GDI Business-Line | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann GDI Business-Line?

Bestandsmanagement

Artikelverwaltung mit Chargen-/Seriennummern – Vollständige Rückverfolgbarkeit für Lebensmittel, Pharma und regulierte Branchen gewährleistet.

Automatische Bestellvorschläge – System berechnet Bedarf basierend auf Verbrauchsdaten, Meldebeständen und Lieferzeiten.

Mehrlager & Multi-Standort-Verwaltung – Zentrale Koordination mehrerer Lagerstandorte mit Umlagerungslogik und Bestandsabgleich.

Bestandsabweichungen in Echtzeit – Aktuelle Lagerstände eliminieren Überbuchungen und veraltete Inventarlisten.

Einkauf & Logistik

Rahmenbestellungen & Abrufplanverwaltung – Flexible Vereinbarungen mit Großlieferanten ermöglichen bedarfsgerechte Abrufe.

Barcode-Scanning (Ein-/Auslagerung) – Mobile Erfassung aktualisiert Bestände sofort ohne doppelte Dateneingabe.

Mobile Kommissionierung (Android/iOS) – Papierlose Prozesse reduzieren Pick-Zeit um durchschnittlich 25 Prozent.

Mehrstufige Kommissionierstrategien – FIFO, FEFO und Batch-Strategien automatisieren Warenfrischemanagement.

Verkauf & Auftragsabwicklung

Angebots-/Auftragsmanagement mit Retouren – Durchgängiger Prozess von der Anfrage bis zur Reklamationsabwicklung.

Kundenspezifische Rabatt- & Staffelpreismodelle – Differenzierte Preisfindung ohne manuelle Berechnungen für verschiedene Kundengruppen.

Retouren- und Reklamationsprozesse – Strukturierte Abwicklung mit automatischer Lagerbuchung und Kundengutschriften.

Schnittstellen & Automatisierung

EDI- & XML-Schnittstellen – Direkter Datenaustausch mit Großkunden und Spediteuren eliminiert manuelle Eingabefehler.

REST/SOAP-API + ODBC – Anbindung an Webshops, PIM-Systeme, BI-Tools und Zahlungsdienstleister über standardisierte Schnittstellen.

DATEV-Integration & Bankschnittstellen – Nahtlose Übergabe buchungsrelevanter Daten an Finanzbuchhaltung inklusive SEPA-XML-Export.

Controlling & Transparenz

Frei konfigurierbare Reports & Dashboards – Lagerkennzahlen, Umsatztrends und Lagerquoten werden live verfügbar gemacht.

🟨 Besonderheiten – Was macht GDI Business-Line einzigartig?

Low-Code-Customizing via GDI Studio

Das GDI Studio ermöglicht Business-Usern ohne Programmierkenntnisse die Anpassung von Masken, Reports und Workflows. Diese Funktionalität beschleunigt Implementierungen um 20 bis 30 Prozent und senkt Customizing-Kosten erheblich. Key-User können eigenständig kleinere Anpassungen vornehmen, ohne externe Entwickler beauftragen zu müssen.

Einschränkung: Komplexe Programmierlogik und tiefgreifende Systemanpassungen erfordern weiterhin die Unterstützung erfahrener Entwickler oder zertifizierter Partner.

Natives Gesamt-Ökosystem aus einer Hand

GDI Business-Line verbindet Warenwirtschaft, CRM und Dokumentenmanagement in einer gemeinsamen Datenbank. Der Shared-Database-Ansatz eliminiert typische Synchronisationsprobleme zwischen Einzellösungen. Kundenstammdaten werden einmalig gepflegt und stehen konsistent in allen Modulen zur Verfügung.

Einschränkung: Die Module sind weniger spezialisiert als dedizierte Punkt-Lösungen. Für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen an einzelne Bereiche kann eine Best-of-Breed-Strategie vorteilhafter sein.

Flexibles Hybrid-Deployment ohne Datenmigrationszwang

Anwender können zwischen On-Premise und Cloud (Microsoft Azure) wähseln oder beides parallel betreiben. Der Wechsel zwischen den Betriebsmodellen erfolgt ohne aufwendige Datenmigration. Diese Flexibilität verhindert technologischen Lock-In und ermöglicht Skalierung nach tatsächlichem Bedarf.

Einschränkung: Diese Flexibilität gilt für interne Systemumzüge. Migrationen von Fremdsystemen zu GDI Business-Line erfordern klassische ETL-Prozesse mit entsprechendem Aufwand.

