Dokumenten- & Aktenverwaltung: Zentrales DMS mit Volltextsuche ermöglicht die Durchsuchung aller Dokumente mit Versionierung und rechtssicherer Archivierung. Die eJustice-eAkte-Integration stellt direkten Austausch mit Gerichten über XJustiz/KIVBF bereit. Ein Check-In/Check-Out-System verhindert versehentliches Überschreiben bei paralleler Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter.
Fristen & Termine: Automatisches Fristenmanagement mit voreingestellten Fristen nach RVG, BGB und ZPO warnt mehrstufig vor ablaufenden Terminen. Eskalations-Workflows benachrichtigen automatisch mehrere Verantwortliche bei kritischen Fristen.
Zeiterfassung & Abrechnung: Outlook-Add-In für Zeiterfassung ermöglicht die Erfassung direkt aus E-Mails und Terminen. RVG-konforme Honorarabrechnung erstellt automatisch Rechnungen mit DATEV-Export. Flexible Abrechnungsmodelle bilden Stunden-, Pauschal- oder Erfolgshonorare ab.
Workflow & Automatisierung: Drag-&-Drop-Workflow-Designer erlaubt die Einrichtung eigener Freigabe- und Prüfprozesse ohne Programmierkenntnisse. KI-gestützte Vertragsanalyse erkennt automatisch kritische Klauseln und Risiken in Verträgen. Dokumentengenerierung aus Vorlagen befüllt Standardschreiben automatisch mit Mandantendaten.
Mandantenkommunikation: Verschlüsseltes Mandantenportal ermöglicht DSGVO-konformen Dokumentenaustausch und Statusabfragen durch Mandanten. E-Signature-Modul holt rechtsverbindliche Unterschriften direkt im System ein.
Mobilität & Controlling: Mobile App mit Offline-Modus erlaubt Arbeit unterwegs ohne Internetverbindung, die Synchronisation erfolgt automatisch. Dashboard mit Echtzeit-Controlling zeigt Finanzübersicht, Fristenampel und Projektfortschritte auf einen Blick.
Blockchain-Audit-Trail für maximale Rechtssicherheit dokumentiert jede Änderung an Dokumenten und Prozessen unveränderbar. Das System schafft einen lückenlosen Nachweis bei Streitigkeiten und erfüllt höchste Compliance-Anforderungen. Diese technologische Besonderheit hebt die Software deutlich von herkömmlichen Kanzleilösungen ab, die auf konventionelle Versionierungssysteme setzen.
Echte Hybrid-Flexibilität mit identischen Funktionen ermöglicht den Betrieb sowohl in der Cloud als auch On-Premise. Anders als bei Wettbewerbern, die bei On-Premise-Installationen funktionale Abstriche machen, bietet FixByte IT den vollständigen Funktionsumfang in beiden Bereitstellungsmodellen. Kanzleien können flexibel wählen oder beide Modelle kombinieren, ohne Kompromisse bei Features oder Sicherheit eingehen zu müssen.
Native eJustice-Integration ohne Medienbrüche arbeitet direkt mit der elektronischen Gerichtsakte über XJustiz/KIVBF. Die Software übermittelt Schriftsätze aus dem System heraus und ordnet eingehende Dokumente automatisch zu. Manuelle Export-Import-Prozesse entfallen vollständig, was Fehlerquellen eliminiert und Prozesse beschleunigt.
Moderne Microservices-Architektur für Zukunftssicherheit ermöglicht Updates ohne Downtime und nahtlose Skalierung. Neue Funktionen lassen sich unabhängig hinzufügen, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Die technische Basis ist deutlich flexibler als monolithische Altsysteme vieler etablierter Anbieter.
Einschränkungen: Die umfangreichen Funktionen und innovativen Technologien erfordern bei der Einführung deutlich mehr Zeit und IT-Know-how als einfachere Cloud-Lösungen. Kanzleien sollten 10-20 Wochen Implementierungszeit und dedizierte interne oder externe IT-Ressourcen einplanen. Die eDiscovery-Funktionen für Großverfahren mit umfangreichen Beweismitteln sind noch rudimentär entwickelt.
