CORE smartwork | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann CORE smartwork?

Bewerberverwaltung & Kandidatenmanagement

• Bewerber-Tracking (ATS) – Zentrale Pipeline mit Drag-&-Drop für alle Kandidatendaten im visuellen Dashboard
• Automatisches CV-Parsing – Profilinformationen werden aus Lebensläufen strukturiert ausgelesen und erfasst
• KI-basiertes Matching & Ranking – Kandidaten automatisch nach Skills und Anforderungen priorisiert
• Kollaborationsfunktionen – Kommentare, Bewertungsskalen und Freigabe-Workflows für Hiring Manager

Kommunikation & Terminplanung

• Automatisierte Kommunikation – E-Mail- und SMS-Templates mit automatischen Erinnerungen und Termineinladungen
• Interview-Planung & -Koordination – Kalender-Synchronisation mit Verwaltung mehrerer Interviewer gleichzeitig
• Multichannel-Stellenschaltung – Veröffentlichung in Jobbörsen, auf Karriereseiten und Social Media

Analyse & Compliance

• Reporting & Analytics – Time-to-Hire, Source-Analytics, Diversity-Kennzahlen und individuell anpassbare Reports
• DSGVO-Konformität – Einwilligungsverwaltung, automatisierte Löschfristen und revisionssichere Dokumentation aller Prozesse
• Assessments & Tests – Integration psychometrischer Tools und Fähigkeitstests über Partnerschnittstellen

Integration & Systemanbindung

• API-Schnittstellen – REST-API zu HRIS, ERP, SAP und DATEV für individuelle Integrationen
• Onboarding-Modul – Digitale Dokumentenerfassung, E-Signatur und Checklisten für neue Mitarbeiter
• Mobile & Responsive UI – Zugriff für Recruiter und Manager von unterwegs möglich

🟨 Besonderheiten – Was macht CORE smartwork einzigartig?

Proprietäres KI-Matching mit Bias-Optimierung für DACH

CORE smartwork setzt ein eigenentwickeltes KI-Matching-System ein, das speziell auf den deutschsprachigen Arbeitsmarkt abgestimmt ist. Das System nutzt Elasticsearch-Technologie und wird von einem internen Forschungsteam kontinuierlich weiterentwickelt. Besonders bemerkenswert ist das regelmäßige Bias-Training, das Diskriminierungsrisiken bei der Kandidatenauswahl aktiv reduziert.

Einschränkung: Externe, unabhängige Bias-Audits oder öffentliche Transparenzreporte sind derzeit nicht verfügbar. Für regulierte Branchen sollten Sie beim Anbieter nachfragen, ob solche Nachweise bereitgestellt werden können.

Dreifach-Sicherheit: DSGVO + ISO 27001 + deutsches Hosting

Die Kombination aus vollständiger DSGVO-Compliance, ISO-27001-Zertifizierung und ausschließlichem Hosting in Frankfurt (AWS) ist am DACH-Markt selten. Externe Audits aus 2022 belegen die Sicherheitsstandards. Unternehmen profitieren von maximaler Rechtssicherheit und können Auftragsverarbeitungsverträge standardmäßig abschließen.

Einschränkung: Die Verantwortung für datenschutzkonforme Bewerberkommunikation (beispielsweise Datenschutzerklärungen in Stellenanzeigen) verbleibt beim Kunden. Zudem sind Support-Zeiten außerhalb der DACH-Geschäftszeiten nicht umfassend dokumentiert.

Echte No-Code-Modularität für schnellen Setup

Workflows, Datenfelder und Benachrichtigungen lassen sich ohne Programmierkenntnisse konfigurieren. Laut Kundenberichten ist ein Setup in unter einem Tag möglich. Dies unterscheidet CORE smartwork deutlich von Wettbewerbern wie Softgarden oder Recruitee, bei denen mehr technische Unterstützung erforderlich ist.

Einschränkung: Custom-Reporting-Funktionen über Standard-KPIs hinaus sind kostenpflichtige Zusatzmodule. Unternehmen mit speziellen Analyseanforderungen sollten entweder in diese Module investieren oder externe BI-Tools wie Power BI nutzen.

