Angebotserstellung & Kalkulation: Die KI-gestützte Dachvermessung analysiert Fotos oder Pläne automatisch und berechnet präzise Fläche, Neigung sowie Materialbedarf – ein Prozess, der früher Stunden in Anspruch nahm und nun in wenigen Minuten abgeschlossen ist. Die Drohnenintegration ermöglicht Import georeferenzierter Luftbilder für präzise Höhen- und Flächenanalyse ohne aufwändige Begehungen. Branchenspezifische Vorlagen verkürzen die Angebotserstellung von durchschnittlich 2 Stunden auf unter 30 Minuten. Automatische Materialkalkulation erstellt intelligente Stücklisten mit Restmengenverwaltung und Warnmeldungen bei Engpässen.
Baustellenmanagement: Mobile Datenerfassung erlaubt Foto- und Videodokumentation mit GPS-Tagging direkt auf der Baustelle über iOS- und Android-Geräte. Der Offline-First-Modus stellt sicher, dass alle Kernfunktionen auch ohne Internet nutzbar bleiben – die automatische Synchronisation erfolgt, sobald wieder Verbindung besteht. Digitale Sicherheits-Checklisten dokumentieren Absturzsicherung, Gerüstaufbau und Unterweisungen mit direkter Übermittlung an die Projektleitung. Das Echtzeit-Dashboard bietet schnellen Überblick über alle laufenden Projekte, Ressourcen und Deadlines.
Ressourcen & Zeitwirtschaft: Die Einsatzplanung per Drag-&-Drop ermöglicht intuitive Zuweisung von Mitarbeitern und Geräten im Kalender mit automatischer Arbeitszeiterfassung. Die zentrale Projekt- und Auftragsübersicht verwaltet alle Dachprojekte mit Status, Fristen und Prioritäten an einem Ort.
Beschaffung & Partnermanagement: Direktes Bestellwesen bietet Schnittstellen zu Großhändlern wie Sonepar und Würth für automatisierte Bestellungen. Die Restmengenverwaltung verschafft Überblick über vorhandene Materialien zur Vermeidung von Doppelbestellungen.
Abrechnung & Controlling: Rechnungslegung mit PDF- und Word-Export sowie direkte Schnittstellen zu DATEV und Lexware vereinfachen die kaufmännische Abwicklung. Die automatische Nachkalkulation gleicht Plan- und Ist-Kosten ab für bessere Projektsteuerung und Kalkulation künftiger Aufträge.
Kommunikation & Dokumentation: Team-Chat mit Push-Benachrichtigungen ermöglicht direkten Austausch bei Änderungen oder Problemen. Der zentrale Dokumentenspeicher hält alle projektrelevanten Unterlagen mit Versionierung an einem Ort bereit.
KI-gestützte Dachgeometrie-Erkennung stellt ein echtes Alleinstellungsmerkmal am Markt dar. Die Software analysiert Fotos oder Pläne automatisch und berechnet präzise Fläche, Neigung und Materialbedarf. Was früher Stunden dauerte und fehleranfällig war, erledigt die KI in wenigen Minuten. Pilotkunden berichten von 15% weniger Materialabfall durch die verbesserte Kalkulation – eine Ersparnis, die nicht nur den Geldbeutel schont, sondern auch zur Nachhaltigkeit beiträgt.
Echter Offline-First-Ansatz unterscheidet ToolTime deutlich von Wettbewerbern, die meist nur eingeschränkte Offline-Funktionen bieten. Die Software arbeitet auch auf Baustellen ohne Internetempfang vollständig funktionsfähig. Alle Fotos, Checklisten und Eingaben werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Netzverbindung besteht. Keine Datenverluste, keine Arbeitsunterbrechungen – besonders wertvoll in ländlichen Regionen oder bei Industriebauten mit schlechtem Mobilfunkempfang.
Native Drohnenintegration ohne Zusatzsoftware ermöglicht direkte Verarbeitung von Drohnenaufnahmen im System. Keine zusätzlichen Plugins oder Drittanbieter-Tools sind erforderlich. Das spart Zeit, Kosten und Komplexität bei der Vermessung größerer oder schwer zugänglicher Dachflächen. Die Georeferenzierung der Luftbilder liefert präzisere Daten als händische Aufmaße und reduziert gefährliche Begehungen steiler oder hoher Dächer.
Durchgängiger Workflow von Angebot bis Rechnung deckt den gesamten kaufmännischen Prozess ab, während viele Konkurrenzprodukte sich auf einzelne Teilbereiche beschränken. Von der ersten Kalkulation über die Baustellenabwicklung bis zur Rechnungsstellung bleiben alle Daten im System. Das eliminiert Medienbrüche und doppelte Datenpflege, die bei der Nutzung mehrerer Insellösungen unvermeidlich wären.
