verstehen: Im Prinzip ändert sich erst einmal nichts!

Es geht lediglich um einen anderen Arbeitsweg sowie um einen anderen Ablauf in der Kanzlei.

Kostentechnisch ist das Einführen der Elektronischen Akte in einer Anwaltskanzlei sehr viel günstiger als die meisten vermuten. Denn alles, was Sie grundlegend brauchen, ist in vielen Anwaltsanwendungen schon vorhanden (z.B. RA-MICRO) – es wird nur nicht genutzt! Die Ursache hierfür liegt natürlich auch darin, dass die wenigsten betreuenden IT-Systemtechniker über fachspezifisches Wissen bezüglich der Vorgänge in den jeweiligen Branchen verfügen.

Allein hierfür sind bereits zusätzliche Organisationsberater für Kanzleien gefragt bzw. Schulungskräfte der Hersteller oder IT-Systempartner. Dies setzt voraus, dass Sie haben einen Qualifizierten IT-Systempartner haben, der Ihnen die Software nicht nur installiert sondern Sie auch zusätzlich zum Einrichten des Systems umfänglich zum Umgang mit der Software schulen kann.

Wir helfen Ihnen. Wir ermitteln in einem Vorgespräch Ihren bisherigen Ablauf und zeigen Ihnen dann, wie Sie schnell und effektiv die elektronische Akte nutzen können. Dazu gehören unter Anderem die Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, der Ablauf bei Diktatverarbeitung und der Austausch per Anweisungen.

 

Die Verfügung:

Und hier sind wir auch schon beim eigentlichen Kernthema der „Anweisungen“ – die Verfügung. Sie wird in der Elektronischen Akte an das Dokument gehaftet und INNERHALB des Aktenprogrammes zwischen Anwalt und Fachangesellter ausgetauscht. Nun, wenn man jetzt noch den gedanklichen Sprung machen kann, dass nun nicht mehr die Akte physikalisch vor einem liegt, wenn man den Schreibtisch – mit den meist vom Sekretariat liebevoll aufbereiteten Information darauf – betritt, sondern dass man jetzt genau an der Stelle den Blick auf den Bildschirm richtet. Dort, im E-Fach – wie es bei RA-MICRO heißt – sind nun alle Informationen und das dazugehörige Dokument zu sehen, ohne die gesamte Akte aus dem Aktenschrank zu holen bzw. bringen zu lassen und aufschlagen und aufwändig nach der einen Passage suchen zu müssen.Verfügungen werden durch den aktuellen Bearbeiter erstellt und durch die Elektronische Akte an denjenigen vergeben, der ebenfalls mit dem Fall arbeitet (ein anderer Anwalt, das Sekretariat, …). Eine Verfügung kann für sich allein als „Nachricht“ übersendet werden oder mit einem „Dokument“.

 

Welche Vorteile hat das Ganze?

Klar sollte sein, wer ALLE Dokumente digital zur Verfügung hat, kann gleich von mehreren Sachbearbeitern eine Akte bearbeiten oder sichten lassen.

Sehr häufig gibt es größere Prozesse, in denen z.B. die Beweislage von mehreren Anwälten zusammen getragen wird oder auch Versicherer und Gutachter benötigt werden.

Aufgrund der aktuellen Technik, wie in RA-MICRO, ist es so auch möglich, Dritten einen Zugang zur Elektronischen Akte zuzuweisen. Einfacher, zeitgleicher, papierloser und schneller Informationsaustausch – alles ohne zusätzliche Post und Telekommunikationskosten.

Die Elektronische Akte ist somit jederzeit von jedem Ort verfügbar. Die Entwicklung der Elektronischen Akte ist stetig und auf vielen Endgeräten einsetzbar. Nicht nur auf Ihrem Notebook können Sie zu jeder Zeit an jedem Ort auf Ihre Akten zugreifen, auch über Ihr IPad oder IPhone, denn die massive App-Entwicklung zum Beispiel von RA-MICRO erlaubt auch hier bereits ein schnelles Diktat.

 

FAZIT:

Das beA wird durch die kommende Integration alle Daten sofort in die Akte speichern – also macht es nicht genau jetzt Sinn an dieser Stelle auch die Post und FAXE in die Elektronische Akte laufen zu lassen? Die Technik ist in den Kanzleien vorhanden und nur die sogenannten „Datenpfade“ des Scanners und des Faxes müssen auf das Aktenprogramm eingestellt werden und folgende Szenarien gehören der Vergangenheit an…

… der Gang zur Akte (eventuell sogar noch lustigerweise aus dem Lager) – der Befehl zum Ausdrucken am PC – wieder zum Drucker – Druckerpatrone alle – Patrone wechseln – Papier alle, … – Druck abholen – wieder zur Akte – richtige Stelle suchen – einheften und dann wieder zurück ins Lager oder zum Anwalt – „Aktenstandort“ suchen (dies sorgt doch wohl am meisten für die ersten grauen Haare der Damen)…

Diese Zeit, den Platz und die grauen Haare können Sie sich in Zukunft sparen!

Nutzen Sie die Elektronische Akte und lassen Sie uns Ihnen bei der Einrichtung helfen.