Einsatzplanung & Disposition: Drag-&-Drop-Tourenplanung mit Echtzeit-GPS-Tracking der Monteure ermöglicht spontane Umplanungen direkt vom Büro aus. Die Ressourcenzuordnung erfolgt nach Qualifikation und Verfügbarkeit – wer hat den VDE-Schein, wer ist gerade in der Nähe? Die automatische Routenoptimierung berücksichtigt Verkehrslage und Auftragspriorität und reduziert Leerkilometer um bis zu 15 Prozent.
Mobile Arbeit auf der Baustelle: Offline-fähige App (PWA) arbeitet vollständig ohne Netzverbindung und synchronisiert automatisch, sobald wieder Internet verfügbar ist. Digitale Zeiterfassung direkt am Einsatzort mit Geotag dokumentiert Arbeitszeiten lückenlos. Fotodokumentation mit automatischem Zeit- und Ortsstempel schafft rechtssichere Nachweise. VDE-konforme Prüfprotokolle und Checklisten (DGUV 3, E-Check, Blitzschutz) sind fertig vorkonfiguriert. Die digitale Unterschrift des Kunden erfolgt direkt auf Tablet oder Smartphone.
Auftragsabwicklung & Verwaltung: Angebotserstellung mit Materialkalkulationen und Zeitschätzungen basiert auf hinterlegten Standardpositionen. Rechnungsstellung inkl. Teilrechnungen und Sammelrechnungen beschleunigt den Zahlungseingang. Automatisiertes Mahnwesen mit konfigurierbaren Fristen reduziert offene Posten. Das Kunden-CRM mit Auftragshistorie und Garantiefristen-Alerts erinnert automatisch an anstehende Wartungen.
Lagerhaltung & Material: Lagerverwaltung mit aktuellem Bestandsüberblick zeigt, welches Material verfügbar ist. Automatische Nachbestellalarme bei Mindestbestand verhindern Engpässe. Materialentnahme direkt aus der mobilen App buchen – der Monteur erfasst, was er von der Baustelle mitgenommen hat.
Dokumentation & Compliance: Revisionssichere Archivierung aller Prüfprotokolle entspricht den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Spannungs- und Lastmessprotokollierung mit PDF-Export dokumentiert Messwerte nachvollziehbar. Dokumentenmanagement für Schaltpläne, Fotos und Zertifikate hält alle relevanten Unterlagen an einem Ort. Vorkonfigurierte VDE-Formulare und Sicherheitschecklisten ersparen stundenlange Einrichtungsarbeit.
Auswertung & Controlling: Dashboard mit Kennzahlen zu Auslastung und Deckungsbeitrag verschafft Überblick über die Unternehmensentwicklung. Auftragskosten-Analyse und Nachkalkulation zeigen, welche Aufträge rentabel waren. Umsatzreports nach Kunde, Zeitraum oder Monteur ermöglichen gezielte Steuerung.
Integration & Buchhaltung: DATEV- und Lexware-Schnittstellen für nahtlose Buchhaltung vermeiden doppelte Erfassung. REST-API und Webhooks für eigene Systemanbindungen schaffen Flexibilität. Multi-Mandanten-Fähigkeit für Filialbetriebe erlaubt zentrale Verwaltung mit dezentralen Zugriffen.
Echte Offline-Fähigkeit für den Außendienst unterscheidet ToolTime von vielen Wettbewerbern, die nur eingeschränkte Offline-Funktionen bieten. Die Progressive Web App (PWA) funktioniert vollständig ohne Internetverbindung – kein Datenverlust in Funklöchern oder Kellern. Alle Eingaben vom Auftrag über Zeiterfassung bis zur Unterschrift werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist. Das ist gerade im Elektro-Handwerk mit häufigen Einsätzen in Tiefgaragen, Kellern oder abgelegenen Industrieanlagen ein echter Arbeitserleichterung, die sich im Alltag täglich bemerkbar macht.
VDE-konforme Vorlagen ab Werk ersparen Elektrobetrieben Wochen an Einrichtungszeit und minimieren Haftungsrisiken. ToolTime liefert branchenspezifische Checklisten und Prüfprotokolle bereits fertig konfiguriert: DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3), E-Check-Protokolle nach DIN VDE 0100-600, Blitzschutzanlagen-Dokumentation nach DIN VDE 0185-305. Die Vorlagen entsprechen den aktuellen Normen und werden bei Änderungen automatisch aktualisiert. Während andere Systeme nur leere Formular-Editoren bieten, kann man hier sofort mit praxiserprobten Vorlagen arbeiten.
