Optimus | Dachdecker-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Kalkulation & Angebotswesen: Digitale Dachflächenberechnung aus 3D-Modellen mit automatischer Ermittlung von Schrägen, Grat- und Kehllängen sowie komplexen Anschlüssen. VOB/C-konforme Angebotserstellung mit integrierter Materialbedarfsplanung. GAEB-Schnittstelle für den Austausch von Leistungsverzeichnissen (D81, D83, D84, D86) mit Bauherren und Architekten.

Mobile Baustellenerfassung: Offline-fähige App für Stunden-, Leistungs- und Fotodokumentation, die auch ohne Netzverbindung auf dem Dach funktioniert. Projekteinblicke per Smartphone für Poliere und Vorarbeiter in Echtzeit. Automatische Synchronisation mit dem Bürosystem bei verfügbarer Internetverbindung.

Projektverwaltung & Ressourcenplanung: Terminplanung mit Kalender- und Gantt-Ansicht für die parallele Koordination mehrerer Baustellen. Subunternehmer- und Nachunternehmerverwaltung mit detaillierter Leistungserfassung. Echtzeit-Dashboard mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie Deckungsbeitrag, Materialeffizienz und Projektfortschritt.

Material- & Einkaufsmanagement: Automatische Bestellvorschläge auf Basis der Projektkalkulationen. UGL/UGS-Schnittstelle für elektronischen Datenaustausch mit Großhändlern. Materialstammverwaltung mit Chargen-Dokumentation für Gewährleistungsfälle.

Abrechnung & Finanzen: VOB/C-konforme Abrechnung mit strukturierten Aufmaßprotokollen. Native DATEV-Schnittstelle ohne Zusatzkosten für direkten Export von Rechnungs- und Lohndaten. Dokumentenmanagement für Pläne, Protokolle und Baustellenfotos.

Sicherheit & Compliance: Digitale Sicherheits-Workflows und Unterweisungsdokumentation. GoBD-konforme Datenverwaltung für revisionssichere Buchführung. Rechte- und Rollenkonzept für datenschutzkonforme Zugriffskontrolle.

🟨 Besonderheiten – Was macht Optimus einzigartig?

Konsequente Dachdecker-Spezialisierung über mehr als zwei Jahrzehnte unterscheidet Optimus von Standard-Handwerker-Lösungen. Die Software berechnet nicht einfach rechteckige Flächen, sondern versteht die Geometrie von Walm- und Satteldächern, ermittelt automatisch Gratverläufe, Kehlen und Ortgänge. Diese auf Dachdecker-Mathematik optimierte Engine reduziert den Zeitaufwand bei der Angebotserstellung erheblich. Die VOB/C-Integration bildet den Kern der Kalkulations- und Abrechnungslogik – keine nachträglich aufgesetzte Zusatzfunktion, sondern fundamentaler Bestandteil der Systemarchitektur.

Vollständige Offline-Funktionalität der mobilen App hebt Optimus von vielen Cloud-Only-Wettbewerbern ab. Poliere können auf jedem Dach Zeiten erfassen, Fotos dokumentieren und Leistungen eintragen – völlig unabhängig von der Netzabdeckung. Die erfassten Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch bei verfügbarer Verbindung. Diese Funktion eliminiert nachträgliche Büroarbeit und Datenverluste, die bei reinen Online-Systemen in Funklöchern regelmäßig auftreten.

Native DATEV-Anbindung ohne Aufpreis stellt einen wirtschaftlichen Vorteil dar. Während konkurrierende Lösungen für DATEV-Schnittstellen häufig Zusatzmodule verlangen oder nur CSV-Exports mit manuellem Nachbearbeitungsaufwand anbieten, fließen bei Optimus Rechnungs- und Lohndaten standardmäßig direkt in die Finanzbuchhaltung. Die fehlerfreie Datenübertragung spart Arbeitszeit und reduziert Übertragungsfehler.

Hybrid-Architektur für maximale Bereitstellungsflexibilität ermöglicht die freie Wahl zwischen On-Premise-Installation mit voller Datenkontrolle im eigenen Haus, Cloud-Lösung für ortsunabhängigen Zugriff ohne Server-Verwaltung oder Mischformen beider Varianten. Diese Flexibilität unterscheidet Optimus sowohl von rein cloudbasierten Systemen als auch von starren lokalen Installationen und berücksichtigt unterschiedliche Sicherheitsanforderungen und IT-Infrastrukturen.

