myHR | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann myHR?

Bewerberdatenmanagement & Recherche

• Kandidatenpool mit intelligenter Suche: Zentrale Datenbank ermöglicht Filter nach Skills, Standort und Bewerbungshistorie
• CV-Parsing (KI-gestützt): Automatische Extraktion von Qualifikationen, Erfahrungen und Kontaktdaten aus Lebensläufen
• Rollen- und Rechtemanagement (Feldebene): Individuelle Zugriffsbeschränkungen gewährleisten Datenschutz auf Einzelfeldebene

Stellenausschreibung & Jobbörsen

• Multi-Channel-Jobposting: Gleichzeitige Veröffentlichung auf StepStone, Indeed, LinkedIn, XING und regionalen Portalen
• Karriereseiten-Integration: Responsive Bewerberportal mit konsistentem Corporate Design und Direct-Apply-Funktion
• Stellenverwaltung mit Templates: Mehrsprachige Ausschreibungsvorlagen beschleunigen repetitive Posting-Prozesse erheblich

Kommunikation & Zusammenarbeit

• E-Mail-Templates & Massenkommunikation: Automatisierte Kandidatenansprache in definierten Pipeline-Phasen spart Zeit
• Kollaborations-Tools: Kommentarfunktionen und Rollenzuweisungen ermöglichen transparente Teamarbeit bei Entscheidungen
• Kandidaten-Selbstservice-Portal: Bewerber prüfen Status, buchen Termine und laden Dokumente eigenständig hoch

Prozesssteuerung & Planung

• Workflow-Designer: Visuelle Konfiguration individueller Recruiting-Pipelines ohne Programmierkenntnisse
• Interview- & Assessment-Planung: Automatische Terminfindung mit Outlook- und Google-Calendar-Synchronisation
• Mobile Recruiting App: Hiring Manager genehmigen Kandidaten und geben Feedback unterwegs via Smartphone

Reporting & Datenschutz

• Reporting & Analytics: Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Channel-Performance und Funnel-Analysen für datenbasierte Optimierung
• GDPR-Consent-Management: Automatische Verwaltung von Einwilligungen und Löschfristen gemäß Datenschutzanforderungen
• Audit-Trails: Lückenlose Dokumentation aller Systemzugriffe und Änderungen für Compliance-Nachweise

Integration & Konnektivität

• API-Schnittstelle (REST): Standardisierte Anbindung an HRIS, Payroll-Systeme, ERP und Assessment-Tools
• SSO & Verzeichnisdienste: SAML 2.0 und LDAP/Active Directory ermöglichen nahtlose Single-Sign-On-Integration

🟨 Besonderheiten – Was macht myHR einzigartig?

Deutsche Datenhosting-Infrastruktur mit ISO 27001

myHR hostet alle Bewerberdaten ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Dies eliminiert datenschutzrechtliche Risiken bei internationalen Datentransfers vollständig. Besonders für sensible Branchen wie Gesundheitswesen oder öffentlichen Dienst entfallen aufwendige Datenschutz-Folgenabschätzungen. Diese Positionierung unterscheidet myHR von 95% globaler Anbieter, die US- oder Cloud-Provider mit unklaren GDPR-Zusagen nutzen. Einschränkung: On-Premise-Installation ist zwar möglich, erfordert aber interne IT-Kapazitäten für Updates und Wartung – 95% der Kunden nutzen deshalb die Cloud-Variante.

Workflow-Anpassung ohne Programmieraufwand

Der visuelle Workflow-Designer ermöglicht HR-Teams, Recruiting-Pipelines eigenständig anzupassen – ohne IT-Involvement. Mehrstufige Genehmigungsprozesse, branchenspezifische Formulare oder automatisierte Absage-Workflows konfigurieren Fachanwender in wenigen Stunden selbst. Dies spart 100€ bis 1.000€ pro Anpassung im Vergleich zu Enterprise-Systemen, bei denen jede Änderung als Customizing-Projekt berechnet wird. Einschränkung: Komplexe Integrationen mit externen Assessment-Tools oder Video-Interview-Plattformen erfordern dennoch API-Entwicklung durch IT-Dienstleister.

