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Digitales Belegbuchen | Digitale Buchhaltung

Digitales Belegbuchen

Digitales Belegbuchen wird in Unternehmen immer wichtiger, denn es erspart viel Zeit und Geld. Darüber hinaus schafft der Umgang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen eine solide Übersicht über Geldflüsse.

Die wenigsten wissen jedoch, dass man bei der digitalen Buchhaltung auch dem Steuerbüro massive Arbeitsaufwände einspart und somit diese Kosten senken kann.  Man verwaltet auf diesem Weg effizient Belege, überträgt diese direkt ins Steuerbüro, ohne ständiges Belegsammeln, und kann, je nach Anwendung, diese auch umgehend bezahlen. Bei manchen Anwendungen ist es ebenfalls möglich, Rechnungen und Angebote über das System zu erstellen. Das Entscheidende ist hierbei, dass man von überall aus arbeiten kann.

Das digitale Belegbuchen wird mittels Webanwendungen realisiert. somit können Sie von überall aus arbeiten. Egal, ob auf Arbeit, Daheim oder im Ausland, Verantwortliche und Mitarbeiter können vollständig auf Daten zugreifen und diese bearbeiten. Das schafft maximale Flexibilität.

Auch die IT wird dadurch extrem geschont, da keine Datensicherungen sowie Installationen auf Rechnern mehr notwendig sind. Welche Scanverfahren von Belegen gibt und worauf man darüber hinaus achten sollte, erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten sowie in den entsprechenden Videos.

Alle Möglichkeiten auf einen Blick!

1. Funktion & Voraussetzungen

2. Ablauf

3. Anforderungen & Programme

4. Scannen einfach gemacht!

 

Einleitendes bzw. zusammenfassendes Video von Danilo Creutzburg (Inhaber – Systemhaus.com) :

https://youtu.be/4tcSPTpqsxI

1. Funktionen & Voraussetzungen des digitalen Belegbuchens

Es ist Monatsende und das Problem ist komischer weiße vom letzten Monat wieder da – die Belegverwaltung! „Hoffentlich habe ich diesen Monat alle Tankbelege beisammen…“, so oder so ähnlich sind die ersten Gedanken, wenn ein Mandant anfängt den Monatsabschluss vorzubereiten. Die Praxis sieht meist anders aus. Denn schon wieder ist der ganze Samstag weg, um rechtzeitig dem Steuerberater oder Buchhalter die Belege zu übermitteln oder sogar selbst die Buchhaltung umzusetzen. Das Problem fängt schon beim Sammeln der Daten an. Bereits im Vorfeld ist es nämlich ratsam mit einem Programm zu arbeiten, welches diese Aufgaben erleichtert. So haben herkömmliche Ablagesysteme ausgedient und Sie übernehmen wieder die volle Kontrolle über Ihre Belege.

Viele Unternehmen haben viele Systeme, aber niemand hat dies jemals genormt. Bei den meisten gibt es eine Trennung zwischen dem üblichen Papierchaos (sonstige Post und Rechnungen), aber oftmals blickt nur eine verantwortliche Person durch dieses Wirrwarr. Eine flexible Übernahme dieser Aufgabe von einer dritten Person ist hier nur sehr schwer, da man sich durch das bestehende Ablagesystem erst durchblicken muss – nach dem Motto: „Hoffentlich wird unsere Buchhalterin zum Ende des Monats nicht krank!“.

Früher oder später kommt es zu personalbedingten Änderungen, die zu sehr unangenehmen Umständen in der Buchhaltung führen. Warten Sie nicht auf diesen Zeitpunkt, sondern entscheiden Sie sich im Vorfeld für effiziente Maßnahmen, um diesem gegenzusteuern.

Nehmen wir einmal an, dass Sie ALLE Belege immer bereits zusammen haben. In diesem Fall ist es wichtig zu wissen, dass „DIGITAL“ nicht gleich DIGITAL heißt.

