Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Onapply?

Bewerberverwaltung & Pipeline

Kanban-Board Pipeline – Visualisiert den Recruiting-Prozess mit Drag-&-Drop für alle Beteiligten transparent.

CV-Parsing & Auto-Profile – Extrahiert Lebenslaufdaten automatisch und spart manuelle Eingabezeit.

Talent Pool & CRM – Ermöglicht Segmentierung, Reaktivierung und Massen-Mailings für frühere Kandidaten.

Stellenausschreibung & Verbreitung

Multiposting (200+ Börsen) – Schaltet Stellen zentral auf Indeed, StepStone, LinkedIn und weiteren Plattformen.

Individualisierte Formulare – Passt Bewerbungsfelder an, unterstützt Mehrsprachigkeit und steuert Pflichtfelder.

Mobile-optimierte Bewerbung – Gewährleistet responsives Design für Smartphone- und Tablet-Nutzung.

Kommunikation & Verwaltung

Auto-Email-Templates – Versendet Status-Mails, Interview-Einladungen und Absagen mit personalisierten Platzhaltern.

Interview-Planner – Synchronisiert Kalender mit Outlook und Google, versendet automatische Reminder.

Activity-Log & Audit-Trail – Dokumentiert alle System-Aktivitäten transparent und nachvollziehbar.

Team & Entscheidung

Rollen- & Rechteverwaltung – Definiert unterschiedliche Zugriffsrechte für Recruiter, Hiring Manager und Admins.

Bewertungs- & Scoring – Nutzt Punkteskalen und Feedback-Sammler für objektives Kandidaten-Ranking.

Team-Kollaboration – Ermöglicht interne Kommentare, Notizen und Status-Updates für alle Teammitglieder.

Reporting & Datenanalyse

Reporting-Dashboard – Überwacht Time-to-Hire, Quellen-Analysen und Conversion-Raten zentral.

CSV/Excel-Import – Importiert Altdaten und ermöglicht Batch-Operationen für große Datenmengen.

Webhooks & REST-API – Automatisiert Prozesse, integriert Drittanbieter und liefert Echtzeit-Updates.

🟨 Besonderheiten – Was macht Onapply einzigartig?

🇩🇪 100 % EU-Hosting + ISO 27001 Zertifikat

Onapply hostet alle Daten in der EU und ist ISO 27001 zertifiziert. Dies garantiert DSGVO-Konformität ohne zusätzliche rechtliche Prüfungen oder Datentransfer-Risiken. Deutsche Unternehmen erhalten sofort Rechtsicherheit durch AVV-Verträge und verschlüsselte Datenübertragung. Für die meisten mittelständischen Unternehmen reicht diese Compliance-Stufe vollständig aus. Allerdings ist keine On-Premise-Lösung verfügbar. Stark regulierte Branchen wie Pharma oder Finanzdienstleistung benötigen eventuell zusätzliche individuelle Anpassungen für spezifische Compliance-Anforderungen.

📦 Modulares Baukastensystem

Das System folgt einem Pay-per-Use-Ansatz: Unternehmen buchen nur die Funktionen, die sie tatsächlich brauchen. Der ATS-Core ist Basis, Onboarding-Module oder CRM-Funktionen sind optional hinzubuchbar. Besonders vorteilhaft: Die monatliche Kündbarkeit ohne Mindestlaufzeit reduziert das finanzielle Risiko erheblich. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen bei Geschäftsflauten oder Wachstumsphasen. Die Preise für einzelne Module sind allerdings nicht öffentlich einsehbar. Bei schnellem Unternehmenswachstum können die Skalierungskosten unerwartet steigen, wenn mehrere Module nachgebucht werden müssen.

👁️ Intuitive Kanban-UX (G2: 4,2/5)

Die Benutzeroberfläche orientiert sich an der vertrauten Kanban-Logik, die viele Teams bereits aus Projektmanagement-Tools kennen. Recruiter benötigen typischerweise nur ein bis zwei Tage Einarbeitung. Die visuelle Prozess-Transparenz reduziert Fehler und verbessert die Team-Abstimmung spürbar. Nutzer bewerten die Usability auf G2 mit 4,2 von 5 Sternen. Allerdings sind die Reporting-Funktionen begrenzt: Komplexe Analysen erfordern CSV-Exporte und manuelle Weiterverarbeitung in Excel. Eine native Integration von Business-Intelligence-Tools fehlt bislang.

