Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann InStaff?

Schichtplanung & Management

Drag-and-Drop-Schichtplaner: Intuitive Web-Oberfläche ermöglicht schnelle Schichterstellung durch einfaches Verschieben von Elementen.

Automatisierte Personalzuweisung: System schlägt passende Mitarbeiter aus Pool vor, erreicht bis 90% Füllquote ohne manuelle Suche.

Qualifikationsfilter: Automatisches Matching von Schichten mit erforderlichen Zertifikaten wie Hygienepässen oder HACCP-Nachweisen.

Vertretungsmanagement: Bei Personalausfall findet System automatisch Ersatz innerhalb von zwei Stunden oder Einsatz ist kostenfrei.

Mitarbeiter-Self-Service & Verfügbarkeit

Mobile App mit Check-in/out: GPS-basierte Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten konform zum Arbeitszeitgesetz.

Verfügbarkeitsabfrage: Mitarbeiter hinterlegen ihre freien Zeitfenster, System bucht automatisch passende Schichten.

Schichttausch-Portal: Arbeitnehmer können Schichten untereinander tauschen, Administrator genehmigt die Änderungen abschließend.

Echtzeit-Benachrichtigungen: Push-Nachrichten, SMS und E-Mails informieren sofort über Schichtänderungen oder neue Buchungen.

Abwesenheit & Compliance

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Zentrale Verwaltung blockiert automatisch Schichtbuchungen während eingetragener Abwesenheiten.

Compliance-Nachweise: Digitale Verwaltung von Schulungsnachweisen, Zertifikaten und Gesundheitspässen für regulierte Branchen.

Arbeitszeit-Reporting: Automatische Erfassung von Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen für gesetzeskonforme Dokumentation.

Integration & Export

REST-API für HR/ERP: Schnittstelle ermöglicht Datenanbindung an DATEV, SAP und andere Lohnabrechnungssysteme via Export.

Kalender-Sync: Integration mit iCal, Outlook und Google Calendar für persönliche Kalenderansicht der Mitarbeiter.

Abrechnungsexport: CSV- und Excel-Export für Lohnbuchhaltung, vorbereitet für automatische Weiterverarbeitung.

Analyse & Reporting

Kosten- und Performance-Dashboards: Übersichtliche Darstellung von geleisteten Stunden, Ausfallquoten und Personalkosten pro Schicht.

🟨 Besonderheiten – Was macht InStaff einzigartig?

60.000 geprüfte Fachkräfte im integrierten Pool

InStaff kombiniert als einziger Anbieter Dienstplansoftware mit einem umfassenden Personalpool von 60.000 vorqualifizierten Arbeitskräften. Diese Fachkräfte verfügen über branchenspezifische Qualifikationen für Event, Gastronomie, Handel und Promotion. Die durchschnittliche Besetzungszeit beträgt nur 1,8 Stunden – im Vergleich zu 24 oder mehr Stunden bei klassischen Personalagenturen. Einschränkung: Bei hochspezialisierten Fachkräften außerhalb der Kernbranchen (IT, Engineering) kann der Pool an seine Grenzen stoßen.

2-Stunden-Ersatzgarantie oder kostenlos

Fällt ein gebuchter Mitarbeiter kurzfristig aus, sucht das System automatisch Ersatz. Kann innerhalb von zwei Stunden keine passende Vertretung gefunden werden, entfallen für den Kunden sämtliche Kosten für diesen Einsatz. Diese Garantie minimiert das operative Risiko erheblich und bietet Planungssicherheit besonders für kritische Zeitfenster wie Events oder Stoßzeiten im Einzelhandel. Diese Zusage ist rechtlich bindend und unterscheidet InStaff deutlich von reinen Softwarelösungen.

Pay-as-you-go ohne Grundgebühr

InStaff verzichtet komplett auf Grundgebühren und Mindestvertragslaufzeiten. Unternehmen zahlen ausschließlich für tatsächlich geleistete Arbeitsstunden mit einem Aufschlag von circa 15 bis 25 Prozent auf den Stundenlohn. Diese Kostenstruktur eignet sich besonders für volatile Branchen mit saisonalen Schwankungen. Nachteil: Bei dauerhaft hohem, stabilem Personalbedarf können die prozentualen Aufschläge langfristig teurer werden als festangestellte Aushilfen oder reine Software-Lizenzen anderer Anbieter.