Einschränkungen: Die fehlende native BIM-Integration bedeutet bei komplexen Architektenplanungen manuellen Import-Aufwand. Das Standard-Reporting stößt bei individuellen Auswertungsanforderungen an Grenzen – erweiterte Analysen erfordern häufig kostenpflichtige Zusatzmodule. Automatisierte Drohnen- oder LiDAR-Vermessung ist aktuell nicht verfügbar, eine Integration wird lediglich evaluiert.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Optimus wählen?

Klein- und Mittelbetriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern finden in Optimus eine passende Lösung für den Übergang von Excel und papierbasierten Prozessen zur durchgängigen Digitalisierung. Der modulare Aufbau ermöglicht den Einstieg mit Basisfunktionen und schrittweise Erweiterung entsprechend dem Betriebswachstum, ohne sich in Großsystem-Komplexität zu verlieren. Die Funktionstiefe deckt typische mittelständische Anforderungen ab, während die Bedienung überschaubar bleibt.

Betriebe mit Schwerpunkt auf VOB/C-Projekten profitieren besonders von der tief integrierten VOB/C-Logik. Wer regelmäßig öffentliche Aufträge oder größere gewerbliche Projekte abwickelt, spart durch die GAEB-Schnittstelle und standardisierten Abrechnungsfunktionen bei jedem Projekt wertvolle Zeit. Die konforme Dokumentation reduziert Nachforderungsrisiken und beschleunigt Zahlungseingänge.

Mobile Teams mit mehreren parallelen Baustellen finden in der offline-fähigen App mit Echtzeit-Zugriff auf Projektdaten einen erheblichen Produktivitätsvorteil. Besonders in ländlichen Gebieten mit schwacher Mobilfunkabdeckung ermöglicht die unterbrechungsfreie Arbeitsfähigkeit eine vollständige Baustellendokumentation ohne nachträgliche Büroerfassung. Poliere und Vorarbeiter erhalten direkten Zugriff auf aktuelle Projektinformationen.

Betriebe mit bestehendem DATEV-System vermeiden durch die standardmäßig enthaltene nahtlose Integration manuelle Datenübertragungen oder kostenpflichtige Zusatzmodule. Die direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltung verkürzt Abrechnungszyklen und verbessert die Liquiditätsplanung durch aktuelle Finanzdaten.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Benötigt der Betrieb dachdecker-spezifische Aufmaß- und Kalkulationsfunktionen oder genügt allgemeine Handwerker-Software?
• Welche Bedeutung hat unterbrechungsfreies mobiles Arbeiten auf Baustellen ohne Netzanbindung?
• Bevorzugt das Unternehmen Datenkontrolle im eigenen Haus (On-Premise) oder wartungsfreien Cloud-Betrieb?
• Welche bestehenden Systeme (DATEV, Großhändler-Plattformen, Zeiterfassungssysteme) müssen integriert werden?

Details zur Dachdecker-Software: Optimus

Durchgängige Prozessabdeckung vom Aufmaß bis zur Rechnung bildet das Kernkonzept von Optimus. Die Software verbindet digitales Aufmaß mit automatischer Flächenberechnung, präzise Kalkulation mit Materialbedarfsplanung, mobile Baustellendokumentation, VOB/C-konforme Abrechnung und DATEV-Export zu einer integrierten Lösung. Diese nahtlose Digitalisierung eliminiert Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler, die bei Insellösungen mit mehreren voneinander getrennten Programmen regelmäßig Zeitverluste und Fehlerquellen bedeuten.

Spezialisierte Algorithmen für Dach-Geometrien unterscheiden Optimus von Standard-Volumenrechnern. Die Software berechnet automatisch Dachneigungen, Walm- und Satteldachflächen, Gratverläufe, Kehlen, Ortgänge und komplexe Anschlüsse unter Berücksichtigung der spezifischen geometrischen Anforderungen des Dachdeckerhandwerks. Diese auf Dachdecker-Mathematik optimierte Berechnungslogik beschleunigt die Angebotserstellung erheblich gegenüber manuellen Berechnungen oder allgemeinen Kalkulationsprogrammen.