Hybride Betriebsmodelle: SaaS und On-Premise

CORE smartwork bietet sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen an. Konzerne mit besonderen Sicherheitsanforderungen können Daten im eigenen Rechenzentrum halten und trotzdem moderne Cloud-Technologie nutzen. Dieses hybride Angebot ist im ATS-Markt ungewöhnlich und wird besonders von größeren Mittelständlern geschätzt.

Einschränkung: Video-Interview-Funktionen sind nicht integriert. Externe Tools müssen über API oder Webhook angebunden werden, was zusätzliche Lizenzkosten und Tool-Heterogenität mit sich bringt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich CORE smartwork besonders?

Geeignete Zielgruppen

HR-Generalisten in KMU mit 50–500 Mitarbeitern profitieren besonders von CORE smartwork. Kleine Recruiting-Teams mit ein bis drei Recruitern benötigen keine langwierige IT-Unterstützung. Die No-Code-Konfiguration ermöglicht schnelle Anpassungen, der deutschsprachige Support beantwortet Fragen in gewohnter Sprache, und die DSGVO-Konformität ist vollständig integriert.

Mittelständler in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit Compliance-Fokus finden in CORE smartwork einen verlässlichen Partner. Finanzdienstleister, Pharma-Unternehmen und Industriebetriebe mit höchsten Datenschutz-Anforderungen schätzen die On-Premise-Option, die ISO-27001-Zertifizierung und das lokale Hosting in Frankfurt. Externe Audits schaffen zusätzliche Sicherheit.

Abteilungsleiter mit Hiring-Verantwortung arbeiten gerne mit CORE smartwork, da die intuitive Bedienung auch ohne HR-Fachwissen funktioniert. Mobile Zugriffsmöglichkeiten und automatisierte Erinnerungen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Interview-Koordination und Freigabeprozesse laufen strukturiert ab.

Personalberater und Staffing-Agenturen im DACH-Markt nutzen die mandantenfähige Architektur für mehrere Kunden gleichzeitig. Die flexible pro-User-Abrechnung ermöglicht präzise Kostenkontrolle, und die modulare Struktur lässt sich je nach Projektanforderungen skalieren.

Entscheidungskriterien für die Auswahl

DSGVO- und Datenschutz-Compliance sollte höchste Priorität haben. CORE smartwork erfüllt mit ISO-27001-Zertifizierung, On-Premise-Option und deutschem Hosting alle Anforderungen regulierter Branchen. Unternehmen aus Finanzwesen, Gesundheit oder öffentlichem Dienst finden hier einen rechtssicheren Partner.

Schnelle Implementierung ohne IT-Aufwand ist für Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen entscheidend. Der No-Code-Ansatz ermöglicht Standard-Setups in vier bis acht Wochen. Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen wie SAP SuccessFactors sparen Sie Monate an Implementierungszeit.

KI-Unterstützung für Matching und Priorisierung verbessert die Kandidatenauswahl messbar. Der eigenentwickelte, Bias-optimierte Algorithmus ist speziell auf den deutschsprachigen Arbeitsmarkt abgestimmt. Bei internationalen Recruiting-Projekten außerhalb des DACH-Raums sollten Sie jedoch alternative Lösungen prüfen.

Flexible Kostenstruktur spricht mittelständische Unternehmen mit schwankendem Recruiting-Bedarf an. Die monatlich anpassbare Subscription pro aktivem User und Modul verhindert Overbuying. On-Premise-Lizenzen eignen sich für langfristige Perspektiven über fünf Jahre.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

CORE smartwork ist ein cloud-natives Applicant Tracking System, das speziell für den deutschsprachigen Mittelstand entwickelt wurde. Das System kombiniert klassische ATS-Funktionen mit einer eigenentwickelten KI-Matching-Engine, die auf faire und diskriminierungsfreie Kandidatenpriorisierung ausgelegt ist.

Die Prozessautomatisierung reduziert die Time-to-Hire um durchschnittlich 20 Prozent. Automatisierte Kommunikation, intelligente Interview-Planung und KI-basiertes Ranking beschleunigen jeden Schritt im Recruiting-Prozess. Laut einer Case Study aus dem Mittelstand 2023 sinken die Cost-per-Hire um bis zu 40 Prozent gegenüber manuellen Prozessen.