Mobile-First mit GPS-Tracking

Die mobile App erfasst Check-in und Check-out GPS-basiert und dokumentiert damit rechtssicher Arbeitszeiten und Einsatzorte. Dies schafft Transparenz für alle Beteiligten und erfüllt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes. Arbeitgeber erhalten Echtzeit-Übersicht über aktive Einsätze. Einschränkung: Die Reporting-Funktionen sind weniger detailliert als spezialisierte Workforce-Analytics-Tools. Für tiefgreifende HR-Analysen müssen möglicherweise zusätzliche Systeme eingesetzt werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich InStaff besonders?

Ideale Zielgruppen

Eventmanager und Messeorganisatoren profitieren besonders von InStaff, da diese Branche durch extreme Volatilität und kurzfristige Großteams geprägt ist. Die Kernstärke – Besetzung spezialisierter Rollen innerhalb von durchschnittlich 1,8 Stunden – trifft hier genau den Bedarf. Bei mehrtägigen Events oder Messen mit wechselnden Anforderungen zahlt sich die Flexibilität unmittelbar aus.

Gastronomie- und Hotellerie-Leitungen haben mit täglichen Schwankungen, strengen Hygiene-Anforderungen und häufigen Vertretungsfällen zu kämpfen. InStaff bietet hier integrierte Compliance-Verwaltung für Hygienepässe und HACCP-Zertifikate. Die Verfügbarkeit bereits geprüfter, zertifizierter Kräfte reduziert den administrativen Aufwand erheblich und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Retail-Filialleiter stehen vor saisonalen Spitzen wie Black Friday, Weihnachtsgeschäft oder Sommerschlussverkauf. InStaff ermöglicht flexible Skalierung des Personals für Kasse und Verkaufsfläche ohne langfristige Bindungen. Der Kostenvergleich pro Einsatzstunde fällt meist günstiger aus als klassische Recruiting-Agenturen mit Vermittlungsgebühren.

HR-Koordinatoren in KMU mit 10 bis 500 Mitarbeitern kämpfen oft mit Ressourcenmangel und fehlenden IT-Teams. InStaff ermöglicht schnelle Digitalisierung ohne Projektaufwand. Der Self-Service-Ansatz reduziert den administrativen Aufwand um etwa 50 Prozent. Return on Investment ist oft bereits nach drei bis sechs Monaten erreicht.

Kritische Auswahlkriterien

Unternehmensgröße und Struktur: InStaff eignet sich ideal für KMU mit 10 bis 500 Mitarbeitern und mehreren Standorten mit wechselndem Bedarf. Großkonzerne mit festangestelltem, tarifgebundenem Kernpersonal sollten InStaff nur für Spitzenlast-Personal einsetzen, da die Systemintegration in komplexe HR-Landschaften begrenzt ist.

Volumen und Stabilität des Personalbedarfs: Hohe Volatilität, saisonale Schwankungen und Spontanausfälle rechtfertigen den Einsatz von InStaff wirtschaftlich. Bei konstantem, geringem Personalbedarf sind reine Software-Lizenzen ohne integrierten Personalpool oft rentabler.

Branche und Compliance-Anforderungen: Event, Gastronomie, Handel und Promotion mit ihren spezifischen Hygiene- und Zertifikatsanforderungen bilden die Spezialisierung von InStaff. Hochspezialisierte Fachkräfte aus IT oder Engineering sind im Pool zu gering vertreten.

Integrationsreife bestehender Systeme: Einfache, standardisierte HR- und Lohnsysteme wie DATEV funktionieren problemlos. Bei komplexen, proprietären HR-Suiten oder On-Premise-SAP-Installationen ist nur eingeschränkte API-Integration möglich. Vor Vertragsschluss sollte die Kompatibilität getestet werden.

