Aussendienst & Mobile Arbeit: Offline-fähige Mobile App ermöglicht vollständige Dokumentation auch ohne Netzverbindung – Fotos, Notizen und Kundenunterschrift werden direkt vor Ort erfasst und später automatisch synchronisiert. Digitale Zeiterfassung funktioniert wie eine Stempeluhr im Feld mit automatischem Soll/Ist-Vergleich. Digitale Auftragsabwicklung erlaubt das Abrufen von Auftragsdaten in Echtzeit, Statusaktualisierung und direkte Erfassung von Material und Leistungen.
Einsatzplanung & Disposition: KI-gestützte Routenoptimierung plant Touren automatisch nach Dringlichkeit und Standort, wodurch laut Herstellerangaben bis zu 15% Fahrtzeit eingespart werden können. Echtzeit-Einsatzplanung ermöglicht digitale Auftragszuweisung und Verfolgung aller Techniker. Service- und Wartungsmanagement verwaltet wiederkehrende Termine automatisch und verschickt Erinnerungen an Kunden und Techniker.
Kalkulation & Abrechnung: SHK-Branchenpreiskatalog mit DIN-konformer Vorlagenbank beschleunigt die normgerechte Angebotserstellung erheblich. Ein-Klick-Rechnungserstellung übernimmt automatisch alle erfassten Material- und Arbeitszeiten. Automatische Nachkalkulation liefert einen Soll/Ist-Vergleich pro Auftrag und zeigt die tatsächliche Rentabilität transparent auf.
Material & Lager: Echtzeit-Bestandsführung macht den aktuellen Lagerstand jederzeit einsehbar und versendet automatische Warnmeldungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen. Direktanbindung an Großhändler wie Wilo und Vaillant vereinfacht Nachbestellprozesse durch Schnittstellen zu den wichtigsten Lieferanten.
Dokumentation & Qualitätssicherung: VdZ-konforme Prüfprotokolle sind vorinstalliert und gewährleisten normgerechte Dokumentation bei Heizungswartungen und Abnahmen. Dashboard mit KPIs visualisiert wichtige Kennzahlen wie First-Time-Fix-Rate, Auftragsdurchlaufzeit und Techniker-Auslastung auf einen Blick.
Integration & Verwaltung: DATEV/Lexware/SAGE-Integration sorgt für nahtlose Anbindung an gängige Buchhaltungssysteme per REST-API. Feingranulares Rechtemanagement erlaubt individuelle Rollenvergabe für Techniker, Disposition und Geschäftsleitung. CRM-Basisfunktionen dokumentieren Kundenhistorie und Kommunikationsprotokolle für verbesserten Service.
SHK-Branchenspezialisierung ab Werk unterscheidet mfr grundlegend von generischen Field-Service-Lösungen. VdZ-Prüfprotokolle, DIN-konforme Preiskataloge und branchentypische Arbeitsabläufe sind bereits vorinstalliert, sodass keine wochenlange Konfigurationsarbeit erforderlich ist. Laut Kundenstudie beim Betrieb "Heizung Bauer" reduziert diese Vorkonfiguration die Implementierungszeit um bis zu 50%. In der Praxis bedeutet dies eine produktive Nutzung innerhalb von 4-6 Wochen statt monatelanger Konfigurationsphase, wie sie bei allgemeinen ERP-Systemen üblich ist.
Echte Offline-First-Architektur bildet das technische Fundament der Software und hebt mfr deutlich von rein cloud-basierten Lösungen ab. Die Mobile App funktioniert komplett offline und synchronisiert zuverlässig auch große Datenmengen mit mehr als 5000 Datensätzen. Für den SHK-Alltag in Kellern, auf Baustellen oder in abgelegenen Objekten mit schlechtem Mobilfunkempfang ist diese Funktionalität unverzichtbar. Techniker können lückenlos dokumentieren, ohne Datenverlust befürchten zu müssen oder nachträglich Papierdokumentation übertragen zu müssen.
