TimO®-Software Dienstplan | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann TimO®-Software Dienstplan?

Planung & Dienstplanmanagement

• Drag-&-Drop-Schichtplan-Generator – Visuelle Dienstplanerstellung im WYSIWYG-Kalender ohne manuelle Tabellen
• Vordefinierte Vorlagen & Musterpläne – Wiederkehrende Schichtmuster automatisch auf Mitarbeitergruppen anwenden
• Skill-basierte Multiskill-Planung – Qualifikationen und Zertifikate bei Schichtzuweisung automatisch berücksichtigen
• Kapazitätsplanung nach Standort/Bereich – Mehrere Filialen oder Abteilungen zentral koordinieren

Mitarbeiter-Selbstservice & Transparenz

• Self-Service-Portal für Schichttausch – Mitarbeiter tauschen eigenständig Schichten mit integriertem Genehmigungsworkflow
• Echtzeit Soll-/Ist-Zeiten & Reststunden-Übersicht – Aktuelle Arbeitszeitstände und Überstunden jederzeit transparent einsehbar
• Abwesenheitsmanagement mit Genehmigung – Urlaubsanträge und Krankmeldungen zentral verwalten und freigeben
• Mobile App (iOS/Android) – Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen plus mobiler Zugriff

Compliance & Rechtssicherheit

• AZG-Compliance-Checks – Automatische Prüfung auf Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitregelungen
• Tarifvertrags-Management – Individuelle Tarifverträge mit automatischen Warnungen bei Regelverstößen
• Regelbasierte Pausen-/Ruhezeitenerfassung – Gesetzliche Mindestpausen werden automatisch überwacht und durchgesetzt
• Historisierung & Versionierung – Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Planänderungen für Betriebsrats- und Behördenprüfungen

Integration & Reporting

• Schnittstellen zu Lohnabrechnung – Direkte Anbindung an DATEV, SAP und Sage
• Excel-Import/Export – Datenübernahme aus bestehenden Systemen und flexible Analysen
• Reporting-Dashboard – Kennzahlen zu Personalkosten, Auslastung und Überstunden übersichtlich dargestellt

🟨 Besonderheiten – Was macht TimO®-Software Dienstplan einzigartig?

Vollintegration: Zeiterfassung + Projektmanagement + Dienstplanung

TimO® vereint drei zentrale Arbeitszeitaspekte in einer einzigen Plattform. Projektzeiten werden direkt mit geplanten Schichten abgeglichen, Überstunden-Auswirkungen sind sofort sichtbar. Diese Vollintegration eliminiert redundante Datenpflege, vermeidet Schnittstellenfehler und sorgt für konsistente Daten über alle Module hinweg. Während Wettbewerber wie ATOSS, Quinyx oder Papershift meist auf Dienstplanung fokussieren, entfallen bei TimO® separate Systeme und die damit verbundenen Datensilos.

Deutsche Arbeitsrecht-Expertise (AZG, Tarifverträge, Branchennormen)

Das System integriert deutsches Arbeitsrecht nicht als nachträgliches Add-on, sondern als Kern der Prüflogiken. Komplexe Tarifverträge aus Pflege, Sicherheitsdiensten oder Einzelhandel sind als Standardkonfiguration abbildbar, nicht als aufwendiges Customizing. Diese Expertise minimiert Gesetzesverstöße und potenzielle Strafzahlungen erheblich. Internationale SaaS-Tools erfordern oft externe Rechtsprüfungen, während Enterprise-Lösungen wie ATOSS deutlich teurer sind.

Hybrid-Infrastruktur (SaaS + On-Premise-Option) mit Datenhosting Deutschland

Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen können TimO® On-Premise betreiben, während andere die Cloud-Variante nutzen. Beide Optionen ermöglichen DSGVO-konformes Hosting in Deutschland ohne US-basierte Cloud-Provider. Diese Flexibilität ist besonders für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen mit Betriebsrats-Auflagen wertvoll. Einschränkung: On-Premise erfordert interne IT-Ressourcen für Wartung und Updates, die Setup-Kosten liegen höher als bei reinem SaaS.

