Tookan | Speditionssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Tookan?

Disposition & Planung

• Multi-Stop-Routenoptimierung – Berechnet Touren mit bis zu 200 Stopps, spart 25–30 % Leerkilometer
• Regelbasierte Auftragszuweisung – Verteilt Aufträge automatisch nach Kapazität, Qualifikation und Priorität
• Zeitfenster-Management – Hinterlegt verbindliche Abhol- und Lieferzeiten inklusive SLA-Überwachung
• Batch-Disposition – Erstellt und verteilt mehrere Aufträge gleichzeitig in einem Durchgang

Tracking & Transparenz

• Echtzeit-GPS-Tracking – Zeigt Live-Standorte aller Fahrzeuge mit präziser ETA-Berechnung
• Geofencing – Löst automatische Benachrichtigungen beim Erreichen definierter Zonen aus
• Dashboard & Analytics – Visualisiert KPIs wie Lieferquote, Fahrerleistung und Durchschnittszeiten

Fahrer & Mobile Nutzung

• Mobile Fahrer-App – iOS/Android-App für Auftragsabruf, Navigation und Status-Updates
• Offline-Modus – Synchronisiert automatisch bei Verbindung, arbeitet ohne Internet weiter
• Proof of Delivery – Erfasst digital Unterschrift, Foto und Barcode-Scan rechtssicher

Kundenkommunikation & Integration

• Automatisierte Benachrichtigungen – Versendet SMS, E-Mail und Push-Mitteilungen, reduziert Rückfragen um 40 %
• API & Webhook-Integration – Verbindet ERP, CRM und E-Commerce über 30+ vorgefertigte Schnittstellen
• White-Label Mobile SDK – Erstellt eigene gebrandete Fahrer-App innerhalb von 4–6 Wochen

Verwaltung & Konfiguration

• Multi-Tenant-Architektur – Verwaltet mehrere Subunternehmer-Flotten zentral mit Datentrennung
• Fahrzeug- & Fahrerverwaltung – Speichert Dokumente, Qualifikationen und Verfügbarkeitszeiten strukturiert

🟨 Besonderheiten – Was macht Tookan einzigartig?

White-Label Mobile SDK für Markenbindung

Tookan ermöglicht es Speditionen, eine komplett gebrandete Fahrer-App unter eigenem Namen zu deployen. Fahrer nutzen Ihre Marke statt einer Fremdlösung, was die Bindung stärkt und die Kontrollierbarkeit erhöht. Die Umsetzung dauert 4–6 Wochen und umfasst nicht nur Logo-Anpassungen, sondern echte funktionale Individualisierung. Einschränkung: Die Entwicklung erfordert technische Ressourcen und kostet zusätzlich 10–20.000 €. Für kleine Speditionen ohne IT-Budget kann die Standard-App ausreichend sein.

Multi-Tenant Dispatch-Engine mit flexiblen Regeln

Die Plattform eignet sich besonders für Speditionen mit Subunternehmer-Modellen oder mehreren Geschäftsbereichen. Sie verwaltet verschiedene Flotten zentral, trennt aber die Daten sauber. Aufträge lassen sich nach komplexen Regeln verteilen – nach Nähe, Fahrzeugtyp, Qualifikation oder Auslastung. Einschränkung: Die Regelkonfiguration erfordert Einarbeitung und ist für sehr einfache Prozesse möglicherweise überdimensioniert.

30+ vorgefertigte Integrationen für schnelle Anbindung

Tookan bietet Konnektoren zu gängigen E-Commerce-Systemen (Shopify, WooCommerce), CRM-Tools (Salesforce) und ERP-Systemen (SAP). Das spart durchschnittlich 2–4 Wochen Integrationsprojekt. Einschränkung: Für spezialisierte Speditions-TMS wie WinSped, Soloplan oder SAP TM existieren keine fertigen Adapter. Hier sind Custom-Entwicklungen notwendig, die 5–15.000 € kosten können.

