BAUMANN Warenwirtschaft | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann BAUMANN Warenwirtschaft?

Lagerverwaltung & Bestandskontrolle

Mehrlager- und Chargenverwaltung mit FIFO/FEFO Verwaltung mehrerer Standorte mit automatischer Rotationssicherung für verderbliche Waren und Ablaufdaten.

Mobile Barcode-Erfassung per Smartphone/Tablet Papierlose Ein- und Auslagerung mit Echtzeit-Bestandsabgleich direkt im Lager.

Permanente und Zyklus-Inventur mit Drill-down Flexible Inventurmethoden mit lückenloser Chargen- und Seriennummern-Nachverfolgung.

ABC-Analyse und Umschlagshäufigkeit Automatische Klassifizierung von Langsamdrehern zur gezielten Bestandsoptimierung.

Einkaufsabwicklung & Bestellmanagement

Automatische Bestellvorschläge nach Mindestbestand Intelligente Mengenkalkulation reduziert Fehlbestellungen und vermeidet Überbestände.

Freigabe-Workflows mit Eskalation Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit E-Mail-Benachrichtigung sichern Budgetkontrolle.

Rahmenaufträge und Konditionsverwaltung Zentrale Pflege von Lieferantenkonditionen, Preislisten und Zahlungsbedingungen.

Auftragsmanagement & Vertrieb

Angebots-Konfiguration mit Produktvarianten Schnelle Offerterstellung für komplexe Variationen ohne Medienbruch.

Integrierte Lieferschein-Rechnungs-Abwicklung Durchgängige Belegverfolgung von der Auftragsbestätigung bis zur Gutschrift.

Controlling & Rentabilität

Vorkalkulation mit Deckungsbeitragsrechnung Transparente Gewinnmargen-Berechnung pro Auftrag vor Auftragsannahme.

Szenarienvergleich IST/SOLL Flexible Datenanalyse für management-relevante KPI-Dashboards.

Integration & Datenaustausch

EDI-Schnittstelle zu Lieferanten und Kunden Automatisierter Datenaustausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Shop-Integration für Magento und Shopware Nahtlose Bestellsynchronisation vom Online-Shop ins Lager.

FiBu-Schnittstelle zu DATEV und Lexware Vorkonfigurierte Anbindung an Finanzbuchhaltungs- und Steuersysteme.

Zugriff & Sicherheit

Rollen- und Berechtigungsverwaltung mit SSO Granulare Zugriffskontrolle pro Modul mit Active-Directory-Integration.

🟨 Besonderheiten – Was macht BAUMANN Warenwirtschaft einzigartig?

Inhouse entwickelte Komplett-ERP-Suite

BAUMANN bietet alle Module aus einer Hand – von der Warenwirtschaft über Finanzbuchhaltung bis zum Controlling. Dies schafft eine konsistente Benutzeroberfläche ohne Schnittstellenprobleme zwischen verschiedenen Systemen. Die enge Datenintegration erspart zusätzliche Lizenzkosten für Drittanbieter-Software.

Einschränkung: Die PPS-Funktionalität für komplexe Fertigungsplanung bleibt begrenzt. Produktionsbetriebe mit Advanced-Planning-Anforderungen stoßen an Grenzen.

Branchentemplates mit Vorkonfiguration

Speziell für Handel, Distribution und Pharma stehen vorkonfigurierte Prozessvorlagen bereit. Dies verkürzt die Implementierungszeit von typisch 9-12 Monaten auf 3-6 Monate. Für Pharmaunternehmen sind Chargenrückverfolgung und Qualitätssicherung bereits integriert.

Einschränkung: Hochgradig individualisierte Nischenprozesse erfordern trotz Templates zusätzliches Customizing-Budget. Unternehmen müssen bereit sein, ihre Prozesse anzupassen.

ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum in DACH

Das Hosting erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die DSGVO-native Architektur bietet Datensouveränität für datenschutzsensible Branchen wie Pharma und Healthcare.

Einschränkung: Im Gegensatz zu hyperscaler Cloud-Anbietern gibt es keine globale Multi-Region-Redundanz für weltweite Verfügbarkeit.