Modularer Baukasten mit kurzen Release-Zyklen (4-6 Wochen)

Unternehmen zahlen nur für benötigte Module. Neue Features basieren auf direktem Kundenfeedback über das User Voice Portal und werden in 4-6-Wochen-Zyklen ausgerollt. Diese Agilität ermöglicht schnelle Anpassungen an gesetzliche Änderungen und Markttrends ohne monatelange Wartezeiten. Einschränkung: Größere Systemüberarbeitungen wie Microservices-Migrationen dauern länger, und nicht alle Feature-Wünsche werden priorisiert.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich TimO®-Software Dienstplan besonders?

Zielgruppen mit Begründung

KMU mit 20–500 Mitarbeitern profitieren besonders von TimO®, da die Software exakt für diese Unternehmensgröße ausgelegt ist. Hochautomatisierte Enterprise-Systeme wären hier überdimensioniert und zu teuer, während manuelle Excel-Planung nicht mehr skalierbar ist. Handwerksbetriebe, Dienstleistungsunternehmen und kleinere Filialisten finden hier den optimalen Funktionsumfang ohne unnötigen Overhead.

Gesundheitswesen (Pflege, Kliniken) ist eine Kernbranche für TimO®. Das tiefe Know-how zu Pflege-Tarifverträgen, komplexen Schichtmodellen und gesetzlichen Ruhezeiten ist ein entscheidender Vorteil. Pflegeheime, ambulante Dienste und kleine Krankenhäuser können auf vorkonfigurierte Branchenlösungen zurückgreifen, die den Implementierungsaufwand erheblich reduzieren.

Sicherheits- und Bewachungsdienste arbeiten mit besonders komplexen Bereitschafts- und Wechselschichtmodellen. Die hohen Compliance-Anforderungen an Ruhezeiten-Regelungen sind in TimO® standardmäßig abgebildet. Security-Unternehmen und Werkschutz-Organisationen finden hier eine rechtssichere Planungsgrundlage, die Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten vermeidet.

Filialisten mit zentraler Planung (Einzelhandel, Logistik) nutzen das Multi-Location-Management für homogene Prozesse über mehrere Standorte hinweg. Der Self-Service reduziert den Koordinationsaufwand zwischen Zentrale und Filialen erheblich. Handelsketten und Verteilzentren mit mehreren Schichten koordinieren so ihre Personalressourcen effizienter.

Wichtigste Auswahlkriterien

Compliance-Anforderungen sind entscheidend: Muss das System AZG und spezifische Tarifverträge exakt abbilden? Bei TimO® ist die Antwort ein klares Ja – das deutsche Arbeitsrecht ist tief integriert.

Systemintegration spielt eine zentrale Rolle: Ist die Kombination aus Zeiterfassung, Projektmanagement und Dienstplanung notwendig? TimO® bietet hier einen großen Vorteil gegenüber spezialisierten Einzellösungen.

Infrastruktur-Flexibilität betrifft die Frage nach On-Premise oder Hybrid-Modellen. TimO® bietet beide Optionen und erfüllt damit auch strenge Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Unternehmensgröße & Skalierung sollte berücksichtigt werden: Bei 100–1.000 Usern ist TimO® optimal dimensioniert. Bei weniger als 5 Mitarbeitern oder mehr als 2.000 Mitarbeitern sollten spezialisierte Alternativen geprüft werden.

Details zur Dienstplansoftware

TimO® positioniert sich als integrierte Plattform für Zeitwirtschaft, die weit über reine Dienstplanung hinausgeht. Die Software vereint Zeiterfassung, Projektmanagement und Dienstplanung in einem System. Dieser ganzheitliche Ansatz vermeidet die typischen Schnittstellenprobleme separater Einzellösungen. Daten müssen nicht mehrfach gepflegt werden, Inkonsistenzen werden von vornherein ausgeschlossen.

Das Herzstück bildet der visuelle Drag-&-Drop-Kalender. Disponenten ziehen Mitarbeiter per Maus auf Schichten und sehen sofort, ob Qualifikationen passen und rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Vordefinierte Schichtvorlagen beschleunigen die Planung wiederkehrender Muster erheblich. Kundenberichte dokumentieren eine Reduktion des manuellen Planungsaufwands um 50 Prozent und eine Senkung der Fehlerquoten um bis zu 30 Prozent.