API-First-Architektur mit robuster Dokumentation

Die REST-API ist gut dokumentiert mit Code-Beispielen in mehreren Sprachen. Das ermöglicht maximale Flexibilität für kundenspezifische Prozesse und Integration auch mit älteren Systemen. Einschränkung: Die Umsetzung erfordert externe Entwickler-Ressourcen. Für Speditionen ohne IT-Abteilung entstehen zusätzliche Kosten und Abhängigkeiten.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Tookan besonders?

Zielgruppen mit Begründung

KMU-Speditionen mit 5–100 Fahrern im Stadt- und Regionalverkehr profitieren am stärksten von Tookan. Die Lösung passt perfekt zur Unternehmensgröße, der Fokus auf Effizienzsteigerung rechtfertigt die Investition, und die White-Label-App stärkt die eigene Marke gegenüber Kunden. Die Skalierbarkeit wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dass ein Systemwechsel nötig wird.

Plattform-Betreiber und Marktplätze für Delivery-Services finden in Tookan eine Out-of-the-Box-Lösung für Multi-Tenant-Szenarien. Die regelbasierte Logik verteilt Aufträge automatisch auf verschiedene Partner-Flotten, was für On-Demand-Modelle ideal ist. Die API-Offenheit ermöglicht die Integration in bestehende Marktplatz-Infrastrukturen.

Subunternehmer-Netzwerke und Franchise-Modelle benötigen zentrale Steuerung bei dezentraler Ausführung. Tookan liefert Tracking über alle Partner hinweg, ermöglicht aber getrennte Datenhaltung und Abrechnung. Die Transparenz gegenüber Endkunden bleibt einheitlich, während operative Autonomie erhalten bleibt.

Einzelne Abteilungen größerer Konzerne können Tookan für spezifische Anwendungsfälle wie innerstädtische Verteilung einsetzen. Die Modul-Integration in bestehendes ERP oder TMS ist gut möglich, ohne das Gesamtsystem zu ersetzen. Das reduziert Projektrisiken und ermöglicht schrittweise Digitalisierung.

Auswahlkriterien für die Entscheidung

Bedarf an konfigurierbarer Auftragsvergabe ist ein wichtiges Kriterium. Tookan punktet mit regelbasierter, flexibler Zuweisung nach Nähe, Qualifikation, Kapazität oder Fahrertyp. Wenn starre automatische Systeme Ihre Prozesse nicht abbilden können, bietet Tookan die nötige Flexibilität.

White-Label-Anforderung sollten Sie genau prüfen. Wenn Sie eine eigene gebrandete Fahrer-App benötigen, ist Tookan eine der wenigen Lösungen mit echtem SDK. Konkurrenzprodukte wie Onfleet bieten diese Tiefe nicht. Für reine Last-Mile-Prozesse ohne Markenanforderung genügt die Standard-App.

Integrationsfähigkeit mit bestehendem TMS oder ERP entscheidet über Projekterfolg. Tookan bietet gut dokumentierte REST-API, Webhooks und 30+ vorgefertigte Adapter. Für spezialisierte Speditions-TMS brauchen Sie jedoch externe Entwickler-Ressourcen. Kalkulieren Sie 2–6 Monate Projektdauer ein.

Skalierbarkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis müssen zu Ihrer Wachstumsplanung passen. Tookan skaliert modular von 50 bis über 1.000 Fahrern. Das Preismodell ist günstiger als vergleichbare Lösungen wie Onfleet, allerdings müssen Map-API- und SMS-Kosten einkalkuliert werden.

Details zur Speditionssoftware

Tookan ist eine cloudbasierte Last-Mile-Dispatch- und Tracking-Lösung, die sich auf automatisierte Tourenplanung und Fahrer-Management für innerstädtische und regionale Auslieferung spezialisiert. Der Fokus liegt klar auf Echtzeitoptimierung, Transparenz und Prozessautomatisierung. Internationale Speditionen mit Gefahrgutlogistik, Zollabwicklung oder Langstreckenverkehr sind nicht der Zielbereich.

