Angebots- und Rechnungserstellung: Vorkalkulation mit automatischer Preisberechnung für schnellere Angebotserstellung. Die integrierte Kalkulation berücksichtigt Material-, Lohn- und Nebenkosten und reduziert die Durchlaufzeit für Angebote nachweislich um etwa 30%.
GAEB-konforme Ausschreibungsbearbeitung: Direkte Verarbeitung öffentlicher Ausschreibungen in den Formaten DA81 bis DA86. Ermöglicht strukturierte Bearbeitung von LV-Positionen und automatisierte Preisermittlung für öffentliche Aufträge.
E-CAD-Stücklistenimport: Übernahme von Planungsdaten aus EPLAN und WSCAD direkt in die Angebotskalkulation. Spart die manuelle Erfassung von Materiallisten und reduziert Übertragungsfehler.
Offline-fähige Service-App: Vollständige Auftragsbearbeitung auf Tablet und Smartphone ohne Internetverbindung. Die App synchronisiert erfasste Daten automatisch, sobald wieder Netzempfang besteht.
VDE-konforme Prüfprotokolle: Automatisierte Erstellung normgerechter Prüfprotokolle nach VDE 0100-600 und VDE 0701-0702. Die Formulare werden bei Normenänderungen automatisch aktualisiert, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.
DGUV V3-Prüfverwaltung: Verwaltung von Prüffristen und Prüfintervallen für ortsveränderliche und ortsfeste elektrische Betriebsmittel. Das System erinnert rechtzeitig an fällige Wiederholungsprüfungen.
Digitales Dokumentenmanagement: Zentrale Archivierung von Fotos, Plänen, Messprotokollen und Unterschriften direkt am jeweiligen Auftrag. Alle Dokumente sind für berechtigte Nutzer jederzeit abrufbar.
Echtzeit-Lagerverwaltung: Bestandsübersicht mit Chargen-Tracking und automatischen Bestellvorschlägen. Reduziert Fehlbestände durch frühzeitige Warnung bei Unterschreitung definierter Mindestmengen.
Datanorm/EDI-Anbindung: Direkter Datenaustausch mit Elektro-Großhändlern über Datanorm 5.0, UGL und OCI-Schnittstellen. Ermöglicht automatische Übernahme aktueller Artikeldaten, Preise und elektronische Bestellabwicklung.
Tourenoptimierte Einsatzplanung: Automatischer Routenplaner für Servicetechniker mit Berücksichtigung von Terminen, Fahrzeiten und Mitarbeiterverfügbarkeit. Optimiert die Fahrtrouten und kann Fahrtkosten um bis zu 10% senken.
Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Grafische Übersicht zur Auslastung einzelner Mitarbeiter und Teams. Unterstützt bei der termingerechten Auftragsabwicklung durch frühzeitige Erkennung von Engpässen.
CRM mit Wiedervorlage-System: Kundenverwaltung mit automatischen Erinnerungen für Wartungsverträge, Prüftermine und Nachfass-Aktionen. Verhindert vergessene Folgetermine und stärkt die Kundenbindung.
Zeiterfassung mit Lohnschnittstelle: Projektbezogene Erfassung von Arbeitszeiten mit automatischer Übergabe an Lohnabrechnungssysteme. Vereinfacht die monatliche Lohnabrechnung und verbessert die Nachkalkulation.
GoBD-konforme Archivierung: Revisionssichere, unveränderbare Ablage aller buchungsrelevanten Belege und Dokumente. Erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an digitale Aufbewahrungspflichten.
DATEV/Lexware-Schnittstellen: Automatischer Export von Rechnungsdaten, Zahlungseingängen und Buchungsinformationen an gängige Finanzbuchhaltungssysteme. Vermeidet doppelte Dateneingabe und beschleunigt die Monatsabschlüsse.
