Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann MicrotronX ERP?

AUFTRAGSMANAGEMENT & DISPOSITION

Zentralisiertes Auftragsmanagement – Konfigurierbare Eingabe-Masken vermeiden Doppelerfassungen und beschleunigen den Order-to-Cash-Prozess spürbar.

Automatisierte Frachtkostenkalkulation – Unterstützt CIF, FOB, DAP und weitere Incoterms, senkt Fehlerquoten bei Angebots- und Abrechnungspreisen.

KI-gestützte Tourenoptimierung – Berücksichtigt Lkw-Restriktionen wie Maße, Gewichte und Umweltzonen, reduziert Leerfahrten um bis zu 10%.

ZOLL & INTERNATIONALE COMPLIANCE

Integriertes Zoll-ATLAS-Clearing-Modul – Direkte Anbindung für EU, CH und UK mit automatisierter MRN-Buchung ohne Drittsoftware.

EDI-Gateway (EDIFACT, X12, VDA) – Beschleunigt Datenaustausch mit Kunden und Partnern, reduziert manuelle Nacharbeit erheblich.

Elektronische Rechnungsstellung – ZUGFeRD-, PDF- und XML-Formate mit automatischer Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

ECHTZEITÜBERWACHUNG & TRACKING

Telematik-Live-Tracking – Integration von Webfleet, Transics und TomTom mit ETA-Alerts und Fahrerdaten-Monitoring in Echtzeit.

Mobile Fahrer-App – Ermöglicht POD-Erfassung, digitale Unterschrift und Auftragsstatus-Updates, funktioniert auch offline-basiert.

LAGERWIRTSCHAFT & WARENUMSCHLAG

Lagerverwaltungsmodul – Abbildung von Wareneingang, Warenausgang, Umlagerung sowie FIFO/FEFO-Prinzipien mit WMS-Verknüpfung für 3PL-Anbieter.

Bestandsverfolgung – Automatische Bestandsaktualisierung mit Umlagerverwaltung und Lagerplatzbindung für präzise Transparenz.

REPORTING & STEUERUNG

KPI-Dashboard & BI-Reporting – Überwacht CO₂-Bilanz, Cost per Shipment und Dispositionseffizienz mit KI-gestützten Prognosen.

Rollen-/Rechteverwaltung – Granulare Zugriffskontrolle mit lückenlosem Audit-Log für umfassende Compliance-Dokumentation.

PROZESSANPASSUNG & INTEGRATION

Low-Code Workflow-Editor – Fachabteilungen passen Prozesse selbstständig in unter einer Stunde an, IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

API-First-Architektur – RESTful, SOAP und ODBC ermöglichen einfache Anbindung externer CRM-, ERP- und E-Commerce-Systeme.

Multi-Mandanten-/Multi-Entity-Fähigkeit – Ideal für Holding-Strukturen und Franchise-Netzwerke, mehrsprachig und Multi-Currency-fähig.

🟨 Besonderheiten – Was macht MicrotronX ERP einzigartig?

Vollintegriertes Zollmodul mit direkter ATLAS-Schnittstelle

Das integrierte Zoll-ATLAS-Clearing-Modul stellt einen echten Wettbewerbsvorteil dar. Während SAP TM und Trimble TMS zusätzliche Zoll-Tools benötigen, erstellen Zollbeauftragte ATLAS-Meldungen direkt aus dem System. Die Fehlerquote sinkt dadurch um etwa 90 Prozent. MicrotronX ist derzeit der einzige Anbieter am Markt, der Zollabwicklung und EDI-Integration in einem System vereint, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.

KI-gestützte Routenoptimierung mit Echtzeit-Restriktionsberücksichtigung

Die automatische Berücksichtigung von Fahrzeugrestriktionen wie Maße, Gewichte, Umweltzonen und Gefahrgut-Vorschriften erfolgt in Echtzeit. Validierte Studien von ForwardCo und dem IT-Logistik Journal belegen 10 Prozent weniger Leerfahrten und 30 Prozent schnellere Tourenplanung im Vergleich zu manuellen Prozessen. Während Wettbewerber-Systeme mit statischer Routenplanung arbeiten, nutzt MicrotronX eine selbstlernende KI-Komponente.

