Terminmanagement & Patientenkommunikation: Farbcodierte Mehrplatz-Kalender mit Drag-&-Drop-Planung ermöglichen die parallele Organisation mehrerer Behandler. Automatisiertes Recall-System versendet SMS- und E-Mail-Erinnerungen an Patienten. Online-Terminbuchung über ein Patientenportal sowie ein Telemedizin-Modul für Video- und Chat-Konsultationen erweitern die Kommunikationsmöglichkeiten.
Patientenverwaltung & Dokumentation: Vollständige digitale Patientenakte mit Stammdaten, Historie und individuellen Behandlungsplänen. Grafisches Zahnstatus-Diagramm dokumentiert alle Befunde mit vollständiger Historienübersicht. DICOM-Anbindung für Röntgen, DVT und Intraoral-Kameras ermöglicht die direkte Integration bildgebender Verfahren. Integrierte Fotodokumentation ergänzt die klinische Befundung.
Abrechnung & Finanzen: Komplette BEMA/GOZ-Abrechnung mit digitaler KV-Connect-Schnittstelle für die direkte Übermittlung. GKV-, PKV- und KFO-Abrechnung erfolgen in einem einheitlichen System. Automatisiertes Mahnwesen mit Offene-Posten-Listen reduziert den administrativen Aufwand. Umsatz- und Deckungsbeitragsanalysen liefern betriebswirtschaftliche Transparenz direkt im System.
Kommunikation & eHealth: Integriertes KIM-Modul ermöglicht sichere Arztkommunikation nach gematik-Standard. eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) und eRezept-Support sind vollständig implementiert. E-Mail-, Fax- und SMS-Versand erfolgen direkt aus der Patientenakte ohne Medienbruch.
Qualitätsmanagement & Praxisorganisation: QM-Checklisten und Prüfprotokolle nach TSQM-Standard unterstützen die Zertifizierung. Audit-Reports und Dokumentationshilfen erleichtern interne und externe Qualitätsprüfungen. Material- und Inventarverwaltung mit automatischen Bestellvorschlägen optimiert die Lagerhaltung. Labor-Anbindung über GS1 und DENTCHART standardisiert den Datenaustausch mit Dentallaboren.
100% Datenhoheit durch deutsches On-Premise-Konzept
Die vollständige Kontrolle über sensible Patientendaten bleibt bei der Praxis – entweder auf eigenen Servern oder in privater deutscher Cloud-Infrastruktur. Dieses Konzept unterscheidet sich grundlegend von reinen Cloud-Lösungen, bei denen Daten auf Servern verschiedener Anbieter liegen. TÜV-geprüfte Sicherheitskonzepte und die ISO 27001-Zertifizierung des Anbieters unterstreichen den Fokus auf Datenschutz. Für Praxen mit höchsten DSGVO-Anforderungen oder besonderen Compliance-Vorgaben bietet dieser Ansatz maximale Rechtssicherheit.
Modulares Premium-System mit über 50 spezialisierten Modulen
Statt einer Einheitslösung lässt sich das System individuell zusammenstellen. Von Basis-Funktionen bis zu hochspezialisierten Modulen für Kieferorthopädie, Parodontologie oder Oralchirurgie können Praxen genau die Funktionen lizenzieren, die sie tatsächlich benötigen. Diese Architektur ermöglicht eine präzise Anpassung an unterschiedliche Praxisprofile und skaliert vom Einzelplatz bis zum 15-Sitz-MVZ. Module lassen sich bei Bedarf nachrüsten, wenn sich die Anforderungen ändern oder neue Leistungsbereiche hinzukommen.
Tiefste zahnmedizinische Integration am Markt
Die native DICOM-Integration für alle gängigen Röntgensysteme, DVT und Intraoral-Kameras erfolgt ohne Zwischenschritte oder Konvertierung. Die direkte GS1-Anbindung an Dentallabore standardisiert den Datenaustausch von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung. DS4 wurde von Grund auf für die Zahnmedizin entwickelt – nicht aus einer Allgemein-Arztsoftware adaptiert. Diese Spezialisierung zeigt sich in der Detailtiefe bei Befundung, Zahnstatus-Dokumentation und der nativen BEMA/GOZ-Abrechnung.