⚡ Agile Microservices-Architektur

Onapply nutzt moderne Microservices-Technologie mit einem Release-Zyklus von vier bis sechs Wochen. Dies ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen ohne lange Wartungsfenster und gewährleistet robuste Skalierbarkeit. Die API-Dokumentation ist für Kunden gut strukturiert und ermöglicht individuelle Integrationen. Im Vergleich zu Wettbewerbern sind allerdings KI-Features wie automatisches Candidate Matching oder Chatbot-Vorqualifizierung noch unterentwickelt. Auch eine integrierte Video-Interview-Plattform fehlt derzeit, sodass externe Tools eingebunden werden müssen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Onapply besonders?

Zielgruppen

Mittelständler 50–500 Mitarbeiter (DACH-Region) profitieren ideal von Onapply. Diese Unternehmensgröße benötigt ein schlankes ATS statt einer überfrachteten HRIS-Suite. Die Automatisierung von Routineaufgaben führt zu messbaren Zeitersparnissen von 25 bis 40 Prozent. Der Return on Investment ist typischerweise bereits nach sechs bis zwölf Monaten erreicht. Die Implementierung dauert nur zwei bis vier Wochen – deutlich schneller als bei Enterprise-Lösungen.

Recruiting-Agenturen und Personaldienstleister finden in Onapply einen kosteneffizienten Partner. Die Multiposting-Funktionen und Massen-Mail-Features sind speziell auf hohe Bewerbungsvolumina ausgelegt. Die Mandanten-Trennung ermöglicht saubere Verwaltung verschiedener Kunden. Im Vergleich zu proprietären Agency-Lösungen bietet Onapply ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bei vergleichbarem Funktionsumfang.

HR-Abteilungen ohne eigene IT-Ressourcen schätzen die Cloud-Lösung ohne Installation und Wartungsaufwand. Der deutschsprachige Support beantwortet Fragen innerhalb von 24 Stunden. SSO und API-Integrationen sind optional verfügbar, aber nicht zwingend erforderlich. Die intuitive Benutzeroberfläche minimiert den Schulungsaufwand auf ein bis zwei Tage pro Mitarbeiter.

Dezentrale Niederlassungen mit Multi-Site-Recruiting kombinieren zentrale Steuerung mit lokaler Flexibilität. Die rollenbasierte Rechteverwaltung ermöglicht standortspezifische Prozessanpassungen bei gleichzeitiger Datentransparenz. Headquarters behalten Überblick über alle Recruiting-Aktivitäten, während lokale Recruiter eigenständig arbeiten können.

Nicht geeignet ist Onapply für Unternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern, die eine Großkonzern-HRIS-Strategie verfolgen. Hier sind SAP SuccessFactors oder Workday besser geeignet. Stark regulierte Branchen wie Pharma oder Luftfahrt benötigen zusätzliche Custom-Compliance-Implementierungen. Start-ups mit sehr dynamischen, ad-hoc-Recruiting-Prozessen und weniger als zehn Bewerbungen pro Monat finden in Workable oder Lever passendere Lösungen.

Auswahlkriterien

DSGVO-Compliance & EU-Hosting ist für deutsche Unternehmen nicht verhandelbar. Onapply reduziert das rechtliche Risiko um etwa 90 Prozent im Vergleich zu US-Anbietern. Die ISO-27001-Zertifizierung, EU-Hosting und standardisierte AVV-Verträge bieten sofortige Rechtssicherheit. Dies erspart zeit- und kostenintensive juristische Prüfungen bei der Implementierung.

Modularität & Kostenflexibilität sichert Budgets und ermöglicht Wachstum ohne finanzielle Überraschungen. Das Pay-per-User- und Pay-per-Jobbörse-Modell skaliert mit dem tatsächlichen Bedarf. Die monatliche Kündbarkeit reduziert das Investitionsrisiko erheblich. Unternehmen können Funktionen hinzubuchen oder abbestellen, wenn sich Anforderungen ändern.