Nur weil Sie Belege auch digital bekommen ist es im Arbeitsablauf nicht sinnvoll, diese nur digital zu behandeln. Seien Sie sich bewusst, dass alle Dokumente am Besten in einem gedruckten Stapel vorhanden sein sollten. Denn diesen können Sie mit einem einzigen Durchgang scannen und dann dem Programm (Programme im Überblick) übergeben.

Sie nehmen dann nur den Stapel und heften Ihn ungeordnet in einen Ordner mit dem Namen des Monats und der Firma (wenn es mehrere Firmen sind.) Warum? Ganz einfach, ab jetzt ist jeder Beleg immer im Programm auffindbar und wenn das Original vorzulegen ist – brauchen Sie nur den Monat wissen und dann in dem Monat die Suche auf den Papierordner einschränken. Der Ordner muss nicht mehr zum Steuerberater – der Ordner muss nicht sortiert werden und der Ordner ist ein Backup für Sie. Sollten Sie Ihr Unternehmen zertifizieren lassen nach Iso Standard, kann sogar das aufbewahren des Papiers entfallen. Aber alle anderen Schritte werden am PC gemacht, egal, ob von Ihnen, dem Steuerberater oder dem Buchhalter.

Hier gibt es verschiedene Modi (zur Übersicht), die Sie sehr flexibel realisieren können.

Beispiel: Kommt ein Beleg per Mail oder digitalem FAX,  muss dieser abgelegt werden. Das bedeutet allerdings auch klare Strukturen zu schaffen und das bedeutet Aufwand. Darüber hinaus müssen Sie diese auch noch am besten sicher aufbewahren (10 Jahre). Daher empfiehlt sich zunächst diesen Beleg im ersten Schritt auszudrucken. Das ist ein sehr wichtiger und gleichzeitig der einfachste Schritt. Ebenfalls sollte man nicht vergessen diese zum Monatsende zusammen abzulegen. Idelerweise hat man zwei Ablagen.

  1. Posteingangskorb (alles was da rein kommt muss gescannt)
  2. Ablagekorb (alles was da rein kommt ist abzuheften, weil schon gescannt oder noch gescannt werden muss)

Zurück zum Beispiel: Sie bekommen eine Rechnung per Mail,  diese ausdrucken und in den Posteingangskorb legen. Darüber hinaus gibt es noch eine zweite Variante. Hierbei empfehlen wir den Anhang kurz abzulegen und dann per Drag and Drop in Ihr Belegbuchhaltungsprogramm zu ziehen. Fertig! Wie gesagt, wir empfehlen immer selbst die Rechnung per Mail auszudrucken und dann mit in den Ablagekorb zu legen, denn wenn Sie die digitale Datei bereits hochgeladen haben brauchen Sie die nicht mehr scannen.

Und sollte es ein Problem beim Hochladen mit der digitalen Datei geben (weil manche Firmen Ihre PDF Dateien zertifizieren und es dann ein Problem mit dem Zertifikat gibt), dann müssen Sie sich nicht ärgern, denn Sie können einfach den Ausdruck vom Ablagekorb in den Posteingangskorb legen, dann wird es eh wieder gescannt.

Kleiner Hinweis: Auch wenn es sich in diesem Moment nicht sinnvoll anhört, so funktioniert es effizient und wurde von uns mehrfach erprobt. Vertrauen Sie immer auf Ihre eigenen Erfahrungen – nicht die von anderen Kollegen oder der „Theorie“. Machen Sie es einfach. Was soll schon passieren?

Wenn Sie nun alle Belege haben, übergeben Sie diese an ein Programm wie z.B. Unternehmen Online von DATEV, Lexoffice von Haufe/Lexware oder sevDesk von SEVENIT.

WICHTIG: Unternehmen Online von DATEV wird IMMER in als Grundvoraussetzung benötigt. Es handelt sich hierbei um die technische Ablage der Belege für den Steuerberater. „Die Frage ist nur, ob Sie es alleinig einsetzen ohne die Mehrfunktionen die z.b. Sevdesk (siehe Übersicht) oder es im Hintergrund nutzen. Es wird im Hintergrund benötigt, um die Daten an den Steuerberater zu übertragen. Dabei brauchen Sie es aber nicht bei sich einrichten. Dies macht der Steuerberater für Sie bei sich.“

Alle Funktionen aus einem Blick:

Nun Beginnt der eigentliche Vorteil des Digitalen Belegbuchens, denn ab jetzt kann bereits Ihr Steuerberater, Mitarbeiter oder andere Buchhalter mitwirken und die Daten einsehen oder Entgegennehmen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben, wie Überweisungen an andere Personen weitergeben, die nicht in Ihrer Nähe sein müssen. Denn, die Anwendungen sind alle Online.