Zentrale Pipeline-Verwaltung bildet das Herzstück des Systems. Recruiter sehen alle Kandidaten in einem visuellen Dashboard und verschieben sie per Drag-&-Drop zwischen den Prozess-Stufen. Das automatische CV-Parsing liest Profilinformationen aus hochgeladenen Lebensläufen aus und erfasst sie strukturiert. Recruiter sparen Zeit bei der manuellen Dateneingabe.

Die Kollaborationsfunktionen ermöglichen echte Teamarbeit. Hiring Manager kommentieren Profile, nutzen Bewertungsskalen und durchlaufen definierte Freigabe-Workflows. Alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Informationsstand. Die Multichannel-Stellenschaltung veröffentlicht Positionen gleichzeitig in Jobbörsen, auf der Karriereseite und in sozialen Medien. Laut Herstellerangaben sparen Kunden etwa 30 Prozent Zeit bei Stellenausschreibungen.

Reporting und Analytics liefern datengestützte Entscheidungsgrundlagen. Standard-Reports zeigen Time-to-Hire, Source-Analytics und Diversity-Kennzahlen. Custom-Reports sind als kostenpflichtiges Zusatzmodul verfügbar. Unternehmen mit speziellen Analyseanforderungen können alternativ externe BI-Tools über die API anbinden.

Die Differenzierung im Markt liegt in der Kombination aus proprietärem KI-Matching, vollständiger DSGVO-Compliance, ISO-27001-Zertifizierung und deutschem Hosting. Diese Kombination ist am DACH-Markt einzigartig. Das Capterra-Rating von 4,3 von 5 Sternen zeigt die hohe Benutzerfreundlichkeit, die in Rezensionen besonders gelobt wird.

Wissenswertes zum Anbieter

Die CORE smartwork GmbH wurde 2015 gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist inhabergeführt und eigenfinanziert. Der Fokus liegt klar auf der DACH-Region – Deutschland, Österreich und die Schweiz. Eine aktive Expansion in weitere Märkte ist derzeit nicht dokumentiert.

Die strategische Ausrichtung basiert auf drei Kernwerten: Kundenzentrierung, Datenschutz-by-Design und Innovation. Quartalsweise Feature-Releases binden die Community aktiv ein. Ein eigenes KI-Forschungsteam entwickelt die Matching-Engine kontinuierlich weiter. Die enge Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten und Hochschulen im HR-Tech-Bereich unterstreicht den wissenschaftlichen Anspruch.

Marktpositionierung siedelt CORE smartwork im Premium-Segment des Mid-Market an. Das System ist unterhalb von SAP SuccessFactors oder Workday positioniert, bietet aber deutlich mehr Funktionalität als reine Startup-Lösungen. Branchenschwerpunkte liegen im Mittelstand, der Industrie und bei Finanzdienstleistern.

Die Kundenbindung ist laut vorliegenden Referenzen hoch. Das Unternehmen wächst strategisch und zeigt keinen „Quick-Exit"-Fokus wie manche VC-finanzierten Wettbewerber. Diese Stabilität ist für mittelständische Unternehmen bei der Auswahl langfristiger HR-Systeme ein wichtiger Faktor.

Quartalsweise Updates bringen neue Funktionen und Verbesserungen. Die Roadmap wird teilweise öffentlich kommuniziert, detaillierte Feature-Pläne sind jedoch Bestandskunden vorbehalten. Unternehmen sollten vor Vertragsabschluss klären, welche geplanten Features für ihre Anforderungen relevant sind.

Der Support erfolgt deutschsprachig mit einer dokumentierten Response-Time von vier Stunden für kritische Fehler. Die SLA garantiert 99,9 Prozent Verfügbarkeit. Internationale Support-Zeiten außerhalb der DACH-Geschäftszeiten sind nicht umfassend dokumentiert, was für global agierende Unternehmen relevant sein kann.