Die Kernfunktion ist die Multi-Stop-Routenoptimierung, die bis zu 200 Stopps pro Tour berechnet. In der Praxis reduziert dies Leerfahrten typischerweise um 25–30 % und spart Disponenten 2–4 Stunden pro Tag. Die Algorithmen berücksichtigen Verkehrsbedingungen, Zeitfenster, Fahrzeugkapazitäten und Fahrer-Qualifikationen gleichzeitig. Das System passt Routen in Echtzeit an, wenn sich Bedingungen ändern.

Die Lösung ist hochgradig anpassbar durch regelbasierte Auftragsvergabe und offene API-Architektur. Das macht sie ideal für Speditionen, deren Prozesse standardisierte Dispatch-Systeme nicht abbilden können. Sie können eigene Vergabe-Logiken definieren: Round Robin, Nearest Driver, Kapazitäts-basiert oder nach Prioritäten. Die Flexibilität hat aber ihren Preis: Integration in bestehende Speditions-Systeme erfordert Entwickler-Ressourcen und mehrere Monate Projektdauer.

Abgrenzung zu klassischen TMS-Systemen

Tookan ersetzt kein vollständiges Transportation Management System. Funktionen wie Frachtratenverwaltung, Gefahrgut-Compliance, Laderaumoptimierung mit Palettenstellplätzen oder Zollabwicklung fehlen. Die Software ergänzt bestehende TMS als Frontend für Fahrer und Echtzeitverfolgung. Für reine Last-Mile-Prozesse kann Tookan eigenständig arbeiten, bei komplexeren Logistikketten bleibt ein TMS als Backbone notwendig.

Wissenswertes zum Anbieter

Jungleworks Inc. hat seinen Hauptsitz in Wilmington, USA, und ein großes Entwicklungszentrum in Bengaluru, Indien. Das Unternehmen beschäftigt rund 200 Mitarbeiter und ist VC-finanziert, erwirtschaftet aber profitabel Umsätze. Die Marktposition im On-Demand-Bereich ist stabil, Insolvenzrisiken sind nicht erkennbar. Neben Tookan gehören auch Yelo, Hippo und weitere White-Label-Lösungen zum Portfolio.

Der Support ist 24×5 per E-Mail und Chat erreichbar, Enterprise-Kunden erhalten 24×7-Support mit SLA unter 4 Stunden Reaktionszeit. Die G2-Bewertung liegt bei 4,3 von 5 Sternen. Nutzer kritisieren allerdings inkonsistente Antwortzeiten für Nicht-Enterprise-Kunden und gelegentliche Bugs in der Benutzeroberfläche. Die Churn-Rate ist mit über 95 % Retention stabil, was auf grundsätzliche Zufriedenheit hindeutet.

Das Unternehmen verfolgt eine agile Entwicklungsphilosophie mit wöchentlichen bis monatlichen Updates. Eine öffentlich einsehbare, detaillierte Produktroadmap speziell für Speditions-Features existiert jedoch nicht. Die strategische Richtung geht in Richtung KI-gestützte Routenoptimierung und API-Erweiterungen, der Last-Mile-Fokus bleibt aber bestehen. Für Speditionen, die Langstrecken- oder Gefahrgut-Features erwarten, ist diese Roadmap-Lücke relevant.

Marktpositionierung und Wettbewerb

Im Wettbewerbsvergleich positioniert sich Tookan zwischen reinen Tracking-Apps und komplexen Enterprise-TMS-Systemen. Gegenüber Onfleet oder Routific bietet Tookan mehr Anpassungsmöglichkeiten und White-Label-Optionen. Gegenüber großen Anbietern wie Descartes oder Transporeon ist Tookan deutlich günstiger und schneller implementierbar, bietet aber weniger Tiefe in Speditions-spezifischen Funktionen.