Native VDE-Prüfprotokolle mit automatischen Normen-Updates bilden einen wesentlichen Unterschied zu allgemeinen Handwerkerlösungen. Die Software enthält zertifizierte, vollständig integrierte Prüfformulare nach VDE 0100-600 und VDE 0701-0702, die bei jeder Änderung der zugrundeliegenden Normen automatisch aktualisiert werden. Elektrofachbetriebe müssen nicht selbst nachverfolgen, welche Formulare überarbeitet werden müssen, und vermeiden dadurch Haftungsrisiken durch veraltete Dokumentation. Die Protokolle können direkt auf der Baustelle digital ausgefüllt, vom Kunden unterschrieben und automatisch archiviert werden.
Robuste Offline-Funktionalität der mobilen App ermöglicht vollständige Auftragsbearbeitung auch ohne Netzabdeckung. Während viele konkurrierende Systeme eine stabile Internetverbindung voraussetzen, können Techniker mit der Baumannsoftware-App in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten ohne Einschränkungen arbeiten. Aufträge, Messwerte, Prüfprotokolle und Materialverbräuche werden lokal erfasst und synchronisieren sich automatisch, sobald das Gerät wieder Verbindung herstellt. Dies reduziert Arbeitsunterbrechungen und nachträgliche Dateneingabe erheblich.
Tiefe Integration in die Elektro-Großhandels-Lieferkette geht über einfache Preislisten hinaus. Die Software unterstützt Datanorm 5.0, UGL und OCI-Punch-Out-Kataloge, wodurch direkte Artikeldatenübernahmen, elektronische Bestellprozesse und automatische Preisabgleiche mit nahezu allen relevanten Elektro-Großhändlern möglich sind. Materialbestellungen können direkt aus der Kalkulation oder vom Lager heraus ausgelöst werden, Lieferscheine werden elektronisch übernommen und Rechnungen automatisch abgeglichen. Diese durchgehende Digitalisierung der Beschaffungskette reduziert manuelle Eingaben und Fehlerquellen deutlich.
Hybrid-Architektur für maximale Flexibilität kombiniert die Vorteile lokaler Installation mit Cloud-Diensten. Betriebe können den Kern der Software on-premise betreiben und behalten damit volle Kontrolle über ihre sensiblen Geschäftsdaten, während mobile Komponenten und externe Anbindungen über gesicherte Cloud-Schnittstellen laufen. Diese Architektur eignet sich besonders für Unternehmen, die aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen kritische Daten nicht vollständig in externe Rechenzentren auslagern möchten.
Einschränkungen bestehen vor allem bei sehr großen Betrieben mit mehr als 100 Mitarbeitern, die komplexe Finanzbuchhaltungsanforderungen haben. Hier kann eine Ergänzung durch vollwertige ERP-Systeme notwendig werden. Die Cloud-Variante bietet zudem noch nicht die vollständige Konfigurationstiefe der On-Premise-Installation, was bei sehr spezifischen Anpassungswünschen zu Kompromissen führen kann.
Solo-Elektriker und Kleinbetriebe mit 1-10 Mitarbeitern profitieren besonders von der einfachen mobilen Rechnungsstellung und den integrierten digitalen Prüfprotokollen. Die SaaS-Variante ermöglicht einen kostengünstigen Einstieg ohne eigene Serverinfrastruktur oder IT-Abteilung. Die Kundenverwaltung mit Wiedervorlagefunktion hilft auch kleineren Betrieben, Wartungsverträge und Nachprüfungen systematisch zu verfolgen, ohne dass ein aufwendiges CRM-System notwendig wird.
Service- und Wartungsbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern finden in der Software eine optimal abgestimmte Lösung für den mobilen Einsatz mehrerer Technikerteams. Die Tourenoptimierung reduziert Fahrzeiten und -kosten spürbar, während die Offline-App Produktivitätsverluste durch fehlende Netzabdeckung verhindert. Die automatisierte VDE-Protokollierung reduziert den administrativen Aufwand für wiederkehrende Prüfungen massiv und schafft Kapazität für zusätzliche Aufträge.