Skill-Matching und Qualifikationsmanagement

Das Skill-basierte Matching stellt sicher, dass nur qualifizierte Mitarbeiter bestimmten Schichten zugewiesen werden. Zertifikate und Schulungen werden im System hinterlegt. Bei der Planung filtert TimO® automatisch nach erforderlichen Qualifikationen. Dies ist besonders in regulierten Branchen wie Pflege oder Sicherheitsdiensten unverzichtbar. Abgelaufene Zertifikate lösen Warnungen aus, bevor Einsätze erfolgen.

Die Compliance-Funktionen bilden einen zentralen Differenzierungsfaktor. Automatische AZG-Checks prüfen bei jeder Schichtzuweisung, ob gesetzliche Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen eingehalten werden. Das System verhindert regelwidrige Planungen bereits im Entwurfsstadium. Tarifvertrags-Management ermöglicht die Abbildung individueller Vereinbarungen mit automatischen Warnungen bei Verstößen. Diese Funktionen machen TimO® für deutsche Unternehmen rechtssicherer als internationale Generalisten-Tools ohne spezialisiertes Arbeitsrechts-Know-how.

Mobile Flexibilität und Mitarbeiter-Einbindung

Die Mobile App für iOS und Android erweitert die Planungsflexibilität erheblich. Mitarbeiter erhalten Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen und können von überall auf ihre Dienstpläne zugreifen. Das Self-Service-Portal ermöglicht eigenverantwortlichen Schichttausch mit integriertem Genehmigungsworkflow. Führungskräfte werden nur noch bei regelwidrigen Tauschversuchen involviert. Diese Autonomie erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit messbar und entlastet die Verwaltung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Time Management Office GmbH wurde 2003 in München gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Als mittelständischer Spezialist positioniert sich das Unternehmen zwischen Startups und Konzernen wie SAP. Diese Größe verbindet die Stabilität eines etablierten Anbieters mit der Agilität für schnelle Anpassungen. Über 1.000 Kunden im DACH-Raum nutzen die Software, der Schwerpunkt liegt eindeutig auf dem deutschsprachigen Markt.

Die Expertise im deutschen Arbeitsrecht ist ein Kernmerkmal. Das Unternehmen beschäftigt interne Juristen und nimmt aktiv an Branchenarbeitskreisen teil. Gesetzesänderungen werden frühzeitig identifiziert und in die Software integriert. Die Entwicklung erfolgt agil in 4-6-Wochen-Zyklen. Ein User Voice Portal ermöglicht Kunden, Feature-Wünsche einzubringen und über deren Priorisierung mitzubestimmen. Dieses partizipative Modell sorgt für praxisnahe Weiterentwicklung.

Support und Kundenbetreuung

Der deutschsprachige Support mit 4-Stunden-SLA für kritische Probleme unterscheidet TimO® von vielen internationalen Anbietern mit reinem Ticket-Support. Jedem Kunden wird ein persönlicher Key Account Manager zugewiesen. Kundenumfragen dokumentieren eine Zufriedenheitsquote von 88 Prozent. Die Reaktionszeiten sind zügig, die Fachkompetenz wird durchweg positiv bewertet.

Online-Dokumentation und Video-Tutorials ergänzen den persönlichen Support. Webinare und Anwendertreffen fördern den Erfahrungsaustausch zwischen Kunden. Diese Kombination aus persönlicher Betreuung und Self-Service-Ressourcen ermöglicht unterschiedliche Support-Präferenzen. Technisch versierte Administratoren finden schnell Antworten in der Dokumentation, während andere den direkten Kontakt bevorzugen.

Die langfristige Perspektive des Anbieters ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Seit über 20 Jahren am Markt, zeigt TimO® finanzielle Stabilität und Kontinuität. Für Kunden bedeutet dies minimiertes Risiko einer Produkteinstellung oder überraschender Strategiewechsel. Die konsequente Fokussierung auf Zeitwirtschaft ohne Abschweifung in fachfremde Bereiche unterstreicht die Verlässlichkeit der Produktstrategie.

