Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann SchichtplanerOnline?

Schichtplanung & Einsatzmanagement

Drag-&-Drop-Schichtplanung – Schnelle manuelle Anpassung bei Ausfällen und Engpässen durch intuitive Bedienung.

Automatische Schichtzuweisung mit Fairness-Algorithmus – Ausgewogene Lastenverteilung verhindert Überstunden und sorgt für gerechte Schichtverteilung.

Echtzeit-Konfliktprüfung – Verhindert Doppelbuchungen, Ruhezeit- und Arbeitszeitgesetz-Verstöße automatisch.

Besetzungsgrad-Analyse & Forecasting – Personalbedarf pro Stunde und Tag wird transparent visualisiert.

Verfügbarkeit & Abwesenheitsmanagement

Verfügbarkeitsverwaltung – Erfassung von Urlaubs-, Krank- und Gleitzeitwünschen zentral an einem Ort.

Abwesenheitsgenehmigungsworkflow – Strukturierte Freigabeprozesse mit rollenbasierter Genehmigung für Führungskräfte.

Urlaubsmanagement – Automatische Konfliktkontrolle und Approval-Routing minimieren manuelle Abstimmungen.

Mitarbeiter & Qualifikationen

Skills- & Qualifikations-Matching – Nur fachgerecht geschulte Mitarbeiter werden für spezifische Schichten eingeplant.

Qualifikationsverwaltung – Zentrale Erfassung von Lizenzen, Zertifikaten und Schulungen mit Ablaufdatum.

Mobile & Kommunikation

Mobile App mit Push-Benachrichtigungen – Echtzeit-Kommunikation ermöglicht schnellen Schichttausch über Smartphone.

Multi-Geräte-Synchronisation – Nahtlose Daten-Konsistenz zwischen Web, Desktop und mobilen Geräten.

Mitarbeiter-Selbstservice – Schichtansicht, Verfügbarkeitsmeldungen und Tauschwünsche direkt in der App verwaltbar.

Reporting & Analytik

Reporting-Module – Kennzahlen zu Überstunden, Fehlzeiten und Kostenentwicklung auf einen Blick.

Exportfunktionen – Excel- und PDF-Export für weitere Verarbeitung oder Archivierung.

Integration & Systemanbindung

REST-API & Webhooks – Flexible Integration in bestehende Personalsysteme und ERP-Lösungen.

CSV/Excel-Import – Daten aus Altsystemen lassen sich schnell und unkompliziert migrieren.

Lohnabrechnung-Konnektoren – Vorbereitete Schnittstellen zu DATEV und SAP-HR für automatisierten Datentransfer.

Mandantenfähigkeit – Mehrere Filialen oder Standorte werden zentral in einer Instanz verwaltet.

Mehrsprachige Benutzeroberfläche – Deutsche und englische Oberfläche ermöglichen internationale Nutzung.

🟨 Besonderheiten – Was macht SchichtplanerOnline einzigartig?

Fairness-Algorithmus zur automatischen Lastenverteilung

SchichtplanerOnline setzt einen einzigartigen Fairness-Algorithmus ein, der unpopuläre Schichten wie Nacht- oder Wochenendarbeit ausgewogen auf alle Mitarbeiter verteilt. Das System reduziert manuelle Planungszeit um 25 bis 35 Prozent und senkt Überstunden um durchschnittlich 15 Prozent. Mitarbeiter profitieren von transparenter und gerechter Schichtzuweisung, was die Zufriedenheit messbar erhöht.

Allerdings erfordert der Algorithmus eine genaue Konfiguration der Regel-Logik. Für sehr spezielle, hochgradig individualisierte Wünsche einzelner Mitarbeiter stößt die automatische Zuweisung an Grenzen. In solchen Fällen ist manuelle Nachsteuerung notwendig.

Branchenspezifische Templates für schnellen Start

Die Software bietet vorkonfigurierte Vorlagen für Pflege, Gastronomie, Einzelhandel und Produktion. Diese Templates beschleunigen den Roll-out um bis zu 50 Prozent und bilden branchenübliche Best Practices von Anfang an ab. Das reduziert Customizing-Aufwand und ermöglicht einen produktiven Start nach wenigen Tagen.

Die Vorlagen sind jedoch nur Ausgangsbasis. Komplexe Sonderfälle wie besondere Tarifverträge oder außergewöhnliche Schichtmodelle erfordern trotzdem individuelle Anpassungen. Für hochspezialisierte Branchen bieten die Templates daher nur begrenzten Mehrwert.

Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren

Alle Daten werden ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Das garantiert maximale DSGVO-Konformität und schließt Zugriffe nach US Cloud Act vollständig aus. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen oder Betriebsratsvereinbarungen ist dies ein entscheidender Vorteil.

Die geografische Beschränkung führt allerdings zu höherer Latenz im Vergleich zu global verteilten Cloud-Lösungen. Bei extremen Lastspitzen ist die geografische Redundanz limitierter als bei internationalen Hyperscalern.

Moderne Microservices-Architektur

SchichtplanerOnline basiert auf einer Microservices-Architektur mit Docker und Kubernetes. Das ermöglicht schnelle Updates ohne Downtime und bessere Skalierbarkeit bei wachsenden Mitarbeiterzahlen. Die modulare Struktur macht die Software zukunftssicher und flexibel für neue Anforderungen.

Der technische Aufbau ist jedoch komplex. Unternehmen benötigen mehr Zeit für den Aufbau von Integrations-Know-how. Bei individuellen Schnittstellen ist der Entwicklungsaufwand höher als bei monolithischen Standardlösungen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich SchichtplanerOnline besonders?

Zielgruppen mit höchstem Nutzen

Pflegedienstleiter in Seniorenheimen und Kliniken profitieren besonders vom Fairness-Algorithmus und der strikten Arbeitszeitgesetz-Konformität. Die Software prüft automatisch Ruhezeiten und verhindert Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben. Das Qualifikations-Matching stellt sicher, dass nur fachgerecht geschulte Kräfte für spezialisierte Aufgaben eingeplant werden. Die mobile App ermöglicht schnelle Reaktionen bei kurzfristigen Ausfällen.

Filialleiter im Einzelhandel und in der Gastronomie schätzen die Mandantenfähigkeit für mehrere Standorte. Die dezentrale Struktur mit vielen Filialen wird zentral verwaltet. Kurzfristige Vertretungssuche über die Mobile App funktioniert standortübergreifend. Das System ermöglicht schnelle Anpassungen bei spontanen Kundenstößen oder Krankheitsausfällen.

Restaurantleiter und Gastronomiebetriebe benötigen hochdynamische Schichtzuordnung mit Last-Minute-Änderungen. Die intuitive Drag-&-Drop-Bedienung erfordert wenig IT-Affinität. Die Mobile-First-Philosophie passt zum Arbeitsalltag in der Gastronomie, wo Planungsänderungen oft zwischen Schichten erfolgen. Hohe Fluktuation wird durch schnelles Onboarding neuer Mitarbeiter abgefedert.

Produktionsschichtleiter in der Fertigung nutzen das Skills-Matching für spezialisierte Maschinenqualifikationen. Die Echtzeit-Konfliktprüfung erhöht die Arbeitssicherheit durch korrekte Besetzung. Der Fairness-Algorithmus sorgt für stabile Teams und verhindert einseitige Belastungen bei Nacht- und Wochenendschichten.

Auswahlkriterien für erfolgreiche Einführung

Unternehmensgröße und Struktur sind entscheidend für die Passgenauigkeit. Ideal sind 20 bis 200 Schichtmitarbeiter pro Instanz – der klassische KMU-Bereich. Die Software skaliert über Mandantenfähigkeit bis 500 Mitarbeiter über mehrere Standorte. Konzerne mit über 1.000 Mitarbeitern und komplexen ERP-Integrationen sollten andere Lösungen prüfen.

Regulatorische und Compliance-Anforderungen müssen zur Software-Stärke passen. Branchen mit strikten Arbeitszeitgesetzen, Lizenzierungen und Qualifikationsnachweisen wie Pflege, Medizin oder Handwerk profitieren maximal. Für Einzelhandel und Gastronomie mit Standard-Anforderungen ist die Software ebenfalls geeignet. Voraussetzung ist DSGVO-Sensibilität, wenn deutsche oder EU-Rechenzentren nicht verhandelbar sind.

Spezialisierungsgrad des Anbieters sollte zur Branche passen. Die Stärke liegt im Fokus auf den DACH-Markt mit deutschen Arbeitszeitgesetzen und Branchen-Templates. Für internationale Konzerne oder hochgradig spezialisierte BI-Anforderungen ist die Lösung weniger geeignet. Entscheidend ist die Frage: Ist FF2 Spezialist in meiner Branche?

Implementierungs- und Integrationskomplexität beeinflusst Zeit und Kosten. Standard-Imports aus Excel oder CSV, Mandantenfähigkeit und vordefinierte Lohnkonnektoren vereinfachen die Einführung. Custom Integrations, tiefe SAP-HR-Anbindungen oder Legacy-Zeiterfassungssysteme erhöhen die Komplexität. Realistische Aufwandsschätzung: vier bis sechs Wochen für Standard-KMU, acht bis zwölf Wochen bei Customizing.

