coveto | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann coveto?

Jobposting & Verbreitung

Multi-Channel-Jobposting – Veröffentlichung auf 240+ Jobbörsen inklusive LinkedIn, Indeed und StepStone automatisiert.

Bundesagentur-Integration – Native Anbindung ohne Zusatzkosten ermöglicht automatisierte Stellenmeldung an die BA.

Employer Branding Karriereseite – Responsive Templates mit direktem API-Anschluss, ohne Programmierkenntnisse konfigurierbar.

Bewerbermanagement & Verarbeitung

CV-Parsing & Dublettenprüfung – Automatische Lebenslauffassung mit Eindeutigkeitsprüfung und Volltextsuche in Dokumenten.

Kanban-Workflow mit Automation – Visuelle Statusspalten mit freier Prozessdefinition und automatisierten Statuswechseln.

Assessment & Scoring – Bewertungsformulare mit Punktesystem ermöglichen strukturierte Kandidatenauswahl und Vergleichbarkeit.

Kommunikation & Koordination

Vorlagen-E-Mailings & Massenauswahl – Template-basierte Kampagnen für Batch-Kommunikation mit individueller Anpassungsmöglichkeit.

Interview-Scheduling – Automatische Kalender-Synchronisation mit Outlook und Google Calendar inklusive Terminvorschlägen.

Team-Kollaboration – Kommentarfunktionen, @-Erwähnungen und Aufgabenverteilung schaffen Transparenz im Recruiting-Team.

Kandidatenportal & Mobile Recruiting – Self-Service-Bewerberbereich ermöglicht Smartphone-Zugang für unterwegs.

Daten, Sicherheit & Organisation

Rollen- und Rechteverwaltung – Feingranulare Zuweisung von Einsichts- und Bearbeitungsrechten pro Nutzer oder Team.

DSGVO-Module – Einwilligungsverwaltung, Löschfristen-Automation und Compliance-Reporting für rechtssichere Bewerberverwaltung.

Reporting & Analytics – Standard-Reports zu Time-to-Hire, Kosten pro Kanal und Source-Performance mit Dashboards.

Onboarding-Checklisten – Vorgefertigte Einarbeitungslisten für IT, HR und Fachbereiche, automatisierbar.

Integration & Technik

REST-API & Datenaustausch – CSV-Import und Export, Outlook Add-In sowie Jobboard-Connectors für Branchensysteme.

🟨 Besonderheiten – Was macht coveto einzigartig?

Native Bundesagentur-Integration ohne Zusatzkosten

Die automatisierte Stellenmeldung an die Bundesagentur für Arbeit erfolgt direkt aus coveto heraus. Während andere Anbieter dies als Premium-Modul anbieten oder manuelle Workarounds erfordern, ist die Funktion bei coveto standardmäßig enthalten. Dies spart Zeit und eliminiert Fehlerquellen bei der Besetzungsmeldung.

Die Funktion beschränkt sich allerdings auf die BA-Stellenmeldung. Komplexere BA-Prozesse müssen gegebenenfalls noch manuell durchgeführt werden.

Hosting in deutschen Rechenzentren mit inhouse Datenschutzbeauftragtem

Alle Bewerberdaten bleiben physisch in Deutschland gespeichert und werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Das deutsche Support-Team kann bei Datenschutz-Fragen schnell reagieren. Für DSGVO-kritische Unternehmen bietet dies maximale Datensicherheit.

Formale Compliance-Nachweise wie eine ISO 27001-Zertifizierung sind nicht explizit dokumentiert. Für Großkonzerne mit strengen Audit-Anforderungen kann dies ein relevanter Faktor sein.

Freemium-Tarif bis 5 Vakanzen vollständig kostenfrei

KMU und Startups können das System risikofrei ohne Kreditkarte oder Vertragsbindung testen. Bei limitiertem Recruiting-Aufkommen ermöglicht dies echte Kostenersparnis für kleine Unternehmen. Der Funktionsumfang ist auch im Freemium-Tarif vollständig nutzbar.

Ab der sechsten Vakanz wird das System kostenpflichtig. Bei schwankendem Recruiting-Bedarf können Tarifanpassungen notwendig werden.

Vollständige Workflow-Konfiguration ohne IT-Kenntnisse

HR-Teams passen E-Mail-Vorlagen, Bewertungsformulare, Prozessschritte und Automationen selbstständig an. Es ist kein Warten auf IT-Support erforderlich. Die schnelle Anpassung an unternehmensindividuelle Anforderungen spart Zeit und erhöht Flexibilität.