Intelligente Tourenoptimierung mit messbarem Effekt geht über einfache Kartendarstellung hinaus. Die GPS-gestützte Einsatzplanung berücksichtigt aktuelle Verkehrslage, Auftragspriorität und Monteur-Qualifikation gleichzeitig. Wer darf Hochspannungsarbeiten durchführen? Wer ist gerade in der Nähe eines dringenden Notfalls? Das System schlägt optimierte Routen vor, die sich in der Praxis bewährt haben. Anwender berichten von 15 Prozent weniger Fahrzeit – bei einem 3-Mann-Betrieb entspricht das etwa einer eingesparten Arbeitswoche pro Monat oder rund 40 zusätzlichen Arbeitsstunden für produktive Tätigkeiten.
Moderne Cloud-Architektur für maximale Verfügbarkeit basiert auf Microservices auf Microsoft Azure in EU-Rechenzentren. Das ermöglicht Updates ohne Systemausfall und garantiert hohe Ausfallsicherheit durch redundante Systeme. Vierteljährliche Feature-Updates bringen kontinuierlich neue Funktionen – ohne dass Anwender ihre Arbeit unterbrechen müssen oder IT-Kenntnisse für die Installation benötigen. Die Architektur skaliert automatisch mit dem Unternehmenswachstum, sodass auch bei plötzlich steigendem Datenvolumen keine Performance-Probleme auftreten.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. ToolTime ist bewusst keine Vollkosten-ERP-Lösung für Großunternehmen. Tiefgreifendes Finanz-Controlling mit mehrdimensionalen Auswertungen, komplexe Fertigungssteuerung für industrielle Fertigung oder umfassende Business Intelligence mit Data Warehousing sind nicht integriert. Für Großbetriebe ab 50 Mitarbeitern mit spezifischen ERP-Anforderungen kann die Lösung an Grenzen stoßen – dann sind meist Zusatzintegrationen oder Parallelsysteme notwendig. Auch die Datenmigration aus Altsystemen erfordert oft manuelle Aufbereitung und Bereinigung, da keine fertigen Konnektoren zu älteren Branchensystemen existieren. Wer absolute Kontrolle über seine Daten auf eigenen Servern benötigt, findet keine On-Premise-Alternative – ToolTime ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar.
Solo-Elektriker und Kleinstbetriebe (1-5 Mitarbeiter) profitieren besonders von der intuitiven Bedienung ohne lange Einarbeitungszeit und der schnellen Angebotserstellung mit vorkonfigurierten Positionen. Statt abends am Schreibtisch Zettel zu sortieren und Stundenzettel abzutippen, ist die Dokumentation bereits während der Arbeit auf der Baustelle erledigt. Die Investition amortisiert sich oft schon durch eingesparte Bürostunden und schnellere Rechnungsstellung, die die Liquidität verbessert. Gerade wenn man als Einzelkämpfer wenig Zeit für Verwaltung hat, schafft das System spürbare Entlastung.
Wachsende Elektrobetriebe (5-30 Mitarbeiter) finden in ToolTime ein System, das mit ihnen wächst. Hier spielt die Software ihre Stärken voll aus: Transparenz über alle Baustellen in Echtzeit, optimierte Tourenplanung für mehrere Monteure parallel, professionelles Auftreten beim Kunden durch digitale Dokumentation und sofortige Rechnungsstellung. Besonders wertvoll wird die Lösung, wenn mehrere Monteure parallel im Einsatz sind und die Disposition den Überblick behalten muss – wer ist wo, wie lange dauert es noch, wer könnte einen Notfall übernehmen? Die Koordinationseffizienz steigt merklich gegenüber Telefonaten und Whatsapp-Gruppen.