Details zur Dienstplansoftware

SchichtplanerOnline ist eine cloudbasierte Dienstplanungssoftware, die manuelle und automatische Schichtplanung kombiniert. Der Fairness-Algorithmus verteilt Schichten ausgewogen und berücksichtigt dabei Mitarbeiterwünsche, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben. Die Echtzeit-Konfliktprüfung verhindert Doppelbuchungen, Verstöße gegen Ruhezeiten und Arbeitszeitgesetz automatisch. Planer werden sofort gewarnt, wenn eine Zuweisung problematisch ist.

Die mobile App ermöglicht Mitarbeiter-Selbstservice mit Schichtansicht, Verfügbarkeitsmeldungen und Tauschwünschen. Push-Benachrichtigungen informieren über Schichtänderungen in Echtzeit. Das beschleunigt die Reaktion auf kurzfristige Ausfälle erheblich. Laut Herstellerangaben liegt die durchschnittliche Antwortzeit bei unter 30 Minuten.

Das System löst konkrete Alltagsprobleme: Unübersichtliche Excel-Listen werden durch transparente Dienstpläne ersetzt. Manuelle Doppelbuchungen entfallen durch automatische Prüfung. Zeitaufwendige Urlaubsabstimmungen laufen über strukturierte Workflows. Ständige Vertretungssuche wird durch mobile Kommunikation vereinfacht. Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze werden präventiv verhindert. Kommunikationslücken bei Schichtänderungen schließt die App mit Push-Funktionen.

Der praktische Nutzen zeigt sich in Zahlen: Die Planungszeit reduziert sich um 25 bis 35 Prozent. Dienstpläne sind für alle Rollen transparent – von Planern über Führungskräfte bis zu Mitarbeitern. Die Reaktionsfähigkeit bei Krankmeldungen verbessert sich auf unter 30 Minuten über die Mobile App. Überstunden sinken um durchschnittlich 15 Prozent durch optimierte Lastenverteilung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die FF2 Software GmbH wurde 2002 gegründet und verfügt über 22 Jahre Marktpräsenz. Der Hauptsitz liegt in Hamburg. Rund 30 Mitarbeitende arbeiten in Produktentwicklung, Support und Vertrieb. Das Unternehmen hat sich auf Workforce Management und Dienstplanung spezialisiert. Über 200 aktive Kunden nutzen die Software im DACH-Raum, primär KMU in Pflege, Gastronomie, Einzelhandel und Produktion.

Die Unternehmensphilosophie setzt auf Kundenzentrierung und agiles Arbeiten. Quartals-Releases stellen kontinuierliche Weiterentwicklung sicher. Offene Feedback-Schleifen mit Bestandskunden fließen direkt in die Produktentwicklung ein. Ein dediziertes UX-Team optimiert permanent die Usability. Partnerschaften mit HR-Beratern ergänzen das Leistungsportfolio.

Die Kundenzufriedenheit spiegelt sich in Bewertungen wider: Auf Capterra erreicht die Software 4,5 von 5 Sternen bei 50 Bewertungen. Bei eKomi liegt der Wert für die Pflege-Branche bei 4,7 von 5 Sternen aus 30 Bewertungen. Diese Zahlen deuten auf hohe Zufriedenheit und stabilen Service hin.

Der deutschsprachige Support ist werktags von 8 bis 18 Uhr erreichbar. SLA-Optionen garantieren Reaktionszeiten bis zu vier Stunden. Persönliche Ansprechpartner und feste Projektmanager je Kunde sorgen für Kontinuität. Das unterscheidet FF2 von großen internationalen Anbietern mit Ticket-Systemen ohne persönlichen Kontakt.

Technische Details & Integration

SchichtplanerOnline basiert auf moderner Microservices-Architektur mit Docker und Kubernetes. Die Container-basierte Struktur ermöglicht hohe Modularität und bessere Skalierbarkeit. Updates erfolgen ohne Downtime durch Rolling Deployments. Die Web-App läuft in aktuellen Browsern. Mobile Apps unterstützen iOS ab Version 13 und Android ab Version 8. Die Synchronisation zwischen Web-Backend und mobilen Geräten erfolgt nahtlos.

Die Integration erfolgt über offene REST-API und Webhooks. Das ermöglicht flexible Anbindung an bestehende Systeme. CSV- und Excel-Import erleichtern die Datenmigration aus Altsystemen. Vordefinierte Konnektoren existieren für DATEV und eingeschränkt für SAP-HR. Laut Herstellerangaben sind auch Zeiterfassungssysteme teilweise anbindbar – konkrete Systemliste liegt jedoch nicht vor.