Tiefere technische Integrationen über APIs erfordern jedoch Custom-Development. Die Reporting-Flexibilität ist gegenüber Enterprise-Systemen begrenzt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich coveto besonders?

Zielgruppen mit idealer Passgenauigkeit

HR-Generalisten in KMU mit 10–500 Mitarbeitern profitieren von der Bedienbarkeit ohne IT-Support, dem deutschsprachigen Service und dem Freemium-Einstieg. Das Multi-Channel-Posting deckt typische Kanalbedürfnisse ab. Die Implementierung ist mit 2–4 Wochen überschaubar.

Startups und Scale-ups in Wachstumsphasen nutzen die flexiblen Tarifwechsel, bei denen Vakanzen dynamisch erweiterbar sind. Der kostengünstige Einstieg und die intuitive Bedienung ermöglichen schnelles Onboarding neuer Team-Mitglieder ohne aufwändige Schulungen.

Personalberater und Zeitarbeitsagenturen setzen auf Mobile Recruiting, Team-Kollaboration und Massenauswahl für Batch-Bewerbungsbearbeitung. Die API ermöglicht eingeschränkte Kundenintegration. Die schnelle Kandidatenübersicht im Kanban-Board beschleunigt Vermittlungsprozesse.

Fachbereichsleiter mit Recruiting-Verantwortung schätzen die einfache Selbstbedienung ohne HR-Spezialisten. Die Candidate-Übersicht im Kanban-Board und automatisierte Erinnerungen reduzieren administrativen Aufwand erheblich.

Nicht geeignet für

Großkonzerne mit über 1.000 Stellenausschreibungen pro Jahr stoßen auf Grenzen. Die limitierte API-Dokumentation, geringere Reporting-Flexibilität und fehlende Anbindungen zu komplexen HRIS-Systemen machen coveto für diese Zielgruppe weniger geeignet.

Zentrale Auswahlkriterien

Anzahl paralleler Vakanzen: Bis 5 Vakanzen empfiehlt sich der Freemium-Test. Bei 6–50 Vakanzen ist ein Basis-Abo sinnvoll. Über 50 Vakanzen sollte Rücksprache mit dem Sales-Team gehalten werden.

DSGVO- und BA-Konformität: Wenn diese erforderlich ist, bietet coveto klare Vorteile durch deutsche Rechenzentren, BA-Integration und Löschfristen-Management. Ohne diese Anforderung gibt es günstigere Alternativen.

Reporting-Komplexität: Für einfache Standard-Reports passt coveto gut. Bei Bedarf an individuellen Ad-hoc-Analysen sollten alternative Lösungen geprüft werden.

Integrationsbedarf zur HR-IT: Als Standalone-System ist coveto ideal. Bei Anbindung an HRIS oder Lohnabrechnung sollte der Aufwand kalkuliert werden, da tiefe Integrationen Custom-Development erfordern.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

coveto ATS ist eine spezialisierte Cloud-Bewerbermanagementsoftware für den deutschen Mittelstand. Im Gegensatz zu All-in-One-HR-Systemen fokussiert sich coveto auf Jobposting, Kandidatenverwaltung, Interview-Koordination und DSGVO-Compliance. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die ein schlankes, benutzerfreundliches ATS ohne HR-Payroll-Ballast suchen.

Die Multi-Channel-Job-Distribution auf über 240 Kanäle kombiniert mit nativer Bundesagentur-Integration ermöglicht zentrale Stellenpublikation und automatisierte Meldung. Diese Kombination ist am Markt selten und würde sonst mehrere Tools erfordern. Laut Herstellerangaben sinkt die Time-to-Publish um bis zu 30 Prozent.

Der Kanban-basierte Workflow mit Automation reduziert manuelle Statuswechsel und Erinnerungen erheblich. In Verbindung mit E-Mail-Vorlagen und Interview-Scheduling spart dies täglich Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig verbessert sich das Kandidaten-Erlebnis durch schnellere Reaktionszeiten.

Kernfunktionen im Recruiting-Alltag

Das CV-Parsing erfasst Lebensläufe automatisch und gleicht Duplikate ab. Die Volltextsuche durchsucht auch hochgeladene Dokumente. Dies beschleunigt die Vorselektion erheblich. Assessment-Formulare mit Scoring-System ermöglichen strukturierte Bewertungen und schaffen Vergleichbarkeit zwischen Kandidaten.