Einschränkungen: Zu beachten ist die fehlende formale ISO 27001-Zertifizierung (Stand Q1 2025), die für Betriebe mit sehr hohen Compliance-Anforderungen oder bei öffentlichen Auftraggebern relevant sein kann. Die native GAEB-Schnittstelle für öffentliche Ausschreibungen fehlt ebenfalls. ERP-Anbindungen bei sehr individuellen oder veralteten Systemen können Custom-Entwicklungen erfordern, die zusätzlichen Aufwand und Kosten bedeuten.
Wachsende Kleinbetriebe mit 5-20 Mitarbeitern finden in ToolTime eine moderne, schnell einsetzbare Lösung ohne Bedarf einer eigenen IT-Abteilung. Diese Betriebe haben die Papierzettel-Phase hinter sich gelassen und suchen nach Professionalisierung ihrer Prozesse. Die intuitive Bedienung und der moderate Einarbeitungsaufwand von 1-2 Wochen ermöglichen schnellen Start. Die Cloud-Lösung wächst mit dem Betrieb mit – zusätzliche Nutzer lassen sich flexibel hinzubuchen, wenn das Team expandiert.
Technikaffine Mittelbetriebe mit 20-50 Mitarbeitern profitieren besonders von den innovativen Funktionen zur Prozessdigitalisierung. Diese Betriebe wollen durch KI-Unterstützung und Drohnentechnologie echte Wettbewerbsvorteile schaffen. Die automatisierte Materialkalkulation spart bei mehreren Projekten parallel schnell vierstellige Beträge pro Quartal. Die vorhandenen ERP-Schnittstellen erlauben die Anbindung an bestehende kaufmännische Systeme. Der modulare Aufbau ermöglicht schrittweise Erweiterung entsprechend der Betriebsentwicklung.
Qualitätsorientierte Dachdecker mit Dokumentationsfokus setzen auf lückenlose Nachweise und professionelle Kundenkommunikation. Die digitalen Sicherheits-Checklisten erfüllen berufsgenossenschaftliche Vorgaben, die Fotodokumentation mit GPS-Tagging schützt bei Gewährleistungsfragen und Streitfällen. Kunden schätzen die transparenten Baufortschrittsberichte, die das Vertrauen stärken und Nachfragen reduzieren. Diese Dokumentationsqualität rechtfertigt oft Premiumpreise bei anspruchsvollen Auftraggebern.
Mobile Spezialisten für komplexe Dächer arbeiten häufig an schwer zugänglichen oder großflächigen Objekten wie Industriehallen oder historischen Gebäuden. Die Drohnenintegration und KI-Vermessung sparen gefährliche Begehungen und liefern präzisere Daten als händische Aufmaße. Der Offline-Modus garantiert Arbeitsfähigkeit auch in abgelegenen Gebieten mit schlechter Netzabdeckung. Die GPS-gestützte Dokumentation hilft bei weitläufigen Projekten mit mehreren Dachflächen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technische Basis der Plattform bildet eine Cloud-native Microservices-Architektur auf Amazon Web Services mit Docker und Kubernetes. Diese Infrastruktur garantiert Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit weit über klassische Handwerkersoftware hinaus. Die React Native App für iOS und Android bietet identischen Funktionsumfang zur Web-Anwendung und ist speziell für Touchbedienung optimiert – auch mit Handschuhen nutzbar, was im Dachdecker-Alltag einen praktischen Unterschied macht.
Die Mobil-First-Entwicklung zeigt sich in durchdachten Details: Große Buttons für sichere Bedienung auf der Baustelle, automatische Bildkompression zur Schonung des Datenvolumens, Offline-Synchronisation im Hintergrund. Die Software wurde von Anfang an für mobile Nutzung konzipiert, nicht nachträglich adaptiert – das merken Anwender in der täglichen Handhabung.
Datensicherheit wird durch TLS 1.3 für Übertragung und AES-256 für Datenspeicherung gewährleistet. Das EU-Hosting in Deutschland und Irland sowie die vollständige DSGVO-Konformität inklusive GoBD-Konformität für das Rechnungswesen erfüllen gesetzliche Anforderungen. Regelmäßige Backups und Redundanz-Systeme schützen vor Datenverlust. Die fehlende formale ISO 27001-Zertifizierung bedeutet nicht mangelnde Sicherheit, kann aber bei Ausschreibungen relevant werden.