Alle Funktionen aus einem Blick:

Hinweis: Die in der Übersicht aufgeführten Programme dienen primär dazu die Belege zu digitalisieren, da diese sehr günstig sind, ist nicht davon auszugehen dass notwendigen Funktionen vorhanden sind! In einer persönlichen Beratung helfen wir Ihnen gerne offene Fragen zu beantworten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Funktionen:  

  1. Sichtbarkeit offener Posten
  2. Umsatzsteuer Voranmeldung
  3. Elster Meldungen
  4. Gewinn/Verlustrechnungen
  5. Abschreibungen
  6. Mahnungsverwaltung
  7. Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
  8. Lagerhaltung & Inventar
  9. Bestände und Bestandsbuchungen
  10. Lieferantenpreise
  11. Aktikelzuordnungen

2. Ablauf des Digitalen Belegbuchens

Nun haben wir die Dokumente alle im Programm – Aber, was nun?

Die Verarbeitung der Belege hat noch nicht stattgefunden. Das einzige was wir schon bereits im Programm vorfinden sind unsere:

Angebote
Ausgangsrechnungen
Lieferscheine
Artikel

Nun ist es fast geschafft: Alle wichtigen Belege sind nun „versammelt“ an einem Ort und Sie können entscheiden, ob Sie, Ihr Buchhalter oder der Steuerberater weitermachen. Wenn Sie selber weitermachen möchten, vervollständigen Sie nur die Daten, die bereits durch die OCR (automatische Texterkennung) erkannt wurden, wie z.B. Rechnungsnummer, Belegdatum etc., und entscheiden genau an der Stelle, ob Sie nun selber buchen oder nicht – denn Selber buchen bedeutet nur eines:

Sie müssen festlegen für welcher Beleg für welches Konto ist: Wareneinkauf, Dienstleistung usw. Wenn Sie das selbst machen, dann brauch Ihr Steuerberater nur noch die Daten bei sich importieren und kann den Monatsabschluss sofort nach einem kurzen Controlling machen.

Der Mandant verbringt alleine bis zu 43 % seiner Zeit in der Buchhaltung mit Belege suchen, kontieren, abheften und nachreichen. Ist das nicht Wahnsinn? Staatliche Vorgaben in Bezug auf Vollständigkeit, um sich die Steuer wieder zu holen sind nicht zu ändern, aber Ihren Ablauf können Sie ändern und das ist der Schlüssel zum Erfolg!

In Unternehmen Online von DATEV werden Belge übersichtlich dargestellt:

Die Erfassung bei Unternehmen Online kann hierbei entweder per FAX erfolgen, in dem der Mandant eine spezielle FAX-Nummer bekommt und Belege dorthin Faxt oder über ein Programm implementiert, welches sich „DATEV Scan Modul“ nennt. Der Unterschied zu anderen Anwendungen ist, dass hierbei bereits die Belege übergeben und festgelegt werden müssen, ob es sich dabei um einen Eingangs- oder Ausgangsbelege handelt. Sevdesk macht dies auch und fragt vorab beim hochladen nach, ob dies eine Ausgangs oder Eingangsrechnung.

 

Ein Appservice ist mittlerweile auch verfügbar. Aber wir raten dazu nur diesen zu verwenden, wenn Sie im Büro sind – wo dann der Originalbeleg – gleich abgelegt werden kann.

 

SevDesk und Lexoffice arbeiten hier ähnlich:

Auch hier kann man zwar mit Apps von unterwegs arbeiten, bevor man überhaupt am Rechner sitzt. Aber in der Regel öffnet man einen Webbrowser, logge mich mit Mailadresse und Kennwort ein und habe dann die Möglichkeit die Belege zu erfassen.