Die Team-Kollaboration funktioniert über Kommentarfunktionen und @-Erwähnungen direkt in der Kandidatenakte. Aufgabenverteilung und Transparenz im Recruiting-Team werden so ohne zusätzliche Tools umgesetzt. Das Kandidatenportal bietet Self-Service-Funktionen und ist für mobile Nutzung optimiert.

Wissenswertes zum Anbieter

Die coveto ATS GmbH wurde 2010 in Bonn gegründet und beschäftigt rund 20 Mitarbeiter. Seit über 13 Jahren ist das Unternehmen stabil am Markt präsent. Die bewusste Nischenstrategie konzentriert sich auf den DACH-Raum statt auf den globalen Massenmarkt. Dies ermöglicht tiefe lokale Expertise und persönlichen Support.

Kulturelle Schwerpunkte liegen auf Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Transparenz. Monatliche Release-Zyklen und ein offenes Community-Forum für Feature-Requests signalisieren Kundenorientierung. Die aktive Weiterentwicklung verhindert, dass das Produkt zur "Shelf-Ware" wird.

Support und Servicequalität

Der Support ist auf Deutsch verfügbar und lokal erreichbar. Von Montag bis Freitag erfolgt E-Mail-Support mit unter 24 Stunden Reaktionszeit. Für mittelständische Unternehmen, die lokale Ansprechpartner schätzen, ist dies ein Vorteil gegenüber globalen Cloud-Anbietern.

Die Spezialisierung auf den deutschen Markt zeigt sich in Details. Die Bundesagentur-Integration, deutsche Datenschutzstandards und lokalisierte Best Practices sind tief im Produkt verankert. Das Entwicklungsteam versteht spezifische Anforderungen deutscher HR-Abteilungen.

Basierend auf Nutzerfeedback wird besonders die intuitive Bedienbarkeit gelobt. Die geringe Einarbeitungszeit ermöglicht schnelle Produktivität. Kritik gibt es vereinzelt an der Reporting-Flexibilität und API-Dokumentation.

Technische Details & Integration

coveto läuft als Cloud-SaaS-Lösung ohne On-Premise-Option. Die Microservices-Architektur wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet. Ein moderner Browser wie Chrome, Edge oder Firefox genügt. Die minimalen IT-Anforderungen vor Ort erleichtern den Einstieg.

Die REST-API ist vorhanden, jedoch ist die Dokumentation teilweise lückenhaft. Einfache CSV-Importe und Exporte funktionieren problemlos. Die Outlook-Integration ist nativ umgesetzt. Für tiefe System-Integrationen an ERP oder HRIS sollte Custom-Development eingeplant werden. Plug-and-Play-Lösungen existieren für komplexe Szenarien nicht.

Datensicherheit und Compliance

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Auch im Ruhezustand sind Daten verschlüsselt gespeichert. Regelmäßige Backups sichern die Verfügbarkeit. Ein deutscher Datenschutzbeauftragter ist inhouse verfügbar. Eine explizite ISO 27001-Zertifizierung ist nicht dokumentiert. Für Konzerne mit formalen Audit-Anforderungen sollte dies geklärt werden.

Die DSGVO-Module umfassen Einwilligungsverwaltung, automatisierte Löschfristen und Compliance-Reporting. Kandidaten können ihre Daten selbst einsehen und Löschung beantragen. Die Dokumentation aller Verarbeitungsschritte unterstützt bei Datenschutz-Audits.

Integrationsmöglichkeiten

Standardintegrationen existieren für Outlook und Google Calendar. Jobboard-Connectors verbinden mit den wichtigsten deutschen und internationalen Stellenbörsen. Die Integration zur Bundesagentur ist vollständig automatisiert.

Custom-Integrationen über die REST-API sind möglich, erfordern aber Entwicklungsarbeit. Bei Integrationsprojekten sollte Support-Kapazität eingeplant werden. Die API-Dokumentation deckt Basisfunktionen ab, tiefere Szenarien erfordern Rücksprache mit dem Anbieter.

Kosten & Preismodell

Der Freemium-Tarif ermöglicht bis zu 5 offene Vakanzen ohne Kosten. Dies ist ein idealer Entry-Point für Tests. Nach Überschreiten dieser Grenze greifen gestaffelte Preise je nach Vakanzenzahl. Exakte Tarife sind nicht öffentlich einsehbar. Ein Kontakt mit dem Sales-Team ist erforderlich.