Agiles Release-Modell mit Kundenbeteiligung

Regelmäßige Updates ohne lange Wartestaus zeichnen BAUMANN aus. Die Roadmap umfasst KI-gestützte Bestandsprognosen in Kooperation mit Fachhochschulen. Kunden können über ein Beta-Tester-Programm aktiv an der Weiterentwicklung mitwirken.

Einschränkung: Beta-Features erfordern Selbstverpflichtung zur Mitarbeit. KI-Funktionen sind noch nicht produktiv verfügbar.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich BAUMANN Warenwirtschaft besonders?

Ideale Zielgruppen

Lagerleiter in Handelsbetrieben (20–100 Mitarbeiter) Bei der Verwaltung von 500 bis 5.000 Artikeln über ein bis drei Lager liefern mobile Barcode-Erfassung und FIFO-Logik sofortigen Mehrwert. Die Fehlerreduktion bei Ein- und Auslagerung ist messbar, Inventurzeiten sinken um bis zu 50 Prozent.

Einkaufsleiter in Distributionsunternehmen Wer zentral für Filialen oder Kunden mit regelmäßigen Abrufen beschafft, profitiert von automatischen Bestellvorschlägen und EDI-Schnittstellen. Dies spart wöchentlich 8 bis 10 Arbeitsstunden und verhindert Fehlmengen.

Vertriebsinnendienst mit Variantenbedarf Bei konfigurativen Produkten beschleunigt der Auftragsassistent mit Konditionskalkulation die Angebotserstellung um 40 Prozent. Die Fehleranfälligkeit bei komplexen Varianten sinkt deutlich.

Controller in KMU (2–100 Millionen Euro Umsatz) Dezentrale Gewinn- und Verlustrechnung pro Kundengruppe oder Produkt ermöglicht fundierte Preisstrategien. Deckungsbeitragsrechnung und ABC-Analyse liefern die Datenbasis für rentabilitätsorientierte Entscheidungen.

Wichtige Auswahlkriterien

Automatisierungsgrad in Kernprozessen: Prüfen Sie, ob die Software manuelle Bestell- und Inventurprozesse um mindestens 30 Prozent reduziert. BAUMANN bietet hohe Automatisierung durch Workflows und Bestellvorschläge.

Tiefe FiBu-Integration ohne Drittanbieter: Entscheiden Sie, ob Sie eine monolithische Suite oder Flexibilität durch Best-of-Breed-Ansätze benötigen. BAUMANN punktet mit nahtloser Integration aus einer Hand.

Branchen-Vorkonfiguration versus Custom-Overhead: Entspricht Ihre Branche (Handel, Distribution, Pharma) den verfügbaren Templates? Dies entscheidet über Implementierungsgeschwindigkeit und -kosten.

Betriebsmodell-Flexibilität: Klären Sie, ob Cloud-Hosting mit DSGVO-Konformität ausreicht oder ob Sie On-Premise-Kontrolle für spezielle Compliance-Anforderungen benötigen.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

BAUMANN Warenwirtschaft ist eine integrierte ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Der Fokus liegt auf Prozessoptimierung statt reiner Prozessabbildung. Das bedeutet: Die Software standardisiert bewährte Branchenprozesse, anstatt hochindividuelle Unternehmensabläufe eins zu eins nachzubilden.

Typische Anwender beschäftigen 20 bis 250 Mitarbeiter in Vertrieb und Logistik und erwirtschaften 2 bis 100 Millionen Euro Jahresumsatz. Die Software adressiert speziell Handel, Distribution und spezialisierte Fertigung wie Pharma oder Verpackung. Wesentliche Module umfassen Stammdatenverwaltung, Einkaufsabwicklung, Auftragsmanagement, Lagerverwaltung, Inventur, Reporting, Controlling sowie Workflows und Freigaben.

Alle Module stammen aus inhouse-Entwicklung ohne zugekaufte Schnittstellenprodukte. Dies vermeidet Integrationsprobleme zwischen verschiedenen Herstellern. Die konsistente Bedienoberfläche verkürzt Einarbeitungszeiten. Anwender müssen nicht zwischen verschiedenen Systemlogiken wechseln.