Technische Details & Integration

TimO® wird in zwei Bereitstellungsoptionen angeboten: Als Software-as-a-Service in EU-Rechenzentren mit Standort Deutschland oder als On-Premise-Installation auf Windows- oder Linux-Servern. Beide Varianten unterstützen Hybrid-Szenarien, bei denen beispielsweise die Zentrale Cloud nutzt, während einzelne Standorte aus Compliance-Gründen lokal betreiben. Diese Flexibilität ist für Unternehmen mit heterogenen Anforderungen wertvoll.

Die REST-API und Webhooks ermöglichen Integrationen in bestehende Systemlandschaften. Gängige Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wie DATEV, SAP und Sage sind standardmäßig vorhanden. Die Anbindung an HR-Systeme erfolgt über AD/LDAP. Excel-basierte Workflows werden durch Import- und Export-Funktionen unterstützt. Für exotische Legacy-Systeme sind individuelle Customierungen erforderlich, die zusätzlichen Aufwand und Kosten bedeuten.

Datensicherheit und Compliance

Die Datensicherheit erfüllt DSGVO-Anforderungen durch Hosting in Deutschland. Personenbezogene Daten verlassen nicht den EU-Raum, sofern die Cloud-Variante gewählt wird. Zugriffsprotokolle dokumentieren alle Systemzugriffe für Audit-Zwecke. Rollenbasierte Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass Mitarbeiter nur auf relevante Daten zugreifen können.

Eine wichtige Einschränkung: Eine ISO 27001-Zertifizierung ist öffentlich nicht dokumentiert. Für Unternehmen mit strengen Audit-Anforderungen sollte dies direkt beim Anbieter erfragt werden. Größere Organisationen benötigen oft formale Zertifizierungsnachweise für ihre Compliance-Dokumentation. Diese Lücke kann in Auswahlprozessen zu Ausschlüssen führen, auch wenn die faktische Sicherheit hoch sein mag.

Die technische Performance hängt von Nutzerzahl und Datenmenge ab. Konkrete Limits für parallel aktive User oder maximale Transaktionsvolumina sind öffentlich nicht dokumentiert. Unternehmen mit Wachstumsambitionen sollten Performance-Benchmarks und Skalierungsgrenzen im Angebotsgespräch klären. Ein technisches Data Sheet sollte angefordert werden, um zukünftige Engpässe zu vermeiden.

Backup und Disaster Recovery

Für die Cloud-Variante übernimmt TimO® Datensicherung und Systemverfügbarkeit. Konkrete Recovery Time Objectives (RTO) und Recovery Point Objectives (RPO) sollten in Service Level Agreements definiert werden. Bei On-Premise-Installationen liegt die Verantwortung beim Kunden. Hier müssen eigene Backup-Konzepte implementiert und regelmäßig getestet werden. Die Komplexität dieser Aufgabe wird oft unterschätzt und erfordert dedizierte IT-Ressourcen.

Kosten & Preismodell

TimO® nutzt ein modulares Preismodell mit monatlicher Abrechnung nach User und gewählten Modulen. Das Dienstplanungs-Modul startet bei 6,90 Euro pro User und Monat. Eine einmalige Setup-Gebühr ab 1.500 Euro deckt die Grundkonfiguration ab. Diese transparente Basispreisgestaltung ermöglicht erste Budgetkalkulationen. Wichtig: Staffelpreise für größere Nutzergruppen ab 50, 100 oder 250 Usern sind nicht öffentlich dokumentiert und müssen im individuellen Angebotsprozess erfragt werden.

Für ein Szenario mit 100 Usern über 3 Jahre ergibt sich folgende TCO-Schätzung: Circa 30.000 Euro reine Softwarekosten plus interne Implementierungs- und Administrationskosten von realistischen 10.000 bis 20.000 Euro. Ein Return on Investment ist innerhalb von 3 bis 6 Monaten erreichbar, wenn der manuelle Planungsaufwand um 50 Prozent reduziert wird. Die Amortisation beschleunigt sich, je höher die bisherigen Koordinationskosten waren.