Technische Details & Integration

Der Technologie-Stack basiert auf Node.js im Backend, MongoDB als Datenbank und Redis für Echtzeit-Operationen. Die Architektur folgt einem Microservices-Ansatz mit event-gesteuerter Verarbeitung. Hosting erfolgt auf AWS oder Google Cloud mit automatischen SaaS-Updates. Kunden haben keinen manuellen Upgrade-Aufwand, profitieren aber auch nicht von Version-Pinning bei kritischen Änderungen.

Die REST-API ist das Herzstück der Integrationsfähigkeit. Sie bietet Webhooks für ereignisbasierte Kommunikation und Mobile SDKs für Android und iOS. Über 30 vorgefertigte Integrationen existieren für Shopify, WooCommerce, Salesforce und ähnliche Systeme. Für spezialisierte TMS wie SAP TM, WinSped, Soloplan oder Oracle TMS gibt es keine fertigen Adapter. Hier sind benutzerdefinierte Integrationen notwendig – kalkulieren Sie 2–6 Monate Entwicklungszeit und 5–15.000 € Kosten ein.

Sicherheit und Compliance decken grundlegende Standards ab: TLS 1.2 Verschlüsselung im Transit, GDPR-konforme Datenverarbeitung. ISO 27001 wird vom Anbieter beansprucht, das Zertifikat muss aber explizit angefordert werden und ist nicht öffentlich einsehbar. Für europäische Kunden ist ein Data Processing Addendum (DPA) mit Jungleworks zu vereinbaren, das die rechtlichen Rahmenbedingungen regelt.

Fehlende Schnittstellen zu Branchenstandards

Wichtige Lücken bestehen bei branchenspezifischen Standards. Keine nativen Schnittstellen zu EDIFACT für Datenaustausch, keine Telematik-Protokolle für Fahrzeugdaten, keine CAN-Bus-Integration, keine Gefahrgut-Systeme. Diese Funktionen müssen über externe Middleware oder separate Systeme abgebildet werden. Für hochspezialisierte Speditionsanwendungen kann das ein Ausschlusskriterium sein.

Kosten & Preismodell

Das Lizenzmodell ist transparent und monatlich gestaffelt. Die Standard-Edition kostet 329 $ monatlich für bis zu 50 Fahrer. Die Growth-Edition liegt bei 749 $ monatlich für bis zu 150 Fahrer. Ab 200+ Fahrern gilt Custom Enterprise Pricing. Eine einmalige Einrichtungsgebühr ab 2.000 $ kommt hinzu. Diese Transparenz ist positiv, verschleiert aber versteckte Zusatzkosten.

Map-API-Nutzung über Google Maps oder HERE verursacht variable Kosten von 500–2.000+ $ monatlich, abhängig von Tourenzahl und Optimierungshäufigkeit. Bei 50 Fahrern mit je 20 Touren pro Tag können schnell 1.500 $ monatlich anfallen. SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen kosten Cents pro Nachricht – bei 100.000 Benachrichtigungen monatlich etwa 300–500 $. Diese Posten werden oft unterschätzt und können die Gesamtkosten verdoppeln.

Implementierung und Integration schlagen mit 5–15.000 € zu Buche bei komplexeren TMS-Anbindungen auch bis zu 50.000 €. Schulung und Change Management kosten zusätzlich 1–2.000 €. Die typische Amortisationsfrist liegt bei 6–18 Monaten bei erfolgreicher Umsetzung. Ein Beispiel: KMU mit 50 Fahrern zahlt etwa 567 $ Lizenz plus 1.000 $ geschätzte Zusatzkosten monatlich – im ersten Jahr rund 19.000 €, danach etwa 7.500 € jährlich.

Return on Investment realistisch kalkuliert

Der ROI entsteht durch 25–30 % mehr Lieferungen pro Fahrer, reduzierte Kraftstoffkosten und eingesparte Dispositionszeit. Bei 50 Fahrern mit je 15 Stopps täglich sind das etwa 3–5 zusätzliche Stopps pro Fahrer täglich. Bei 5 € Deckungsbeitrag pro Stopp ergibt das 3.750–6.250 € zusätzlichen Deckungsbeitrag pro Tag. Die Investition amortisiert sich damit rechnerisch in 6–12 Monaten, sofern die Auslastung stimmt und Prozesse optimiert werden.