Vom Dachdecker für Dachdecker – die ToolTime GmbH wurde 2018 mit klarem Branchenfokus gegründet und beschäftigt mittlerweile circa 50 Mitarbeiter. Der Jahresumsatz lag 2024 bei etwa 5 Millionen Euro. Die Gründer bringen Erfahrung aus dem Handwerk mit, was sich in der praxisnahen Ausrichtung der Software zeigt. Die finanzielle Stabilität durch Backing namhafter Investoren sichert langfristige Produktentwicklung und Support.
Die hohe Kundenbindung mit einer Renewal Rate von 80% zeigt echte Zufriedenheit – Kunden bleiben, weil die Software im Alltag funktioniert und nicht nur im Verkaufsgespräch überzeugt. Der kontinuierliche Ausbau des Entwicklungsteams und regelmäßige Feature-Updates belegen die aktive Weiterentwicklung. Der direkte Kundensupport auf Deutsch und die kurzen Reaktionszeiten werden in Nutzerfeedbacks positiv hervorgehoben.
Die REST-API mit umfassender Dokumentation folgt dem Swagger/OpenAPI-Standard und enthält Code-Beispiele für eigene Integrationen. Entwickler finden sich schnell zurecht, was Custom-Anpassungen erleichtert. Webhooks ermöglichen Echtzeit-Updates und automatische Benachrichtigung externer Systeme bei Statusänderungen – etwa wenn ein Angebot freigegeben oder eine Rechnung erstellt wird.
Standard-Konnektoren existieren für DATEV, Lexware sowie die Großhändler Sonepar und Würth. Diese vorgefertigten Schnittstellen funktionieren mit überschaubarem Einrichtungsaufwand. Bei individuellen ERP-Systemen oder Sonderlösungen sind Custom-APIs möglich, erfordern aber zusätzliche Entwicklungsarbeit und entsprechende Kosten. Die technische Machbarkeit sollte vor Vertragsabschluss in einem Testprojekt evaluiert werden.
Die Browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Installation und läuft auf allen gängigen Betriebssystemen. Updates erfolgen automatisch ohne Unterbrechung der Arbeit. Die Systemanforderungen sind moderat – moderne Smartphones und Tablets der letzten drei Jahre sind ausreichend. Für optimale Performance auf der Baustelle empfiehlt sich allerdings ein Gerät mit mindestens 4 GB RAM.
Die Nutzerlizenzen liegen bei circa 40-60 Euro pro Mitarbeiter und Monat für das Basispaket. Add-Ons wie die KI-gestützte Vermessung oder erweiterte Drohnenfunktionen kosten zusätzlich 10-20 Euro pro Monat. Die genaue Preisgestaltung hängt von der Anzahl der Lizenzen ab – größere Teams erhalten gestaffelte Rabatte, die im Einzelfall verhandelt werden.
Einmalige Implementierungskosten bewegen sich zwischen 2.000 und 5.000 Euro, abhängig vom Umfang der Datenmigration und gewünschten Integrationen. Dieser Betrag umfasst die technische Einrichtung, den Import bestehender Stammdaten und die Basis-Schulung. Komplexere ERP-Anbindungen können diese Kosten erhöhen.
Die realistische Total Cost of Ownership für einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern über drei Jahre liegt bei 50.000-100.000 Euro inklusive Hardware, Schulung und Lizenzen. Der Break-even tritt meist nach 6-12 Monaten ein durch Zeitersparnis bei der Angebotserstellung und Materialeinsparungen durch präzisere Kalkulation. Betriebe berichten von 15% weniger Materialkosten und 20% Zeitersparnis in der Angebotserstellung, was die Investition betriebswirtschaftlich rechtfertigt.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für Betriebe, die den vollen Funktionsumfang nutzen, attraktiv. Wer jedoch nur Teilfunktionen benötigt oder die KI-Features nicht regelmäßig einsetzt, zahlt möglicherweise für ungenutztes Potenzial. Eine ehrliche Bedarfsanalyse vor Vertragsabschluss ist daher ratsam.
Der schnelle Standard-Start ermöglicht Kleinbetrieben den Produktivbetrieb in 2-4 Wochen inklusive CSV-Import der Stammdaten wie Kundenadressen, Lieferanten und Materiallisten. Die Import-Assistenten führen durch den Prozess und prüfen Datenformate automatisch. Bei sauberen Quelldaten verläuft dieser Schritt meist problemlos.
Datenbereinigung alter Bestände ist allerdings der größte Zeitfresser und wird oft unterschätzt. Jahrelang gewachsene Excel-Listen, inkonsistente Adressdaten oder doppelte Einträge müssen vor dem Import aufgeräumt werden. Dieser Prozess sollte eingeplant und idealerweise mit externer Unterstützung durchgeführt werden, wenn interne Kapazitäten fehlen. Der Zeitaufwand kann mehrere Wochen betragen.