Versteckte Kostenfaktoren

Neben den offensichtlichen Lizenzkosten entstehen oft unterschätzte Zusatzaufwände. Customizing für komplexe Tarifverträge kann mehrere Tausend Euro zusätzlich kosten. Schnittstellenentwicklungen für Altsysteme ohne Standard-APIs erfordern Entwicklungsaufwand. Die Datenbereinigung vor Migration wird häufig unterschätzt – inkonsistente Altdaten verursachen Probleme in automatisierten Systemen. Kontinuierliche Schulungen bei Fluktuation müssen eingeplant werden.

Support-Kosten liegen typischerweise bei 15 bis 20 Prozent der Jahreslizenz. Bei On-Premise kommen Server-Wartung, Updates und IT-Personalaufwand hinzu. Diese laufenden Kosten müssen in die Gesamtbetrachtung einfließen. Ein vollständiger Business Case sollte neben Lizenzkosten auch Implementierung, Migration, Schulung, laufenden Support und interne Administrationsressourcen berücksichtigen.

Optionale Module wie erweiterte Reporting-Funktionen oder spezielle Branchenpakete erhöhen die monatlichen Kosten. Die modulare Struktur ermöglicht zwar Kostenoptimierung, erfordert aber auch sorgfältige Bedarfsanalyse. Eine Unterlizenzierung führt zu fehlenden Funktionen, Überlizenzierung zu unnötigen Ausgaben. Eine ehrliche Anforderungsanalyse zu Projektbeginn verhindert spätere teure Nachbesserungen.

Migration & Umstieg

Der Standard-Rollout dauert laut Herstellerangaben 4 bis 8 Wochen inklusive Testphase. Die Datenübernahme aus bestehenden Systemen erfolgt via CSV, Excel oder API. Bei guter Planung sind minimale Ausfallzeiten unter einem Tag realisierbar. Ein paralleler Probebetrieb mit dem Altsystem reduziert Umstellungsrisiken erheblich. Diese Parallelphase sollte mindestens zwei Wochen umfassen, um einen vollständigen Abrechnungszyklus abzubilden.

Der Personalressourcen-Bedarf wird oft unterschätzt. Realistisch sind 1 bis 2 dedizierte Administratoren auf Kundenseite erforderlich, die während 4 bis 6 Wochen je 2 bis 3 Tage pro Woche investieren. Diese Schätzung liegt höher als manche Herstellerangaben, spiegelt aber Praxiserfahrungen wider. Die Administratoren müssen Geschäftsprozesse verstehen, Anforderungen dokumentieren und später als Multiplikatoren fungieren.

Erfolgskritische Faktoren

Die exakte Anforderungsdefinition komplexer Tarifverträge vor Projektstart ist erfolgsentscheidend. Nachträgliche Änderungen verursachen Verzögerungen und Zusatzkosten. Ein Workshop mit Betriebsrat, Personalabteilung und Fachabteilungen sollte alle Sonderfälle dokumentieren. Diese Investition zahlt sich durch reibungslosere Implementierung vielfach aus.

Sichtbares Führungsengagement ist der zweite Erfolgsfaktor. Wenn die Geschäftsleitung das neue System aktiv unterstützt und kommuniziert, sinken Widerstände erheblich. Mitarbeiter nehmen Veränderungen ernster, wenn sie als strategische Entscheidung statt IT-Projekt präsentiert werden. Regelmäßige Updates über Implementierungsfortschritte halten das Interesse hoch.

Umfassende Schulungen nicht nur für Administratoren, sondern auch für Endanwender sind unverzichtbar. Video-Tutorials und schriftliche Anleitungen ergänzen Präsenzschulungen. Verschiedene Lerntypen benötigen unterschiedliche Formate. Ein interner Champion in jeder Abteilung als erster Ansprechpartner reduziert die Support-Last erheblich.

Proaktives Change Management adressiert typische Widerstände gegen neue Systeme. Transparenz über Änderungsgründe, Vorteile für Mitarbeiter und Möglichkeit für Feedback schaffen Akzeptanz. Early Adopters sollten eingebunden und ihre positiven Erfahrungen kommuniziert werden. Diese soziale Bestätigung wirkt stärker als jede Top-down-Anweisung.