Modulare Erweiterbarkeit nach tatsächlichem Bedarf ermöglicht kontrollierten Funktionsausbau. Betriebe starten typischerweise mit den Kernmodulen Kalkulation, Projektverwaltung und Mobile App und ergänzen später bei Bedarf Wartungsmanagement, erweiterte Zeiterfassung oder spezielle Reporting-Module. Dieses Konzept hält Initialkosten überschaubar und vermeidet die Bezahlung ungenutzter Funktionen, die bei monolithischen Komplettlösungen oft unvermeidbar ist.

Wissenswertes zum Anbieter: RPS Roland Piske Software GmbH

Inhabergeführter Mittelständler mit über 20 Jahren Branchenspezialisierung steht hinter Optimus. Die RPS Roland Piske Software GmbH beschäftigt rund 50 Mitarbeiter und konzentriert sich seit mehr als zwei Jahrzehnten auf Handwerks-ERP mit Schwerpunkt Dachdecker und Klempner. Diese Kontinuität bedeutet langfristige Kundenbeziehungen ohne abrupte Strategiewechsel oder Venture-Capital-getriebenen Wachstumsdruck, wie er bei Startup-Lösungen häufig auftritt.

Kundenbeirat aus praktizierenden Dachdeckerbetrieben steuert die Produktentwicklung. Praxisanforderungen fließen direkt aus diesem Nutzerbeirat in die Roadmap ein, statt dass Entwickler im Elfenbeinturm Features entwerfen. Diese direkte Rückkopplung erklärt die hohe Praxistauglichkeit der Funktionen und die konsequente Ausrichtung an tatsächlichen Arbeitsabläufen statt theoretischen Idealvorstellungen.

Deutsche Rechenzentren mit ISO 27001-Vorbereitung unterstreichen den Stellenwert von Datensicherheit. Das Hosting erfolgt ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren mit DSGVO-konformer Datenhaltung. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich in fortgeschrittener Vorbereitung. Diese Maßnahmen sind besonders relevant bei der Verarbeitung sensibler Projekt- und Kundendaten.

Technische Details & Integration

Hybrid-Architektur kombiniert Windows Server mit SQL Server als Kernbasis, .NET-basierte Desktop-Anwendung für Büro-Arbeitsplätze und native mobile Apps für Android und iOS. Betriebe wählen zwischen reinem On-Premise-Betrieb mit voller Datenkontrolle und eigener IT-Infrastruktur, wartungsfreier Cloud-Lösung mit ortsunabhängigem Zugriff oder Hybrid-Modell mit gemischter Bereitstellung. Diese Flexibilität bei der Bereitstellungsoption findet sich bei vielen spezialisierten Handwerker-Lösungen nicht.

REST- und SOAP-APIs ermöglichen die Integration von Zeiterfassungssystemen, Großhandels-Plattformen oder individuellen Tools. Die API-Dokumentation wird typischerweise im Rahmen konkreter Integrationsprojekte bereitgestellt und ist nicht öffentlich zugänglich. Die Schnittstellen erlauben Systemerweiterungen entsprechend spezifischer Betriebsanforderungen.

Standardisierte Baubranchenformate sind vollständig implementiert. GAEB in allen relevanten Versionen für Leistungsverzeichnisse, UGL/UGS für die Kommunikation mit Großhändlern und DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung decken die wichtigsten Datenaustausch-Standards der Baubranche nativ ab. Diese Integration erspart manuelle Datenkonvertierungen und reduziert Übertragungsfehler, die bei Medienbrüchen zwischen verschiedenen Systemen regelmäßig auftreten.

Kosten & Preismodell

Zwei grundlegende Lizenzierungsoptionen stehen zur Verfügung: klassische Modullizenzen mit einmaliger Zahlung oder monatliches Cloud-Abonnement. Bei der Einmallizenzierung investieren mittelständische Betriebe typischerweise 10.000 bis 30.000 EUR für die Grundausstattung zuzüglich jährlicher Wartung von etwa 20 Prozent des Lizenzwerts. Das Cloud-Modell beginnt bei rund 35 EUR pro Nutzer und Monat, beinhaltet Updates und Hosting und verteilt Kosten gleichmäßig über die Laufzeit.