Usability & Einarbeitungszeit entscheiden über schnellen Return on Investment. Die Kanban-Benutzeroberfläche verkürzt die Lernkurve auf ein bis zwei Tage. Mit 4,2 von 5 Sternen auf G2 liegt Onapply über dem Branchendurchschnitt. Schnelle Adoption bedeutet weniger Recruiter-Frustration und höhere Akzeptanz im Team.

Integrationsfähigkeit (API/Calendar-Sync) ermöglicht Effizienzgewinne durch automatisierte Datenflüsse. Die REST-API ist solide dokumentiert und erlaubt individuelle Workflows. Outlook- und Google-Calendar-Synchronisation funktioniert out-of-the-box. Einschränkungen bestehen bei Video-Interview-Integration und erweiterten KI-Features. Die API-Dokumentation ist nur für Kunden zugänglich, nicht öffentlich einsehbar.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

Onapply positioniert sich bewusst als spezialisiertes Applicant Tracking System. Anders als umfassende HRIS-Lösungen konzentriert sich die Software ausschließlich auf Recruiting-Prozesse: von der Stellenausschreibung über Bewerberverwaltung bis zur Interview-Planung. Diese Fokussierung macht Onapply schlanker und intuitiver als HRIS-Suiten mit integriertem ATS-Modul wie beispielsweise Personio. Unternehmen, die ein spezialisiertes Tool ohne HR-Module wie Lohnabrechnung oder Personalakte benötigen, finden hier eine passende Lösung. Die bewusste Beschränkung auf Recruiting-Funktionen reduziert Komplexität und Einarbeitungszeit.

Die Automatisierung zeitraubender Routinen bildet die zentrale Stärke der Software. Multiposting verbreitet Stellenanzeigen mit einem Klick auf über 200 Jobbörsen. Das CV-Parsing spart etwa 30 Prozent manuelle Datenerfassung. E-Mail-Templates reduzieren Schreibaufwand erheblich. Die Kalender-Synchronisation eliminiert das übliche Termin-Ping-Pong zwischen Recruitern und Kandidaten. Laut Herstellerangaben verkürzt sich die Time-to-Hire um 20 bis 25 Prozent. Die Reduktion manueller Recruiter-Zeit liegt bei 30 bis 40 Prozent. Ein 50-Mitarbeiter-Unternehmen mit zehn aktiven Stellen pro Jahr kann Personalkosten von 15.000 bis 25.000 Euro jährlich einsparen.

Praktische Grenzen

Die Software verzichtet auf eine integrierte Video-Interview-Plattform. Unternehmen müssen externe Tools wie Zoom oder HireView nutzen und Links manuell versenden. Dies bedeutet zusätzliche Workflows und Prozessbrüche. KI-Funktionen wie automatisches Candidate Matching oder Chatbot-Vorqualifizierung fehlen im Vergleich zu Wettbewerbern wie Workable. Das Reporting erfordert bei komplexen Analysen CSV-Exporte. Ad-hoc-Auswertungen sind manuell in Excel zu erstellen. Native Business-Intelligence-Dashboards wie Tableau sind nicht integriert. Für sehr kleine Teams mit weniger als zehn Bewerbungen monatlich ist das Basis-Paket häufig teurer als Excel-basierte Lösungen mit Zapier-Automatisierung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die On-apply GmbH wurde 2016 in München gegründet und beschäftigt etwa 25 Mitarbeiter. Als mittelständischer SaaS-Anbieter positioniert sich das Unternehmen bewusst als spezialisiertes ATS für kleine und mittelständische Unternehmen im DACH-Raum. Anders als internationale Großanbieter wie Workable oder Greenhouse oder deutsche HRIS-Generalisten wie SAP SuccessFactors oder Personio verfolgt Onapply eine klare Nischenstrategie. Der Fokus liegt auf einfachem, effektivem Recruiting ohne Überfrachtung durch Enterprise-Features. Diese Spezialisierung ermöglicht tiefe Expertise im Recruiting-Workflow und hohe Datenschutz-Standards. Die DSGVO-native Architektur besteht seit der Gründung.