Wartungs- und Servicedienstleister mit wiederkehrenden Prüfungen schätzen die vorkonfigurierten Protokolle für E-Check und DGUV-Prüfungen besonders. Wiederkehrende Prüfungen gemäß DGUV Vorschrift 3, Blitzschutzanlagen oder E-Check sind das Kerngeschäft? Die fertigen Protokolle, automatischen Garantiefristen-Erinnerungen und übersichtliche Kunden-Historie mit allen Vorprüfungen machen ToolTime zum idealen Werkzeug. Die lückenlose Dokumentation sichert rechtlich ab und schafft Vertrauen beim Kunden, der sieht, dass alle Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Elektrobetriebe mit mehreren Standorten oder Filialen nutzen die Mehrmandanten-Fähigkeit für einheitliche Prozesse über alle Standorte hinweg. Die zentrale Verwaltung ermöglicht konzernweite Standards bei gleichzeitig individuellen Zugriffsrechten und standortspezifischen Auswertungen. Der Geschäftsführer hat Überblick über alle Filialen, während jeder Standortleiter nur seine eigenen Daten sieht.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Offline-Verfügbarkeit als K.O.-Kriterium: Arbeiten die Monteure häufig in Funklöchern, Tiefgaragen, Kellern oder ländlichen Gebieten ohne zuverlässige Netzabdeckung? Dann ist die echte Offline-Fähigkeit mit vollständiger Funktionalität Gold wert und kann den Ausschlag für ToolTime geben.
VDE-Compliance-Aufwand realistisch einschätzen: Wie viel Zeit würde das Unternehmen sparen, wenn alle relevanten Prüfprotokolle fertig konfiguriert wären statt sie selbst aufbauen zu müssen? Die branchenspezifischen Vorlagen können Wochen Einrichtungszeit und erhebliche Beratungskosten einsparen.
Integration mit bestehender Buchhaltung prüfen: Nutzt der Betrieb DATEV oder Lexware? Die fertigen Schnittstellen vermeiden Doppelarbeit und Übertragungsfehler. Bei anderen Buchhaltungssystemen müssen Schnittstellen über die API entwickelt oder manuelle Exporte eingerichtet werden.
Wachstumspläne langfristig berücksichtigen: Bleibt das Unternehmen voraussichtlich unter 50 Mitarbeitern mit überschaubaren ERP-Anforderungen? Dann passt ToolTime langfristig und wächst mit. Plant man darüber hinaus zu wachsen oder benötigt bereits jetzt tiefgreifende ERP-Funktionen, sollten die Systemgrenzen bedacht werden.
Durchgängiger digitaler Prozess kennzeichnet den Grundansatz von ToolTime. Von der ersten Kundenanfrage über Angebotserstellung, Auftragsdurchführung mit mobiler Zeiterfassung bis zur automatischen Rechnungsstellung und dem Mahnwesen läuft alles in einem integrierten System. Das eliminiert die typischen Medienbrüche, bei denen Informationen von Zetteln abgetippt, zwischen verschiedenen Excel-Tabellen kopiert oder telefonisch weitergegeben werden müssen. Jede Information wird nur einmal erfasst und steht dann allen Beteiligten zur Verfügung – der Monteur sieht auf dem Tablet die gleichen Auftragsdaten wie die Disponentin im Büro.
Die Software versteht den Elektro-Alltag durch branchenspezifische Intelligenz. VDE-Normen, typische Materialien wie NYM-Leitungen oder FI-Schalter, branchenübliche Kalkulationsmethoden für Zeit- und Materialaufwand – all das ist bereits hinterlegt. Anwender müssen nicht bei Null anfangen oder generische Business-Software mühsam an ihre Bedürfnisse anpassen, sondern arbeiten mit Vorlagen und Strukturen, die ein Kollege aus der Praxis erstellt hat. Die Prüfprotokolle entsprechen den aktuellen VDE-Vorschriften, die Materialstammdaten enthalten elektrotechnische Artikel mit korrekten Bezeichnungen.
Mobilität als Grundprinzip unterscheidet ToolTime von Desktop-zentrierten Altsystemen. Die Lösung wurde vom Außendienst her gedacht, nicht vom Büro. Die mobile App ist kein nachträglich entwickeltes Anhängsel mit eingeschränkten Funktionen, sondern steht im Mittelpunkt der Architektur – mit voller Funktionalität auch ohne Internetverbindung. Der Monteur kann auf der Baustelle alle wesentlichen Tätigkeiten erledigen: Auftrag aufrufen, Material buchen, Zeit erfassen, Fotos dokumentieren, Prüfprotokoll ausfüllen, Unterschrift einholen. Die Bürokraft erhält die Daten automatisch und kann sofort die Rechnung erstellen, ohne auf Rückmeldungen warten oder handschriftliche Notizen entziffern zu müssen.