Lokale Jobbörsen-Optimierung für DACH-Markt

myHR pflegt direkte Schnittstellen zu deutschen Jobbörsen wie StepStone.de, Meinestadt.de und regionalen Tageszeitungen. Diese Anbindungen sind technisch tiefer integriert als bei internationalen Anbietern, die generische Multiposting-Services nutzen. Unternehmen erreichen dadurch 20-30% schnellere Schaltzeiten und höhere Sichtbarkeit bei regionalen Zielgruppen. Einschränkung: Bei internationaler Expansion außerhalb des DACH-Raums ist die Jobbörsen-Abdeckung deutlich geringer als bei globalen Playern wie LinkedIn oder Indeed.

Agile Release-Zyklen alle 6 Wochen

Neue Features, Jobbörsen-Anbindungen oder regulatorische Anpassungen werden alle sechs Wochen ausgerollt. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit ermöglicht schnelle Reaktion auf Marktanforderungen – etwa neue KI-Features oder Änderungen im Datenschutzrecht. Enterprise-Lösungen wie SAP oder Workday folgen hingegen 12-24-monatigen Release-Zyklen. Einschränkung: Automatisches Kandidaten-Ranking per KI-Skill-Matching ist noch nicht auf dem Niveau von Workday oder SAP implementiert – dieser Schritt erfolgt aktuell manuell.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich myHR besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 200-2.000 Mitarbeitern profitieren von myHR optimal. Diese Unternehmen haben komplexe Recruiting-Prozesse über mehrere Standorte hinweg, benötigen aber keine überindustrialisierten Enterprise-Lösungen. Die Balance zwischen Funktionstiefe und Konfigurierbarkeit passt perfekt zu dezentralen Hiring-Strukturen mit lokalem HR-Management. Typischerweise handelt es sich um Produktionsunternehmen, Gesundheitseinrichtungen oder Logistiker mit 500+ Bewerbungen pro Jahr und Stelle.

Konzerntöchter mit lokaler HR-Autonomie finden in myHR die ideale DACH-Lösung. Wenn die deutsche Tochtergesellschaft eines internationalen Konzerns eigene Entscheidungskompetenz für HR-Systeme hat, deckt myHR alle lokalen Compliance-Anforderungen ab – ohne globale Enterprise-Komplexität. Die autonomen HR-Budgets und regulatorischen Anforderungen vor Ort rechtfertigen eine spezialisierte Lösung statt eines konzernweiten Mammut-Systems.

Branchen mit hohem Bewerberaufkommen wie Gesundheitswesen, Produktion oder Logistik benötigen stabile Kandidaten-Datenbanken für 500+ Bewerbungen jährlich pro Stelle. myHR bietet automatisierte Vorsiebung durch CV-Parsing und strukturiertes Compliance-Tracking – beides essentiell für faire, nachweisbare Auswahlverfahren. Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Logistikzentren reduzieren damit administrativen Aufwand um 25% bei gleichzeitig höherer Rechtssicherheit.

Öffentlicher Sektor und Institutionen (Behörden, Universitäten, Verbände) müssen transparente Vergabeverfahren dokumentieren. myHR liefert Audit-Trails für jeden Prozessschritt – vom Eingang der Bewerbung bis zur Absage. Diese lückenlose Nachvollziehbarkeit ist zwingend für faire Auswahlverfahren nach Gleichstellungsgesetz. Zusätzlich erfüllt die deutsche Datenhosting-Infrastruktur strenge behördliche Datenschutzauflagen ohne Ausnahmegenehmigungen.

Entscheidungskriterien bei der Systemauswahl

DSGVO-Compliance und Datenstandort sollten erste Prüfkriterien sein. Klären Sie: Wo stehen die Server physisch? Liegt eine schriftliche DSGVO-Zusicherung vor? Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 4% des Jahresumsatzes – myHR eliminiert dieses Risiko durch deutsche Rechenzentren vollständig.

Workflow-Flexibilität ohne Programmierung entscheidet über langfristige Betriebskosten. Testen Sie: Kann Ihr HR-Team die Recruiting-Pipeline in zwei Wochen eigenständig anpassen? Dies spart Implementierungszeit und reduziert Abhängigkeit vom Softwarehersteller erheblich. Systeme ohne visuellen Workflow-Editor verursachen laufend externe Beratungskosten.

Integration ins bestehende HR-System vermeidet Datensilos. Prüfen Sie: Hat myHR eine REST-API für Ihr Payroll- oder HRIS-System? Fehlende Schnittstellen führen zu doppelter Datenpflege und manuellen Fehlerquellen – ein oft unterschätzter Kostenfaktor im laufenden Betrieb.