Vollständige Telematikinfrastruktur-Anbindung
Alle aktuellen TI-Module (KIM, eAU, eRezept, eMP) sind gematik-zertifiziert und nahtlos integriert. Diese Module sind keine nachgerüsteten Zusatzlösungen, sondern fester Systembestandteil. Updates für neue eHealth-Standards wie ePA und FIDI befinden sich auf der Roadmap. Die Integration erfolgt ohne separate Applikationen oder komplizierte Schnittstellen, was die tägliche Nutzung vereinfacht.
Einschränkungen
Die Fokussierung auf On-Premise und deutsche Datenhoheit bedeutet auch: Die mobile und webbasierte Funktionalität ist eingeschränkter als bei reinen Cloud-Anbietern. Für Zahnärzte, die häufig von verschiedenen Standorten oder mobil auf Patientendaten zugreifen müssen, kann dies eine Limitierung darstellen. Die Benutzeroberfläche gilt als funktional und ausgereift, erreicht aber nicht die moderne Optik neuerer Cloud-Lösungen. Die Einarbeitungszeit liegt realistisch bei ein bis zwei Monaten bis zur routinierten Nutzung aller relevanten Funktionen.
Etablierte Einzelpraxen mit ein bis drei Behandlungsplätzen
Praxen in dieser Größe profitieren von der vollständigen Funktionsabdeckung ohne überdimensionierte Komplexität. Das modulare System wächst mit den Anforderungen und ermöglicht eine schrittweise Erweiterung. Besonders geeignet für Praxen, die Wert auf Datenkontrolle und langfristige Stabilität legen und bereit sind, in eine nachhaltige IT-Infrastruktur zu investieren. Die Investition amortisiert sich typischerweise nach zwei bis vier Jahren bei konsequenter Nutzung der Automatisierungspotenziale.
Gemeinschaftspraxen und MVZ mit vier bis 15 Behandlungsplätzen
Die Mehrplatz-Architektur und umfassenden QM-Funktionen sind präzise für diese Praxisgröße konzipiert. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht effiziente Workflows bei mehreren gleichzeitig arbeitenden Behandlern. Besonders wertvoll bei komplexen Abrechnungsstrukturen, gemischten Patientenklientelen (GKV/PKV) und mehreren Fachrichtungen unter einem Dach. Die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten unterstützen das Controlling in größeren Einheiten.
KFO-Spezialisten und Fachpraxen
Spezialisten in Kieferorthopädie, Parodontologie oder Oralchirurgie finden in den spezialisierten Modulen eine Funktionstiefe, die Allgemein-Lösungen nicht erreichen. Die detaillierte KFO-Abrechnung mit Phasenplanung und die spezifischen Dokumentationsmöglichkeiten für Fachbehandlungen sind Kernelemente. Praxen mit überwiegendem Spezialisten-Anteil können ihre Prozesse präziser abbilden als mit universellen Systemen.
Datenschutz-sensible Praxen mit eigener IT-Kompetenz
Praxen mit höchsten Datenschutzanforderungen, eigenen IT-Ressourcen oder einem qualifizierten IT-Dienstleister finden in DS4 eine passgenaue Lösung. Wenn die Kontrolle über Datenhoheit und Serverstandort Priorität hat und das Team bereit ist, die notwendigen Ressourcen für Installation, Wartung und Backup bereitzustellen, bietet das System maximale Sicherheit. Die On-Premise-Architektur erfordert jedoch kontinuierliche IT-Betreuung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Von Grund auf zahnmedizinisch konzipiert – DS4 ist keine adaptierte Allgemein-Arztsoftware, sondern seit 1994 ausschließlich für die Zahnmedizin entwickelt. Diese Spezialisierung zeigt sich in der Detailtiefe bei Befundung, Zahnstatus-Dokumentation und der nativen BEMA/GOZ-Abrechnung. Während viele Arztsoftware-Hersteller zahnärztliche Module nachträglich ergänzen, bildet die Zahnmedizin bei DS4 das Fundament der gesamten Architektur. Die grafische Befunddarstellung, die historische Nachvollziehbarkeit jedes Zahnstatus und die Integration bildgebender Verfahren spiegeln diesen Fokus wider.