Vorteile und Herausforderungen

TimO® bietet substanzielle Vorteile für die Zielgruppe deutscher KMU mit komplexen Schichtmodellen. Die Integration deutschen Arbeitsrechts schafft Rechtssicherheit, die internationale Tools nicht bieten. Automatische AZG-Checks und Tarifvertrags-Management minimieren Bußgeldrisiken und Rechtsstreitigkeiten. Diese Compliance ist besonders wertvoll in stark regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Sicherheitsdiensten.

Die integrierte Komplettlösung aus Zeiterfassung, Projektmanagement und Dienstplanung reduziert Schnittstellenfehler erheblich. Daten werden einmal erfasst und durchgängig genutzt. Diese Konsistenz spart Zeit und verhindert Widersprüche zwischen Systemen. Unternehmen vermeiden die Komplexität separater Einzellösungen mit aufwendigen Integrationsprojekten.

Mitarbeiter-Perspektive

Mobile App und Self-Service erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit messbar. Die Autonomie beim Schichttausch wird als Vertrauensbeweis wahrgenommen. Transparenz über Arbeitszeitstände und Reststunden reduziert Konflikte. Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen ermöglichen schnelle Reaktionen. Diese Funktionen senken gleichzeitig den administrativen Aufwand für Führungskräfte.

Der modulare Baukasten mit flexibler Lizenzierung nach Bedarf optimiert Kosten. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich benötigte Funktionen. Bei wachsenden Anforderungen können Module hinzugebucht werden. Diese Skalierbarkeit macht TimO® vom Start-up bis zum mittelgroßen Unternehmen nutzbar. Der etablierte Anbieter mit 20-jähriger Marktpräsenz minimiert das Risiko von Produkteinstellungen.

Herausforderungen und Einschränkungen

KI-gestützte Bedarfsprognose fehlt. Bei stark schwankendem Personalbedarf durch saisonale oder ereignisbasierte Nachfrageschwankungen bietet TimO® keine vorausschauenden Forecasting-Funktionen. Wettbewerber wie Quinyx integrieren Machine-Learning-Algorithmen für Bedarfsprognosen. Dieser Nachteil ist relevant für Branchen mit hoher Volatilität wie Event-Dienstleister oder saisonales Einzelhandelsgeschäft.

Die Standard-Reporting-Flexibilität ist begrenzt. Komplexe Ad-hoc-Berichte erfordern oft Excel-Export und manuelle Weiterverarbeitung. Für Unternehmen mit umfangreichen Analyse-Anforderungen kann dies frustrierend sein. Ein dediziertes Business-Intelligence-Tool als Ergänzung sollte geprüft werden. Die Dashboard-Funktionen decken Standard-KPIs gut ab, individuelle Sonderauswertungen bleiben aufwendig.

Die Implementierung komplexer Tarifverträge erfordert hohen Abstimmungsaufwand mit dem Betriebsrat. Jede Regel muss exakt definiert und im System abgebildet werden. Dieser Prozess dauert oft länger als ursprünglich geplant. Unklare oder widersprüchliche Tarifbestimmungen müssen vor Systemkonfiguration geklärt werden. Diese Vorarbeit ist unvermeidbar, sollte aber zeitlich realistisch eingeplant werden.

On-Premise-Betrieb erfordert interne IT-Kapazitäten für Wartung, Updates und Troubleshooting. Kleine Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung sind mit der Cloud-Variante besser bedient. Die Flexibilität des Hybrid-Modells ist wertvoll, die operative Verantwortung sollte aber nicht unterschätzt werden. Regelmäßige Updates müssen geplant und getestet werden.

Die fehlende öffentliche ISO 27001-Zertifizierung kann in Ausschreibungen größerer Unternehmen oder öffentlicher Auftraggeber zum Ausschlusskriterium werden. Auch wenn die faktische Sicherheit hoch sein mag, erfüllt fehlendes Zertifikat formale Anforderungen nicht. Dieser Punkt sollte bei audit-sensiblen Projekten frühzeitig geklärt werden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Für welche Branchen ist TimO® besonders geeignet?