GoBD-Zertifizierung und Revisionssicherheit

Die Software erfüllt alle Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenzugriffsrechte. Ein vollständiger Audit Trail protokolliert alle Warenbewegungen revisionssicher. Die digitale Rechnungsarchivierung entspricht den strengen Anforderungen deutscher Finanzbehörden.

Einschränkung: Dieser Vorteil ist primär für Unternehmen im deutschsprachigen Raum relevant. Für internationale Märkte bietet die GoBD-Zertifizierung keinen Mehrwert.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich GDI Business-Line besonders?

Ideale Zielgruppen

Mittelständischer Großhandel mit 20 bis 150 Mitarbeitern profitiert besonders von der Kombination aus Multi-Lager-Verwaltung, EDI-Fähigkeit und flexiblem Rabattmanagement. Die nahtlose Lieferanten-Integration und automatisierte Bestellvorschläge optimieren die Disposition. Unternehmen dieser Größenordnung benötigen professionelle Funktionen ohne die Komplexität von SAP-Systemen.

Lohnfertiger und einfache Serienfertiger mit 30 bis 100 Mitarbeitern finden in der Bedarfsprognose, Chargenverfolgung und flexiblen Preismodellen wertvolle Werkzeuge. Die Lösung deckt typische Fertigungsabläufe ab, solange keine hochkomplexen PPS-Funktionen oder MES-Integration erforderlich sind. Für Unternehmen mit überschaubarer Produktionstiefe bietet das System ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

E-Commerce-Händler und Multi-Channel-Einzelhändler mit 20 bis 80 Mitarbeitern schätzen die Integration zu Shopsystemen wie Shopware oder Magento. Mobile Kommissionierung beschleunigt Fulfillment-Prozesse erheblich. Das strukturierte Retouren-Handling ist für Online-Geschäftsmodelle mit hohen Rücksendequoten besonders relevant.

Filialbetriebe mit Lagervernetzung und 50 bis 200 Mitarbeitern nutzen die zentrale Disposition über mehrere Standorte hinweg. Die Umlagerungslogik und filialspezifische Preisfindung unterstützen komplexe Vertriebsstrukturen. Zentrales und dezentrales Bestandsmanagement lassen sich effizient kombinieren.

Weniger geeignet für

Die Software stößt bei hochkomplexer Serienfertigung mit tiefer Produktionsplanung an Grenzen. Unternehmen mit mehr als 200 gleichzeitigen Nutzern erreichen Skalierungsgrenzen. Global verteilte Konzerne mit vielfältigen Lokalisierungsanforderungen sind mit internationalen ERP-Systemen besser bedient.

Entscheidungskriterien für die Auswahl

Betriebsmodell klären: Definieren Sie Ihre Cloud- oder On-Premise-Strategie bereits im Auswahlprozess. GDI beherrscht beide Varianten sowie Hybrid-Betrieb. Der spätere Wechsel ist möglich, verursacht aber Aufwand. Eine klare Entscheidung beschleunigt Implementierung und vermeidet spätere Anpassungen.

Customizing-Umfang realistisch einschätzen: Je mehr Standardprozesse Sie übernehmen können, desto schneller und kostengünstiger erfolgt der Go-Live. Das GDI Studio spart bei Sonderwünschen Zeit und Kosten gegenüber traditioneller Programmierung. Prüfen Sie kritisch, welche individuellen Anforderungen tatsächlich geschäftskritisch sind.

Integrationskomplexität analysieren: Erstellen Sie eine vollständige Liste aller anzubindenden Drittsysteme wie Webshops, DATEV, WMS oder Zahlungsdienstleister. GDI bietet Standard-Connectoren für viele Systeme und umfassende API-Unterstützung. Fordern Sie explizite Support-Zusagen für Ihre spezifischen Schnittstellen an.

Support-Anforderungen definieren: Bewerten Sie, ob lokale Beratung und deutschsprachiger 8-Stunden-Support Ihren Anforderungen entsprechen. Für missionskritische Prozesse mit 24/7-Anforderungen müssen erweiterte Support-Verträge geprüft werden. Erfragen Sie Referenzkunden aus Ihrer Branche und Region, um realistische Einschätzungen zu erhalten.

Details zur Warenwirtschaftsoftware

GDI Business-Line positioniert sich als integrierte Plattform-Lösung, nicht als spezialisiertes Einzelmodul. Die Software verbindet Warenwirtschaft mit CRM und Dokumentenmanagement in einer gemeinsamen Datenbasis. Dieser Ansatz verhindert die typischen Daten-Silos, die bei der Kombination mehrerer Einzellösungen entstehen. Anwender profitieren von durchgängigen Prozessen ohne manuelle Datenübertragung zwischen Systemen.