Wichtige Einschränkung: Komplexe Fertigungsszenarios mit Advanced Planning Scheduling oder tiefgreifender Ressourcenplanung sind nicht abgedeckt. Für reine Produktionsbetriebe mit umfangreichem PPS-Bedarf ist BAUMANN Warenwirtschaft nicht erste Wahl. Das System eignet sich für Handelsbetriebe und Distributoren mit einfachen Fertigungs- oder Montageprozessen.

Die Architektur basiert auf einem Client-Server-Modell mit MS SQL Server als Backend. Das Frontend ist browserbasiert und nutzt HTML5, CSS3 und JavaScript. Die Roadmap sieht Migration zu .NET-Core und Microservice-Architektur vor, was zukunftssichere Skalierbarkeit und modulare Updates ermöglichen soll.

Wissenswertes zum Anbieter

Die BAUMANN Software GmbH wurde vor über 25 Jahren gegründet und beschäftigt etwa 60 Mitarbeiter. Der Firmensitz liegt in Süddeutschland. Als unabhängiger, auf KMU spezialisierter ERP-Anbieter ohne prominente VC-Investoren hat sich das Unternehmen auf den deutschsprachigen Markt fokussiert.

Die Unternehmensphilosophie lautet „Prozessoptimierung statt Prozessabbildung". Konkret bedeutet dies: Statt hochflexible, universelle Software anzubieten, werden Branchenprozesse als Templates vorkonfiguriert. Dies reduziert die Time-to-Value erheblich, erfordert aber Bereitschaft zur Prozessanpassung durch den Kunden. Wer stark individualisierte Abläufe eins zu eins übernehmen möchte, muss mit höherem Customizing-Aufwand rechnen.

Die Kundenorientierung zeigt sich durch persönliche Key Accounts, jährliche Workshops und ein Beta-Tester-Programm. Quarterly Roadshows informieren über neue Features. Ein Ideenmanagement mit Kundenbeteiligung erlaubt aktive Mitgestaltung der Produktentwicklung. Die Support-Reaktionszeit liegt laut Herstellerangaben unter vier Stunden.

Die lange Marktpräsenz und fokussierte Zielgruppe belegen Stabilität. BAUMANN setzt auf langfristige Kundenbeziehungen statt schnellem Wachstum durch Investor-getriebene Expansion. Dies schafft Planungssicherheit für Mittelständler, die auf verlässliche Partner angewiesen sind.

Allerdings beschränkt sich die Marktpräsenz weitgehend auf den DACH-Raum. Für Unternehmen mit internationalen Expansionsplänen außerhalb Europas könnte dies zum Engpass werden. Support und Dokumentation sind primär auf Deutsch und Englisch verfügbar.

Technische Details & Integration

Die Architektur kombiniert ein bewährtes Client-Server-Modell mit modernen Webtechnologien. Das Backend nutzt MS SQL Server für Datenhaltung und Transaktionssicherheit. Das Rich-Client-Frontend basiert auf Webtechnologien und läuft im Browser, was plattformübergreifende Nutzung ermöglicht.

Die Roadmap sieht Migration zu .NET-Core und Microservice-Architektur vor. Dies verspricht bessere Skalierbarkeit und ermöglicht modulare Updates einzelner Komponenten ohne Systemstillstand. Für wachsende Unternehmen ist dies ein wichtiger Zukunftsaspekt.

BAUMANN bietet offene Webservices über SOAP und REST-APIs. XML- und CSV-Import erleichtern Datenmigration und regelmäßige Datenabgleiche. Microsoft Power Automate-Konnektoren ermöglichen Low-Code-Integration mit Office 365 und anderen Cloud-Diensten. Vorkonfigurierte Integrationen existieren für Magento, Shopware, DATEV, Lexware und gängige Zahlungsanbieter. Ein EDI-Modul automatisiert den B2B-Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden.

Informationslücke: Die Qualität der API-Dokumentation und der Support für Eigenentwicklungen sind nicht detailliert dokumentiert. Unternehmen mit komplexen Integrationsprojekten sollten vorab technische Datasheets und Entwickler-Dokumentation anfordern.