Cloud-native Microservices mit Zero-Downtime-Updates

Die Docker-/Kubernetes-Orchestrierung auf AWS oder Azure ermöglicht Updates während des laufenden Betriebs. Ausfallzeiten und nächtliche Wartungsfenster entfallen komplett. Monolithische Systeme wie SAP oder WinSped benötigen hingegen Abschaltungen für größere Updates. Diese Architektur garantiert höchste Verfügbarkeit und elastische Skalierung bei Lastspitzen.

Low-Code Workflow-Editor für Fachabteilungen

Mitarbeiter aus Disposition, Zoll oder Lager passen Geschäftsprozesse ohne IT-Tickets in unter einer Stunde selbstständig an. Dies erhöht die Akzeptanz durch Mitsprache und beschleunigt Prozessoptimierungen erheblich. Die meisten Wettbewerber-Systeme erfordern für solche Anpassungen IT-Personal oder externe Consultants, was Zeit und Kosten verursacht.

Ehrliche Einschränkungen

Die mobile App bietet derzeit keine Dokumenten-Scanfunktion. Fahrer benötigen daher eine separate Scanner-App oder On-Premise-Lösung für die digitale Belegerfassung. Ein integriertes Flotten-Wartungsmodul fehlt, sodass Speditionen mit eigenem Fuhrpark ein zusätzliches System wie Vimcar oder Jaxid benötigen. SAP-Konzerne mit bestehendem TMS müssen Custom APIs aufbauen, da keine Standard-SAP-TM-Zertifizierung vorliegt. Die Offline-Funktionalität der Fahrer-App ist aktuell rudimentär, eine verbesserte Lösung ist laut Roadmap für Q4 2024 geplant.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich MicrotronX ERP besonders?

Zielgruppen mit hohem Nutzen

Kleine Speditionen mit 10 bis 30 Mitarbeitern profitieren besonders vom integrierten Zollmodul, das teure externe Agenturen und Zollberatung überflüssig macht. Das skalierbare Preismodell liegt bei 800 bis 1.200 Euro monatlich für 5 bis 8 User. Die Implementierung dauert 10 bis 12 Wochen statt 6 Monate wie bei SAP. ForwardCo mit 35 Mitarbeitern erreichte 30 Prozent weniger Dispositionszeit und 25 Prozent weniger Planungsfehler.

Mittelständische 3PL-Anbieter mit 30 bis 100 Mitarbeitern benötigen integrierte Lagerverwaltung und Zoll-Abwicklung. Das WMS-Basismodul reduziert Schnittstellendatenbrüche erheblich. Die Multi-Mandanten-Fähigkeit ermöglicht unterschiedliche Kunden-Operationen in einem System. Das BI-Dashboard liefert Kundenreporting mit KPIs und CO₂-Bilanz. GlobalCargo mit 80 Mitarbeitern erzielte 15 Prozent bessere Auslastung durch KPI-gesteuerte Kundenabrechnung.

Logistikkonzerne mit Holding-Struktur über 100 Mitarbeiter nutzen die Multi-Entity-Fähigkeit mit zentraler Kontrolle und dezentraler Disposition optimal. Die horizontale Cloud-Skalierung wächst mit steigenden Nutzerzahlen mit. Zentrale BI ermöglicht Konzern-KPI-Steuerung und Compliance-Reporting über alle Tochterunternehmen hinweg. Ein dedizierter Account Manager ist verhandelbar.

Frachtbroker und Vermittler ohne eigene Flotte setzen auf hohes Transaktionsvolumen und Kundenportale. Die API-First-Architektur eignet sich ideal für Customer Portals und automatisiertes Tracking. Automatisierte Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement mit ZUGFeRD sparen erheblich Zeit. Das EDI-Gateway integriert nahtlos Kundenschnittstellen.

Kritische Entscheidungskriterien

Zollaufwand im Kerngeschäft ist ein entscheidendes Kriterium mit hoher Gewichtung. MicrotronX bietet hier durch das integrierte ATLAS-Modul klare Vorteile gegenüber SAP TM und Trimble, die Zusatztools benötigen.

Unternehmensgröße und Wachstumspläne spielen eine wichtige Rolle. Das System skaliert von 10 bis über 500 Mitarbeiter. Größere Unternehmen sollten SAP prüfen, kleinere kommen mit spezialisierten Cloud-TMS-Lösungen aus.

Cloud versus On-Premise Präferenz beeinflusst die Entscheidung mittelmäßig. MicrotronX empfiehlt Cloud-Betrieb, bietet aber Hybrid-Lösungen an. On-Premise-Fokussierte sollten WinSped oder OpenText evaluieren.

