Patientenverwaltung & Dokumentation: Zentrale Kundenakte mit vollständiger Sehanamnese und Messdatenhistorie, lückenlose Dokumentation aller Brillen- und Kontaktlinsenversorgungen, DSGVO-konformes Rollen- und Rechtemanagement für sicheren Datenzugang durch unterschiedliche Mitarbeitergruppen.
Terminplanung & Organisation: Kalenderansicht mit Mehrplatz-Synchronisation für das gesamte Team, automatische Terminerinnerungen per SMS und E-Mail zur Reduzierung von No-Shows, Check-in/Check-out-Module für effizienten Kundenservice, Aufgaben- und Reminder-System für das Praxispersonal.
Abrechnung & Versicherungsmanagement: Direkte Datenübermittlung an Optica Abrechnungszentrum, automatisierte Abwicklung gesetzlicher und privater Kassenabrechnungen, standardisiertes Mahn- und Forderungsmanagement mit automatischen Zahlungserinnerungen.
Labor & Warenwirtschaft: Elektronische Laboraufträge mit Echtzeit-Statustracking, Bestandsführung für Fassungen, Gläser und Zubehör, BDA-Standard-Unterstützung für nahtlose Kommunikation mit Lieferanten und Laboren.
Messgeräte & Auswertungen: Direkte Anbindung optometrischer Messgeräte wie Refraktometer und weitere diagnostische Instrumente, standardisierte Rezept- und Befunddrucke, Umsatz-, Reklamations- und Lagerbestandsauswertungen für betriebswirtschaftliche Steuerung.
Sicherheit & Compliance: Automatisierte Datensicherung lokal oder cloud-basiert, verschlüsselte Datenübertragung nach TLS 1.2-Standard, revisionssichere Dokumentation nach HGB/AO-Anforderungen für rechtssichere Geschäftsprozesse.
Exklusive Abrechnungsintegration bildet das zentrale Unterscheidungsmerkmal zu anderen Praxislösungen. Die direkte Anbindung an das hauseigene Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener, das über 20 Jahre Branchenerfahrung verfügt, ermöglicht eine nahtlose Datenübermittlung ohne Medienbrüche. Kein anderer Wettbewerber im Markt bietet diese tiefe Integration zwischen Praxissoftware und spezialisiertem Abrechnungsdienstleister. Die praktischen Auswirkungen zeigen sich in bis zu 30% weniger Abrechnungsbeanstandungen durch Fehlerminimierung und beschleunigten Prozessen bei der Kostenerstattung.
Modulare Lizenzstruktur ermöglicht präzise Kostenkontrolle, die besonders für kleinere Praxen relevant ist. Anders als monolithische Systeme, bei denen Anwender für umfangreiche Funktionspakete zahlen, erlaubt Optica Viva die Lizenzierung nur der tatsächlich benötigten Module. Praxen können mit einem Basispaket starten und bei wachsenden Anforderungen einzelne Module hinzubuchen – ohne Systemwechsel oder komplexe Migrationsprojekte. Dies vermeidet Bezahlung für ungenutzten Funktionsballast und unterstützt kontrolliertes Wachstum.
Zukunftssichere Technologie-Roadmap mit konkreten Entwicklungsplänen schafft Planungssicherheit. Die angekündigte Umstellung auf Microservice-Architektur für Q1 2026 und die geplante Mobile App für Q4 2025 zeigen klare Investitionen in moderne Technologie. Diese Architektur-Evolution verspricht höhere Flexibilität, verbesserte Cloud-Fähigkeit und schnellere Feature-Entwicklung in der Zukunft.