Innovationsoffene Boutique-Kanzleien mit 2-20 Anwälten profitieren vom modularen Aufbau, der mit den Anforderungen mitwächst. Geeignet für Kanzleien, die digitale Prozesse konsequent umsetzen möchten, Wert auf moderne Mandantenkommunikation über Portale legen und die Ressourcen für eine professionelle Einführung bereitstellen können.
Mittelstandskanzleien mit 10-50 Anwälten und Controlling-Anspruch erhalten transparente Finanzübersichten, automatisierte Workflows und tiefe DATEV-Integration. Die Blockchain-Versionierung bietet Rechtssicherheit bei komplexen Mandaten, während das Dashboard der Kanzleileitung präzises Steuerungswissen liefert. Besonders geeignet für Kanzleien, die von fragmentierten Systemen zu einer integrierten Lösung wechseln möchten.
Compliance-sensible Unternehmensrechtsabteilungen mit hohen Vertragsvolumina benötigen lückenlose Audit-Trails und müssen verschiedene Systeme wie ERP oder Vertragsmanagement anbinden. Die REST-API und Sicherheitszertifikate erfüllen anspruchsvolle IT-Governance-Anforderungen. Die Lösung eignet sich für Organisationen, die strenge Dokumentationspflichten haben.
Kanzleien mit Hybrid-Arbeitsmodellen ermöglichen ihren Mitarbeitern Arbeit im Büro, mobil oder im Homeoffice. Die Kombination aus Cloud-Zugang, mobiler App mit Offline-Funktion und verschlüsselter Kommunikation schafft echte Flexibilität ohne Sicherheitseinbußen. Geeignet für Teams, die ortsunabhängig arbeiten müssen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Microservices-Architektur bildet die technologische Basis der Software. Container-Deployment ermöglicht flexible Skalierung und Updates ohne Betriebsunterbrechungen. Die Lösung ist deutlich zukunftssicherer als monolithische Altsysteme, die viele etablierte Anbieter noch verwenden. Zwei Major-Releases pro Jahr bringen kontinuierlich neue Funktionen, ohne dass Kanzleien längere Wartungsfenster einplanen müssen.
Der modulare Aufbau erlaubt individuelle Zusammenstellung vom Basis-DMS über KI-Module bis zu Spezialfunktionen. Kanzleien zahlen nur für tatsächlich benötigte Komponenten. Die Preise beginnen bei 50€ pro User für das Basissystem, KI-Module kosten zusätzlich 15-30€ pro User. Eine spätere Erweiterung ist jederzeit ohne Systemwechsel möglich.
Versionierung und Historie kombinieren zwei Ansätze für maximale Rechtssicherheit. Jede Dokumentenänderung wird in einer unveränderlichen Blockchain gespeichert, was lückenlosen Nachweis bei Streitigkeiten ermöglicht. Zusätzlich bietet eine klassische Versionskontrolle mit Check-In/Check-Out-System praktische Funktionen für die tägliche Arbeit. Die Kombination beider Systeme unterscheidet die Lösung von Wettbewerbern, die typischerweise nur einen Ansatz verfolgen.
Etablierter Mittelständler seit 2015 am Markt mit 50 Mitarbeitern und etwa 5 Millionen Euro Umsatz. Die Positionierung zwischen Startup und Konzern verbindet Innovation mit Stabilität. Die Verlängerungsrate von 85% nach zwei Jahren spricht für Kundenzufriedenheit und produktive Langzeitbeziehungen.
Innovationsfokus mit Kontinuität zeigt sich in der aktiven Integration von Community-Feedback in die Roadmap. Als Microsoft Gold Partner profitiert der Anbieter von enger technologischer Partnerschaft, die Kompatibilität und Support für Microsoft 365-Integration sichert. Die Zusammenarbeit ermöglicht frühen Zugang zu neuen Microsoft-Technologien.
