mesaPlan Dienstplansoftware – Funktionen, Besonderheiten & Praxisempfehlungen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann mesaPlan?

Planung & Bedarfsprognose

Automatisierte Schichtbedarfsprognose – Analysiert historische Daten und sagt Peak-Zeiten voraus, um Personalverschwendung zu vermeiden.

Qualifikationsbasiertes Staffing – Plant ausschließlich qualifizierte Kräfte auf Spezialstationen ein und bildet Zertifikatsmatrizen ab.

Ad-hoc-Schichtplanung – Ermöglicht kurzfristige Planungsänderungen, Stand-by-Listen und schnelle Ersatzkräfte-Buchungen.

Compliance & Regelprüfung

Tarifrechtliche Compliance (TVöD/AVR) – Prüft automatisch Arbeitszeiten, Pausen und Sonderzulagen gemäß Tarifverträgen.

Rahmenarbeitszeit-Regelprüfung – Kontrolliert DIN-Normen, Arbeitszeitgesetz und Tarifvertrag-Konformität in Echtzeit.

Audit-Trail & Protokollierung – Dokumentiert alle Planänderungen vollständig und rechtssicher für Audits.

Mitarbeiter & Abwesenheiten

Self-Service-App für Dienstpläne – Mitarbeitende sehen ihre Schichten, tragen Verfügbarkeiten ein und tauschen Dienste.

Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement – Steuert Genehmigungsworkflows und organisiert automatisch Krankheitsvertretungen.

Vertretungs- & Notfallplanung – Ermöglicht Schnellbuchung von Ersatzkräften mit automatischen Benachrichtigungen.

Auswertung & Controlling

Kosten- & Budget-Monitoring – Überwacht Personalkosten pro Bereich oder Station und kontrolliert Überstunden.

KPI-Dashboards – Zeigt Auslastungskennzahlen, Überstundenstatistiken und Personalausfallquoten auf einen Blick.

Reporting & Analysen – Liefert flexible Auswertungen nach Abteilung oder Zeitraum mit vollständiger Kostentransparenz.

Integration & Kommunikation

Schnittstellen zu HR-/Lohn-/Zeiterfassungssystemen – Verbindet sich direkt mit SAP HR, DATEV, TimeTac und Lexware.

REST-API für Custom-Integrationen – Erlaubt eigene Systemverbindungen und modulare Erweiterungen nach Bedarf.

SMS-/E-Mail-Benachrichtigungen – Versendet automatische Alerts bei Planänderungen und kurzfristigen Absagen.

Zusätzliche Funktionen: Multi-Site-Management für mehrere Standorte, Mobile-First-Benutzeroberfläche und mehrsprachige Oberflächen.

🟨 Besonderheiten – Was macht mesaPlan einzigartig?

TVöD/AVR Out-of-the-Box ohne Customizing-Marathon

mesaPlan liefert deutsche Tarifverträge und Arbeitszeitgesetz bereits im Standard aus. Das spart 3 bis 6 Monate Beratungs- und Konfigurationsaufwand gegenüber generischen Systemen. Personalverantwortliche können sofort mit regelkonformen Planungen starten, ohne monatelange Implementierungsprojekte durchlaufen zu müssen. Diese Spezialisierung macht mesaPlan jedoch für Branchen außerhalb des Gesundheits- und Sozialwesens wie Produktion oder Baugewerbe weniger relevant.

ISO 27001-Zertifizierung mit DSGVO-Compliance-by-Design

Die Software nutzt ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und erfüllt DSGVO-Anforderungen durch technische und organisatorische Maßnahmen. Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte akzeptieren das System schneller, da externe Zertifizierungen vorliegen. In der Praxis beschleunigt dies Freigabeprozesse erheblich. Allerdings sind API-Dokumentation und interne Penetrationstests nicht öffentlich einsehbar – bei höchsten Sicherheitsanforderungen sollten Unternehmen zusätzliche Audits durchführen.

Nachweisbare Effizienzgewinne mit ROI-Garantie

Anwender berichten von 50 Prozent Planungszeitersparnis und 20 Prozent Überstundenreduktion. Das ergibt eine realistische Amortisation in 12 bis 36 Monaten bei durchschnittlich 7 Prozent Personalkosteneinsparung pro Jahr. Planer reduzieren ihre Handeingaben von 5 auf 2 bis 3 Arbeitstage pro Woche. Diese Vorteile greifen jedoch nur, wenn Stammdaten gepflegt sind und Prozesse an die Automatisierung angepasst werden.

