appointmed deckt die wesentlichen Arbeitsbereiche einer modernen Therapiepraxis ab und konzentriert sich dabei auf die Prozesse, die im Alltag wirklich relevant sind.
Terminmanagement: Online-Buchung rund um die Uhr ermöglicht Patienten die eigenständige Terminvereinbarung über die Praxis-Website. Automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen reduzieren No-Shows messbar um 25-30 Prozent. Das Wartelisten-Management füllt freie Termine automatisch mit Patienten von der Warteliste.
Patientenverwaltung: Digitale Patientenakten bündeln Anamnesebögen, Behandlungsnotizen und Verlaufsdokumentation an zentraler Stelle. Fallakten und strukturierte Behandlungspläne folgen therapeutischen Standards und erleichtern die Nachvollziehbarkeit.
Teletherapie: Ein integriertes DSGVO-konformes Videochat-Modul ermöglicht Videosprechstunden direkt im System ohne externe Dienste. Die Videoqualität ist für therapeutische Gespräche ausreichend dimensioniert.
Praxisorganisation: Die Ressourcenplanung verwaltet Räume, Geräte und Mitarbeiter-Zeitpläne übersichtlich. Kalender-Synchronisation mit Google Calendar und Outlook sorgt für einheitliche Terminübersicht über verschiedene Systeme hinweg. Mobile Apps für iOS und Android bieten Zugriff auf Termine und Patientendaten unterwegs.
Abrechnung: Automatische Rechnungserstellung für Privat- und Kassenleistungen erfasst Heilmittelverordnungen regelkonform. Online-Zahlungsabwicklung ermöglicht direkte Zahlung durch Patienten. Auslastungs- und Umsatzstatistiken liefern transparente Kennzahlen für Geschäftsentscheidungen.
Technische Integration: API und Webhooks erlauben individuelle Anbindungen an bestehende Praxis-IT. Die Mehrmandantenfähigkeit unterstützt Gruppenpraxen mit mehreren Standorten.
Konsequente Spezialisierung auf Therapiepraxen unterscheidet appointmed von universellen Praxisverwaltungssystemen. Die Oberfläche, Terminlogik und Dokumentationsstrukturen bilden exakt die Workflows von Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapeuten ab. Funktionen für medizinische Fachrichtungen außerhalb der Therapiebereiche fehlen bewusst, was die Bedienung schlank und übersichtlich hält.
Integriertes Teletherapie-Modul ohne Drittanbieter-Abhängigkeit stellt ein echtes Alleinstellungsmerkmal dar. Während Wettbewerber oft externe Videodienste einbinden müssen, verfügt appointmed über eine eigene DSGVO-konforme Videochat-Funktion. Dies vermeidet zusätzliche Verträge, Schnittstellen-Probleme und Datenschutz-Unsicherheiten bei der Nutzung US-amerikanischer Dienste.
Native Cloud-Architektur mit FHIR-Standards bildet die technische Grundlage der Software. Die Microservices-Architektur auf Kubernetes-Basis und die Verwendung des Gesundheitsdaten-Standards FHIR bereiten appointmed auf zukünftige Anforderungen vor. Die geplante KIM-Schnittstelle zur Telematikinfrastruktur zeigt die strategische Ausrichtung auf kommende Digitalisierungspflichten im Gesundheitswesen.
Deutsches Hosting in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren gewährleistet vollständige DSGVO-Konformität. Alle Patientendaten bleiben ausschließlich in Deutschland, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS und AES-256 schützt sensible Informationen, tägliche Backups sichern gegen Datenverlust ab.
Einschränkungen betreffen vor allem die Offline-Verfügbarkeit und Skalierung. Das System benötigt zwingend eine stabile Internetverbindung, eine Offline-Nutzung ist nicht vorgesehen. Die PVS-Integration mit etablierten Abrechnungssystemen wie medatixx oder CGM befindet sich noch im Ausbau. Praxen mit mehr als zehn Therapeuten sollten Performance-Aspekte vorab mit dem Anbieter klären, da die Software primär für Klein- und Mittelpraxen konzipiert wurde.
Therapeuten in Einzelpraxis mit hohem Verwaltungsaufwand profitieren besonders stark von appointmed. Physiotherapeuten oder Ergotherapeuten, die allein oder mit ein bis zwei Mitarbeitern arbeiten, reduzieren durch die automatische Online-Buchung und SMS-Erinnerungen den administrativen Aufwand erheblich. Die schnelle Implementierung von zwei bis vier Wochen und die intuitive Bedienung ohne IT-Vorkenntnisse machen den Einstieg unkompliziert.