Spezialisierter Mittelständler mit klarem Fokus beschreibt die Positionierung von ToolTime. Das 2015 in Berlin gegründete Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern konzentriert sich ausschließlich auf Handwerkersoftware für kleine und mittlere Betriebe aus den Gewerken Elektro, SHK, Maler und verwandten Branchen. Diese bewusste Fokussierung bedeutet: Die Produktentwicklung ist nicht durch andere Branchen wie Industrie oder Großhandel verwässert, und Großkundenprojekte lenken keine Ressourcen von der Kernzielgruppe ab. Die Entwicklerteams können sich vollständig auf die spezifischen Anforderungen des Handwerks konzentrieren.
Die Praxisnähe durch Handwerker-Einbindung erfolgt systematisch über regelmäßige Focus Groups mit echten Elektrikern, SHK-Installateuren und Malern. Neue Features werden nicht im Elfenbeinturm entwickelt, sondern mit Praktikern diskutiert und getestet, bevor sie in die Software einfließen. Agile Entwicklung mit vierteljährlichen Updates hält die Software auf aktuellem Stand und ermöglicht schnelle Reaktionen auf Kundenwünsche oder Gesetzesänderungen. Die Konzentration auf den DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) garantiert lokale Compliance mit nationalen Vorschriften und vermeidet die Kompromisse, die bei globalen Lösungen oft nötig sind.
Mit 2.500 Handwerksbetrieben als Kunden, davon etwa 800 Elektrounternehmen, gehört ToolTime zu den etablierten Anbietern im Segment der Handwerkersoftware – groß genug für wirtschaftliche Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung, klein genug für direkte Kundennähe ohne anonyme Callcenter. Der deutschsprachige Support versteht die Fragen ohne lange Erklärungen, und Feature-Wünsche erreichen tatsächlich die Produktentwicklung.
Moderne Cloud-Architektur mit hoher Verfügbarkeit basiert auf Microservices-Technologie, die auf Microsoft Azure in europäischen Rechenzentren läuft. Diese Architektur bedeutet in der Praxis: Hohe Ausfallsicherheit durch redundante Systeme, schnelle Updates ohne Downtime, automatische Skalierung bei Unternehmenswachstum ohne manuelle Serveranpassungen. TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen und tägliche Backups mit geografisch verteilter Speicherung sind Standard. Ein ISO-27001-Audit ist für Q4 2025 geplant, um die Sicherheitsstandards formal zu zertifizieren.
Die Integrationsfähigkeit mit wichtigen Partnersystemen erfolgt über verschiedene Wege. Fertige Connectoren zu DATEV und Lexware vereinfachen die Buchhaltungsanbindung erheblich – Rechnungen, Kontobewegungen und Stammdaten werden automatisch ausgetauscht. Darüber hinaus ermöglicht eine REST-API mit Webhooks die Anbindung weiterer Systeme wie ERP-Lösungen, Lagerverwaltung oder spezialisierte Kalkulationsprogramme. Allerdings ist die API-Dokumentation nicht öffentlich zugänglich, sondern wird Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt, was individuellen Entwicklungsaufwand meist notwendig macht. SAP Business One wird als Partnerintegration genannt, Details sind aber projektspezifisch zu klären.
Die Progressive Web App für echte Offline-Arbeit stellt technologisch eine Besonderheit dar. Als PWA umgesetzt bedeutet das: Installation und Verhalten wie eine native App, aber plattformübergreifend auf iOS, Android und Tablets lauffähig ohne separate Entwicklung. Der entscheidende Vorteil liegt in der vollständigen Offline-Funktionalität mit lokaler Datenspeicherung und automatischer Synchronisation im Hintergrund, sobald wieder Netzverbindung besteht. Das ist kein Vergleich zu Lösungen, die nur bestimmte Funktionen wie das Ansehen von Aufträgen offline anbieten, aber keine Bearbeitung erlauben. Hier kann der Monteur auch im Funkloch den kompletten Auftrag abarbeiten und abschließen.