Die Warenwirtschafts-Module decken den vollständigen Lifecycle ab: von der Artikelanlage über Bestellung und Lagerhaltung bis zu Kommissionierung, Versand und Retouren-Management. Eine Besonderheit ist die vollständig integrierte Chargen- und Seriennummernverfolgung. Diese Funktion ist nicht optional, sondern fest im System verankert. Branchen mit gesetzlichen Rückverfolgbarkeitspflichten wie Pharma, Lebensmittel oder Elektronik finden hier einen entscheidenden Vorteil.

Das System richtet sich primär an den deutschsprachigen Mittelstand mit 10 bis 200 gleichzeitigen Anwendern. Die Ausrichtung auf dieses Segment zeigt sich in der Funktionstiefe: professionell genug für komplexe Geschäftsprozesse, aber ohne die Überfrachtung großer Enterprise-Systeme. Die Benutzeroberfläche kombiniert einen klassischen Rich-Client mit modernen HTML5-Webanwendungen und mobilen Apps für Lager- und Außendienstmitarbeiter.

Wissenswertes zum Anbieter

Die GDI Software GmbH wurde 1992 in Würzburg gegründet und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter. Als inhabergeführtes Unternehmen ohne externe Investoren verfolgt GDI eine langfristige Strategie ohne kurzfristigen Renditedruck. Diese Kontinuität spiegelt sich in stabilen Kundenbeziehungen wider: Die Quote bei Vertragsver­längerungen liegt laut Herstellerangaben bei 85 Prozent. Über 30 Jahre Markpräsenz und regelmäßige Auszeichnungen wie „ERP-Hersteller 2021" unterstreichen die etablierte Position.

Die Softwareentwicklung erfolgt vollständig im eigenen Haus in Deutschland, nicht durch Offshore-Teams. Dieser Ansatz sichert hohe Code-Qualität, schnelle Bug-Fixes und direkte Kundenorientierung bei der Feature-Entwicklung. Kooperationen mit Hochschulen im Bereich KI und Business Intelligence zeigen den Innovationswillen des Unternehmens. Das zertifizierte Partnernetzwerk garantiert lokale Verfügbarkeit von Implementierungs- und Service-Experten in der gesamten D-A-CH-Region.

Die regionale Fokussierung auf den deutschsprachigen Markt hat Vor- und Nachteile. Einerseits kennt GDI die spezifischen Anforderungen deutscher Mittelständler genau, von GoBD-Konformität bis zu DATEV-Integration. Andererseits ist die Lösung für international agierende Konzerne mit weltweiten Standorten weniger geeignet als global ausgerichtete Systeme.

Technische Details & Integration

Die technische Architektur basiert auf einem .NET-Backend in C# mit Microsoft SQL Server ab Version 2017. Die Benutzeroberfläche kombiniert einen Rich-Client für Power-User mit HTML5-Webanwendungen für plattformunabhängigen Zugriff. Native mobile Apps für Android und iOS unterstützen Lagermitarbeiter und Außendienst. Das System ist skalierbar auf mehrere Applikationsserver und vollständig Cloud-Ready für Microsoft Azure.

Die Schnittstellenarchitektur bietet REST- und SOAP-APIs mit vollständiger Swagger-/OpenAPI-Dokumentation. ODBC-Zugriff auf die Datenbank ermöglicht externen BI-Tools direkten Lesezugriff. Standardkonnektoren existieren für DATEV, Zahlungsdienstleister, EDI-Standards (ORDERS, DESADV, INVOIC) und Microsoft Office. Für E-Commerce-Plattformen stehen Marketplace-Connectoren zur Verfügung, die Aufwand und Risiko bei Webshop-Integrationen reduzieren.

Hinsichtlich Performance empfiehlt der Hersteller die Lösung typischerweise bis 100.000 Artikel ohne Leistungsdrosselung. Darüber hinaus sind explizite Lasttests erforderlich. Die Datenbank kann auf separate Server ausgelagert werden, um Ressourcen zu trennen. Bei Cloud-Instanzen auf Azure müssen CPU und RAM entsprechend dimensioniert werden. Ein vollständiger Audit Trail protokolliert alle Warenbewegungen revisionssicher über den gesetzlich geforderten Zeitraum von zehn Jahren.

Kosten & Preismodell

Die Lizenzkosten für On-Premise-Installationen liegen zwischen 1.000 und 2.500 Euro pro Benutzer. Staffelpreise und Modulkombinationen können bei komplexen Anforderungen bis 5.000 Euro pro Lizenz erreichen. Die jährliche Wartung beläuft sich auf etwa 18 Prozent der Lizenzkosten und umfasst Support, Updates und Hotfixes.