Persönlicher Customer Success Manager ab 100 Lizenzen

Größere Installationen erhalten einen dedizierten Ansprechpartner für Optimierung und Fehler-Eskalation plus 24/7-Hotline. Das vermeidet Zeitverschwendung durch Support-Warteschleifen in kritischen Situationen. Kleinere Organisationen mit unter 50 Mitarbeitenden müssen sich hingegen mit Standard-Support zufriedengeben, der längere Reaktionszeiten haben kann.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich mesaPlan besonders?

Ideale Zielgruppen mit konkreten Gründen

Personaleinsatzleitung in Krankenhäusern mit 200 bis 1.000 Mitarbeitenden profitiert von TVöD-Compliance ohne Konfigurationsaufwand, Multi-Site-Fähigkeit für mehrere Standorte und Qualifikationsmatrizen für spezialisierte Stationen. Die automatisierte Regelprüfung verhindert Arbeitszeitverstöße bei komplexen Schichtmodellen.

Planungsdisponenten in Pflegeheimen mit 50 bis 300 Mitarbeitenden erhalten AVR-Integration im Standard, Self-Service-Funktionen zur Fluktuationsbekämpfung und strukturierte Urlaubs-Genehmigungsworkflows. Die mobile App erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit durch Transparenz und Flexibilität bei Schichttausch.

Filialleiter in Retail-Verbünden mit 100 bis 500 Mitarbeitenden können zentral mehrere Standorte steuern, Kosten pro Filiale kontrollieren und durch Self-Service den administrativen Aufwand reduzieren. Die KPI-Dashboards ermöglichen schnelle Reaktionen auf Auslastungsschwankungen.

Personalleitungen bei Rettungsdiensten und Feuerwehr mit 100 bis 400 Mitarbeitenden nutzen Spezialisierungen für Bereitschaftsdienste, Dienstrotationen und Notfallplanung. Die vollständige Compliance-Dokumentation erfüllt behördliche Anforderungen und vereinfacht Audits.

Entscheidungskriterien für die Systemauswahl

Tarifrechtliche Komplexität als Hauptkriterium: mesaPlan eignet sich ideal bei TVöD, AVR, komplexen Schichtzulagen und Bereitschaftsdiensten. Für individualisierte oder volatile Einsatzplanung wie in der Projektwirtschaft ist die Software weniger geeignet.

Organisationsgröße bestimmt die Wirtschaftlichkeit: Optimal funktioniert mesaPlan bei 100 bis 5.000 Mitarbeitenden über mehrere Standorte hinweg. Unter 20 Mitarbeitenden ist das System überdimensioniert, bei über 10.000 Mitarbeitenden fehlen Referenzen für extreme Skalierung.

Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen: Die Software glänzt bei vorhandenen SAP HR-, DATEV- oder TimeTac-Systemen durch vorkonfigurierte Schnittstellen. Die REST-API ermöglicht Custom-Lösungen, erfordert aber Pflegeaufwand bei Updates der Drittsysteme.

Datenqualität und Veränderungsbereitschaft entscheiden über Erfolg: mesaPlan liefert beste Ergebnisse bei guten Stammdaten, geplanter Prozessoptimierung und Budget für Change-Management. Schlechte Mitarbeiterstammdaten oder Widerstände gegen Prozessumgestaltung führen häufig zum Implementierungsscheitern.

Details zur Dienstplansoftware

mesaPlan ist eine spezialisierte Cloud- oder On-Premise-Lösung für Schichtplanung, die primär im Gesundheits- und Sozialwesen eingesetzt wird. Die Software kombiniert automatisierte Bedarfsprognose mit Qualifikationsmatrizen und branchentypischen Workflows wie Urlaubs-, Vertretungs- und Notfalleinsatzplanung.

Die 15 Kernfunktionen decken vier Arbeitsbereiche ab: Planung mit bis zu 50 Prozent Zeitersparnis, Compliance-Prüfung für TVöD, AVR und Arbeitszeitgesetz, Mitarbeiter-Self-Service über App und Web sowie Controlling mit KPI-Dashboards und Kostenreporting. Die Multi-Site-Fähigkeit erlaubt Trägern mit mehreren Standorten eine zentrale Steuerung. Im Gegensatz zu generischen Zeiterfassungssystemen kennt mesaPlan die spezifischen Anforderungen von Pflegefachkräften, Rettungsdiensten und klinischem Personal.