Das Geschäftsmodell basiert auf wiederkehrenden Abo-Zahlungen im klassischen SaaS-Modell. Dies reduziert Rendite-Druck und erlaubt eine Langfrist-Perspektive ohne projektgebundene Lizenz-Zwänge. Die Bestandskunden-Retention liegt nach zwölf Monaten bei über 80 Prozent. Der Branchendurchschnitt beträgt nur 60 bis 70 Prozent. Dies deutet auf überdurchschnittliche Kundenzufriedenheit hin. Mit ISO-27001-Zertifizierung und stabiler Mitarbeiterstruktur wirkt die Anbieterstabilität mittelhoch bis hoch. Das Risiko ist geringer als bei reinen Start-ups, erreicht aber nicht die Konzern-Sicherheit eines Personio oder SAP. Eine gewisse Abhängigkeit von Schlüsselpersonen ist bei dieser Unternehmensgröße möglich.

Support und Kundenbetreuung

Das deutschsprachige Support-Team arbeitet in der Zeitzone GMT+1 mit Reaktionszeiten unter 24 Stunden. Standard-Nutzer erhalten Zugang zu Online-Webinaren, Video-Tutorials und einer Knowledge Base. Enterprise-Kunden arbeiten mit dedizierten Customer Success Managern. Besonders transparent sind die Kunden-Feedback-Loops und Community-Sprints, die direkten Einfluss auf die Produktentwicklung ermöglichen. Nicht alle Anbieter machen diesen Prozess so transparent. Die Bewertung auf G2 liegt bei 4,2 von 5 Sternen, wobei Support ein häufig genannter Stärke-Punkt ist. Auf Capterra beträgt die Bewertung 4,0 von 5 Sternen. Kritische Punkte betreffen hauptsächlich Reporting-Funktionen und fehlende Video-Interview-Integration.

Technische Details & Integration

Die Software nutzt eine moderne Microservices-Architektur mit Cloud-nativen Containern, vermutlich Kubernetes-basiert. Dies ermöglicht horizontale Skalierbarkeit: Das System kann auch bei Wachstum von 100 auf 10.000 Nutzer hochgefahren werden ohne Performance-Einbußen. Der agile Release-Zyklus von vier bis sechs Wochen erlaubt kontinuierliche Feature-Verbesserungen ohne lange Wartungsfenster. Einzelne Service-Ausfälle beeinflussen nicht die gesamte Plattform, was die Zuverlässigkeit erhöht. Technisch ist Onapply für die kommenden fünf bis sieben Jahre zukunftssicher aufgestellt. Der moderne Tech-Stack und die aktive Entwicklung sprechen dafür. Nachteilig: Eine On-Premise-Bereitstellung ist nicht möglich. Für stark isolierte Unternehmens-IT-Infrastrukturen stellt Cloud-only ein Hindernis dar.

Die REST-API und Webhooks ermöglichen umfassende Automatisierung. Beispielsweise kann ein Workflow automatisch einen Kalender-Termin erstellen und eine Slack-Nachricht versenden, wenn ein Kandidat zum Interview eingeladen wird. Akzeptierte Kandidaten lassen sich automatisch ins HRIS übernehmen. SSO-Integration über SAML 2.0 ist auf Anfrage mit Azure AD oder Okta möglich. Die API-Dokumentation ist für Kunden vollständig und gut strukturiert. Im öffentlichen Bereich ist sie nicht einsehbar, was branchenüblich ist. Für Discovery und Pre-Sales stellt dies eine Hürde dar. Für zahlende Kunden bietet Onapply jedoch gute Integrationsmöglichkeiten mit klaren Entwickler-Ressourcen.

Sicherheit und Compliance

Die DSGVO-Konformität umfasst AVV-Verträge, konfigurierbare Datenlöschfristen gemäß Artikel 17 und TLS-1.2-Verschlüsselung im Transit. Die ISO-27001-Zertifizierung ist aktuell gültig und belegt ein etabliertes Information Security Management System mit regelmäßigen Audits, dokumentierten Prozessen und Incident-Management. Dies reduziert Sicherheitsrisiken erheblich. Allerdings fehlt eine On-Premise-Option. Unternehmen, die Daten zwingend on-premises halten müssen – etwa bestimmte Versicherungen oder Finanzämter –, können Onapply nicht einsetzen. Für die überwiegende Mehrheit mittelständischer Unternehmen bietet die Cloud-Lösung mit EU-Hosting jedoch ausreichende und praxistaugliche Sicherheit.