Migration & Umstieg

Der typische Implementierungs-Timeline für Standard-Setup mit Konfiguration, Regelwerk und Import von Fahrzeug- und Fahrerdaten beträgt 2–4 Wochen. Integration mit E-Commerce über vorgefertigte Konnektoren dauert 4–8 Wochen. Komplexe TMS- oder ERP-Anbindungen mit API-Entwicklung benötigen 2–6 Monate. Diese Zeiträume setzen voraus, dass interne Ressourcen verfügbar sind und Datenqualität stimmt.

Die Datenmigration erfolgt typischerweise über CSV-Import für Aufträge, Fahrer und Kunden. Wenn die Datenqualität hoch ist, verläuft dieser Prozess meist reibungslos. Für Echtzeit-Integration müssen API-Konnektoren entwickelt werden – entweder durch externe Entwickler oder Jungleworks Professional Services gegen Aufpreis. Besonders wichtig ist der Abgleich mit bestehendem TMS, um Datenkohärenz zu gewährleisten und doppelte Einträge zu vermeiden.

Change Management und Mitarbeiter-Akzeptanz sind erfolgskritisch. Die mobile App ist intuitiv gestaltet, was zu guter Fahrer-Akzeptanz führt. Disponenten sollten frühzeitig eingebunden werden – 8–16 Stunden Schulung sind empfohlen. Transparente Kommunikation der Effizienzgewinne reduziert Widerstände. Rechnen Sie mit 2–4 Wochen Eingewöhnungsphase, in der Produktivität vorübergehend sinken kann.

Parallelbetrieb und Risikominimierung

Ein Parallel-Betrieb von Alt- und Neusystem über 2–4 Wochen ist üblich und empfohlen. So können Sie Stabilität prüfen, bevor Sie vollständig umstellen. Starten Sie mit einer Pilot-Gruppe von 10–20 Fahrern, beweisen Sie ROI und Funktionalität, dann erst das volle Rollout. Diese schrittweise Vorgehensweise minimiert Projektrisiken erheblich.

Vorteile und Herausforderungen

Die automatisierte Disposition ersetzt manuelle Excel- und Telefonprozesse und spart Disponenten täglich 2–4 Stunden. Die Echtzeitoptimierung reduziert Strecken und Kosten um 25–30 %, was bei Dieselkosten von 1,70 €/Liter und 30.000 km monatlich etwa 1.000 € Ersparnis bedeutet. Die White-Label Mobile App ermöglicht schnelle Markteinführung unter eigener Marke und stärkt die Kundenbindung nachhaltig.

Transparenz gegenüber Kunden durch SMS und Echtzeit-Tracking reduziert Rückfragen um durchschnittlich 40 %. Das entlastet Kundenservice und verbessert die Kundenzufriedenheit messbar. Die Multi-Tenant-Fähigkeit ist ideal für Subunternehmer-Netzwerke und spart komplexe Eigenentwicklungen. Die Skalierbarkeit von 5 bis über 1.000 Fahrern wächst mit dem Unternehmen mit.

Auf der Herausforderungsseite steht die klare Einschränkung: Tookan eignet sich nicht für internationale Fracht mit Zoll, Gefahrgut oder lange Distanzen. Map-API-Kosten können unerwartet hoch ausfallen und sollten vorab detailliert kalkuliert werden. Integration mit altem TMS ist aufwendig und erfordert externe Entwickler über mehrere Monate.

Praktische Einschränkungen im Betrieb

Es fehlen Zertifizierungen für Lagerung, Paletten-Optimierung und Gefahrgut – die Nutzung bleibt auf Standard-Last-Mile begrenzt. Support-Qualität ist für Nicht-Enterprise-Kunden teilweise inkonsistent mit Reaktionszeiten über 24 Stunden. Lenk- und Ruhezeiten werden nicht automatisch geprüft, sondern müssen manuell überwacht oder über separate Systeme abgebildet werden.