Laut Marktvergleich liegt der typische Bereich für 10–20 Vakanzen bei 200–500 Euro pro Monat. Damit positioniert sich coveto günstiger als Personio oder Softgarden, bietet aber auch keine zusätzlichen HR-Module wie Zeiterfassung oder Performance-Management.

Total Cost of Ownership

Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen. Die monatliche Abo-Gebühr richtet sich nach der Vakanzenzahl. Eine einmalige Onboarding-Fee fällt typischerweise an. Zusätzliche Kosten entstehen für Premium-Slots auf kostenpflichtigen Jobbörsen. Custom-Development für tiefe API-Integrationen muss separat kalkuliert werden.

Die Implementierungszeit von 2–4 Wochen ist gering im Vergleich zu Enterprise-Systemen. Dies reduziert indirekte Kosten durch Projektaufwand und Produktivitätsverlust erheblich.

ROI-Betrachtung

Effizienzgewinne durch Automation erreichen laut Herstellerangaben bis zu 50 Prozent Zeiteinsparung. Die Time-to-Hire reduziert sich im Durchschnitt um etwa zwei Wochen. Geringere Personalkosten pro Neueinstellung resultieren aus optimierten Prozessen.

Bei hohem Recruiting-Aufkommen amortisiert sich das System schnell. Für selten einstellende KMU muss der Nutzen kritisch hinterfragt werden. Der Freemium-Tarif bietet hier eine risikofreie Testmöglichkeit ohne finanzielle Verpflichtung.

Migration & Umstieg

Der CSV-Mapping-Assistent mit automatischen Validierungschecks vereinfacht die Übernahme bestehender Bewerberdatenbanken. Die typische Dauer für ein Basis-Setup beträgt 2–4 Wochen. Unter Mitarbeit von 1–2 HR-Personen à rund 2 Stunden Schulung ist die Grundkonfiguration abgeschlossen.

Fehlende API-Standard-Connectoren können bedeuten, dass Integrationsprojekte komplizierter werden. Custom-Development ist dann erforderlich. Vorhandene Prozesse sollten vor dem Umstieg dokumentiert und neu modelliert werden. coveto erfordert bewusste Prozessgestaltung statt bloßer Übernahme alter Workflows.

Support beim Übergang

Online-Handbuch, FAQs und Webinare stehen zur Verfügung. Ein dedizierter persönlicher Migrationssupport ist nicht explizit dokumentiert. Größere Projekte sollten dies vertraglich absichern und Support-Kapazität im Vorfeld klären.

Die Datenqualität aus dem Altsystem beeinflusst den Migrationserfolg maßgeblich. Bereinigte Daten mit einheitlichen Formaten beschleunigen den Prozess. Inkonsistente oder unvollständige Datensätze erfordern manuelle Nacharbeit.

Prozessumstellung und Change Management

Die Umstellung auf Kanban-Workflows erfordert teilweise Umdenken im Team. Automatisierte Erinnerungen und Statuswechsel verändern etablierte Arbeitsweisen. Eine strukturierte Einführung mit klaren Verantwortlichkeiten minimiert Widerstände.

Best Practice ist ein stufenweiser Rollout. Zunächst wird mit einer Pilotgruppe getestet. Nach Optimierung erfolgt der Vollausbau. Diese Vorgehensweise reduziert Risiken und ermöglicht frühzeitiges Lernen.

Vorteile und Herausforderungen

Die DSGVO-Konformität ist out-of-the-box gegeben. Deutsche Rechenzentren, automatisierte Löschfristen, Einwilligungsverwaltung und ein inhouse Datenschutzbeauftragter minimieren Compliance-Risiken. Für deutsche Unternehmen ist dies ein erheblicher Vorteil.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich in der intuitiven UI und hohen Konfigurierbarkeit ohne IT-Unterstützung. Monatliche Updates bringen kontinuierliche Verbesserungen. Dies führt zu hoher Mitarbeiter-Akzeptanz und geringer Schulungsintensität.

Der schnelle ROI resultiert aus Multi-Channel-Posting und BA-Integration, die täglich Zeit sparen. Die Implementierungsdauer von 2–4 Wochen ist kurz. Produktivitätsgewinne treten schnell ein.

Herausforderungen im Praxiseinsatz

Die Reporting-Flexibilität ist begrenzt. Standard-Reports funktionieren gut, individuelle Ad-hoc-Analysen sind schwierig umsetzbar. Für analytisch anspruchsvolle HR-Abteilungen kann dies Frustration erzeugen. Business Intelligence Tools müssen gegebenenfalls zusätzlich eingesetzt werden.