Cloud-Anwender zahlen monatlich 50 bis 100 Euro pro Benutzer. Dieses Modell beinhaltet alle Updates und Patches ohne zusätzliche Wartungsgebühr. Implementierungskosten liegen typischerweise bei 15 bis 25 Prozent der Lizenzkosten für Standard-Szenarien. Bei umfangreichen Anpassungen, komplexen Schnittstellen oder intensivem Schulungsbedarf können diese Kosten auch 50 Prozent oder mehr erreichen.

Für On-Premise-Betrieb fallen zusätzliche Infrastrukturkosten an: Hardware, SQL-Server-Lizenzen, Backup-Systeme und Administrationsaufwand summieren sich auf 5.000 bis 15.000 Euro jährlich. Ein TCO-Beispiel für 30 Nutzer über fünf Jahre: On-Premise verursacht rund 498.000 Euro, Cloud etwa 367.000 Euro. Die Cloud-Variante ist günstiger durch wegfallende Infrastruktur und reduzierte interne IT-Aufwände.

Der Return on Investment liegt laut Herstellerangaben und Anwenderberichten bei 1,5 bis 3 Jahren. Einsparungen entstehen durch optimierte Lagerhaltung, effizienteren Personaleinsatz und Reduktion von Bestandsfehlern. Diese Amortisationszeit setzt voraus, dass die Implementierung erfolgreich verläuft und Prozesse tatsächlich optimiert werden.

Migration & Umstieg

Die typische Projektlaufzeit für eine Standard-Warenwirtschafts-Implementierung mit einem Lagerstandort und 20 bis 50 Anwendern beträgt drei bis sechs Monate. Komplexe Projekte mit Multi-Lager-Strukturen, zahlreichen EDI-Schnittstellen und umfangreichem Customizing können sechs bis zwölf Monate in Anspruch nehmen. Diese Zeitspannen setzen voraus, dass die notwendigen Ressourcen bereitstehen und Entscheidungen zügig getroffen werden.

Erforderliche Ressourcen umfassen ein bis zwei interne Key-User, ein bis zwei GDI-Consultants, IT-Support-Kapazitäten und drei bis fünf Tage Schulungsaufwand pro Anwender. Key-User sollten über tiefes Prozessverständnis verfügen und ausreichend Zeit für das Projekt haben. Die Unterschätzung des internen Aufwands ist ein häufiger Grund für Projektverzögerungen.

Die Datenmigration erfolgt skriptgestützt aus Excel, CSV-Dateien oder Altsystemen. Erfahrungswerte zeigen, dass 10 bis 20 Prozent manuelle Nacharbeit bei der Stammdatenbereinigung erforderlich sind. Dieser Aufwand wird oft unterschätzt: Datenqualitätsprobleme im Altsystem führen zu erheblicher Zeitverschwendung. Die Bereinigung von Stammdaten sollte idealerweise vor Projektstart erfolgen, nicht währenddessen.

Die typische Go-Live-Strategie umfasst ein bis zwei Wochen Parallel-Run, in denen Alt- und Neusystem gleichzeitig laufen. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt der Cutover zum produktiven Betrieb. Der entscheidende Erfolgsfaktor ist die Datenqualität im Ausgangssystem: Schlechte Altdaten multiplizieren Aufwand und Risiko erheblich.

Vorteile und Herausforderungen

Die automatisierte Bestandsführung reduziert Fehlerquoten und senkt Fehlbestände um typischerweise 20 Prozent. Mobile Kommissionierung verkürzt Pick-Zeiten um durchschnittlich 25 Prozent und ermöglicht papierloses Arbeiten im Lager. Die intuitive Bedienoberfläche ermöglicht neue Mitarbeiter nach drei bis fünf Tagen produktiv einzusetzen. Das Low-Code Studio senkt Customizing-Kosten um 30 bis 50 Prozent gegenüber traditioneller Programmierung.

Die Integration von Warenwirtschaft, CRM und Dokumentenmanagement in einer Datenbasis eliminiert typische Synchronisationsprobleme zwischen Einzellösungen. Kundendaten werden einmalig gepflegt und stehen konsistent für Bonitätsprüfung, Angebotserstellung und Service zur Verfügung. Diese Durchgängigkeit steigert Datenqualität und Prozesseffizienz erheblich.