Typische Excel- oder Papier-Probleme wie Doppelbuchungen, unbeabsichtigte Gesetzesverstöße bei Arbeitszeiten und unfaire Schichtverteilung entfallen. Anwender berichten von 20 Prozent weniger Überstunden und 30 Prozent schnellerer Personalerplanung. Die Software erkennt automatisch Konflikte zwischen Qualifikationsanforderungen und verfügbarem Personal. Notfallplanungen für kurzfristige Krankheitsausfälle erfolgen per Knopfdruck mit automatischen Benachrichtigungen an verfügbare Ersatzkräfte.

Die Benutzeroberfläche folgt einem Mobile-First-Ansatz. Mitarbeitende greifen über native iOS- und Android-Apps auf ihre Dienstpläne zu, tragen Verfügbarkeiten ein und beantragen Urlaub. Führungskräfte genehmigen Anfragen direkt im System, während Planer Echtzeitübersichten über alle Standorte erhalten. Diese Transparenz reduziert nachweislich Fluktuation und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wissenswertes zum Anbieter

Der Hersteller ist eine etablierte GmbH mit rund 100 Mitarbeitenden und 15 Jahren Markterfahrung. Etwa 250 Kunden im DACH-Raum nutzen die Software, davon 80 Prozent aus Gesundheits- und Sozialeinrichtungen. Diese Spezialisierung bringt tiefe Expertise in deutschem Tarifrecht für TVöD, AVR und Arbeitszeitgesetz mit sich.

Strategische Partnerschaften bestehen mit Branchenverbänden wie der Deutschen Krankenhausgesellschaft und dem Verband kirchlicher und diakonischer Anbieter. Forschungskooperationen mit Fachhochschulen dienen der Entwicklung von Optimierungsalgorithmen. Die agile Entwicklung nach SCRUM-Methodik orientiert sich an nutzergetriebenen Roadmaps, wobei KI-Funktionen derzeit evaluiert werden.

Das Support-Modell umfasst Standard-Trainings, ein eLearning-Portal und regelmäßige User Group Meetings zum Erfahrungsaustausch. Premium-Kunden mit über 100 Lizenzen erhalten einen dedizierten Customer Success Manager und 24/7-Hotline bei kritischen Produktionsproblemen. Quartalsweise Releases bringen neue Features und Anpassungen an Gesetzesänderungen. Diese regelmäßigen Updates stellen sicher, dass tarifrechtliche Änderungen zeitnah in der Software abgebildet werden.

Die langjährige Markterfahrung zeigt sich in ausgereiften Workflows für branchentypische Herausforderungen. Der Anbieter versteht beispielsweise die Komplexität von Rufbereitschaft, Nachtdienstzulagen oder die Besonderheiten von Wechselschichtmodellen in der Intensivpflege. Diese Branchenkenntnisse reduzieren den Konfigurationsaufwand erheblich gegenüber Generalisten-Lösungen.

Technische Details & Integration

mesaPlan basiert auf einer modernen Web-Architektur mit .NET-Core und Microservices, die hohe Skalierbarkeit und schnelle Updates über CI/CD-Pipelines ermöglicht. Die responsive Benutzeroberfläche folgt Mobile-First-Prinzipien und wird durch native iOS- und Android-Apps ergänzt. Unternehmen wählen zwischen Cloud-Betrieb auf Microsoft Azure oder On-Premise-Installation.

Die Datenintegration erfolgt über eine REST-API für Custom-Integrationen sowie Standard-Konnektoren zu SAP HR, DATEV, TimeTac und Lexware. Beim Go-Live empfiehlt sich ein umfassender Schnittstellentest, da Updates in Drittsystemen die Datensynchronisation beeinflussen können. Der automatisierte CSV- und Excel-Import erleichtert die Übernahme historischer Dienst- und Zeitdaten.

Die Sicherheitsarchitektur nutzt ISO 27001-zertifizierte Azure-Rechenzentren mit TLS 1.2-Verschlüsselung und EU-Hosting für DSGVO-Konformität. Ein vollständiger Audit-Trail dokumentiert alle Systemzugriffe und Planänderungen rechtssicher. Allerdings fehlt öffentlich zugängliche Dokumentation zu Penetrationstests und internen Software-Zertifizierungen – Organisationen mit höchsten Sicherheitsanforderungen sollten zusätzliche Sicherheitsnachweise anfordern.