Lokale Jobbörsen-Anbindung beschleunigt die Kandidatengewinnung. Fragen Sie: Werden StepStone, Meinestadt und regionale Portale automatisch befüllt? Dies reduziert manuelles Posting um 60% und erhöht die Sichtbarkeit bei regionalen Talenten deutlich – besonders relevant für Unternehmen außerhalb von Ballungszentren.

Details zur Bewerbermanagementsoftware myHR

myHR ist ein End-to-End-Recruiting-System, das fragmentierte Bewerberdatenbestände konsolidiert. In vielen Unternehmen sind Bewerbungen über E-Mail-Postfächer, Excel-Listen und verschiedene Jobbörsen-Konten verstreut. myHR vereint Stellenverwaltung, Multi-Channel-Jobposting, Kandidatenpool, Workflow-Automation und Reporting in einer zentralen Plattform. Diese Konsolidierung verhindert verlorene Bewerbungen und ermöglicht historisches Kandidaten-Tracking über Jahre hinweg.

Die Software verkürzt die Time-to-Hire messbar um 25-30% durch drei zentrale Mechanismen: Automatisiertes CV-Parsing extrahiert Qualifikationen aus Lebensläufen binnen Sekunden – manuelle Dateneingabe entfällt zu 70%. Standardisierte Workflows eliminieren Rückfragen durch klare Prozessschritte. Kalender-Integration ermöglicht Interview-Terminierung in drei statt zehn E-Mail-Iterationen. Für ein Unternehmen mit 100 Neueinstellungen jährlich entspricht dies 2-4 Wochen Zeitersparnis pro besetzter Stelle.

Konfigurierbare Recruiting-Pipelines als Kernstärke

Die zentrale Differenzierung liegt in der Prozesskonfigurierbarkeit ohne Programmieraufwand. HR-Teams designen ihre Recruiting-Pipeline selbst: mehrstufige Genehmigungen für Führungspositionen, branchenspezifische Assessment-Schritte oder automatisierte Absagen nach definierten Kriterien. Ein mittelständischer Maschinenbauer konfigurierte beispielsweise einen dreistufigen Freigabeprozess (Abteilungsleiter, HR, Geschäftsführung) mit automatischen Erinnerungen bei Verzögerungen. Dies ist ideal für Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen oder tarifvertraglichen Vorgaben.

Die Mobile-App ermöglicht Hiring Managern unterwegs Kandidatenprüfung und Freigaben. Führungskräfte auf Geschäftsreisen oder in Produktionshallen entscheiden binnen Minuten statt Tagen – ein unterschätzter Beschleunigungsfaktor in dezentralen Organisationen. Die Akzeptanzrate bei Managern liegt laut Herstellerangaben 40% höher als bei Desktop-only-Systemen.

Reporting für datenbasierte Recruiting-Optimierung

Das Analytics-Modul liefert Time-to-Hire nach Abteilung, Cost-per-Hire nach Kanal und Funnel-Analysen je Recruiting-Phase. Ein Logistikunternehmen identifizierte damit, dass 60% der erfolgreichen Einstellungen über regionale Tageszeitungen kamen – StepStone hingegen hohe Kosten bei geringer Conversion zeigte. Diese Transparenz ermöglicht Budget-Umschichtungen auf effektive Kanäle. Standardreports sind vorkonfiguriert; individuelle Dashboards erfordern 2-4 Stunden Einarbeitungszeit für HR-Controlling-Mitarbeiter.

Wissenswertes zum Anbieter perbit Software GmbH

Die perbit Software GmbH wurde 1988 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Konstanz am Bodensee. Mit rund 100 Mitarbeitern in der DACH-Region positioniert sich das Unternehmen als etablierter, unabhängiger Softwarehersteller. Im Gegensatz zu globalen Anbietern wie SAP oder Workday fokussiert perbit ausschließlich auf den deutschsprachigen Markt. Diese regionale Spezialisierung zeigt sich in Features wie deutscher Rechteverwaltung, Betriebsrats-Workflows oder Anbindung lokaler Jobbörsen.

Die Kundenbasis umfasst über 1.700 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Schwerpunkte liegen in Industrie, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor. Referenzkunden sind Fraunhofer-Institute, Enercon (Windkraftanlagenhersteller) und mehrere regionale Kliniken. Die Renewal-Rate liegt bei über 80% – ein Indikator für hohe Kundenzufriedenheit und geringe Wechselbereitschaft nach erfolgreicher Implementierung.