Transparente Staffelung nach Funktionsumfang strukturiert die Preisgestaltung. Das Basic-Paket für 39 Euro pro User und Monat umfasst die Grundfunktionen für Auftragsabwicklung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung – ausreichend für sehr einfache Anwendungsfälle, aber ohne die elektro-spezifischen Features. Das Pro-Paket für 59 Euro pro User und Monat wird für Elektro-Handwerker empfohlen, da es den vollständigen Offline-Modus, erweiterte Analysen, GPS-Tracking und die VDE-Prüfprotokolle enthält. Das Enterprise-Paket auf Anfrage richtet sich an größere Betriebe ab etwa 30 Mitarbeitern und bietet Single Sign-On, Premium-Support mit dedizierten Ansprechpartnern, individuelle Anpassungen und erweiterte API-Nutzung. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder mit Preisvorteil bei jährlicher Zahlung, meist mit Kündigungsfristen von 1-3 Monaten.
Einmalige Implementierungskosten sollten realistisch eingeplant werden. Die Onboarding-Gebühr beginnt bei 1.200 Euro und steigt je nach Nutzerzahl, Komplexität der Datenmigration und gewünschtem Anpassungsumfang. Hinzu kommen interne Zeitaufwände für Datenmigration aus dem Altsystem, Prozessanpassung an die neue Software und Schulung der Mitarbeiter – diese internen Kosten werden oft unterschätzt. Realistisch kalkuliert: Bei 10 Usern über einen Betrachtungszeitraum von 3 Jahren ergeben sich Total Cost of Ownership (TCO) von etwa 33.000 bis 40.000 Euro inklusive Implementierung, Lizenzen und geschätzten internen Aufwänden.
Der ROI durch Prozesseffizienz stellt sich bei konsequenter Nutzung meist innerhalb von 12-18 Monaten ein. Typische Einsparungen, die Anwender berichten: 25-30 Prozent weniger Verwaltungsaufwand durch wegfallende Doppelerfassungen und automatisierte Abläufe, 15 Prozent weniger Fahrzeit durch optimierte Tourenplanung, schnellere Rechnungsstellung, die die Liquidität verbessert und Verzugszinsen vermeidet. Bei einem 10-Mann-Betrieb mit etwa 400.000 Euro Jahresumsatz kann die Investition sich nach 12-18 Monaten amortisieren – vorausgesetzt, die Software wird konsequent von allen Mitarbeitern genutzt und nicht parallel zum alten System weitergeführt.
Überschaubarer Zeitrahmen bei realistischer Erwartung kennzeichnet den Implementierungsprozess. Für einen Kleinbetrieb mit 5 Usern und überschaubarem Datenbestand rechnet man mit 4-6 Wochen vom Vertragsabschluss bis zum produktiven Go-Live – inklusive Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulung. Für mittlere Betriebe mit 20-50 Usern sollten 3-6 Monate eingeplant werden, besonders wenn umfangreiche Datenmigration aus komplexen Altsystemen und strukturiertes Change Management nötig sind. Die Implementierungsdauer hängt stark von der Datenqualität im Altsystem und der Prozess-Komplexität ab – gepflegte Stammdaten beschleunigen den Umstieg erheblich.
Die Datenmigration als häufiger Knackpunkt erfordert besondere Aufmerksamkeit. Es gibt keine fertigen Konnektoren zu gängigen Altsystemen wie KWP, GeNUA oder ähnlichen Branchenlösungen. Daten müssen per CSV- oder Excel-Export aus dem Altsystem exportiert, bereinigt, in das ToolTime-Format überführt und importiert werden – das bindet interne Ressourcen und IT-Kenntnisse. Planen Sie 0,5 bis 1 Vollzeit-Mitarbeiter für Koordination, Datenpflege und Qualitätssicherung während der Migrationsphase ein. Häufige Kostenfalle: unterschätzte Datenqualität im Altsystem mit Dubletten, unvollständigen Adressen oder inkonsistenten Artikelbezeichnungen, die vor der Migration bereinigt werden müssen.