Modulare Architektur als grundlegendes Konzept – Über 50 einzeln zubuchbare Module ermöglichen eine präzise Anpassung an die individuellen Praxisbedürfnisse. Diese Granularität reicht von Basis-Funktionen über spezialisierte KFO-Module bis zu erweiterten QM-Werkzeugen und Analyse-Tools. Praxen zahlen nur für die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen. Ein Kieferorthopäde benötigt andere Module als eine allgemeinzahnärztliche Praxis oder ein Oralchirurg. Das System wächst mit den Anforderungen, ohne dass eine komplette Neuinvestition erforderlich wird.
Bewährte Stabilität im täglichen Praxisbetrieb – Anwender berichten von sehr geringen Ausfallraten und zuverlässigem Betrieb auch bei hoher Patientenfrequenz. Die On-Premise-Architektur auf Windows-Server-Basis gilt als robust und ausgereift. Für Praxen, die täglich 30 bis 50 Patienten versorgen, ist Systemstabilität ein entscheidender Faktor. Die Unabhängigkeit von Internetverbindungen bei lokaler Installation verhindert produktivitätshemmende Ausfälle durch Netzwerkprobleme. Regelmäßige Updates erfolgen kontrolliert und lassen sich zeitlich planen.
Spezialisiert und unabhängig – Die Dampsoft GmbH aus Münster konzentriert sich seit ihrer Gründung 1994 zu 100 Prozent auf zahnärztliche Software. Diese Fokussierung ohne Diversifizierung in andere Medizinbereiche oder Branchen führt zu tiefem Branchen-Know-how und direkter Kundennähe. Das Unternehmen beschäftigt circa 150 Mitarbeiter und ist nicht Teil eines größeren Software-Konzerns. Diese Unabhängigkeit ermöglicht schnelle Entscheidungswege und eine Entwicklung, die sich an den konkreten Bedürfnissen zahnärztlicher Praxen orientiert.
Etablierte Marktposition mit hoher Kundenbindung – DS4 gehört zu den führenden Anbietern für Zahnarzt-Praxissoftware in Deutschland mit mehreren tausend Installationen. Die Verlängerungsquote bei Wartungsverträgen liegt bei etwa 85 Prozent, was auf eine hohe Anwenderzufriedenheit hindeutet. Das bundesweite Netz zertifizierter Partner gewährleistet Installation, Schulung und Support vor Ort. Die zentrale Hotline in Münster ist werktags von 8 bis 18 Uhr erreichbar, mit durchschnittlichen Reaktionszeiten unter zwei Stunden bei kritischen Anfragen.
On-Premise-Architektur mit SQL-Fundament – Die Software basiert primär auf Windows-Server (ab Version 2016) mit Microsoft SQL-Datenbank (ab Version 2016). Client-Arbeitsplätze benötigen Windows 10 oder 11. Alternativ zur eigenen Server-Infrastruktur bietet der Anbieter Private Cloud-Hosting auf deutschen Servern. Diese Option verbindet die Vorteile der Datenkontrolle mit reduziertem eigenem Hardware- und Wartungsaufwand. Die Entscheidung zwischen vollständiger Selbstkontrolle und Managed Service bleibt bei der Praxis.
Branchenstandard-Schnittstellen statt offener API – Der Fokus liegt auf zertifizierten, tiefen Integrationen wie DICOM für bildgebende Systeme, GS1 für Dentallabore, KV-Connect für Abrechnungen und alle TI-Module der gematik. Eine öffentliche REST-API für individuelle Eigenentwicklungen ist nicht vorgesehen. Diese Architektur eignet sich ideal für die Integration etablierter Branchenlösungen, bietet aber weniger Flexibilität für spezielle Sonderanforderungen oder selbst entwickelte Zusatztools.