Technische Details & Integration

CORE smartwork nutzt eine moderne Microservices-Architektur auf Basis von Docker und Kubernetes. Der Tech-Stack umfasst Java/Spring Boot, PostgreSQL als Datenbank und Elasticsearch für die KI-Funktionen. Die Cloud-native Lösung läuft auf AWS in der Region Frankfurt, Deutschland.

Für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen bietet CORE smartwork eine On-Premise-Option an. Diese läuft auf MS SQL Server 2017 oder höher beziehungsweise PostgreSQL 12 oder höher. Die Installation im eigenen Rechenzentrum ermöglicht vollständige Datenkontrolle bei gleichzeitiger Nutzung moderner Cloud-Technologie.

REST-API für Integrationen ermöglicht Anbindungen an HRIS, ERP-Systeme, SAP, DATEV und E-Mail-Clients. Standard-Connectoren vereinfachen die Integration gängiger Systeme. Webhooks liefern Echtzeit-Events für Custom-Integrationen. GraphQL-Unterstützung ist nicht dokumentiert und sollte bei Bedarf beim Anbieter erfragt werden.

Single Sign-On (SSO) erfolgt über SAML 2.0 oder OpenID Connect. Die Integration in bestehende Identity-Management-Systeme funktioniert standardisiert. Unternehmen können ihre vorhandenen Benutzerverzeichnisse weiternutzen und müssen keine separaten Zugänge verwalten.

Die Systemkompatibilität umfasst moderne Browser: Chrome (aktuelle Version minus zwei Releases), Edge und Firefox werden vollständig unterstützt. Die responsive UI funktioniert auf mobilen Geräten. Ob native iOS- oder Android-Apps verfügbar sind, ist nicht dokumentiert. Unternehmen mit hohen mobilen Anforderungen sollten dies vorab klären.

Internationale Jobbörsen-Anbindungen sind limitiert. Die genaue Liste der Standard-Connectoren ist nicht öffentlich verfügbar. Unternehmen mit globalen Recruiting-Anforderungen benötigen möglicherweise Custom-Integrations-Entwicklung. Für DACH-fokussierte Unternehmen sind die vorhandenen Anbindungen in der Regel ausreichend.

Das Onboarding-Modul unterstützt digitale Dokumentenerfassung, E-Signatur-Funktionen und Checklisten für Neueinstellungen. Der Übergang vom Recruiting zum Onboarding erfolgt nahtlos innerhalb eines Systems. Die Integration in bestehende HR-Systeme überträgt Mitarbeiterdaten automatisch nach Vertragsunterschrift.

Sicherheitszertifikate umfassen ISO 27001, basierend auf externen Audits aus 2022. Ob weitere Cloud-Security-Zertifikate wie BSI C5 vorhanden sind, sollten Unternehmen mit Behörden-Anforderungen direkt klären. Die DSGVO-Konformität ist durch Auftragsverarbeitungsverträge, Consent-Management und automatisierte Löschfristen gewährleistet.

Kosten & Preismodell

CORE smartwork nutzt ein transparentes Subscription-Modell. Die Monatsgebühr berechnet sich pro aktivem User (Recruiter oder Hiring Manager) plus Modul-Gebühren für Zusatzfunktionen wie erweiterte Reporting-Funktionen oder das Onboarding-Modul. Konkrete Preistabellen sind nicht öffentlich verfügbar. Interessenten müssen den Vertrieb für individuelle Angebote kontaktieren.

Ein hypothetisches TCO-Beispiel verdeutlicht die Kostenstruktur: Ein KMU mit 100 bis 200 Mitarbeitern, fünf Recruitern und drei zusätzlichen Modulen zahlt etwa 8.000 bis 15.000 Euro jährlich für Lizenzen. Einmalige Implementierungskosten liegen bei 3.000 bis 5.000 Euro. Schulungskosten betragen 1.000 bis 2.000 Euro.

Amortisation erfolgt typischerweise nach sechs bis 18 Monaten. Die Zeitersparnis entspricht etwa 0,5 FTE im IT-Bereich und ein bis zwei Schultage für HR-Administratoren. Die Reduzierung der Cost-per-Hire um bis zu 40 Prozent beschleunigt den ROI zusätzlich.