IT-Anpassungsaufwand ist durch den Low-Code-Editor selbst leistbar. SAP und Trimble erfordern komplexes Customizing mit externer Unterstützung.

Budgetrahmen TCO über 3 Jahre liegt zwischen 150.000 und 400.000 Euro. SAP-Projekte starten ab 500.000 Euro, reine Cloud-TMS ab 80.000 Euro aufwärts.

Details zur Speditionssoftware

MicrotronX integriert klassischerweise getrennte Systeme in eine einheitliche Plattform. Aufträge durchlaufen den kompletten Prozess von der Auftragsannahme über Disposition und Zollabwicklung bis zur Rechnung und Buchung im Sachkonto ohne Systemwechsel. Dies eliminiert Medienbrüche und Doppelerfassungen zwischen verschiedenen Anwendungen. Fehlerquellen beim Datentransfer, etwa beim Mapping von Zolldaten zwischen TMS und externen Zoll-Tools, entfallen komplett. Verzögerungen durch asynchrone Systemaktualisierungen gehören der Vergangenheit an.

Ein Zollauftrag von der EU nach Großbritannien verdeutlicht den Prozess. Der Zollsachbearbeiter erfasst die Sendung im System. Das System triggert automatisch die ATLAS-Meldung und erzeugt die elektronische Zollausfuhr-Anmeldung. HMRC-Daten werden aktualisiert, ohne dass der Bearbeiter das System verlassen oder ein separates Zoll-Tool öffnen muss. Diese durchgängige Integration beschleunigt den gesamten Abwicklungsprozess erheblich.

Modulare Lizenzierung nach tatsächlichem Bedarf

Das Lizenzmodell passt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen an. Eine kleine Spedition ohne Lager benötigt TMS, Zoll und Telematik für etwa 800 Euro monatlich. 3PL-Anbieter mit Warenumschlag ergänzen das WMS-Modul für zusätzliche 300 Euro pro Monat. Holdings mit fünf Gesellschaften zahlen ab 2.500 Euro monatlich für eine Konzern-Lizenz mit Multi-Mandanten-Fähigkeit.

Die Modularität verhindert Über- und Unterlizenzierung gleichermaßen. SAP-Lizenzen kommen häufig als umfangreiche All-in-Pakete. Trimble-Bundles enthalten oft Module, die in der Praxis ungenutzt bleiben. MicrotronX ermöglicht eine präzise Abstimmung auf den tatsächlichen Funktionsumfang.

KI-Logistik als Basisausstattung

Die KI-gestützte Routenoptimierung ist im Basissystem enthalten, nicht als kostenpflichtiges Premium-Addon. Auch kleinere Speditionen nutzen damit algorithmengestützte Planung statt statischer Tourenverwaltung. Die messbare Reduktion von Leerfahrten um 10 Prozent entspricht bei einer 50-Fahrzeuge-Flotte einer Ersparnis von 2 bis 3 Tankfüllungen pro Monat. Diese Einsparungen summieren sich über das Jahr zu einem spürbaren Kostenvorteil.

Wissenswertes zum Anbieter

Die MicrotronX GmbH verfolgt bewusst eine Nischenstrategie als Spezialist statt Generalist. Das 2005 gegründete Unternehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter am Standort Hamburg. Der Fokus liegt ausschließlich auf Spedition, 3PL und Zollabwicklung. Branchen wie Automotive, Food-Track-Trace oder Pharma werden nicht bedient.

Diese gewollte Spezialisierung bietet klare Vorteile. MicrotronX investiert 100 Prozent seiner Entwicklungsressourcen in speditionsspezifisches Know-how. Zoll-Updates, neue Transportverbote und KI-Optimierungen für Logistik stehen im Mittelpunkt. Die Kehrseite besteht in fehlender Vollintegration für SAP-Konzerne und dem Verzicht auf spezialisierte Industrie-Features.

Inhouse-Entwicklung für Kernmodule garantiert Reaktionsgeschwindigkeit

MicrotronX entwickelt TMS, Zoll und WMS vollständig selbst, statt zugekaufte Module zu integrieren. Dies ermöglicht schnelle Reaktionszeiten bei Änderungen. Neue Zoll-Verfahren wie geänderte UK-Abkommen können innerhalb von 2 bis 4 Wochen implementiert werden. SAP benötigt für vergleichbare Anpassungen 3 bis 6 Monate.