Agile Entwicklungsphilosophie mit Kundenfokus

perbit verfolgt agile Roadmaps mit Release-Zyklen von sechs Wochen. Neue Features entstehen zu 70% aus Kundenanfragen über ein öffentliches Feedback-Portal. Dies ermöglicht schnelle Reaktion auf Marktanforderungen: Als Indeed seine API änderte, lieferte perbit binnen vier Wochen ein Update – Enterprise-Anbieter benötigen dafür Quartale. Auch regulatorische Änderungen wie neue DSGVO-Richtlinien werden zeitnah umgesetzt statt im jährlichen Major-Release.

Die Entwicklungs-Philosophie bevorzugt inkrementelle Verbesserungen gegenüber Big-Bang-Releases. Kunden erhalten Bugfixes binnen 48 Stunden; neue Features durchlaufen zunächst Beta-Tests mit freiwilligen Pilotkunden. Diese Stabilität vermeidet die bei großen Anbietern gefürchteten "Release-Dramen" mit produktionskritischen Fehlern nach Updates. Ein mittelständischer Pharmahersteller berichtete von null ungeplanten Downtimes in drei Jahren Nutzung.

Unabhängigkeit als strategischer Vorteil

perbit ist weder börsennotiert noch Teil eines Konzerns. Diese Unabhängigkeit schützt vor Strategie-Schwenks durch Investoren oder Übernahmen mit anschließender Produkt-Konsolidierung. Viele HR-Verantwortliche erinnern sich an die Übernahme von SuccessFactors durch SAP – mit jahrelangen Integrationsproblemen. perbit garantiert Produktkontinuität über Jahrzehnte: Die Codebasis wird seit 1988 kontinuierlich weiterentwickelt statt alle fünf Jahre neu geschrieben.

Technische Details & Integration

myHR wird primär als Cloud-SaaS in Multi-Tenant-Architektur bereitgestellt. Die Server stehen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt und München. Optional existiert eine On-Premise-Variante für Organisationen mit speziellen Sicherheitsanforderungen – diese erfordert allerdings interne IT-Kapazitäten für Updates und Wartung. Die Systemarchitektur basiert auf Microservices in containerisierter Umgebung, was schnelle Feature-Rollouts und horizontale Skalierbarkeit gewährleistet.

Systemanforderungen sind minimal: Standard-Browser wie Chrome, Edge oder Firefox genügen. Die iOS- und Android-Apps funktionieren ab Betriebssystemversion 12 bzw. 10. Besondere Clients oder Plugins sind nicht erforderlich. Die responsive Web-Oberfläche passt sich automatisch an Tablet- und Desktop-Bildschirme an. Bandbreitenanforderungen liegen bei 2 Mbit/s pro Concurrent User – auch in ländlichen Regionen problemlos erfüllbar.

RESTful API für umfassende Integrationen

Die REST-API ermöglicht Anbindung an HRIS-Systeme wie SAP HCM, Personio oder DATEV. Payroll-Daten fließen automatisch nach Einstellung; neue Mitarbeiter werden ins Active Directory übertragen. Laut Herstellerangaben deckt die API 95% typischer Integrationsszenarien ab. Standardisierte Webhooks informieren Drittsysteme über Statusänderungen – beispielsweise triggert eine Zusage automatisch den Onboarding-Prozess im HRIS.

SSO-Standards wie SAML 2.0 und LDAP/Active Directory ermöglichen Single-Sign-On. Mitarbeiter nutzen ihre Windows-Credentials ohne separate Passwortverwaltung. Dies reduziert Helpdesk-Anfragen und erhöht die Sicherheit durch zentrale Passwortvorgaben. Die Kalender-Integration mit Outlook und Google Calendar funktioniert bidirektional: Interview-Termine erscheinen in beiden Systemen; Absagen werden automatisch synchronisiert.

Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau

Die Datenverschlüsselung erfolgt mit AES-256 im Transit und at Rest. Penetrationstests durch externe Dienstleister finden halbjährlich statt. Das Hosting in deutschen Rechenzentren gewährleistet GDPR-Vollkonformität ohne Datentransfers in Drittländer. Die ISO-27001-Zertifizierung wird jährlich auditiert; perbit orientiert sich zusätzlich am BSI-Grundschutz. Für Gesundheitseinrichtungen oder Behörden sind diese Zertifizierungen oft Voraussetzung für Systemfreigaben.