Branchen-Hotline mit Abrechnungsspezialisten geht über Standard-IT-Support hinaus. Anwender erhalten direkten Zugang zu Experten, die komplexe Versicherungsfragen aus der Augenoptik-Praxis kennen und lösen können – ohne Weiterleitung an externe Dienstleister oder langwierige Ticket-Systeme. Diese Kombination aus technischem und fachlichem Support ist in dieser Form ungewöhnlich.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Aktuell fehlen native Teleoptometrie-Funktionen für Videoberatungen sowie eine öffentliche REST-API für umfassende Drittanbieter-Integrationen. Die Cloud-Bereitstellung erfolgt ausschließlich als Private Cloud, nicht als Multi-Tenant-SaaS-Lösung. Für Praxen mit starkem Fokus auf digitale Beratungsformate oder umfangreichen Workflow-Integrationen außerhalb der Optik-Standards können diese Aspekte limitierend wirken.
Einzel- und Kleinpraxen mit 1-5 Behandlungsräumen finden in Optica Viva eine schlanke, effiziente Lösung ohne Investition in komplexe ERP-Systeme. Der modulare Aufbau erlaubt sukzessives Wachstum – Praxen können mit grundlegenden Funktionen starten und bei steigenden Anforderungen weitere Module aktivieren, ohne das System wechseln zu müssen. Die übersichtlichen Benutzeroberflächen reduzieren Einarbeitungszeiten, was besonders für Teams mit hoher Mitarbeiterfluktuation relevant ist.
Optiker-Filialketten bis 10 Standorte profitieren von der Mandantenfähigkeit, die zentrale Verwaltung bei gleichzeitiger Standort-Autonomie ermöglicht. Jede Filiale kann eigenständig arbeiten, während Geschäftsleitung und Controlling konsolidierte Auswertungen über alle Standorte hinweg erhalten. Dies unterstützt wachsende Unternehmen mit überschaubarer Filialstruktur, die noch keine vollständigen Enterprise-Lösungen benötigen.
Praxen mit hohem Abrechnungsaufwand bei gesetzlichen und privaten Krankenkassen erzielen den maximalen Nutzen aus der direkten Clearing-Stelle-Integration. Betriebe, die regelmäßig komplexe Versorgungsfälle abrechnen oder mit häufigen Kostenvoranschlägen arbeiten, sparen durch die automatisierte Fehlerprüfung und direkte Übermittlung erhebliche Verwaltungsressourcen. Die nachgewiesene Reduzierung von Abrechnungsbeanstandungen um bis zu 30% wirkt sich direkt auf die Liquidität aus.
Abrechnungsbüros für Optiker erhalten durch die Spezialisierung und direkte Zentrumsanbindung ein hocheffizientes Werkzeug. Dienstleister, die für mehrere Optiker-Betriebe abrechnen, können über die Mandantenfähigkeit verschiedene Kundenpraxen in einem System verwalten und profitieren von standardisierten, fehlerreduzierten Abrechnungsprozessen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Weniger geeignet erscheint die Software für Großkliniken ab 50 Mitarbeitern ohne Branchenschwerpunkt Augenoptik, Praxen mit strategischem Fokus auf Telemedizin und Videoberatung sowie Betriebe, die umfangreiche Retail-Funktionen wie Kampagnenmanagement oder detailliertes Merchandising benötigen.
Branchenfokussierung prägt die gesamte Konzeption von Optica Viva. Die Software wurde seit 1999 kontinuierlich für die spezifischen Anforderungen der Augenoptik und Optometrie entwickelt – nicht als angepasste Version einer generischen Praxislösung. Diese Ausrichtung zeigt sich in der Integration optometrischer Messgeräte, der Unterstützung des BranchenDatenaustausch-Standards (BDA) für elektronische Kommunikation mit Laboren sowie in den spezialisierten Abrechnungsszenarien für Sehhilfen. Die Software bildet typische Workflows ab, wie sie in augenoptischen Betrieben täglich vorkommen.
Client-Server-Architektur mit Zukunftsperspektive bildet die technische Basis. Aktuell basiert das System auf Microsoft SQL Server und .NET-Framework, mit Bereitstellungsoptionen On-Premise oder in privater Cloud-Umgebung. Der für Q1 2026 angekündigte Übergang zu einer Microservice-Architektur markiert den Wechsel zu modernerem, skalierbarerem Design. Diese Evolution verspricht flexiblere Deployment-Optionen und schnellere Entwicklungszyklen für neue Funktionen, während die Datenmigration für Bestandskunden transparent erfolgen soll.