REST-API mit OpenAPI-Standard bietet umfassende Dokumentation mit interaktiven Beispielen. Die API liegt deutlich über dem Branchendurchschnitt und unterstützt Webhooks für Echtzeitbenachrichtigungen. Entwickler finden klare Schnittstellenbeschreibungen, die Integration in bestehende Systemlandschaften erleichtern. Die API ermöglicht Anbindung von ERP-Systemen, Vertragsmanagement-Tools und Fachdatenbanken.
Single Sign-On (SSO) mit Unterstützung von SAML 2.0 und OpenID Connect erlaubt nahtlose Integration in bestehende Unternehmens-Identitätssysteme. Mitarbeiter melden sich einmalig an und erhalten Zugriff auf alle verbundenen Systeme. Die Implementierung reduziert Sicherheitsrisiken durch Passwortwildwuchs und vereinfacht das Zugriffsmanagement.
DATEV-Schnittstelle geht über einfachen Rechnungsexport hinaus. Der bidirektionale Austausch umfasst Stammdaten und Zahlungsübersichten für durchgängige Finanzbuchhaltung. Änderungen in der Kanzleisoftware fließen automatisch in DATEV ein und umgekehrt, was doppelte Datenpflege eliminiert. Die tiefe Integration unterscheidet die Lösung von Wettbewerbern mit reinen Export-Funktionen.
Staffelpreise ab 10+ Usern beginnen bei 50€ pro User für Kleinlizenzen im Cloud-Betrieb. Ab 25 Usern sinken die Kosten pro User deutlich, ab 50 Usern werden individuelle Konditionen verhandelt. Konkrete Staffeln sollten beim Vertrieb angefragt werden, da diese vom gewählten Modulumfang abhängen.
Basis-Paket: 50€ pro User/Monat umfasst DMS mit Volltextsuche, Kanzleiverwaltung, Fristenmanagement und grundlegende DATEV-Schnittstelle. Erweitert-Paket: 65€ pro User/Monat ergänzt eJustice-Integration, erweiterte Workflows und Mandantenportal. Premium-Paket: 80€ pro User/Monat beinhaltet zusätzlich KI-Vertragsanalyse, Mobile App und API-Zugang.
Einmalige Implementierungskosten liegen bei 8.000-15.000€ für Kleinlizenzen bis 10 User, bei 15.000-30.000€ für mittelgroße Kanzleien bis 30 User. Die Kosten umfassen Datenanalyse, Migration, Systemkonfiguration und Basis-Schulungen. Individuelle Anpassungen und erweiterte Schulungen werden separat berechnet.
Versteckte Kosten bei On-Premise-Betrieb sollten beachtet werden. Zu den Lizenzkosten kommen Server-Hardware, Wartung (15-20% jährlich), interner IT-Aufwand oder externe Dienstleister. Die TCO-Kalkulation über 3 Jahre liegt bei 10 Usern inklusive Implementierung, Cloud-Hosting, Support und Schulungen bei etwa 60.000-80.000€. Der ROI resultiert aus eingesparter Verwaltungszeit und reduzierten Fehlerkosten.
Realistische Projektzeiträume umfassen 6-10 Wochen für Kleinkanzleien, 10-20 Wochen für mittelgroße Kanzleien und 20-30 Wochen für größere Organisationen. Herstellerangaben sind oft optimistischer als die Praxis, besonders wenn Datenmigration komplex ist oder Altsysteme schlecht dokumentiert sind. Die Planung sollte ausreichend Puffer für unvorhergesehene Herausforderungen enthalten.
Kritischer Erfolgsfaktor Datenqualität entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Migration. Die Übernahme von Altdaten steht und fällt mit deren Qualität und Struktur. Kanzleien sollten Zeit für Datenbereinigung einplanen, bevor die eigentliche Migration beginnt. Duplikate, inkonsistente Formatierungen und unvollständige Datensätze verursachen die meisten Verzögerungen.