Die Microservices-Architektur erlaubt modulare Erweiterungen ohne Systemunterbrechungen. Neue Funktionen lassen sich in einzelnen Services entwickeln und ausrollen, während der Betrieb weiterläuft. Diese Architektur unterstützt auch die horizontale Skalierung bei wachsenden Nutzerzahlen. Bei über 1.000 Mitarbeitenden können jedoch UI-Verzögerungen auftreten – hier empfiehlt sich ein Performance-Test mit realen Datenmengen vor der Entscheidung.

Kosten & Preismodell

mesaPlan nutzt ein Subscription-Modell mit Kosten pro Nutzer und Monat. Staffelpreise beginnen ab 50 Lizenzen, wobei größere Abnahmemengen günstigere Konditionen ermöglichen. Cloud-Betrieb inkludiert Hosting und Support, während On-Premise zusätzliche Server-, Datenbank- und IT-Wartungskosten verursacht. Öffentliche Preislisten fehlen – Interessenten benötigen individuelle Angebote.

Die Total Cost of Ownership über 3 bis 5 Jahre setzt sich aus einmaliger Implementierung, laufenden Lizenzgebühren und internem Ressourcenaufwand zusammen. Die Implementierung kostet je nach Komplexität 4.000 bis 50.000 Euro. Schulungen umfassen zweimal eintägige Onsite-Trainings plus eLearning-Zugang. Cloud-Kunden zahlen monatlich Lizenz plus Support, On-Premise-Kunden zusätzlich Hosting und Wartung.

Intern sollten Organisationen 1 bis 2 Planer mit jeweils 0,5 Personentagen pro Woche während der Projektlaufzeit einplanen. IT-Ansprechpartner werden für Infrastruktur und Schnittstellen benötigt, Entscheidungsträger für Freigaben und Prozessänderungen.

Der Return on Investment ist bei 7 Prozent Personalkosteneinsparung pro Jahr realistisch. Diese ergeben sich aus 20 Prozent weniger Überstunden und 50 Prozent reduzierter Planungszeit. Die Amortisation erfolgt typischerweise nach 12 bis 36 Monaten. Kosteneinsparungen entstehen durch Entfall von Überstundenzuschlägen und Planungseffizienz-Gewinne. Risikofaktoren wie schlechte Datenqualität, mangelnde Nutzerakzeptanz oder aufwendige Schnittstellenpflege können diese Ersparnisse jedoch schmälern. Konservative Kalkulationen sollten einen Puffer von 20 Prozent für unvorhergesehene Aufwände einrechnen.

Migration & Umstieg

Ein typisches Implementierungsprojekt für 200 Mitarbeitende dauert 3 bis 6 Monate. Die Projektphasen umfassen Analyse von Prozessen und Tarifverträgen, Konfiguration von Regelwerken und Qualifikationen, Testphase, Schulungen und Go-Live. Ein paralleler Betrieb mit dem Altsystem über 2 bis 4 Wochen minimiert Risiken.

Der interne Ressourcenbedarf beinhaltet 1 bis 2 Planer als kontinuierliche Projektmitarbeiter, einen IT-Ansprechpartner für Infrastruktur und Schnittstellen sowie Entscheidungsträger für Freigaben. Der Anbieter stellt Projektmanager und Fachberater. Erfolgsentscheidend sind eine engagierte Projektleitung und frühe Einbindung aller Stakeholder – Planer, Führungskräfte und Betriebsrat müssen von Beginn an miteinbezogen werden.

Die Datenübernahme erfolgt per CSV-Import alter Dienst- und Zeitdaten mit automatisiertem Abgleich zu HR-Stammdaten. Schulungen werden für verschiedene Zielgruppen individuell konzipiert: Planer benötigen tiefes Systemwissen, Führungskräfte Reporting-Kenntnisse, Mitarbeitende nur Self-Service-Grundlagen. Schlechte Datenqualität und mangelhafte Datenbereinigung vor dem Import verursachen häufig Verzögerungen – eine Datenanalyse im Vorfeld ist unverzichtbar.

Eine Pilotphase in 1 bis 2 Abteilungen reduziert Implementierungsrisiken erheblich. Hier zeigen sich Konfigurationsfehler, Schulungsdefizite oder Prozessschwächen, bevor sie den gesamten Betrieb beeinträchtigen. Lessons Learned aus dem Piloten fließen in den Rollout weiterer Bereiche ein. Change-Management-Aktivitäten wie Informationsveranstaltungen, Feedback-Runden und sichtbare Unterstützung durch die Führungsebene erhöhen die Akzeptanz deutlich.