Audit-Trails protokollieren jeden Datenzugriff mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Diese Logs sind unveränderbar und erfüllen Nachweispflichten bei Datenschutz-Audits. Ein kommunales Krankenhaus konnte damit bei einer Datenschutz-Prüfung binnen Minuten nachweisen, dass nur autorisierte Recruiter auf Bewerberdaten zugegriffen hatten. Die Audit-Funktionen erfüllen auch Anforderungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) für nachweisbare faire Auswahlverfahren.

Kosten & Preismodell

myHR folgt einem SaaS-Lizenzmodell mit monatlicher Gebühr pro Nutzer plus Modulpakete. Die Preise skalieren flexibel: Lizenzen lassen sich monatlich zu- oder abbuchen je nach Personalbedarf. Dies vermeidet Überkapazitäten in saisonalen Branchen. Laut Herstellerangaben gibt es keine versteckten Gebühren pro Bewerber oder Speicherlimits – Fair-Use-Regelungen sind transparent kommuniziert. Konkrete Preisstufen publiziert perbit nicht öffentlich; Angebote erfolgen nach individueller Bedarfsanalyse.

Die Total Cost of Ownership umfasst mehrere Faktoren: Laufende Lizenzgebühren bilden die Basis. Setup-Gebühren liegen typisch zwischen 10.000€ und 50.000€ abhängig von Workflow-Komplexität und Anzahl der Integrationen. Schulungskosten für 2-3 Tage On-Site-Training betragen etwa 3.000€-5.000€. Integrationsprojekte mit Drittsystemen verursachen je nach API-Komplexität 5.000€-20.000€ zusätzlich. Für Standardszenarien kalkulieren Mittelständler mit 30.000€-80.000€ Initialaufwand im ersten Jahr.

ROI-Zeiträume und messbare Erfolgsfaktoren

Der Return on Investment tritt typisch nach 12-36 Monaten ein, abhängig von der Ausgangssituation. Unternehmen, die von Excel-basierten Prozessen migrieren, erreichen ROI schneller als solche, die ein bestehendes ATS ablösen. Messbare Erfolgsfaktoren sind: 25-30% kürzere Time-to-Hire durch Prozessautomation, geringere Cost-per-Hire durch effektivere Kanalnutzung, 25% weniger Administrationsaufwand durch Automatisierung, reduzierte Compliance-Risiken durch standardisierte Dokumentation.

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit 50 Neueinstellungen jährlich berechnete: Zeitersparnis von drei Wochen pro Stelle à 40 Stunden Recruiter-Zeit (80€/Stunde) = 120.000€ eingesparte Arbeitszeit jährlich. Reduzierte Cost-per-Hire durch Kanaloptimierung: 15.000€ Einsparung bei Jobbörsen-Budgets. Dem standen 45.000€ Lizenzkosten gegenüber – ROI nach 14 Monaten.

Vermeidbare Kostenfallen bei der Implementierung

Überzogene Customizing-Wünsche treiben Projektkosten in die Höhe. Jede Sonderanpassung kostet 500€-3.000€; zehn solcher Änderungen sprengen schnell Budgets. Best Practice: 80% Standard-Workflows nutzen, nur 20% gezielt anpassen. perbit bietet Beratung zur Vermeidung von Überkonfiguration an.

Unzureichendes Change Management führt zu geringer User Adoption und höherem Support-Aufwand. Wenn nur 40% der Hiring Manager das System aktiv nutzen, bleibt der Effizienzgewinn aus. Budget für interne Champions, Schulungen und Kommunikation sollte 15-20% der Softwarekosten betragen.

Unterschätzte Datenbereinigung vor Migration: Alte Kandidaten-Datensätze aus zehn Jahren Excel-History benötigen manuelle Aufbereitung. Ein Unternehmen kalkulierte dafür 80 Stunden interner Aufwand – ein oft übersehener Kostenfaktor.

Migration & Umstieg auf myHR

Die typische Projektdauer variiert nach Komplexität: Reines ATS mit Standard-Workflows benötigt 6-12 Wochen. Komplexe Workflows plus Integrationen in bestehende HRIS-Landschaft erfordern 3-6 Monate. Umfassende HR-Suite-Einführung mit Onboarding und Talentmanagement erstreckt sich über 6-12 Monate. Die Projektphasen gliedern sich in: Anforderungsanalyse (2 Wochen), Systemkonfiguration (4-8 Wochen), User Acceptance Testing (2 Wochen), Go-Live mit Hypercare-Phase (4 Wochen).