Wachsende Gruppenpraxen mit drei bis acht Therapeuten finden in appointmed eine zentrale Organisationsplattform. Die Ressourcenplanung für Räume, Geräte und Therapeuten schafft Übersicht bei mehreren parallelen Behandlern verschiedener Fachrichtungen. Die Mehrmandantenfähigkeit und zentrale Patientenakte mit rollenbasierten Zugriffsrechten unterstützen die koordinierte Zusammenarbeit im Team.
Psychotherapeuten mit hybridem Behandlungsangebot nutzen das integrierte Teletherapie-Modul optimal. Psychologische Psychotherapeuten, die sowohl Präsenztermine als auch Videosprechstunden anbieten möchten, vermeiden mit appointmed die Komplexität externer Videodienste. Der nahtlose Wechsel zwischen Präsenz- und Online-Terminen innerhalb eines Systems vereinfacht die Praxisorganisation erheblich.
Ambulante Rehazentren mit mehreren Standorten profitieren von der Cloud-Architektur und standortübergreifenden Verfügbarkeit. Die automatische Rechnungsstellung und Auslastungsstatistiken bringen Transparenz in komplexe Strukturen mit hohem Abrechnungsaufwand. Die zentrale Datenhaltung erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Standorten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
appointmed verfolgt einen spezialisierten Ansatz für therapeutische Fachrichtungen und verzichtet bewusst auf die Breite universeller Praxisverwaltungssysteme. Die Software richtet sich ausschließlich an Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapeuten und bildet deren spezifische Workflows ab. Abrechnungsziffern, Dokumentationsfelder und Terminlogik entsprechen den Anforderungen dieser vier Therapiebereiche.
Die Entwicklung folgt einem agilen Rhythmus mit zwei bis drei Software-Updates pro Monat. Diese hohe Aktualisierungsfrequenz ermöglicht schnellere Reaktionen auf regulatorische Änderungen und Anwenderwünsche als bei etablierten PVS-Anbietern üblich. Die Produkt-Roadmap ist öffentlich einsehbar, Kundenfeedback fließt direkt in die Entwicklungsplanung ein.
Browserbasierte Nutzung ohne lokale Installation charakterisiert das Arbeiten mit appointmed. Die React-basierte Benutzeroberfläche läuft in allen gängigen Browsern, automatische Updates erfolgen im Hintergrund ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs. Die Cloud-first-Architektur ermöglicht den Zugriff von beliebigen Endgeräten mit Internetverbindung, was flexible Arbeitsmodelle unterstützt.
Die appointmed GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt derzeit etwa 25-30 Mitarbeiter. Als junges Unternehmen verfügt das Team über die Agilität, unkompliziert auf Kundenwünsche zu reagieren, ohne die Schwerfälligkeit großer Konzernstrukturen. Die Unternehmensmission "Patient-centered digital empowerment" spiegelt sich im Produktdesign wider: Eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche für Anwender ohne IT-Affinität.
Kooperationen mit Berufsverbänden wie dem Deutschen Verband für Physiotherapie unterstreichen die Branchennähe. Der persönliche Support-Ansatz mit festen Ansprechpartnern ab mittleren Tarifen unterscheidet sich vom anonymen Ticket-System vieler etablierter Anbieter.
Die Cloud-native Entwicklung seit der ersten Version vermeidet Legacy-Code-Probleme, mit denen portierte Offline-Software kämpft. Die Microservices-Architektur auf Kubernetes-Basis ermöglicht skalierbare Performance und hohe Verfügbarkeit. Automatische Updates erfolgen ohne Installations-Aufwand in der Praxis.
RESTful API und Webhooks erlauben individuelle Integrationen in bestehende Systeme. Beispiele umfassen die Anbindung an Finanzbuchhaltung über DATEV-Schnittstelle oder individuelle Praxis-Workflows. Eine vollständige öffentliche API-Dokumentation sollte bei konkreten Integrationsprojekten direkt beim Anbieter angefordert werden, da deren aktueller Umfang nicht vollständig verifiziert ist.
Sicherheitsmaßnahmen nach Industriestandard schützen sensible Patientendaten. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS 1.2+ und AES-256, Multi-Faktor-Authentifizierung für Benutzerkonten, regelmäßige Penetrationstests durch unabhängige Dritte und detaillierte Audit-Logs dokumentieren alle Zugriffe. Die ISO 27001-Zertifizierung der genutzten deutschen Rechenzentren ist belegt.
Die FHIR-Implementierung bereitet appointmed auf zunehmende Interoperabilitäts-Anforderungen im Gesundheitswesen vor. Die geplante KIM-Schnittstelle zur Telematikinfrastruktur zeigt die strategische Ausrichtung, allerdings sollten konkrete Zeitpläne für diese Funktionen direkt beim Anbieter erfragt werden.
appointmed arbeitet mit transparenter monatlicher Lizenzierung ohne langfristige Vertragsbindung. Der Einstiegstarif für Einzelpraxen beginnt bei etwa 99 Euro pro Monat. Jeder zusätzliche Therapeut kostet circa 29 Euro monatlich. Diese Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Einmalige Setup-Gebühren zwischen 199 und 499 Euro fallen je nach gewähltem Paket und Umfang des Onboarding-Service an. Diese Gebühr deckt die Ersteinrichtung, Datenimport aus Altsystemen und initiale Schulungen ab.