Change Management entscheidet über Akzeptanz mehr als die technische Implementation. Die beste Software hilft nichts, wenn Monteure sie nicht konsequent nutzen und weiter mit Zetteln arbeiten. Erfolgsfaktoren aus der Praxis: Klares Commitment der Geschäftsführung mit sichtbarer Vorbildfunktion, frühzeitige Einbindung von erfahrenen Praktikern als Meinungsführer, ausreichend Schulung in verschiedenen Formaten (Präsenz-Workshop, E-Learning-Module, interne Ansprechpartner als "Super-User"), Start mit einer Pilotgruppe von aufgeschlossenen Early Adopters statt Big-Bang-Einführung für alle gleichzeitig. Rechnen Sie mit 2-3 Monaten Parallelbetrieb, bis alle Prozesse routiniert laufen.
Vorteile:
Rechtssicherheit durch VDE-Compliance ab Werk – Alle relevanten Prüfprotokolle nach DGUV Vorschrift 3, E-Check und Blitzschutz sind vorkonfiguriert und normgerecht. Das minimiert Haftungsrisiken durch vergessene Prüfpunkte und spart Wochen Einrichtungszeit, die andere Systeme erfordern.
Echte Offline-Fähigkeit für unterbrechungsfreies Arbeiten – Die Progressive Web App funktioniert vollständig ohne Internetverbindung. Keine Angst vor Funklöchern in Kellern, Tiefgaragen oder Baustellen ohne Netz. Die PWA-Technologie garantiert Datenkonsistenz durch automatische Synchronisation.
Spürbare Zeitersparnis im Verwaltungsbereich – Durch durchgängige Digitalisierung ohne Medienbrüche und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben berichten Anwender von 25-30 Prozent weniger Verwaltungsaufwand. Das entspricht bei einem 10-Mann-Betrieb etwa 10-15 Arbeitsstunden pro Woche.
Branchenspezifische Vorlagen und Stammdaten – Elektrotechnische Artikel, Kalkulationsvorlagen und Checklisten sind für die Branche vorkonfiguriert. Man arbeitet sofort produktiv statt wochenlang Stammdaten anzulegen.
Transparente Einsatzplanung für mehrere Monteure – GPS-Tracking und Echtzeitstatus verschaffen der Disposition jederzeit Überblick, wer wo ist und wie der Fortschritt aussieht. Das erleichtert spontane Umplanungen bei Notfällen erheblich.
Moderne Cloud-Architektur ohne IT-Wartung – Keine Serverinstallation, keine Backup-Organisation, keine Update-Planung. Die Lösung ist sofort verfügbar und skaliert automatisch mit dem Unternehmenswachstum.
Herausforderungen:
Keine Vollkosten-ERP-Lösung für komplexe Anforderungen – Tiefes Finanz-Controlling mit Kostenstellenrechnung, komplexe Lagerhaltung für Großbetriebe oder umfassende Business Intelligence fehlen. Ab 50 Mitarbeitern mit erweiterten ERP-Anforderungen sind oft Zusatzintegrationen nötig.
Manuelle Datenmigration oft aufwendiger als erwartet – Ohne fertige Konnektoren zu Altsystemen kann die Datenübernahme mehr Zeit und interne Ressourcen binden als zunächst geplant. Die Datenqualität im Altsystem ist oft das Hauptproblem.
Cloud-Zwang ohne On-Premise-Alternative – Es gibt keine lokale Installationsvariante. Wer aus Prinzip, spezifischen Compliance-Anforderungen oder Sicherheitsbedenken alles intern hosten möchte, muss sich für eine andere Lösung entscheiden.
Eingeschränkte API-Dokumentation für Eigenentwicklungen – Die REST-API ist nicht öffentlich dokumentiert, sondern wird nur Kunden zur Verfügung gestellt. Eigene Integrationen erfordern meist Entwicklerunterstützung und sind nicht ad-hoc umsetzbar.
Lernkurve bei der Prozessumstellung – Neue digitale Arbeitsweisen erfordern Umdenken und Einarbeitung. In den ersten Wochen kann die Arbeit langsamer gehen als gewohnt, bis die Routinen sitzen.
Abhängigkeit von einem Anbieter – Bei cloud-basierter Spezialisierung sind Anwender vom Geschäftsmodell und der Preisentwicklung des Anbieters abhängig. Ein nachträglicher Systemwechsel ist mit erneutem Migrationsaufwand verbunden.