Sicherheit und Compliance stehen im Fokus. Das ISO 27001-zertifizierte Hosting in Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz gewährleistet DSGVO-konforme Datenhaltung. Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Single Sign-On via LDAP oder Active Directory sichern Benutzerverwaltung. Das System unterstützt Umsatzsteuer, Intrastat-Meldungen, Zollabwicklung und GxP-Konformität für die Pharmabranche.

Für datenschutzrelevante Branchen bietet BAUMANN ein starkes Sicherheitsangebot. Die Datensouveränität innerhalb der EU ist für viele Mittelständler kaufentscheidend. Im Vergleich zu US-Cloud-Anbietern entfallen rechtliche Unsicherheiten bei grenzüberschreitendem Datentransfer.

Wichtig zu klären: Service Level Agreements (SLAs) mit konkreten Verfügbarkeitsgarantien, Recovery Time Objectives (RTO) und Recovery Point Objectives (RPO) sollten im Detail geprüft werden. Diese Informationen sind für die Bewertung der Geschäftskontinuität bei Cloud-Ausfällen entscheidend.

Kosten & Preismodell

BAUMANN nutzt ein modulares Lizenzmodell mit Einzelplatz- oder Concurrent-User-Lizenzen. Die Basis-Warenwirtschaft lässt sich durch optionale Module wie CRM, Business Intelligence, PPS oder EDI erweitern. Die Wartung beträgt 18 Prozent der jährlichen Lizenzkosten und umfasst Updates, Patches und Basis-Support.

Wichtige Informationslücke: Konkrete Kosten pro User oder Modul in Euro sind nicht öffentlich verfügbar. Für eine fundierte Budgetplanung sollten Entscheider ein detailliertes Angebot mit Referenz-Szenarien (beispielsweise 50, 100 oder 250 User) anfordern.

Einmalige Implementierungskosten liegen typischerweise zwischen 10.000 und 50.000 Euro. Diese variieren je nach Umfang der Datenmigration, Customizing-Anforderungen und Schulungsaufwand. Die Total Cost of Ownership (TCO) über drei bis fünf Jahre umfasst neben Lizenz und Wartung auch Hosting (bei Cloud-Betrieb), Support-Pakete, interne Schulungen und IT-Administration.

Der Return on Investment (ROI) basiert auf Prozessbeschleunigung und Fehlerreduktion. Typische Einsparungen: Angebotslaufzeiten minus 40 Prozent, Inventurzeiten minus 50 Prozent, Lagerpersonalaufwand minus 20 bis 30 Prozent. Die Amortisationszeit liegt bei mittleren Implementierungen typisch bei 12 bis 24 Monaten.

Voraussetzung für schnelle Amortisation: Hoher Automatisierungsbedarf in manuellen Prozessen, ausreichend Transaktionsvolumen und konsequente Nutzung der Workflow-Funktionen. Bei kleinen Betrieben mit wenigen Transaktionen verzögert sich die Amortisation.

Für eine realistische TCO-Berechnung fehlen detaillierte ROI-Fallstudien mit messbaren Vorher-Nachher-KPIs. Interessenten sollten anonymisierte Case Studies mit konkreten Zahlen anfordern, um Wirtschaftlichkeitsrechnungen auf solider Basis durchzuführen.

Migration & Umstieg

BAUMANN bietet Standard-Migrationspakete für Excel, Access und Microsoft Navision. Datenaufbereitung erfolgt durch BAUMANN-Consultants in Zusammenarbeit mit Key-Usern des Kunden. Eine parallele Test- und Produktivumgebung über drei bis sechs Monate ermöglicht schrittweisen Umstieg ohne Geschäftsunterbrechung.

Das Projektteam besteht typischerweise aus Key-Usern der Fachabteilungen, einem IT-Administrator auf Kundenseite und BAUMANN-Beratern. Klare Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung verhindert Missverständnisse während der Implementierung.