Die KI-Algorithmen werden kontinuierlich auf Basis anonymisierter Kundendaten optimiert. Die vollständige Kontrolle über alle Module ermöglicht effiziente Quality Assurance ohne Warten auf Updates von Drittanbietern. Nachteilig wirkt sich die geringere Breite bei Spezialanforderungen aus, etwa in der komplexen Lebensmittellogistik oder Pharma-Cold-Chain.

Agile Entwicklung mit eigenem Telematik-Labor

Der Scrum-basierte Entwicklungsprozess arbeitet in 2-Wochen-Sprints mit mindestens monatlichen Releases. Das interne Telematik-Labor erforscht neue Integrations-Szenarien für autonome Fahrzeuge, IoT-Sensoren und Edge Computing. Diese Zukunftsorientierung signalisiert kontinuierliche Weiterentwicklung.

Die agile Dynamik bedeutet allerdings, dass Roadmap und Feature-Priorisierung flexibel bleiben. Eine 5-Jahres-Planung wie bei SAP existiert nicht. Kunden sollten sich auf einen iterativen Entwicklungsprozess mit regelmäßigen Verbesserungen einstellen.

Technische Details & Integration

Die cloud-native Microservices-Architektur gewährleistet hohe Verfügbarkeit und schnelle Innovation. Client-Requests laufen über ein API-Gateway zur Authentifizierung und zum Routing. Microservices wie OrderService, RoutingService und ZollService verarbeiten die Anfragen unabhängig voneinander. Der Database Layer nutzt MS SQL oder PostgreSQL. Die Cloud-Infrastruktur auf AWS oder Azure skaliert automatisch bei Bedarf.

Diese Architektur ermöglicht Zero-Downtime-Updates. Neue Features lassen sich ausrollen, während andere Nutzer ungestört weiterarbeiten. Bei Lastspitzen wie dem Jahreswechsel-Bilanzlauf skaliert die Infrastruktur automatisch. Microservices-Fehler bleiben isoliert – fällt der ZollService kurz aus, funktioniert der TrackingService weiter.

Technischer Stack für professionellen Betrieb

Der technische Stack basiert auf bewährten Best Practices. Docker dient als Container-Runtime, Kubernetes orchestriert die Container. APIs folgen RESTful-Standards mit JSON-Format und sind via OpenAPI/Swagger dokumentiert. Als Datenbanken kommen MS SQL Server 2019+ und PostgreSQL für spezifische Microservices zum Einsatz. Message Queues wie RabbitMQ oder Apache Kafka verarbeiten asynchrone Prozesse wie Rechnungsgenerierung und ATLAS-Upload.

API-First ermöglicht umfassende Systemanbindung

Das System wurde von Grund auf als Schnittstelle konzipiert, nicht nachträglich mit APIs ergänzt. Standard-Integrationen für EDI (EDIFACT, X12, VDA), SAP RFC und Telematik-Gateways (Webfleet, Transics, TomTom) sind fertig verfügbar. Custom-Integrationen an spezialisierte Systeme wie DB Schenker-API, Hafen-TIS oder Frachtbörsen erfolgen über REST APIs.

ELT-Pipeline-Integration ermöglicht Datenimport aus Legacy-ERP-Systemen über ETL-Tools wie Talend oder Apache Nifi. Eine beispielhafte Integration verbindet eine E-Commerce-Plattform wie Shopify über die MicrotronX-API. POST-Requests an den Orders-Endpoint erstellen automatisch Transportaufträge. Die Routenoptimierung erfolgt automatisch, Tracking-Links werden generiert und im Kunden-Portal bereitgestellt.

Sicherheit durch Zertifizierung und durchdachte Architektur

Die ISO 27001-Zertifizierung für das Rechenzentrum in Deutschland belegt umfassendes Informationssicherheits-Management. Zugriffskontrollen, Incident Response und Risiko-Management sind etabliert. DSGVO-Konformität wird durch durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen, implementierte Betroffenenrechte und einen benannten Datenschutzbeauftragten sichergestellt.

Verschlüsselung erfolgt mit AES-256 für Daten in Transit via TLS 1.3 und at Rest. Audit-Logging protokolliert alle Zugriffe und Änderungen lückenlos. Bei Prüfungen durch Finanzamt oder Zollbehörden kann jeder Schritt bei Sendungsänderungen nachgewiesen werden. Diese Dokumentation erfüllt Compliance-Anforderungen zuverlässig.