Bild Lexoffice:

Bereits beim Einfügen z.B. eines Eingang-Beleges, können folgende Daten automatisch erfasst werden, die durch eine OCR erkannt werden. Wir haben jetzt keinen Unterschied, bezüglich der Qualität, zwischen den Anwendungen festgestellt, obwohl die Geschwindigkeit bei SevDesk immer ein „müh“ schneller scheint beim bearbeiten von Dokumenten.

Was wird automatisch beim Scannen erkannt?

  1. Absender
  2. Rechnungsnummer
  3. Rechnungsdatum
  4. Gesamtbetrag Netto
  5. Gesamtbetrag Brutto

Alle Daten die Sie bei Zahlungen bisher  per Hand eingegeben haben oder durch den Buchhalter haben machen lassen, sind nun automatisch erfasst. Der Beleg wird nach dieser Erfassung sofort abgespeichert und steht dann der Zuordnung der Kontoauszüge zur Verfügung.

Empfehlung: Man sollte damit verbundene Zahlungen, wenn möglich, sofort tätigen. Das spart Zeit, denn der Beleg wandert dann nicht in die offenen Posten, sondern ist erledigt und und entsprechend abgeschlossen. Sollte man keine Zeit haben oder aus Liquiditätsgründen später zahlen, dann legt man ein Fälligkeitsdatum fest. Wenn dieses dann erreicht ist, zeigen die Programme dies im Dashboard an. So kann man immer die Übersicht aller offenen Posten wahren und muss nicht wieder Papier wälzen.

Belege bitte ordentlich einscannen und nicht so schief, wie in diesem Beispiel:

Ist wie in Abbildung der Beleg Schief abgescannt, dann wird die Fußzeile nicht vollständig erfasst und Sie müssen z.B. die IBAN per Hand nachtragen. Sparen Sie sich diesen Schritt in dem Sie vorher sauber einscannen.

Bei sevDesk sieht die Erfassung sehr ähnlich aus, nur wird bereits in dem Moment, in dem man die Dokumente in das Programm zieht, zwischen Eingang und Ausgang unterschieden. Dies wiederum spart später viel Zeit pro Dokument und ist äußerst sinnvoll.

Auch Kontoauszüge können mit erfasst werden. Denn, auch auf denen ist ein Abgang für Kontoauszugsgebühren zu sehen und gelten damit als gültiger Beleg für die Buchhaltung.

Auch die Ansicht der Belegverwaltung ist sehr positiv gestaltet. Denn, man arbeitet hier bei SevDesk mit Farben und kann sofort auf einen Blick erkennen, wie der Status der Belege ist, ohne diese in weitere Unterordner unterteilen zu müssen.

 

Im nachfolgenden Ausschnitt sehen Sie die Übersicht von Lexoffice. Diese Ansicht erhält man bereits über den Desktop. Und schafft so eine gut Übersicht. Grundsätzlich gibt es bei beiden Systemen keine großen Unterschiede bezüglich der Übersichtlichkeit, auch wenn man durch die Farben bei secDesk einen Tick bessere Nutzbarkeit hat.

Gesamtübersicht Ablauf:

  1. Belege Sammeln (Ausdrucken und auf Stapel sammeln)
  2. Belege in Anwendung ziehen
  3. Belege nach Fälligkeitsdatum zur Zahlung erfassen und dementsprechend gleich zahlen, dem Kontoauszug zuordnen und entscheiden, ob es gleich mit dem jeweiligen Sachkonten selbst verbucht wirdFertig!Jede Anwendung kann dem Steuerberater nun sofort zur Verfügung gestellt werden, da es sich um Online-Anwendungen handelt. Dabei haben die Programme SevDesk und Lexoffice  immer die Funktion „Steuerberater einladen“.Unternehmen die selber buchen, können natürlich hier gleich die Belege erfassen, zahlen, den richtigen Konten zuweisen und dann entweder die Daten selber exportieren oder dies durch den Steuerberater erledigen lassen.
  4. Überschrift: Anforderungen und Programme zum Digitalen Belegbuchen

Auf einem Bein Steht es sich schlecht – und so ist das auch in der Buchhaltung…

Der Richtige Workflow:

Wie bereits oben erwähnt gibt es in einem Unternehmen verschiedene Positionen mit denen man arbeitet. Wir haben dies in verschiedenen Arbeitsschritten dargestellt.