Details zur Dienstplansoftware

InStaff verbindet zwei Kernfunktionen: einen webbasierten Schichtplaner mit mobiler App und einen integrierten Personalpool von 60.000 geprüften Arbeitskräften. Diese Kombination unterscheidet InStaff von reinen Dienstplan-Tools. Die automatisierte Besetzung erreicht eine Füllquote von 90 Prozent, die durchschnittliche Besetzungszeit liegt bei 1,8 Stunden. Klassische Personalagenturen benötigen dafür üblicherweise 24 Stunden oder länger.

Der Branchenfokus liegt auf volatilen, zeitbasierten Einsatzbereichen. Event, Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Promotion und Messen bilden die Kernzielgruppen. Für diese Branchen ist die integrierte Compliance-Verwaltung besonders wertvoll: Hygienepässe, HACCP-Nachweise und Sicherheitsschulungen werden zentral verwaltet und automatisch bei der Schichtzuweisung berücksichtigt. Dies reduziert den Planungsaufwand erheblich.

InStaff löst konkrete Alltagsprobleme: No-Shows werden durch die Ersatzgarantie kompensiert, administrative Überlast entfällt durch Drag-and-Drop-Planung statt Excel-Listen, Vertretungssuche läuft automatisiert ab, und GPS-basierte Zeiterfassung schafft Rechtssicherheit bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die Drag-and-Drop-Oberfläche ist intuitiv gestaltet und erfordert keine mehrtägigen Schulungen.

Das System arbeitet vollständig cloudbasiert, was bedeutet, dass keine lokale Installation notwendig ist. Zugriff erfolgt über moderne Webbrowser sowie native Apps für iOS und Android. Die Mitarbeiter-App ermöglicht nicht nur Check-in und Check-out, sondern auch Verfügbarkeitsangaben und Schichttausch. Diese Self-Service-Funktionen entlasten die Personalplanung zusätzlich.

Wissenswertes zum Anbieter

Die InStaff & Jobs GmbH wurde 2011 gegründet und beschäftigt aktuell circa 60 Mitarbeiter. Der Hauptsitz befindet sich in Berlin, zusätzliche Zweigstellen bestehen in Hamburg und München. Als etabliertes, spezialisiertes Unternehmen konzentriert sich InStaff auf flexible Personalbereitstellung im deutschsprachigen Raum Deutschland, Österreich und Schweiz.

Die Marktposition ist einzigartig: InStaff positioniert sich als spezialisierter Marktführer in der Kombination von Dienstplansoftware und On-Demand-Personalpool. Breite Personaldienstleister wie Randstad bieten nicht die gleiche digitale Geschwindigkeit. Reine Dienstplan-Softwareanbieter wie Planday verfügen nicht über einen integrierten Talent-Pool. Diese Nische macht InStaff zu einer besonderen Lösung für bestimmte Anforderungsprofile.

Die Kundenorientierung zeigt sich in mehreren Faktoren: Deutschsprachiger Support ist Standard, feste Customer Success Manager betreuen die Kunden persönlich. Die Kundenbindungsrate liegt laut Herstellerangaben bei circa 85 Prozent Renewal-Rate. Auf Bewertungsplattformen wie Kununu und ProvenExpert finden sich überwiegend positive Bewertungen. Die Entwicklung erfolgt agil mit regelmäßigen Feature-Releases basierend auf Kundenfeedback.

Zur finanziellen Stabilität und Investorenstruktur liegen keine öffentlichen Informationen vor. Interessenten sollten bei kritischen Einsätzen die Bonität und Kapitalstruktur vor Vertragsschluss erfragen. Ebenso sollte die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis nach AÜG verifiziert werden, da das Geschäftsmodell rechtlich darauf basiert.

Technische Details & Integration

InStaff arbeitet als 100-prozentige Cloud-SaaS-Lösung ohne erforderliche Vor-Ort-Installation. Die Architektur basiert auf Microservices mit modernem technischem Stack. Die Daten werden TLS-verschlüsselt übertragen, das System arbeitet als Multi-Tenant-Lösung und ist DSGVO-konform ausgelegt. Wichtiger Hinweis: Die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich noch in Vorbereitung. Der genaue Status ist unklar und sollte vor Vertragsabschluss unbedingt verifiziert werden, besonders bei compliance-sensitiven Branchen.