Die Entwicklungsgeschwindigkeit zeigt sich in typischerweise 1-2 Major-Releases pro Jahr, die Funktionserweiterungen und regulatorische Anpassungen umfassen. Beispiele sind die Integration von TSE-Vorgaben für Kassensysteme oder Anpassungen bei neuen Heilmittelverordnungsrichtlinien. Zwischen den Major-Releases erfolgen bedarfsgerechte Patches bei kritischen Fehlern oder Sicherheitslücken. Die jährlichen User-Konferenzen ermöglichen Anwendern, Einfluss auf die Entwicklungsroadmap zu nehmen.
Von der Abrechnungsstelle zum integrierten Lösungsanbieter beschreibt die Entwicklung des Unternehmens. Die Dr. Güldener GmbH mit Sitz in Deutschland und etwa 50 Mitarbeitern hat sich seit 1999 vom reinen Abrechnungsdienstleister für Augenoptiker zum Anbieter integrierter Softwarelösungen entwickelt. Die Abrechnungsexpertise bleibt jedoch die zentrale DNA des Unternehmens – was sich in der engen Verzahnung zwischen Software und Abrechnungszentrum zeigt. Diese duale Ausrichtung unterscheidet den Anbieter von reinen Softwarehäusern ohne operative Dienstleistungen.
Stabilität durch Nischenfokus prägt die Unternehmensstrategie. Die konsequente Spezialisierung auf Augenoptik und Optometrie schafft tiefe Branchenkenntnis und direkte Verbindung zu regulatorischen Änderungen. Die Kundenbindung durch das Abrechnungszentrum, das unabhängig von der Software genutzt werden kann, sichert eine stabile Geschäftsgrundlage. Interne Forschungs- und Entwicklungsteams, ergänzt durch feedback-orientierte Entwicklung auf Basis der User-Konferenzen, zeigen eine agile Produktphilosophie trotz mittelständischer Struktur. Die Investitionen in moderne Architektur und Mobile App signalisieren langfristiges Commitment zur Produktweiterentwicklung.
Fokussierte Schnittstellenlandschaft mit klaren Stärken und Grenzen charakterisiert die Integrationsmöglichkeiten. Dedizierte Anbindungen zu Laboren über den BDA-Standard, zum eigenen Abrechnungszentrum und zu gängigen optometrischen Messgeräten funktionieren zuverlässig und sind praxiserprobt. Diese Kernintegrationen decken die wesentlichen Datenflüsse im augenoptischen Alltag ab. Eine öffentliche REST-API für umfangreiche Drittanbieter-Integrationen fehlt jedoch aktuell – diese ist erst mit der Microservice-Umstellung ab 2026 geplant. Für Praxen, die innovative Zusatzdienste oder ungewöhnliche Systemlandschaften integrieren möchten, kann dies einschränkend wirken.
Sicherheit auf gutem Niveau mit laufenden Zertifizierungsarbeiten bietet die Plattform. TLS 1.2-Verschlüsselung für Datenübertragungen, automatisierte Backup-Routinen und DSGVO-Konformität durch technische und organisatorische Maßnahmen sind implementiert. Das differenzierte Rollen- und Rechtemanagement erlaubt granulare Zugriffssteuerung auf Patientendaten entsprechend der Mitarbeiterverantwortung. Die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit befindet sich in Vorbereitung, ist aber noch nicht abgeschlossen. Für Praxen mit besonders hohen Compliance-Anforderungen sollte der aktuelle Status dieser Zertifizierung vor Vertragsabschluss geklärt werden.
Private Cloud, keine Multi-Tenant-Lösung beschreibt das Bereitstellungsmodell. Die Software kann entweder On-Premise auf eigener Hardware oder in einer vom Kunden oder Partner gehosteten Private Cloud betrieben werden. Eine vollverwaltete Multi-Tenant-SaaS-Lösung, wie sie moderne Cloud-native Anbieter typischerweise offerieren, existiert nicht. Dies bedeutet höhere Kontrolle über Datenhoheit, erfordert aber entweder eigene IT-Ressourcen oder einen Hosting-Partner. Die geplante Microservice-Architektur könnte hier zukünftig flexiblere Optionen eröffnen.