On-Premise-Lizenzen erfordern höhere Initialkosten, können aber über fünf Jahre niedrigere Betriebskosten aufweisen. Unternehmen sollten beide Modelle in einer Langfristbetrachtung vergleichen. Das SaaS-Modell bietet monatliche Skalierbarkeit ohne Vorfinanzierung ganzer Jahre.

Die Flexibilität bei der Skalierung ist ein Vorteil gegenüber starren Jahresverträgen. Unternehmen können User-Lizenzen monatlich anpassen. Bei saisonalen Recruiting-Spitzen oder Projektgeschäft zahlen sie nur für tatsächlich aktive Nutzer. Dies verhindert Overbuying und hält die Kosten kontrollierbar.

Versteckte Kosten können bei Custom-Integrationen entstehen. API-Entwicklung für spezielle Systeme erfordert Zusatzbudget. Video-Interview-Tools von Drittanbietern verursachen separate Lizenzkosten. Das Advanced-Reporting-Modul ist kostenpflichtig. Eine ehrliche Gesamtkostenbetrachtung sollte interne Ressourcen für Projektmanagement und Datenaufbereitung einrechnen.

Vergleichsweise günstig ist CORE smartwork für Unternehmen, die ohne Custom-Development auskommen und Standard-Integrationen nutzen. Komplexe Enterprise-Anforderungen mit vielen Sonderwünschen können die Kosten deutlich erhöhen. Eine präzise Anforderungsanalyse vor Angebotsanfrage verhindert Budgetüberraschungen.

Migration & Umstieg

Der Standard-Implementierungsablauf dauert vier bis acht Wochen und gliedert sich in drei Phasen. Phase eins umfasst einen einwöchigen Anforderungs-Workshop, in dem Prozesse, Datenstrukturen und Integrationsbedarfe definiert werden. Phase zwei widmet sich der Datenmigration und Schnittstellenanbindung über zwei bis vier Wochen. Phase drei beinhaltet Pilotbetrieb und Go-Live innerhalb einer Woche.

Der Ressourcenbedarf liegt bei etwa 0,5 FTE aus der IT-Abteilung und ein bis zwei Schultagen für HR-Administratoren. Diese Aufwände sind deutlich niedriger als bei Enterprise-Systemen wie SAP SuccessFactors, die oft mehrere Monate und umfangreiche Projektteams erfordern.

Datenmigration aus Altsystemen erfolgt über CSV- oder Excel-Import mit Standard-Templates. Für komplexere Migrationen aus SAP, DATEV oder ähnlichen HR-Systemen steht API-basiertes Mapping zur Verfügung. Der kritische Erfolgsfaktor ist die Datenqualität der Altdaten. Ein Datenqualitäts-Audit vor der Migration ist dringend empfohlen.

Unternehmen unterschätzen häufig den Aufwand für Datenbereinigung. Dubletten, unvollständige Profile und inkonsistente Formatierungen müssen vor dem Import korrigiert werden. Planen Sie zwei bis vier Wochen für Migration plus eine zusätzliche Woche für Datenvalidation ein.

Bei Migration von konkurrierenden ATS-Systemen wie Softgarden oder Recruitee funktioniert der Standard-Import grundsätzlich. Allerdings müssen Feldmappings manuell definiert werden, und komplexe Workflows oder Vorlagen werden nicht automatisch übernommen. Behandeln Sie die Migration als separates Workstream mit eigenem Change-Management.

Change-Management ist entscheidend für die Akzeptanz. Die intuitive Benutzeroberfläche und automatisierte Workflows erleichtern die Einführung erheblich. Trotzdem empfiehlt sich die frühe Einbindung von Schlüssel-Usern. Regelmäßige Kommunikation über Vorteile (Zeitersparnis, weniger Administrations-Aufwand) erhöht die Motivation.

In-App-Hilfe, eine umfangreiche Knowledge Base und Ticket-Support mit vier Stunden Response-Time für kritische Anfragen unterstützen die Anwender. Optionale Schulungen vor Ort oder als Webinar beschleunigen die Lernkurve. Planen Sie Schulungsbudget für verschiedene Nutzergruppen ein: Power-User benötigen tiefere technische Trainings als gelegentliche Hiring Manager.