Variable Kostenkomponenten sollten in der Kalkulation berücksichtigt werden. Der SMS-Versand für automatische Erinnerungen kostet etwa 9 bis 15 Cent pro Nachricht. Bei durchschnittlich 100 Erinnerungs-SMS pro Monat entstehen zusätzlich 9 bis 15 Euro. Online-Zahlungen über integrierte Payment-Provider verursachen Transaktionsgebühren von circa 1,9 Prozent plus Fixbetrag pro Zahlung.
ROI-Potenzial ergibt sich laut Herstellerangaben durch eingesparte Verwaltungszeit und reduzierte No-Shows. Eine Fünf-Therapeuten-Praxis soll die Investition innerhalb von sechs Monaten amortisieren durch 40 Prozent weniger Verwaltungsaufwand (etwa acht Stunden pro Monat) und 25-30 Prozent weniger Terminausfälle. Bei fünf No-Shows pro Woche und 50 Euro Umsatzverlust pro Ausfall entspricht eine Reduktion um 25 Prozent einer jährlichen Ersparnis von etwa 3.250 Euro. Diese Berechnungen basieren auf Herstellerangaben, unabhängige ROI-Studien liegen nicht vor.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis erscheint für Klein- und Mittelpraxen attraktiv, insbesondere wenn das integrierte Teletherapie-Modul genutzt wird. Externe Videodienste würden zusätzliche Kosten verursachen und die Gesamtrechnung verschlechtern.
Der Implementierungsprozess gliedert sich typischerweise in drei Phasen. Die Vorbereitungsphase dauert etwa eine Woche und umfasst Datensammlung, Zielsetzung und Abstimmung der Anforderungen. Der CSV-Import von Patienten- und Termindaten aus dem Altsystem erfolgt in der zweiten Phase. Das Go-Live benötigt zwei bis vier Wochen für Einzelpraxen, vier bis acht Wochen für Gruppenpraxen mit mehreren Therapeuten.
Schulungsaufwand bleibt überschaubar. Administratoren oder Praxisinhaber benötigen etwa vier Stunden Webtraining für die vollständige Systemkonfiguration. Therapeuten kommen mit circa einer Stunde Kurzschulung aus, da die tägliche Arbeit sich auf Terminverwaltung und Patientendokumentation konzentriert. Onboarding-Webinare und die Support-Hotline (Montag bis Freitag 9-17 Uhr) sind in den Paketen enthalten.
Datenqualität vor der Migration entscheidet wesentlich über den Umstellungsaufwand. Der CSV-Import funktioniert technisch zuverlässig, aber inkonsistente oder unvollständige Altdaten erfordern manuelle Nacharbeit. Eine sorgfältige Bereinigung der Stammdaten im Vorfeld reduziert Probleme erheblich. Die kritischsten Datensätze umfassen Patientenstammdaten, offene Termine und laufende Behandlungsserien.
Change-Management stellt die eigentliche Herausforderung dar. Die größte Hürde ist selten die Software, sondern die Umstellung etablierter Arbeitsweisen. Erfolgsfaktoren umfassen die Benennung eines internen Projektverantwortlichen, aktive Einbindung aller Mitarbeiter von Beginn an, Top-Down-Unterstützung durch die Praxisleitung und offene Kommunikation über Ängste und Bedenken. Eine Parallelbetrieb-Phase von ein bis zwei Wochen mit beiden Systemen gibt Sicherheit, erfordert aber Disziplin bei der doppelten Pflege.
Vorteile:
Drastische Zeitersparnis im Verwaltungsbereich: Bis zu 40 Prozent weniger Aufwand durch automatisierte Terminbuchung, Erinnerungen und Wartelistenverwaltung entsprechen mehreren Stunden pro Woche für strategische Aufgaben oder zusätzliche Behandlungen.
Integrierte Teletherapie ohne Drittanbieter: Das DSGVO-konforme Videochat-Modul eliminiert externe Dienste, zusätzliche Verträge und Datenschutz-Unsicherheiten bei US-Anbietern – ein echtes Alleinstellungsmerkmal.
Zukunftssichere Technologie-Basis: Die moderne Cloud-Architektur mit FHIR-Standards und geplanter TI-Anbindung bereitet auf kommende Digitalisierungsanforderungen vor, keine Investition in veraltende Technik.
Spürbare No-Show-Reduktion: Die Reduktion um 25-30 Prozent durch automatische Erinnerungen schützt direkt den Umsatz und verbessert die Planbarkeit im Praxisalltag.