Gematik-zertifizierte Telematikinfrastruktur – Alle relevanten TI-Module (KIM, eAU, eRezept, VZD) sind offiziell zugelassen und nahtlos in den Workflow integriert. Updates für neue eHealth-Standards wie ePA und FIDI befinden sich auf der Entwicklungs-Roadmap. Die DSGVO-konforme Protokollierung aller Zugriffe und SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung sind Standard. Die regelmäßigen Updates für TI-Komponenten erfolgen im Rahmen der Wartungsverträge.
Einmalige Lizenzinvestition plus jährliche Wartung – Das Preismodell basiert auf Lizenzkosten pro Arbeitsplatz plus modulabhängige Zusatzkosten. Basislizenzen beginnen bei circa 4.500 Euro netto pro Arbeitsplatz, zusätzliche Module kosten je nach Umfang zwischen 500 und 2.000 Euro. Eine typische Einzelpraxis mit drei Arbeitsplätzen und etwa zehn Modulen investiert initial zwischen 25.000 und 40.000 Euro. Dazu kommt die jährliche Wartungspauschale von 18 bis 22 Prozent der Lizenzkosten, also etwa 5.000 bis 8.000 Euro pro Jahr.
Realistische Total Cost of Ownership kalkulieren – Neben den Softwarekosten entstehen Aufwendungen für Server-Hardware (2.000 bis 6.000 Euro), Arbeitsplatz-PCs, Implementierung und Schulung (5.000 bis 15.000 Euro) sowie laufende IT-Betreuung (1.000 bis 3.000 Euro jährlich). Eine Beispielrechnung für eine Fünf-Platz-Praxis ergibt einen Gesamt-TCO von circa 95.000 Euro über fünf Jahre, entsprechend etwa 19.000 Euro pro Jahr. Diese Kalkulation sollte bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden.
ROI durch Effizienzgewinne und Prozessoptimierung – Anwender berichten von bis zu 15 Prozent Zeitersparnis in der Abrechnung durch Automatisierung und integrierte Plausibilitätsprüfungen. Das automatisierte Mahnwesen reduziert Mahnpost um etwa 20 Prozent. Bessere Terminauslastung durch systematisches Recall-Management steigert die Kapazitätsauslastung. Bei konsequenter Nutzung aller Funktionen amortisiert sich die Investition typischerweise nach zwei bis vier Jahren. Die Wirtschaftlichkeit steigt mit der Praxisgröße und der Komplexität der Abrechnungsstrukturen.
Realistische Projektdauer: vier bis zwölf Wochen – Einzelpraxen schaffen den Go-Live in der Regel innerhalb von vier bis sechs Wochen, während Gemeinschaftspraxen und MVZ acht bis zwölf Wochen benötigen. Die Datenmigration ist oft die kritischste Phase des Projekts. Je älter und heterogener die Altdaten aus vorherigen Systemen, desto aufwendiger gestaltet sich die Übernahme. Ein strukturierter Projektplan mit klaren Meilensteinen und Verantwortlichkeiten ist erfolgsentscheidend.
Interner Ressourcenbedarf nicht unterschätzen – Die Praxis benötigt einen IT-Koordinator mit einem Zeitaufwand von 20 bis 40 Stunden sowie Key-User aus jedem Funktionsbereich (Anmeldung, Behandlung, Abrechnung). Der Schulungsbedarf umfasst zwei bis drei Präsenztage plus Online-Nachschulungen für vertiefende Funktionen. Während der Einarbeitungsphase ist mit ein bis zwei Monaten reduzierter Produktivität zu rechnen. Dieser temporäre Rückgang sollte bei der Terminplanung berücksichtigt werden.
Kritische Erfolgsfaktoren für reibungslosen Übergang – Eine klare Projektplanung mit definierten Verantwortlichkeiten bildet das Fundament. Qualifizierte IT-Unterstützung, entweder intern oder durch externe Dienstleister, ist unerlässlich. Das Engagement der Praxisleitung und die Offenheit des Teams für Veränderung beeinflussen den Erfolg maßgeblich. Die Datenmigration sollte parallel zum laufenden Betrieb getestet werden, bevor die finale Umstellung erfolgt. Ein gestaffelter Go-Live mit zunächst eingeschränkten Funktionen kann den Übergang erleichtern.