Individuelle Preisgestaltung ohne öffentliche Preisliste prägt die Kostenstruktur. Der Anbieter veröffentlicht keine Standardpreise, da die modulare Lizenzstruktur sehr unterschiedliche Konfigurationen ermöglicht. Basierend auf Branchenvergleichen und Angebotsanfragen lässt sich für eine Einzelpraxis mit Basispaket ein monatliches Abo-Modell im Bereich von schätzungsweise 150-300 € pro Monat annehmen. Hinzu kommt eine einmalige Implementierungspauschale, die je nach Umfang, Datenmigration und Schulungsbedarf zwischen 2.000-8.000 € variieren kann. Für Multi-Standort-Szenarien oder umfangreiche Modulpakete liegen die Kosten entsprechend höher.
Total Cost of Ownership über 3-5 Jahre sollte umfassend kalkuliert werden. Neben den Lizenzkosten fallen Wartungsgebühren an, die häufig in den Abo-Preisen inkludiert sind oder als separate Position 15-25% der Lizenzkosten pro Jahr ausmachen. Bei On-Premise-Betrieb sind Hardware-Investitionen von 3.000-10.000 € alle 3-5 Jahre einzurechnen, bei Private-Cloud-Hosting entsprechende Hosting-Gebühren. Interne Personalressourcen für Systembetreuung, Datenpflege und Support-Koordination sollten nicht unterschätzt werden. Dem gegenüber stehen potenzielle Einsparungen durch die dokumentierte Reduzierung von Abrechnungsfehlern um bis zu 30% sowie Zeitersparnis bei administrativen Prozessen.
Break-even nach 6-12 Monaten gibt der Hersteller als Zielmarke an, basierend auf der Kombination aus Kosteneinsparungen bei der Abrechnung und Produktivitätssteigerungen. Diese Aussage sollte individuell validiert werden, da sie stark von der Ausgangssituation, dem Abrechnungsvolumen und der Prozesseffizienz der jeweiligen Praxis abhängt. Versteckte Kostenfallen können bei komplexer Datenmigration aus Altsystemen ohne Standardschnittstellen, bei kostenpflichtigen Add-ons für Drucklayout-Anpassungen oder bei erhöhtem Schulungsbedarf durch Mitarbeiterfluktuation entstehen. Eine detaillierte Angebotskalkulation mit allen Kostenpositionen ist für fundierte Budgetplanung unerlässlich.
Realistische Projektzeiträume kennen hilft bei der Umstellungsplanung. Für Standardimplementierungen in Einzelpraxen mit überschaubarer Datenmigration sind 4-6 Wochen vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb realistisch. Diese Phase umfasst Systemkonfiguration, Datenmigration, Schulung und parallelen Probebetrieb. Bei Multi-Standort-Szenarien, komplexen Altdaten aus mehreren Quellsystemen oder vielen zu integrierenden Drittsystemen können 8-12 Wochen oder mehr erforderlich sein. Die Projektdauer hängt maßgeblich von der Qualität und Vollständigkeit der Altdaten sowie der Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen in der Praxis ab.
Datenmigration ist der kritische Pfad für erfolgreiche Implementierungen. Optica Viva unterstützt CSV- und ODBC-basierte Importe aus verschiedenen Altsystemen. Der Migrationserfolg hängt jedoch stark von den Export-Möglichkeiten des bisherigen Systems ab – fehlende Standards in proprietären Altsystemen führen zu manuellem Nachbearbeitungsaufwand. Der Hersteller bietet Migrationsunterstützung als Teil der Implementierung an, wobei interne Feedbacks von "wenig Datenverlust" sprechen. Externe, unabhängige Validierungen dieser Aussage liegen nicht vor. Eine gründliche Datenprüfung vor und nach der Migration sowie ausreichende Testphasen sind essentiell, um produktive Probleme zu vermeiden.