Change-Management ist entscheidend für erfolgreiche Einführung. Die technischen Hürden sind gering – die Software ist intuitiv bedienbar. Die Akzeptanzhürden im Team sind jedoch real. Ältere Mitarbeiter oder langjährige Praktiker zeigen manchmal Widerstand gegen Veränderung bewährter Abläufe. Die Schulung umfasst standardmäßig 2 Tage Onsite-Training plus E-Learning-Module. Managementunterstützung und klare Kommunikation der Vorteile sind kritische Erfolgsfaktoren. Pilotprojekte mit aufgeschlossenen Mitarbeitern schaffen positive Beispiele.
Die parallele Nutzung alter und neuer Systeme während einer Übergangsphase von 4-8 Wochen hat sich bewährt. So bleibt Handlungsfähigkeit erhalten, während das Team sich einarbeitet. Nach dieser Phase sollte ein klarer Stichtag für den vollständigen Umstieg gesetzt werden, um Doppelpflege zu beenden.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, alle Kernfunktionen laufen ohne Internet. Angebote erstellen, Fotos dokumentieren, Checklisten ausfüllen, Zeiterfassung – alles funktioniert auch ohne Mobilfunkempfang. Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund, sobald wieder Verbindung besteht. Das ist ein echter Unterscheidungsvorteil gegenüber vielen Wettbewerbern, die nur eingeschränkte Offline-Fähigkeit bieten. Nutzer berichten, dass gerade auf Industriedächern oder in ländlichen Gebieten diese Funktion den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
2-4 Wochen bei Kleinbetrieben ohne ERP-Integration, 6-12 Wochen mit umfassender Systemanbindung. Diese Zeiträume umfassen technische Einrichtung, Datenmigration und Schulung. Der größte Zeitfaktor ist jedoch die Datenbereinigung – jahrelang gewachsene Excel-Listen aufzuräumen dauert oft länger als die eigentliche Software-Implementierung. Die Nutzerakzeptanz sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden. Manche Teams sind nach einer Woche produktiv, andere benötigen zwei Monate für vollständige Umstellung. Realistische Planung verhindert Frustration.
Bei regelmäßigen Projekten definitiv: Die 15% Materialersparnis durch präzisere Kalkulation amortisiert die Zusatzkosten von 10-20 Euro pro Monat schnell. Ein mittelgroßer Betrieb mit 15 Projekten pro Quartal spart durchschnittlich 5.000-8.000 Euro jährlich an Materialkosten. Bei Gelegenheitsnutzung kann klassisches Aufmaß ausreichen. Die Entscheidung hängt von der Projektfrequenz und -komplexität ab. Für Spezialisten mit komplexen Dachgeometrien ist die KI praktisch unverzichtbar geworden.
Die Software verarbeitet georeferenzierte Bilder im gängigen Format. DJI-Modelle der Mavic- und Phantom-Serie funktionieren problemlos. Entscheidend ist nicht die Drohnenmarke, sondern die Georeferenzierung der Aufnahmen. Die meisten professionellen Drohnen ab der Preisklasse von 800 Euro erfüllen diese Anforderung. Wer bereits eine Drohne besitzt, sollte vor dem Kauf die Kompatibilität mit dem ToolTime-Support klären. Eine eigene Drohne ist nicht zwingend erforderlich – viele Betriebe nutzen externe Dienstleister für Vermessungsflüge.
Die Daten werden mit TLS 1.3 verschlüsselt übertragen und mit AES-256 gespeichert – beides Militärstandards. Das Hosting erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren in Deutschland und Irland, sodass volle DSGVO-Konformität gewährleistet ist. Regelmäßige Backups schützen vor Verlust. Die fehlende ISO 27001-Zertifizierung bedeutet nicht mangelnde Sicherheit, sondern nur fehlendes formales Audit. Für die meisten Handwerksbetriebe ist das Sicherheitsniveau mehr als ausreichend. Nur bei sehr sensiblen Projekten oder öffentlichen Auftraggebern mit strikten Compliance-Anforderungen kann dies problematisch werden.
Die Standardlaufzeit beträgt 12 Monate mit automatischer Verlängerung. Die Kündigungsfrist liegt bei 3 Monaten zum Vertragsende. Nach dem ersten Jahr sind flexiblere Modelle verhandelbar. Bei Unzufriedenheit empfiehlt sich frühzeitiges Gespräch mit dem Kundensupport – oft lassen sich Probleme durch Schulung oder Anpassungen lösen. Die hohe Kundenbindung von 80% deutet darauf hin, dass die meisten Anwender nach der Einarbeitungsphase zufrieden bleiben und nicht wechseln möchten.