Realistische Gesamtkostenbetrachtung für einen 15-Mitarbeiter-Betrieb über drei Jahre ergibt bei On-Premise-Bereitstellung etwa 35.000 EUR Gesamtkosten inklusive Lizenzen, Implementierung, Schulung und Wartung – entsprechend rund 970 EUR monatlich. Das Cloud-Abonnement mit zehn Nutzern kostet etwa 350 bis 500 EUR monatlich zuzüglich einmaliger Implementierungs- und Schulungskosten von 3.000 bis 7.000 EUR. Die Investition amortisiert sich durch Effizienzgewinne bei Kalkulation, Abrechnung und Verwaltung typischerweise innerhalb von einem bis drei Jahren.

Kostenfallen vermeiden erfordert realistische Planung mehrerer Faktoren. Datenmigration aus chaotischen Altsystemen, unterschätzter Schulungsbedarf, nicht genutzte Zusatzmodule und bei On-Premise erforderliche Hardware-Upgrades können erhebliche Zusatzkosten verursachen. Eine präzise Klärung der tatsächlich benötigten Module und ein Puffer von 20 Prozent für unvorhergesehene Anforderungen helfen, Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Exakte Preisangaben erfolgen durch den Anbieter nach Bedarfsanalyse, da die Kosten stark von Betriebsgröße und gewählten Modulen abhängen.

Migration & Umstieg auf Optimus

Realistische Implementierungszeiten für Kleinbetriebe mit 2 bis 10 Mitarbeitern liegen bei 4 bis 8 Wochen, für Mittelbetriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern bei 8 bis 16 Wochen bis zum produktiven Einsatz. Die größten Zeitfaktoren sind Datenbereinigung im bestehenden System und Change Management bei den Mitarbeitern – nicht die technische Installation der Software selbst. Eine sorgfältige Vorbereitung der Stammdaten und klare Kommunikation im Team beeinflussen die Einführungsgeschwindigkeit deutlich stärker als technische Aspekte.

Datenübernahme erfolgt über standardisierte CSV- und XML-Importformate. Bei komplexen Altdatenstrukturen unterstützen RPS-Consultants mit individuell angepassten Import-Skripten. Entscheidend für den Erfolg ist die Datenbereinigung vor der Migration – veraltete Kundenadressen, inkonsistente Artikelstämme und unvollständige Projektdaten im Altsystem verursachen mehr Probleme als die eigentliche Datenübertragung. Eine Investition in gründliche Datenpflege vor dem Umstieg zahlt sich durch reibungslosere Migration aus.

Change Management erweist sich als erfolgskritischer Faktor. Widerstände im Team verursachen häufiger Verzögerungen als technische Probleme. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind klare Kommunikation der Geschäftsführung über Ziele und Vorteile, frühzeitige Einbindung von Key Usern aus allen Bereichen, realistische Erwartungen bezüglich der Anlaufphase und ausreichende Schulungsressourcen. Zwei bis drei Schulungstage pro Mitarbeiter sollten eingeplant werden, wobei die Intensität je nach Rolle und IT-Affinität variiert.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Drastische Zeitersparnis bei Angebotserstellung durch automatisierte Dachflächenberechnung und integrierte Materialkalkulation. Die spezialisierten Algorithmen für Dachgeometrien eliminieren manuelle Berechnungen komplexer Flächen.

Fehlerreduktion durch durchgängige Digitalisierung ohne manuelle Übertragungen zwischen verschiedenen Programmen. Daten werden einmal erfasst und fließen automatisch durch alle Prozessschritte von der Kalkulation bis zur Rechnung.

Verbesserte Liquidität durch schnellere, VOB/C-konforme Abrechnung und direkte DATEV-Integration. Verkürzte Abrechnungszyklen und fehlerfreie Rechnungsstellung beschleunigen Zahlungseingänge.

Mobile Arbeitsfähigkeit auch ohne Netzverbindung ermöglicht Polieren die direkte Dokumentation auf dem Dach. Die Offline-Funktionalität eliminiert nachträgliche Büroerfassung und Datenverluste in Funklöchern.

Transparenz in Echtzeit über Projektkosten, Materialverbrauch und Deckungsbeiträge. Das Dashboard liefert aktuelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen für fundierte Entscheidungen.