Kritische Erfolgsfaktoren: Datenqualität wird häufig unterschätzt. Altdaten-Bereinigung sollte bereits vor Projektstart beginnen. Doppelte Kundendaten, inkonsistente Artikelnummern oder fehlerhafte Bestandsangaben verursachen sonst massive Probleme beim Go-Live. Aktives Change Management ist unverzichtbar. Mitarbeiter müssen frühzeitig eingebunden werden, um Akzeptanz zu schaffen.

Management-Commitment zeigt sich in der Freistellung von Key-Usern. Diese sollten während der Implementierung zu 50 bis 80 Prozent verfügbar sein, nicht nebenbei. Schulungsumfang: drei bis fünf Tage Onsite-Training plus E-Learning-Plattform für Selbststudium.

Informationslücke: Die durchschnittliche Migrationsdauer in Tagen ist nicht konkret angegeben. Für realistische Projektplanung sollten Interessenten ein Datenblatt mit Benchmarks für verschiedene Unternehmensgrößen (20, 100, 250 Mitarbeiter) anfordern.

Die hohe Anwenderakzeptanz laut Kundenfeedback reduziert Change-Risiken. Persönlicher Support während des Go-Live und sechs Monate Post-Implementation ist entscheidend. Ein Kundenportal mit Knowledgebase und Release-Notes unterstützt Selbsthilfe bei Standard-Fragen.

Häufige Implementierungsfehler vermeiden:

• Mangelhafte Datenvorbereitung führt zu „Müll rein, Müll raus"
• Fehlende Key-User-Freistellung verzögert Entscheidungen
• Zu wenig Change Management verursacht Widerstände
• Unrealistische Prozesserwartungen treiben Customizing-Kosten hoch
• Mangelnder Support-Commitment nach Go-Live gefährdet Praxistauglichkeit

Vorteile und Herausforderungen

Vorteile

Schnelle Implementierung durch Branchentemplates: Die Projektdauer sinkt von typisch 9 bis 12 Monaten auf 3 bis 6 Monate. Reduzierter Customizing-Overhead senkt Kosten und Risiken. Bewährte Prozess-Blaupausen beschleunigen Entscheidungen.

Hohe native Integration: Die inhouse entwickelte Suite vermeidet Schnittstellenverluste zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Daten fließen nahtlos ohne Export-Import-Routinen. Dies reduziert Fehlerquellen und Wartungsaufwand.

Automatisierungsgrad: Bestellvorschläge, Freigabeworkflows und Inventur-Optimierung reduzieren manuelle Prozesse um bis zu 30 Prozent. Barcode-Scanning eliminiert Tippfehler. Automatische FIFO-Rotation verhindert Verderb.

Datensicherheit und Compliance: ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-native Architektur und Hosting in Deutschland, Österreich oder der Schweiz schaffen Vertrauen für sensible Daten. Für Branchen wie Pharma oder Healthcare ist dies kaufentscheidend.

Innovationsfähigkeit: Die Roadmap mit Microservices und KI-gestützten Forecasts zeigt Zukunftsorientierung. Agile Releases mit Kundenbeteiligung ermöglichen schnelle Reaktion auf Marktanforderungen.

Herausforderungen

Begrenzte PPS für Fertigung: BAUMANN eignet sich nicht für Produktionsbetriebe mit komplexer Fertigungsplanung. Unternehmen benötigen gegebenenfalls zusätzliche APS-Systeme, was Integrations- und Lizenzkosten erhöht.

Mobile App in Basisversion: Desktop-Funktionalität übersteigt mobile Möglichkeiten deutlich. Offline-Modus ist nicht verfügbar. Für mobiles Lagermanagement mit instabiler Internetverbindung kann dies problematisch sein.

Prozesszwang durch Templates: Unternehmen mit hochindividuellen Prozessen müssen sich anpassen, nicht umgekehrt. Wer Prozesse nicht standardisieren kann oder will, zahlt hohe Customizing-Kosten.

Skalierungsgrenze: Bei über 250 Benutzern oder über 100 Millionen Euro Umsatz können technische oder organisatorische Grenzen erreicht werden. Wachstumsstarke Unternehmen sollten Skalierungsfähigkeit vorab prüfen.