Industrieinstallateure mit hohem Prüfprotokollbedarf profitieren von der automatisierten, stets normaktuellen Prüfdokumentation nach DGUV V3 und den relevanten VDE-Normen. Betriebe, die regelmäßig umfangreiche Prüfungen durchführen müssen, sparen durch vorkonfigurierte, rechtssichere Protokolle erhebliche Zeit und minimieren gleichzeitig Haftungsrisiken durch fehlerhafte oder veraltete Dokumentation.
Multi-Site-Betriebe mit mehreren Standorten nutzen die zentrale Auftrags- und Ressourcenverwaltung für standortübergreifende Disposition und einheitliche Geschäftsprozesse. Die unternehmensweite Materialdisposition verhindert redundante Lagerbestände und ermöglicht Materialtransfers zwischen Standorten. Die zentrale Datenhaltung schafft transparente Auswertungen über alle Niederlassungen hinweg.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau prägt die Grundkonzeption der Baumannsoftware. Betriebe können mit einem Basissystem starten und bei Bedarf zusätzliche Module wie erweiterte Lagerverwaltung, CRM-Funktionen oder mobile Datenerfassung ergänzen. Diese schrittweise Erweiterbarkeit vermeidet Überforderung in der Einführungsphase und ermöglicht eine an das Unternehmenswachstum angepasste Investitionsstrategie. Jedes Modul integriert sich nahtlos in die bestehende Installation, sodass keine Medienbrüche entstehen.
Die praxisnahe Entwicklung erfolgt durch kontinuierliche Einbindung von Anwendern in Workshops und einen aktiven Nutzerbeirat. Diese enge Zusammenarbeit mit Elektrofachbetrieben unterschiedlicher Größe stellt sicher, dass neue Funktionen tatsächliche Anforderungen aus dem Arbeitsalltag abbilden und nicht primär technologiegetrieben entstehen. Durchschnittlich erscheinen zwei Haupt-Releases pro Jahr, ergänzt durch Hotfixes für dringende Korrekturen oder Normenänderungen. Diese regelmäßigen Updates gewährleisten, dass die Software mit sich ändernden gesetzlichen Anforderungen und technischen Standards Schritt hält.
Die Software richtet sich explizit an Elektro- und SHK-Handwerksbetriebe, nicht an branchenübergreifende Handwerksunternehmen. Diese Spezialisierung zeigt sich in vorkonfigurierten Workflows für typische Elektroarbeiten, branchenspezifischen Auswertungen und der direkten Anbindung an Großhändler und Messgerätehersteller aus der Elektrotechnik. Die Benutzeroberfläche verwendet Fachterminologie und Prozesse, wie sie Elektriker kennen, was die Einarbeitungszeit verkürzt.
Die BAUMANN Software GmbH entwickelt und vertreibt seit 1998 Branchensoftware für das Elektro- und SHK-Handwerk. Mit über 500 Kunden im deutschsprachigen Raum hat sich das Unternehmen als stabiler, mittelständischer Anbieter etabliert, der nicht durch Risikokapital oder häufige Eigentümerwechsel geprägt ist. Diese Kontinuität bietet Anwendern eine verlässliche Planungsgrundlage für langfristige Softwareinvestitionen.
Persönlicher Support durch feste Ansprechpartner mit Handwerkshintergrund unterscheidet den Anbieter von anonymen Hotline-Strukturen. Viele Supportmitarbeiter kennen die praktischen Herausforderungen im Elektrobetrieb aus eigener Erfahrung und können deshalb praxisnahe Lösungen anbieten. Ein Netzwerk regionaler Partner ergänzt den direkten Support durch Vor-Ort-Betreuung, Schulungen und Implementierungsbegleitung, was besonders bei komplexeren Installationen oder umfangreichen Anpassungen hilfreich ist.