Kosten & Preismodell

Onapply arbeitet mit einer Kombination aus Grundgebühr und variablen Kosten. Die Grundgebühr für den ATS-Core liegt etwa zwischen 300 und 500 Euro monatlich. Die exakte Zahl ist vertraulich und abhängig von Unternehmensgröße. Pro Jobbörse oder aktiver Stelle fallen zusätzlich etwa 50 bis 150 Euro monatlich an, abhängig von Anzahl und Multiposting-Reichweite. Einige Preismodelle rechnen auch pro Nutzer ab, typischerweise 100 bis 200 Euro pro Recruiter monatlich. Add-on-Module wie Onboarding, CRM oder erweiterte Integrationen verursachen Zusatzkosten, meist 20 bis 50 Prozent des Core-Preises. Die Preise sind nicht öffentlich auf der Website einsehbar. Dies ist Standard im B2B-SaaS-Bereich für komplexe Lösungen. Ein Demo-Termin und individuelles Angebot sind notwendig. Der Vorteil: Preisverhandlungen sind möglich.

Für einen typischen Mittelständler mit 100 Mitarbeitern und fünf bis zehn aktiven Stellen beträgt die Total Cost of Ownership über drei Jahre etwa 13.000 bis 20.000 Euro. Im ersten Jahr liegen die Kosten bei 5.000 bis 8.000 Euro inklusive Setup. Die Jahre zwei und drei verursachen jeweils 4.000 bis 6.000 Euro laufende Kosten. Im Vergleich: Das Personio-ATS-Modul für ähnliche Unternehmensgrößen kostet über drei Jahre etwa 15.000 bis 25.000 Euro. Workable liegt bei 12.000 bis 18.000 Euro. Onapply positioniert sich somit im günstigen Mittelfeld mit guter Preis-Leistungs-Balance.

Kostenflexibilität und versteckte Kosten

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist die monatliche Kündbarkeit ohne Mindestlaufzeit. Dies ist ein bedeutender Vorteil, da viele Wettbewerber zwölfmonatige Verträge verlangen. Das finanzielle Risiko wird erheblich reduziert. Dennoch existieren versteckte Kostenfallen. Die API-Anbindung an Legacy-HR-Systeme erfordert häufig externe Dienstleister und kostet einmalig 5.000 bis 15.000 Euro. Die Bereinigung unstrukturierter Altdaten aus Excel oder Papier verursacht erheblichen manuellen Aufwand oder externe Kosten. Modular-Eskalation kann überraschen: Wer mit dem Core-ATS beginnt und später Onboarding, CRM und erweiterte Reports hinzubucht, erlebt schnelleres Kostenwachstum als ursprünglich geplant.

Die typische Amortisationszeit liegt bei sechs bis zwölf Monaten. Dies gilt besonders, wenn die Time-to-Hire um 20 bis 25 Prozent fällt und dadurch Vakanzkosten sinken. Gleichzeitig reduziert sich die Recruiter-Zeit um 30 Prozent, was Personalressourcen freisetzt oder Produktivitätsgewinne bringt. Verbesserte Einstellungsqualität führt zu geringerer Fluktuation und weiteren Einsparungen. Eine konkrete Beispielrechnung: Ein 50-Mitarbeiter-Unternehmen mit acht Stellenausschreibungen jährlich zahlt etwa 5.000 Euro Jahreskosten für Onapply. Die Verkürzung der Time-to-Hire von 30 auf 23 Tage reduziert Vakanzkosten um etwa 8.000 Euro. Die Zeitersparnis von 0,5 auf 0,35 FTE spart weitere 7.500 Euro. Der Netto-Gewinn im ersten Jahr beträgt somit 10.500 Euro. Dies entspricht einem Return on Investment von 210 Prozent.

Migration & Umstieg

Die Standard-Implementierung für kleine und mittelständische Unternehmen ohne komplexe Integrationen dauert zwei bis vier Wochen. In der ersten Woche erfolgen Kick-off, Anforderungsaufnahme und Prozess-Mapping. Die zweite Woche dient der Konfiguration von Formularen, Templates, Workflows und Rollen. Woche drei umfasst Altdaten-Import, Testing und Schulung. In der vierten Woche startet eine Pilotphase mit Key Usern vor dem finalen Go-Live. Bei komplexeren Anforderungen mit SSO-Integration und API-Anbindung an bestehende HRIS-Systeme verlängert sich die Implementierung auf sechs bis zwölf Wochen. Zusätzliche vier bis acht Wochen sind für API-Entwicklung und umfassendes Testing einzuplanen. Unternehmen mit ungeordneter Altdatenlage oder heterogenen Recruiting-Prozessen sollten vorher harmonisieren. Andernfalls dehnt sich die Implementierung auf acht bis zwölf Wochen aus.