On-Premise-Installationen verlängern die Implementierungszeit auf drei bis sechs Monate. Server-Setup, Netzwerkintegration und erweiterte Sicherheitskonfigurationen erfordern mehr IT-Ressourcen. Unternehmen sollten interne Projektkapazitäten realistisch einschätzen und gegebenenfalls externe Implementierungspartner hinzuziehen.

Vorteile und Herausforderungen

CORE smartwork bietet konkrete Vorteile, die sich im Recruiting-Alltag direkt auswirken. Die Prozessoptimierung durch Automatisierung spart etwa 30 Prozent Zeit bei Stellenausschreibungen. Automatisierte Erinnerungen reduzieren No-Shows bei Interviews drastisch. Recruiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Kandidatengespräche konzentrieren.

Datengestützte Entscheidungen verbessern die Kandidatenauswahl messbar. Das KI-Ranking priorisiert Top-Kandidaten automatisch nach definierten Kriterien. Die Bias-Optimierung reduziert das Risiko von Fehleinstellungen durch unbewusste Vorurteile. Hiring-Entscheidungen basieren auf objektiven Daten statt Bauchgefühl.

Rechtssicherheit und Compliance sind vollständig integriert. Einwilligungsverwaltung, automatisierte Löschfristen und revisionssichere Dokumentation erfüllen DSGVO-Anforderungen. Unternehmen reduzieren Compliance-Risiken und vermeiden Bußgelder durch Datenschutzverstöße.

Die schnelle Implementierung ermöglicht einen Time-to-Value von vier bis acht Wochen. Der No-Code-Setup macht langwieriges Custom-Development überflüssig. Recruiting-Teams arbeiten schneller produktiv als bei komplexen Enterprise-Lösungen.

Kostenflexibilität durch skalierbare Lizenzen passt sich dem tatsächlichen Bedarf an. Monatlich anpassbare User-Zahlen verhindern Overbuying. Unternehmen zahlen nur für aktiv genutzte Kapazitäten, was besonders bei saisonalem Recruiting-Bedarf vorteilhaft ist.

Herausforderungen sollten bei der Evaluierung ehrlich betrachtet werden. Die Datenqualität von Altdaten ist häufig schlechter als angenommen. Ein umfassendes Datenqualitäts-Audit und Bereinigung vor der Migration sind unverzichtbar. Dieser Aufwand wird oft unterschätzt und kann die Implementierung verzögern.

Change-Resistance bei Mitarbeitern ist eine typische Hürde bei Systemwechseln. Frühe Stakeholder-Einbindung, klare Kommunikation von Vorteilen und regelmäßige Schulungen sind Gegenmaßnahmen. Zeigen Sie konkret, wie viel Zeit die Automatisierung spart, um Motivation zu schaffen.

Fehlende integrierte Video-Interview-Tools erfordern die Anbindung externer Lösungen über API oder Webhook. Dies führt zu Tool-Heterogenität und zusätzlichen Lizenzkosten. Unternehmen sparen zwar die Kosten einer integrierten Videolösung, müssen aber den Integrationsaufwand einkalkulieren.

Limitierte internationale Jobbörsen-Anbindungen sind für DACH-only-Unternehmen kein Problem. Global Player mit weltweiten Recruiting-Aktivitäten benötigen Investitionen in Custom-Integrations. Alternativ können CORE smartwork als Kern-ATS für DACH und ergänzende Sourcing-Tools für andere Regionen kombiniert werden.

Custom-Reporting über Standard-KPIs hinaus ist kostenpflichtiges Zusatzmodul. Standard-Reports decken 80 Prozent der typischen Anforderungen ab. Unternehmen mit speziellen Analysebedürfnissen können externe BI-Tools wie Power BI oder Tableau als Alternative nutzen und über die API anbinden.

FAQ – Häufige Fragen zu CORE smartwork

Ist CORE smartwork wirklich DSGVO-konform, oder ist das nur Marketing?