Marktpräsenz außerhalb DACH: Der Fokus auf den deutschsprachigen Raum begrenzt internationale Expansion. Support, Dokumentation und Compliance-Features konzentrieren sich auf europäische Anforderungen.

FAQ

Für wen ist BAUMANN Warenwirtschaft nicht geeignet?

BAUMANN passt nicht für reine Produktionsbetriebe mit komplexem Advanced Planning and Scheduling. Unternehmen mit hochgradig individualisierten Nischenprozessen, bei denen Customizing über 30 Prozent der Implementierungskosten ausmacht, sollten Alternativen prüfen. Konzerne mit über 500 Benutzern erreichen Skalierungsgrenzen. Firmen außerhalb des DACH-Raums, die auf Global-Player-Support angewiesen sind, finden bessere Lösungen bei international aufgestellten Anbietern.

Welcher Einsparungseffekt ist realistisch?

Lagerpersonal lässt sich durch Barcode-Automation und Inventur-Optimierung um 20 bis 30 Prozent reduzieren. Einkaufszeit sinkt durch Bestellvorschläge und Workflows um 40 Prozent. Angebotserstellung beschleunigt sich durch Variantenassistent um 30 bis 40 Prozent. Bestandskosten fallen durch FIFO, FEFO und ABC-Analysen um 10 bis 20 Prozent. Gesamtprozesslaufzeiten verkürzen sich bei Best-Practice-Kunden um 25 bis 50 Prozent.

Cloud oder On-Premise – was ist besser?

Cloud-Hosting durch BAUMANN in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ist wartungsfrei und DSGVO-konform. Automatische Updates entlasten die IT. Dies eignet sich ideal für Mittelständler ohne eigene IT-Ressourcen. On-Premise bietet maximale Datenkontrolle, keine laufenden Hosting-Kosten und Offline-Betrieb. Dies passt für IT-starke Unternehmen mit speziellen Compliance-Anforderungen. Hybride Modelle sind teilweise möglich, erhöhen aber die Komplexität.

Wie lange dauert der durchschnittliche Go-Live?

Basis-Implementierungen für 20 bis 100 Mitarbeiter an einem Standort benötigen drei bis vier Monate. Erweiterte Projekte mit 100 bis 250 Mitarbeitern, zwei bis drei Standorten und mehreren Modulen dauern fünf bis acht Monate. Customizing oder Altdaten-Sanierung verlängern das Projekt um ein bis drei Monate. Datenqualität, Prozessklärung und Mitarbeiter-Verfügbarkeit auf Kundenseite können die Dauer um 50 Prozent in beide Richtungen verschieben.

Welche Branchenerfahrung hat der Anbieter?

Handel (Metallteile, Lebensmittel, Technik) und Distribution (Pharma-Zulieferer, Verpackungsdienstleister) sind etablierte Referenzbereiche mit bewährten Templates. Chargenrückverfolgung und Qualitätssicherung sind implementiert. Leichtfertigung wie Verpackung und einfache Montage sind teilweise abgedeckt, aber nicht Fertigungsplanung. Industrie 4.0 und Komplexfertigung liegen nicht im Fokus. Service und Dienstleistungen werden minimal adressiert.

Gibt es Referenzkunden zum Austausch?

Genannt werden Händler für Metallteile (25 Mitarbeiter), Pharma-Zulieferer (80 Mitarbeiter) und Verpackungsdienstleister. Konkrete Namen, Kontaktinformationen und Fallstudien sind nicht öffentlich verfügbar. Interessenten sollten bei BAUMANN zwei bis drei Referenzen mit Kontaktfreigabe in ähnlicher Branche und Größe anfragen.

Was sind häufige Implementierungsfehler?

Mangelnde Datenvorbereitung führt zu schlechter Datenqualität im neuen System. Fehlende Key-User-Freistellung verzögert Entscheidungen massiv. Zu wenig Change Management erzeugt Widerstände in der Belegschaft. Unrealistische Prozesserwartungen treiben Customizing-Kosten in die Höhe. Mangelnder Support-Commitment nach Go-Live gefährdet den Praxiseinsatz in den ersten sechs kritischen Monaten.