Kosten & Preismodell

Das transparente SaaS-Modell bietet erhebliche Vorteile gegenüber versteckten On-Premise-Kosten. Das SaaS-Abo kostet zwischen 800 und 2.000 Euro monatlich, abhängig von Nutzerzahl und Modulumfang. Hosting, Backup, Updates, Support von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr sowie Infrastruktur-Skalierung sind inklusive. Zusatzkosten für Server-Hardware, Datenbanklizenzen oder jährliche Wartungspauschale entfallen komplett.

On-Premise-Lösungen sind möglich, aber deutlich kostenintensiver. Die einmalige Lizenz liegt bei 40.000 bis 80.000 Euro für eine 3-Jahres-Laufzeit. Danach fallen 8.000 Euro jährlich für Wartung und Support an. Hardware-Anforderungen umfassen Windows Server 2019+ und SQL Server 2019+ für etwa 5.000 bis 10.000 Euro. Der interne IT-Aufwand erfordert 1 bis 2 Vollzeit-Mitarbeiter für Infrastruktur, Backups und Monitoring, was jährlich etwa 80.000 Euro kostet. Aufwändige Major-Updates alle 2 Jahre verursachen 5.000 bis 15.000 Euro zusätzlich, inklusive Downtime-Risiko.

TCO-Vergleich über 3 Jahre zeigt klare Unterschiede

Ein Vergleich der Total Cost of Ownership über 3 Jahre verdeutlicht die Kostenunterschiede. Für eine kleine Spedition mit 5 Usern entstehen bei SaaS 28.800 Euro Lizenz- und Abo-Kosten. On-Premise summiert sich auf 40.000 Euro Lizenz, 7.500 Euro Infrastruktur, 240.000 Euro IT-Personal und etwa 5.000 Euro Downtime-Risiko. Die Gesamt-TCO beträgt 28.800 Euro für SaaS gegenüber 292.500 Euro für On-Premise. SaaS ist für KMU deutlich günstiger.

Amortisationszeitraum von 12 bis 18 Monaten realistisch

Einmalige Implementierungskosten für Workshops, Konfiguration, Datenmigration und Schulung liegen bei 30.000 bis 60.000 Euro. Die laufenden Kosten reduzieren sich durch messbare Einsparungen. 30 Prozent weniger Dispositionszeit spart 1 bis 2 Vollzeit-Disponenten, was etwa 50.000 Euro jährlich entspricht. 25 Prozent weniger Zoll-Fehler vermeiden Nachbelastungen von 7.500 Euro pro Jahr bei durchschnittlich 10 bis 15 fehlerhaften ATLAS-Meldungen. 10 Prozent weniger Leerfahrten bei einer 50-Fahrzeuge-Flotte sparen 7.500 Euro Treibstoff jährlich. 40 Prozent weniger Rechnungsfehler reduzieren Unstimmigkeiten um etwa 4.800 Euro pro Jahr.

Die Gesamteinsparungen summieren sich auf 70.000 bis 80.000 Euro jährlich. Die ROI-Berechnung ergibt bei 30.000 Euro Implementierung plus 24.000 Euro jährlichem Abo geteilt durch 75.000 Euro Einsparung einen Payback von 12 Monaten.

Lineare und planbare Skalierungskosten

Zusätzliche User-Lizenzen kosten 100 bis 150 Euro monatlich pro Mitarbeiter. Modulzuschläge für zusätzliche Funktionen wie WMS liegen bei 200 bis 400 Euro monatlich. Transaktions-Volumen wird bei sehr hohem Auftragsvolumen über 1.000 Aufträge pro Monat optional berechnet, ist aber meist nicht erforderlich. Das Kostenmodell skaliert proportional mit dem Wachstum, nicht überproportional.

Migration & Umstieg von Altsystem

Der strukturierte Migrationsprozess dauert 10 bis 16 Wochen und umfasst eine Hypercare-Phase. Phase 1 besteht aus Prozess-Workshops in Woche 1 bis 4 mit etwa 40 Stunden externer und 60 Stunden interner Kapazität. Fachbereiche wie Disposition, Zoll, Lager und Finanzbuchhaltung dokumentieren Sollprozesse. Eine Gap-Analyse identifiziert Abweichungen zu MicrotronX mit möglichen Lösungen über den Low-Code Editor. Das Datenmodell für Kundenstamm, Fahrzeuge, Tarifklassen und Zollparameter wird entworfen.