Die Basis der Software bildet das Microsoft .NET Framework in Verbindung mit Microsoft SQL Server 2017 oder neuer. Für mobile Geräte stehen native Apps für iOS und Android zur Verfügung, die über sichere Synchronisationsmechanismen mit dem Hauptsystem kommunizieren. Diese etablierte Technologie-Grundlage gewährleistet Stabilität und ermöglicht IT-Dienstleistern mit Microsoft-Expertise die Betreuung der Installation.
RESTful APIs ermöglichen individuelle Integrationen mit Drittsystemen wie Zeiterfassungstools, Telematiklösungen oder branchenspezifischen Spezialsystemen. Die technische Dokumentation für Partnerintegrationen ist umfassend und erlaubt IT-Dienstleistern eigenständige Anbindungsprojekte. Standardschnittstellen zu DATEV, Lexware und anderen Finanzbuchhaltungssystemen gehören zum Funktionsumfang.
ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland hosten die Cloud-Variante der Software. Die Datenhaltung erfolgt DSGVO-konform, geprüft durch einen externen Datenschutzbeauftragten. Backups werden mehrfach täglich erstellt und georedundant gespeichert. Für die On-Premise-Installation liegt die Verantwortung für Datensicherung und -sicherheit beim Betreiber selbst, wobei der Anbieter Empfehlungen und Best Practices zur Verfügung stellt.
Die On-Premise-Variante arbeitet mit Einmallizenzen, deren Preis sich nach Modulumfang und Nutzeranzahl richtet. Typische Investitionen liegen zwischen 5.000 und 20.000 Euro für Klein- bis Mittelbetriebe. Hinzu kommt eine jährliche Wartungspauschale von 15-20% der Lizenzsumme, die Updates, Hotfixes und grundlegenden Support umfasst. Dieses Modell eignet sich für Betriebe, die langfristig planen und die Kontrolle über ihre Infrastruktur behalten möchten.
Die SaaS-Variante basiert auf monatlichen Nutzungsgebühren zwischen 200 und 500 Euro, abhängig von Modulauswahl und Mitarbeiterzahl. Diese Kosten beinhalten Hosting, automatische Updates, Datensicherung und Basissupport. Die Einstiegshürde ist deutlich niedriger als bei On-Premise, da weder Serverhardware noch eigene IT-Administration erforderlich sind.
Die Total Cost of Ownership über drei Jahre liegt je nach Modell und Konfiguration zwischen etwa 8.200 Euro (kleine SaaS-Installation) und 47.000 Euro (umfangreiche On-Premise-Lösung mit mehreren Modulen). Bei realistischer Betrachtung der Zeit- und Kostenersparnis durch effizientere Prozesse amortisiert sich die Investition für die meisten Betriebe innerhalb von 12 bis 24 Monaten. Besonders die Reduktion administrativer Tätigkeiten, geringere Materialbestände durch bessere Lagerverwaltung und optimierte Tourenplanung tragen zur Wirtschaftlichkeit bei.
Paketbeispiele für typische Konfigurationen: Ein Starter-Paket für Solo-Elektriker mit Basis-CRM, mobiler App und Rechnungsstellung liegt bei etwa 200 Euro/Monat (SaaS) bzw. 5.000 Euro Lizenz plus 900 Euro/Jahr Wartung (On-Premise). Ein Professional-Paket für 10-25 Mitarbeiter mit Lagerverwaltung, GAEB-Modul und erweiterter Einsatzplanung bewegt sich um 400 Euro/Monat (SaaS) bzw. 15.000 Euro Lizenz plus 2.700 Euro/Jahr Wartung (On-Premise).
Die Projektdauer für einen Systemwechsel variiert erheblich: Kleinbetriebe mit überschaubaren Datenbeständen benötigen typischerweise 2-4 Wochen, während mittlere Betriebe mit gewachsenen Strukturen 6-12 Wochen einplanen sollten. Diese Zeitspanne umfasst Datenbereinigung, Migration, Schulung und Parallelbetrieb zur Sicherstellung korrekter Datenübernahme.