Vorteile:
Absolute Datenkontrolle und Compliance – Die Praxis entscheidet vollständig über den Speicherort der Daten, entweder auf eigenem Server oder in deutscher Private Cloud. Höchste DSGVO-Konformität und TÜV-geprüfte Sicherheitskonzepte bieten maximale Rechtssicherheit.
Funktionstiefe ohne Kompromisse – Native Zahnmedizin-Software mit über 50 spezialisierten Modulen, nicht aus einer Allgemein-Arztsoftware adaptiert. Detaillierte Befundung, umfassende Abrechnungsoptionen und tiefe Integration bildgebender Systeme.
Bewährte Stabilität im Praxisalltag – Sehr geringe Ausfallraten und verlässlicher Betrieb auch bei hoher Patientenfrequenz. Unabhängigkeit von Internetverbindungen bei lokaler Installation verhindert netzwerkbedingte Ausfälle.
Vollständige Telematikinfrastruktur-Integration – Alle eHealth-Komponenten (KIM, eAU, eRezept) sind gematik-zertifiziert und nahtlos eingebunden, nicht als separate Zusatzapplikationen nachgerüstet.
Modulare Skalierbarkeit – Präzise Anpassung an individuelle Bedürfnisse vom Einzelplatz bis zum MVZ. Module lassen sich bei veränderten Anforderungen nachrüsten ohne komplette Neuinvestition.
Etabliertes Partnernetzwerk – Bundesweite zertifizierte Partner für lokalen Support, schnelle Reaktionszeiten bei kritischen Anfragen und regionale Erreichbarkeit für Schulungen.
Herausforderungen:
Hoher initialer Aufwand – Sowohl finanziell (25.000 bis 50.000 Euro für typische Praxis) als auch zeitlich (vier bis zwölf Wochen Implementierung, ein bis zwei Monate Einarbeitung) ist die Einstiegshürde beträchtlich.
IT-Kompetenz erforderlich – Ohne qualifizierte IT-Unterstützung für Server, Backups, Updates und Wartung wird der Betrieb anspruchsvoll. Eigene IT-Ressourcen oder ein verlässlicher IT-Dienstleister sind notwendig.
Moderne Benutzeroberfläche nicht die Stärke – Die Oberfläche ist funktional und ausgereift, erreicht aber nicht die moderne Optik und Intuitivität neuerer Cloud-Lösungen. Die Einarbeitungszeit ist entsprechend länger.
Eingeschränkte mobile Funktionalität – Web- und Mobile-Funktionen sind schwächer ausgeprägt als bei reinen Cloud-Anbietern. Für Zahnärzte mit Bedarf an flexiblem Zugriff von verschiedenen Standorten kann dies limitierend sein.
Investitionsrisiko bei Praxisveränderungen – Die hohe Anfangsinvestition amortisiert sich über mehrere Jahre. Bei unvorhergesehenen Praxisveränderungen (Verkauf, Zusammenlegung) kann dies zum Nachteil werden.
Komplexität der Modulauswahl – Über 50 Module bieten zwar Flexibilität, erfordern aber auch intensive Beratung und Analyse, welche Module tatsächlich benötigt werden.
On-Premise oder Private Cloud mit DS4 bietet maximale Kontrolle über Patientendaten, höhere Initialkosten und erfordert IT-Kompetenz. Ideal bei hohen Datenschutz-Anforderungen und eigener IT-Infrastruktur. Reine Cloud-Lösungen anderer Anbieter ermöglichen niedrigere Einstiegskosten, flexibleren Zugriff von verschiedenen Standorten und weniger IT-Aufwand, bieten aber weniger Kontrolle über Datenhoheit. Entscheidend sind Ihre IT-Ressourcen, die Datenschutz-Philosophie der Praxis und der Bedarf an mobilem Zugriff. Praxen mit eigener IT-Kompetenz oder qualifiziertem Dienstleister profitieren eher von DS4, während Start-ups mit begrenzten IT-Ressourcen Cloud-Lösungen bevorzugen sollten.