Integrierte Videointerviews fehlen, obwohl dies ein Markttrend ist. Externe Tools wie Hopin oder Whereby müssen eingebunden werden. Dies verursacht Mehrkosten und Setup-Aufwand. Die nahtlose Integration ist nicht gegeben.

Die API-Dokumentation ist teilweise lückenhaft. Tiefe Integrationsprojekte erfordern oft Support-Anfragen oder Custom-Development. Dies verlängert Projektlaufzeiten und erhöht Kosten gegenüber der Planung.

Größenabhängige Eignung

Für sehr große Unternehmen mit über 1.000 Stellenausschreibungen pro Jahr ist coveto ohne Enterprise-Add-ons zu limitiert. Skalierungsgrenzen und fehlende Konzern-Features werden zum Hindernis.

Kleine, selten einstellende Unternehmen können den Freemium-Tarif nutzen. Die ROI-Kalkulation ist aber marginal. Der administrative Overhead für Systemeinführung rechtfertigt sich erst ab regelmäßigem Recruiting-Bedarf.

Die ideale Größe liegt bei KMU mit 20–200 Einstellungen pro Jahr. Hier besteht maximaler Effizienzbedarf bei angemessener Komplexität. Die Balance zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit passt optimal.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist coveto auch für internationale Unternehmen geeignet?

Teilweise. Die Stärke liegt klar in Deutschland durch BA-Integration und deutschen Datenschutz. Für den DACH-Raum ist coveto ebenfalls gut geeignet. Für globale Recruiting-Prozesse in den USA oder UK sind andere Anbieter besser positioniert. Die API ermöglicht aber Integration in globale Systeme.

Kann ich von meinem alten ATS zu coveto migrieren?

Ja, die Migration erfolgt via CSV-Export und Mapping-Assistent. Beratung zur Workflow-Neumodellierung sollte eingeplant werden. Die exakte Datenmigration ist technisch möglich. Prozessuale Anpassungen sind jedoch meist erforderlich. Ein Gespräch mit dem Sales-Team klärt spezifische Anforderungen.

Wie gut ist der Support bei Problemen?

Der E-Mail-Support ist Montag bis Freitag verfügbar mit unter 24 Stunden Reaktionszeit. Deutschsprachig und gut für klassische HR-Fragen. Bei technischen Integrations-Issues kann es länger dauern, da die API-Dokumentation Lücken aufweist. Premium-SLAs können mit dem Sales-Team verhandelt werden.

Kann ich coveto auch von meinem Smartphone nutzen?

Ja, Mobile Recruiting ist möglich. Das Kandidatenportal ist responsive gestaltet. Manager können die Kandidaten-Übersicht mobil einsehen. Das volle Workflow-Setup funktioniert aber am PC besser, da die Konfigurationsoberflächen mehr Bildschirmfläche benötigen.

Was kostet coveto für 15 offene Stellen?

Genaue Staffelpreise sind nicht öffentlich verfügbar. Der typische Marktvergleich liegt bei 200–500 Euro pro Monat für 10–20 Vakanzen. Kostenlos testen ist bis 5 Vakanzen möglich. Für konkrete Preise ist ein Sales-Kontakt erforderlich.

Muss ich meine HR-IT umstellen, um coveto zu nutzen?

Nein. coveto funktioniert als Standalone-System und benötigt nur einen modernen Browser. Integrationswünsche zu Personio oder SAP sind möglich, erfordern aber API-Absprachen und gegebenenfalls Custom-Development. Die Basisfunktionen laufen ohne IT-Anpassungen.

Ist coveto DSGVO-konform?

Ja, coveto ist spezialisiert auf DSGVO-Konformität. Deutsche Rechenzentren, Löschfristen-Automation und Einwilligungsverwaltung sind implementiert. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz ist das System bestens geeignet. Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag sollten mit dem Anbieter im Standard-Prozess geklärt werden.

Welche Schulungen sind für neue Mitarbeiter notwendig?

Die Einarbeitungszeit ist gering. Für Standardnutzer genügen 1–2 Stunden Einführung. Die intuitive Bedienung ermöglicht Learning-by-Doing. Administratoren für Workflow-Konfiguration benötigen etwa einen halben Tag Schulung. Online-Handbuch und Webinare ergänzen die Einarbeitung.