Phase 2 umfasst Datenmigration und Mapping in Woche 4 bis 8. Ein Datenqualitäts-Check im Altsystem erfolgt über CSV-Export und Excel-Pivot-Analysen. Das Mapping bildet Altsystem-Kennungen auf MicrotronX-Strukturen ab. Test-Lauf 1 verwendet Testdaten, gefolgt von Bereinigung und Fehlerbehandlung wie doppelten Kunden oder ungültigen Postleitzahlen. Test-Lauf 2 nutzt bereinigte Real-Daten.

Konfiguration und intensives Testing

Phase 3 behandelt Konfiguration und Test in Woche 8 bis 14. Die MicrotronX-Instanz wird mit Zollparametern, Genehmigungen und Routenprofilen konfiguriert. Low-Code Workflows werden an die Geschäftslogik angepasst. Integrations-Tests prüfen Webfleet-Telematik und SAP-FiBu-Schnittstellen. User-Acceptance-Tests mit Key Usern aus den Fachbereichen validieren die Funktionalität.

Phase 4 ist Go-Live und Hypercare in Woche 14 bis 16. Das Cutover-Wochenende von Freitag 18 Uhr bis Sonntag 20 Uhr umfasst die letzte Daten-Synchronisation und Abschaltung des Altsystems. Die Hypercare-Phase bietet 24/7-Erreichbarkeit des Consultants für kritische Fehler in den ersten 2 Wochen. Manuelle Prozesse überbrücken nicht migrierte Daten wie sehr alte Archiv-Aufträge.

Typische Herausforderungen bei der Datenmigration

Kundenstamm-Duplikate entstehen durch gewachsene Erfassung über Jahre. Die Lösung liegt in Bereinigung vor Migration und Kundenabgleich per EDI. Tarifklassen-Mapping ist nicht 1-zu-1 möglich, wenn das Altsystem andere Strukturen nutzt. Eine Neuabbildung in MicrotronX erfordert Prüfung von Äquivalenzen durch Datenverantwortliche.

Fehlende Telematik-Historie tritt auf, wenn Webfleet-Integration im Altsystem fehlt. Der Start erfolgt mit grünem Tisch nach Go-Live, Fahrerdaten können nicht zurückgeladen werden. Unstrukturierte Zoll-Archive mit alten ATLAS-Meldungen in PDF oder Papier erfordern selektiven Archiv-Import. Ältere Daten werden separat gelagert unter Beachtung der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Offene Rechnungen mit unklarem Zahlungsstand erfordern FiBu-Modul-Abstimmung vor Migration. Offene Positionen werden in MicrotronX manuell eingegeben oder über Schnittstellen übertragen.

Erfolgsfaktoren für reibungslose Migration

Eine interne Projektleitung mit mindestens einem Vollzeit-Mitarbeiter ist essentiell, idealerweise Geschäftsführer oder Leiter Operations. Data Owner müssen benannt werden – Personen, die Datenmapping und Bereinigung verantworten, etwa der Zollchef für Zoll-Parameter.

Eine Pilot-Abteilung mit einem Disponenten und einem Zoll-Sachbearbeiter testet 2 bis 4 Wochen parallel vor Vollbetrieb. Die Altsystem-Stilllegung sollte nicht überstürzt werden. Mindestens 4 Wochen duales Arbeiten mit beiden Systemen ermöglicht Fehlererkennung. Schulungen sollten zeitnah 1 bis 2 Tage vor Go-Live erfolgen mit Auffrischung 1 Woche danach.

Vorteile und Herausforderungen

Die Dispositionseffizienz steigt messbar um 30 Prozent, erkennbar am reduzierten Stundenaufwand pro Woche. ForwardCo reduzierte den Aufwand von 40 auf 28 Stunden wöchentlich innerhalb von 2 bis 3 Monaten nach Go-Live. Zoll-Fehler sinken um 25 Prozent, messbar an ATLAS-Ablehnungen und Strafen. Die Rate fällt von einem Fehler pro Woche auf 0,75 innerhalb des ersten Monats.

Leerfahrten reduzieren sich um 10 Prozent, quantifiziert durch Kilometer pro Fuhre. Ein 50-Fahrzeuge-Fuhrpark mit 5 Prozent Leerfahrten spart 2,5 Fahrten pro Woche nach 1 bis 2 Monaten. Die Rechnungserstellung benötigt 80 Prozent weniger Zeit. Automatisierte ZUGFeRD-Rechnungen verkürzen den Aufwand von 15 auf 3 Minuten pro Rechnung sofort nach Aktivierung.