Für komplexe Payroll-Integrationen mit Non-Standard-Anforderungen kann Eigenentwicklung erforderlich sein. Die Kosten dafür liegen zwischen 500 und 2.000 Euro plus Consulting. Bei Legacy-Lohnsystemen ist der Aufwand höher als bei Standardsystemen. Diese Transparenz über Einschränkungen ist ehrlich, sollte aber bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Sicherheit und Compliance haben hohe Priorität. Die Software ist DSGVO-konform. Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren. Verschlüsselung in Transit nutzt TLS 1.2 oder höher. Zur Verschlüsselung im Ruhezustand liegen keine detaillierten Angaben vor – ein wichtiger Aspekt für Compliance-Audits.

Kosten & Preismodell

SchichtplanerOnline arbeitet mit einem Abomodell pro Nutzer und Monat. Der Basic-Tarif kostet circa 2 Euro, der Pro-Tarif etwa 3 Euro pro Mitarbeiter. Für Enterprise-Kunden gelten individuelle Konditionen. Das lineare Preismodell skaliert flexibel mit der Mitarbeiterzahl – ideal für wachsende KMU. Konkrete Preisstaffeln für größere Abnahmemengen liegen nicht öffentlich vor.

Die Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre umfasst mehrere Komponenten: monatliche Lizenzgebühren, einmalige Onboarding-Gebühr, Schulungskosten intern oder extern sowie Integrationsaufwand speziell bei Payroll-Systemen. Laut Herstellerangaben liegt der Break-even meist innerhalb von sechs Monaten. Einsparungen entstehen durch reduzierte Planungszeit, weniger Überstunden und bessere Personaldeckung.

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim mit 80 Mitarbeitern zahlt im Pro-Tarif 240 Euro monatlich oder 2.880 Euro jährlich. Bei 35 Prozent Zeitersparnis in der Planung entspricht das etwa 15 Wochenstunden. Bei einem Stundensatz von 40 Euro für Planungspersonal beträgt die Ersparnis 600 Euro monatlich oder 7.200 Euro jährlich. Zusätzlich sinken Überstundenkosten um durchschnittlich 15 Prozent.

Die Preis-Leistungs-Positionierung liegt im mittleren Segment mit hohem Funktionsumfang. Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern sind Standardfunktionen ohne Abo-Wechsel verfügbar. Das vermeidet versteckte Kosten durch Feature-Upgrades. Für KMU mit 20 bis 200 Mitarbeitern ist das Preismodell transparent und kalkulierbar.

Migration & Umstieg

Die Implementierung gliedert sich in klare Phasen. Nach Kick-off und Anforderungsworkshop folgt die Template-Einrichtung innerhalb von ein bis zwei Wochen. Datenimport via CSV oder Excel, Testbetrieb und Go-Live benötigen weitere ein bis zwei Wochen. Standard-Importvorlagen reduzieren manuellen Aufwand um 50 Prozent. Bei komplexen Integrationen verlängert sich der Zeitraum auf vier bis zwölf Wochen.

Der Ressourcenbedarf ist überschaubar: Ein Projektleiter, ein IT-Administrator und zwei Planungssachbearbeiter arbeiten vier bis sechs Wochen am Projekt. Schulungen erfolgen über Online-Webinare, Video-Tutorials und Handbücher. Optional bietet FF2 Vor-Ort-Workshops und individuelles Coaching. Change-Management ist essentiell, um Widerstand gegen neue Tools zu minimieren.

Kritische Erfolgsfaktoren entscheiden über Projekterfolg: Datenqualität vor dem Import ist fundamental. Mitarbeiterstammdaten und Qualifikationen müssen aktuell und vollständig sein. Top-Management-Unterstützung schafft Akzeptanz auf allen Ebenen. Frühe Einbindung von Endnutzern wie Planern und Schichtleitern verhindert spätere Ablehnung. Klare Anforderungsdefinition vermeidet Scope Creep. Dedizierte Projektressourcen sichern fokussierte Umsetzung.

Ein häufiger Stolperstein ist unzureichende Vorbereitung der Altdaten. Inkonsistente Qualifikationszuordnungen oder fehlende Stammdaten verzögern den Import erheblich. Ebenso kritisch sind unklare Absprachen mit Betriebsräten. Gemäß Paragraph 87 Betriebsverfassungsgesetz haben Betriebsräte Mitbestimmungsrechte bei technischen Überwachungssystemen. Transparente Gestaltung und frühe Einbindung sind daher zwingend erforderlich.