Die Integrationsfähigkeit erfolgt primär über eine REST-API. Diese ermöglicht Datenexport zu HR- und ERP-Systemen wie DATEV oder SAP HR. Die Anbindung funktioniert hauptsächlich über Exportfunktionen. Zusätzlich bietet InStaff Kalender-Synchronisation mit iCal, Outlook und Google Calendar. Datenimport bestehender Pläne ist via CSV möglich. Kritische Einschränkung: Tiefgreifende bidirektionale Integration in komplexe, proprietäre On-Premise-Systeme ist nicht ohne Anpassungsaufwand möglich.

Die Systemvoraussetzungen sind minimal: Ein moderner Webbrowser wie Chrome, Edge oder Safari genügt für die Desktop-Nutzung. Für mobile Nutzung werden iOS oder Android mit der nativen InStaff-App benötigt. IT-Abteilungen müssen kaum involviert werden, was die Implementierung beschleunigt. Die Cloud-Infrastruktur übernimmt InStaff vollständig. Zur genauen Datenlokalisierung und den Serverstandorten liegen keine detaillierten öffentlichen Angaben vor. Für DSGVO-konforme Nutzung sollte geklärt werden, ob die Server in der EU, idealerweise Deutschland, stehen.

Vor der Implementierung sollten folgende technische Aspekte geklärt werden: API-Dokumentation und deren Qualität, maximale Anzahl gleichzeitiger Nutzer und Schichten, Systemstabilität unter Lastspitzen sowie bei Auslandseinsatz in Österreich oder der Schweiz die Einhaltung lokaler Compliance-Anforderungen.

Kosten & Preismodell

InStaff verfolgt ein transparentes Pay-as-you-go-Modell ohne Grundgebühren und ohne Mindestvertragslaufzeit. Unternehmen zahlen ausschließlich für geleistete Arbeitsstunden. Der Aufschlag auf den Stundenlohn beträgt circa 15 bis 25 Prozent. Die genaue Staffelung ist nicht öffentlich verfügbar und sollte direkt beim Anbieter für das eigene erwartete Volumen erfragt werden. Beispielsweise für 1.000, 5.000 oder 10.000 Stunden pro Monat können unterschiedliche Konditionen gelten.

Premium-Services wie Express-Garantien oder Onsite-Training lassen sich einzeln hinzubuchen. Diese Flexibilität ermöglicht eine präzise Kostensteuerung: In schwachen Monaten entstehen kaum Kosten, bei Hochbetrieb steigt die Nutzung automatisch. Diese variable Kostenstruktur eignet sich ideal für saisonale Branchen wie Einzelhandel oder Event.

Die Total Cost of Ownership und der Break-even-Point hängen vom Ausgangsszenario ab. Einsparungen entstehen durch den Wegfall klassischer Recruiter und Vermittlungsagenturen, die Reduktion des administrativen Aufwands um etwa 50 Prozent sowie die Minimierung von No-Show-Kosten durch die Ersatzgarantie. Laut Herstellerangaben erreichen Unternehmen, die zuvor teure Vermittlungsagenturen nutzten, oft bereits nach drei bis sechs Monaten den Break-even.

Kostenfalle bei sehr hohem, dauerhaftem Bedarf: Die prozentualen Aufschläge können bei konstanter Vollauslastung in der Summe erheblich sein. Hier lohnt sich der Vergleich mit festangestellten Aushilfen oder reinen Software-Lizenzen ohne Personalvermittlung. Bei niedrigem, stabilem Volumen kann InStaff teurer sein als interne Rekrutierung. Die wirtschaftliche Rentabilität steigt mit der Volatilität des Personalbedarfs. Unternehmen sollten vor Vertragsschluss eine Hochrechnung basierend auf ihrem tatsächlichen Bedarf erstellen.