Kritische Erfolgsfaktoren sind das Commitment der Geschäftsführung, realistische Erwartungen an den Umstellungsprozess und eine gründliche Datenbereinigung im Vorfeld. Viele Migrationsprobleme entstehen durch jahrelang akkumulierte Dubletten, inkonsistente Artikelstammdaten oder unvollständige Kundeninformationen. Eine systematische Bereinigung vor der Migration spart erhebliche Nacharbeiten und verbessert die Datenqualität im neuen System nachhaltig.
Unterstützung erfolgt durch Projektbegleitung seitens Baumann-zertifizierter Partner, die typischerweise 5-15 Manntage für Mittelständler investieren. Diese Begleitung umfasst Datenmigration, Systemkonfiguration, Schnittstelleneinrichtung und Anwenderschulungen. Key-User erhalten intensive Schulungen, um später als interne Multiplikatoren zu fungieren. Fernwartungszugang ermöglicht schnelle Hilfe bei Problemen in der Einführungsphase.
Betriebe sollten einkalkulieren, dass die Produktivität in den ersten Wochen etwa 20-30% unter dem normalen Niveau liegen kann, während sich Mitarbeiter an neue Workflows gewöhnen. Parallelbetrieb des alten Systems für ausgewählte Funktionen kann Risiken minimieren, verlängert aber die Umstellungsphase. Eine stufenweise Migration – zunächst Stammdaten und Rechnungsstellung, später Module wie Lager oder Einsatzplanung – reduziert die Komplexität, benötigt aber eine längere Gesamtprojektdauer.
Vorteile:
Hohe Branchenspezialisierung reduziert Konfigurationsaufwand erheblich, da elektrotypische Prozesse bereits vorkonfiguriert sind. Prüfprotokolle, Großhändler-Anbindungen und branchenspezifische Auswertungen funktionieren ohne aufwendige Anpassungen.
Offline-fähige mobile App steigert die Produktivität auf Baustellen ohne Netzabdeckung deutlich. Techniker können ohne Unterbrechungen arbeiten und benötigen keine nachträgliche Datenübertragung im Büro.
Automatische Normen-Updates bei VDE-Prüfprotokollen schützen vor Haftungsrisiken durch veraltete Formulare und sparen Zeit für manuelle Aktualisierungen.
Direkte Großhändler-Integration über Datanorm/EDI/OCI eliminiert Medienbrüche in der Beschaffungskette und reduziert Erfassungsfehler bei Artikeldaten und Preisen.
Langfristige Investitionssicherheit durch stabilen, inhabergeführten Anbieter mit über 20 Jahren Markterfahrung und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Modularer Aufbau ermöglicht bedarfsgerechten Einstieg und schrittweises Wachstum ohne Systemwechsel bei zunehmender Betriebsgröße.
Herausforderungen:
Einarbeitungszeit kann bei Vollmodulumfang mehrere Wochen betragen, besonders wenn Mitarbeiter zuvor ohne Softwareunterstützung oder mit sehr einfachen Lösungen gearbeitet haben.
Menüführung wird abhängig von Vorkenntnissen teils als weniger intuitiv empfunden als bei Consumer-orientierten Anwendungen. Die Komplexität resultiert aus dem umfangreichen Funktionsangebot.
KI-Funktionen wie automatische Kostenschätzung oder Dokumentenanalyse befinden sich noch in Entwicklung und sind nicht produktiv verfügbar. Betriebe, die auf moderne KI-Assistenz setzen, müssen auf künftige Releases warten.
Limitierte Skalierbarkeit für Großbetriebe über 100 Mitarbeiter mit komplexen Finanzbuchhaltungsanforderungen kann Ergänzung durch vollwertige ERP-Systeme erforderlich machen.
Cloud-Funktionsumfang erreicht noch nicht die vollständige Konfigurationstiefe der On-Premise-Variante, was bei sehr spezifischen Anpassungswünschen zu Kompromissen führen kann.