TimO® eignet sich hervorragend für Gesundheitswesen (Pflege, Kliniken), Sicherheitsdienste, Handwerk, Dienstleistungen und Filialisten. Die Software ist nicht ideal für sehr kleine Betriebe unter 5 Mitarbeitern oder hochautomatisierte Produktionsbetriebe ohne komplexe Schichtmodelle. Die Stärken liegen in personalintensiven Branchen mit regulierten Arbeitszeiten.

Kann man von Excel-Dienstplanung auf TimO® migrieren?

Ja, CSV- und Excel-Import sind Standard. Kritisch sind die Datenqualität und Konsistenz in den Excel-Quellen. Ad-hoc-Regeln, die nur im Kopf von Disponenten existieren, müssen dokumentiert und formalisiert werden. Die Migration dauert typisch 4 bis 8 Wochen. Ein Budget für Datenbereinigung sollte eingeplant werden, da inkonsistente Altdaten Probleme in automatisierten Systemen verursachen.

Wie funktioniert der Schichttausch mit komplexen Regelungen?

Der Standard-Genehmigungsworkflow ist vorhanden und deckt übliche Szenarien ab. Sehr spezifische Regeln wie „Nur Pflegekraft mit Spezialisierung X darf mit Kollegen aus Team Y tauschen" erfordern Konfiguration oder Customizing. Der Aufwand für solche Sonderregeln sollte im Gespräch mit dem Anbieter konkret geklärt werden. Standard-Regeln zu Qualifikationen und Verfügbarkeit sind out-of-the-box verfügbar.

Welche Support-Qualität kann ich erwarten?

Deutsche Hotline mit 4-Stunden-SLA für kritische Probleme, persönlicher Key Account Manager, Online-Dokumentation und Video-Tutorials sind Standard. Kundenumfragen dokumentieren 88 Prozent Zufriedenheit. Reaktionszeiten sind zügig, Fachkompetenz wird positiv bewertet. Der Unterschied zu vielen internationalen Anbietern liegt im persönlichen Kontakt statt reinem Ticket-Support.

Wie lange ist die übliche Vertragslaufzeit?

Die Vertragslaufzeit ist in öffentlichen Quellen nicht detailliert dokumentiert. Üblich in der Branche sind 1 bis 3 Jahre Erstlaufzeit mit monatlicher Kündigung nach Ablauf. Diese Details sollten im konkreten Angebotsgespräch geklärt und schriftlich fixiert werden. Auch Kündigungsfristen und Konditionen bei vorzeitiger Beendigung sollten transparent vereinbart werden.

Welche laufenden Kosten entstehen nach der Implementierung?

Monatliche Lizenzgebühren nach Nutzer und Modul, Support-Kosten von circa 15 bis 20 Prozent der Jahreslizenz und gelegentliche Schulungen für neue Mitarbeiter. Bei On-Premise kommen Server-Wartung, Updates und IT-Personal-Aufwand hinzu. Diese laufenden Kosten sollten in die Gesamtkostenbetrachtung über 3 bis 5 Jahre einfließen.

Funktioniert TimO® auch mit Teilzeit und Minijobs?

Ja, flexible Arbeitszeitmodelle sind vollständig abbildbar. Die Compliance-Prüfungen zu Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten gelten unabhängig von der Beschäftigungsform. Auch geringfügig Beschäftigte profitieren von transparenten Dienstplänen und Self-Service-Funktionen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden für alle Mitarbeitergruppen korrekt angewendet.

Wie geht TimO® mit Datenschutz und DSGVO um?

Bei der Cloud-Variante erfolgt Hosting in deutschen Rechenzentren, Daten verlassen nicht die EU. Zugriffsprotokolle dokumentieren alle Systemzugriffe, rollenbasierte Berechtigungen begrenzen Datenzugriff auf das Notwendige. Eine ISO 27001-Zertifizierung ist öffentlich nicht dokumentiert und sollte bei strengen Audit-Anforderungen direkt beim Anbieter erfragt werden. Die faktische DSGVO-Konformität wird durch Hosting-Standort und technische Maßnahmen sichergestellt.