Flexibles Lizenzmodell ohne Mindestlaufzeit ermöglicht einen ungewöhnlich niedrigschwelligen Einstieg in die Digitalisierung. Der Pay-per-Module-Ansatz mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit ersetzt starre Jahresverträge. Betriebe zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionen und können bei saisonalen Schwankungen oder in Wachstumsphasen flexibel skalieren, ohne langfristig an ungenutzte Lizenzen gebunden zu sein.
Nachweisbar schneller ROI wird durch konkrete Kundendaten belegt. Eine Kundenumfrage dokumentiert Break-even nach 3-6 Monaten durch 18% Zeitersparnis in der Disposition und 20% schnellere Rechnungsstellung. Der NPS-Score von 60 signalisiert außergewöhnlich hohe Anwenderzufriedenheit im Softwarebereich und deutet auf praxisgerechte Umsetzung hin.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Berichtslayouts lassen sich nur begrenzt anpassen, sodass für individuelle Reporting-Anforderungen häufig der Umweg über Word-Export erforderlich ist. CAD-Integration und IoT-Schnittstellen für Smart-Home-Systeme fehlen derzeit vollständig, was mfr für Planungsbüros oder Betriebe mit Schwerpunkt auf High-End-Gebäudetechnik nur bedingt geeignet macht. On-Premise-Betrieb ist erst ab 50 Nutzern verfügbar, kleinere Betriebe müssen zwingend die Cloud-Variante nutzen.
Klassische SHK-Installationsbetriebe mit 5-50 Mitarbeitern profitieren besonders stark von mfr. Diese Betriebe fokussieren typischerweise auf Wartung, Reparatur und Kleininstallationen mit vielen Außendienstterminen in unterschiedlichen Objekten. Die SHK-spezifischen Templates und die robuste Offline-App sparen vom ersten Einsatztag an Zeit, während kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung problemlos starten können.
Mittelständische Heizungs- und Klimafachbetriebe mit 20-100 Mitarbeitern finden in mfr eine skalierbare Lösung für wachsende Anforderungen. Diese Betriebe verfügen über eigene Disposition mit mehreren Technikern im Feld und verwalten zahlreiche wiederkehrende Wartungsverträge. Die KI-gestützte Routenplanung und automatische Wartungserinnerungen entlasten die Disposition merklich, während die nahtlose DATEV- oder Lexware-Anbindung Doppelerfassung vermeidet.
Technische Dienste in Immobilienverwaltungen mit Verantwortung für haustechnische Anlagen in mehreren Objekten schätzen die revisionssichere Dokumentation. Diese Anwender arbeiten häufig in Kellerräumen oder Objekten mit schlechtem Mobilfunkempfang und müssen hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit erfüllen. Die VdZ-konformen Protokolle und die zuverlässige Offline-Funktion erfüllen beide Anforderungen gleichzeitig.
Wachsende SHK-Betriebe mit Digitalisierungsbedarf finden in mfr einen pragmatischen Einstieg in die digitale Transformation. Betriebe mit bisher papierbasierten Prozessen, begrenztem IT-Budget und Wunsch nach schneller Umsetzung ohne lange Projektlaufzeit können mit Grundfunktionen starten und schrittweise erweitern. Die zweistündige Schulung für Techniker minimiert die Umstellungshürde erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Mobile-First-Philosophie prägt die gesamte Architektur von mfr und unterscheidet die Lösung von nachträglich entwickelten Apps anderer Anbieter. Die Mobile App wurde nicht als Zusatz zu einem Desktop-System konzipiert, sondern bildet den Kern der Softwarearchitektur. Dies zeigt sich in der ausgereiften Offline-Synchronisation und der intuitiven Touch-Bedienung, die speziell für die Nutzung mit Handschuhen oder bei schwierigen Lichtverhältnissen optimiert wurde.
Branchentiefe statt Branchenbrei kennzeichnet den strategischen Fokus der Software. mfr verzichtet bewusst auf die Rolle eines Allzweck-ERP-Systems und konzentriert sich ausschließlich auf SHK und Field Service. Diese Spezialisierung manifestiert sich in vorinstallierten VdZ-Protokollen, der direkten Großhändler-Integration und branchenspezifischen Kalkulationsvorlagen, die generische Systeme erst durch aufwendige Anpassung erreichen.