Intuitive Bedienung für Nicht-IT-Affine: Die therapeuten-zentrierte Oberfläche verkürzt die Einarbeitung erheblich und reduziert Frustration im Team durch überladene Universal-Software.
Transparente Auslastungsanalyse: Die integrierten Statistiken liefern fundierte Entscheidungsgrundlagen für Personalplanung, Raumnutzung und Terminvergabe.
Herausforderungen:
Fehlende Offline-Funktionalität: Stabile Internetverbindung ist zwingend erforderlich, bei Ausfällen steht die Praxis still – in ländlichen Regionen mit instabiler Infrastruktur ein kritisches Risiko.
Begrenzte PVS-Tiefenintegration: Die Abrechnungsfunktionen bereiten Heilmittelverordnungen vor, ersetzen aber nicht vollwertige PVS für hochkomplexe Kassenabrechnungen – GKV-lastige Praxen benötigen möglicherweise zusätzliche Abrechnungszentren.
Skalierungsobergrenze bei größeren Praxen: Die optimale Praxisgröße liegt bei bis zu zehn Therapeuten, größere Einrichtungen sollten Performance-Tests anfordern und individuelle Anpassungen klären.
Lücken bei Schnittstellen zu etablierten PVS: Die Integration mit medatixx, CGM und ähnlichen Systemen befindet sich im Ausbau – konkrete Integrationsprojekte erfordern vorab detaillierte Abklärung mit dem Anbieter.
Variable Zusatzkosten: SMS-Versand und Online-Zahlungsgebühren können die Gesamtkosten je nach Nutzungsintensität spürbar erhöhen und sind schwer im Voraus zu kalkulieren.
Junges Unternehmen mit begrenzter Marktpräsenz: Die geringe Anzahl unabhängiger Langzeit-Erfahrungsberichte erschwert die Risikobewertung im Vergleich zu etablierten Anbietern mit jahrzehntelanger Markterfahrung.
Ja, die Software richtet sich explizit an Anwender ohne technische Vorkenntnisse. Die Oberfläche wurde bewusst einfach gehalten und folgt intuitiven Bedienlogiken. Therapeuten benötigen etwa eine Stunde Einarbeitung für die tägliche Arbeit, Administratoren circa vier Stunden für die vollständige Systemkonfiguration. Onboarding-Webinare und Support-Hotline unterstützen den Einstieg.
appointmed erfasst alle relevanten Daten für Heilmittelverordnungen regelkonform und erstellt Rechnungen auf Basis dieser Daten. Die Software bereitet die Abrechnungsunterlagen vor, ist aber eher ein Vorbereitungs-Tool als ein vollwertiges Abrechnungs-PVS. Die finale Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen erfolgt häufig über externe Abrechnungszentren. Praxen mit hohem GKV-Anteil sollten den Funktionsumfang vorab genau mit dem Anbieter klären.
Die Datenhoheit verbleibt vollständig bei der Praxis. Alle Patientendaten können jederzeit als CSV-Datei exportiert werden, was den Umzug zu einem anderen System erleichtert. Nach Vertragsende werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen behandelt und anschließend gelöscht. Die Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, der beim Vertragsabschluss abgeschlossen wird.
Die Kalender-Synchronisation mit Google Calendar und Microsoft Outlook funktioniert problemlos und ermöglicht eine einheitliche Terminübersicht über verschiedene Systeme. Für tiefere Integrationen mit etablierten PVS-Systemen wie medatixx, CGM oder ähnlichen Anbietern sind die Möglichkeiten derzeit noch begrenzt, der Ausbau läuft. Bei konkreten Integrationsbedürfnissen sollten die technischen Anforderungen vorab mit dem Anbieter geklärt werden, insbesondere zur API-Dokumentation und verfügbaren Schnittstellen.
appointmed bietet in der Regel Produktdemonstrationen oder zeitlich begrenzte Testphasen an. Der direkte Kontakt zum Vertrieb ermöglicht eine individuelle Vorführung, die auf die spezifische Praxis-Konstellation zugeschnitten ist. Dies hilft, die Eignung für die eigenen Anforderungen realistisch einzuschätzen, bevor eine vertragliche Bindung eingegangen wird.
Die Sicherheitsarchitektur folgt Industriestandards für sensible Gesundheitsdaten. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS 1.2+ und AES-256 schützt Daten während der Übertragung und Speicherung. Multi-Faktor-Authentifizierung sichert Benutzerkonten ab. Alle Daten liegen ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren, vollständig DSGVO-konform. Regelmäßige Penetrationstests durch unabhängige Dritte und detaillierte Audit-Logs dokumentieren alle Systemzugriffe. Tägliche Backups schützen gegen Datenverlust.