Der Altdaten-Import erfolgt über CSV- oder Excel-Templates, die Onapply bereitstellt. Für strukturierte Daten ist der Import unkompliziert. Die Datenbereinigung macht allerdings 80 Prozent der Arbeit aus. Duplikate müssen gelöscht und Formatierungen standardisiert werden. Bis zu 10.000 Kandidaten sind in zwei bis drei Tagen selbst importierbar. Bei über 50.000 Datensätzen empfiehlt sich externe Dienstleistung. Der Ressourcenbedarf ist überschaubar: Eine HR-Projektleitung mit 0,2 FTE über vier Wochen entspricht internen Kosten von etwa 2.500 Euro. Ein bis zwei Key User aus dem Recruiter-Team investieren eine Woche Vollzeit für Konfiguration. IT-Support ist bei SSO- oder API-Integration nur mit 0,05 FTE notwendig. Die Schulung dauert ein bis zwei Tage à vier Stunden für alle Recruiter und Hiring Manager.

Go-Live und Stabilisierung

Nach dem formalen Go-Live sollte eine ein- bis zweiwöchige Stabilisierungsphase eingeplant werden. Tägliche Check-ins mit dem Onapply-Support klären emergente Fragen schnell. Kleine Prozess-Anpassungen basieren auf echten Nutzungserfahrungen aus dem Live-Betrieb. Ein Feedback-Loop mit Key Usern optimiert Workflows kontinuierlich. Häufige Post-Launch-Probleme umfassen Verständnisschwierigkeiten bei Kandidaten mit dem neuen Bewerbungsformular. Hier ist schnelle Optimierung notwendig. Manchmal werden E-Mails nicht automatisch versendet – typischerweise wegen fehlender Template-Konfiguration oder nicht installierter E-Mail-Tracking-Plugins. Reports entsprechen nicht immer den Erwartungen. Wenn realistische Erwartungen nicht vorab gesetzt wurden, hilft CSV-Export als Workaround für individuelle Auswertungen.

Vorteile und Herausforderungen

Die hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglicht Recruitern eine Einarbeitung von nur ein bis zwei Tagen. Die intuitive Kanban-Logik minimiert Frustration und beschleunigt die Adoption im Team. Die vollständige DSGVO-Konformität bietet deutschen Unternehmen sofortige Rechtsicherheit ohne juristische Gutachten oder komplizierte Data Processing Agreements. Das Compliance-Risiko liegt nahe Null. Die Multiposting-Automatisierung verbreitet Stellenanzeigen gleichzeitig auf über 200 Jobbörsen. Dies erhöht die Bewerberzahl um 50 bis 70 Prozent ohne Mehrkosten. Die Time-to-Fill verkürzt sich dadurch um 20 bis 30 Prozent. Die modulare Flexibilität erlaubt monatliche Kündbarkeit. Unternehmen zahlen nur für genutzte Funktionen und können sich bei Geschäftsflauten oder Wachstum ohne Vertragsklausel-Diskussionen anpassen. Der deutschsprachige Support klärt Fragen in unter 24 Stunden. Die ausgeprägte Kundenzentriertheit fördert langfristige Zufriedenheit.

Dennoch existieren Herausforderungen. Die fehlende Video-Interview-Integration erfordert externe Tools wie Zoom oder HireView. Links müssen manuell versendet werden, was Workflow-Brüche verursacht. Als Workaround funktioniert Zapier-Integration mit VideoAsk, erfordert aber zusätzliches Setup. Begrenzte KI-Funktionen bedeuten kein automatisches Candidate Matching und keine Chatbot-Vorqualifizierung. Bei großen Bewerberzahlen bleibt viel manuelle Vorqualifizierung notwendig. Eigene CV-Parsing-Kriterien und manuelles Scoring helfen als Workaround. Das Reporting erfordert bei komplexen Analysen CSV-Exporte. Trendvergleiche über mehrere Monate sind in Excel zu erstellen. Dies ist weniger agil als native BI-Tools. Als Workaround können Webhooks externe Datenbanken wie Google Sheets oder Looker für BI-Dashboards befüllen.