Die DSGVO-Konformität geht weit über Marketing-Aussagen hinaus. Die ISO-27001-Zertifizierung basiert auf externen Audits aus 2022. Integriertes Consent-Management, automatisierte Löschfristen und ausschließliches Hosting in Frankfurt erfüllen höchste Datenschutzstandards. Auftragsverarbeitungsverträge werden standardmäßig abgeschlossen. Allerdings trägt der Kunde die Verantwortung für datenschutzkonforme Bewerberkommunikation, beispielsweise korrekte Datenschutzerklärungen in Stellenanzeigen.

Wie lange dauert ein realistischer Rollout für ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern?

Im Standard-Szenario (SaaS, fünf bis sieben Recruiter) beträgt die Implementierungszeit sechs bis acht Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live. Bei On-Premise-Anforderungen oder komplexen Integrationen verlängert sich die Dauer auf drei bis sechs Monate. Kritische Erfolgsfaktoren sind Datenqualität der Altdaten und verfügbare interne Projektressourcen.

Passt CORE smartwork zu unserem Unternehmen, wenn wir weltweit Kandidaten suchen?

Bedingt ja. Das ATS funktioniert grundsätzlich für global verteilte Rollen. Einschränkungen bestehen bei internationalen Jobbörsen-Anbindungen (LinkedIn-Connector-Details unklar), beim KI-Matching (auf DACH-Arbeitsmarkt optimiert) und beim Support (primär deutschsprachig während DACH-Geschäftszeiten). Eine mögliche Strategie: CORE smartwork als Kern-ATS für DACH-Recruiting plus externe Sourcing-Tools für Nicht-DACH-Regionen.

Was kostet das System wirklich? Gibt es versteckte Gebühren?

Das Preismodell ist transparent aufgebaut: Lizenzgebühr (pro User und Modul) plus Implementierung plus Support. Mögliche zusätzliche Kosten entstehen bei Custom-Integrationen (API-Entwicklung), Video-Interview-Tools von Drittanbietern und dem Advanced-Reporting-Modul. Eine realistische Gesamtkostenbetrachtung sollte interne Ressourcen für Projektmanagement und Datenaufbereitung einrechnen.

Wie ist die technische Support-Qualität? Ist sie 24/7 verfügbar?

CORE smartwork bietet deutschsprachigen Support mit vier Stunden Response-Time für kritische Fehler. Die SLA garantiert 99,9 Prozent Verfügbarkeit. Support-Zeiten außerhalb der DACH-Geschäftszeiten sind nicht umfassend dokumentiert. Ein echter 24/7-Support ist nicht belegt. Für global agierende Konzerne mit weltweiten Zeitzonen kann dies ein limitierender Faktor sein.

Kann man von konkurrierenden ATS-Systemen wie Softgarden oder Recruitee migrieren?

Ja, aber mit Aufwand. Standard-Import über CSV oder Excel funktioniert grundsätzlich. Feldmappings müssen manuell definiert werden, und komplexe Workflows oder Vorlagen werden nicht automatisch übernommen. Planen Sie zwei bis vier Wochen für die Migration plus eine Woche Datenvalidation ein. Behandeln Sie die Migration als separates Workstream mit eigenem Change-Management.

Ist die KI-Diskriminierungsfreiheit wirklich nachweisbar, oder ein technisches Versprechen?

Teilweise nachweisbar. Regelmäßiges Bias-Training des Algorithmus ist dokumentiert, und interne KI-Forschung fokussiert auf Fair-Matching. Externe, unabhängige Bias-Audits oder öffentliche Transparenzreporte sind nicht verfügbar. Bei kritischen Anwendungsfällen (öffentlicher Dienst, regulierte Branchen) sollten Sie beim Anbieter nachfragen, ob externe Bias-Audits bereitgestellt werden können.

Welche Konkurrenzprodukte sollten wir noch evaluieren?

Softgarden bietet ähnlichen DACH-Fokus mit stärkeren Portal-Funktionen, aber weniger DSGVO-Tiefe und weniger ausgeprägter KI. Recruitee punktet international mit intuitiverer UI für Startups, hat aber schwächere Compliance und weniger deutschsprachigen Support. Workwise verfolgt einen anderen Ansatz als Talent-Marktplatz. SAP SuccessFactors ist Enterprise-Grade und global, aber teuer und komplex für KMU. Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, Budget und internationalen Anforderungen ab.