Vorteile und Herausforderungen

Die drei wichtigsten Vorteile liegen auf der Hand. Erstens: Der Fairness-Algorithmus reduziert Planungsaufwand um 25 bis 35 Prozent. Unbezahlte Überstunden sinken um 15 Prozent. Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch gerechte Verteilung unpopulärer Schichten messbar. Zweitens: Die Mobile App mit Echtzeit-Push sichert schnelle Reaktion auf Ausfälle, Schichttausch-Wünsche und Verfügbarkeitsmeldungen. Antwortzeiten unter 30 Minuten sind möglich. Drittens: Branchenspezifische Templates plus deutsches Hosting beschleunigen Roll-out um 50 Prozent und garantieren maximale Compliance ohne US Cloud Act Risiko.

Drei Herausforderungen sollten Entscheider kennen. Erstens: Die BI-Reporting-Tiefe ist eingeschränkt. Standard-Reports reichen für Grundbedarfe. Für tiefe Analysen oder Custom-Dashboards müssen externe BI-Tools integriert werden. Zweitens: Komplexe Payroll-Integrationen erfordern bei Non-Standard SAP-HR oder Legacy-Lohnsystemen erheblichen Entwicklungsaufwand. Dieser ist teils kostenpflichtig und verlängert die Implementierung. Drittens: Change-Management und Betriebsräte erfordern besondere Aufmerksamkeit. Widerstand gegen neue Systeme und Mitbestimmungsrechte nach Paragraph 87 Betriebsverfassungsgesetz machen transparente Gestaltung und Mitsprache notwendig.

Die langfristige Sicherheit ist durch mehrere Faktoren gegeben. Der Quartals-Release-Zyklus garantiert kontinuierliche Weiterentwicklung. Eine offene Roadmap und Feature-Requests auf dem Kundenportal binden Anwender ein. Kontinuierliche Usability-Optimierung durch ein dediziertes UX-Team hält die Software modern. Die 22-jährige Marktpräsenz von FF2 und stabile Kundenbasis deuten auf solide Geschäftsgrundlage hin.

FAQ – Häufige Fragen & Antworten

Passt die Software zu Konzernen mit über 1.000 Mitarbeitern? Nein, nicht optimal. SchichtplanerOnline ist ideal für KMU mit 20 bis 200 Mitarbeitern. Die Software skaliert bis 500 Mitarbeiter über Mandantenfähigkeit. Für Konzerne sind BI-Tiefe und ERP-Integrationen begrenzt.

Wie schnell kann ich Daten migrieren? Standard-Importvorlagen reduzieren Aufwand um 50 Prozent. CSV- und Excel-Import sind möglich. Gesamtmigration plus Go-Live dauert typisch ein bis zwei Wochen bei Standard-KMU.

Funktioniert die App offline? Die Offline-Funktionalität ist begrenzt. Die Mobile App benötigt Internetverbindung. Detaillierte Informationen zur Offline-Synchronisation liegen nicht vor.

Wo sind meine Daten gespeichert? Ausschließlich in deutschen ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren. Die Lösung ist DSGVO-konform. US-Zugriff ist ausgeschlossen.

Was kostet die Integration mit SAP-HR? Ein vordefinierter Konnektor ist vorhanden, aber eingeschränkt. Für komplexe Custom-Anforderungen fallen 500 bis 2.000 Euro Eigenentwicklung plus Consulting an. Diese werden separat kalkuliert.

Wie lange dauert das Onboarding? Vom Kick-off bis Go-Live vergehen zwei bis vier Wochen im Standard. Bei hohen Integrations-Anforderungen kann es bis zu zwölf Wochen dauern.

Gibt es Support in deutscher Sprache? Ja, werktags von 8 bis 18 Uhr. SLA-Optionen mit bis zu vier Stunden Reaktionszeit sind verfügbar.

Kann ich Betriebsvereinbarungen abbilden? Ja, das flexible Konfigurationssystem erlaubt Abbildung von Tarifverträgen, Pausenregeln und Schichtzuschlägen. Agile Weiterentwicklung ermöglicht schnelle Anpassungen.

Was ist im Enterprise-Plan enthalten? Genaue Features und SLAs für Enterprise sind nicht öffentlich. Kontakt mit dem Vertrieb ist erforderlich. Individualvereinbarungen sind üblich.

Wie sicher ist die Verschlüsselung meiner Daten? Verschlüsselung in Transit nutzt TLS 1.2 oder höher. Zur Verschlüsselung im Ruhezustand liegen keine detaillierten Angaben vor. Bei Compliance-Audits sollte dies nachgefragt werden.