Migration & Umstieg

Der Implementierungsaufwand ist minimal und gehört zu den Stärken von InStaff. Das Basis-Setup umfasst Account-Erstellung, Anlage erster Nutzer und Definition von Schichtprofilen. Dieser Prozess dauert ein bis zwei Tage. InStaff empfiehlt eine Pilotphase von vier bis sechs Wochen an ein bis zwei Standorten. Nach erfolgreicher Testphase erfolgt der vollständige Rollout innerhalb von zwei bis vier Wochen. Bestehende Schichtpläne können per CSV importiert werden.

Der personelle Aufwand ist gering: Interne Administratoren investieren in der Startphase circa vier Stunden pro Woche, danach sinkt der Aufwand auf ein Minimum. InStaff bietet ein bis zwei Online-Workshops à zwei Stunden für Nutzer an. Spezielles IT-Know-how ist nicht erforderlich. Die Self-Service-Mentalität der Software unterstützt eine schnelle Adoption durch die Belegschaft. Mitarbeiter können nach kurzer Einweisung eigenständig Verfügbarkeiten eintragen und Schichten tauschen.

Change-Management ist trotz einfacher Technik kritisch für den Erfolg. Top-Down-Commitment der Geschäftsführung, aktives Onboarding und transparente Kommunikation der Zeitersparnisse sind entscheidend. Early Adopters aus verschiedenen Teams können als Multiplikatoren Widerstände reduzieren. Das Customer Success Team von InStaff unterstützt aktiv während der Einführungsphase, was das Risiko gescheiterter Implementierungen minimiert.

Ein typisches Migrationsszenario: Woche 1 bis 2 – Basis-Setup und Schulung der Administratoren. Woche 3 bis 8 – Pilotbetrieb an zwei Standorten mit paralleler Nutzung alter Systeme. Woche 9 bis 12 – Rollout auf alle Standorte nach erfolgreicher Evaluation. Die geringe Komplexität ermöglicht auch kurzfristige Projektstarts, beispielsweise vor Saisonbeginn im Einzelhandel oder vor einer Messesaison.

Vorteile und Herausforderungen

InStaff bietet erhebliche Vorteile für die Zielgruppen. Die extreme Geschwindigkeit bei der Personalbesetzung von durchschnittlich 1,8 Stunden statt 24 oder mehr Stunden reduziert Planungsstress erheblich. Die Flexibilität ohne Vertragsbindung ermöglicht sofortige Skalierung nach oben oder unten je nach Bedarf. Rechtssicherheit entsteht durch AÜG-Compliance, Arbeitszeiterfassung und Mindestlohn-Garantie. Der administrative Aufwand sinkt um circa 50 Prozent, da Mitarbeiter-Self-Service die Planer entlastet. Die 2-Stunden-Ersatzgarantie minimiert operatives Ausfallrisiko bei kritischen Einsätzen. Die integrierte Compliance-Verwaltung für Hygienepässe und Zertifikate ist ein spezifischer Branchenvorteil für regulierte Bereiche.

Gleichzeitig existieren Herausforderungen. Die Abhängigkeit vom integrierten Personalpool bedeutet, dass Qualität und Verfügbarkeit extern durch InStaff bestimmt werden. Bei Großkonzernen mit komplexer HR-Systemlandschaft ist die Integration eingeschränkt, vollständige bidirektionale Datenflüsse sind nicht ohne Aufwand realisierbar. Die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich noch in Vorbereitung, der Status ist kritisch und sollte unbedingt geklärt werden. Forecasting und Analytics sind weniger ausgereift als bei spezialisierten Workforce-Management-Tools wie Planday oder Shiftplan.

Preisaufschläge können bei sehr hohem Dauerbedarf langfristig teurer werden als Alternativen. Die Benutzeroberfläche wird in einzelnen Nutzer-Reviews als teilweise unübersichtlich beschrieben, das Reporting ist weniger granular als bei Wettbewerbern. Für Unternehmen, die primär festangestelltes Personal planen möchten, ist die Funktionalität begrenzt. InStaff ist für externe, über die Plattform gebuchte Aushilfen optimiert.