Interne Ressourcen müssen kalkuliert werden: Ein HR-Projektleiter mit 50% Kapazität, 2-4 HR-Fachexperten mit je 20% für Workshops und Tests, optional ein IT-Ressource für Schnittstellenthemen mit 30%. Insgesamt sollten Unternehmen 30-60 Stunden Gesamtaufwand pro beteiligter Person einplanen. Ein kommunales Krankenhaus berichtete von 120 internen Personentagen über vier Monate für eine Full-Suite-Migration.

Datenmigration aus Altsystemen

Die Datenmigration erfolgt per CSV/Excel-Import oder API-basiert aus bestehenden ATS-Systemen. perbit stellt Mapping-Templates bereit, die Felder des Altsystems auf myHR-Datenmodell abbilden. Der Aufwand für manuelle Nacharbeit liegt realistisch bei 15%: Dubletten bereinigen, unvollständige Datensätze ergänzen, veraltete Kandidaten archivieren. Ein Industrieunternehmen migrierte 25.000 Kandidaten-Profile; 3.750 benötigten manuelle Korrekturen über drei Wochen.

Kritischer Erfolgsfaktor ist strukturiertes Änderungsmanagement. Widerstände entstehen, wenn Recruiter gewohnte Prozesse ändern müssen. Best Practice: Frühe Einbindung in Workshops zur Prozessgestaltung, Benennung interner Champions pro Abteilung, Live-Demos des konkreten Nutzens (nicht abstrakte Feature-Listen), Quick-Reference-Guides für die ersten zwei Wochen, erreichbarer interner Support nach Go-Live.

Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung

Die häufigste Erfolgsfalle ist Überkonfiguration. Unternehmen versuchen, jeden bisherigen Prozess 1:1 abzubilden – inklusive historischer Ineffizienzen. Projekte laufen dadurch aus Budget und Zeitplan. Best Practice: 80% Standard-Workflows nutzen und bisherige Prozesse hinterfragen. Nur 20% gezielt für echte Spezialanforderungen customizen.

Ein öffentlicher Träger wollte 15 verschiedene Genehmigungs-Workflows für unterschiedliche Stellenkategorien abbilden. perbit-Berater überzeugten, diese auf drei Grundmuster zu reduzieren. Das Projekt endete vier Wochen früher und 20.000€ unter Budget. Die Prozesse wurden trotzdem nicht vereinfacht – nur unnötige Varianz eliminiert.

Vorteile und Herausforderungen im Praxiseinsatz

Zentrale Kandidaten-Datenbank eliminiert E-Mail-Chaos

Der größte Vorteil ist die Konsolidierung fragmentierter Bewerberdaten. Vor myHR landen Bewerbungen in verschiedenen E-Mail-Postfächern, Excel-Listen und Jobbörsen-Konten. Abteilungen wissen nicht, welche Kandidaten andere Bereiche bereits kontaktiert haben. myHR schafft eine Single Source of Truth: Jeder Kandidat existiert einmal mit vollständiger Historie. Historisches Bewerber-Tracking ermöglicht Re-Aktivierung qualifizierter Kandidaten für neue Positionen – ein oft ungenutztes Potenzial. Ein Maschinenbauer reaktivierte 18% der erfolgreichen Einstellungen aus dem Pool früherer Bewerber.

Automatisierte Workflow-Pipelines standardisieren Prozesse über Abteilungen hinweg. Dies reduziert Fehler durch vergessene Schritte und schafft Transparenz: Hiring Manager sehen live den Kandidatenstatus statt wöchentlicher Status-Meetings. Ein Logistikunternehmen eliminierte damit 80% der Rückfragen von Fachabteilungen an HR.

Datenschutz-Compliance im Tagesgeschäft

GDPR-Compliance ist automatisiert statt manuelle Checklisten-Abarbeitung. Einwilligungen werden systematisch verwaltet; Löschfristen triggern automatische Erinnerungen. Dies eliminiert Bußgeld-Risiken durch vergessene Datenlöschungen. Audit-Trails dokumentieren lückenlos alle Zugriffe für Datenschutz-Audits. Ein kommunales Krankenhaus bestand eine behördliche DSGVO-Prüfung ohne Beanstandungen – vor myHR wäre dies nicht möglich gewesen.