Agile Weiterentwicklung mit monatlichen Releases ermöglicht zeitnahe Umsetzung von Kundenwünschen. Feature-Anfragen werden nach Herstellerangaben in 3-6 Monaten implementiert, nicht erst in starren Jahreszyklen wie bei Legacy-Software. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit resultiert aus der modernen Cloud-nativen Architektur und der überschaubaren Unternehmensgröße des Anbieters.
Die Simplias GmbH mit Sitz in München wurde 2018 gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Diese Größe positioniert das Unternehmen zwischen agilen Startups und etablierten Großanbietern – groß genug für finanzielle Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung, klein genug für persönliche Kundennähe. Der Net Promoter Score von 60 liegt deutlich über dem Branchendurchschnitt und deutet auf überdurchschnittliche Kundenzufriedenheit hin.
Branchenspezifisches Entwicklungsteam mit dedizierten SHK-Teams für Mobile, Backend und User Experience stellt sicher, dass Entwickler die Anforderungen des Handwerks verstehen. Dies unterscheidet Simplias von Anbietern, die generische Softwareentwickler ohne Handwerks-Know-how einsetzen. Customer Success Management mit persönlichem Ansprechpartner für jeden Kunden ersetzt anonymen Ticket-Support und entspricht dem Ansatz wachsender SaaS-Anbieter mit Langfristfokus.
Cloud-native Microservice-Architektur auf Basis von Docker und Kubernetes ermöglicht automatische Skalierung bei Lastspitzen und hohe Verfügbarkeit ohne eigene Serverwartung. Diese moderne Architektur unterscheidet sich grundlegend von monolithischen Legacy-Systemen und ermöglicht schnellere Feature-Entwicklung sowie zuverlässigere Updates.
REST-API mit öffentlicher Dokumentation auf GitHub ermöglicht Eigenentwicklung von Schnittstellen durch technisch versierte Anwender oder externe Dienstleister. Diese Offenheit ist besonders relevant für Betriebe mit spezifischen Anforderungen, die über Standard-Integrationen hinausgehen. Die vollständige API-Dokumentation reduziert Abhängigkeiten vom Hersteller bei zukünftigen Integrationsanforderungen.
ISO 27001-zertifiziertes EU-Hosting gewährleistet maximale Datensicherheit und DSGVO-Konformität durch unabhängig geprüfte Zertifizierung. Dies geht über selbstgestrickte Sicherheitsversprechen hinaus und bietet rechtssichere Grundlage für die Verarbeitung sensibler Kundendaten. Server-Standorte innerhalb der EU erfüllen höchste Datenschutzstandards.
Transparente Staffelung bildet die Grundlage des Preismodells. Basic-Paket: 29 € pro Monat pro Nutzer umfasst die Kernfunktionen für einfache Anwendungsfälle. Pro-Paket: 49 € pro Monat pro Nutzer erweitert den Funktionsumfang um KI-gestützte Routenoptimierung, erweiterte Analysen und Prioritäts-Support. Versteckte User-Tiers oder Feature-Aufschläge nach Vertragsabschluss entfallen, was Planungssicherheit schafft.
Einrichtungspauschale ab 1.500 € deckt initiale Konfiguration, Datenimport und Basisschulung ab. Die tatsächliche Höhe variiert mit Nutzerzahl und Komplexität der bestehenden Datenstrukturen. Für standardisierte Implementierungen bei kleineren Betrieben liegt die Pauschale im unteren Bereich, während umfangreichere Migrationen entsprechend höhere Aufwände verursachen.
TCO-Beispielrechnung für 20 Nutzer: Monatliche Lizenzkosten von ca. 560 € (Mischkalkulation Basic/Pro) ergeben jährlich etwa 8.880 € Lizenzkosten. Einmalige Einrichtungskosten von ca. 3.000 € und interne Schulungszeit addieren sich im ersten Jahr auf etwa 12.000-14.000 €. Laut Kundenangaben amortisiert sich diese Investition durch eingesparte Arbeitszeit in der Disposition und schnellere Rechnungsstellung nach 3-6 Monaten.