Entscheiden Sie immer selber, inwiefern Sie mit dem Programm arbeiten. Entweder Sie nutzen es nur um Belege dem Steuerberater bereitzustellen und Zahlungen zu leisten, was sinnvoll ist, denn jeder Beleg der hochgeladen wird, wird vom OCR erkannt und kann mit wenigen Klicks weiter zur Überweisung gebracht werden.

Sie können auch einen Mitarbeiter die Arbeit machen lassen oder ein Mitarbeiter erfasst für Sie nur Belege und Sie machen Überweisungen, da nur Sie  die Berechtigungen haben.

Wer dann letztendlich die Belegzuordnung und Verbuchungen macht oder ob Sie das auch wieder trennen, obliegt vollständig Ihnen. Die Programme sind binnen 10 Minuten arbeitsfähig. Wichtig ist das mit dem Steuerberater die Debitoren- und Kreditoren-Nummern im Programm einmalig eingestellt werden, wenn Sie die Belege übertragen wollen. Geschäftsleitung gibt Zahlungen frei (separater Schritt)!

 

 

Unterhalb der Grafik in der Tabelle sind die Einzelnen Funktionen der Programme nochmals beschrieben, mit welchen dies geht und was mann dazu benötigt. „Unternehmen Online“ benötigen Sie immer als „Übertragungsmedium“ zum DATEV Steuerberater.

3. Programme für das digitale Belegbuchen in der Übersicht

In der nachfolgenden Tabelle werden nahezu alle relevanten Funktionen der Anbieter angezeigt. Auf unwichtige bzw. gleiche Funktionen aller Programme wurde aus Übersichtsgründen teilweise verzichtet. Für konkrete Fragen, beraten wir Sie gerne zum passenden Programm. Nutzen Sie dafür unsere Anfrageformulare oder rufen Sie uns direkt an.

 

Zusammenfassung

„Unternehmen Online“ ist zwingend bei der Zusammenarbeit mit einem DATEV Steuerberater absolut notwendig, wenn man die Belege diesem übergeben möchte. Wenn man z.B. SevDesk einsetzt, dann ist es nicht notwendig, dass sich der Unternehmer mit „Unternehmen Online“ befasst. Dies muss lediglich im Hintergrund vom Steuerberater funktionstüchtig vorhanden sein. Nur dann kann der Steuerberater die Buchungssätze und die damit verknüpften Belege bereits kontiert einspielen. Lexoffice geht hier einen anderen Weg und benötigt für die Übertragung noch zusätzlich DATEV Connect Online. Hier fehlt dann die Verknüpfung die im Programm zwischen Beleg und Kontobuchung gemacht wurde und muss im Unternehmen Online dann erneute gemacht werden. Dafür muss man nur einen Button drücken, um alles bei SevDesk zu übertragen.

Unternehmen Online kann zum Beleghochladen und verknüpfen ohne SevDesk oder Lexoffice verwendet werden, allerdings fehlen im Vergleich hierzu, wie in der Tabelle ersichtlich, jede Menge Funktionen. Da DATEV auf hohe Sicherheitsstandards setzt, ist die Einrichtung im Vergleich zu Lexoffice oder SevDesk nicht unbedingt einfach. Für Mandanten, die auf Smart-Card-Absicherung verzichten können und sich mit Sicherheitsstandards wie HTTPS zufrieden geben, für den sind Lexoffice und SevDesk zu empfehlen. Das geht schnell und unkompliziert einzurichten.

Zuletzt sollte noch wichtiger Weise erwähnt werden, dass es noch sehr viel Programme gibt, die meistens LOKAL mit einer DVD installiert werden. Wie z.B. bei DATEV, gibt es solche Lösungen für Mandanten. Allerdings ist hier eine Installation und Einrichtung vor Ort notwendig. Wir empfehlen web basierte Lösungen, da dies mit Installation und Wartungskosten verbunden ist.