Mobile Recruiting beschleunigt Entscheidungen erheblich. Hiring Manager auf Dienstreisen oder in Produktionshallen entscheiden binnen Minuten statt Tagen. Die Akzeptanzrate bei Führungskräften steigt, weil sie nicht an Desktop-Computer gebunden sind. Ein Anlagenbauer reduzierte durchschnittliche Freigabezeiten von fünf auf 1,5 Tage durch konsequente Mobile-Nutzung.

Multi-Channel-Jobposting spart Zeit und erweitert Reichweite

Ein Klick verteilt Stellenanzeigen auf StepStone, Indeed, LinkedIn, XING und regionale Portale gleichzeitig. Dies reduziert manuellen Posting-Aufwand um 60% und vergrößert den Kandidaten-Pool durch schnellere Verbreitung. Ein regionaler Pflegedienstleister erreichte damit 40% mehr Bewerbungen bei gleichen Portalen – allein durch schnelleres Posting und konsistente Darstellung.

Reporting liefert Transparenz über Recruiting-Performance. Time-to-Hire nach Abteilung, Cost-per-Hire nach Kanal und Source-Effektivität ermöglichen datenbasierte Entscheidungen. HR-Leiter können gegenüber Geschäftsführung mit Zahlen argumentieren statt Bauchgefühl. Budget-Umschichtungen auf effektive Kanäle steigern ROI messbar.

Reale Herausforderungen und Lösungsansätze

Der anfängliche Konfigurationsaufwand ist hoch, besonders bei komplexen Workflows. Realistische Kalkulation: 40-80 Stunden für Standard-Setup, 120-200 Stunden für umfassende Prozessanpassungen. Mitigation: Klares Scope Management im Projekt, Nutzung von perbit-Beratung für Best Practices, Start mit Standard-Vorlagen statt Neuerfindung.

Widerstände bei Endbenutzern sind häufig. Recruiter und Hiring Manager sind an alte Prozesse gewöhnt; Systemwechsel bedeutet Mehraufwand in der Lernphase. Mitigation: Frühe Einbindung in Workshops zur Prozessgestaltung, Champions-Programm mit motivierten Early Adopters, Live-Demos des konkreten Nutzens statt Feature-Präsentationen, intensiver Support in ersten vier Wochen nach Go-Live.

Abhängigkeit von wenigen Power-Usern birgt Risiken. Wenn nur 1-2 Personen das System konfigurieren können, entsteht ein Single Point of Failure bei Krankheit oder Kündigung. Mitigation: Dokumentation aller Konfigurationen, Schulung mehrerer Personen pro Abteilung, Kenntnis-Transfer durch interne Workshops, regelmäßige Refresher-Trainings.

Integrationsaufwand bei heterogenen Systemlandschaften variiert stark. Je mehr Drittsysteme angebunden werden müssen, desto komplexer wird das Projekt. Mitigation: Early Planning mit IT-Architekten, externe Integrations-Partner für komplexe APIs engagieren, APIs vorab in Testumgebungen validieren, realistische Puffer für Schnittstellenprobleme einplanen.

Performance bei sehr großen Kandidaten-Pools über 100.000 Profilen kann verzögert sein. Dies betrifft primär Konzerne mit jahrzehntelanger Historie. Mitigation: On-Premise-Variante mit dedizierter Hardware, Archivierungsstrategien für Kandidaten älter als fünf Jahre, Performance-Anforderungen vorab mit perbit-Support abklären.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann myHR als reines ATS ohne weitere HR-Module genutzt werden? Ja, myHR ist modular aufgebaut. Sie können es als Standalone-Recruiting-System nutzen ohne Onboarding-, Performance- oder Talentmanagement-Module. Spätere Erweiterung ist jederzeit möglich – Module aktivieren sich per Lizenz-Freischaltung ohne Neuimplementierung. Dies ermöglicht schrittweises Wachstum nach Budget und Reifegrad.

Ist die Migration aus unserem alten ATS oder Excel-System aufwendig? Der Aufwand ist mittel. Datenmigration via CSV-Import oder API dauert typisch 1-2 Wochen. Etwa 15% der Daten benötigen manuelle Nacharbeit für Bereinigung und Mapping. Mit klarem Migrationsplan und perbit-Unterstützung ist dies gut bewältigbar. Kritischer Punkt: Datenqualität im Altsystem – je strukturierter die Ausgangslage, desto reibungsloser die Migration.