FAQ

Ist Tookan ein vollständiges TMS?
Nein. Tookan ist eine Dispatch- und Tracking-Lösung speziell für Last-Mile-Delivery. Für Langstreckenverkehr, Gefahrgut, Lagerverwaltung und Rechnungswesen benötigen Sie weiterhin ein klassisches TMS. Tookan ergänzt ein TMS als Frontend für Fahrer und Echtzeitverfolgung, ersetzt es aber nicht vollständig.

Kann ich meine bestehende Fahrer-App behalten?
Sie haben drei Optionen: Erstens können Sie Tookans Standard-App nutzen – schnell und kostengünstig. Zweitens das White-Label SDK verwenden für eine eigene gebrandete App in 4–6 Wochen für circa 10–20.000 €. Drittens eine API-Integration realisieren, bei der Ihre eigene App direkt gegen die Tookan-API entwickelt wird – teuer, aber maximale Kontrolle.

Wie gut ist die API-Dokumentation?
Die Dokumentation ist gut bis sehr gut. REST-Endpoints sind vollständig dokumentiert mit Code-Beispielen in cURL, Python und Node.js. Das Webhook-System ist robust. Für spezifische Speditions-Prozesse brauchen Sie jedoch Entwickler-Know-how – die Dokumentation richtet sich an technische Anwender, nicht an Geschäftsführer oder Disponenten.

Was kostet die Komplettlösung über 5 Jahre?
Für 50 Fahrer: Lizenz 329 $ × 60 Monate = 19.740 $, Einrichtung 2.000 $ einmalig, einfache Integration 5.000 $, Map-API konservativ 1.000 $ × 60 = 60.000 $, SMS/E-Mail 500 $ × 60 = 30.000 $. Gesamt etwa 116.740 $ über 5 Jahre oder circa 1.945 $ monatlich, etwa 39 $ pro Fahrer. Realistisch sollten Sie mit 1.500–2.500 $ monatlich inklusive aller Zusatzkosten rechnen.

Wie lange dauert der Umstieg von einer anderen Lösung?
Typisch 6–12 Wochen Vollumstieg, abhängig von Komplexität bestehender Systeme, Datenmigrationsbedarf und gewünschter Integrationstiefe. Einfache Setups sind in 6 Wochen machbar, komplexe TMS-Anbindungen benötigen 3+ Monate. Ein Parallel-Betrieb von 2–4 Wochen ist üblich, um Stabilität vor dem vollständigen Umstieg zu gewährleisten.

Funktioniert Tookan offline?
Ja, die Fahrer-App verfügt über einen integrierten Offline-Modus. Fahrer können Aufträge abrufen und Benachrichtigungen erhalten, auch ohne Internet. Sobald Verbindung besteht, synchronisiert sich die App automatisch. Tracking-Daten, Proof of Delivery und Status-Updates werden nachträglich übertragen.

Wie sieht es mit Datenschutz und GDPR aus?
Tookan ist GDPR-konform. ISO 27001 wird vom Anbieter beansprucht, das Zertifikat muss aber explizit angefordert werden. Ein Data Processing Addendum (DPA) muss vertraglich vereinbart werden. Alle Fahrerstandorte und Kundendaten werden in der Cloud gespeichert – prüfen Sie intern, ob das Ihren Compliance-Anforderungen entspricht.

Kann ich Tookan für Außendienst-Teams nutzen?
Ja, eingeschränkt. Techniker-Teams und Service-Einsätze sind möglich. Tookan ist jedoch für Paket- und Lebensmittel-Delivery optimiert. Für komplexe Service-Tickets oder Außendienst-Workflows mit Wartungsplänen sind spezialisierte Tools wie ServiceTitan oder Jobber oft besser geeignet.