Kostenfallen beachten: Individualisierung des Preiskatalogs über Standard-DIN-Vorlagen hinaus und Custom-Schnittstellen zu Spezialsoftware können zusätzliche Kosten verursachen. Diese sollten in der Budgetplanung berücksichtigt werden, auch wenn sie nicht bei allen Implementierungen anfallen.
Realistische Projektlaufzeit von 4-6 Wochen vom Kick-off bis Go-Live gilt für Betriebe mit bis zu 20 Nutzern bei Standardkonfiguration. Diese vergleichsweise kurze Zeitspanne resultiert aus vorkonfigurierten SHK-Templates, CSV- und API-Datenimport sowie minimalen Systemvoraussetzungen. Größere Betriebe oder komplexe Altdatenstrukturen können längere Migrationszeiten erfordern.
Minimale Schulungszeiten von 2 Stunden für Techniker und 8 Stunden für Innendienst-Mitarbeiter sprechen für intuitive Bedienung und durchdachte User Experience. Die kurze Einarbeitungszeit minimiert Produktivitätsverluste während der Umstellung erheblich. Hersteller bietet sowohl Vor-Ort-Schulungen als auch Webinare an, wobei viele Betriebe die Kombination beider Formate bevorzugen.
Kritischer Erfolgsfaktor Datenqualität bestimmt die Migrationsgeschwindigkeit maßgeblich. Die Qualität vorhandener Altsysteme bei Kunden, Artikeln und Preisen beeinflusst den Zeitaufwand deutlich. Empfehlenswert ist die Bereinigung von Stammdaten vor Projektstart, um Doppelerfassungen und Nacharbeiten zu vermeiden. Der CSV-Import erleichtert die Übernahme strukturierter Daten, während unstrukturierte Informationen manuellen Aufwand erfordern.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Offline-First-Architektur speichert alle Eingaben lokal auf dem mobilen Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Diese Synchronisation funktioniert auch bei großen Datenmengen mit mehr als 5000 Datensätzen zuverlässig. Techniker können während der gesamten Offline-Phase uneingeschränkt dokumentieren, ohne Datenverlust befürchten zu müssen.
Ja, die Übernahme erfolgt über CSV-Import oder REST-API. Die vorinstallierten DIN-Vorlagen können als Ausgangsbasis dienen und um betriebsspezifische Positionen ergänzt werden. Die Individualisierung auf spezifische Einkaufskonditionen und Kalkulationslogik kann jedoch zusätzlichen Aufwand bedeuten, der im Kickoff-Gespräch geklärt werden sollte.
Für DATEV, Lexware und SAGE existieren Standard-Schnittstellen, die ohne Custom-Development funktionieren. Die Einrichtung erfolgt über Konfiguration der API-Parameter und Mapping der Konten. Andere Buchhaltungssysteme erfordern individuelle API-Integration, die dank öffentlicher Dokumentation auch durch eigene Entwickler oder externe Dienstleister realisiert werden kann.
Techniker benötigen etwa 2 Stunden Schulung zur Mobile App, Innendienst-Mitarbeiter etwa 8 Stunden für die vollständige Systemnutzung. Diese Schulungen können als Vor-Ort-Training oder Webinar stattfinden. Viele Betriebe kombinieren initiale Präsenzschulung mit späteren Online-Auffrischungen für neue Mitarbeiter.
Die meisten Anbieter ermöglichen Test- oder Pilotphasen, Details sollten direkt mit Simplias geklärt werden. Das monatlich kündbare Lizenzmodell reduziert das finanzielle Risiko erheblich, da keine langfristige Vertragsbindung besteht. Empfehlenswert ist der Start mit einer kleinen Nutzergruppe zur Evaluierung im realen Betriebsalltag.
Bei Standardkonfiguration und bis zu 20 Nutzern liegt die typische Implementierungszeit bei 4-6 Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. Diese Zeit umfasst Systemkonfiguration, Datenimport, Schulungen und Testphase. Größere Betriebe oder komplexe Migrationen können längere Zeiträume erfordern, profitieren jedoch von der vorkonfigurierten SHK-Spezialisierung.