Change-Management entscheidet über Akzeptanz mindestens ebenso stark wie technische Faktoren. Die aktive Einbindung der Mitarbeiter bereits in der Planungsphase, umfassende Schulungen (typischerweise 2 Tage Onsite-Training plus verfügbarer Online-Support) und geduldiger Umgang mit der Lernkurve sind erfolgskritisch. Die vom Hersteller betonten "übersichtlichen Screens" unterstützen die Akzeptanz, ersetzen aber nicht strukturierte Einarbeitung. Der Support mit dokumentierter 80% Erstlösungsquote bietet gute Absicherung für die kritische Anfangsphase. Praxen sollten für die ersten 4-6 Wochen nach Go-live mit erhöhtem Zeitbedarf für Nachfragen und Prozessanpassungen rechnen.
Vorteile:
Einzigartige Abrechnungseffizienz: Die direkte Integration zum eigenen Abrechnungszentrum mit über 20 Jahren Expertise minimiert Fehlerquoten nachweislich – mit bis zu 30% weniger Beanstandungen und entlastet die Praxis maximal bei administrativen Prozessen.
Branchenspezialisierung ohne Kompromisse: Keine generische ERP-Lösung, sondern maßgeschneidert für Augenoptik und Optometrie – von der Messdatenintegration über BDA-Standard bis zu spezifischen Abrechnungsszenarien für Sehhilfen.
Skalierbar und flexibel wachsen: Modulares Lizenzmodell erlaubt Start mit Basisfunktionen und bedarfsgerechte Erweiterung ohne Systemwechsel – bis 10 Standorte problemlos über Mandantenfähigkeit verwaltbar.
Übersichtliche Benutzerführung: Intuitive Oberflächen reduzieren Einarbeitungszeiten und erhöhen die Akzeptanz bei Mitarbeitern, was besonders bei hoher Fluktuation relevant ist.
Kombinierter Fach- und IT-Support: Direkter Zugang zu Abrechnungsspezialisten zusätzlich zum technischen Support bietet schnelle Lösungen bei komplexen Versicherungsfragen.
Zukunftssichere Roadmap: Konkrete Investitionen in Mobile App (Q4 2025) und Microservice-Architektur (Q1 2026) signalisieren langfristige Produktentwicklung.
Herausforderungen:
Begrenzte Integrationsmöglichkeiten außerhalb der Kernprozesse: Fehlende offene REST-API und wenige Integrationen zu Imaging-Systemen oder Telemedizin-Plattformen limitieren innovative Praxiskonzepte bis zur Microservice-Migration.
Abhängigkeit vom Anbieter: Die direkte Abrechnungsintegration ist Stärke und Schwäche zugleich – ein Wechsel des Abrechnungsdienstleisters ohne gleichzeitigen Softwarewechsel ist nicht möglich.
Modernisierung noch im Gange: Mobile App erst für Q4 2025, Microservices für Q1 2026 geplant – aktuell noch klassische Client-Server-Architektur ohne native Cloud-SaaS-Option.
Keine öffentliche Preistransparenz: Fehlende Preisliste erschwert initiale Budgetplanung und Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern ohne individuelle Angebotsanfrage.
Begrenzte Skalierung für Großbetriebe: Konzeption und Mandantenfähigkeit primär für kleine bis mittlere Praxen bis 10 Standorte ausgelegt – größere Ketten benötigen möglicherweise Enterprise-Lösungen.
ISO 27001-Zertifizierung ausstehend: Informationssicherheits-Zertifizierung ist in Vorbereitung, aber noch nicht abgeschlossen – für hochsensible Compliance-Anforderungen sollte der Status geklärt werden.