Transparenz und Skalierbarkeit als weitere Pluspunkte

Echtzeit-Transparenz wird sofort durch Live-Kundendashboards erreicht, die Anrufe ersetzen. Die Skalierbarkeit beim Hinzufügen von Usern und Modulen ermöglicht Wachstum von 10 auf 20 Mitarbeiter ohne Systemwechsel. Der moderne Tech-Stack mit Cloud-native Architektur ermöglicht Zero-Downtime-Updates kontinuierlich. Die Supportqualität erreicht 4,2 von 5 Punkten in externen IT-Review-Plattformen-Bewertungen.

Herausforderungen und realistische Limitationen

Die mobile App ohne Dokumenten-Scan erfordert externe Apps für Fahrer mit UX-Bruch. Die Roadmap verspricht Scan-Features für Q4 2024, bis dahin sind Workarounds nötig. Fehlende Flotten-Wartung erfordert ein zweites System für Fuhrpark-Maintenance. Schnittstellen zu Vimcar oder Jaxid kosten zusätzlich 200 bis 400 Euro monatlich.

Rudimentäre Offline-Funktionalität limitiert Auftragsbearbeitung in Funklöchern wie Tunnels oder ländlichen Gebieten. Eine bessere Offline-App ist geplant, als Workaround müssen Aufträge vorab heruntergeladen und nach Signalempfang synchronisiert werden. Geringe Marktbekanntheit führt zu Vorbehalten in SAP-Konzernen mit längeren Vertrauensaufbau-Phasen. Fehlende SAP-TM-Zertifizierung bedeutet Custom API-Entwicklung statt vorzertifizierter Integration im SAP Solution Manager.

Fehlende Online-Preistransparenz erzeugt Kostenungewissheit bei Anfragen. Transparenz entsteht nach RFQ, aber keine öffentliche Preisliste. Komplexe Datenmigration mit fehlerhaften Altdaten erfordert strenge QA und Bereinigung für zusätzliche 5.000 bis 10.000 Euro. Change-Management bei Mitarbeitern trifft auf Widerstand gegen neue Prozesse. Frühzeitige Einbindung von Key Usern, Schulung und Change-Champions pro Abteilung sind erforderlich.

Mittelfristige Chancen der Roadmap

Die Dokumenten-Scanfunktion in der App kommt in Q4 2024 und ermöglicht vollständige digitale Belegerfassung durch Fahrer. Ein Flotten-Wartungs-Partnermodul 2025 bietet engere Anbindung als heutige Dritt-APIs. KI-Vorhersagen für Ausfallstoffe 2025 reduzieren Fahrzeugausfälle durch Predictive Maintenance. Ein SAP-TM-Standard-Adapter wird für 2026 geschätzt und ermöglicht direkte Zertifizierung. Blockchain-Zoll-Dokumentation ab 2026+ verspricht unveränderbare ATLAS-Nachweise und schnellere Zoll-Freigaben.

Häufig gestellte Fragen

Ist MicrotronX sicher genug für sensible Zolldaten?

Ja, die ISO 27001-Zertifizierung für das deutsche Rechenzentrum, DSGVO-Konformität und AES-256-Verschlüsselung gewährleisten hohe Sicherheit. Lückenlose Audit-Logs dokumentieren jede Datenänderung bei Zollkontrollen. Die Sicherheit übertrifft viele Altsysteme wie Excel-Tabellen mit einfachem Passwortschutz deutlich.

Wie lange dauert die Implementierung wirklich?

Mindestens 10 bis 12 Wochen sind realistisch, typischerweise 14 bis 16 Wochen für kleine Speditionen. 4 Wochen entfallen auf Workshops und Datenmigration-Planung, 6 bis 8 Wochen auf Konfiguration und Testing, 2 Wochen auf Hypercare nach Go-Live. Zeit für Altsystem-Abschaltung, Prozessdokumentation und interne Schulung-Vorbereitung kommt hinzu. Ein Vorlauf von 3 bis 4 Monaten vor geplantem Go-Live ist empfehlenswert.

Ist die Cloud-Lösung sicher in der Industrie?