Die Entscheidung für InStaff sollte auf einer klaren Analyse basieren: Wie volatil ist der Personalbedarf? Wie hoch ist der Anteil externer Aushilfen? Wie komplex ist die bestehende IT-Landschaft? Unternehmen mit mehr als 50 Prozent Schwankung im Personalbedarf, hohem Aushilfenanteil und standardisierten Systemen profitieren am meisten. Konzerne mit stabilen, tarifgebundenen Strukturen sollten InStaff nur für spezifische Szenarien wie Spitzenlast einsetzen.

FAQ

Für wen ist InStaff geeignet? InStaff eignet sich für KMU mit 10 bis 500 Mitarbeitern und volatil schwankendem Personalbedarf in den Branchen Event, Gastronomie, Handel und Promotion. Ideal für Unternehmen, die schnell externe Aushilfen buchen möchten. Nicht geeignet für Konzerne mit ausschließlich festangestelltem Personal oder komplexen On-Premise-HR-Systemen ohne Schnittstellen.

Wie schnell ist die Besetzung wirklich? Die durchschnittliche Besetzungszeit beträgt 1,8 Stunden von der Schicht-Anfrage bis zur bestätigten Buchung. Dies ist dokumentiert und ein Kernvorteil der Plattform. Bei kurzfristigem Personalausfall garantiert InStaff Ersatz innerhalb von zwei Stunden, andernfalls ist der Einsatz für den Kunden kostenlos.

Welche Kosten entstehen? Kosten entstehen nur für tatsächlich geleistete Arbeitsstunden mit einem Aufschlag von circa 15 bis 25 Prozent auf den Stundenlohn. Genaue Staffelpreise sollten für das eigene erwartete Volumen erfragt werden. Es gibt keine Grundgebühren und keine Mindestlaufzeit. Der Break-even wird oft nach drei bis sechs Monaten durch eingesparte Agenturkosten erreicht.

Ist InStaff DSGVO-konform? Ja, die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist obligatorisch. Wichtig: Die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich noch in Vorbereitung. Der aktuelle Status sollte vor Vertragsschluss geklärt werden, besonders bei compliance-sensitiven Anforderungen.

Funktioniert die Integration mit unseren HR-Systemen? Die REST-API erlaubt Datenexport von Zeiterfassungsdaten zu Systemen wie DATEV oder SAP. Eine enge, bidirektionale Integration in komplexe On-Premise-Systeme ist nicht ohne individuelle Anpassung möglich. Vor der Entscheidung sollte die Kompatibilität mit den bestehenden Systemen getestet werden.

Wie lange dauert die Implementierung? Die Implementierung ist sehr kurz: ein bis zwei Tage für das Basis-Setup, optional vier bis sechs Wochen Pilotphase, danach zwei bis vier Wochen Rollout. Es entsteht kein IT-Projektaufwand, da InStaff als Cloud-SaaS bereitgestellt wird. Wichtig bleibt gutes Change-Management für die Nutzerakzeptanz.

Was passiert bei Personalausfall? Das System startet automatisch eine Ersatzsuche. Falls innerhalb von zwei Stunden keine Besetzung erfolgt, ist der Einsatz für den Kunden kostenlos. Diese Garantie ist rechtlich bindend und minimiert das Operationsrisiko bei kritischen Schichten erheblich.

Können wir auch eigenes Personal planen? InStaff ist primär für externe, über die Plattform gebuchte Aushilfen konzipiert. Für die Planung interner Festangestellter ist die Funktionalität begrenzt. Unternehmen, die hauptsächlich Stammpersonal planen möchten, sollten spezialisierte Dienstplan-Software wie Planday oder Shiftplan in Betracht ziehen.

Wie wird die Qualität der Aushilfen sichergestellt? Alle 60.000 Arbeitskräfte im Pool durchlaufen einen Prüfprozess. Branchenspezifische Qualifikationen, Hygienepässe und Zertifikate werden zentral verwaltet und bei der Schichtzuweisung automatisch berücksichtigt. Kundenbewertungen nach jedem Einsatz fließen in das System ein.

Was passiert mit unseren Daten? Die Daten werden in der Cloud gespeichert, der genaue Serverstandort sollte vor Vertragsschluss erfragt werden. Empfehlenswert ist die Bestätigung, dass Server innerhalb der EU, idealerweise in Deutschland, stehen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist Standard.