Für Basis-Funktionen wie Terminplanung, Patientenverwaltung und einfache Abrechnung benötigen die meisten Anwender zwei bis vier Wochen bis zur routinierten Nutzung. Vollständige Kompetenz inklusive Spezialmodule, komplexer Abrechnungsfälle und erweiterten QM-Funktionen erfordert ein bis zwei Monate. Key-User benötigen intensivere Schulung, können dann aber Kollegen unterstützen und als interne Ansprechpartner fungieren. Der Tipp: Starten Sie mit Kernfunktionen und bauen Sie Spezialmodule schrittweise ein, statt alle Funktionen gleichzeitig zu aktivieren. Die Einarbeitungszeit variiert stark mit der Vorerfahrung mit Praxissoftware und der IT-Affinität des Teams.
CSV- und XML-Import der Stammdaten (Namen, Adressen, Versicherungsdaten) ist technisch möglich und funktioniert meist reibungslos. Die Realität zeigt jedoch: Oft ist manuelle Nacharbeit nötig, besonders bei sehr alten Systemen oder proprietären Datenformaten. Rechnen Sie mit zwei bis drei Tagen Aufwand pro 1.000 zu migrierende Patientendatensätze. Kritisch sind Behandlungshistorien, Bilder, Befunde und Röntgenaufnahmen – hier entscheidet die Qualität und Struktur der Quelldaten über den Erfolg. Die Empfehlung lautet: Parallelbetrieb zum Testen einplanen, bevor Sie final umstellen. Einige Praxen entscheiden sich, alte Daten im Altsystem nur zur Einsicht zu belassen und mit DS4 neu zu starten.
Neben der jährlichen Wartungspauschale von 18 bis 22 Prozent der Lizenzkosten (etwa 5.000 bis 8.000 Euro für eine Drei-Platz-Praxis) entstehen Kosten für IT-Betreuung, Backups und eventuell Server-Hosting. Bei eigener Server-Infrastruktur kommen Stromkosten, Hardware-Ersatz nach einigen Jahren und Arbeitszeit für Updates hinzu. IT-Dienstleister berechnen typischerweise 1.000 bis 3.000 Euro jährlich für regelmäßige Wartung. Bei Private Cloud-Hosting entfallen eigene Hardware-Kosten, dafür kommen monatliche Hosting-Gebühren hinzu. Die Gesamtkosten liegen realistisch bei etwa 15 bis 25 Prozent der Initialinvestition pro Jahr.
DS4 eignet sich primär für etablierte Praxen oder Gründer mit solider Finanzierung und IT-Kompetenz. Die hohe Anfangsinvestition von 25.000 bis 50.000 Euro und der Implementierungsaufwand überfordern viele Start-ups. Praxisgründer ohne IT-Hintergrund oder ohne verlässlichen IT-Dienstleister sollten eher Cloud-Lösungen mit niedrigen Einstiegskosten und geringerem Betreuungsaufwand in Betracht ziehen. Wenn jedoch höchste Datenschutz-Anforderungen bestehen, eine Fachpraxis (z.B. KFO) mit Bedarf an Spezialmodulen geplant ist oder bereits ein solides finanzielles Polster vorhanden ist, kann DS4 auch für Gründer die richtige Wahl sein.
Die modulare Architektur ermöglicht nachträgliche Erweiterungen ohne komplette Neuinstallation. Zusätzliche Module lassen sich lizenzieren und freischalten, wenn sich Anforderungen ändern – etwa bei Einführung neuer Behandlungsschwerpunkte oder Praxiserweiterung. Auch zusätzliche Arbeitsplätze können nachträglich lizenziert werden. Die Investition in neue Module erfolgt zu aktuellen Listenpreisen, Bestandskunden erhalten teilweise Vorzugskonditionen. Technische Erweiterungen wie zusätzliche Schnittstellen oder Hardware-Integrationen sind meist über das Partnernetzwerk realisierbar. Die Flexibilität ist deutlich höher als bei monolithischen Systemen ohne Modulkonzept.