Für Standardimplementierungen in Einzelpraxen mit überschaubarer Datenmigration sind 4-6 Wochen vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb realistisch. Bei Multi-Standorten mit komplexen Altdatenbeständen oder umfangreichen Drittsystem-Integrationen können 8-12 Wochen oder mehr erforderlich sein. Der kritische Faktor ist die Qualität und Export-Fähigkeit der Altdaten aus dem bisherigen System. Praxen sollten ausreichend Zeitpuffer für Schulung, Testbetrieb und Prozessanpassungen einplanen.
Optica Viva unterstützt Datenimporte über CSV- und ODBC-Schnittstellen. Der Migrationserfolg hängt stark von den Export-Möglichkeiten des Altsystems ab – proprietäre Systeme ohne Standardschnittstellen können manuellen Nachbearbeitungsaufwand verursachen. Der Hersteller bietet Migrationsunterstützung als Teil der Implementierung an. Eine gründliche Validierung der migrierten Daten vor dem Go-live ist essentiell, da externe unabhängige Erfolgsraten nicht dokumentiert sind.
Ja, das modulare Lizenzmodell ermöglicht die nachträgliche Aktivierung zusätzlicher Funktionen ohne Systemwechsel oder komplexe Migrationsprojekte. Praxen können mit einem Basispaket starten und bei wachsenden Anforderungen schrittweise weitere Module hinzubuchen. Die genauen Konditionen und Preise für einzelne Module sollten im individuellen Angebot geklärt werden, da keine öffentliche Preisliste verfügbar ist.
Ja, Optica Viva erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung durch differenziertes Rollen- und Rechtemanagement, TLS 1.2-verschlüsselte Datenübertragung und automatisierte Backup-Routinen. Technische und organisatorische Maßnahmen entsprechen den DSGVO-Vorgaben für Praxissoftware. Die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit befindet sich in Vorbereitung, ist aber noch nicht abgeschlossen. Praxen mit besonders hohen Compliance-Anforderungen sollten den aktuellen Zertifizierungsstatus vor Vertragsabschluss erfragen.
Die Kostenstruktur basiert auf einem monatlichen Lizenzmodell, das je nach gewählten Modulen variiert. Für eine Einzelpraxis mit Basispaket ist mit etwa 150-300 € pro Monat zu rechnen, wobei die genauen Preise individuell kalkuliert werden. Wartungskosten sind häufig inkludiert oder betragen 15-25% der Lizenzkosten pro Jahr. Bei On-Premise-Betrieb fallen Hardware-Investitionen von 3.000-10.000 € alle 3-5 Jahre an, bei Private-Cloud-Hosting entsprechende Hosting-Gebühren. Eine detaillierte Angebotskalkulation ist für fundierte Budgetplanung erforderlich.
Aktuell ist Optica Viva primär als Windows-Client für Desktop-Betrieb (Windows 10/11) konzipiert. Eine native Mobile App für Tablets und Smartphones ist für Q4 2025 auf der Roadmap angekündigt. Bis dahin ist mobiler Zugriff nur eingeschränkt über Remote-Desktop-Lösungen möglich, was für unterwegs-Szenarien oder Hausbesuche Einschränkungen bedeutet.
Das zentrale Unterscheidungsmerkmal ist die direkte, exklusive Anbindung an das hauseigene Abrechnungszentrum mit über 20 Jahren Branchenerfahrung. Kein anderer Wettbewerber bietet diese nahtlose Integration zwischen Praxissoftware und spezialisiertem Clearing-Dienstleister. Dies führt zu nachweislich reduzierten Fehlerquoten (bis -30% Beanstandungen) und beschleunigten Erstattungsprozessen. Die Kombination aus Software und Abrechnungsservice aus einer Hand ist im Markt einzigartig.
Ja, Optica Viva bietet Mandantenfähigkeit für bis zu 10 Standorte. Jede Filiale kann eigenständig arbeiten, während zentrale Verwaltung und Controlling konsolidierte Auswertungen über alle Standorte hinweg erhalten. Dies ermöglicht Standort-Autonomie bei gleichzeitiger Konzernsteuerung. Für größere Filialketten ab 10 Standorten sollte die Skalierungsfähigkeit im Einzelfall mit dem Anbieter abgeklärt werden.