Abhängigkeit von Partner-Netzwerk für lokalen Support kann in manchen Regionen zu längeren Reaktionszeiten führen, wenn kein Partner in unmittelbarer Nähe verfügbar ist.
Ja, Baumannsoftware erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Alle buchungsrelevanten Belege werden revisionssicher und unveränderbar archiviert. Die Software protokolliert Änderungen nachvollziehbar und gewährleistet die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Ein Prüfbericht eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers kann die Konformität für Betriebsprüfungen dokumentieren.
Die mobile App bietet vollständige Offline-Funktionalität einschließlich Auftragsbearbeitung, Prüfprotollerstellung, Messwerterfassung und Materialverbrauchserfassung. Auch Kundensignaturen und Fotodokumentation funktionieren ohne Internetverbindung. Die erfassten Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren automatisch mit dem Hauptsystem, sobald eine Verbindung besteht. Lediglich der erstmalige Download von Auftragsdaten erfordert Netzverbindung – danach kann auch über Tage offline gearbeitet werden.
Die direkte Übernahme von Messwerten aus Messgeräten ist teilweise implementiert und wird kontinuierlich erweitert. Konkrete Kompatibilität hängt vom Messgerätemodell und dessen Schnittstellen ab. Einige moderne Messgeräte mit Bluetooth-Schnittstelle können Daten direkt an die mobile App übertragen. Vor der Anschaffung sollten Betriebe konkret prüfen, ob ihre vorhandenen oder geplanten Messgeräte unterstützt werden, da nicht alle Hersteller und Modelle angebunden sind.
Der Migrationsaufwand hängt stark von der Qualität und Struktur der Bestandsdaten ab. Bei strukturierten Daten aus gängigen Vorgängersystemen erfolgt die Migration weitgehend automatisiert über standardisierte Importschnittstellen. Problematischer sind gewachsene Excel-Lösungen oder proprietäre Altsysteme, die manuelle Aufbereitung erfordern. Eine Datenbereinigung vor der Migration – Dubletten entfernen, Stammdaten vervollständigen, veraltete Einträge löschen – ist fast immer sinnvoll und reduziert Nacharbeiten erheblich. Baumann-Partner bieten Migrationsanalysen an, die den voraussichtlichen Aufwand realistisch einschätzen.
Bei der SaaS-Variante sind Hosting, Updates und Basissupport in der monatlichen Gebühr enthalten. Zusätzlich können Kosten für erweiterte Schulungen, individuelle Anpassungen oder Premium-Support anfallen. Bei On-Premise-Installation kommen zur jährlichen Wartungspauschale Kosten für eigene Serverhardware, Stromverbrauch, Backups und gegebenenfalls IT-Administration hinzu. Viele Betriebe kalkulieren außerdem interne Personalkosten für einen Key-User, der als interner Ansprechpartner fungiert und kleinere Anpassungen selbst vornimmt. Schnittstellen zu Drittsystemen können einmalige Einrichtungskosten und gegebenenfalls laufende Lizenzgebühren der verbundenen Systeme verursachen.
Die Software wurde ursprünglich für beide Gewerke entwickelt und wird sowohl von Elektro- als auch von SHK-Betrieben eingesetzt. Allerdings liegt der Schwerpunkt der elektrotechnischen Funktionen – insbesondere VDE-Prüfprotokolle, DGUV V3-Verwaltung und Elektro-Großhändler-Anbindungen – eindeutig auf den Bedürfnissen von Elektrofachbetrieben. SHK-Betriebe finden ebenfalls branchenspezifische Funktionen, aber die im Artikel beschriebenen Alleinstellungsmerkmale entfalten ihre größte Wirkung im Elektrohandwerk. Interessierte SHK-Betriebe sollten in einer Produktpräsentation gezielt ihre spezifischen Anforderungen prüfen lassen.