Vorteile und Herausforderungen

Die wesentlichen Vorteile von mesaPlan liegen in der Compliance-Sicherheit durch automatisierte TVöD-, AVR- und Arbeitszeitgesetz-Prüfung. Gesetzesverstöße werden verhindert, ein vollständiger Audit-Trail dokumentiert alle Vorgänge. Die Effizienzsteigerung von 50 Prozent bei der Planung entlastet Disponenten erheblich, während Self-Service-Funktionen 20 Prozent weniger Überstunden ermöglichen.

Transparenz und faire Schichtverteilung erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit messbar und reduzieren Fluktuation. Kostenreporting steht jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Microservices-Architektur, KI-Roadmap und aktive Feature-Entwicklung zeigen Innovationskraft und Zukunftsfähigkeit des Anbieters.

Die Herausforderungen sollten realistisch betrachtet werden. Tarifverträge sind komplex – weichen Regelungen vom Standard ab, erhöht sich der Konfigurationsaufwand erheblich. Schlechte HR-Stammdaten oder historische Fehler in Altsystemen erschweren den Go-Live und schmälern den Nutzen. Implementierungsprojekte scheitern häufig an unterschätzten Datenqualitätsproblemen.

Widerstände gegen Prozessveränderungen, Trainingsdefizite oder geringe Akzeptanz der mobilen App beeinträchtigen den Erfolg. Ohne aktives Change-Management bleibt das System unter seinen Möglichkeiten. Bei über 1.000 Mitarbeitenden können UI-Verzögerungen auftreten, da mesaPlan derzeit keinen nativen KI-Optimierer bietet, sondern regelbasiert arbeitet.

Besondere Risiken bestehen bei der Schnittstellenpflege. Updates in SAP, DATEV oder TimeTac können die Datensynchronisation stören und erfordern zeitnahe Anpassungen. Kosten-Überläufer entstehen häufig durch Customizing für Sonderfälle oder unerwartete Support-Stunden nach gescheitertem Change-Management. Ein Vendor-Lock-in ist möglich, da hochgradig auf mesaPlan optimierte Prozesse einen späteren Systemwechsel erschweren.

FAQ – Häufige Fragen aus der Praxis

Passen unsere Tarifverträge in das System? Ja, wenn TVöD, AVR oder andere Standard-Tarifverträge gelten. Bei sehr individuellen oder atypischen Regeln wie Freelancer-Mischmodellen sollten Sie vorher Testaccounts nutzen. Diese werden vom Anbieter oft zur Verfügung gestellt.

Wie schnell amortisiert sich die Investition? Bei 200 Mitarbeitenden durchschnittlich nach 18 bis 24 Monaten konservativ gerechnet. Bei höherer Schichtkomplexität oder großem Überstundenvolumen kann die Amortisation bereits nach 12 Monaten erfolgen. Die Schnelligkeit hängt stark vom bisherigen manuellen Planungsaufwand ab.

Funktioniert die mobile App offline? Teilweise – Mitarbeitende können Dienstpläne ansehen und Änderungswünsche erfassen. Die Synchronisation erfolgt bei Rückkehr ins Mobilfunknetz. Kritische Planfunktionen benötigen jedoch Online-Zugang für Echtzeitprüfungen.

Wie oft erscheinen Updates? Quartalsweise Releases bringen neue Features und Rechtsupdates. Security-Patches werden bei Bedarf schneller bereitgestellt. Cloud-Kunden erhalten Updates meist automatisch, On-Premise-Installationen können manuelle Update-Planung erfordern.

Was ist der größte Fehler bei der Einführung? Unterschätzung von Datenqualität und Change-Management. Ohne gute Stammdaten und umfassende Mitarbeiterschulung bleibt der ROI minimal. Erfolgreiche Projekte investieren 30 Prozent der Projektzeit in diese Bereiche.

Können wir bei Bedarf wieder aussteigen? Ja, aber mit Kosten für Datenexport, Umschulung auf ein alternatives System und Prozessrückanpassung. Empfohlen ist die Klärung der Exit-Bedingungen vor Vertragsunterzeichnung.

Ersetzt die Software Personalverantwortliche? Nein. mesaPlan entlastet durch Automatisierung und Transparenz, erfordert aber strategische Kontrolle für Ziele, Budgets und schwierige Eskalationen. Die Software unterstützt Entscheidungen, trifft sie aber nicht autonom.