Change Management nicht vernachlässigen gehört zu den häufigsten Fehlerquellen. Die beste Software scheitert ohne Nutzerakzeptanz und aktive Mitarbeiterbeteiligung. Mindestens zwei Tage Basis-Schulung plus ein Tag Modul-Schulung pro Mitarbeiter sollten eingeplant werden. Führungskräfte müssen den Wandel aktiv unterstützen und vorleben. Eine schrittweise Einführung mit Pilotgruppen reduziert Widerstände.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die realistische Einführungsdauer liegt zwischen 2-5 Monaten je nach Kanzleigröße und Komplexität der Datenmigration. Kleinere Kanzleien mit 5-10 Mitarbeitern benötigen etwa 6-10 Wochen, mittelgroße Kanzleien bis 30 Mitarbeiter sollten 3-4 Monate einplanen. Herstellerangaben sind oft optimistisch, wenn Altsysteme schlecht dokumentiert sind oder umfangreiche Datenbereinigung erforderlich ist. Kritisch sind die Phasen der Datenmigration und Mitarbeiterschulung, hier sollte ausreichend Puffer eingeplant werden.
Der vollständige Export aller Daten in Standardformaten wie PDF und XML ist vertraglich zugesichert. Das Datenübertragungskonzept sollte bereits vor Vertragsabschluss geprüft werden. Die Software bietet strukturierte Export-Funktionen für Dokumente, Mandantenstammdaten, Zeiterfassungen und Abrechnungsdaten. Bei Cloud-Betrieb bleiben Daten nach Kündigung für 90 Tage zum Export verfügbar. Bei On-Premise-Installation verbleiben alle Daten ohnehin auf eigenen Servern.
Der modulare Aufbau ermöglicht Start mit DMS plus Kanzleiverwaltung als Basis-Kombination. Späterer Ausbau um KI-Module, Mobile App oder erweiterte Integrationen ist jederzeit ohne Systemwechsel möglich. Viele Kanzleien beginnen mit den Kernfunktionen und erweitern schrittweise nach erfolgreicher Einführung. Die Lizenzkosten steigen entsprechend bei Modul-Erweiterungen, es fallen jedoch keine erneuten Implementierungskosten an.
Die KI-gestützte Vertragsanalyse erkennt automatisch kritische Klauseln wie Haftungsausschlüsse, Kündigungsfristen oder unübliche Zahlungsbedingungen. Das System markiert auffällige Passagen und schlägt Alternativformulierungen vor. Die Technologie basiert auf Machine Learning, trainiert mit tausenden Verträgen aus verschiedenen Rechtsgebieten. Die Genauigkeit liegt nach Herstellerangaben bei 85-90% für gängige Vertragstypen. Die KI ersetzt keine juristische Prüfung, reduziert aber den Zeitaufwand für Erstdurchsicht erheblich.
Die Software bietet solide Grundfunktionen für die meisten Rechtsgebiete, verfügt jedoch über begrenzte Branchenspezifika für hochspezialisierte Bereiche. Für Standardgebiete wie Zivilrecht, Arbeitsrecht oder Familienrecht ist die Abdeckung gut. Bei Nischenbereichen wie Kapitalmarktrecht oder internationalem Handelsrecht sollten verfügbare Vorlagen und Workflows vorab geprüft werden. Die offene API erlaubt jedoch Integration spezialisierter Fachdatenbanken und Tools.
Die Software ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt DSGVO-Anforderungen. Cloud-Betrieb erfolgt in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001 und BSI C5-Testat. Die Verschlüsselung verwendet AES-256 für Daten in Ruhe und TLS 1.3 für Datenübertragung. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsdienstleister werden durchgeführt. Ein detailliertes Sicherheitskonzept sollte vor Vertragsabschluss beim Anbieter angefordert werden, insbesondere bei On-Premise-Betrieb.