Herausforderungen:

Initialaufwand für Datenmigration und Prozessanpassung ist in den ersten Wochen arbeitsintensiv. Die Umstellung erfordert dedizierte Ressourcen und temporär höheren Arbeitsaufwand.

Lernkurve für das Team variiert je nach technischer Affinität der Mitarbeiter. Nicht alle Teammitglieder adaptieren neue Software gleich schnell, Geduld und Unterstützung sind erforderlich.

Fehlende BIM-Integration bedeutet bei Architekten-Projekten mit komplexen digitalen Planungen manuellen Mehraufwand. Der Import von BIM-Modellen ist nicht nativ unterstützt.

Reporting-Erweiterungen kostenpflichtig – individuelle Auswertungen über die Standardberichte hinaus erfordern häufig Zusatzmodule. Maßgeschneiderte Analysen verursachen zusätzliche Kosten.

On-Premise erfordert IT-Kompetenz entweder intern oder über externen Dienstleister. Eigener Server-Betrieb setzt technisches Know-how für Installation, Updates und Wartung voraus.

Häufig gestellte Fragen zu Optimus

Funktioniert die mobile App wirklich komplett offline?

Die mobile App arbeitet vollständig ohne Internetverbindung. Alle für die Baustelle relevanten Daten wie Projektinformationen, Materialstämme und Stundenzettel werden lokal auf dem Smartphone oder Tablet gespeichert. Erfasste Arbeitszeiten, Fotos und Leistungen verbleiben im Gerät und synchronisieren sich automatisch, sobald WLAN oder Mobilfunk verfügbar ist. Datenverlust oder nachträgliche Büroerfassung entfallen dadurch.

Was geschieht mit den Unternehmensdaten bei Cloud-Betrieb?

Das Hosting erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher, tägliche Backups werden geografisch getrennt gespeichert. Betriebe erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag und behalten die Datenhoheit. Bei Vertragsende werden die Daten vollständig exportiert oder nach Wunsch gelöscht.

Ist ein modulweiser Einstieg mit späterer Erweiterung möglich?

Der modulare Aufbau ermöglicht den Start mit Basisfunktionen und schrittweise Erweiterung. Typische Einstiegskonfigurationen umfassen Kalkulation, Projektverwaltung und Mobile App. Später ergänzen Betriebe häufig Wartungsmanagement, erweiterte Zeiterfassung oder spezielle Reporting-Module. Die Lizenzierung ist sowohl bei Modulen als auch bei Nutzerzahlen flexibel skalierbar.

Wie lange dauert die Einführung realistisch?

Kleinbetriebe mit 2 bis 10 Mitarbeitern benötigen typischerweise 4 bis 8 Wochen, Mittelbetriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern 8 bis 16 Wochen bis zum produktiven Betrieb. Die Dauer hängt stark von der Datenqualität im Altsystem, der Komplexität der Prozessanpassungen und dem verfügbaren internen Projektaufwand ab. Gründliche Vorbereitung und dedizierte Ressourcen beschleunigen die Einführung erheblich.

Welche Schnittstellen zu Großhändlern sind verfügbar?

Optimus unterstützt die UGL/UGS-Schnittstelle für elektronischen Datenaustausch mit Baustoffhändlern. Diese standardisierte Schnittstelle ermöglicht den automatischen Austausch von Artikelstämmen, Preisen und Bestellungen mit zahlreichen Großhändlern im Dachdeckerfachhandel. Die konkrete Verfügbarkeit sollte für den jeweiligen Großhändler vorab geklärt werden.

Ist Optimus für Betriebe mit vielen Architekten-Projekten geeignet?

Bei Projekten mit BIM-Anforderungen oder komplexen digitalen Architektenplanungen entsteht durch die fehlende native BIM-Integration zusätzlicher manueller Aufwand. Die Software eignet sich besser für Betriebe mit Schwerpunkt auf VOB/C-Projekten, direkten Bauherrn-Aufträgen oder standardisierten Dacharbeiten. Wer regelmäßig mit Revit, ArchiCAD oder ähnlichen BIM-Systemen arbeitet, sollte den Import-Aufwand im Vorfeld prüfen.