4. Scannen einfach gemacht

„Einfach einscannen…“, so oder so ähnlich wird es immer betitelt, aber wenn man genau hinschaut, scheitern bereits hier die meisten im Ansatz. Wir wollen kurz ein gängiges kostenfreies Programm vorstellen und erklären, wie man dieses handhaben sollte.

„Not Another PDF Scanner 2“ ist unter www.naps2.com kostenfrei erhältlich und ermöglicht ein einfaches scannen unabhängig von verschiedenen Geräten.

Wir müssen zunächst zwischen den verschiedenen Scanarten unterscheiden. Hier sprechen wir über ein Programm was vom Arbeitsplatz aus gesteuert wird um die Papierdokumente die im Stapel vorhanden sein sollten nun digitalisiert und richtig zusammenheftet.

Viele Büros haben Scanner, die Dokumente direkt auf den PC bzw. in das Netzwerk speichern können. Dies nennt sich SMB Scanning oder Pusch Scan im Allgemeinen und muss nur einmal am Scanner eingestellt werden. Das Problem dabei: Scanner können nicht denken. Beispiel: Sie legen 3 verschiedene Rechnungen in den Scanner und die zweite Rechnung hat aber 2 Seiten. Was nun? – Richtig. Die Rechnungen müssen korrekt dem Programm übergeben werden mit dem Sie arbeiten und zwar als einzelne Datei – jeweils pro Rechnung und dies als PDF Datei.

Hier gibt es jetzt verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit Nr. 1 – Ihr Scanner kann anhand von sogenannten Trennblättern, die in dem Stapel mit drinnen liegen (meistens Schwarze Blätter), erstellt und automatisch als einzelne Dateien abgelegt werden.

Möglichkeit Nr. 2 – Sie scannen jede Rechnung einzeln. Dies ist höchst ineffektiv und ist nicht zu empfehlen.

Möglichkeit Nr. 3. – Sie trennen die einzelnen Dokumente voneinander, die der Scanner als eine Datei abgelegt hat, mit einem Programm. (Hierzu brauchen sie aber meist ein kostenpflichtiges Programm)

Möglichkeit Nr. 4 – Sie nutzen ein Programm, welches Ihnen erlaubt den kompletten Scannvorgang zu steuern und dann die Dokumente einzeln vor sich am Bildschirm zu haben und dann zusammen abzuspeichern, insofern Sie zusammengehören. Im Übrigen erlaubt das Programm auch, dass die bereits vom Scanner abgelegten Dateien, insofern Sie einzeln abgelegt wurden, nachträglich mit dem Programm zu öffnen und dann zusammenzufügen oder abzuspeichern.

Massive Fehler vermeiden:

Grundeinstellungen vom Scanner sollten immer 300 mal 300 DPI, Schwarz/Weiß, Dateinamen ohne Sonderzeichen und nicht sehr lang sein. Damit kommen die Buchhaltungsanwendungen am besten damit klar.

Nachdem Sie NASP2 installiert haben, öffnet sich folgendes Menü:

Alle Befehle sind klar definiert.

Über Profile können jegliche Scanner hinterlegt werden, für die ein Treiber am PC installiert ist. Manche Geräte werden mit unterschiedlichen Treibern installiert. Hierbei ist es wichtig, dass je nach Treiberart, entweder WIA oder TWAIN angehakt sein muss:

Das, was das Programm eigentlich ausmacht ist aber das PDF-Speichern und ACHTUNG – hier ist ganz wichtig – die Pfeiloption am Rand des Buttons zu nutzen. Hierbei bitte NUR die Dokumente abspeichern, die man vorher mit der Steuerungstaste zusammen markiert und dann mit der Option „ausgewählt“ hat.. Wenn man das nicht tut, dann macht das Programm aus allen Dokumenten, was es eingelesen hat, eins und wenn man, dass dann hoch lädt geht das schief oder dauert ewig.