Wer trägt die Verantwortung für GDPR-Einhaltung – wir oder perbit? Shared Responsibility: perbit stellt ein GDPR-konformes System mit deutschen Servern, Verschlüsselung und Consent-Management bereit. Sie müssen Prozesse in Ihrem Unternehmen korrekt umsetzen – beispielsweise Einwilligungen einholen, Löschfristen definieren, Zugriffsrechte vergeben. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit perbit regelt die rechtlichen Verantwortlichkeiten schriftlich. Bei korrekter Nutzung ist DSGVO-Compliance gewährleistet.

Wie lange dauert eine typische Implementierung von myHR? Standard-Setup mit vorkonfigurierten Workflows benötigt 6-12 Wochen vom Vertrag bis Go-Live. Komplexe Integrationen in HRIS-Landschaften oder spezialisierte Workflows erstrecken sich über 3-6 Monate. Ein realistischer Go-Live ist im ersten Quartal nach Projektstart erreichbar. Kritischer Erfolgsfaktor: Verfügbarkeit interner Ressourcen für Workshops und Tests.

Können externe Personaldienstleister auf unsere Kandidaten-Datenbank zugreifen? Ja, mit feingranularen Rollen-Beschränkungen. Sie definieren, welche Kandidaten und Felder externe Dienstleister sehen dürfen. Beispiel: PSA sieht nur zugewiesene Vakanzen und Kandidaten, nicht aber interne Gehaltsbänder oder Bewertungen. Die Feldebene-Rechte gewährleisten Sicherheit bei gleichzeitiger Kollaboration.

Gibt es eine integrierte Video-Interview-Funktion? Nein, Video-Interviews sind nicht nativ integriert. Sie können externe Tools wie Prescreen oder interview.me via API anbinden. Viele Kunden nutzen diese Lösung erfolgreich – der Mehraufwand ist überschaubar. perbit plant laut Roadmap eine native Integration; Zeitpunkt ist noch nicht kommuniziert.

Wie oft erscheinen neue Features und Updates? Neue Features werden alle 6 Wochen ausgerollt. Bugfixes erfolgen bei kritischen Problemen innerhalb von 48 Stunden. Major Features mit umfangreichen Funktionen erscheinen 2-4 mal jährlich. Die Roadmap ist teilweise für Kunden einsehbar; konkrete Features werden nach Kundenfeedback priorisiert. Diese Transparenz ermöglicht Planung für zukünftige Anforderungen.

Was passiert, wenn wir in drei Jahren auf einen anderen Anbieter wechseln wollen? Ihre Daten gehören Ihnen – vollständiger Daten-Export ist jederzeit möglich. perbit bietet CSV-Export aller Kandidaten, Vakanzen und Kommunikationshistorie sowie API-basierten Export für strukturierte Übernahme in neue Systeme. Es gibt keinen Vendor Lock-in durch proprietäre Datenformate. Kündigungsfristen betragen laut Standardverträgen 6-12 Monate.

Welche Schulungen sind für erfolgreiche Nutzung erforderlich? Für HR-Administratoren: 2 Tage On-Site-Training zu Systemkonfiguration und Workflow-Design. Für Recruiter: 1 Tag Anwenderschulung zu Tagesgeschäft. Für Hiring Manager: 2-stündiges Webinar zu Kandidatenprüfung und Freigaben. E-Learning-Module und Video-Tutorials stehen zusätzlich bereit. Ein mittelständisches Unternehmen trainierte 25 Personen in fünf Tagen On-Site.

Wie ist der Support organisiert und welche Reaktionszeiten gelten? Ticketsystem mit E-Mail und Telefon-Hotline während deutscher Geschäftszeiten (Mo-Fr 8-18 Uhr). Reaktionszeiten laut Standard-SLA: Kritische Störungen 4 Stunden, mittlere Priorität 24 Stunden, niedrige Priorität 72 Stunden. Premium-SLA mit 2-Stunden-Reaktion und 24/7-Hotline ist optional verfügbar. Kundenfeedback bewertet Support-Qualität mehrheitlich positiv; durchschnittliche Problemlösungszeit liegt bei 1,5 Tagen.