Performance-Einschränkungen treten bei sehr großen Artikelstammsätzen über 100.000 Positionen auf. Ursachen sind DB-Indexing-Komplexität und Query-Performance. Die Lösung besteht in vorab durchgeführten Lasttests und gegebenenfalls Datenbank-Partitionierung. Die Standard-Reporting-Funktionen decken typische Anforderungen ab, erreichen aber nicht die Analysetiefe spezialisierter BI-Tools. Für komplexe Ad-hoc-Analysen sind Zusatzlizenzen für QlikView, Tableau oder Power BI sinnvoll.

Die PPS-Funktionen sind für Handelsunternehmen ausreichend, für komplexe Serienfertigungsszenarien jedoch begrenzt. Das System ist für Handel optimiert, nicht für tiefe Produktionsplanung mit Maschinenleitständen. Serienfertiger mit komplexen Anforderungen sollten SAP Business One oder spezialisierte MES-Lösungen evaluieren. Widerstand gegen Veränderung bei Mitarbeitern ist eine häufige Herausforderung: Frühes Change-Management und Multiplikatoren-Training sind erfolgskritisch.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist die Software cloud-ready? Ja, Microsoft Azure ist als Cloud-Plattform verfügbar. Hybrid-Betrieb mit On-Premise- und Cloud-Komponenten ist ebenfalls möglich. Ein besonderer Vorteil: Der Wechsel zwischen den Betriebsmodellen erfolgt ohne aufwendige Datenmigration. Diese Flexibilität unterscheidet GDI von vielen Wettbewerbern mit strikter Trennung zwischen On-Premise- und Cloud-Versionen.

Wie lange dauert eine typische Implementierung? Standard-Warenwirtschaft mit einem Lagerstandort benötigt drei bis sechs Monate. Komplexe Szenarien mit Multi-Lager-Strukturen und zahlreichen EDI-Schnittstellen können neun bis zwölf Monate dauern. Der Schlüsselfaktor ist Datenqualität: Schlechte Altdaten lassen Projekte erheblich länger dauern. Die Bereinigung vor Projektstart spart später massive Zeit und Frustration.

Welche Schnittstellen sind standardmäßig verfügbar? DATEV, Microsoft Office, EDI-Standards (ORDERS, DESADV, INVOIC), REST/SOAP-API, Zahlungsdienstleister und Webshops über Marketplace-Connectoren sind im Standard enthalten. Für spezielle Anforderungen ermöglicht die API-Integration individuelle Anbindungen, die jedoch längere Implementierungszeiten erfordern.

Ist GDI Business-Line auch für internationale Unternehmen geeignet? Die Lösung ist für den deutschsprachigen Raum optimiert und dort sehr stark. Für Unternehmen in der gesamten EU ist sie bedingt geeignet. Weltweit operierende Konzerne mit Standorten in China, USA oder anderen Kontinenten sollten global ausgerichtete Systeme wie SAP Business One oder Microsoft Dynamics 365 Business Central evaluieren.

Was kostet eine Lizenz konkret? On-Premise-Lizenzen kosten 1.000 bis 2.500 Euro pro Nutzer, Cloud-Abonnements 50 bis 100 Euro pro Nutzer und Monat. Exakte Preise erfordern eine individuelle Anfrage beim Anbieter oder zertifizierten Partnern. Staffelrabatte gibt es ab zehn Nutzern. Die jährliche Wartung für On-Premise-Lizenzen beträgt etwa 18 Prozent der Anschaffungskosten.

Wie sicher sind die Daten? SSL/TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung. SQL-Server-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffe verhindern unbefugten Zugang. Ein Audit Trail protokolliert alle Änderungen revisionssicher. Cloud-Instanzen auf Azure sind ISO 27001 zertifiziert. Bei On-Premise-Installationen liegt die Backup-Strategie in der Verantwortung des Kunden.

Kann ich später problemlos zu einem anderen System wechseln? Die Daten liegen in Standard-SQL (Microsoft SQL Server) und sind grundsätzlich exportierbar. Allerdings gehen individuelle Anpassungen der Datenstruktur durch Customizing verloren und müssen gegebenenfalls zurückgebaut werden. Standard-Konfigurationen ohne tiefgreifende Anpassungen sind gut portabel. Ein Lock-In entsteht hauptsächlich durch investierte Anpassungen, nicht durch proprietäre Datenformate.

Wie wird die Software aktualisiert? Ein bis zwei große Feature-Releases pro Jahr sowie Hotfixes für Sicherheit und kritische Fehler sind üblich. Der Hersteller strebt Abwärtskompatibilität an. On-Premise-Kunden können den Zeitpunkt von Updates selbst bestimmen. Cloud-Kunden erhalten Updates automatisch ohne geplante Downtime. Die Update-Strategie berücksichtigt Produktivbetrieb und minimiert Unterbrechungen.