Grenzen der Skalierung

Onapply ist optimal für Unternehmen bis etwa 1.000 Mitarbeiter ausgelegt. Darüber hinaus bieten SAP SuccessFactors oder Workday bessere Skalierung. Für sehr kleine Start-ups mit weniger als fünf Bewerbungen monatlich ist Onapply teurer als Spreadsheet-basierte Lösungen mit E-Mail-Verwaltung. Die Software eignet sich besser für Unternehmen mit über 50 Bewerbungen monatlich. Dort entfaltet die Automatisierung ihren vollen Wert. Wer diese Grenzen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen und Enttäuschungen vermeiden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die typische Einführungszeit? Die Standard-Implementierung ohne komplexe Integrationen dauert zwei bis vier Wochen. Mit SSO-Integration und API-Anbindung an bestehende Systeme verlängert sich die Dauer auf sechs bis zwölf Wochen.

Ist Onapply wirklich DSGVO-konform oder nur ein Marketing-Versprechen? Onapply ist nachweisbar DSGVO-konform. Die Software ist ISO 27001 zertifiziert, nutzt EU-Hosting in Bayern und bietet offizielle AVV-Verträge. Im Vergleich zu vielen US-Anbietern, die erst nachträglich GDPR-ready wurden, ist Onapply von Grund auf datenschutzkonform konzipiert. Bislang sind keine Datenlecks bekannt.

Können wir Kandidaten-Daten mitnehmen, wenn wir kündigen? Ja, über CSV-Export sind alle Daten exportierbar. Onapply sperrt keine Daten. Dies ist Standard bei seriösen SaaS-Anbietern. Die Datenportabilität gemäß DSGVO Artikel 20 ist garantiert.

Brauchen wir eine IT-Person für die Implementierung? Nicht zwingend. Das Standard-Setup mit Formularen, E-Mail-Templates und Kanban-Board funktioniert ohne IT-Unterstützung. Nur bei SSO-Integration oder API-Anbindung benötigt die IT kurzzeitig zwei bis drei Stunden Unterstützung.

Wie unterscheidet sich Onapply von Personio? Onapply ist ein reines ATS, spezialisiert auf Recruiting. Die Software ist schlanker, günstiger und schneller implementiert. Personio ist ein umfassendes HRIS mit ATS, Lohnabrechnung und Personalakte. Personio ist breiter, komplexer, teurer und benötigt längere Implementierung. Wählen Sie Onapply, wenn Sie ausschließlich Recruiting steuern möchten. Personio eignet sich, wenn Sie ein Gesamt-HR-System benötigen.

Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es wirklich? Standard-Integrationen umfassen Outlook- und Google-Calendar-Sync für Termine sowie Jobbörsen wie LinkedIn, Indeed und StepStone. Mit der REST-API sind nahezu alle Integrationen möglich – HRIS-Systeme, Slack, Power BI und weitere. Diese erfordern jedoch Entwickler-Setup oder externe Dienstleister.

Können wir eigene Reports erstellen? Die nativen Reports in der Benutzeroberfläche decken Time-to-Hire, Quellen-Konversion und Standardmetriken ab. Für komplexe Reports wie demografische Trends oder Multi-Dimensionen-Analysen ist CSV-Export mit Weiterverarbeitung in Excel oder Power BI notwendig. Pivot-Table-Funktionalität existiert in Onapply nicht.

Was kostet die Software wirklich? Exakte Preise sind nicht öffentlich. Als Faustregel für Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern und fünf bis zehn aktiven Stellen: 5.000 bis 10.000 Euro jährlich. Ein individuelles Angebot nach Demo-Termin liefert genaue Zahlen. Die monatliche Kündbarkeit minimiert das Langzeit-Risiko.

Gibt es einen kostenlosen Trial? Laut Herstellerangaben ist ein Demo-Zugang auf Anfrage möglich. Die genauen Konditionen für Trial-Phasen sollten direkt mit Onapply geklärt werden, da diese Informationen nicht öffentlich dokumentiert sind.