Ja, vollständig und ohne Einschränkungen. Die Progressive Web App (PWA) speichert alle benötigten Daten lokal auf dem Gerät des Monteurs. Aufträge erfassen, Arbeitszeiten buchen, Fotos mit Kommentaren machen, Prüfprotokolle ausfüllen und Kundenunterschriften einholen – all das funktioniert ohne Internetverbindung. Sobald wieder Netz verfügbar ist, synchronisiert die App automatisch im Hintergrund, ohne dass der Nutzer etwas veranlassen muss. Einziger Hinweis: Die initiale Synchronisation größerer Datenmengen (z.B. alle Kundenaufträge der letzten Jahre) bei schlechtem Mobilfunknetz kann länger dauern. Nach der ersten vollständigen Synchronisation werden aber nur noch Änderungen übertragen, was sehr schnell geht.
Für einen Kleinbetrieb mit 3-5 Mitarbeitern und einfachen Strukturen ohne umfangreiche Datenmigration: 4-6 Wochen vom Vertragsabschluss bis zum produktiven Einsatz. Für mittlere Betriebe mit 20-30 Mitarbeitern, bei denen größere Datenmengen aus dem Altsystem übernommen und Prozesse angepasst werden müssen: 3-6 Monate bis zur vollständigen Umstellung. Die größten Zeitfresser sind erfahrungsgemäß nicht die technische Installation, sondern die Datenbereinigung aus dem Altsystem (Dubletten entfernen, unvollständige Datensätze ergänzen) und das Change Management – also die Mitarbeiter zur konsequenten Nutzung zu bewegen und alte Gewohnheiten abzulegen. Ein erfolgreicher Umstieg berücksichtigt diese weichen Faktoren genauso wie die technischen Aspekte.
DATEV und Lexware können über vorgefertigte Schnittstellen direkt angebunden werden – Rechnungsdaten, Zahlungseingänge und Stammdaten werden automatisch ausgetauscht. Für andere Buchhaltungssysteme wie SAP Business One ist eine Anbindung über die REST-API möglich, erfordert aber meist Entwicklerunterstützung oder einen Dienstleister, da die API-Dokumentation nicht öffentlich verfügbar ist. Zugang zur API-Dokumentation erhalten Kunden auf Anfrage beim Support. Ohne technische Integration bleibt der manuelle CSV-Export von Rechnungsdaten als Fallback-Lösung, was bei wenigen Rechnungen pro Monat durchaus praktikabel ist.
ToolTime ermöglicht den vollständigen Datenexport in gängigen Formaten (CSV, Excel, teilweise PDF für Dokumente). Alle Stammdaten, Aufträge, Rechnungen und Prüfprotokolle können exportiert werden. Die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD bleibt auch nach Vertragsende für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zugänglich – entweder durch zeitlich begrenzten Read-Only-Zugang oder durch vollständigen Datenexport zur eigenen Archivierung. Ein Lock-In ist also nicht vorhanden, auch wenn ein erneuter Systemwechsel natürlich wieder Migrationsaufwand bedeutet.
Der deutschsprachige Support ist per E-Mail, Telefon und Chat während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 8-18 Uhr) erreichbar. Im Pro-Paket sind Standard-Support-Tickets enthalten, im Enterprise-Paket gibt es dedizierte Ansprechpartner mit priorisierten Reaktionszeiten. Zusätzlich gibt es eine Wissensdatenbank mit Anleitungen und Video-Tutorials für häufige Fragen. Anwenderfeedback in Foren beschreibt den Support überwiegend als hilfsbereit und kompetent, allerdings können Antwortzeiten bei komplexen technischen Fragen einige Arbeitstage betragen. Für zeitkritische Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten ist ein Premium-Support-Paket gegen Aufpreis verfügbar.
Neben den monatlichen User-Lizenzen fallen die einmalige Onboarding-Gebühr (ab 1.200 Euro) und gegebenenfalls Kosten für Datenmigration an, wenn Sie externe Dienstleister beauftragen. Schulungen sind im Onboarding-Paket enthalten, zusätzliche Schulungstage können separat gebucht werden. SMS-Versand für Kunden-Benachrichtigungen wird nach Verbrauch abgerechnet, ist aber optional. API-Nutzung für eigene Integrationen ist im Enterprise-Paket unbegrenzt, in anderen Paketen nach Fair-Use-Prinzip. Wichtig: Kalkulieren Sie interne Zeitaufwände für Migration und Einarbeitung als versteckte Kosten ein – diese übersteigen oft die Lizenzkosten im ersten Jahr.