MicrotronX nutzt AWS oder Azure als Tier-1-Hyperscaler mit strengerer Sicherheit als viele KMU-On-Premise-Rechenzentren. Vorteile sind 24/7-Monitoring, automatische Backups und Ransomware-Schutz durch den Hyperscaler. Ein Nachteil besteht in der Datensouveränität, da Daten in der Cloud liegen statt auf eigenem Server. Datenschutz-Klauseln in Verträgen sind wichtig.

Können wir das System selbst anpassen ohne IT-Abteilung?

Teilweise ermöglicht der Low-Code Workflow-Editor Fachabteilungen einfache Prozess-Anpassungen wie Dispositions-Workflows oder Approval-Ketten selbstständig. Komplexe Integrationen, Datenbankänderungen und neue Module erfordern weiterhin Developer oder MicrotronX-Consultants.

Was ist der Unterschied zu SAP TM oder Trimble?

MicrotronX bietet vollständige Zoll-Integration inklusive, während SAP TM Add-Ons oder Partner benötigt und Trimble nur rudimentäre Zoll-Funktionen hat. Die Implementierung dauert 3 bis 4 Monate statt 9 bis 12 Monate bei SAP oder 6 bis 9 Monate bei Trimble. Die 3-Jahres-Kosten liegen bei 150.000 bis 300.000 Euro gegenüber 500.000 Euro plus bei SAP oder 250.000 bis 400.000 Euro bei Trimble. MicrotronX ist cloud-native mit Microservices, während SAP hybrid und Trimble monolithisch arbeitet. Das System ist KMU-freundlich, SAP richtet sich eher an Enterprises, Trimble ist mittel positioniert. Die Telematik-Integration ist bei MicrotronX und SAP gut, bei Trimble sehr stark.

Welche Anforderungen an unsere Internetverbindung?

Mindestens ADSL oder Kabel mit 10 Mbit/s für 5 bis 10 Nutzer, empfohlen sind 50 Mbit/s. Das System ist nicht sehr bandbreitenintensiv mit hauptsächlich JSON- und REST-Daten sowie wenigen Dateien. 4G ist für stationäre Arbeitsplätze ungeeignet. Bei Internet-Ausfall funktioniert das System mit großen Caches gekoppelt, aber nicht produktiv ohne Upload- und Download-Möglichkeit.

Was kostet der Wechsel von unserem alten System?

Die MicrotronX-Lizenz im ersten Jahr kostet 9.600 bis 24.000 Euro je nach Usern und Modulen. Die einmalige Implementierung liegt bei 30.000 bis 60.000 Euro inklusive Datenmigration. Training und Schulung verursachen 5.000 bis 10.000 Euro. Schnittstellen zu anderen Systemen kosten gegebenenfalls 10.000 bis 30.000 Euro. Die Abschreibung des Altsystems hängt von Restabschreibungen ab. Das Gesamtbudget für KMU-Projekte in den ersten 18 Monaten liegt bei 60.000 bis 100.000 Euro.

Kann ich jederzeit kündigen?

Ja, SaaS-Verträge sind meist monatlich kündbar mit 3 Monaten Frist oder an 12-Monats-Blöcke gekoppelt. On-Premise-Verträge haben längere Bindungen von 3 bis 5 Jahren. Datenmigration in ein anderes System kostet 10.000 bis 20.000 Euro und dauert 4 bis 8 Wochen. Ein Wechsel ist möglich, aber mit erheblichen Kosten verbunden, ohne klassischen Vendor Lock-in wie bei SAP, aber nicht friktionslos.

Sind Updates und neue Features kostenlos?

Ja, bei SaaS sind alle Updates, neue Features und Sicherheits-Patches inklusive. On-Premise-Updates kosten extra mit etwa 15 bis 20 Prozent der Lizenz jährlich. SaaS ist auch hier günstiger.

Wie sieht der Support aus? Sprechen die Deutsch?

Der Support ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr MEZ verfügbar auf Deutsch, Englisch auf Anfrage. Kanäle sind Online-Portal mit Ticketing, Helpdesk-Telefon und E-Mail. SLA-Reaktionszeiten sind nicht öffentlich und müssen angefragt werden, vermutlich 4 Stunden für kritische und 24 Stunden für Standard-Anfragen. On-Site-Support ist gegen zusätzliche Gebühren verfügbar. Die Bewertung liegt bei 4,2 von 5 auf IT-Review-Plattformen, was gut aber nicht ausgezeichnet ist.